GUIDELINE

DELEGASI DEPARTMENT IAAS LC UGM

LOCAL COMMITTEE CONFERENCE 2023

A. Gambaran Umum
Local Committee Conference (LCC) merupakan kekuasaan tertinggi tingkat local
committee yang berbentuk sidang musyawarah anggota kelembagaan tingkat local
committee. LCC dilaksanakan setahun sekali pada akhir kepengurusan dan dihadiri oleh
seluruh member aktif IAAS LC UGM. LCC memiliki kekuasaan dan wewenang untuk
memilih, mengangkat, dan memberhentikan Board serta CCLC, meminta laporan
pertanggungjawaban Board, serta menetapkan Pedoman Kerja Organisasi (PKO) dan
Pedoman Kerja Teknis Organisasi (PKTO) tingkat local committee. Rangkaian Local
Committee Conference terdiri atas pembahasan dan penetapan amandemen Pedoman Kerja
Organisasi (PKO) dan Pedoman Kerja Teknis Organisasi (PKTO) untuk tahun
kepengurusan berikutnya; pembacaan LPJ/annual report dari big events committee, Board,
dan CCLC dilanjutkan pembahasan dan penetapan LPJ/annual report oleh forum sidang;
serta pencalonan, pemilihan, dan penetapan Board dan CCLC dilanjutkan dengan serah
terima jabatan.

B. Tugas Delegasi Department

Delegasi Department memiliki beberapa tugas dalam pelaksanaannya:
1. Melakukan fiksasi baik dari segi substansi maupun redaksi terhadap rancangan
PKO/PKTO yang akan disahkan dalam Local Committee Conference.
2. Melakukan pembacaan LPJ/annual report dari big events committee, Board, dan
CCLC dilanjutkan pembahasan dan penetapan LPJ/annual report oleh forum
sidang.
3. Menyiapkan calon untuk pencalonan, pemilihan, dan penetapan Board dan
CCLC dilanjutkan dengan serah terima jabatan.
C. Hak dan Kewajiban Delegasi Department
Delegasi Department dari masing-masing Department IAAS LC UGM memiliki
beberapa hak dan kewajiban dalam pelaksanaannya:
1. Keputusan atau hasil akhir yang diperoleh dari Forum Delegasi bersifat mutlak
dan tidak dapat diganggu gugat ketika Local Committee Conference berlangsung
dengan alasan apapun
2. Forum Delegasi berhak mengubah konten PKO/PKTO sesuai aspirasi yang
diterima dari semua anggota forum
3. Aspirasi atau pengajuan terkait PKO/PKTO yang diterima hanyalah yang
disampaikan oleh Delegasi dari setiap Department masing-masing dalam Forum
Delegasi Local Committee Conference
4. Hanya anggota Delegasi Department yang memiliki hak suara dalam Local
Committee Conference ketika akan disahkannya rancangan PKO/PKTO yang
telah dibuat bersama
5. Delegasi wajib menyelesaikan rancangan PKO/PKTO yang akan disahkan dalam
Local Committee Conference sesuai waktu yang ditentukan dalam Forum
Delegasi Department
6. Delegasi Department wajib menginformasikan kepada seluruh anggota
Department masing-masing bahwa tidak akan ada pembahasan kembali terkait
PKO/PKTO dalam pleno Local Committee Conference atas alasan apapun
7. Masa aktif Delegasi Department Local Committee Conference berakhir
bersamaan pelaksanaan Local Committee Conference
D. Keanggotaan Delegasi Department
Hal-hal terkait keanggotaan Delegasi Department:
1. Delegasi Department merupakan anggota dari masing-masing Department yang
bersifat mewakili Department tersebut, dengan jumlah minimal 6 orang yang
terdiri atas:

Delegasi Jumlah

Codept 1

Admin Assistant & Manager 2

Member IOP 14 atau 15* 2

Member IOP 16** 1-5

*) Delegasi memiliki kapabilitas untuk mengikuti forum LCC secara aktif
**) Non panitia LCC (minimal 1 perwakilan)
2. Setiap Department wajib mendelegasikan anggotanya untuk menjadi anggota
Forum Delegasi.
3. Setiap Department wajib membayar Commitment Fee sebesar Rp 50.000.
4. Setiap Delegasi Department wajib membayar Delegates Fee sebesar Rp 30.000.
5. Anggota Forum Delegasi wajib menandatangani surat pernyataan sepakat bahwa
keputusan akhir dari Forum Delegasi bersifat mutlak dan tidak dapat diganggu
gugat sehingga tidak perlu ada pembahasan kembali.

E. Mekanisme Pembayaran Commitment Fee dan Delegates Fee

Mekanisme pembayaran Commitment Fee untuk setiap Department dan
Delegates Fee untuk masing-masing Delegasi Department dapat dilakukan dengan salah
satu metode pembayaran sebagai berikut:
1. Shopeepay A.N @asayarigutamanarendra : 0812700010
2. Bank BCA A.N Zephaniah Marceila Maelissa : 7402012113

F. Mekanisme Perizinan Local Committee Conference 2023

Delegasi Department yang berhalangan hadir atau hanya dapat menghadiri
 sebagian diwajibkan untuk melakukan pengajuan perizinan dengan alasan yang jelas dan
logis. Dengan itu, delegasi dapat melakukan pengajuan izin dengan mekanisme sebagai
berikut:
1. Mengunduh surat perizinan sesuai dengan format yang telah disediakan. Format
surat perizinan dapat diakses dalam link berikut
Surat Pengajuan Izin Delegasi LCC
2. Mengisi surat perizinan sesuai dengan alasan ketidakhadiran dan meminta
persetujuan dari Local Committee Director (Aditya Gustami: 081228297575).
3. Mengirimkan surat perizinan yang telah disetujui oleh LCD kepada narahubung
LCC maksimal H-1 dari tanggal ketidakhadiran delegasi.
Delegasi yang mengajukan surat perizinan dan telah disetujui oleh Local Committee
Director, serta telah mengirimkan surat tersebut kepada narahubung LCC maksimal
H-1, maka dianggap hadir dalam forum (TIDAK berpengaruh terhadap pengurangan
Commitment Fee). Bagi delegasi yang berhalangan hadir atau hanya dapat menghadiri
sebagian, tetapi tidak mengikuti mekanisme perizinan tersebut, maka delegasi tidak
dianggap hadir.

G. Rincian Fee LCC 2023, Kehadiran untuk Commitment Fee, dan Delegates Fee
Acara Local Committee Conference IAAS LC UGM

A. Rincian Fee LCC 2023

Rincian Total

Commitment fee (Per Department) Rp. 50.000

Delegates fee (Per Delegasi) Rp. 30.000

B. Rincian Kehadiran untuk Commitment Fee

Kehadiran Refund Fee

100% Rp. 50.000

86%-99% Rp. 45.000

71%-85% Rp. 40.000

 50%-70% Rp. 35.000

< 50% Rp. 0

C. Rincian Delegates Fee

Rincian Harga

Konsumsi (15 Desember) Rp. 5.000

Snack Box 1x

Konsumsi (16 Desember) Rp. 16.500

Makan Berat 2x

Konsumsi (17 Desember) Rp. 16.500

Makan Berat 2x

Total Rp. 38.000

Pengurangan delegates fee (subsidi Rp. 8.000

IAAS LC UGM)

Total delegates fee Rp. 30.000

H. Rundown Local Committee Conference 2023

Kamis, 14 Desember 2023
Online (18.15 - 22.00)

Waktu Kegiatan

18.15 - 18.45 Open Gate

18.45 - 20.00 Sidang Pembukaan

20.10 - 21.50 Sidang Pleno I

21.50 - 21.55 Penutupan Sidang Pleno I (Skorsing)

21.55 - 22.00 Penutupan

Jumat, 15 Desember 2023

Offline (14.15 - 20.00)

Waktu Kegiatan

14.15 - 14.45 Open Gate

14.50 - 15.25 Pembukaan Sidang Pleno I Lanjutan

(Pencabutan Skorsing) dan Lanjutan Sidang
Pleno I

15.25 - 16.00 ISHO

16.00 - 17.30 Sidang Pleno II

17.30 - 18.30 ISHOMA

18.30 - 19.30 Lanjutan Sidang Pleno II

19.30 - 19.35 Penundaan Sidang Pleno II (Skorsing)

19.35 - 20.00 Penutupan

Sabtu, 16 Desember 2023

Offline (08.00 - 18.40)

Waktu Kegiatan

08.00 - 08.45 Open Gate

08.45 - 12.10 Pembukaan Sidang Pleno II Lanjutan

(Pencabutan Skorsing) dan Lanjutan Sidang
Pleno II
 12.10 - 12.55 ISHOMA

12.55 - 15.30 Lanjutan dan Penutupan Sidang Pleno II

15.30 - 16.00 ISHO

16.00 - 17.30 Sidang Pleno III

17.30 - 17.35 Penundaan Sidang Pleno III (Skorsing)

17.35 - 18.40 Penutupan

Minggu, 17 Desember 2023

Offline (08.00 - 20.00)

Waktu Kegiatan

08.00 - 08.45 Open Gate

08.45 - 12.15 Pembukaan Sidang Pleno III Lanjutan

(Pencabutan Skorsing) dan Lanjutan Sidang
Pleno III

12.15 - 13.00 ISHOMA

13.00 - 17.20 Lanjutan Sidang Pleno III

17.20 - 18.15 ISHOMA

18.15 - 19.40 Lanjutan Sidang Pleno III

19.40 - 19.45 Penundaan Sidang Pleno III & LCC

19.45 - 20.00 Penutupan

*keterangan: Sidang Pleno I: penetapan amandemen PKO/PKTO; Sidang Pleno II:

pembacaan dan penetapan LPJ; Sidang Pleno III: pencalonan dan pemilihan Board dan
CCLC.
I. Perlengkapan dan Dresscode Delegasi
Bagi setiap Delegasi Department, diwajibkan untuk mempersiapkan
perlengkapan pribadi serta Dresscode pada rangkaian acara Local Committee
Conference 2023 sebagai berikut:
A. Perlengkapan pribadi yang dianjurkan untuk dibawa seperti:
1. Air minum dengan tumbler atau tempat minum
2. Alat ibadah
3. Payung atau jas hujan
B. Dresscode
1. Hari ke - 1 (Online) : Atasan Berkerah
2. Hari ke - 2 (Offline) : Atasan batik + Jaket IAAS
3. Hari ke - 3 (Offline) : Atasan berkerah + Almet UGM
4. Hari ke - 4 (Offline) : Atasan putih + Almet UGM

J. Batas Waktu Pengiriman Nama Delegasi dan Pembayaran Commitment Fee +

Delegates Fee
Seluruh Delegasi Department diwajibkan untuk mengisi dan mengumpulkan
Surat Delegasi, juga membayar penuh Commitment Fee dan Delegates Fee yang
disertakan dengan tanda bukti baik melalui screenshot atau foto yang jelas, kepada
Contact Person di bawah paling lambat pada hari Senin, 11 Desember 2023 pukul 23.59
WIB. Surat Delegasi dapat diakses melalui link berikut
Surat Pernyataan Delegasi LCC 2023

Catatan:
● Delegasi Department dapat menghubungi panitia Local Committee Conference
2023, untuk memudahkan dalam berkomunikasi, penyerahan surat delegasi dan
tanda bukti, atau perizinan jika berhalangan hadir dalam Local Committee
Conference 2023:
Contact Person : Lubna Rofiq (+628993954385)