RENCANA KERJA OPERASIONAL (RKO)

PPIH ARAB SAUDI SEKTOR (1 s.d. 5) DI MADINAH

TAHUN 2023 M /1444 H

NO HARI / JAM LOKASI URAIAN PELAKSANA/ KET

TANGGAL KEGIATAN PJ
A. Saat di Tanah Air

1. Sabtu, tentative Asrama Haji Pondok

●Persiapan ● Direktorat Bina
20-5- 2023 Gede
berangkat ke Saudi Haji, Subdit
Arabia Bimgas, Petugas
PPIH Arab saudi
2. Minggu, tentative Bandara Soekarno
●Take off Bandara ● Direktorat Bina
21 -5- 2023 Hatta-Jeddah
Soekarno Hatta Haji, Subdit
menuju AMMA Bimgas, PPIH
Madinah Arab saudi
B. Saat tiba di MADINAH

3. Senin, tentative Bandara AMMA

● Tiba atau ● PPIH Arab Saudi
22 -5- 2023 Madinah
landing di SEKTOR 1 s.d.5
Bandara AMMA
Madinah
● Tiba di Kota
Madinah,
menuju ke
Kantor Sektor
masing-masing
dan menaruh
barang

1
 NO HARI / JAM LOKASI URAIAN PELAKSANA/ KET
TANGGAL KEGIATAN PJ
bawaannya
4. Selasa, tentative Hotel/Pemondokan PPIH Arab Saudi
● Penataan dan
23 -5- 2023 Jamaah SEKTOR 1 s.d.5
Kebersihan
Kantor Sektor
masing-masing, ● Ketua Sektor dan
pemasangan Sekretaris
spanduk selamat
datang, papan
● Ka. Sektor
nama
pengumuman,
data base ● Ketua Sektor dan
petugas kloter
Sekretaris
dll, Jadwal
Kedatangan ● Sekretaris
Jama’ah dll
● Menyelenggarak ● Ka. Sektor dan
an Rapat Sekretaris
Koordinasi dan
konsolidasi
PPIH Sektor ● Sekretaris
Madinah
persiapan
penyambutan
kedatangan
● Melengkapi ● Sekretaris dan
Struktur Pelaksana
Organisasi Akomodasi dan
Sektor (Nama, Katering

2
NO HARI / JAM LOKASI URAIAN PELAKSANA/ KET
TANGGAL KEGIATAN PJ
Tempat, Nomor
HP/WA)
● Menyampaikan
uraian tugas
masing-masing
petugas PPIH
Sektor
● Menginventarisir
kebutuhan
kelengkapan
sarana prasarana
petugas haji
berupa:
a. Ruang
kantor dan
peralatan
kerja
( komputer,
printer,
program,
kertas, tinta
dll)
b. Sarana
pendukung
lainnya
(Kontrak
Pemondokan
, Peta
Pemondokan

3
 NO HARI / JAM LOKASI URAIAN PELAKSANA/ KET
TANGGAL KEGIATAN PJ
,
transportasi,
alat
komunikasi,
blanko/form
layanan, )
● Membuat surat
permohonan ke
Daker terkait
dengan
kebutuhan
Sarpras Kantor
Sektor,
Akomodasi dan
konsumsi
petugas.
5. Selasa, tentative Hotel/Pemondokan
● Survei / ● Pelaksana
23 -5- 2023 Jamaah
Orientasi Konsumsi
lapangan
(restoran hotel
sebagai tempat
titik point
● Pelaksana
penyerahan
konsumsi Konsumsi
kepada ketua
kloter/karu/karo ● Pelaksana
m dan jalur
Konsumsi
distribusi
konsumsi).

4
 NO HARI / JAM LOKASI URAIAN PELAKSANA/ KET
TANGGAL KEGIATAN PJ
● Inventarisasi
data perusahan
catering atau
dapur serta menu
konsumsi sesuai
dengan kontrak
● Memahami
lokasi sekitar
hotel dan jalur
pendistribusian
konsumsi
6. Selasa, tentative Hotel/Pemondokan
● Menyiapkan ● Pelaksana
23 -5- 2023 Jamaah
meja penerimaan Konsumsi
distribusi
konsumsi pada
ruang restoran
hotel yang sudah
● Pelaksana
ditentukan serta
menyiapkan konsumsi dan
blanko Siskohat
penerimaan ● Siskohat
konsumsi dari
(faturoh)
● Mendapatkan
● Pelaksana
jadwal
Transportasi,
kedatangan
jamaah dari Katering,Linjam,K
esehatan dan

5
NO HARI / JAM LOKASI URAIAN PELAKSANA/ KET
TANGGAL KEGIATAN PJ
Seksi Akomodasi
Kedatangan dan
● Ka. Sektor,
Kepulangan dari
Daker Madinah Sekretaris, dan
Korwil Perumahan
● Mendapatkan
jadwal
penempatan
● Pelaksana
akomodasi
jamaah haji Konsumsi
Indonesia di
Madinah dari ● Pelaksana
Seksi
Konsumsi
Perumahan dan
Penempatan
● Mendapatkan
● Pelaksana
data dan jadwal
Konsumsi
kedatangan
kloter dari seksi
akomodasi
Daker Madinah
● Pelaksana
● Melakukan Konsumsi
koordinasi dan
pemantapan
jadwal ● Pelaksana
kedatangan Konsumsi,
jamaah haji akomodasi,
dengan seksi transportasi,

6
NO HARI / JAM LOKASI URAIAN PELAKSANA/ KET
TANGGAL KEGIATAN PJ
transportasi, kesehatan
seksi katering,
Seksi Linjam,
kesehatan,
Akomodasi .
● Menyusun tim
penyambutan
dan pelayanan
kedatangan
jamaah haji di
Madinah
● Memastikan Tim
Konsumsi telah
melakukan
survei kesiapan
konsumsi
(tempat restoran
penerimaan
konsumsi dari
perusahaan
catering)
● Tim Konsumsi
berkoordinasi
dengan Seksi
Konsumsi Daker
dan Layanan
siskohat sektor
tentang jumlah

7
 NO HARI / JAM LOKASI URAIAN PELAKSANA/ KET
TANGGAL KEGIATAN PJ
jamaah dalam
kloter
kedatangan dari
Bandara AMMA
Madinah
● Tim Konsumsi
menyiapkan
blanko tanda
terima konsumsi
(faturoh) dan
buku kendali
penerimaan
konsumsi untuk
tiap kloter
● Membagi tugas
dalam
Membantu
penyambutan
Kedatangan
Jamaah dari
Bandar AMMA
Madinah dan
persiapan
pelayanan
konsumsi
C. Penerimaan Kedatangan Jamaah Haji di Madinah

7. Rabu s.d. Rabu 24 tentative Gelombang I dari

● Menerima dan ● Pelaksana
Mei s.d. 7 Juni Tanah Air

8
NO HARI / JAM LOKASI URAIAN PELAKSANA/ KET
TANGGAL KEGIATAN PJ
2023 ( 4-18 mengarahkan Konsumsi
Dzulqa’idah distribusi
1444M) Konsumsi dari
perusahaan
catering/dapur
● Pelaksana
catering ke
ruangan restoran Konsumsi
yang sudah
disediakan ● Pelaksana
sebelum jamaah
Konsumsi dan
tiba di hotel atau
petugas distribusi
pemondokan
perusahaan
● Melakukan test katering
meal terhadap ● Pelaksana
konsumsi yang
Konsumsi
diterima dari
perusahaan
catering/dapur ● Pelaksana
catering Akomodasi,
● Membuat Pelaksana
Transportasi,
tandaterima
Kesehatan dan
penyerahan
Pelaksana
konsumsi dari
Konsumsi.
perusahaan
catering/dapur
catering ● Pelaksana
konsumsi
● Mendata jumlah

9
NO HARI / JAM LOKASI URAIAN PELAKSANA/ KET
TANGGAL KEGIATAN PJ
jamaah bersama
● Pelaksana
ketua kloter
untuk proses Konsumsi dan
pembagian ketua kloter
konsumsi ● Pelaksana
selamat datang
Konsumsi
● Bus tiba,
sebelum jamaah ● Pelaksana
turun dari bus,
Konsumsi
Petugas
penyambutan
masuk Bus dan ● Pelaksana
mengingatkan Konsumsi
jamaah tentang
kondisi lokasi
hotel,
masjid,restoran
terdekat dan
cuaca di Makkah
untuk antisipasi
agar jamaah
tidak tersesat
dan terluka.
● Mengarahkan
ketua kloter
untuk untuk
menerima
konsumsi pada
tempat restoran

10
NO HARI / JAM LOKASI URAIAN PELAKSANA/ KET
TANGGAL KEGIATAN PJ
yang sudah
disiapkan
● Membuat tanda
terima
penyerahan
konsumsi dari
ketua kloter ke
petugas
konsumsi
● Membuat
laporan tanda
terima konsumsi
(faturoh) ke
petugas
konsumsi Daker
Makkah
● Membuat
laporan harian
konsumsi untuk
dilaporkan ke
kasektor dan
tembusan ke
Daker
● Membuat
catatan tentang
layanan
konsumsi

11
 NO HARI / JAM LOKASI URAIAN PELAKSANA/ KET
TANGGAL KEGIATAN PJ
(apabila terjadi
complain
tentang layanan
konsumsi
dengan
dibuatkan berita
acaranya,testimo
ni jamaah
tentang layanan
dan menu
konsumsi)
Selama petugas di Madinah
8.
● Apel pagi rutin ● Linjam

● Menerima ● Ka. Sektor,

laporan harian Sekretaris, dan
dari Pembimbing
petugas kloter Ibadah
(TPHI dan
● Ka. Sektor dan
TPIHI)
Sekretaris
● Menerima tamu
kunjungan (BPK
● Ka. Sektor dan
RI, BPS, KPHI,
ITJEN, dll) Sekretaris
● Melakukan rapat
● Ka. Sektor dan
evaluasi harian
dan mingguan Sekretaris
pelayanan dan Pelaksana
Akomodasi

12
NO HARI / JAM LOKASI URAIAN PELAKSANA/ KET
TANGGAL KEGIATAN PJ
jamaah haji di
Madinah
● Ka. Sektor,
● Melakukan Sekretaris dan
koordinasi Penghubung
dengan sektor Maktab
lain dan Kasi
● Ka. Sektor dan
Perumahan
dalam hal Sekretaris
pemondokan ● Ka. Sektor dan
jamaah yang
Sekretaris
terpecah menjadi
dua sektor
● Ka. Sektor dan
● Melakukan
Sekretaris
koordinasi dan
konsultasi
dengan Daker
● Melakukan
pertemuan ● Pembimbing
dengan Maktab
Ibadah dan Linjam
● Menghadiri
rakor di Daker ● Pembimbing
Madinah
Ibadah dan Linjam
● Laporan
perkembangan
pelayanan
Jama’ah ke
Daker

13
NO HARI / JAM LOKASI URAIAN PELAKSANA/ KET
TANGGAL KEGIATAN PJ
● Membagi tugas
piket secara
bergantian Ketua
Kloter dan
TPIHI atau
TPHD yg
ditunjuk
ditempatkan di
dkt recepsionis
hotel sbg
konsultan,
informan kpd
jamaah serta
menerima
catering dari
Daker
● Melaksanakan
Bimbingan,
pelayanan dan
perlindungan
Jam’aah haji di
wilayah sektor
Madinah, secara
berkala.
● Visitasi ke
pemondokan
Jama’ah, dengan
terjadwal

14
 NO HARI / JAM LOKASI URAIAN PELAKSANA/ KET
TANGGAL KEGIATAN PJ
● Pelaksana
Linjam
mengadakan
patroli
keamanan di
pemondokan
jamaah wilayah
sector Madinah
9. Jumat s.d. jumat , Gelombang I Dari
● Kasektor ● Ka. Sektor dan
2 s.d.16 Juni 2023 Madinah ke Makkah
(13 s.d. 27 berkordinasi Pelaksana
zulqaidah 1444M) kesiapan layanan transportasi dan
transportasi pada Kesehatan
seksi
● Ka. Sektor
Transportasi
Daker Madinah

● Kasektor
● Ka. Sektor
berkordinasi
dengan Seksi
Pelayanan
keberangkatan ● Pelaksana
dari Madinah ke
transportasi
Makkah, dan
Seksi
Transportasi
Daker Madinah ● Pelaksana
dalam hal Konsumsi
terdapat jamaah

15
NO HARI / JAM LOKASI URAIAN PELAKSANA/ KET
TANGGAL KEGIATAN PJ
yang tidak dapat
berangkat karena
● Pelaksana
sakit.
Konsumsi
● Kasektor
berkordinasi
dengan Sektor
lain dalam hal
apabila terdapat
jamaah yang
hotelnya
terpecah menjadi
dua atau tiga
hotel.
● Kasektor
berkoordinasi
pada seksi
transportasi atas
permasalahan
yang didapatkan
dalam
pemberangkatan
jamaah dari
Madinah Ke
Makkah.
● Kasektor
berkoordinasi
pada seksi
konsumsi dalam

16
 NO HARI / JAM LOKASI URAIAN PELAKSANA/ KET
TANGGAL KEGIATAN PJ
penyaluran
layanan
konsumsi
berjalan dengan
lancer atau ada
yang mengalami
hambatan
● Kasektor
memastikan
jamaah yang
akan berangkat
kemakkah
menerima
konsumsi
selamat jalan

10. Minggu 18 Juni Petugas dari

● Kasektor ● Linjam dan
2023 Madinah Menuju
Makkah persiapan memastikan pelaksana layanan
Armuzna semua jamaah terkait
sudah bersih di
hotel atau
pemondokan
● Seluruh PPIH
untuk proses
pemberangkatan Arab Saudi
ke kota makkah SEKTOR 1 s.d.11
persiapan dan sektor masjidil
armuzna haram
● Persiapan

17
NO HARI / JAM LOKASI URAIAN PELAKSANA/ KET
TANGGAL KEGIATAN PJ
Umrah Wajib
bagi petugas
● Pelaksana
(Mandi,
memakai Konsumsi
pakaian ihram,
shalat sunah
ihram, niat
ihram)
● Naik kendaraan
menuju Makkah
dengan menjaga
larangan ihram
dengan
menggambil niat
umrah miqat di
Bir Ali
● Kasektor
berkoordinasi
pada seksi
konsumsi dalam
pendistribusian
konsumsi
petugas selama
perjalanan
menuju kota
Makkah

18
 NO HARI / JAM LOKASI URAIAN PELAKSANA/ KET
TANGGAL KEGIATAN PJ
D. Saat di Mina (SATOP WILAYAH MADINAH)

11. Rabu, 28-06-2023 04.00

● Membantu ● Linjam dan
(10 Dzulhijjah 1444 WAS
H) jamaah turun dari seluruh pelaksana
bus bus terkait
● Membantu
penempatan
jamaah di tenda
mina ● Linjam dan
seluruh pelaksana
● Memantau
terkait
sebagian jamaah
yang ● Linjam dan
melaksanakan seluruh pelaksana
mabit secara terkait
madiri di luar
● Linjam dan
tenda mina
Pelaksana
● Mengatur jamaah konsumsi
menempati kemah
sesuai dengan
kelompok
masing-masing
● Memberi petunjuk
tentang arah
kiblat dan tempat
wudhu dan toilet
● Memantau

19
 NO HARI / JAM LOKASI URAIAN PELAKSANA/ KET
TANGGAL KEGIATAN PJ
pembagian
katering
● Rakor dengan
Karom dan Karu
tentang
pelaksanaan
lempar jumrah
Aqobah
12. 14.00
● Mengatur ● Seluruh Pelaksana
WAS
Jamaah untuk terkait
kelancaran
kegiatan lempar
● Pembimbing
jumrah Aqobah
Ibadah dan
● Mengkoordinasi Pelaksana layanan
kan badal
jumroh bagi
yang
berhalangan
13. 19.00 WAS
● Memantau ● Seluruh pelaksana
proses layanan
keberangkatan
jamaah untuk
melaksanakan
jumrah aqobah
14. Kamis-Jumat/ 29 06.00
● Mengatur ● Seluruh Pelaksana
s.d. 30-06-2023
(11,12 pelaksanaan layanan
jamarat sesuai

20
NO HARI / JAM LOKASI URAIAN PELAKSANA/ KET
TANGGAL KEGIATAN PJ
Dzulhijjah1444 H) jadwal
● Membantu
visitasi
kesehatan
jamaah selama
di Mina ● Pelaksana
Katering, Linjam
● Mendata jamaah
yang akan
melakukan nafar
awal
● Koordinasi
dengan sektor
Mina untuk
kendaraan bagi
jamaah nafar
awal dan
melaporkan ke
PPIH
● Mengatur
jamaah untuk
kembali ke
makkah nafar
awal
● Mengawasi
pembagian
konsumsi yang
dikelola oleh

21
 NO HARI / JAM LOKASI URAIAN PELAKSANA/ KET
TANGGAL KEGIATAN PJ
syarikah pada
setiap maktab
Jemaah haji
15. Sabtu, 06.00 Di Mina
● Membantu ● Seluruh pelaksana
01-06-2023
(13 Dzulhijjah 1444 visitasi layanan
H) kesehatan
jamaah
16.00 Di Mina ● Mengatur
pelaksanaan
jamarat pada ● Pelaksana
sore hari setelah Katering, Linjam
ashar
● Mengatur
jamaah nafar
tsani yang akan
naik bis ke
Mekkah
● Mengawasi
pembagian
konsumsi yang
dikelola oleh
syarikah pada
setiap maktab
Jemaah haji
● Jama’ah
diberangkatkan
menuju Makkah

22
 NO HARI / JAM LOKASI URAIAN PELAKSANA/ KET
TANGGAL KEGIATAN PJ
E. Kedatangan Jamaah Gelombang II dari Makkah ke Madinah

16. Sabtu s.d. Sabtu, Gelombang II dari

● Menerima dan ● Pelaksana
10 s.d.24 Juli 2023 Makkah ke Madinah
(22 zulqaidah mengarahkan Konsumsi
1444M) distribusi
Konsumsi dari
perusahaan
catering/dapur
● Pelaksana
catering ke
ruangan restoran Konsumsi
yang sudah
disediakan ● Pelaksana
sebelum jamaah
Konsumsi dan
tiba di hotel atau
petugas distribusi
pemondokan
perusahaan
● Melakukan test katering
meal terhadap ● Pelaksana
konsumsi yang
Konsumsi
diterima dari
perusahaan
catering/dapur ● Pelaksana
catering Akomodasi,
● Membuat Pelaksana
Transportasi,
tandaterima
Kesehatan dan
penyerahan
Pelaksana
konsumsi dari
Konsumsi.
perusahaan
catering/dapur

23
NO HARI / JAM LOKASI URAIAN PELAKSANA/ KET
TANGGAL KEGIATAN PJ
catering
● Pelaksana
konsumsi
● Mendata jumlah
jamaah bersama
ketua kloter
● Pelaksana
untuk proses
pembagian Konsumsi dan
konsumsi ketua kloter
selamat datang ● Pelaksana
● Bus tiba, Konsumsi
sebelum jamaah
turun dari bus, ● Pelaksana
Petugas
Konsumsi
penyambutan
masuk Bus dan
mengingatkan ● Pelaksana
jamaah tentang Konsumsi
kondisi lokasi
hotel,
masjid,restoran
terdekat dan
cuaca di Makkah
untuk antisipasi
agar jamaah
tidak tersesat
dan terluka.
● Mengarahkan
ketua kloter

24
NO HARI / JAM LOKASI URAIAN PELAKSANA/ KET
TANGGAL KEGIATAN PJ
untuk untuk
menerima
konsumsi pada
tempat restoran
yang sudah
disiapkan
● Membuat tanda
terima
penyerahan
konsumsi dari
ketua kloter ke
petugas
konsumsi
● Membuat
laporan tanda
terima konsumsi
(faturoh) ke
petugas
konsumsi Daker
Makkah
● Membuat
laporan harian
konsumsi untuk
dilaporkan ke
kasektor dan
tembusan ke
Daker

25
 NO HARI / JAM LOKASI URAIAN PELAKSANA/ KET
TANGGAL KEGIATAN PJ
● Membuat
catatan tentang
layanan
konsumsi
(apabila terjadi
complain
tentang layanan
konsumsi
dengan
dibuatkan berita
acaranya,testimo
ni jamaah
tentang layanan
dan menu
konsumsi)

Pemulangan Jamaah Gelombang II dari Madinah ke Tanah Air

17. Rabu s.d. Rabu, Pemulangan
● Menerima ● Siskohat dan
19 Juli s.d. 02 Gelombang II Ke
Agustus 2023 Tanah Air jadwal Pelaksana
(01 s.d. 15 keberangkatan transportasi
Muharram 1444 H) dari Seksi Yan
● Ka. Sektor dan
transportasi
Daker Madinah Sekretaris
● Membentuk tim
● Kasektor dan
pelayanan
kepulangan Pelaksana
Jemaah melalui Layanan terkait
bandara AMMA

26
NO HARI / JAM LOKASI URAIAN PELAKSANA/ KET
TANGGAL KEGIATAN PJ
Madinah
● Pelaksana
● Kasektor Katering
berkoordinasi
dengan petugas
kloter tentang
● Pelaksana
jadwal
kepulangan Katering
Jemaah melalui
bandara AMMA
Madinah
● Seksi Katering ● Ka. Sektor dan
PPIH sektor Pelaksana
Madinah transportasi dan
memastikan Kesehatan
pendistribusian ● Ka. Sektor
catering berjalan
dengan lancar
dan tidak ada
hambatan.
● Seksi katering ● Ka. Sektor
PPIH sektor
Madinah
memastikan ● Pelaksana
seluruh jemaah Konsumsi
sudah
mendapatkan
makan dan
memastikan ● Linjam dan

27
NO HARI / JAM LOKASI URAIAN PELAKSANA/ KET
TANGGAL KEGIATAN PJ
tidak ada pelaksana layanan
makanan yang terkait
rusak/basi
● Linjam dan
● Kasektor pelaksana layanan
berkordinasi terkait
kesiapan layanan
transportasi pada
● Kasektor dan
seksi
Transportasi Sekretaris
Daker Madinah
● Kasektor dan
● Kasektor Sekretaris
berkordinasi
dengan Seksi
Pelayanan
Kepulangan, dan
Seksi
Transportasi
Daker Madinah
dalam hal
terdapat jamaah
yang tidak dapat
berangkat karena
sakit atau
passport
bermasalah.
● Kasektor

28
NO HARI / JAM LOKASI URAIAN PELAKSANA/ KET
TANGGAL KEGIATAN PJ
berkoordinasi
pada seksi
transportasi atas
permasalahan
yang didapatkan
dalam
kepulangan
Jemaah melalui
bandara AMMA
Madinah.
● Kasektor
berkoordinasi
pada seksi
konsumsi dalam
penyaluran
layanan
konsumsi
berjalan dengan
lancer atau ada
yang mengalami
hambatan
● Tim
Transportasi
berkoordinasi
dengan sektor
Jeddah dan
Madinah
memastikan
Jamaah Haji

29
NO HARI / JAM LOKASI URAIAN PELAKSANA/ KET
TANGGAL KEGIATAN PJ
masuk terminal
Jeddah /
Madinah
● Tim
Perlindungan
Jamaah
melakukan
sweeping di
kamar-kamar
pemondokan
untuk
mengantisipasi
jamaah atau
barang tertinggal
● Penimbangan
Koper dan
barang bawaan
lainnya tidak
melibihi
ketentuan
penerbangan.
● Kasektor
melaporkan
keberangkatan
jamaah kepada
Daker Makkah

Makkah, April 2023

30
 SEKTOR (1 s.d. 5) MADINAH

Kepala Seksi Konsumsi Sekretaris

…………………… …………….

31