Tantangan Manajemen

Sistem Informasi Manajemen

Agung Nugroho
STIE Pelita Bangsa Bekasi
Tantangan Manajerial Teknologi Informasi

Kesuksesan dalam lingkungan bisnis yang dinamis saat ini

bergantung pada pemaksimalan penggunaan teknologi
berbasis internet dan sistem informasi melalui web, untuk
memenuhi permintaan yang berubah dari para pelanggan,
pemasok dan mitra bisnis lainnya dipasar global.
Tujuan dari banyak perusahaan saat ini adalah untuk
memaksimalkan nilai pelanggan dan bisnis mereka dengan
menggunakan teknologi informasi untuk mendukung para
pegawai mereka dalam mengimplementasikan proses bisnis
kooperatif dengan para pelanggan, pemasok, dan pihak
lainnya
Tantangan Manajerial Teknologi Informasi
Tantangan Manajerial Teknologi Informasi

Beberapa tantangan etika yang harus dihadapi oleh para

manajer bisnis yang mengimplementasikan aplikasi aplikasi
utama teknologi informasi
Mengapa Sistem Informasi

Sistem informasi manajemen (SIM) bertujuan untuk memenuhi

kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan
atau dalam subunit organisasional perusahaan. Subunit dapat
didasarkan pada area fungsional atau tingkatan manjemen.
SIM menyediakan informasi bagi pemakai dalam bentuk
laporan dan output dari berbagai simulasi model matematika.
Laporan dan output model dapat disediakan dalam bentuk
tabel atau grafik.
Pengaruh perilaku selalu penting bagi kinerja sistem informasi,
tetapi terutama penting bagi sistem informasi organisasi
seperti SIM. Para manajer dan spesialis informasi dapat
membuat program yang dirancang untuk mengubah dampak
negatif dari pengaruh perilaku menjadi hasil yang positif.
Tipe Utama Sistem Dalam Organisasi

Transaction Processing Systems (TPS)

Management Information Systems (MIS)
Decision Support Systems (DSS)
Executive Support Systems (ESS)
Mengorganisasi Sistem Informasi

Kelompok layanan
Level Operasional
Level Manajemen
Level Strategik
Berdasar fungsi
Sales and marketing
Manufacturing and production
Finance and accounting
Human resources
Hubungan antar Sistem
Tantangan Manajemen

Pengiriman informasi yang baik tidak hanya tergantung pada

kemampuan perangkat keras dan perangkat lunak komputer,
tetapi juga pada kemampuan organisasi mengelola data
secara efektif sebagai sumber yang penting.
Ketidakmampuan dalam pengelolaan data akan
mengakibatkan terhambatnya kinerja organisasi.
Ada beberapa hambatan manajemen yang harus dihadapi
dalam mengelola sumber data, yaitu:
hambatan organisasional dalam lingkungan database
mengintegrasikan data dan memastikan kualitas data
Hambatan Organisasional dalam
Lingkungan Database
Implementasi database membutuhkan perubahan organisasional
secara menyeluruh meliputi peran informasi (dan para manajer
informasi), alokasi kekuatan pada tingkat senior, kepemilikan dan
bagi-pakai informasi, serta pola-pola persetujuan organisasional
Dalam lingkungan file tradisional, tiap departemen mengkonstruksi
file dan program untuk memenuhi kebutuhan khusus mereka.
Sedangkan database, file dan program harus dibangun sebagai
syarat mutlak untuk organisasi data secara baik
Investasi yang dikeluarkan untuk aplikasi sistem manajemen
database (SMDB) memang cukup besar, namun hal itu seimbang
dengan keuntungan yang dapat diperoleh perusahaan atau
organisasi jika bersedia melakukan perubahan organisasional.
Mengintegrasikan Data dan Memastikan
Kualitas Data
Perusahaan harus bersedia menggunakan banyak waktu
untuk mengumpulkan, memadatkan dan membakukan data
yang membentuk database agar bisa mengeliminasi segala
bentuk ketidakkonsistenan, berlebihan, dan kesalahan yang
biasanya muncul sewaktu penambahan data dan
pemeliharaannya dari beragam sistem dan wilayah
fungsional
 Kemampuan Sistem Informasi
(Turban, McLean, dan Wetherbe, 1999)
Melaksanakan komputasi numerik, bervolume besar, dengan kecepatan tinggi
Menyediakan komunikasi dalam organisasi atau antarorgansiasi yang murah,
akurat, dan cepat
Menyimpan informasi dalam jumlah yang sangat besar dalam ruang yang kecil
tetapi mudah diakses
Memungkinkan pengaksesan informasi yang sangat banyak di seluruh dunia
dengan cepat dan murah
Meningkatkan efektivitas dan efisiensi orang-orang yang bekerja dalam
kelompok dalam suatu tempat atau pada beberapa lokasi
Menyajikan informasi dengan jelas yang menggugah pikiran manusia
Mengotomasikan proses-proses bisnis yang semiotomatis dan tugas-tugas
yang dikerjakan secara manual
Mempercepat pengetikan dan penyuntingan
Melaksanakan hal-hal di atas jauh lebih murah daripada kalau dikerjakan
secara manual
Pendekatan Kontemporer Sistem Informasi
Pendekatan Teknis

Ilmu Komputer, fokus pada akses penyimpanan data.

Metode Kuantitatif, fokus pada praktik manajemen.
Riset Operasi, fokus pada parameter terpilih.
Menekankan pada model normatif berbasis matematis pada
ilmu sistem informasi sebagaimana teknologi fisik dan
kapabilitas formal pada sistem
Disiplin yang disumbangkan pada pendekatan teknis adalah
ilmu komputer, ilmu manajemen dan riset operasi. Ilmu
komputer menekankan pada teori tentang kemampuan
menghitung, metode komputasi, dan metode penyimpanan
dan akses data yang efisien. Ilmu manajemen menekankan
pada pengembangan model untuk pengambilan keputusan
dan praktek manajemen.
Pendekatan Perilaku

Ahli Sosiologi, mempelajari keterkaitan Individu dalam

kelompok
Ahli Psikologi, mempelajari keterkaitan dengan pola individu
Ahli Ekonomi, mempelajari keterkaitan dengan proses
menekan biaya produksi.
Bagian penting dalam bidang sistem informasi adalah isu
perilaku yang muncul dalam pengembangan dan
pemeliharaan jangka panjang dari sistem informasi. Isu
seperti integrasi strategik bisnis, desain, implementasi,
utilisasi dan manajemen tidak dapat digali dengan baik
dengan pendekatan teknis.
Pendekatan Sistem Sosioteknik

SIM menggabungkan tataran teoritis dari ilmu komputer,

ilmu manajemen & riset operasi dengan orientasi praktis
melalui pembuatan sistem dan aplikasi. Juga menekankan
pada isu keperilakuan yang diangkat oleh sosiologi, ekonomi
dan psikologi.
Perspektif sistem sosioteknik membantu menghindari
pendekatan teknologi murni pada sistem informasi.
Penekanannya adalah pada perlunya optimasi kinerja sistem
secara keseluruhan, baik teknis maupun perilaku. Hal ini
berarti bahwa teknologi harus diubah dan didesain agar
sejalan dengan kebutuhan organisasi dan individu
Organisasi Fungsi Sistem Informasi

Mempunyai departemen Sistem Informasi yang bertanggung

jawab terhadap IT
Anggota departemen SI
Programmers
System analysts
Project managers
Database administrators
Network administrators
Chief information officer
End users (users of IS services outside the IS department)
How IS Impact Organizations

Teori Ekonomi
Menekan biaya transaksi dan meningkatkan pendapatan dengan
karyawan lebih sedikit (transaction cost theory)
Agency theory memampukan perusahaan mengurangi biaya
manajemen dan meningkatkan pendapatan
Teori Perilaku
IS/IT memindahkan pengambilan keputusan ketingkatan manajemen
lebih rendah dan manajer bisa membuat keputusan lebih cepat karena
informasi tersedia
Teori Post-industrial
Mendatarkan hirarki, tetapi otoritas meningkat karena pengetahuan
dan kompetensi dibandingkan posisi formal; pekerja pengetahuan
dapat mengelola diri; task force organization
How IS Impact Organizations

Internet dan Organisasi

Internet meningkatkan aksesibiliti, penyimpanan, distribusi informasi
dan pengetahuan bisnis perusahaan.
Internet menurunkan biaya transaksi
Perusahaan dengan cepat membangun kembali proses bisnis utama
mereka berbasis teknologi internet. Contoh: pembelian online, layanan
pelanggan, dan terpenuhinya pesanan.
Peran Baru Sistem Informasi dalam
Organisasi
Inisiasi dan perancangan sistem informasi strategis.
Perencanaan, pengembangan dan pengendalian infrastruktur.
Menggabungkan internet dan e-commerce kedalam bisnis.
Mengelola integrasi sistem, termasuk internet, intranet dan extranet.
Kerjasama dengan tingkat eksekutif dalam menjalankan bisnis.
Mengelola outsourcing.
Secara proaktif menggunakan pengetahuan bisnis dan teknologi untuk
menggali ide-ide inovatif tentang TI.
Menciptakan aliansi bisnis dengan vendor dan IS Department dalam
organisasi lain.
Menyediakan lingkungan komputasi yang baru.
Sebagai tambahan dari fungsi tradisioanl : pengelolaan keamanan sistem,
pengembangan dan perawatan, operasional komputer
Hambatan

Resistensi untuk berubah

Sistem informasi terhambat oleh politik organisasi karena
mempengaruhi akses pada sumberdaya kunci (informasi).
Sistem informasi berpotensi mengubah struktur, budaya, politik dan
kerja.
Kebanyakan gagalnya penerapan SI karena resistensi politik untuk
berubah
Satu keunggulan dicapai, kesulitan mempertahankan
keunggulan
Tidak cukup cepat merespon perubahan
Proses Pengembangan Sistem Informasi
Proses Pengembangan Sistem Informasi

Siklus Pengembangan Sistim informasi secara tradisional adalah

berdasarkan langkah-langkah pendekatan sistem(sistem
approach) untuk memecahkan suatu masalah:
Penyelidikan Sistem. Langkah ini dimulai dengan proses
Perencanaan Sistem Informasi yang formal, untuk membantu
menyeleksi berbagai pilihan peluang yang ada. Secara
khusus hal ini berhubungan dengan biaya untuk
pengembangan suatu Sistim Informasi, langkah ini meliputi
suatu Analisa Cost/Benefit sebagai bagian dari suatu studi
kelayakan.
Proses Pengembangan Sistem Informasi

Analisa Sistem. Langkah ini meliputi suatu rangkaian

kegiatan analisa kebutuhan informasi bagi pemakai
(akhir), lingkungan organisasi, dan sistem yang sekarang
digunakan untuk menentukan kebutuhan fungsional
pada sistem yang baru (akan dirancang)
Disain Sistem. Pada langkah ini dirancang spesifikasi
perangkat keras, perangkat lunak, orang-orang, dan sumber
daya data bagi sistem tersebut. Menentukan/merumuskan
informasi yang diharapkan akan dihasilkan oleh Sistem yang
baru nanti.
Proses Pengembangan Sistem Informasi

Implementasi Sistem. Pada langkah ini organisasi

mengembangkan atau mengadakan perangkat keras dan
lunak yang diperlukan untuk mengimplementasikan sistem
yang dirancang tsb. Uji coba terhadap sistem dan pelatihan
bagi orang-orang yang akan mengoperasikan dan
menggunakan sistem adalah juga bagian dari langkah ini.
Akhirnya, organisasi harus melakukan kegiatan konversi dari
sistem lama kepada sistem yang baru.
Pemeliharaan Sistem. Didalam langkah ini, manajemen
melakukan suatu proses peninjauan ulang(review) pasca
implementasi, untuk memonitor, mengevaluasi, dan
melakukan modifikasi terhadap sistem yang baru tersebut
jika memang dibutuhkan
Studi Kelayakan

Siklus hidup sistem (system life cycle SLC) adalah proses

evolusioner yang diikuti dalam menerapkan sistem atau
subsistem informasi berbasis komputer.
SLC sering disebut dengan pendekatan air terjun (waterfall
approach) bagi pengembangan dan penggunaan sistem.
Dilakukan dengan strategi Top-Down Design
Tahapan Pertama pada siklus sistem yaitu Tahap
Investigasi/Perencanaan, yaitu tentang Studi Kelayakan
Kelayakan sistem adalah ukuran akan seberapa
menguntungkan atau seberapa praktis pengembangan
sistem informasi terhadap organisasi
Studi Kelayakan

Analisis kelayakan adalah proses pengukuran kelayakan.

Kelayakan sebaiknya diukur sepanjang siklus hidup.
Pengertian studi kelayakan menurut OBrien (2005, p515)
adalah studi awal untuk merumuskan informasi yang
dibutuhkan oleh pemakai akhir, kebutuhan sumber daya,
biaya, manfaat dan kelayakan proyek yang diusulkan
Aspek kelayakan menurut OBrien
Kelayakan Organisasional
Seberapa baik sistem yang diusulkan untuk mendukung prioritas bisnis
perusahaan
Kelayakan Ekonomi
Penghematan biaya
Peningkatan pendapatan
Pengurangan investasi yang dibutuhkan.
Peningkatankeuntungan.
Kelayakan Teknis
Kemampuan, keandalan dan ketersediaan hardware, software dan jaringan
Kelayakan Operasional
Penerimaan karyawan, pelanggan dan supplier.
Dukungan manajemen.
Persyaratan pemerintah dan persyaratan lainnya.
Kategori Pengujian Kelayakan

Operational Feasibility
Technical Feasibillity
Schedule Feasibility
Economic Feasibility
Operational Feasibility

kelayakan operasional adalah ukuran sebaik apa solusi

tersebut akan bekerja dalam organisasi. Juga ukuran
pendapat orang tentang sistem atau proyek tersebut.
Ada beberapa aspek kelayakan operasional yang perlu
dipertimbangkan:
Apakah masalah itu cukup berharga untuk diselesaikan, atau akankah
solusi itu bermanfaat untuk menyelesaikan suatu masalah?
Bagaimana pendapat penggunaakhir atau manajemen mengenai
masalah atau solusi itu?
Technical Feasibillity

Kelayakan Teknis adalah ukuran kepraktisan solusi teknis

tertentu atau ketersediaan sumber dan pakar teknis.
Aspek kelayakan teknis mempertimbangkan tiga masalah
pokok:
Apakah teknologi atau solusi yang disajikan cukup praktis?
Apakah saat ini kita telah mempunyai teknologi yang memadai?
Apakah kita mempunyai pakar teknis yang memadai?
Schedule Feasibility

Kelayakan Jadwal adalah ukuran kekayakan daftar

pelaksanaan proyek tersebut.
Kelayakan jadwal ditujukan pada masalah Apakah tenggang
waktu proyek cukup masuk akal?
Economic Feasibility

Kelayakan Ekonomis adalah ukuran efektivitas biaya sebuah

proyek atau solusinya. Kelayakan Ekonomis didefinisikan
sebagai Analisis Cost Benefit.
Bagaimana biaya dan keuntungan diperkirakan?
Bagaimana biaya dan keuntungan dibandingkan untuk
menentukan kelayakan ekonomis?
Economic Feasibility

Berapa banyak biaya yang dibutuhkan Sistem?

Biaya dapat dibagi menjadi 2:

Biaya Pengembangan
Biaya Operasi
Biaya Pengembangan

Biasanya merupakan biaya satu kali, yang tidak akan berulang

sesudah proyek selesai.
Biaya personil (analis sistem, konsultan, programer)
Penggunaan komputer (word. Pengujian, pemrograman)
Pelatihan
Biaya persediaan, duplukasi, perlengkapan
Biaya tiap peralatan dan perangkat lunak komputer baru.
Biaya Operasi

Biaya yang dibutuhkan untuk mengoperasikan sebuah sistem

Contoh:
Pembayaran sewa dan lisensi perangkat lunak
Gaji rata-rata operator
Pustakawan sistem
dll
Keuntungan

Keuntungan Nyata
Adaalah keuntungan yang dapat dengan mudah diukur.
Contoh: pengurangan biaya, waktu respon cepat

Keuntungan Tak Nyata

Adalah keuntungan yang sulit diukur.
Contoh: kepuasan pelanggan
Analisis Biaya dan Manfaat

Tujuan dari analisis biaya dan manfaat ini adalah untuk

memberikan gambaran kepada user apakah manfaat yang
diperoleh dari sistem baru lebih besar dibandingkan
dengan biaya yang dikeluarkan.
Ada beberapa metode kuantitatf yang digunakan untuk
menentukan standar kelayakan proyek:
Analisis Payback (Payback Period).
Analisis Net Present Value.
Return Of investment (ROI)
Internal Rate of Return (IRR)
Payback Period
Payback periode adalah uji kuantitatif yang digunakan untuk
menghitung jangka waktu yang diperlukan untuk membayar
kembali biaya investasi yang telah dikeluarkan
Contoh:

Proyek mampu membayar kembali investasi karena keuntungan bersih

(kumulatif) pada tahun ke-3 telah mancapai nilai (positif) 3.500
Dengan demikian waktu pelunasan investasi tercapai pada tahun ke-3
Payback Period

Payback Period = n+(a-b)/(c-b) x 1 tahun

n = Tahun terakhir dimana jumlah arus kas masih belum bisa

menutup investasi awal
a = Jumlah investasi awal
b = Jumlah kumulatif arus kas pada tahun ke n
c = Jumlah kumulatif arus kas pada tahun ke n + 1
Return On Invesment

Return on invesment adalah besarnya keuntungan yang bisa

diperoleh (dalam %) selama periode waktu yang telah
ditentukan untuk menjalankan proyek.