PETUNJUK UPDATE DATA VENDOR

MEDCO E&P INDONESIA

A. PENDAHULUAN

“e-VPM” merupakan aplikasi yang tergabung dalam “e-Partner” Medco E&P Indonesia
yang beguna untuk mengelola profile vendor, user vendor, berikut hak akses vendor
serta user vendor.

Dalam e-VPM, vendor dikelompokkan menjadi 3 status.

Status “ACTIVE” diberikan kepada vendor sehingga dapat melakukan semua aktifitas
vendor di PartnerSite.
Status “SUSPEND” diberikan kepada vendor dimana akses ke dalam system
procurement diberikan secara terbatas dan tidak dapat melakukan registrasi
kegiatan tender baru.
Status “BLOCKED” diberikan kepada vendor yang tidak memiliki hak akes ke dalam
“e-Partner”, tetapi secara internal Medco E&P Indonesia masih terdata.

Sistem e-VPM mengakomodasi ketentuan PTK007, dimana berdasarkan performance

dan kinerja Vendor diberikan 4 golongan peringatan.
Hijau, “GREEN”, diberikan kepada vendor yang tidak dalam catatan performance
buruk.
Kuning, “YELLOW”, diberikan kepada vendor yang memiliki catatan performance
buruk tahap pertama, dan berlaku selama 6 bulan.
Merah, “RED”, diberikan kepada vendor yang memiliki catatan performance buruk
tahap pertama dan berulang atau memiliki catatan performance buruk tahap kedua.
Peringatan merah berlaku selama satu tahun, dan vendor tidak dapat melakukan
registrasi tender.
Hitam, “BLACK”, diberikan kepada vendor yang memiliki catatan performance buruk
tahap kedua dan berulang atau memiliki catatan performance buruk tahap ketiga.
Vendor yang sudah terkena peringatan Hitam tidak lagi dapat mengikuti kegiatan
pengadaan di Medco E&P Indonesia untuk selamanya.

Vendor dengan golongan peringatan “GREEN” dan “YELLOW” akan memiliki status
vendor “ACTIVE. Vendor dengan golongan peringatan “RED” dan “BLACK” akan
memiliki status vendor “SUSPEND”.

Dengan digunakan “e-VPM”, satu Vendor dapat memiliki lebih dari satu user. Masing-
masing user dapat diberikan hak akses khusus yang berbeda dengan user lainnya.
Bila user vendor sudah tidak digunakan lagi, maka user tersebut dapat di-suspend
atau dihapus. Satu vendor sedikitnya harus memiliki satu user yang berhak
mengelola hak user lain.

B. LOGIN

Aplikasi “e-VPM” dikemas dalam “e-Partner”. Login yang digunakan “e-VPM” sama
dengan login dalam “ePartner”.

Untuk login ke dalam “e-VPM,” user dapat login melalui site berikut ini.
https://extranet.medcoenergi.com
Akan ditampilkan layar seperti gambah dibawah ini.

Klik mouse pada tombol “e-Partner”, kemudian layar akan berpindah ke tampilan di
bawah ini.
Masukkan user name dan password dengan benar, dan ikuti dengan klik tombol
“Login”. Bila user_name serta password benar dan status user aktif maka akan
ditampilkan layar “e-Partner”
Terdapat dua “Tab” tambahan yang merupakan bagaian dari e-VPM dari sisi Vendor.
Tab “MY PROFILE” digunakan untuk melihat profile vendor dan tab “USERS” untuk
mengelola user-user Vendor. Satu vendor secara default akan memiliki satu user
name dengan hak penuh. User tersebut dapat login dan melakukan registrasi dan
mengatur access right user-user tambahan lain.

C. MENGELOLA USER DAN HAK AKSES

Klik pada tab “USERS”, akan ditampilkan form untuk menambah, mengubah, dan
menghapus user vendor berikut hak aksesnya.

Untuk menambah user lakukan langkah berikut ini :

 1. Isikan “Real Name”, dengan nama asli dari user yang akan menggunakan,
dan akan ditampilkan pada header layar e-Partner.
2. Isikan “Login”, dengan identitas yang akan digunakan sebagai “user name”
nama login. Untuk seluruh user e-Partner “user name” untuk login harus
bersifat unik. Bila ada yang sama maka akan ditolak oleh system.
3. Isikan “user email” email user yang valid.
4. Isikan “Password” dengan password awal user yang sedang dibuat. User
tersebut dapat mengganti password dengan melakukan klik “Change
Password” pada header kanan atas.
5. Isi hak akses user yang sedang dibuat.
 Hak “Guest [G]” untuk memberikan akses membuka announcement dan
melihat profile vendor yang aktif.
 Hak “Company Profile [P]” untuk memberikan akses mengubah profile
vendor yang akan diupdate kedalam system e-VPM.
 Hak “Tender [T]” untuk memberikan akses mengikuti kegiatan
pengadaan.
 Hak “Invoicing [I]” untuk memberikan akses mengelola invoicing.
 Hak “System Administrator [S]” untuk memberikan akses mengelola user
vendor dalam “e-Partner”.
6. Berikan status user yang sedang dibuat. Status yang tersedia adalah “New”,
“Active”, “Suspend”. Hanya user dengan status “Active” yang dapat login ke
dalam sistem.
7. Bila semua data user baru sudah diisi dengan benar, klik “Add” untuk
menambahkan user tersebut dalam “e-VPM”.

Bila penambahan berhasil, pada list di bagian bawah form akan terlihat user yang
telah berhasil ditambahkan.
Untuk mengubah data user dan hak aksesnya ikuti langkah berikut ini :
 1. Pada list dibawah form klik link “Edit” di baris user yang akan diubah.
2. Data user akan ditampilkan di form bagian atas, lakukan updating dengan
data yang valid. Bila password akan diubah isikan password pengganti di
bagian “Password”, bila tidak, biarkan kosong.
3. Untuk menyimpan perubahan klik tombol “Update”.

Untuk melakukan penghapusan user yang tidak perlu, lakukan langkah yang sama
dengan langkah pengubahan user, data tidak perlu diubah. Klik pada “Delete” untuk
menghapus user yang telah ditampilkan di form isian. Hindari penghapusan user,
pengaturan status dapat digunakan untuk melakukan blok terhadap user tertentu.

Agar penggunaan e-Partner selalu berjalan lancar pastikan terdapat vendor memiliki
lebih dari satu user. Dimana terdapat satu user vendor dengan hak penuh, terdapat
sedikitnya satu user vendor dengan hak system administrator. Dan user-user lain
yang spesifik.

Sebagai contoh pengaturan user dan hak yang disarankan adalah

No. User Name ( unik untuk kesemua vendor ) Hak Akses

1 Utama0987 [G][P][T][I][S]
2 Admin0235 [G][S]
3 Marketing0123 [G][T]
4 Accounting0234 [G][I]
5 Profile0472 [G][P]

Pastikan user nomor 1 dan 2 dipegang dua orang yang berbeda dan tidak pernah
lupa akan passwordnya.
D. MELIHAT PROFILE VENDOR

Untuk melihat profile yang aktif klik pada tab “MY PROFILE”.

Akan ditampilkan profile vendor yang aktif dalam sistem e-VPM. Warna hijau pada
panel “Company Name & Type” menunjukkan status warning vendor. Status warning
“YELLOW”, “RED”, “BLACK” akan ditampilkan dengan warna merah, kuning, dan abu-
abu.

Untuk panel-panel berikutnya, tanda warna merah menunjukkan bahwa dokumen

yang dimaksud telah kadaluarsa.

Dokumen-dokumen yang sudah kadaluarsa harus diperbaharui agar vendor dapat

tetap berpartisipasi dalam kegiatan pengadaan di Medco E&P Indonesia.

E. MENGUBAH PROFILE VENDOR

Dalam “e-VPM” vendor dapat melakukan pengubahan profile secara mandiri dan
setelah lengkap data tersebut akan diverifikasi oleh tim VPM Medco E&P Indonesia
untuk dijadikan data profile aktif.

Data yang harus diupate adalah data-data dokumen yang sudah kadaluarsa, tidak
valid karena telah berubah, data-data terbaru, serta untuk kepentingan tender
dibutuhkan syarat-syarat tambahan.
Langkah-langkah perubahan profile adalah sebagai berikut :

1. Klik pada tab “MY PROFILE”.

2. Bila user berhak mengakses menu “Update Profile”, link nomor 2 akan
muncul, klik menu tersebut maka akan dimunculkan daftar tiket pengubahan
profile yang pernah ada.
3. Bila tidak ada tiket pengubahan yang aktif atau sedang berjalan maka status
yang terlihat adalah “Finish” atau “Cancel”. Untuk melakukan pengubahan
bila tidak ada tiket aktif maka klik tombol “Update Profile”.
4. Bila terdapat tiket aktif dengan status “Prepare” atau “Fix” maka pada baris
tersebut klik link “Open”.
5. Akan dimunculkan form tiket pengubahan untuk diisi, dilengkapi, atau diubah.
Secara umum layar updating terdiri atas :
1. Link panel dokumen yang akan diupdate.
2. Petunjuk cara pengisian.
3. Form untuk pengisian perubahan atau penambahan data.
4. Tombol untuk menyimpan dokumen. Pastikan tekan klik tombol “Save” setiap
data sudah diupdate dengan benar untuk tersimpan dalam system.

Terdapat 16 panel yang berisi data-data vendor yang aktif dalam sistem, dan 1 panel
untuk pengajuan proposal pengubahan. Isikan data-data pengubahan ke panel-panel
yang sesuai.

1. Nama dan Tipe Perusahaan

Panel 1, untuk mengubah identitas dan jenis perusahaan. Langkah untuk

mengupdate nama dan tipe perusahaan adalah :
 1. Pilih link panel 1
2. Company Name, ubah bila nama perusahaan berubah.
3. Company Type, ubah bila tipe perusahaan berubah.
4. Tekan “Save” terdapat perubahan yang perlu disimpan dalam system.

2. Pernyataan sebagai Rekanan K3S Lain

Panel 2, untuk menambah dan mengubah pernyataan partisipasi di K3S lain.

Langkah untuk menambah pernyataan sudah terdaftar di K3S lain adalah :
 1. Klik panel 2.
2. Untuk petunjuk cara pengisian klik tombol “?” nomor 2.
3. PSC Name, diisi dengan K3S yang telah mendaftarkan vendor sebagai
rekanan.
4. Issued Date, diisi dengan tanggal kapan vendor dijadikan sebagai rekanan
K3S tersebut.
5. Expired Date, diisi dengan tanggal status rekanan akan dievaluasi oleh K3S
tersebut. Bila tidak ada masa evaluasi/expired maka biarkan tanpa
perubahan.
6. Contract Name, diisi dengan contract person dari pihak K3S yang dapat
dihubungi untuk verifikasi.
7. Phone, isikan nomor telepon kontak K3S yang dapat dihubungi.
8. Fax, isikan nomor facsimile kontak K3S yang dapat dihubungi.
9. Attachment, lampirkan surat keterangan sebagai rekanan yang diterbitkan
oleh K3S tersebut. Format attachment harus menggunakan format PDF, +/-
200dpi, Black&Wite, atau Gray Scale.
10. Bila data sudah benar, klik tombol “Add”, untuk menyimpan ke dalam system.

Langkah untuk mengubah, memperbaharui, atau menghapus pernyataan sudah

terdaftar di K3S lain adalah :
 1. Klik panel 2.
2. Untuk petunjuk cara pengisian klik tombol “?” nomor 2.
3. Pada kolom VPM terlihat status dari masing, masing dokumen. “Active”
menunujukkan data tersebut sedang aktif digunakan di VPM. “Replace”
menyatakan terdapat dokumen aktif di VPM dan sedang dalam proses
pengubahan karena tiket pengubahan ini. “Delete” menyatakan terdapat
dokumen aktif di VPM dan akan dihapus oleh tiket pengubahan ini. “New”
menyatakan dokumen tersebut adalah dokumen baru dan sedang diajukan
dalam tiket pengubahan ini.
4. Untuk melakukan pengubahan atau penghapusan dokumen tertentu klik pada
kolom “Edit” baris yang dituju.
5. Isikan data-data dengan data pengubahan dengan data yang valid.
6. Dokumen sebelumnya yang sudah tersimpan dapat dilihat di link attachment.
7. Untuk menyimpan pengubahan klik tombol “Update”.
8. Untuk melakukan eksekusi penghapusan klik tombol “Delete”.

3. Alamat Kantor

Panel 3, untuk mengubah dan menambah alamat kantor vendor.

Langkah untuk menambah data kantor vendor :
 1. Klik panel 3.
2. Untuk petunjuk cara pengisian klik tombol “?” nomor 2.
3. Office Type, diisi dengan pilihan jenis alamat kantor.
4. “Is Primary Address”, harus terdapat satu dan hanya satu alamat yang diset
sebagai primary address. Primary address akan disimpan data utama VPM.
5. Address, diisi dengan alamat kantor yang valid.
6. City, diisi dengan kota alamat kantor.
7. Province, diisi dengan propinsi alamat kantor.
8. Country, diisi dengan negara dimana alamat kantor berada.
9. Post Code, diisi dengan kode pos alamat kantor.
10. Phone, diisi dengan nomor telepon alamat kantor.
11. Fax, diisi dengan nomor facsimile alamat kantor.
12. Email, diisi dengan email resmi alamat kantor.
13. Website, diisi dengan website alamat kantor.
14. Bila data sudah benar, klik tombol “Add”, untuk menyimpan ke dalam sistem.

Langkah untuk mengubah, memperbaharui, atau menghapus alamat kantor adalah :

 1. Klik panel 3.
2. Untuk petunjuk cara pengisian klik tombol “?” nomor 2.
3. Pada kolom VPM terlihat status dari masing-masing alamat. “Active”
menunjukkan data tersebut sedang aktif digunakan di VPM. “Replace”
menyatakan terdapat alamat aktif di VPM dan sedang dalam proses
pengubahan karena tiket pengubahan ini. “Delete” menyatakan terdapat
alamat aktif di VPM dan akan dihapus oleh tiket pengubahan ini. “New”
menyatakan alamat tersebut adalah dokumen baru dan sedang diajukan
dalam tiket pengubahan ini.
4. Untuk melakukan pengubahan atau penghapusan dokumen tertentu klik pada
kolom “Edit” baris yang dituju.
5. Isikan data-data dengan data pengubahan dengan data yang valid. Pastikan
dari list yang akan aktif terdapat satu dan hanya satu alamat yang di-set
sebagai primary address.
6. Untuk menyimpan pengubahan klik tombol “Update”.
7. Untuk melakukan eksekusi penghapusan klik tombol “Delete”.

4. BOD, BOC, dan Contact Person Perusahaan

Panel 4, untuk mengubah dan menambah daftar pejabat di perusahaan vendor

sesuai dengan Akte Perusahaan yang berlaku dan contact person vendor.

Langkah untuk menambah pejabat di perusahaan vendor adalah:

 1. Klik panel 4.
2. Untuk petunjuk cara pengisian klik tombol “?” nomor 2.
3. Type, diisi dengan pilihan jenis pejabat vendor.
4. Is Primary Person, harus terdapat satu dan hanya satu alamat yang diset
sebagai primary person. Primary address akan disimpan data utama VPM
sebagai pimpinan perusahaan yang bertanggungjawab.
5. Position, diisi dengan nama posisi person terkait.
6. Name, diisi dengan nama lengkap person, sesuai Akte Perusuhaan yang
berlaku.
7. Civil ID, diisi dengan nomor KTP dan nomor paspor.
8. Address, diisi dengan tempat tinggal person sesuai KTP atau Paspor.
9. Phone, diisi dengan telepon pejabat vendor.
10. Email, diisi dengan email pejabat vendor.
11. Bila data sudah benar, klik tombol “Add”, untuk menyimpan ke dalam system.

Langkah untuk mengubah, memperbaharui, atau menghapus pejabat perusahaan

vendor adalah :
 1. Klik panel 4.
2. Untuk petunjuk cara pengisian klik tombol “?” nomor 2.
3. Pada kolom VPM terlihat status dari masing-masing pejabat perusahaan
vendor. “Active” menunjukkan data tersebut sedang aktif digunakan di VPM.
“Replace” menyatakan terdapat data aktif di VPM dan sedang dalam proses
pengubahan karena tiket pengubahan ini. “Delete” menyatakan terdapat data
aktif di VPM dan akan dihapus oleh tiket pengubahan ini. “New” menyatakan
person tersebut adalah pejabat baru dan sedang diajukan dalam tiket
pengubahan ini.
4. Untuk melakukan pengubahan atau penghapusan person tertentu klik pada
kolom “Edit” baris yang dituju.
5. Isikan data-data dengan data pengubahan dengan data yang valid. Pastikan
dari list yang akan aktif terdapat satu dan hanya satu pejabat yang di-set
sebagai primary person.
6. Untuk menyimpan pengubahan klik tombol “Update”.
7. Untuk melakukan eksekusi penghapusan klik tombol “Delete”.

5. Pemegang Saham

Panel 5, untuk mengubah dan menambah daftar pemegang saham di perusahaan

vendor sesuai dengan Akte Perusahaan yang berlaku.

Langkah untuk menambah pemegang saham di perusahaan vendor adalah:

 1. Klik panel 5.
2. Untuk petunjuk cara pengisian klik tombol “?” nomor 2.
3. Name, diisi dengan person atau institusi yang memegang saham atas
perusahaan vendor.
4. Civil ID, diisi dengan nomor KTP, Paspor, atau NPWP bila institusi.
5. Address, diisi dengan alamat rumah atau kantor pemegang saham.
6. Phone, diisi dengan telepon pejabat vendor.
7. Email, diisi dengan email pejabat vendor.
8. Isi kepemilikan dalam prosentase. Total prosentase harus kurang dari 100
prosen.
9. Bila data sudah benar, klik tombol “Add”, untuk menyimpan ke dalam system

Langkah untuk mengubah, memperbaharui, atau menghapus kepemilikan saham

perusahaan vendor adalah :
 1. Klik panel 5.
2. Untuk petunjuk cara pengisian klik tombol “?” nomor 2.
3. Pada kolom VPM terlihat status dari masing-masing pemegang saham
perusahaan vendor. “Active” menunjukkan data tersebut sedang aktif
digunakan di VPM. “Replace” menyatakan terdapat data aktif di VPM dan
sedang dalam proses pengubahan karena tiket pengubahan ini. “Delete”
menyatakan terdapat data aktif di VPM dan akan dihapus oleh tiket
pengubahan ini. “New” menyatakan person tersebut adalah pejabat baru dan
sedang diajukan dalam tiket pengubahan ini.
4. Untuk melakukan pengubahan atau penghapusan pemegang saham tertentu
klik pada kolom “Edit” baris yang dituju.
5. Isikan data-data dengan data pengubahan dengan data yang valid. Pastikan
total prosentase pemegang saham tidak lebih dari 100 prosen.
6. Untuk menyimpan pengubahan klik tombol “Update”.
7. Untuk melakukan eksekusi penghapusan klik tombol “Delete”.

6. Dokumen Administrasi dan Legal

Panel 6, untuk mengubah dan menambah dokumen legal perusahaan vendor sesuai
ketentuan yang berlaku.

Langkah untuk menambah dokumen legal perusahaan vendor adalah:

 1. Klik panel 6.
2. Untuk petunjuk cara pengisian klik tombol “?” nomor 2.
3. Document Type, pilih jeni dokumen dokumen yang akan ditambahkan.
4. Document Number, isi nomor dokumen legal.
5. Issued By, isi dengan penerbit dokumen tersebut.
6. Issued Date, diisi dengan tanggal kapan dokumen tersebut diterbitkan.
7. Expired Date, diisi dengan tanggal kadaluarsa dari dokumen. Bila tidak ada
masa kadaluarsa maka biarkan tanpa perubahan.
8. Description, diisi dengan keterangan atas dokumen tersebut.
9. Attachment, lampirkan salinan softcopy dokumen. Format attachment harus
menggunakan format PDF, +/-200dpi, Black&Wite, atau Gray Scale,
maksimum 1 MByte. Bila lebih dari 1 MByte, dokumen dapat dibuat baris
dokumen baru, dan dibedakan dibagian description dalam keterangan
halaman.
10. Bila data sudah benar, klik tombol “Add”, untuk menyimpan ke dalam sistem.

Langkah untuk mengubah, memperbaharui, atau menghapus dokumen legal adalah

dengan cara:
 1. Klik panel 6.
2. Untuk petunjuk cara pengisian klik tombol “?” nomor 2.
3. Pada kolom VPM terlihat status dari masing-masing dokumen legal
perusahaan vendor. “Active” menunjukkan data tersebut sedang aktif
digunakan di VPM. “Replace” menyatakan terdapat data aktif di VPM dan
sedang dalam proses pengubahan karena tiket pengubahan ini. “Delete”
menyatakan terdapat data aktif di VPM dan akan dihapus oleh tiket
pengubahan ini. “New” menyatakan person tersebut adalah pejabat baru dan
sedang diajukan dalam tiket pengubahan ini.
4. Untuk melakukan pengubahan atau penghapusan dokumen tertentu klik pada
kolom “Edit” baris yang dituju.
5. Isikan data-data dengan data pengubahan dengan data yang valid.
6. Untuk menyimpan pengubahan klik tombol “Update”.
7. Untuk melakukan eksekusi penghapusan klik tombol “Delete”.

7. SKT MIGAS

Panel 7, untuk mengubah dan menambah dokumen SKT Migas yang dimiliki vendor
sesuai ketentuan yang berlaku.

Langkah untuk menambah dokumen SKT Migas perusahaan vendor adalah:

 1. Klik panel 7.
2. Untuk petunjuk cara pengisian klik tombol “?” nomor 2.
3. Number, isi nomor dokumen SKT Migas.
4. Issued By, isi dengan penerbit dokumen tersebut.
5. Issued Date, diisi dengan tanggal kapan dokumen tersebut diterbitkan.
6. Expired Date, diisi dengan tanggal kadaluarsa dari dokumen. Bila tidak ada
masa kadaluarsa maka biarkan tanpa perubahan.
7. Activity, diisi dengan aktivitas yang terdapat dokumen tersebut.
8. Attachment, lampirkan salinan softcopy dokumen. Format attachment harus
menggunakan format PDF, +/-200dpi, Black&Wite, atau Gray Scale,
maksimum 1 MByte. Bila lebih dari 1 MByte, dokumen dapat dibuat baris
dokumen baru, dan dibedakan dibagian description dalam keterangan
halaman.
9. Bila data sudah benar, klik tombol “Add”, untuk menyimpan ke dalam system.

Langkah untuk mengubah, memperbaharui, atau menghapus dokumen SKT Migas

adalah dengan cara:
 1. Klik panel 7.
2. Untuk petunjuk cara pengisian klik tombol “?” nomor 2.
3. Pada kolom VPM terlihat status dari masing-masing dokumen SKT Migas
perusahaan vendor. “Active” menunjukkan data tersebut sedang aktif
digunakan di VPM. “Replace” menyatakan terdapat data aktif di VPM dan
sedang dalam proses pengubahan karena tiket pengubahan ini. “Delete”
menyatakan terdapat data aktif di VPM dan akan dihapus oleh tiket
pengubahan ini. “New” menyatakan person tersebut adalah pejabat baru dan
sedang diajukan dalam tiket pengubahan ini.
4. Untuk melakukan pengubahan atau penghapusan dokumen tertentu klik pada
kolom “Edit” baris yang dituju.
5. Isikan data-data dengan data pengubahan dengan data yang valid.
6. Untuk menyimpan pengubahan klik tombol “Update”.
7. Untuk melakukan eksekusi penghapusan klik tombol “Delete”.

8. Penunjukan Keagenan dan Distributor

Panel 8, untuk mengubah dan menambah dokumen keagenan atau distributor yang
dimiliki vendor.

Langkah untuk menambah dokumen keagenan atau distributor vendor adalah:

 1. Klik panel 8.
2. Untuk petunjuk cara pengisian klik tombol “?” nomor 2.
3. Type, diisi dengan pilihan sebagai agen atau distributor.
4. Number, isi nomor dokumen keagenan atau ditributor.
5. Issued By, isi dengan penerbit dokumen tersebut.
6. Issued Date, diisi dengan tanggal kapan dokumen tersebut diterbitkan.
7. Expired Date, diisi dengan tanggal kadaluarsa dari dokumen. Bila tidak ada
masa kedaluarsa maka biarkan tanpa perubahan.
8. Desciprion, diisi dengan keterangan singkat keagenan atau distributor.
9. Attachment, lampirkan salinan softcopy dokumen. Format attachment harus
menggunakan format PDF, +/-200dpi, Black&Wite, atau Gray Scale.
10. Bila data sudah benar, klik tombol “Add”, untuk menyimpan ke dalam system.

Langkah untuk mengubah, memperbaharui, atau menghapus dokumen keagenan

atau ditributor adalah dengan cara:
 1. Klik panel 8.
2. Untuk petunjuk cara pengisian klik tombol “?” nomor 2.
3. Pada kolom VPM terlihat status dari masing-masing dokumen keagenan atau
distributor perusahaan vendor. “Active” menunjukkan data tersebut sedang
aktif digunakan di VPM. “Replace” menyatakan terdapat data aktif di VPM dan
sedang dalam proses pengubahan karena tiket pengubahan ini. “Delete”
menyatakan terdapat data aktif di VPM dan akan dihapus oleh tiket
pengubahan ini. “New” menyatakan person tersebut adalah pejabat baru dan
sedang diajukan dalam tiket pengubahan ini.
4. Untuk melakukan pengubahan atau penghapusan dokumen tertentu klik pada
kolom “Edit” baris yang dituju.
5. Isikan data-data dengan data pengubahan dengan data yang valid.
6. Untuk menyimpan pengubahan klik tombol “Update”.
7. Untuk melakukan eksekusi penghapusan klik tombol “Delete”.

9. Bank Account Perusahaan

Panel 9, untuk mengubah dan menambah account bank yang dimiliki vendor.

Langkah untuk menambah account bank yang dimiliki oleh vendor adalah vendor
adalah:
1. Klik panel 9.
2. Untuk petunjuk cara pengisian klik tombol “?” nomor 2.
3. Bank Key, diisi dengan pilihan bank key yang tepat. Klik tombol untuk
memilih bank-key, akan dimunculkan window pencarian, masukkan kata
kunci, klik search, dan bila ada klik bank key yang paling tepat.
 1. Bank, lengkapi nama bank dengan benar.
2. Address, lengkapi alamat bank dengan benar.
3. Country, isi dengan negara dimana bank berada.
4. Account Number, diisi dengan nomor account bank.
5. Account Name, diisi dengan pemegang account bank, harus nama
perusahaan.
6. Currency, diisi dengan plilihan mata uang account bank tersebut dengan
tepat.
7. Bila data sudah benar, klik tombol “Add”, untuk menyimpan ke dalam system.

Langkah untuk mengubah, memperbaharui, atau menghapus account bank adalah

dengan cara:
 1. Klik panel 9.
2. Untuk petunjuk cara pengisian klik tombol “?” nomor 2.
3. Pada kolom VPM terlihat status dari masing-masing account bank perusahaan
vendor. “Active” menunjukkan data tersebut sedang aktif digunakan di VPM.
“Replace” menyatakan terdapat data aktif di VPM dan sedang dalam proses
pengubahan karena tiket pengubahan ini. “Delete” menyatakan terdapat data
aktif di VPM dan akan dihapus oleh tiket pengubahan ini. “New” menyatakan
person tersebut adalah pejabat baru dan sedang diajukan dalam tiket
pengubahan ini.
4. Untuk melakukan pengubahan atau penghapusan account tertentu klik pada
kolom “Edit” baris yang dituju.
5. Isikan data-data dengan data pengubahan dengan data yang valid.
6. Untuk menyimpan pengubahan klik tombol “Update”.
7. Untuk melakukan eksekusi penghapusan klik tombol “Delete”.

10. Perusahaan Induk atau Holding

Panel 10, untuk mengubah dan menambah daftar perusahaan induk/holding dari
vendor.

Langkah untuk menambah perusahaan induk/holding vendor adalah:

 1. Klik panel 10.
2. Untuk petunjuk cara pengisian klik tombol “?” nomor 2.
3. Name, diisi nama perusahaan induk.
4. Address, diisi dengan alamat perusahaan induk.
5. City, diisi dengan kota.
6. Province, diisi dengan nama propinsi dimana perusahaan tersebut berada.
7. Country, diisi dengan nama negara dimana perusahaan induk tersebut
berada.
8. Post Code, diisi dengan kode pos alamat perusahaan induk.
9. Phone, diisi nomor telepon perusahaan induk.
10. Facsimile, diisi dengan nomor fax perusahaan induk.
11. Email, diisi dengan alamat email perusahaan induk.
12. Website, diisi dengan alamat website perusahan induk.
13. Bila data sudah benar, klik tombol “Add”, untuk menyimpan ke dalam system.

Langkah untuk mengubah, memperbaharui, atau menghapus perusahaan

induk/holding adalah dengan cara:
 1. Klik panel 10.
2. Untuk petunjuk cara pengisian klik tombol “?” nomor 2.
3. Pada kolom VPM terlihat status dari masing-masing account bank perusahaan
vendor. “Active” menunjukkan data tersebut sedang aktif digunakan di VPM.
“Replace” menyatakan terdapat data aktif di VPM dan sedang dalam proses
pengubahan karena tiket pengubahan ini. “Delete” menyatakan terdapat data
aktif di VPM dan akan dihapus oleh tiket pengubahan ini. “New” menyatakan
person tersebut adalah pejabat baru dan sedang diajukan dalam tiket
pengubahan ini.
4. Untuk melakukan pengubahan atau penghapusan account tertentu klik pada
kolom “Edit” baris yang dituju.
5. Isikan data-data dengan data pengubahan dengan data yang valid.
6. Untuk menyimpan pengubahan klik tombol “Update”.
7. Untuk melakukan eksekusi penghapusan klik tombol “Delete”.

11. Deklarasi Perusahaan yang Memiliki Hubungan Istimewa

Panel 11, untuk mengubah dan menambah deklarasi daftar perusahaan yang
memiliki hubungan istimewa dengan perusahaan vendor.

Langkah untuk menambah perusahaan yang memiliki hubungan istimewa dengan

vendor adalah:
 1. Klik panel 11.
2. Untuk petunjuk cara pengisian klik tombol “?” nomor 2.
3. Pilih jenis hubungan istimewa.
4. Name, diisi nama perusahaan induk.
5. Address, diisi dengan alamat perusahaan induk.
6. City, diisi dengan kota.
7. Province, diisi dengan nama propinsi dimana perusahaan tersebut berada.
8. Country, diisi dengan nama negara dimana perusahaan induk tersebut
berada.
9. Post Code, diisi dengan kode pos alamat perusahaan induk.
10. Phone, diisi nomor telepon perusahaan induk.
11. Facsimile, diisi dengan nomor fax perusahaan induk.
12. Email, diisi dengan alamat email perusahaan induk.
13. Website, diisi dengan alamat website perusahan induk.
14. Jelaskan hubungan istimewa apa yang terjadi.
15. Bila data sudah benar, klik tombol “Add”, untuk menyimpan ke dalam system.

Langkah untuk mengubah, memperbaharui, atau menghapus perusahaan yang

memiliki hubungan istimewa adalah dengan cara:
 1. Klik panel 11.
2. Untuk petunjuk cara pengisian klik tombol “?” nomor 2.
3. Pada kolom VPM terlihat status dari masing-masing perusahaan. “Active”
menunjukkan data tersebut sedang aktif digunakan di VPM. “Replace”
menyatakan terdapat data aktif di VPM dan sedang dalam proses pengubahan
karena tiket pengubahan ini. “Delete” menyatakan terdapat data aktif di VPM
dan akan dihapus oleh tiket pengubahan ini. “New” menyatakan person
tersebut adalah pejabat baru dan sedang diajukan dalam tiket pengubahan
ini.
4. Untuk melakukan pengubahan atau penghapusan perusahaan tertentu klik
pada kolom “Edit” baris yang dituju.
5. Isikan data-data dengan data pengubahan dengan data yang valid.
6. Untuk menyimpan pengubahan klik tombol “Update”.
7. Untuk melakukan eksekusi penghapusan klik tombol “Delete”.

12. Pengalaman Pekerjaan atau Proyek

Panel 12, untuk mengubah dan menambah daftar proyek/pengalaman kerja vendor.

Langkah untuk menambah data pengalaman vendor adalah:

 1. Klik panel 12.
2. Untuk petunjuk cara pengisian klik tombol “?” nomor 2.
3. Experience, tuliskan nama proyek/pengalaman vendor.
4. Type, tentukan bidang pekerjaan dari pilihan yang ada.
5. Company, sebutkan perusahaan pengguna/user.
6. Contact Name, sebutkan nama contact person dari perusahaan user yang
berhubungan dengan proyek/pengalaman tersebut.
7. Tuliskan alamat contact person user/alamat proyek/pengalaman dilakukan.
8. Phone, tuliskan nomor telepon contact person perusahaan user yang dapat
dihubungi.
9. Contract Date, diisi dengan tanggal kontrak kerja ditandatangani/berlaku.
10. Document Number, diisi dengan nomor dokumen kontrak atas
proyek/pengalaman kerja tersebut.
11. Value, isikan nilai kontrak proyek/pengalaman tersebut.
12. Currency, pilih mata uang untuk value tersebut.
13. Completion Date, tentukan tanggal kapan proyek sudah atau akan selesai.
14. Last Progress, tentukan prosentase progress pekerjaan tersebut.
15. Attachment, lampirkan salinan softcopy dokumen. Format attachment harus
menggunakan format PDF, +/-200dpi, Black&Wite, atau Gray Scale.
16. Bila data sudah benar, klik tombol “Add”, untuk menyimpan ke dalam system.

Langkah untuk mengubah, memperbaharui, atau menghapus pengalaman proyek/

pengalaman pekerjaan perusahaan adalah dengan cara:
 1. Klik panel 12.
2. Untuk petunjuk cara pengisian klik tombol “?” nomor 2.
3. Pada kolom VPM terlihat status dari masing-masing pengalaman. “Active”
menunjukkan data tersebut sedang aktif digunakan di VPM. “Replace”
menyatakan terdapat data aktif di VPM dan sedang dalam proses pengubahan
karena tiket pengubahan ini. “Delete” menyatakan terdapat data aktif di VPM
dan akan dihapus oleh tiket pengubahan ini. “New” menyatakan person
tersebut adalah pejabat baru dan sedang diajukan dalam tiket pengubahan
ini.
4. Untuk melakukan pengubahan atau penghapusan pengalaman tertentu klik
pada kolom “Edit” baris yang dituju.
5. Isikan data-data dengan data pengubahan dengan data yang valid.
6. Untuk menyimpan pengubahan klik tombol “Update”.
7. Untuk melakukan eksekusi penghapusan klik tombol “Delete”.

13. Produsen Barang

Panel 13, untuk mengubah dan menambah daftar kemampuan membuat produk
barang yang dimiliki vendor.

Langkah untuk menambah data kemampuan memproduksi barang vendor adalah:

 1. Klik panel 13.
2. Untuk petunjuk cara pengisian klik tombol “?” nomor 2.
3. Product, diisi dengan criteria umum barang.
4. Description, diisi dengan keterangan detil produk barang .
5. Bila data sudah benar, klik tombol “Add”, untuk menyimpan ke dalam sistem.

Langkah untuk mengubah, memperbaharui, atau menghapus kemampuan

memproduksi barang dari vendor adalah dengan cara:
 1. Klik panel 13.
2. Untuk petunjuk cara pengisian klik tombol “?” nomor 2.
3. Pada kolom VPM terlihat status dari masing-masing produk. “Active”
menunjukkan data tersebut sedang aktif digunakan di VPM. “Replace”
menyatakan terdapat data aktif di VPM dan sedang dalam proses pengubahan
karena tiket pengubahan ini. “Delete” menyatakan terdapat data aktif di VPM
dan akan dihapus oleh tiket pengubahan ini. “New” menyatakan person
tersebut adalah pejabat baru dan sedang diajukan dalam tiket pengubahan
ini.
4. Untuk melakukan pengubahan atau penghapusan produk tertentu klik pada
kolom “Edit” baris yang dituju.
5. Isikan data-data dengan data pengubahan dengan data yang valid.
6. Untuk menyimpan pengubahan klik tombol “Update”.
7. Untuk melakukan eksekusi penghapusan klik tombol “Delete”.

14. Bidang Kerja Perusahaan / Klasifikasi

Panel 14, untuk mengubah dan menambah daftar klasifikasi kemampuan pekerjaan
yang dapat ditangani oleh vendor.

Langkah untuk menambah data klasifikasi kemampuan vendor adalah:

 1. Klik panel 14.
2. Untuk petunjuk cara pengisian klik tombol “?” nomor 2.
3. Classification, diisi dengan pilihan klasifikasi yang sanggup ditangani vendor.
4. Description, diisi dengan keterangan detil kemampuan vendor.
5. Attachment, lampirkan salinan softcopy dokumen yang menunjukkan vendor
memang mampu. Format attachment harus menggunakan format PDF, +/-
200dpi, Black&Wite, atau Gray Scale.
6. Bila data sudah benar, klik tombol “Add”, untuk menyimpan ke dalam system.

Langkah untuk mengubah, memperbaharui, atau menghapus klasifikasi kemampuan

vendor adalah dengan cara:
 1. Klik panel 14.
2. Untuk petunjuk cara pengisian klik tombol “?” nomor 2.
3. Pada kolom VPM terlihat status dari masing-masing klasifikasi. “Active”
menunjukkan data tersebut sedang aktif digunakan di VPM. “Replace”
menyatakan terdapat data aktif di VPM dan sedang dalam proses pengubahan
karena tiket pengubahan ini. “Delete” menyatakan terdapat data aktif di VPM
dan akan dihapus oleh tiket pengubahan ini. “New” menyatakan person
tersebut adalah pejabat baru dan sedang diajukan dalam tiket pengubahan
ini.
4. Untuk melakukan pengubahan atau penghapusan klasifikasi tertentu klik pada
kolom “Edit” baris yang dituju.
5. Isikan data-data dengan data pengubahan dengan data yang valid.
6. Untuk menyimpan pengubahan klik tombol “Update”.
7. Untuk melakukan eksekusi penghapusan klik tombol “Delete”.

15. Deklarasi Perusahaan Tidak sedang Bermasalah

Panel 15, merupakan deklarasi bahwa perusahaan tidak sedang dalam kondisi-
kondisi tertentu. Setiap dibuat tiket pengubahan, panel 15 harus diisi, bila tidak
maka dianggap dalam kondisi-kondisi tertentu seperti terlampir.

Langkah untuk memberikan response atas pertanyaan-pertanyaan kondisi vendor

adalah:
 1. Klik panel 15.
2. Untuk petunjuk cara pengisian klik tombol “?” nomor 2.
3. Untuk setiap pertanyaan tandai “Check” untuk jawaban “YA”, dan “UnCheck”
untuk setiap jawaban tidak. Untuk mengubah dari check menjadi uncheck
atau sebaliknya klik pada tanda yang dimaksud.
4. Bila data sudah benar, klik tombol “Save”, untuk menyimpan ke dalam
system.

16. Deklarasi SMK3, Pernyataan Kebenaran Data, dan Contoh Tanda Tangan

Panel 16, untuk mengubah dan menambah SMK3, Signature Specimen, dan
Declaration Letter dari vendor.

Langkah untuk menambah data SMK3, Signature Specimen, dan Declaration Letter
vendor adalah:
 1. Klik panel 16.
2. Untuk petunjuk cara pengisian klik tombol “?” nomor 2.
3. Type, pilih dokumen tambahan yang akan dilampirkan.
4. Description, diisi dengan keterangan atas dokumen yang dilampirkan vendor.
5. Attachment, lampirkan salinan softcopy dokumen yang menunjukkan vendor
memang mampu. Untuk SMK3, dokumen yang dilampirkan adalah check list
kelengkapan SMK3 berikut pernyataan kebenarannya. Format attachment
harus menggunakan format PDF, +/-200dpi, Black&White, atau Gray Scale.
6. Bila data sudah benar, klik tombol “Add”, untuk menyimpan ke dalam system.

Langkah untuk mengubah, memperbaharui, atau menambah SMK3, Signature

Specimen, dan Declaration Letter vendor adalah dengan cara:
 1. Klik panel 16.
2. Untuk petunjuk cara pengisian klik tombol “?” nomor 2.
3. Pada kolom VPM terlihat status dari masing-masing dokumen. “Active”
menunjukkan data tersebut sedang aktif digunakan di VPM. “Replace”
menyatakan terdapat data aktif di VPM dan sedang dalam proses pengubahan
karena tiket pengubahan ini. “Delete” menyatakan terdapat data aktif di VPM
dan akan dihapus oleh tiket pengubahan ini. “New” menyatakan person
tersebut adalah pejabat baru dan sedang diajukan dalam tiket pengubahan
ini.
4. Untuk melakukan pengubahan atau penghapusan dokumen tertentu klik pada
kolom “Edit” baris yang dituju.
5. Isikan data-data dengan data pengubahan dengan data yang valid.
6. Untuk menyimpan pengubahan klik tombol “Update”.
7. Untuk melakukan eksekusi penghapusan klik tombol “Delete”.

17. Mengirimkan Data kKepada Tim VPM

Panel Process, digunakan untuk mengirimkan tiket pengubahan data yang sudah
dilengkapi kepada tim VPM Medco E&P Indonesia.

Langkah untuk mengirimkan tiket kepada tim VPM adalah :

1. Klik panel 17.
2. Untuk petunjuk cara pengisian klik tombol “?” nomor 2.
3. Message, diisi dengan data apa saja yang diubah dan alasan pengubahannya.
4. Next Strep, terdapat pilihan “Cancel” bila akan dibatalkan, “Pending” akan
5. ditutup dan belum akan dikirimkan, “Proposed” bila akan dikirimkan kepada
tim VPM.
6. Klik “Submit” untuk mengirimkan tiket pengubahan kepada tim VPM.
7. Pada list bagian bawah akan ditampilan korespondensi antan vendor dan tim
VPM.