Manajemen & SIM 2 Data Resource Manajemen

DATA RESOURCE MANAGEMENT

TEKNIK DASAR MANAGEMENT BASIS DATA Basis data merupakan kumpulan data yang saling berhubungan (relasi). Relasi biasanya ditunjukan dengan kunci dari tiap file yang ada. Dalam satu file terdapat record-record yang sejenis, sama besar, sama bentuk, yang merupakan satu kumpulan entitas yang seragam. Satu record terdiri dari field yang saling berhubungan menunjukan bah a field tersebut dalam satu pengertian yang lengkap dan direkam dalam satu record. Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bah a basis data mempunyai beberapa kriteria penting, yaitu ! ". #. $. &. '. Bersifat data oriented dan bukan program oriented. Dapat digunakan oleh beberapa program aplikasi tanpa perlu mengubah basis datanya. Dapat dikembangkan dengan mudah, baik %olume maupun strukturnya. Dapat memenuhi kebutuhan sistem-sistem baru secara mudah Dapat digunakan dengan cara-cara yang berbeda.

(rinsip utama basis data adalah pengaturan data dengan tujuan utama fleksibelitas dan kecepatan dalam pengambilan data kembali. )dapun *ujuan basis data diantaranya adalah sebagai berikut ! ". +fisiensi meliputi speed, space dan accurancy. #. ,enangani data dalam jumlah besar. $. -ebersamaan pemakaian (Sharebility). &. ,eniadakan duplikasi dan inkonsistensi data. Sistem basis data merupakan perpaduan antara basis data dan sistem manajemen basis data (S,BD). -omponen-komponen sistem basis data meliputi ! ". (erangkat -eras (.ard are) sebagai pendukung operasi pengolahan data. #. Sistem /perasi (/perating System) atau perangkat lunak untuk mengelola basis data. $. Basis data (Database) sebagai inti dari sistem basis data. &. Sistem ,anajemen Basis Data (S,BD). '. (emakai (0ser).

Manajemen & SIM 2 Data Resource Manajemen

1. )plikasi lain. (erangkat untuk menjaga abstraksi data dikenal dengan sebutan data model. Data model merupakan kumpulan konsep yang dapat digunakan untuk menggambar struktur data. Struktur basis data meliputi tipe data, relationship, dan beberapa syarat yang harus dipenuhi basis data. )da beberapa definisi yang umum digunakan dalam basis data, yaitu ! +ntitas +ntitas adalah orang, tempat, kejadian atau konsep yang informasinya direkam. (ada bidang )dministrasi Sis a misalnya, sis a, buku, pembayaran. )tribut )tribut biasa disebut juga data elemen, data field, atau data item yang digunakan untuk menerangkan suatu entitas dan mempunyai harga tertentu, misalnya atribut dari entitas pega ai diterangkan oleh, nama, umur, alamat, pekerjaan. Data 2alue (3ilai Data) ! Data aktual atau informasi yang disimpan pada tiap data, elemen, atau atribut. )tribut nama pega ai menunjukan tempat dimana informasi nama karya an disimpan, nilai datanya misalnya adalah )njang, )rif, Suryo, dan lain-lain yang merupakan isi data nama pega ai tersebut. 4ile5*abel ! -umpulan record sejenis yang mempunyai panjang elemen yang sama, atribut yang sama, namun berbeda nilai datanya. Record5*uple ! -umpulan elemen-elemen yang saling berkaitan menginformasikan tentang suatu entitas secara lengkap. Satu record me akili satu data atau informasi. ". (ersyaratan Basis Data )da beberapa ketentuan yang harus diperhatikan pada pembuatan file basis data agar dapat memenuhi kriteria sebagai suatu basis data, yaitu ! a) Redudansi dan inkonsistensi data ! (enyimpanan data yang sama dibeberapa tempat disebut redundansi, hal ini menyebabkan pemborosan dan menimbulkan inkonsistensi data (data tidak konsisten) karena bila terjadi perubahan terhadap data maka data harus dirubah dibeberapa tempat, hal ini tentunya tidak efisien. b) (engaksesan data ! Data dalam basis data harus siap diakses oleh siapa saja yang membutuhkan dan mempunyai hak untuk mengaksesnya. /leh karena itu perlu dibuat suatu program pengelolaan atau suatu aplikasi untuk mengakses data yang dikenal sebagai DB,S. c) Data terisolasi untuk standarisasi ! 6ika data tersebar dalam beberapa file dalam bentuk format yang tidak sama, maka akan menyulitkan dalam menulis program

Manajemen & SIM 2 Data Resource Manajemen

aplikasi untuk mengambil dan menyimpan data, oleh karena itu data dalam satu database harus dibuat satu format sehingga mudah dibuat program aplikasinya d) ,asalah keamanan (security) ! *idak setiap pemakai sistem basis data diperbolehkan untuk mengakses semua data, misalnya data mengenai gaji pega ai hanya boleh dibuka oleh bagian keuangan dan personalia, sedang bagian gudang tidak diperkenankan untuk membukanya. -eamanan dapat diatur dan disesuaikan baik ditingkat basis data atau aplikasinya. e) ,asalah integritas (7ntegrity) ! Basis data berisi file yang saling berhubungan, masalah utama adalah bagaimana kaitan antar file tersebut terjadi meski diketahui bah a file ) terkait dengan file B, namun secara teknis ada field yang mengaitkan kedua file tersebut oleh karena itu field kunci tidak dapat diabaikan dalam merancang suatu basis data. f) ,ultiple user ! Salah satu alasan basis data dibangun adalah karena nantinya data tersebut digunakan oleh banyak orang, baik dalam aktu berbeda maupun bersamaan sehingga kebutuhan akan basis data handal yang mendukung banyak pemakai perlu dipertimbangkan. g) Data independence (kebebasan data) ! (ada aplikasi yang dibuat dengan bahasa pemrograman seperti B)S78 misalnya, apabila program telah selesai dibuat dan ternyata terjadi perubahan terhadap struktur file maka program tersebut harus diubah, ini artinya program tersebut tidak bebas terhadap database yang ada. Berlainan dengan paket DB,S apapun yang terjadi pada struktur file, setiap kali hendak melihat data cukup dengan utility 97S*. 7ni artinya perintah DB,S bebas terhadap database karena apapun perubahan terhadap database, semua perintah akan stabil tanpa ada yang perlu diubah. Data independence dapat dibagi menjadi dua bagian, yaitu ! (hisycal Data 7ndependence ! -ebolehan untuk mengubah pola fisik database tanpa mengakibatkan suatu aplikasi program ditulis kembali. ,odifikasi pada le%el fisik biasanya hanya pada saat meningkatkan daya guna. 9ogical Data 7ndependence ! -ebolehan mengubah pola konseptual tanpa mengakibatkan suatu aplikasi program ditulis kembali. ,odifikasi pada le%el konseptual teristime a saat struktur logika database berubah, ditambahkan atau dikurangi.

#. )bstraksi Data -egunaan utama sistem basis data adalah agar pemakai mampu menyusun suatu pandangan abstraksi dari data. Bayangan mengenai data tidak lagi memperhatikan kondisi sesungguhnya bagaimana satu data masuk ke database disimpan dalam sektor mana, tetapi menyangkut secara menyeluruh bagaimana data tersebut dapat diabstraksikan mengenai kondisi yang dihadapi oleh pemakai

Manajemen & SIM 2 Data Resource Manajemen

sehari-hari. Sistem yang sesungguhnya, tentang teknis bagaimana data disimpan dan dipelihara seakan-akan disembunyikan kerumitannya dan kemudian diungkapkan dalam bahasa dan gambar yang mudah dimengerti oleh orang a am. )da tiga kelompok pemakai dalam tingkatan abstraksi saat memandang suatu database, yaitu ! 9e%el 4isik ! 9e%el ini merupakan le%el abstraksi paling rendah karena menggambarkan bagaimana data disimpan dalam kondisi sebenarnya. 9e%el -onseptual ! 9e%el ini menggambarkan data apa yang disimpan dalam database dan hubungan relasi yang terjadi antara data dari keseluruhan database. (emakai tidak memperdulikan kerumitan dalam struktur le%el fisik lagi, penggambaran cukup dengan memakai kotak, garis,dan hubungan secukupnya. 9e%el (andangan (emakai (2ie le%el) ! 9e%el ini merupakan le%el abstraksi data tertinggi yang menggambarkan hanya sebagian saja yang dilihat dan dipakai dari keseluruhan database, hal ini disebabkan beberapa pemakai database tidak membutuhkan semua isi database.

MENGELOLA DATA RESOURCES 1. Managemen Basis Data (entingnya data ! bagi perusahaan untuk keunggulan kompetitif Sebuah aktifitas manajerial yg mengimplementasikan teknologi informasi seperti manajemen database, gudang data dalam tugasnya untuk mengelola sumber data organisasi untuk memenuhi pihak yg berkepentingan. (roses ini biasanya menggunakan (input-proses-output) untuk mengakses dan mengekstrak data yg rele%en serta mengubahnya kedalam bentuk umum. ,isalnya ! beberapa anak perusahaan mencatat aktifitas menggunakan definisi data yg berbeda sehingga hasil data kurang optimal. (emecahan ! membuat kesepakatan mengenai definisi data untuk semua kegiatan bisnis A. DATA : -arakter ! adalah suatu huruf, angka, symbol dsb. 4ield ! sekelompok karakter yg terhubung contoh ! nama 4ield me akili atribut (karakter5kualitas) dari entitas (objek, orang dsb) 8ontoh ! database (93 +ntitas ! pelanggan, meteran, tagihan, pembayaran, penggunaan materan .ubungannya ! tagihan dikirim ke pelanggan dan pelanggan bayar 8atatan ! field data yg saling terhubung dan dikelompokkan sehingga catatan dapat me akili atribut 8ontoh ! catatan penggajian meliputi nama orang, upah, jaminan social dsb B. File : catatan yg terhubung 8ontoh ! penggajian ! master karya an %s transaksi

Manajemen & SIM 2 Data Resource Manajemen

8. Database : kumpulan terintegrasi dari elemen data yg secara logic saling terhubung 6enis Database ! Database /perasional ! berisi data operasi perusahaan berupa transaksi, produksi dsb Database terdistribusi ! data yg terdapat dalam ser%er jaringan dapat berupa copy dari database operasional Database eksternal ! dalam dunia maya 8ontoh ! database (roduksi, database SD,

Data

a!e"#$sing (enggudangan data (data arehousing) adalah sebuah penampungan data arehouse) dirancang

secara elektronik dari sebuah organisasi. :udang data (data untuk memudahkan pelaporan dan analisa data.

(enggudangan data yang berfokus pada penyimpanan data. 3amun, cara untuk mengambil dan menganalisis data, mengekstrak, mengubah dan mengambil data, dan untuk mengelola kamus data juga dianggap komponen penting dari sistem pengudangan data. Banyak referensi dalam pergudangan data ini menggunakan konteks yang lebih luas. /leh karena itu, definisi yang diperluas untuk data pergudangan meliputi bussiness intelegence tools, alat-alat untuk mengambil, mengubah, dan memuat data ke dalam penampungan, dan alat-alat untuk mengelola dan mengambil metadata.

Man%aat &engg$'angan 'ata anta!a lain penggudangan mempermudah data untuk memberikan membuat model laporan data dan umum untuk semua informasi

kepentingan tanpa memperdulikan dari mana sumber datanya. .al ini menganalisis dibandingkan dengan model data yang beragam seperti faktur penjualan, kuitansi penerimaan barang, buku besar, dll

Manajemen & SIM 2 Data Resource Manajemen

Sebelum memuat data ke dalam gudang data, segala bentuk inkonsistensi diidentifikasi dan diselesaikan. 7ni sangat mempermudah pelaporan dan analisis.

7nformasi dalam penggudangan data yang berada di ba ah kontrol penggudang data, sehingga meskipun sistem sumber data berubah seiring aktu, informasi dalam gudang tetap dapat disimpan dengan aman selamanya. -arena terpisah dari sistem operasional, gudang data menyediakan media data tanpa memperlambat sistem operasional.

:udang data dapat bekerja bersama-sama karena itu dapat meningkatkan nilai aplikasi operasional bisnis, terutama sistem manajemen hubungan pelanggan.

(enggudangan data dapat memfasilitasi sistem pendukung keputusan aplikasi seperti laporan kecenderungan (misalnya, dengan barang yang paling bagus penjualannya di ilayah tertentu dalam aktu dua tahun terakhir), melaporkan penyele engan, dan laporan yang perbandingan antara kinerja sebenarnya dengan tujuan yang telah ditetapkan.

Data Mining ( &enggalian Data ) Data mining adalah proses penggalian pola tersembunyi dari data. Semakin banyak data dikumpulkan, dengan jumlah data yang dua kali lipat setiap tiga tahun, data yang menjadi semakin penting untuk mentransformasikan data menjadi informasi. .al ini umumnya digunakan dalam berbagai praktek pencarian keterkaitan data, seperti pemasaran, mendeteksi penyele engan dan penemuan ilmiah. Data ,ining dapat diterapkan pada set data berukuran apapun. 3amun, meskipun dapat digunakan untuk menemukan pola-pola tersembunyi di dalam data yang telah dikumpulkan, ia tidak dapat menemukan pola yang tidak ada dalam data, ataupun dalam data yang belum dikumpulkan. Selama berabad-abad, manusia telah menggali informasi secara manual dari data yang ada, tetapi semakin meningkatnya

Manajemen & SIM 2 Data Resource Manajemen

%olume data dalam era modern telah memunculkan ide untuk penggalian informasi secara otomatis.

Sebuah sistem mana*emen basis'ata !elasi#nal atau dalam bahasa 7nggrisnya dikenal sebagai relational database management system (RDBMS) adalah sebuah program komputer (atau secara lebih tipikal adalah seperangkat program komputer) yang didisain untuk mengatur5memanajemen sebuah basisdata sebagai sekumpulan data yang disimpan secara terstruktur, dan melakukan operasioperasi atas data atas permintaan penggunanya. 8ontoh penggunaan DB,S ada banyak sekali dan dalam berbagai bidang kerja, misalnya akuntansi, manajemen sumber daya manusia, dan lain sebagainya. ,eskipun pada a alnya DB,S hanya dimiliki oleh perusahaan-perusahaan berskala besar yang memiliki perangkat komputer yang sesuai dengan spesifikasi standar yang dibutuhkan (pada saat itu standar yang diminta dapat dikatakan sangat tinggi) untuk mendukung jumlah data yang besar, saat ini implementasinya sudah sangat banyak dan adaptatif dengan kebutuhan spesifikasi data yang rasional sehinggal dapat dimiliki dan diimplementasikan oleh segala kalangan sebagai bagian dari in%estasi . Basis 'ata Basis 'ata (bahasa 7nggris! database), atau sering pula dieja basis'ata, adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut. (erangkat lunak yang digunakan untuk mengelola dan memanggil kueri (query) basis data disebut sistem manajemen basis data (database management system, DB,S). Sistem basis data dipelajari dalam ilmu informasi. 7stilah ;basis data; bera al dari ilmu komputer. ,eskipun kemudian artinya semakin luas, memasukkan hal-hal di luar bidang elektronika, artikel ini mengenai basis data komputer. 8atatan yang mirip dengan basis data sebenarnya sudah ada sebelum re%olusi industri yaitu dalam bentuk buku besar, kuitansi dan kumpulan data yang berhubungan dengan bisnis. -onsep dasar dari basis data adalah kumpulan dari catatan-catatan, atau potongan dari pengetahuan. Sebuah basis data memiliki penjelasan terstruktur dari jenis fakta yang tersimpan di dalamnya! penjelasan ini disebut skema. Skema menggambarkan obyek yang di akili suatu basis data, dan hubungan di antara

Manajemen & SIM 2 Data Resource Manajemen

obyek tersebut. )da banyak cara untuk mengorganisasi skema, atau memodelkan struktur basis data! ini dikenal sebagai model basis data atau model data. ,odel yang umum digunakan sekarang adalah model relasional, yang menurut istilah layman me akili semua informasi dalam bentuk tabel-tabel yang saling berhubungan dimana setiap tabel terdiri dari baris dan kolom (definisi yang sebenarnya menggunakan terminologi matematika). Dalam model ini, hubungan antar tabel di akili denga menggunakan nilai yang sama antar tabel. ,odel yang lain seperti model hierarkis dan model jaringan menggunakan cara yang lebih eksplisit untuk me akili hubungan antar tabel. 7stilah basis data mengacu pada koleksi dari data-data yang saling berhubungan, dan perangkat lunaknya seharusnya mengacu sebagai sistem manajemen basis data (database management system/DBMS ). 6ika konteksnya sudah jelas, banyak administrator dan programer menggunakan istilah basis data untuk kedua arti tersebut. Se*a!a" atas istila" RDBMS +dgar 4. 8odd memperkenalkan istilah ini pada makalah seminarnya yang berjudul ;) Relational ,odel of Data for 9arge Shared Data Banks;. Salah satu definisi yang cukup dikenal secara luas atas sebuah sistem basisdata relasional adalah "# hukum 8odd. 3amun demikian, pada a al-a al implementasinya banyak model relasional yang tidak mengikuti seluruh elemen-elemen yang terdapat dalam hukum-hukum 8odd tersebut yang menjadikan terminologinya berkembang untuk mendeskripsikan sebuah tipikal sistem basisdata yang lebih luas. Dalam cakupan yang minimum sistem tersebut memenuhi kriteria berikut!

menyajikan data pada pengguna dalam bentuk relasional (ditampilkan dalam bentuk tabular, sebagai koleksi dari tabel dimana setiap tabel beriisi sekumpulan baris dan kolom)

menyediakan operator relasioanl untuk memanipulasi data dalam bentuk tabular Sistem yang pertama kalinya yang secara relatif memenuhi implementasi atas

sebuah model relasional adalah (usat Studi 7lmiah 7B, 7nggris, di (eterlee< 7S" ("=>?-"=>#) dan implementasi lain yang mengikutinya (R*2 ("=>$-"=>=). Sistem

Manajemen & SIM 2 Data Resource Manajemen

yang pertama kalinya dijual secara komersil sebagai RDB,S adalah ,ultics Relational Data Srore pada tahun "=>@. Aang lainnya adalah Berkeley 7ngres B0+9 dan 7B, BS"#. &eman%aatan saat ini )da beberapa ketidaksepahaman terhadap definisi atas ;relasional; dari DB,S. Definisi yang paling populer dari sebuah RDB,S seringkali dianggap kurang tepat< beberapa kalangan berargumentasi bah a penyajian data sebagai kumpulan baris dan kolom sudah cukup memenuhi syarat untuk dikatakan sebagai sebuah RDB,S. *ipikalnya, sebuah sistem basisdata dikatakan memenuhi kriteria sebagai RDB,S apabila memenuhi hukum-hukum yang ditetapkan dalam "# hukum 8odd, namun pada kenyataannya justru kebanyakan sistem basisdata tidak mendukung sepenuhnya implementasi hukum-hukum 8odd tersebut. -alangan lainnya beranggapan apabila sebuah sistem basisdata tidak mengimplementasikan keseluruhan hukum-hukum 8odd tersebut, maka sistem tersebut tidak dapat disebut sebagai relasional. (andangan seperti ini, yang banyak diterima oleh para teoritis dan kalangan-kalangan lainnya yang memegang teguh prinsip-prinsip 8odd, tentunya akan mendiskualifikasikan banyak sistem basisdata yang ada saat ini ;tidak murni relasional;. Dalam kenyataannya, sistem basisdata yang menggunakan SB9 (Structured Query Language) untuk mengakses dan memodifikasi data tidak bisa dikatakan sebagai RDB,S menurut definisi ini. Sementara itu, para pendukung atas sistem basisdata yang ada menyebutkan sebuah sistem basisdata yang menerapkan hanya beberapa dari hukum-hukum 8odd tersebut disebut sebagai Sistem Manajemen Basisdata SemiRelasional/Pseudo-Relational Database Management Systems ((RDB,S). 0ntuk sistem manajemen basis data yang sepenuhnya menerapkan hukum-hukum 8odd tersebut selanjutnya disebut sebagai Sistem Manajemen Basisdata MurniRelasional/ rully-Relational Database Management Systems (*RDB,S). Saat ini, hampir seluruh RDB,S yang ada menerapkan SB9 sebagai bahasa Cuery namun juga menyediakan dan mengimplementasi beberapa alternatif lainnya. )lpora Dataphor adalah RDB,S yang tersedia secara komersil yang mengikuti

Manajemen & SIM 2 Data Resource Manajemen

secara penuh ke dua belas hukum-hukum 8odd tersebut, dan kedua kelompok mengenalnya sebagai RDB,S. +a!iasi 'inamis -eluhan yang muncul dan dikenal secara umum terhadap keberadaan RDB,S adalah kenyataan bah a implementasi yang ada saat ini dipandang sebagai terlalu ;statis;. Spekulasipun bermunculan terhadap kemungkinan untuk membuat sebuah sistem basisdata generasi baru yang menggunakan model ;relasional secara dinamis; dengan kolom yang bisa dibuat secara dinamis, ukuran yang berkembang secara dinamis, didefinisikan secara dinamis. Setiap baris dapat diimplementasikan sebagai map (kamus ataupun larik asosiatif) dan kolom-kolom yang tidak dikenal secara sederhana disajikan sebagai field kosong. Beberapa kalangan menganggap hal ini menyalahi model relasioal murni, namun kalangan lain menyanggah bah a sebuah penggunaan map hanyalah sebagai detil implementasi saja. Sehingga dalam pandangan ini, sebuah ;kolom yang tidak ditemukan5tidak ada; secara sederhana hanyalah dipandang sebagai perihal interpretasi dan dianggap sebagai pilihan cara penyajian saja.