JTII, Vol. 06, No.

01, MEI 2021 Sistem Informasi Manajemen (…)

ISSN 2502-1613/E-ISSN 2541-3740

Sistem Informasi Manajemen Stok Barang Jadi pada Perusahaan

PT. Ash Garmen International

Ali Mahsun Jaya1, Syukri Nazar 2

1
e-mail: arkenzho@gmail.com, 2,syukri.nazar@mercubuana.ac.id
1
Mahasiswa, Universitas Mercu Buana,
2
Dosen, Universitas Mercu Buana,

Abstract— This research aims to provide information quickly, precisely, and accurately in the process of
recording incoming and outgoing goods stock, so that customers can easily get their order information.
The type of research is qualitative with Pieces method. This system design is using UML (Unified odeling
Language) method. The data collection technique used is by observation and interview. The result of the
research is the application can help activities carried out by employees, especially admins in service
activities to customers, then the customers can easily look the stock of available products, and then
employees can easily update the stock of finished goods without spending so many papers to write on data
stock for finished goods.

Intisari— PT. Ash Garmen Internasional (Erdans) merupakan salah satu perusahaan yang bergerak
dibidang penjualan fashion baby dari usia tiga bulan sampai lima tahun. Kualitas produk Erdans setara
dengan kualitas produk yang dijual di mall, karena memiliki bahan yang nyaman, tetapi dengan harga kaki
lima. Meskipun PT. Ash Garmen Internasional telah memanfaatkan teknologi informasi pemesanan barang
menggunakan media sosial, namun admin yang bertugas menangani hal tersebut tidak sebanding dengan
banyaknya permintaan yang masuk, sehingga seringkali terdapat pelanggan yang terabaikan.

Kata Kunci— manajemen stock barang, pieces, uml

I. PENDAHULUAN
Mensikapi bisnis yang semakin kompetitif, kesuksesan sebuah perusahaan dalam mempertahankan
bisnisnya, ada beberapa kendala yang dihadapi oleh PT. ASH Garmen Internasional, yakni kesulitan
dalam hal manajemen pengelolaan data transaksi inventory (persediaan) barang, agar dapat memenuhi
permintaan para pelanggan semaksimal mungkin. PT. ASH Garmen Internasional (Erdans) merupakan
salah satu perusahaan yang bergerak di bidang penjualan fashion baby. Kualitas produk Erdans setara
dengan kualitas produk yang dijual di mall, karena setara memiliki bahan yang nyaman, tetapi dengan
harga kaki lima, sehingga banyak pelanggan, maupun reseller yang membeli baik untuk dipakai sendiri
maupun dijual kembali. Meskipun PT. ASH Garmen Internasional telah memanfaatkan teknologi
informasi pemesanan barang kepada pelanggan menggunakan media sosial Instagram sebagai media
promosi, Line dan Whatsapp sebagai media order, serta komunikasi untuk menjangkau pelanggan dari
berbagai daerah, akan tetapi admin yang bertugas menangani hal tersebut tidak sebanding dengan
banyaknya permintaan yang masuk, sehingga seringkali terdapat pelanggan yang terabaikan. Ada beberapa
kendala yang dihadapi oleh admin dan juga customer, diantaranya : Pertama, kesulitan dalam hal
manajemen pengelolaan data stok barang jadi. Kedua, kesulitan dalam proses pemesanan. Ketiga,
kesulitan pencatatan transaksi pelanggan.
Dengan mempertimbangkan beberapa permasalahan tersebut, maka peneliti merasa admin
memerlukan informasi yang akurat untuk menyelesaikan transaksi dari customer. Oleh karena itu, peneliti
mengusulkan untuk membuat aplikasi Erdans13 Shop untuk memberikan informasi dengan cepat, tepat,
dan akurat dalam proses pencatatan barang masuk dan barang keluar agar pelanggan dapat dengan mudah
mendapatkan informasi pesanannya.

20
JTII, Vol. 06, No. 01, MEI 2021 Sistem Informasi Manajemen (…)
ISSN 2502-1613/E-ISSN 2541-3740

II.LANDASAN TEORI
Berdasarkan penelitian terdahulu yang dilakukan oleh Amiennia & Anak Agung, (2015). Sistem
persediaan perpetual (Sistem Pencatatan Persedian Terus Menerus) merupakan suatu sistem pengelolaan
persediaan dalam pencatatan mutasi persediaan dilakukan secara terus-menerus dan berkesinambungan,
sehingga mutasi persediaan selama satu periode terpantau setiap saat serta jumlah maupun nilai persediaan
dapat diketahui tanpa menghitung secara fisik. Menurut Prima Fithri dan Yogi Berlian, (2016). Persediaan
barang jadi adalah jumlah stok barang dagangan yang tersedia yang dimiliki oleh perusahaan yang
nantinya akan didistribusikan yang memungkinkan perusahaan untuk memenuhi kebutuhan pembeli.
Menurut Aan Ansen Andryadi (2017). Purchase Order merupakan bukti tertulis yang menyatakan
bahwa pembeli benar-benar berminat melakukan jual-beli. Dalam Purchase Order tertulis secara lengkap
informasi yang diinginkan pembeli tentang barang yang dipesan, jumlahnya, harganya baik harga satuan
maupun harga total, kapan barang dikirim, tujuan barang, cara pembayaran, syarat penyerahan barang,
volume dan catatan lain jika ada.

III. METODOLOGI PENELITIAN

Adapun metode penelitian yang digunakan sebagai langkah-langkah dalam perancangan Aplikasi
erdans13 Shop penjualan kids fashion adalah sebagai berikut :

GAMBAR 1. DIAGRAM ALIR METODOLOGI PENELITIAN

Berawal dari menentukan topik dan judul penelitian yang akan dilakukan, kemudian melakukan
pengumpulan data yang berhubungan dengan penelitian dengan cara melakukan wawancara terhadap user
terkait melakukan observasi pada PT. ASH Garmen Internasional, selanjutnya melakukan identifikasi
masalah yang ada pada PT. ASH Garmen Internasional, lalu menggunakan studi literatur sebagai landasan
teori dalam penyelesaian masalah secara ilmiah, sehingga dapat dilakukan perancangan aplikasi untuk
mempermudah proses bisnis yang sudah ada.

21
JTII, Vol. 06, No. 01, MEI 2021 Sistem Informasi Manajemen (…)
ISSN 2502-1613/E-ISSN 2541-3740

IV. HASIL
DAN PEMBAHASAN
Tahapan analisis dan pemodelan proses bisnis dilakukan untuk mengetahui skema sistem berjalan yang
dilakukan saat ini

Admin Meng-upload
Pegawai update Stock
Katalog

Customer Melakukan
Customer Memilih
Konfirmasi Pembelian
Katalog
Dengan Admin

Customer Konfirmasi Pengiriman Barang Ke

Pembayaran Customer

GAMBAR 2. SKEMA SISTEM BERJALAN

Dimulai dari pegawai gudang yang mencari info barang terbaru, kemudian memberikan update barang
yang perkiraan jadinya masih belum pasti kepada admin. Admin memposting barang tersebut ke media
penjualan online Instagram, kemudian customer memilih barang tersebut dan chat whatsapp untuk
memesan, lalu admin membalas dan konfirmasi ke customer yang dapat/tidak mendapatkan stoknya. Jika
mendapatkan stoknya customer melakukan konfirmasi pembayaran, setelah terbukti membayar, kemudian
barang di kirimkan.

A. Analisis Permasalahan dan Kebutuhan Sistem (Analisa PIECES)

Berikut adalah tabel Analisa PIECES kondisi sistem saat ini beserta yang akan diambil:
TABEL 1.
TABLE ANALISIS PERMASALAHAN DAN KEBUTUHAN SISTEM (ANALISA PIECES)
Faktor Kondisi Saat Ini

Performance a. Pencatatan stok barang jadi sering mengalami kesalahan data

b. Admin mengalami kesulitan dalam membalas chat dari customer serta pencatatan data customer.

Information a. Data stok barang jadi masih dicatat manual dengan kertas sehingga sering terabaikan dan hilang, hal ini
menjadikan harus dicatat ulang.
b. Data stok barang jadi tidak sesuai dengan PO.

Economics a. Pegawai tidak mengetahui nama stok barang jadi, hal ini menyebabkan pengiriman menjadi berulang kali.
b. Pegawai yang mencatat stok barang jadi sering kehilangan kertas catatan, hal ini menyebabkan akan
menghabiskan banyak kertas.

Control a. Pengalokasian stok barang jadi masih dihandle satu pegawai, hal ini menyebabkan Ketika pegawai tersebut
tidak masuk, menjadikan admin harus bertanya kesana kemari untuk mengetahui jumlah stoknya.
b. Belum adanya sistem yang dapat menyediakan informasi Nama barang jadi, hal ini menyebabkan admin harus
telfon langsung ke owner untuk menanyakan nama stok barang tersebut.

22
JTII, Vol. 06, No. 01, MEI 2021 Sistem Informasi Manajemen (…)
ISSN 2502-1613/E-ISSN 2541-3740

Efficiency a. Permasalahan yang terjadi adalah admin sering mengalami kesulitan dalam membalas chat satu persatu, ada
customer yang hanya bertanya stok barang jadi, resi pengiriman dan lain-lain, sehingga admin menghabiskan
waktu membalas customer yang sedang memesan.
b. Customer harus bertanya dahulu ke admin untuk mengetahui stok barang barang yang masih tersedia

Service a. Sistem tidak dapat memberikan kenyamanan pegawai dalam menjalankan suatu pekerjaan
b. Sistem belum dapat memberikan informasi yang lebih baik terhadap admin, pegawai dan customer.

B. Perancangan Sistem
Perancangan perangkat lunak bertujuan untuk memberikan panduan dalam mengembangkan
Sistem Erdans Shop. Perancangan dilakukan berdasarkan hasil analisis kebutuhan yang telah dilakukan
sebelumnya. Proses perancangan perangkat lunak dalam penelitian ini dimodelkan menggunakan
bahasa pemodelan sistem UML (Unified Modelling Language), seperti activity diagram, sequence
diagram, dan class diagram.

C. Use Case Diagram

Input Data Stock

Register
<<include>>

login

Melihat Stock

<<include>>
Pembelian Barang

<<include>>

Konfirmasi Pembayaran

verifikasi pembayaran
Admin
Customer
Pengiriman Barang

Laporan Penjualan

Berikut adalah penjelasan singkat tentang use case yang telah dirancang:
1. Admin dapat melakukan login
2. Admin dapat melakukan input data
3. Admin dapat melakukan registrasi
4. Customer, dan Admin dapat melihat stok
5. Customer dapat melakukan pembelian barang
6. Customer konfirmasi pembayaran
7. Admin dapat verifikasi pembayaran
8. Admin dapat melakukan pengiriman barang
9. Admin dapat melakukan laporan penjualan

23
JTII, Vol. 06, No. 01, MEI 2021 Sistem Informasi Manajemen (…)
ISSN 2502-1613/E-ISSN 2541-3740

D. Activity Diagram
Customer Sistem

Start

Menampilkan Menu
Masuk Aplikasi
Customer

Memilih Menu Yang

Diinginkan

Melihat Stock Menampilkan Stock

Barang Barang

Memilih Barang
Yang diinginkan

Tersedia
yes
no

Melakukan
Pembelian Barang

Menyimpan data ke
Mengisi Form
Database

End

GAMBAR 3. ACTIVITY DIAGRAM PROCESS INPUT PURCHASE ORDER FORM

Adapun aktivitas aktivitas yang dilakukan terkasit dengan activity diagram adalah Pengguna masuk ke
aplikasi, kemudian memilih menu Produk yang diinginkan. Kemudian klik produk, masukkan ke
keranjang selesai belanja, kemudian mengisi form data pembelian. Klik kirim, selesai.

24
JTII, Vol. 06, No. 01, MEI 2021 Sistem Informasi Manajemen (…)
ISSN 2502-1613/E-ISSN 2541-3740

E. Sequence Diagram

Customer System Database

masuk aplikasi

menampilkan halaman customer

Menampilkan menu Customer

Customer memilih produk

menampilkan informasi produk

Masukkan keranjang

add ke keranjang belanja

berhasil ditambahkan
menampilkan isi keranjang belanja

selesai belanja

menampilkan form pembelian

mengisi formdan kirim

Menyimpan data ke database

GAMBAR 4. SEQUENCE DIAGRAM PEMBELIAN

Sequence diagram diatas menjelaskan bagaimana alur data ketika Customer akan melakukan pembelian
barang yang tersedia pada aplikasi.

F. Class Diagram

GAMBAR 5. CLASSS DIAGRAM SISTEM ERDANS

Class diagram menggambarkan komponen dan relasi masing-masing komponen yang akan dibangun pada
sistem erdans.

G. Perancangan Interface System Order

Berikut adalah tampilan dari Interface System Order:

25
JTII, Vol. 06, No. 01, MEI 2021 Sistem Informasi Manajemen (…)
ISSN 2502-1613/E-ISSN 2541-3740

Gambar 6. Perancangan Tampilan Beranda Customer

Tampilan ini digunakan untuk Customer melihat semua produk, kategori, brands, jasa pengiriman,
bank, kontak, dan melakukan pencarian untuk produk yang diinginkan.

H. Perancangan Interface Melihat Stok

Berikut adalah tampilan dari Interface Melihat Stok:

Gambar 7. Perancangan Tampilan Customer Melihat Stok

Tampilan ini digunakan untuk customer melihat informasi produk, dan stok produk yang
diinginkan.

26
JTII, Vol. 06, No. 01, MEI 2021 Sistem Informasi Manajemen (…)
ISSN 2502-1613/E-ISSN 2541-3740

I. Perancangan Interface Customer Add to Chart

Berikut adalah tampilan dari Interface Customer Add to Chart

Gambar 8. Perancangan Tampilan Customer Add to Chart

Tampilan ini bertujuan untuk menambahkan, edit, dan hapus pesanan yang diinginkan customer.

J. Perancangan Interface Purchase Order Form

Berikut adalah tampilan dari Interface Purchase Order Form

Gambar 9. Perancangan Tampilan Customer Purchase Order Form

Tampilan ini bertujuan untuk menyelesaikan pembelian barang dan mengisi form pesanan.

K. Implementasi Sistem
Hasil dari implementasi sistem order yang telah selesai dirancang adalah sebagai berikut:

27
JTII, Vol. 06, No. 01, MEI 2021 Sistem Informasi Manajemen (…)
ISSN 2502-1613/E-ISSN 2541-3740

Gambar 10. Halaman Beranda Customer

Halaman Beranda Customer digunakan untuk menampilkan semua produk dan menu yang tersedia
untuk transaksi penjualan produk, yang dilakukan oleh pengguna.

L. Implementasi Sistem Customer Melihat Stok

Gambar 11. Implementasi Halaman Melihat Stok

Halaman Customer Melihat Stok digunakan untuk melihat stok produk, oleh Customer.

M. Implementasi Sistem Customer Add To Chart

Gambar 12. Implementasi Halaman Customer Add To Chart

28
JTII, Vol. 06, No. 01, MEI 2021 Sistem Informasi Manajemen (…)
ISSN 2502-1613/E-ISSN 2541-3740

Halaman Add to chart digunakan untuk menambahkan, mengedit dan menghapus pesanan, yang
dilakukan oleh Customer.

N. Implementasi Sistem Selesai Belanja

Gambar 13. Implementasi Halaman Selesai Belanja

Halaman Selesai Belanja digunakan untuk menyelesaikan pesanan, dan mengisi form pesanan,
yang dilakukan oleh Customer.

V. KESIMPULAN
Aplikasi Sistem manajemen Erdans13 Shop dengan studi yang telah dilakukan di PT. Ash Garmen
Internasional ini dapat ditarik kesimpulan bahwa :
1. Aplikasi dapat membantu aktivitas yang dilakukan oleh pegawai khususnya Admin dalam aktivitas
pelayanan terhadap customer.
2. Customer dapat dengan mudah untuk melihat stok produk yang tersedia.
3. Pegawai dapat dengan mudah untuk update stok barang jadi, tanpa harus menghabiskan kertas
untuk menuliskan data stok barang jadi.
VI. SARAN
Saran yang diharapkan untuk dapat dilakukan lebih lanjut setelah dilakukanya penelitan ini adalah :
1. Sistem Informasi Manajemen stok barang jadi ini perlu dikembangkan menjadi sebuah aplikasi
mobile untuk digunakan oleh pegawai produksi, pegawai gudang dan admin sehingga dapat
melakukan update status stok barang jadi, barang masuk dan barang keluar tanpa perlu menginput
ke komputer terlebih dahulu.
2. Mengembangkan menu pembayaran dengan menerapkan sistem authorisasi otomatis supaya admin
dan customer tidak perlu melakukan verifikasi dan konfirmasi pembayaran.

REFERENSI

[1] Amiennia & Anak Agung, "Aplikasi Pencatatan Persediaan, Penjualan, dan Pesanan dengan
Metode Perpetual", (2015)
[2] Lendy Rahmadi & Kusnita Yusmiarti, “Perancangan Sistem Informasi Inventory di AMIK Lembah
Dempo Pagaralam” , (2016).
[3] Rahmawati, “Sistem Informasi Inventory Stok Barang Pada CV. Artha” , (2017).

29
JTII, Vol. 06, No. 01, MEI 2021 Sistem Informasi Manajemen (…)
ISSN 2502-1613/E-ISSN 2541-3740

[4] Amelia & Joni Devitra, “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Manajemen Persediaan
Barang pada Advan Service Center Jambi Stok Barang Pada CV. Artha” , (2018).
[5] I Putu Alit Putra Yudha, Made Sudarma, & Putu Arya Mertasana, Perancangan Aplikasi Sistem
Inventory Barang
Menggunakan Barcode Scanner Berbasis Android" , (2017)
[6] Tri Ramdhany & Deni Kurnia, "Perancangan Sistem Informasi Persediaan Barang Dagang di PT
Dimarco Mitra Utama Cabang Bandung" , (2016)
[7] Ressa Priskila, "Perancangan Sistem Informasi Persediaan Barang pada Perusahaan Karya Cipta
Buana Sentosa Berbasis Web Dengan Metode Extreme Programing" , (2018).
[8] Ermatita, "Sistem Informasi Stok Barang Pada Minimarket" , (2017).
[9] Gita Ayu Syafarina, “Perancangan Aplikasi Inventory Barang Materials dan Product" , (2016).
[10] Irwan Ukkas, Kusno Harianto & Muh. Husain, “Aplikasi Penjualan Pakaian Couple Berbasis
Website Pada Rain-D Shop Samarinda" , (2016).

30