MATA KULIAH KEARSIPAN DAN DOKUMENTASI

PENGELOLAAN DOKUMEN DENGAN APK GOOGLE DOCS

NAMA : FIRDAYANTI

NIM : C1F123083

JURUSAN PERPUSTAKAAN DAN ILMU INFORMASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS HALU OLEO

KENDARI

2023
 KATA PENGANTAR

Puji syukur saya panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah memberikan rahmat serta karunia-Nya
kepada saya sehingga dapat menyelesaikan makalah ini tepat pada waktunya. Shalawat serta salam tak
lupa saya haturkan kepada baginda Nabi Muhammad SAW dan para Sahabatnya.

Saya menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kata sempurna, oleh karena itu kritik dan saran dari
semua pihak yang bersifat membangun, selalu saya harapkan demi kesempurnaan makalah ini. Semoga
makalah ini dapat memberikan wawasan yang lebih luas kepada pembaca.Akhir kata, saya sampaikan
terima kasih Semoga Allah SWT senantiasa meridhoi segala usaha kita. Amin.

Kendari, 26 Desember 2023

 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR .................................................................................................................... 1

DAFTAR ISI................................................................................................................................... 2

BAB I............................................................................................................................................. 3

PENDAHULUAN .......................................................................................................................... 3

1.1 Latar Belakang ...................................................................................................................... 3

1.2 Rumusan Masalah .................................................................................................................4

BAB II..............................................................................................................................................5

PEMBAHASAN...............................................................................................................................5

2.1 Bagaimana penggunaan Google Docs mempengaruhi efisiensi pengelolaan dokumen dibandingkan
dengan metod konvensional.................................................................................6

2.2 Apa peran kolaborasi real-time dalam meningkatkan produktivitas dan kualitas dokumen yang
dihasilkan melalui Google Docs............................................................................................7

2.3 Bentuk kegunaan google docs................................................................................................. 8

BAB III ............................................................................................................................................... 9

PENUTUP........................................................................................................................................ 10

3.1 Kesimpulan...............................................................................................................................11

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................................................ 12

 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pengelolaan dokumen melalui aplikasi Google Docs adalah cara yang efisien dan praktis untuk membuat,
mengedit, dan berbagi dokumen secara online. Google Docs adalah bagian dari paket aplikasi
produktivitas Google Workspace (sebelumnya dikenal sebagai G Suite) yang mencakup berbagai alat
kolaborasi seperti Google Sheets, Google Slides, dan banyak lagi.

Dengan Google Docs, Anda dapat membuat dokumen teks, seperti surat, laporan, esai, atau proposal,
dengan mudah dan cepat. Anda dapat mengatur teks, menambahkan gambar, membuat daftar, dan
mengatur tata letak dokumen sesuai kebutuhan Anda. Fitur-fitur ini memungkinkan Anda untuk
membuat dokumen yang terlihat profesional dan mudah dibaca.

Salah satu keunggulan utama Google Docs adalah kemampuannya untuk berkolaborasi secara real-time
dengan orang lain. Anda dapat mengundang orang lain untuk melihat atau mengedit dokumen yang
Anda buat, dan Anda dapat melihat perubahan yang dilakukan oleh mereka secara langsung. Ini
memudahkan kolaborasi dalam proyek tim, baik dalam lingkungan kerja, pendidikan, atau kegiatan
kelompok.

Selain itu, Google Docs menyediakan fitur penyimpanan dan sinkronisasi otomatis. Dokumen yang Anda
buat disimpan secara aman di cloud, yang berarti Anda dapat mengaksesnya dari perangkat apa pun
dengan koneksi internet. Anda juga dapat mengatur izin akses ke dokumen, memberikan hak akses
penuh kepada beberapa orang atau hanya mengizinkan mereka untuk melihat dokumen.

Google Docs juga menawarkan kemampuan untuk mengekspor dokumen dalam berbagai format,
seperti PDF, Word, atau HTML. Ini memudahkan Anda untuk berbagi dokumen dengan orang lain yang
tidak menggunakan Google Docs atau untuk mencetak dokumen jika diperlukan.

Secara keseluruhan, pengelolaan dokumen melalui aplikasi Google Docs memberikan fleksibilitas,
kemudahan penggunaan, dan kemampuan kolaborasi yang tinggi. Ini adalah alat yang sangat berguna
untuk bekerja secara efisien dan efektif dalam mengelola dokumen secara online.

Pengelolaan dokumen merupakan aspek krusial dalam kegiatan sehari-hari baik dalam lingkup individu
maupun organisasi. Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi memunculkan solusi baru, salah
satunya adalah Google Docs. Makalah ini bertujuan untuk menyelidiki peran dan dampak pengelolaan
dokumen menggunakan platform ini dalam konteks era digita
1.2 Rumusan Masalah

Bagaimana penggunaan Google Docs mempengaruhi efisiensi pengelolaan dokumen dibandingkan

dengan metod konvensional

Apa peran kolaborasi real-time dalam meningkatkan produktivitas dan kualitas dokumen yang dihasilkan
melalui Google Docs

Bentuk kegunaan google docs

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Bagaimana penggunaan Google Docs mempengaruhi efisiensi pengelolaan dokumen dibandingkan
dengan metod konvensional

Penggunaan Google Docs memiliki beberapa keunggulan yang dapat meningkatkan efisiensi pengelolaan
dokumen dibandingkan dengan metode konvensional. Berikut adalah beberapa cara penggunaan
Google Docs mempengaruhi efisiensi pengelolaan dokumen:

1. Kolaborasi real-time: Dalam metode konvensional, jika ada beberapa orang yang perlu bekerja
bersama pada dokumen yang sama, mereka harus saling mengirimkan salinan dan menggabungkan
perubahan secara manual. Dengan Google Docs, kolaborasi dapat dilakukan secara real-time. Semua
orang dapat mengedit dokumen secara bersamaan, melihat perubahan yang dilakukan oleh orang lain
secara langsung, dan berkomunikasi melalui komentar. Hal ini menghemat waktu dan mengurangi
kebingungan yang terjadi akibat versi dokumen yang berbeda-beda.

2. Akses dari mana saja: Dalam metode konvensional, Anda harus membawa dokumen fisik atau
menyimpannya dalam perangkat penyimpanan eksternal untuk mengaksesnya saat bepergian atau
bekerja dari lokasi yang berbeda. Dengan Google Docs, dokumen disimpan di cloud dan dapat diakses
dari perangkat apa pun dengan koneksi internet. Ini memungkinkan Anda untuk bekerja secara fleksibel
dari mana saja dan kapan saja tanpa batasan fisik.

3. Sinkronisasi otomatis: Google Docs secara otomatis menyimpan perubahan yang Anda buat pada
dokumen. Ini berarti Anda tidak perlu khawatir kehilangan pekerjaan Anda jika terjadi kegagalan
perangkat keras atau kesalahan lainnya. Dokumen selalu tersedia dan diperbarui secara real-time,
bahkan jika Anda berpindah antar perangkat.

4. Versi dan pemulihan dokumen: Google Docs menyimpan versi dokumen secara otomatis, sehingga
Anda dapat melacak perubahan yang telah dilakukan dan kembali ke versi sebelumnya jika diperlukan.
Jika terjadi kesalahan atau perubahan yang tidak diinginkan, Anda dapat memulihkan dokumen ke versi
sebelumnya dengan mudah.

5. Integrasi dengan aplikasi lain: Google Docs dapat diintegrasikan dengan aplikasi lain dalam paket
Google Workspace, seperti Google Sheets dan Google Slides. Ini memungkinkan Anda untuk
menggabungkan dan berbagi data antara dokumen yang berbeda dengan mudah, meningkatkan
efisiensi dan produktivitas kerja.

Penggunaan Google Docs dapat meningkatkan efisiensi pengelolaan dokumen dengan memfasilitasi
kolaborasi real-time, akses yang mudah dari mana saja, sinkronisasi otomatis, pemulihan dokumen, dan
integrasi dengan aplikasi lain. Hal ini memungkinkan pengguna untuk bekerja lebih cepat, lebih efisien,
dan lebih terorganisir dalam mengelola dokumen.

2.2 Apa peran kolaborasi real-time dalam meningkatkan produktivitas dan kualitas dokumen yang
dihasilkan melalui Google Docs
 Kolaborasi real-time melalui Google Docs memiliki peran yang sangat penting dalam meningkatkan
produktivitas dan kualitas dokumen yang dihasilkan. Berikut adalah beberapa peran utama kolaborasi
real-time dalam Google Docs:

1. Kolaborasi secara simultan: Dengan Google Docs, beberapa pengguna dapat mengedit dokumen
secara bersamaan. Hal ini memungkinkan anggota tim untuk bekerja secara simultan tanpa harus
menunggu giliran untuk mengedit atau mengomentari dokumen. Ini meningkatkan efisiensi dan
mempercepat proses kerja.

2. Revisi dan komentar yang mudah: Dalam Google Docs, pengguna dapat dengan mudah membuat
revisi dan memberikan komentar pada dokumen. Fitur ini memungkinkan anggota tim untuk
memberikan umpan balik secara langsung, mengusulkan perubahan, atau memperbaiki kesalahan
dengan cepat. Hal ini dapat meningkatkan kualitas dokumen dengan menggabungkan berbagai
perspektif dan masukan.

3. Sinkronisasi otomatis: Setiap perubahan yang dilakukan oleh pengguna dalam Google Docs akan
disinkronkan secara otomatis di seluruh perangkat yang terhubung. Ini memastikan bahwa semua
anggota tim memiliki versi dokumen yang sama, menghindari kebingungan atau kesalahan karena versi
yang tidak sesuai.

4. Riwayat revisi: Google Docs menyimpan riwayat revisi dokumen, yang memungkinkan pengguna
untuk melihat semua perubahan yang telah dilakukan dan mengembalikan versi sebelumnya jika
diperlukan. Hal ini berguna dalam melacak perubahan, memahami proses pengeditan, dan memulihkan
dokumen jika terjadi kesalahan atau kehilangan data.

5. Aksesibilitas dan fleksibilitas: Kolaborasi real-time melalui Google Docs memungkinkan anggota tim
untuk mengakses dokumen dari mana saja dan kapan saja, asalkan terhubung ke internet. Ini
memudahkan kolaborasi antar tim yang berlokasi di tempat yang berbeda atau bekerja secara remote.

Dengan semua fitur ini, kolaborasi real-time dalam Google Docs dapat meningkatkan produktivitas tim,
mempercepat proses kerja, dan meningkatkan kualitas dokumen yang dihasilkan.

2.3 Bentuk kegunaan google docs

Google Docs memiliki berbagai bentuk kegunaan yang dapat membantu dalam berbagai situasi.
Berikut adalah beberapa bentuk kegunaan Google Docs:
1. Pengolahan Kata: Google Docs dapat digunakan sebagai pengolah kata yang lengkap. Anda dapat
membuat, mengedit, dan memformat dokumen teks seperti surat, laporan, esai, atau dokumen lainnya.
Fitur-fitur seperti pemformatan teks, penomoran halaman, pengaturan tata letak, dan penggunaan
gambar dapat membantu Anda membuat dokumen yang terlihat profesional.

2. Kolaborasi Tim: Google Docs memungkinkan kolaborasi real-time antar anggota tim. Anda dapat
mengundang orang lain untuk mengedit atau melihat dokumen Anda, dan semua perubahan akan
disinkronkan secara otomatis. Fitur komentar dan revisi memungkinkan anggota tim memberikan
umpan balik, mengusulkan perubahan, atau berdiskusi tentang konten dokumen.

3. Presentasi: Google Docs juga memiliki fitur presentasi yang mirip dengan Microsoft PowerPoint. Anda
dapat membuat slide presentasi yang menarik dengan teks, gambar, grafik, dan animasi. Fitur kolaborasi
juga berlaku untuk presentasi, sehingga anggota tim dapat bekerja bersama untuk membuat presentasi
yang lebih baik.

4. Spreadsheet: Google Docs menyediakan Google Sheets, yang merupakan aplikasi spreadsheet yang
kuat. Anda dapat membuat dan mengedit lembar kerja, membuat rumus, mengatur data, dan membuat
grafik. Google Sheets juga mendukung kolaborasi real-time, sehingga anggota tim dapat bekerja
bersama pada lembar kerja yang sama.

5. Formulir: Google Docs memiliki fitur Google Forms yang memungkinkan Anda membuat survei,
kuesioner, atau formulir online. Anda dapat mengumpulkan tanggapan dari orang lain dan melihat
hasilnya dalam bentuk grafik atau spreadsheet. Fitur ini berguna untuk pengumpulan data, penilaian,
atau pengumpulan umpan balik.

6. Penyimpanan dan Aksesibilitas: Dokumen yang dibuat atau diunggah ke Google Docs disimpan secara
aman di cloud. Ini berarti Anda dapat mengakses dokumen Anda dari mana saja dan kapan saja, asalkan
terhubung ke internet. Anda juga dapat dengan mudah berbagi dokumen dengan orang lain melalui
tautan atau mengatur izin akses.

Google Docs memiliki banyak kegunaan lainnya tergantung pada kebutuhan dan kreativitas Anda.
Dengan aksesibilitas, kolaborasi, dan fitur-fitur yang kuat, Google Docs adalah alat yang sangat berguna
dalam produktivitas dan kerja tim.
 BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Dalam makalah ini, dapat disimpulkan bahwa pengelolaan dokumen dengan menggunakan aplikasi
Google Docs memiliki banyak keuntungan dan memberikan solusi efektif dalam meningkatkan
produktivitas dan kualitas dokumen. Kolaborasi Real-time: Google Docs memungkinkan kolaborasi
secara simultan antara anggota tim. Hal ini memungkinkan pengguna untuk bekerja bersama dalam
mengedit, memberikan komentar, dan memberikan umpan balik secara langsung. Kolaborasi real-time
ini meningkatkan efisiensi dan mengurangi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan dokumen.Revisi
dan Komentar yang Mudah: Fitur revisi dan komentar dalam Google Docs memungkinkan pengguna
untuk memberikan masukan, mengusulkan perubahan, atau memperbaiki kesalahan dengan cepat. Ini
meningkatkan kualitas dokumen dengan memungkinkan kolaborasi dan pengeditan yang lebih
efektif.Sinkronisasi Otomatis: Google Docs secara otomatis menyinkronkan perubahan yang dilakukan
oleh pengguna di semua perangkat yang terhubung. Ini memastikan bahwa semua anggota tim memiliki
versi dokumen yang sama dan menghindari kebingungan atau kesalahan karena versi yang tidak
sesuai.Aksesibilitas dan Fleksibilitas: Google Docs dapat diakses dari mana saja dan kapan saja melalui
koneksi internet. Hal ini memungkinkan kolaborasi tim yang berlokasi di tempat yang berbeda atau
bekerja secara remote. Selain itu, dokumen yang disimpan di cloud memudahkan akses dan berbagi
dengan orang lain. Penghematan Biaya: Menggunakan Google Docs sebagai alat pengelolaan dokumen
dapat mengurangi biaya yang terkait dengan pembelian dan pemeliharaan perangkat lunak pengolahan
kata tradisional. Selain itu, penggunaan Google Docs juga mengurangi ketergantungan pada
penyimpanan fisik, seperti kertas dan printer.

Dengan demikian, pengelolaan dokumen dengan aplikasi Google Docs memberikan kemudahan,
efisiensi, dan fleksibilitas dalam kolaborasi tim, serta meningkatkan kualitas dan produktivitas dokumen.
Ini menjadikan Google Docs sebagai alat yang sangat berguna dalam lingkungan kerja modern.
 DAFTAR PUSTAKA

Azziz, Mohd Fariz Bin Abdul, dan Mohd Khairulazman Bin Hj Abu Bakar. "Penggunaan Google Docs Dan
Appsgeyser Dalam Proses Membangunkan Aplikasi Seluler Berunsurkan Pendidikan.

Andarujati, Rizky, dan Priati Priati. “ANALISIS PENGELOLAAN DATA MANIFEST PENUMPANG PADA
PEMERIKSAAN IMIGRASI PADA APLIKASI LINTAS IMIGRASI (APK) PADA PEMERIKSAAN IMIGRASI DI
BANDARA INTERNASIONAL HUSEIN SASTRANEGARA.” TEMATIKA: Jurnal Penelitian Manajemen
Teknologi dan Informatika 2.2 (2020): 11-16.

Yuliani, Arum. "Upaya Meningkatkan Ketuntasan Belajar Kebutuhan Akan Dokumen Melalui Penerapan
Pembelajaran Koopratif Model Student Teams Achievement Divisions (STAD) Pada Siswa Kelas XII APK-1
SMK Negeri 1 Magetan Pada Tahun Pelajaran 2010/2011." EQUILIBRIUM: Jurnal Ilmiah Ekonomi dan
Pembelajarannya 7.2 (2019): 149-164.