Master Data Management

Copyright © 2014 by MDM - Indoagri. All Rights Reserved.

 Master Data Management

Table of contents

Master Data Management........................................................................................... 3

Login........................................................................................................................ 4
Workflow.................................................................................................................. 6
Workflow - MRO Refinery....................................................................................... 6
Workflow - MRO Plantation..................................................................................... 7
Menu........................................................................................................................ 8
Main Menu............................................................................................................ 9
Dashboard........................................................................................................ 9
Material Master Menu........................................................................................... 11
Create............................................................................................................. 11
Classification................................................................................................ 12
Basic Data................................................................................................... 16
Picture........................................................................................................ 19
Additional Data............................................................................................ 20
Document Flow............................................................................................ 21
Log............................................................................................................. 22
Extend............................................................................................................ 22
Inbox.............................................................................................................. 23
Edit - Sales Organization1............................................................................. 25
Edit - Sales Organization2............................................................................. 27
Edit - Sales General / Plant........................................................................... 29
Edit - Purchasing.......................................................................................... 29
Edit - MRP1................................................................................................. 31
Edit - MRP2................................................................................................. 33
Edit - MRP3................................................................................................. 35
Edit - MRP4................................................................................................. 36
Edit - WorkScheduling.................................................................................. 37
Edit - Plant Data.......................................................................................... 38
Edit - Accounting......................................................................................... 40
Edit - Costing............................................................................................... 41
Submit Data................................................................................................ 43
Display............................................................................................................ 43
Upload to SAP.................................................................................................. 44
Download to Excel............................................................................................ 45
Email Notifikasi........................................................................................................ 46
Notifikasi - Reject................................................................................................. 46
Notifikasi - Revise................................................................................................. 47
Notifikasi - Upload Material................................................................................... 48
Notifikasi - Outstanding Task................................................................................. 49

2 / 50
 Master Data Management

Master Data Management

Login

Login MDM
 Aplikasi MDM merupakan aplikasi web base sehingga untuk menjalankan aplikasi ini user
membutuhkan browser dan disarankan agar tidak menggunakan Internet Explorer karena tampilan
kurang mendukung dan disarankan menggunakan Mozilla Firefox atau Chrome dengan versi yang
terbaru agar tampilannya lebih bagus.

 URL untuk akses ke Aplikasi MDM :

- Akses ke Development untuk testing menggunakan alamat : http://10.126.20.217:8085
- Sedangkan untuk akses ke Production menggunakan alamat : http://10.126.105.200:8085 atau
mdm.indoagri
 Cara untuk login ke aplikasi MDM :

Gambar 1 : Login Form

 Petunjuk cara pengisian data :

Nama Kolom Penjelasan M/O Isi Kolom Informasi Tambahan

User ID Diisi alamat email M Ex: KYE@simp.co.id
Password Diisi kode password M Ex: 1a2b3c4d!
Login Klik Login
*M = Mandatory, O = Optional
Jika ada kesalahan pengisian User ID atau Password, maka pengguna tidak akan bisa masuk ke dalam MDM
dan akan muncul informasi “Username or password is incorrect.” seperti Gambar 2 di atas. Pengguna harus
mengisikembali User ID atau Password dengan benar kemudian klik Login untuk masuk situs.

Gambar 2 : Login Failed

3 / 50
 Master Data Management
Akses Aplikasi MDM dan Login
Untuk akses ke aplikasi MDM, user membutuhkan browser Mozilla Firefox atau Google Chrome dan tidak
disarankan menggunakan Internet Explorer karena tampilannya yang kurang mendukung.

Browser harus disetting terlebih dahulu untuk bypass alamat aplikasi di mdm.indoagri setelah membuka
browser klik main menu Firefox --- Options --- Options

Kemudian klik tab Advance --- Network --- Settings

4 / 50
 Master Data Management

Setelah terbuka layar Connection Settings pada bagian No Proxy for : tambahkan mdm.indoagri kemudian klik
OK sampai kembali ke layar browser.

Kemudian dilanjutkan akses ke aplikasi MDM menggunakan alamat mdm.indoagri dan lanjutkan proses login.

Workflow

5 / 50
 Master Data Management
Workflow - MRO Refinery
Workflow - MRO Refinery
Desain Workflow untuk proses pengajuan material sparepart (ZERS) dan factory supplies(HIBE) di SIMP -
Refinery :

1. View Basic Data : Akan diisi oleh bagian Maintenance/Traksi dengan PIC dibawah ini.
- Plant 3571 - Refinery Pluit : Hindarto (maintmechanic.pluit@simp.co.id)
- Plant 3572 - Refinery Surabaya : Sutayat (sutayat.st@simp.co.id)
- Plant 3573 - Refinery Lubuk Pakam : Maintenance Medan (mdn.maintenance@simp.co.id)
- Plant 3575 - Refinery Priok : Fahrul Rozzy ( mro.sparepart@simp.co.id )
- Plant 3576 - Refinery Bitung : Jolly Turangan (jolly.turangan@simp.co.id)
2. View Sales, Accounting, MRP, Plant/Sloc : Akan diisi oleh bagian warehouse dengan PIC dibawah ini.
- Plant 3571 - Refinery Pluit : Tri Yuwono Jatmiko (miko.tj@simp.co.id)
- Plant 3572 - Refinery Surabaya : Edi Herwanto (edi.herwanto@simp.co.id)
- Plant 3573 - Refinery Lubuk Pakam : Joni (joni.jn@simp.co.id)
- Plant 3575 - Refinery Priok : Antok Widodo (sparepart1.priok@simp.co.id)
- Plant 3576 - Refinery Bitung : Jerie Areros (jerie.ra@simp.co.id)
3. View Purchasing : akan diisi oleh bagian purchasing dengan PIC dibawah ini.
- Plant 3571 - Refinery Pluit : Hendrick (hendrick.ht@simp.co.id)
Fanny Tanuwijaya (fanny.tanuwijaya@simp.co.id)
- Plant 3572 - Refinery Surabaya : Lazarus Yunamianto (lazarus.ly@simp.co.id)
- Plant 3573 - Refinery Lubuk Pakam : Ilyas (ilyas.ly@simp.co.id)
- Plant 3575 - Refinery Priok : Hendrick (hendrick.ht@simp.co.id)
Fanny Tanuwijaya (fanny.tanuwijaya@simp.co.id)
- Plant 3576 - Refinery Bitung : Vinny Palit (vinny.vp@simp.co.id)
4. Approver untuk pengajuan material data akan diberikan ke team Central Engineering (CE) dengan PIC :
Christobal Bernardito (Christobal.Bernardito@simp.co.id).

5. Setelah data diapprove maka proses Upload data ke SAP juga akan dilakukan oleh team Central
Engineering (CE) dengan PIC : Christobal Bernardito (Christobal.Bernardito@simp.co.id).

6 / 50
 Master Data Management
Workflow - MRO Plantation

Workflow - MRO Plantation

Desain Workflow untuk proses pengajuan material sparepart (ZERS) dan factory supplies(HIBE) di SIMP -
Plantation :

1. View Basic Data : Akan diisi oleh bagian Maintenance/Traksi/Warehouse di site dengan PIC yang ditentukan
oleh masing-masing KTU/Kasie. User ID menggunakan alamat email kebun contoh : KYE@simp.co.id.

2. View Sales, Accounting, MRP, Plant/Sloc, Purchasing : Akan diisi oleh bagian purchasing dengan PIC
dibawah ini.
- All Plant SIMP - Plantation : Frans Chandra (Frans.Chandra@simp.co.id)

3. Approver untuk pengajuan material data akan diberikan ke team Central Engineering (CE) dengan PIC :
Christobal Bernardito (Christobal.Bernardito@simp.co.id).

4. Setelah data diapprove maka proses Upload data ke SAP juga akan dilakukan oleh team Central
Engineering (CE) dengan PIC : Christobal Bernardito (Christobal.Bernardito@simp.co.id).

7 / 50
 Master Data Management

Menu

MENU
Tampilan menu dalam MDM terbagi menjadi 2 bagian yaitu Main Menu dan Material Master Menu.

Penjelasan untuk masing2 menu yang ada di MDM :

· :Merupakan halaman utama dari MDM yang berisi semua outstanding task yang
harus diproses oleh user yang sedang login ke dalam sistem.

· : Fungsinya untuk create material baru yang akan diajukan ke team central
engineering.

· : Menu ini digunakan untuk Extend/Copy material baru dari material yang sudah
ada di MDM.

· : Merupakan Inbox dari user dan berisi document-document MDM dari

dashboard yang sudah diclaim oleh user dan sedang dalam proses pengerjaan/pengisian data oleh user.

· : Digunakan untuk Display Material MDM dan Material SAP.

· : Fungsinya untuk mengupload data material yang sudah siap ke sistem SAP.
Untuk material type ZERS dan HIBE di Indoagri akan diberikan ke team central engineering.

· : Fungsinya untuk download data MDM - purchasing view yang ada di dashboard
ke dalam bentuk excel untuk diassign ke Buyer.
8 / 50
 Master Data Management

Main Menu

Menu Dashboard
Dashboard Merupakan halaman utama dari MDM yang berisi semua outstanding task yang harus diproses
oleh user yang sedang login ke dalam sistem.

Penjelasan untuk kolom-kolom dan informasi lain yang ada dihalaman Dashboard :
Nama Kolom Penjelasan Contoh
No. Document Berisi informasi nomor document MDM 676515/MDM/X/2014
Description Berisi Informasi Deskripsi material yang diajukan oleh user EMERGENCY STOP RELAY,572299,GE JENBACHER
Activity Activity yang harus dilakukan oleh user Purchasing complement
Status Status Proses dari Docuemtn MDM Waiting
Approved Status Approval dari Document MDM False
Requestor Informasi user yang mengajukan document MDM mro.sparepart@simp.co.id
Created Date Informasi tanggal document MDM dibuat 15-10-2014

1. Klik No Document : untuk menampilkan informasi External Material Group dan Long Text dari material
MDM.

9 / 50
 Master Data Management

2. : Informasi tanggal dan jam user terakhir kali login kedalam sistem.

3. : Pilihan untuk jumlah document yang akan ditampilkan per halaman. Option
yang tersedia adalah 10, 25, 50 dan 100 records/documents per halaman.

4. = Tombol ini digunakan untuk claim document. Jika tombol ini diklik maka document yang dipilih
akan berpindah ke halaman Inbox dan sistem akan menampilkan information message seperti dibawah ini.

5. : Tombol navigasi untuberpindah halaman di layar

10 / 50
 Master Data Management

Material Master Menu

Menu Create
Fungsinya untuk create material baru yang akan diajukan oleh user ke team central engineering. Dalam Menu
Create ini akan terdapat beberapa Tab yang harus dientry oleh User :

1. Classification : Berisi informasi Group & Subgroups dan Value dari Characteristics material yang akan
diajukan.
2. Basic Data : Informasi general/umum dari material seperti Base UoM, Material Group, Industry Sector,
Material Type, dsb
3. Picture : Informasi gambar dari material bisa berupa gambar material, katalog, specification, dsb
4. Additional Data : Informasi mengenai konversi dari alternative UoM yang digunakan.
5. Document Flow : Informasi Document Flow dari material.
6. Attachment : Lampiran dokumen pendukung untuk material.
7. Log : History dari proses pengajuan document MDM.

11 / 50
 Master Data Management

Menu Classification
Halaman ini berisi classification dari material yang wajib diisi oleh user. Classification material ini dibagi
berdasarkan group dan subgroup yang sudah disepakati dalam MRO Project dengan nomenclature yang
sudah tertuang di dalam panduan Spare parts Specification Standard.pdf

12 / 50
 Master Data Management
Penjelasan untuk kolom-kolom dan informasi lain yang ada dihalaman Classification :

Nama Field Penjelasan M/O/D Contoh

Kode Material Kode Material SAP ini akan terupdate secara otomatis jika D 50088168
document MDM sudah berhasil diupload ke SAP
Deskripsi Material Deskripsi Material akan digabung secara otomatis oleh D BEARING,ROLLING,HC 30305
sistem berdasarkan nomenclature dan value dari JR,SKF
characteristic mandatory yang diisi
Group & Subgroup Harus diisi sesuai Kode dari Group & Sub Group material M ZA00702
Group Informasi deskripsi dari Group D BEARING
Sub Group Informasi deskripsi dari Sub Group D ROLLING
Nomenclature Nomenclature dari Group & Sub group D
Characteristic Informasi Nama Characteristic D
Mandatory Informasi apakah Characteristic wajib diisi atau tidak D
Value Nilai dari Characteristic , Jika kolom Mandatory = X maka M/O
Value dari Characteristic wajib diisi sedangkan kalau space
maka sifatnya optional
Short Text Informasi Short Text dari Material D BEARING,ROLLING,HC 30305
JR,SKF
Long Text Informasi Long Text dari Material D DESIGNATION : HC 30305 JR
MANUFACTURER : SKF
TYPE :
ROW :
DIAMETER BORE :
OUTER DIAMETER :
WIDTH / HEIGHT :
STYLE :
MATERIAL CAGE :
PART NO. :
ADDITIONAL SPECIFICATION :
*M = Mandatory, O = Optional, D= Display

1. Jika ada Characteristic Mandatory yang belum diisi maka tombol akan
berwarna abu-abu sedangkan kalau semua Characteristic Mandatory sudah terisi maka tombol akan menjadi

2. : Digunakan untuk mengentry value dari Characteristic.

3. : Digunakan untuk Submit value dari Characteristic yang sudah dientry.

4. : Digunakan untuk mengecek apakah ada material yang mirip di SAP.

Defaultnya sistem akan mencari similar material berdasarkan 3 digit pertama dari setiap Value Characteristic
yang diisi.

- Jika tidak ada material yang mirip maka akan muncul information Message dibawah ini :

- Jika ada Material yang mirip maka akan ditampilkan dilayar :

13 / 50
 Master Data Management

- Jika ingin mencari material similar dengan kriteria sendiri maka bisa dimasukkan kedalam kolom
Search dengan menggunakan pemisah %.
Contoh : BEAR%CLU% seperti dibawah ini.

5. Jika user belum melakukan pengecekan Material yang similar(mirip) maka tombol
tidak bisa diklik tetapi jika sudah dilakukan pengecekan similar maka tombol akan berubah menjadi

14 / 50
 Master Data Management

6. Sewaktu jika deskripsi material yang sama sudah ada di SAP maka akan muncul error
message seperti dibawh ini.

-Jika material tidak ada duplikasi maka akan muncul information message :

15 / 50
 Master Data Management

Basic Data

Menu Basic Data

Halaman ini berisi Informasi general/umum dari material seperti Industry Sector, Material Type, Base UoM,
Material Group, dsb. Informasi ynag diisi di basic data sifatnya material level artinya akan berlaku untuk
semua plant yang menggunakan kode material ini.

16 / 50
 Master Data Management
Penjelasan untuk kolom-kolom dan informasi lain yang ada dihalaman Basic Data :
Nama Field M/O/D Contoh Default Max Char
Plant M 3575 - Jakarta 2 Factory 4
Industry Sector D I -Indofood Group 1
Material Type M ZERS - Indoagri Spareparts 4
Material D 50088168 18
Short Text D BEARING,ROLLING,21310 CCK,SKF 40
Base Unit of Measure M PC - Piece 3
Old Material Number O 18
Division M 99 - Non Finish Goods 2
Product Allocation O 18
X-plant Mat Status O Kosong 2
Material Group M 501 - Mechanical SparePart 9
Ext. Matl Group D ZA00702 18
Lab/Office O 3
Product Hierarchy O 18
Valid from O 8
Generate Item Cat Grp O 4
Gross Weight O 1 13
Net Weight O 1 13
Weight unit M KG - Kilogram 3
Volume O 1,2 13
Volume unit M M3 - Cubic Meter 3
Size/dimensions O 10 X 20 32
EAN/UPC O 18
EAN Category O 2
Language O EN - English 2
Basic Data Text O 255
*M = Mandatory, O = Optional, D= Display

1. Jika field merupakan "Search Field" maka user bisa mencari pilihan data yang ada dilist dengan
memasukkan kriteria yang dicari dalam kolom "Search".

17 / 50
 Master Data Management
2. Jika ada field mandatory yang belum dientry maka akan muncul error message.
Contoh :
- Jika Plant tidak dientry.

-Jika Base Uom tidak dientry.

-dsb.

18 / 50
 Master Data Management

Picture

Menu Picture
Halaman ini berisi Informasi gambar dari material bisa berupa gambar material, katalog, specification, dsb.
User diperbolehkan untuk melampirkan gambar di document MDM dengan ketentuan maksimal ukuran dari
gambar hanya 2 MB per file.

1. : Klik tambol ini untuk menambahkan attachment ke document MDM.

2. Klik untuk jenis file yang akan ditampilkan . Pilihan File yang ada :
Picture, PDF, Word, Excel, Presentation (Power Point).

3. Klik : untuk menghapus file attachment.

19 / 50
 Master Data Management

Additional Data

Menu Additional Data

Halaman ini berisi Informasi mengenai konversi dari alternative UoM yang digunakan untuk material. Klik

untuk menambahkan alternative Unit of Measurment yang akan digunakan.

1. Klik untuk menambahkan line item yang baru.

2.isi konversi dari Base UoM ke alternative UoM .

3. : Digunakan untuk Submit konversi UoM yang sudah dientry.

4. : Digunakan untuk menghapus Konversi Uom.

20 / 50
 Master Data Management

Document Flow

Menu Document Flow

Halaman ini berisi Informasi Document Flow dari proses pengajuan material di MDM. User bisa menambahkan
komentar dan melampirkan dokumen pendukung lainnya dibagian attachment.

21 / 50
 Master Data Management

Log

Menu Log
Halaman ini berisi History dari proses pengajuan document MDM dari satu aktivitas ke aktivitas berikutnya
dilengkapi dengan informasi user dan tanggal prosesnya.

22 / 50
 Master Data Management
Extend

Untuk proses extend :

Klik Extend, masukan kode plant yang akan melakukan proses extend, di kolom material name masukan kode
material atau material description yang akan di extend, klik tanda kaca pembesar dan Aplikasi MDM akan
mencari similar material sesuai keyword, kemudian klik kotak hijau untuk proses extend.

23 / 50
 Master Data Management

Inbox

Menu Inbox
Halaman ini berisi list semua dokumen MDM yang diclaim dari dashboard yang sedang diproses dan yang
sudah selesai diproses .

1. : Tombol ini digunakan untuk mengedit document MDM dan melengkapi data yang dibutuhkan.

2. : Tombol ini digunakan untuk melihat document MDM yang sudah selesai diproses.

3. : Pilihan untuk jumlah document yang akan ditampilkan per halaman. Option
yang tersedia adalah 10, 25, 50 dan 100 records/documents per halaman.

4. : Mencari data yang ada dilayar berdasarkan kriteria yang

dimasukkan dikolom search.
5. Klik No Document : untuk menampilkan informasi External Material Group dan Long Text dari material
MDM.

24 / 50
 Master Data Management

6. : Tombol navigasi untuk berpindah halaman di layar inbox.

25 / 50
 Master Data Management

Edit - Sales Organization1

Menu Edit - Sales Organization1

Halaman ini berisi Data Sales Organization 1 yang harus dilengkapi oleh user.

Penjelasan untuk kolom-kolom yang ada di Sales Org.1 :

Nama Field M/O/D Contoh Default Max Char

SalesOrganization M 3500 4
DistributionChannel M 01 - Domestic 2
Base Unit of Measure D PC - Piece 3
SalesUnit O ZERS - Indoagri Spareparts 3
UnitOfMeasureGrp O 4
XdistrChainStatus O 2
XValidFrom O 8

26 / 50
 Master Data Management
DChainSpecStatus O 2
DValidFrom O 8
DeliveringPlant O 4
CashDiscount O  1
Country M D - Indonesia 3
TaxCategory D ZWST 4
TaxClassification O 1 - Tax Exempt 1
Sales Text O 255
*M = Mandatory, O = Optional, D= Display

27 / 50
 Master Data Management

Edit - Sales Organization2

Menu Edit - Sales Organization2

Halaman ini berisi Data Sales Organization 2 yang harus dilengkapi oleh user.

Penjelasan untuk kolom-kolom yang ada di Sales Org.2 :

Nama Field M/O/D Contoh Default Max Char
Material D 50088168 18
Short Text D BEARING,ROLLING,21310 CCK,SKF 40
SalesOrganization D 3500 4
DistributionChannel D 01 - Domestic 2
Material Statistics Group M 1 - 'A' Material 1
Material Pricing Group O 01 - Domestic 2
Volume Rebate Group D PC - Piece 2
Account assignment grp M ZZ - Others 2
Generate Item Cat Grp O 4
Item Category Group M ZOIC - Agri Other Incomes 4
Pricing Ref. Matl 18
Product Hierarchy M 99999 - Others 18
Commission group O 2
Material Group 1 O 3
Material Group 2 O 3
Material Group 3 O 3
Material Group 4 O 3
Material Group 5 O 3
*M = Mandatory, O = Optional, D= Display

28 / 50
 Master Data Management

Edit - Sales General / Plant

Menu Edit - Sales General/Plant

Halaman ini berisi Data Sales General / Plant yang harus dilengkapi oleh user.

Penjelasan untuk kolom-kolom yang ada di Sales General / Plant :

Nama Field M/O/D Contoh Default Max Char

Material D 50088168 18
Short Text D BEARING,ROLLING,21310 CCK,SKF 40
Plant D 3575 - Jakarta 2 Factory 4
Base Unit of Measure D PC - Piece 3
Division D 99 - Non Finish Goods 2
Gross Weight D 1 13
Net Weight D 1 13
Availability check M ZC - Stor. lvl (wo SO) 2
Batch Management O 01 - Domestic 1
Transportation Group M 0001 - Standard 4
Loading Group M 0001 - Standard 4
Setup time O 5
Base Quantity O 13
Shipping processing time O 5
*M = Mandatory, O = Optional, D= Display

29 / 50
 Master Data Management

Edit - Purchasing

Menu Edit - Plant Data

Halaman ini berisi Data Purchasing yang harus dilengkapi oleh user.

Penjelasan untuk kolom-kolom yang ada di Purchasing :

Nama Field M/O/D Contoh Default Max Char

Material D 50088168 18
Short Text D BEARING,ROLLING,21310 CCK,SKF 40
Plant D 3575 - Jakarta 2 Factory 4
Base Unit of Measure D PC - Piece 3
Order Unit O 3
Purchasing Group M HAD-Nada 3
Plant Sp-Mat Status O 2
Tax ind. for material O
Material freight grp O 8
30 / 50
 Master Data Management
Purchasing Value Key O 4
Batch Management O 1
Automatic PO O 1
GR Processing Time M 1 3
Source List O 1
Quota Arrange Usage O 1
JIT Schedule Indicator O 1
Mfr Part Number O 40
Planned Deliv. Time M 30 3
Rounding Value O 13
Minimum Lot Size O 13
Purchase Order Text M 255
*M = Mandatory, O = Optional, D= Display

31 / 50
 Master Data Management

Edit - MRP1

Menu Edit - MRP1

Halaman ini berisi Data MRP1 yang harus dilengkapi oleh user.

Penjelasan untuk kolom-kolom yang ada di MRP1 :

Nama Field M/O/D Contoh Default Max Char
Material D 50088168 18
Short Text D BEARING,ROLLING,21310 CCK,SKF 40
Plant D 3575 - Jakarta 2 Factory 4
Base Unit of Measure D PC - Piece 3
MRP Group O 4
ABC Indicator O 1
MRP Type M ND - NoPlanning 2
Reorder Point M/O 13
Planning Time Fence M 1 3
Planning Cycle O 3
MRP Controller M 010 3
Lot Size M EX 2
Maximum Lot Size O 13
Fixed Lot Size M/O 13
Maximum Stock Level O 13
32 / 50
 Master Data Management
Ordering costs O 11
Storage costs ind. O 1
Assembly scrap (%) O 5
Takt time O 3
Rounding Profile O 4
Unit of Measure Grp O 4
*M = Mandatory, O = Optional, D= Display

33 / 50
 Master Data Management

Edit - MRP2

Menu Edit - MRP2

Halaman ini berisi Data MRP2 yang harus dilengkapi oleh user.

Penjelasan untuk kolom-kolom yang ada di MRP2 :

Nama Field M/O/D Contoh Default Max Char
Material D 50088168 18
Short Text D BEARING,ROLLING,21310 CCK,SKF 40
Plant D 3575 - Jakarta 2 Factory 4
Procurement type M F 1
Batch Entry O 1
Special procurement type O 2
Prod. stor. Location O 4
Quota Arrange Usage O 1
Default supply area O 10
Backflush O 1

34 / 50
 Master Data Management
SLoc for Ext. Proc O 4
JIT delivery sched O 1
Stock det. Grp O 4
Co-Product O 1
Bulk Material O 1
In-house production M 1 3
Planning calendar O 3
SchedMargin key M 000 3
Safety Stock O 13
Service level (%) O 3
Minimum Safety Stock O 13
Coverage profile O 3
Safety Time Indicator O 1
Safety time/act.cov O 2
STime period profile O 3
*M = Mandatory, O = Optional, D= Display

35 / 50
 Master Data Management

Edit - MRP3

Menu Edit - MRP3

Halaman ini berisi Data MRP3 yang harus dilengkapi oleh user.

Penjelasan untuk kolom-kolom yang ada di MRP3 :

Nama Field M/O/D Contoh Default Max Char
Material D 50088168 18
Short Text D BEARING,ROLLING,21310 CCK,SKF 40
Plant D 3575 - Jakarta 2 Factory 4
Period Indicator M 1
Fiscal Year Variant O 2
Strategy group O 2
Consumption mode O 1
Bwd consumption per. O 3
Fwd consumption per. O 3
Mixed MRP O 1
Availability check M ZC - Stor. lvl (wo SO) 2
Tot. repl. lead time O 3
*M = Mandatory, O = Optional, D= Display

36 / 50
 Master Data Management

Edit - MRP4

Menu Edit - MRP4

Halaman ini berisi Data MRP4 yang harus dilengkapi oleh user.

Penjelasan untuk kolom-kolom yang ada di MRP4 :

Nama Field M/O/D Contoh Default Max Char
Material D 50088168 18
Short Text D BEARING,ROLLING,21310 CCK,SKF 40
Plant D 3575 - Jakarta 2 Factory 4
Selection Method M 3 1
Component scrap (%) O 5
Individual / Collective M 2 1
Requirements group O 1
Version Indicator O 1
MRP dep.requirements O 1
Discontinued Indicator O 1
Effective Out Date O 8
Follow-up Material O 18
*M = Mandatory, O = Optional, D= Display

37 / 50
 Master Data Management

Edit - WorkScheduling

Menu Edit - WorkScheduling

Halaman ini berisi Data Workscheduling yang harus dilengkapi oleh user.

Penjelasan untuk kolom-kolom yang ada di WorkScheduling :

Nama Field M/O/D Contoh Default Max Char
Material D 50088168 18
Short Text D BEARING,ROLLING,21310 CCK,SKF 40
Plant D 3575 - Jakarta 2 Factory 4
Base Unit of Measure D PC - Piece 3
Production Unit O 3
Production Scheduler M W01 3
Material Grouping M 20
Prod. Schedule Profile O 6
Overall Profile O 6
Serial No Profile O 4
Serial No Level O 1
Critical Part O 1
Batch Management O 1
Under Del. tolerance O 3
Over Del. tolerance O 3
Unlimited O 1
*M = Mandatory, O = Optional, D= Display

38 / 50
 Master Data Management

Edit - Plant Data

Menu Edit - Plant Data

Halaman ini berisi Data Plant Data yang harus dilengkapi oleh user.

Penjelasan untuk kolom-kolom yang ada di Plant Data :

Nama Field M/O/D Contoh Default Max Char
Material D 50088168 18
Short Text D BEARING,ROLLING,21310 CCK,SKF 40
Plant D 3575 - Jakarta 2 Factory 4
Base Unit of Measure D PC - Piece 3
Unit of Issue O 3
Storage Bin O 10
Picking Area O 3
Temperature conditions O 2
Storage conditions O 2
Serial No Profile O 4
Serial No Level O 1

39 / 50
 Master Data Management
Distribution Profile O 3
Negative Stock in Plant O 1
Stock Determ. Group O 4
Max. storage period O 5
Time Unit O 3
Min. Rem. Shelf Life O 4
Total Shelf Life O 4
Period Ind. for SLED O 1
Rounding rule SLED O 1
Storage percentage O 3
Export/Import Group M Z003 - Replenishment 1
*M = Mandatory, O = Optional, D= Display

40 / 50
 Master Data Management

Edit - Accounting

Menu Edit - Accounting

Halaman ini berisi Data Accounting yang harus dilengkapi oleh user.

Penjelasan untuk kolom-kolom yang ada di Accounting :

Nama Field M/O/D Contoh Default Max Char
Material D 50088168 18
Short Text D BEARING,ROLLING,21310 CCK,SKF 40
Plant D 3575 - Jakarta 2 Factory 4
Base Unit of Measure D PC - Piece 3
Division D 99 - Non Finish Goods 2
Valuation Class M 3040 4
Valuation Category O 1
Price Determination M 2-Transaction Based 1
Price Control M V-Moving Average Price 1
Standard Price M 100 6
Per Unit Price (PUP) M 100 6
Price Unit M 100 3
*M = Mandatory, O = Optional, D= Display

41 / 50
 Master Data Management

Edit - Costing

Menu Edit - Costing

Halaman ini berisi Data Costing yang harus dilengkapi oleh user.

Penjelasan untuk kolom-kolom yang ada di Costing :

Nama Field M/O/D Contoh Default Max Char
Material D 50088168 18
Short Text D BEARING,ROLLING,21310 CCK,SKF 40
Plant D 3575 - Jakarta 2 Factory 4
Base Unit of Measure D PC - Piece 3
Do Not Cost M  1
With Quantity Structure M  1
Origin Group M PROC 4
Material Origin M  1
Overhead Group O 10
Variance Key M 000001 6
Valid from O 8
Profit Center M 3575 10
Alternative BOM O 2
BOM Usage O 1
Group O 8
Group Counter O 2
Task List Type O 1
Special Proc Costing O 2
Co-Product O 1
Costing Lot Size M 100 13
*M = Mandatory, O = Optional, D= Display

42 / 50
 Master Data Management
Submit Data

Submit Data
Dalam Layar "Document Flow" tersedia tombol untuk submit data dengan tiga pilihan yaitu : Submit, Revise
dan Reject.

1. Submit : Pengajuan document sudah selesai dilengkapi dan akan dilanjutkan ke proses berikutnya.

2.Revise : Pengajuan Material perlu direvisi karena ada kesalahan data atau alasan lain yang bisa dilihat dari
kolom comment. Email Notifikasi akan dikirim secara otomatis oleh sistem jika ada pengajuan material yang
perlu direvisi.

3. Reject : Pengajuan Material ditolak dengan alasan yang bisa dilihat dari kolom comment. Email Notifikasi
akan dikirim secara otomatis oleh sistem jika ada pengajuan material yang ditolak.

43 / 50
 Master Data Management

Display

44 / 50
 Master Data Management

Upload to SAP

Menu Upload to SAP

menu ini digunakan untuk upload data ke SAP. Otorisasi untuk menu ini hanya diberikan ke team Central
Engineering.

1. : Digunakan untuk upload data ke SAP. Jika data berhasil diupload maka sistem akan mengirimkan
email notifikasi ke user yang request material .

2. : Digunakan untuk check similar material untuk memastikan material yang akan diupload tidak
menimbulkan duplikasi dengan material yang sudah ada di SAP.

3. : Digunakan untuk membatalkan proses pengajuan material dan material tidak akan diupload ke SAP.

4. : Pilihan untuk jumlah document yang akan ditampilkan per halaman. Option
yang tersedia adalah 10, 25, 50 dan 100 records/documents per halaman.

5. : Mencari data yang ada dilayar berdasarkan kriteria yang

dimasukkan dikolom search.

6. : Tombol navigasi untuk berpindah halaman di layar Upload to

SAP.

7. Jika yang tidak mempunyai otorisasi upload data mengakses menu ini maka akan muncul gambar dibawah
ini.

45 / 50
 Master Data Management

Download to Excel

Menu Download to Excel

Halaman ini berisi berfungsi untuk download data MDM - purchasing view yang ada di dashboard ke dalam
bentuk excel untuk diassign ke Buyer untuk memprose kelengkapan data seperti Purchasing Group, Order
Unit, Rounding Value, Minimum Lot Size, Planned Delivery Time, dsb dengan vendor/supplier.

Contoh data hasil downloadnya :

46 / 50
 Master Data Management

Email Notifikasi

Notifikasi - Reject

Notifikasi - Reject
Jika pengajuan kode material ditolak maka user akan menerima email notifikasi seperti dibawah ini.

Contoh :

Dengan Hormat,

Pengajuan material 582636/MDM/X/2014 - BEARING,3575,FAG ditolak dengan comment "Material sudah ada disistem dengan
kode material 50011898".
Silakan login dan cek inbox anda.

Terimakasih,
MDM

Note: Email ini adalah email otomatis dari sistem.

47 / 50
 Master Data Management

Notifikasi - Revise

Notifikasi - Revise
Jika pengajuan kode material ada kesalahan dan perlu direvisi maka user akan menerima email notifikasi
seperti dibawah ini.

Contoh :

Dengan Hormat,
Pengajuan material 582636/MDM/X/2014 - BEARING,3575,FAG diminta untuk direvisi dengan comment "Ada kesalahan
pengisian karakteristik PART NO".
Silakan login dan cek inbox anda.

Terimakasih,
MDM

Note: Email ini adalah email otomatis dari sistem.

48 / 50
 Master Data Management

Notifikasi - Upload Material

Notifikasi - Upload Material

Jika pengajuan kode material sudah disetujui dan sudah diupload ke SAP maka user akan menerima email
notifikasi yang berisi informasi kode material SAP seperti dibawah ini.

Contoh :

Dengan Hormat,
Pengajuan material 582636/MDM/X/2014 - BEARING,3575,FAG sudah disetujui dan sudah diupload ke SAP dengan kode material
50029012.

Terimakasih,
MDM

Note: Email ini adalah email otomatis dari sistem.

49 / 50
 Master Data Management

Notifikasi - Outstanding Task

Notifikasi - Outstanding Task

Setiap hari user akan dikirmkan email notifikasi yang berisi outstanding task yang ada didashboard yang
belum diproses. Email Notifikasi ini dikirim secara otomatis oleh sistem dengan jadwal setiap hari Jam 05.00
pagi.

Contoh :

Dengan Hormat,
Berikut adalah pengajuan material yang masih outstanding di Inbox anda.
Mohon diproses segera.
No. Document Description Requestor Created Date
410171/MDM/X/2014 BELT,CONVEYOR,3571,25,3MM,2PLY miko.tj@simp.co.id 07/10/2014
676515/MDM/X/2014 EMERGENCY STOP RELAY,572299,GE JENBACHER mro.sparepart@simp.co.id 15/10/2014
020775/MDM/X/2014 EMERGENCY STOP RELAY,572300,GE JENBACHER mro.sparepart@simp.co.id 15/10/2014
546024/MDM/X/2014 MORIS POWER MODULE,599772,GE JENBACHER mro.sparepart@simp.co.id 15/10/2014

Terimakasih,
MDM

Note: Email ini adalah email otomatis dari sistem.

50 / 50