A3 Report

Name & NIK : Putra Kandung Widyanto (310780) ; Ihsan Ilahi (310789) ; Thoharoh Ernawati (310628)
Department : Delivery

Judul : Meningkatkan efisiensi, akurasi, dan mengurangi resiko koreksi/revisi dengan sistem query database pada pengolahan setiap report di Departemen Delivery

Ketua : Putra Kandung Widyanto (310780)

Anggota : Ihsan Ilahi (310789) ; Thoharoh Ernawati (310628)

1. Identifikasi Masalah 4. Step & Timeline Penanggulangan

NO ROOT CAUSE
Terdapat kesalahan mulai dari miss-typing hingga kalkulasi data dalam penyusunan laporan, karena setiap bentuk laporan
dibuat secara manual pada lembar kerja (sheet) satu per satu, maka tindakan input data satu per satu pada masing- Fatigue oleh penginputan berulang
1
masing sheet sehingga beberapa kali memerlukan revisi untuk kesalahan ketik tersebut, ketidaksesuain dengan data data yang sama
Kalkulasi manual satu persatu
aktual, kesalahan perhitungan data, dan menambah waktu dalam penyusunan serta memperbesar tingkat kekeliruan 2 - Menginput pada sheet tersebut untuk seca ra konsolida si sehingga data satu dengan data yang la innya saling
dokumen yang tidak terintegrasi
yang berbanding lurus dengan semakin banyaknya data yang diolah
Tidak paham cara menyatukan data
3
yang saling berkaitan
Juli Agustus September Oktober November Desember
LANGKAH PIC
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
- Menyusun dan mengelompoka n data yang selalu diinput berulang
- Membuat fungsi a gar da ta tercopy hanya dengan sekali input
- Membuat sheet ya ng berisi tipe data yang sesua i untuk bisa dikalkulasi dengan fungsi Ikhsan
terhubung
- Training untuk memahami tipe-tipe data dan dasar penyusunan data yang dapa t diolah oleh sebuah fungsi
- Mulai merapihkan setia p input data ke cell yang sesua i dengan tipe data nya ma sing-masing

- Data yang disusun dan untuk dapat dikena li oleh sistem, diseragamkan dengan membentuk database
Erna &
- Mengingat penarikan da ta ERP terformat dalam csv dan xls, maka pemilihan da tabase disusun da lam format
Ketidakseragaman tipe data yang under excel xls yang sederhana untuk memudahkan integrasi, bukan dengan database yang dikena l seperti Putra
4
diolah mySQL, Oracle, atau Postgre yang lebih rumit dala m kompabilitasnya dengan sistem ya ng sudah ada
- Membentuk database dengan data raw ya ng rapih, seragam dengan tipe datanya ma sing-masing, logis dan
terstruktur untuk bisa diolah sebuah sistem untuk menggenerate report nya secara otomatis

Tidak adanya sistem yang dapat
5 Putra
mengakomodasi
2. Latar Belakang Masalah
- Membuat sistem dari da tabase yang sudah dibuat dengan suatu platform
- Menggunaka n platform dengan syarat yang memiliki fungsi "Query" seperti Microsoft Power BI, Jasper,
Tablea u, atau Crystal Report ya ng ma mpu link ke databa se xls, dengan fitur OLE
- Digunakan satu platform dari beberapa pilihan tersebut yaitu Crystal Report untuk sistem yang mengola h dan
menggenerate laporan da ri database dalam format xls. Karena Crystal report memiliki fitur link DAO dan OLE
yang dapat mengenali da tabase dala m format xls
- Setiap form lapora n di departemen delivery, dibuat template reportnya di crystal report. Diisi setiap field dan
data ya ng diperluka n dipa nggil denga n query yang tepat
- Metode penyusunan laporan tidak lagi ketik manual sa tu sheet untuk satu laporan, melainkan seluruh data
a da diinput dalam databa se xls - lalu lapora n digenerate dengan crystal report dengan satu kali klik "refresh"
maka data ya ng baru saja terinput akan otomatis tersusun di dalam masing-masing template laporan ya ng
sudah dibuat

Standar seharusnya:
Setiap data dari laporan memeiliki akurasi ketepatan data 100% tanpa ada kesalahan dari faktor human error dalam
pengolahan dan kalkulasi yang masih secara manual. Memiliki data yang terstruktur pada lembar kerja, yang dapat
dikenali oleh sebuah sistem agar memudahkan pencarian dan penarikan per record untuk penyusunan laporan secara
otomatis. Menyusun data dengan sistematis yang kompak dalam bentuk database, yang dapat dikenali urutan data
berdasarkan waktu, tipe data, dan jenis/kelompok data lainnya. Sehingga meminimalisir kesalahan input yang berkali-kali
pada setiap masing-masing laporan, menghemat waktu penyusunan, dan meningkatkan akurasi data yang diolah

Dampak Masalah:
Ketidaktepatan laporan menyebabkan informasi yang tidak sesuai, sehingga mempengaruhi dalam pertimbangan
pengambilan keputusan/kebijakan selanjutnya, juga dapat mempengaruhi poin kinerja dalam aspek yang terdapat di KPI
karena koreksi dan ketidaksesuaian informasi dari hasil laporan yang tidak tepat

Penentuan Target 5. Follow Up & Evaluasi Hasil

Apa: Before/After:
Semua laporan yang masih disusun manual, agar segera dibuat menggunakan suatu sistem yang dapat meng-Generate
Perbandingan Kondisi
otomatis dari data yang diinput setiap harinya yang sesuai dengan susunan data yang terstruktur. NO ROOT CAUSE
Berapa: Before After
Dokumen Laporan dalam departemen delivery, diantaranya: Fatigue oleh penginputan -Screentime tinggi hanya untuk input lapo ran satu per - Input data seluruh lapo ran ke dalam database XLS hanya 30 menit,
- Packinglist Pemuatan Barang (Doc No: 19/DEL/06.2021.Rev.01) 1 satu secara manual untuk keseluruhan lapo ran dalam sehari
- Perintah Pemuatan Barang (Doc No: 20/DEL/06.2021.Rev.00) berulang data yang sama - Revisi karena kesalahan input sering terjadi - Revisi lebih jarang terjadi
- Kalkulasi sudah dilakukan terintegrasi o leh crystal repo rt dalam setiap
- Jadwal Pengiriman (Doc No: 21/DEL/06.2021.REV.00) - Fungsi kalkulasi pada setiap sheet lapo ran tersebar
- Tanda Terima Dokumen Surat Jalan (Doc No: 22/DEL/09.2022.Rev.01) Kalkulasi manual satu persatu tidak terkait dan terintegrasi
template per lapo ran
2 - Terkadang miss-kalkulasi karena cell yang berubah
- Tidak lagi menghawatirkan kesalahan fungsi, tidak perlu lagi
- Laporan Harian Pengiriman (Doc. No: 24/DEL/09.2021.Rev.00) dokumen yang tidak terintegrasi o leh penginputan atau pemfo rmatan
pemfo rmatan atau perapihan layo ut dsb, karena semuanya seudah
- Yearly Monthly Report (Doc No: 26/DEL/09.2021.Rev.00) digenerate secara o to matis
- Data satu dan data lainnya berpencar
Tidak paham cara menyatukan - Waktu yang diperlukan untuk mencari satu data pada
- Data semua terstruktur di database XLS dalam satu file
Kapan: 3 waktu tertentu, memakan waktu yang lama dan rumit
- Waktu yang diperlukan untuk mencari atau memfilter data yang
Adaptasi dalam penerapan satu tahun berjalan tahun Januari 2023 s/d Desember 2023 data yang saling berkaitan karena banyaknya data yang terpencar masing-masing
dibutuhkan menjadi cepat dan efisien
Lampiran:
Ketidakseragaman tipe data yang - Satu ko lo m berisi tipe data lebih dari satu, berisi merge
- Satu ko lo m berisi satu tipe data yang sama dan seragam
4 cell, atau macam lainnya
- M udah mengo lah dan mengkalkulasi data yang sudah ho mo gen
diolah - Setiap cell berisi banyak fungsi yang tidak seragam
- Waktu yang dibutuhkan input data hanya 30 s/d 40 menit untuk seluruh
- Rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk satu lapo ran
lapo ran ke dalam database xls
Tidak adanya sistem yang dapat 45 s/d 60 M enit
- Seluruh lapo ran dalam sehari dapat digenerate hanya dalam waktu
5 - Sehingga untuk 4 lapo ran dalam sehari bisa memakan
sekitar 10 detik saja dengan satu klik "Refresh Data"
mengakomodasi waktu 4 s/d 5 Jam
- Kasus untuk Revisi atau kesalahan kalkulasi menjadi No l, selama
- Revisi dan kesalahan kalkulasi sering terjadi
input di database XLS sesuai

3. Identifikasi Root Cause

ANAKONDA (Analisa Kondisi yang Ada):

KATEGORI Possible Direct Cause / Temuan / Penyimpangan

1. Miss-Typing (Typo) - Kesalahan Pengetikan input data manual
MAN 2. Miss-Calculate (Error) - Kesalahan Penghitungan data manual
3. Miss-Integrate (Unlink) - Kesalahan data yang tidak terintegrasi pada setiap dokumen
Ketepatan Data update data real-
1.
MACHINE 2.
Cost/Benefit: time
3.
1. Input manual dari satu per satu dokumen laporan ke dokumen yang lainnya Waktu
METHOD Penyusunan Kecepatan
2. Hasil kalkulasi setiap laporan dihitung manual
Kemudahan Pengolahan
3. Hanya mengandalkan fungsi & formula yang terbatas pada excel/app spreadsheet
1. pencarian data
MATERIAL 2.
3.
1.
MOTHER OF NATURE 2. Target vs Aktual after improvement:
3.
1.
MEASUREMENT 2.
3.

Diagram 5 Why: possible reason 1

Pengetikan input data yang sama dilakukan satu per satu pada
setiap laporan secara berulang yang menyebabkan possibble
why? missed atau peluang kesalahan penginputan menjadi tinggi oleh
sebab suatu tindakan yang sama dilakukan secara berulang-ulang
Miss-Typing (Typo) - Kesalahan
Pengetikan input data manual
Faktor fatigue atau perasaan monoton yang timbul dari pengetikan
why?
berulang-ulang untuk data yang sama pada setiap laporan yang
possible reason 2
berbeda

possible reason 1 Data yang keliru atau salah terinput menyebabkan kesalahan pada
why? penghitungan

Miss-Calculate (Error) - Kesalahan

MAN
Penghitungan data manual

why? Perhitungan manual secara berulang menyebabkan rasio error

possible reason 2 meningkat

Tidak mengerti pentingnya data yang update secara real-time yang

possible reason 1
dihasilkan dari integrasi data satu dengan data yang lainnya yang
why?
saling berkaitan
Miss-Integrate (Unlink) - Kesalahan
data yang tidak terintegrasi pada
setiap dokumen
why? Lupa atau tidak paham cara menyatukan satu data dengan data yang 6. Standarisasi & Rencana kedepannya
possible reason 2 lainnya agar saling terintegrasi

DATA
possible reason 1 Setiap form laporan satu dan lainnya terpisah satu sama lain,
1
why? sehingga penginputan dilakukan masing-masing form satu per satu LAPORAN
Input manual dari satu per satu ============
dokumen laporan ke dokumen yang
lainnya
DATA INPUT DI PUSAT PROSES KALKULASI DAN GENERATE SECARA OTOMATIS LAPORAN DI
why? Tidak adanya platform atau sistem yang mengintegrasi data yang 2 DATABASE XLS CRYSTAL REPORT
possible reason 2 sama pada satu form laporan dengan yang lainnya
OK
possible reason 1
Keterbatasan pada setiap sheet untuk penghitungan sederhana
pada masing-masing laporan, tidak dapat dilakukan total atau pivot
DATA
why?
secara menyeluruh 3
Hasil kalkulasi setiap laporan dihitung
METHOD
manual
Tidak ada keseragaman pada data, sehingga tipe data satu dengan
why?
yang lainnya tidak dapat diproses secara otomatis oleh sistem atau
possible reason 2
fungsi kalkulasi

possible reason 1 Pengolahan data dan angka saat ini masih terbatas pada aplikasi
why? spreadsheet (excel/WPS) untuk membuat laporan
Hanya mengandalkan fungsi &
formula yang terbatas pada excel/app
spreadsheet
why? Tidak ada sistem yang dapat meng-Generate report secara otomatis
possible reason 2 dari hasil input data yang ada