LAPORAN

PRAKTIK KERJA INDUSTRI (PRAKERIN)

PROGRAM PENDIDIKAN SISTEM
GANDA (PSG)
SEKRETARIAT DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH
(DPRD) KABUPATEN BANDUNG BARAT
PENGARSIPAN DOKUMEN SURAT PERTANGGUNG
JAWABAN (SPJ) PENGELUARAN KEGIATAN

TAHUN AJARAN 2022/2023

Oleh :

Nama Siswa : CICI AMELIA

NIS/NISN : 2122.10088 / 0055203245
Kelas : XI RPL 1

SMK TARUNA HARAPAN 1 CIPATAT

Jl..Raya Cipatat No.28 B Desa Ciptaharja Kec.Cipatat
Telp.022-6900185 Kab. Bandung Barat
Tahun 2022/2023
 HALAMAN PENGESAHAN

Laporan Praktik Kerja Industri (Prakerin)

Pengarsipan Dokumen Surat Pertanggung Jawaban (spj) Pengeluaran Kegiatan Ini
telah diteliti,disetujui dan disahkan di Bandung Barat.

Pada Tanggal…………..

Mengetahui/Menyetujui

Pembingbing Sekolah Pimpinan DU DI

M. Mizannuwar SR,S.Pd Drs. Rony Rudyana

NIP. NIP.

Ketua Program Keahlian

Rekayasa Perangkat Lunak (RPL)

Eki Jarul Alam S,Kom

NIP.
 KATA PENGANTAR
Dengan mengucapkan puji dan syukur kehadirat Allah SWT yang telah
memberikan rahmat dan karunia-nya serta kesempatan untuk menyelesaikan
laporan PRAKERIN (Praktik Kerja Industri) di Sekretariat DPRD KBB Laporan
ini disusun untuk memenuhi salah satu syarat dalam mengikuti sidang Praktik
Kerja Industri (PRAKERIN) dan Ujian Kompetensi Keahlian (UKK) guna
memenuhi kelengkapan bukti belajar ( evidence).
Praktik kerja ini merupakan salah satu upaya dalam menambah wawasan
dan pengetahuan dalam pengalaman bekerja agar memudahkan siswa/siswi yang
sudah menjalankan Praktik keja Industri (PRAKERIN) agar bisa menyesuaikan
diri dengan lingkungan kerja ini memberi banyak manfaat khususnya bagi saya
selaku penulis dan pembaca umumnya.
Laporan Praktik Kerja Industri (PRAKERIN) ini dapat disusun dengan baik
berkat bantuan dari pihak pihak yang telah memberikan bimbingan moral dan
dukungan sebagai bahan masukan untuk kami. Untuk itu pada kesempatan ini
mengucapkan terima kasih kepada :
1. Bapak Liwa Ulhamdi,S.Pd,MM selaku Kepala Sekolah SMK Taruna
Harapan 1 Cipatat.
2. Bapak Drs.Rony Rudyana selaku Sekertaris DPRD Kabupaten
Bandung Barat.
3. Bapak Yoseph Eufrat Parsaoran selaku Pembimbing Prakerin.
4. Bapak Nandang Supriatna selaku Pembimbing Prakerin.
5. Bapak Eki Jarul Alam,S.Kom selaku Kepala Program Studi RPL SMK
Taruna Harapan 1 Cipatat.
6. Bapak M.Mizzanuar Saeful Rohman, S.Pd selaku Pembimbing dalam
Kegiatan Praktik Kerja Industri (PRAKERIN) .
7. Bapak Syahrizal Amirul Firdaus, S.T selaku wali kelas XI RPL 1
8. Kedua Orang Tua Penulis.
Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan dan kekeliruan dalam
penulisan laporan ini.Untuk itu saya mengharapkan kritik dan saran yang bersifat
membangun dari pembaca. Akhirnya penulis mengucapkan terima kasih atas
segala dukungan dan bantuan sehingga laporan ini dapat tersusun dengan baik.
Bandung Barat, 31 Maret 2023

Penulis
 DAFTAR ISI
HALAMAN PENGESAHAN.................................................................................i

KATA PENGANTAR............................................................................................ii

DAFTAR ISI..........................................................................................................iv

DAFTAR TABEL.................................................................................................vi

DAFTAR GAMBAR............................................................................................vii

BAB I PENDAHULUAN......................................................................................1

1.1 Latar Belakang...................................................................................................1

1.2 Tujuan...........................................................................................................1

1.3 Manfaat.........................................................................................................2

1.4 Waktu dan Tempat........................................................................................2

1.5 Ruang Lingkup..............................................................................................3

BAB II GAMBARAN UMUM.............................................................................4

2.1 Sejarah Dewan Perwakilan Rakyat Daerah..................................................4

2.2 Kegiatan Perusahaan (DU/DI) Tempat Prakerin..........................................8

2.3 Struktur Organisasi Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Bandung Barat..8

BAB III LANDASAN TEORI..............................................................................9

3.1 Pengertian Arsip dan SPJ..............................................................................9

3.2 Jenis – Jenis Arsip.........................................................................................9

3.3 Fungsi dan Tujuan Arsip.............................................................................11

3.4 Sistem Penyimpanan Arsip..............................................................................13

BAB IV PELAKSANAAN PRAKTIK KERJA INDUSTRI...........................14

4.1 Dasar Pemilihan Topik................................................................................14

4.2 Pembahasan.................................................................................................14

4.2.1 Langkah – Langkah Melakukan Pengarsipan.........................................15

4.2.2 Perbandingan Teori dan Fakta.................................................................16

BAB V....................................................................................................................17

KESIMPULAN DAN SARAN..............................................................................17

5.1 KESIMPULAN................................................................................................17

5.2 SARAN............................................................................................................17

5.2.1 Saran Untuk Sekolah:..................................................................................17

5.2.2 Saran Untuk Pihak Kantor Sekretariat DPRD KBB:.................................17

5.2.3 Saran Untuk Calon Siswa Prakerin:............................................................18

DAFTAR PUSTAKA...........................................................................................19

LAMPIRAN – LAMPIRAN................................................................................20
 DAFTAR TABEL

Tabel 2.3 Struktur Organisasi Sekretariat DPRD..................................................10

 DAFTAR GAMBAR

Gambar 2 .1 Sejarah Dewan Perwakilan Rakyat Daerah .....................................4

 BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pelaksanaan Pendidikan dengan System Ganda ( PSG ) sebagai
perwujudan dan kebijaksanaan “ link and match ” dalam prosesnya
dilaksanakan pada dua tempat yaitu sekolah dan dunia usaha / industri /
institusi. Upaya ini dilaksakan dalam rangka peningkatan mutu kenaikan
kelas Sekolah Menengah Kejuruan ( SMK ) dalam mencapai tujuan
relevensi pendidikan dengan tuntutan kebutuhan tenaga kerja.
Harapan utama dan kegiatan penyelenggaraan praktik di dunia usaha /
industri / institusi di samping keahlian professional siswa meningkat sesuai
dengan tuntutan dunia usaha / industri / institusi, juga siswa akan memiliki
etos kerja yang meliputi kegiatan bekerja, motivasi kerja, inisiatif,
kreativitas, hasil kerja yang berkualitas, disiplin waktu dan kerajinan dalam
bekerja.

1.2 Tujuan
Pelaksanaan PRAKERIN memiliki tujuan – tujuan tertentu diantaranya :
a. Menghasilkan sumber daya manusia yang memiliki keahlian profesinal
dengan keterampilan, pengetahuan serta etos kerja yang sesuai dengan
zaman
b. Mengasah keterampilan yang diberikan Sekolah Menegah Kejuruan
(SMK)
c. Menambah keterampilan, pengetahuan gagasan-gagasan seputar dunia
usaha serta yang profesional
d. Membentuk pola pikir siswa / siswi agar terkontruktif baik serta
memberikan pengalaman dalam dunia kerja.
e. Menjalin kerja sama yang baik antara sekolah dan perusahaan yang terkait
baik dalam dunia usaha.

1
f. Mengenalkan siswa / siswi pada pekerjaan lapangan di dunia dan usaha
sehingga pada saat mereka terjun kelapangan pekerjaan yang
sesungguhnya dapat beradaptasi dengan cepat

1.3 Manfaat
a. Mendapatkan pengetahuan yang sangat luas tentang kerja
b. Meningkat rasa percaya diri,disipilin,dan tanggung jawab
c. Mengetahui arti pertimg ke disiplinan dan tangggung jawab dalam
melaksanakan tugas
d. Dapat mengetahui dunia kerja yang sebenarnya.
e. Menambah keterampilan,pengetahuan,gagasan-gagasan seputar dunia
usaha serta industri yang profesional

1.4 Waktu dan Tempat

1. Waktu Pelaksanaan
Mulai Prakerin pada tanggal 02 Januari – 31 Maret 2023
Hari kerja : Senin-Jum’at
Jam kerja : 07.30 – 15.00

2. Tempat Pelaksanaan Praktik Kerja Industri:

Kantor Sekretariat DPRD KBB
Jl. Raya Tagog Padalarang, No.545, Kertamulya, Kec. Padalarang Kab.
Bandung Barat Telp. (022) 87786013.

2
1.5 Ruang Lingkup
a. Bagaimana tata cara pengarsipan surat pertanggung jawaban yang baik dan
benar.
b. Tahap – tahap pengarsipan.
c. Mengklasifikasikan jenis dan perihal surat yang di arsipkan.
d. Pengurutan surat arsip dengan benar dan rapih.

3
 BAB II GAMBARAN UMUM

2.1 Sejarah Dewan Perwakilan Rakyat Daerah

Gambar 2. 1 Gedung DPRD Kabupaten Bandung Barat

Wacana pemekaran Kabupaten Bandung menjadi 2 kabupaten telah

muncul sejak tahun l999. Berdasarkan surat permohonan Bupati KDH TK.II
Bandung yang saat itu dijabat oleh bapak H.U.Hatta Djati Permana, S.Ip
mengajukan surat kepada Ketua DPRD yang saat itu pimpinan DPRD /
Ketua DPRD diketuai Bapak H.Obar Sobarna.S.Ip. Surat permohonan
Bupati bernomor :135/1235/Tapem tanggal 22 juni 1999 perihal
permohonan persetujuan pemekaran wilayah Kabupaten Dati II Bandung.
Bupati memohon kepada pimpinan beserta anggota DPRD kiranya dapat
mengabulkan dan mendukung atas terselenggaranya rencana pemekaran
Kabupaten Bandung menjadi Kabupaten DT II Bandung dan Kabupaten
Padalarang (sekarang Kabupaten Bandung Barat). Hal tersebut disambut
positif oleh DPRD Kabupaten Bandung dengan diterbitkannya surat
keputusan DPRD Dati II Bandung No.5/1999/12/07 tentang persetujuan
awal DPRD terhadap pemekaran wilayah Kabupaten Dati II Bandung.
Namun pada tanggal 23 Desember 1999, Ketua DPRD Kabupaten Bandung
melayangkan surat No.135/1499/TU tentang pemekaran Kabupaten

4
Bandung yang isinya antara lain : Kami sampaikan bahwa proses awal yang
sedang ditempuh oleh Pemda (sesuai UU no 5/74) agar ditangguhkan
/dihentikan, demi ketertiban dan kelancaran.
Perkembanguan selanjutnya sesuai UU No.22/1999, sebagian kecil dari
wilayah Kabupaten Bandung yaitu Kota Administratif Cimahi ditingkatkan
statusnya menjadi Pemerintah Kota Cimahi (yang meliputi 3 Kecamatan)
yaitu Kecamatan Cimahi Selatan, Kecamatan Cimahi tengah dan Kecamatan
Cimahi utara, maka rencana pemekaran Kabupaten Bandung semakin
tertunda karena Kota Cimahi sebelumnya merupakan bagian dari wilayah
pelaksanaan selanjutnya sesuai dengan Undang-Undang no 22/1999
administratif Kabupaten Bandung. Setelah Cimahi menjadi Kota Otonom,
terpisah dari kabupaten Bandung, tuntutan pemekaran Kabupaten Bandung
mencuat kembali ke permukaan sejalan dengan dibukanya ruang publik
untuk mengaspirasikan kehendak membentuk daerah otonom baru hal
tersebut dijamin oleh Undang-Undang No.22/1999.
Tuntutan pemekaran wilayah kabupaten Bandung, dilihat dari
kondisi geografisnya oleh beberapa kalangan dinilai dapat dipahami sebab
wilayah Kabupaten Bandung cukup luas (2.324.84 KM2) dengan letak
wilayah mengelilingi Kota Bandung dan Kota Cimahi, disamping itu jumlah
penduduknya cukup banyak, berdasarkan SUPAS 2002 sebanyak 4,3 Juta
jiwa. Berangkat dari kondisi itulah pada tanggal 9 agustus 1999 para tokoh
masyarakat Bandung Barat berkumpul membentuk Forum Pendukung
Percepatan Pemekaran Kabupaten Bandung Barat yang dipimpin ketuanya
Drs. H. Endang Anwar, setahun kemudian terbentuk lagi Forum Peduli
Bandung Barat yang diketuai Asep Suhardi, Forum Bandung Barat Bersatu
yang dipimpin H.Zaenal Abidin, Drs. Ade Ratmadja, Asep Suhardi dan
Asep Ridwan Hermawan, serta Forom Pemuda Bandung Barat yang
dipimpin Eman Sulaeman SE. Karena sama-sama untuk memperjuangkan
berdirinya Kabupaten Bandung Barat, untuk menyamakan visi misi
perjuangan maka berbagai LSM dan Forum bergabung dalam satu wadah
Komite Pembentukan Kabupaten Bandung Barat (KPPKBB) yang dipimpin
ketua umumnya Drs.H.Endang Anwar. KPKBB bersama elemen masyarakat

5
Bandung Barat mengawali upaya perjuangannya dengan melaksanakan
DEKLARASI BERSAMA untuk terus berjuang agar Bandung Barat
menjadi DAERAH OTONOM terpisah dari Kabupaten Bandung, deklarasi
tersebut dilaksanakan di Gedung Diklat Keuangan Gado Bangkong
Kecamatan Ngamprah pada tanggal 30 Agustus 2003 Naskah Deklarasi
dibacakan dan ditanda tangani berbagai elemen masyarakat Bandung Barat.
Hal tersebut diakukan KPPKBB sebagai bentuk komitmen bersama dalam
upayanya memperjuangkan dan menyampaikan aspirasi keberbagai lembaga
baik legislatif maupun eksekutif Daerah Kab. Bandung, Provinsi Jawa Barat
dan Pemerinah Pusat serta DPR RI/DPD RI sampai lahirnya Undang-
Undang Republik Indonesia No12.tahun 2007 Tentang Pembentukan
Kabupaten Bandung Barat Menjadi Daerah Otonom di Provinsi Jawa Barat.
Penjabat Sementara Bupati Bandung Barat Drs. H. Tjatja Kuswara,
SH. MH selesai menjalankan tugasnya pada tanggal 17 Juli 2008, Bupati
dan Wakil Bupati Bandung Barat pertama Drs. H. Abubakar M.Si dan
Drs.Ernawan Natasaputra hasil pemilihan langsung dilantik pada tanggal 17
juli 2008 oleh Gubernur Jawa Barat Achmad Heriawan, Lc atas nama
Presiden. (Drs. Ade Ratmadja). Kabupaten Bandung Barat adalah kabupaten
baru provinsi Jawa Barat, Indonesia, pemekaran dari Kabupaten Bandung.
Kabupaten ini berbatasan dengan Kabupaten Purwakarta dan Kabupaten
Subang di sebelah barat dan utara, Kabupaten Bandung dan Kota Cimahi di
sebelah timur, serta Kabupaten Cianjur di sebelah barat dan timur.
Kabupaten Bandung Barat mewarisi sekitar 1,4 juta penduduk dari 42,9%
wilayah lama Kabupaten Bandung.

6
 VISI

“Bandung Barat yang AKUR (Aspiratif, Kreatif, Unggul dan Religius),

dan berbasis pada pengembangan ekonomi, optimalisasi sumber daya alam
dan kualitas sumber daya manusia”.

MISI

1. Membangun Sumber Daya Manusia yang berkualitas melalui jaminan

akses dan pemerataan terhadap layanan dasar kesehatan, pendidikan,
dan keagamaan.

2. Memenuhi kebutuhan infrastruktur dasar sebagai penunjang mobilitas

masyarakat dan pengembangan ekonomi, sosial, dan budaya.

3. Menumbuhkan pusat-pusat pertumbuhan ekonomi masyarakat berbasis

kearifan lokal dan kreativitas.

4. Melakukan optimalisasi potensi sumber daya alam dan budaya untuk

pengembangan pariwisata ramah lingkungan.

5. Menguatkan keunggulan pertanian, peternakan, dan industri yang

merata melalui optimalisasi ilmu pengetahuan dan teknologi.

6. Mengurangi kesenjangan masyarakat dengan kebijakan yang pro-poor,

projob, pro-growth, dan pro-environment.

7. Mengembangkan sistem pemerintahan yang bersih, aspiratif, inovatif

dan melayani berbasis inovasi dan teknologi.

7
2.2 Kegiatan Perusahaan (DU/DI) Tempat Prakerin
a. Penyelengaraan urusan ketatausahaan dan administrasi perkantoran.
b. Penyelenggaraan urusan rumah tangga, rumah jabatan, dan gedung DPRD
serta barang investasi lainnya.
c. Persiapan perjalanan dinas pimpinan dan anggota.
d. Penyusunaan laporan pertanggung jawaban atas pelaksanaan tugas.

2.3 Struktur Organisasi Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Bandung

Barat

Tabel 2.3 Struktur Organisasi Perusahaan Sekretariat DPRD Kabupaten

Bandung Barat

8
 BAB III LANDASAN TEORI

3.1 Pengertian Arsip dan SPJ

Kata arsip diambil dari bahasa arsip, yaitu “ archive “ yang memiliki arti
kumpulan dokumen atau catatan sejarah yang mampu memberikan
informasi terkait suatu lembaga, kelompok orang ataupun tempat tertentu.
Secara umum pengertian dari arsip adalah sebuah catatan atau rekaman
kegiatan atau peristiwa yang diketik, dicetak, atau ditulis dalam wujud
angka, gambar, dan huruf yang memiliki arti serta tujuan tertentu untuk
dijadikan sebagai suatu bahan informasi dan juga komunikasi yang
direkam dalam berbagai media, seperti media komputer, kertas, atau kertas
film.
SPJ adalah singkatan dari surat pertanggung jawaban, merupakan sebuah
laporan dari suatu kegiatan yang telah dilaksanakan. Dalam SPJ biasanya
memuat pekerjaan atau kegiatan yang telah dilaksanakan, realisasi belanja,
siapa yang melaksanakan dan keluaran (output) dari kegiatan tersebut.

3.2 Jenis – Jenis Arsip

1. Jenis – jenis arsip berdasarkan kepemilikannya
a. Arsip dari Lembaga pemerintahan
 Arsip Nasional RI sebagai inti organisasi Lembaga Kearsipan
Nasional yang disebut Arsip Nasional Pusat (Arnapus).
 Arsip Nasional RI yang berada di masing – masing Daerah
Tingkat I disebut dengan Arsip Nasional Daerah (Arnasda).
b. Arsip dari instansi pemerintah atau swasta
 Arsip primer merupakan arsip asli, bukan salinan atau
tembusan.
 Arsip sekunder merupakan arsip yang berupa salinan dan
tembusan.
 Arsip sentral merupakan arsip yang disimpan pada pusat arsip
atau arsip yang dipusatkan penyimpanan yang dilakukan oleh

9
 masing – masing unit di mana arsip itu dibuat atau
desentralilasi.
2. Jenis – jenis arsip berdasarkan fungsinya
a. Arsip aktif
Arsip aktif adalah arsip yang masih digunakan terus – menerus
untuk kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan
suatu organisasi.
b. Arsip inaktif
Arsip inaktif atau arsip aktif adalah arsip yang frekuensi
penggunaannya sudah mulai menurundan pengelolaannya oleh
unit sentral dalam suatu organisasi atau instansi.
c. Arsip statis
Arsip statis adalah arsip yang tidak lagi digunakan terus – menerus
bagi organisasi maupun instansi. Arsip statis ini digunakan untuk
kepentingan masyarakat umum karena memiliki nilai kebangsaan
dan digunakan sebagai referensi saja.
3. Jenis – jenis arsip berdasarkan isinya
a. Financial record
Yakni arsip berupa catatan – catatan megenai masalah keuangan.
b. Inventory record
Yakni arsip berupa catatan - catatan yang berhubungan dengan
keadaan barang dagangan.
c. Personel record
Yakni arsip berupa catatan – catatan yang berhubungan dengan
masalah kepegawaian, seperti catatan riwayat hidup, pengalaman
kerja atau absensi pegawai.
d. Sales record
Yakni arsip berupa catatan – catatan yang berisi informasi
mengenai penjualan.
e. Production record
Yakni arsip berupa catatan – catatan yang berhubungan dengan
masalah produksi.

10
 4. Jenis – jenis arsip berdasarkan fisiknya
a. Arsip tertulis
Adalah arsip berupa tulisan atau tertulis, seperti surat dinas, akta dan
sebagainya.
b. Arsip visual
Adalah arsip berupa gambar, lukisan atau pahatan yang bisa dilihat,
seperti relief, poster, dan sebagainya.
5. Jenis – jenis arsip berdasarkan kepentingannya
a. Vital rcord
Merupakan warkat yang memiliki nilai penting bagi suatu organisasi atau
instansi, sehingga harus disimpan dengan baik dan aman selama
organisasi itu masih berdiri.
b. Important rcord
Merupakan warkat yang memiliki fungsi besar dalam jangka waktu lama
atau 3 tahun lebih, sehingga perlu disimpan dengan baik.Contohnya, arsip
berupa surat perjanjian sewa dan sebagainya.
c. Useful record
Merupakan warkat yang memiliki fungsi dalam jangka waktu biasa. Arsip
jenis ini disimpan sesuai dengan daftar retensi atau lamanya
penyimpanan. Arsip jenis ini paling banyak jumlahnya di sebuah
organisasi, seperti arsip surat – surat kantor.
d. Non essential record
Merupakan arsip yang kegunaannya langsung habis setelah selesai dibaca.
Misalnya, arsip berupa undangan rapat dan sebagainya.

3.3 Fungsi dan Tujuan Arsip

Fungsi Arsip :
 Fungsi Primer
Adalah nilai guna arsip yang berdasarkan kepentingan pencipta arsip
sebagai penunjang ketika tugas sedang berlangsung atau setelah kegiatan
selesai. Fungsi primer arsip ini harus mencakup nilai guna adminisrasi,
dan nilai guna teknologi hingga ilmiah.

11
 Fungsi Sekunder Arsip
Adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan bukan untuk
pencipta arsip melainkan untuk kepentingan lembaga/instansi
pemerintahan, swasta, pribadi dan juga kepentingn umum lain sebagai
bahan bukti dan bahan pertangungjawaban. Nilai guna skunder meliputi
nilai guna pembuktian dan penginformasian.
Ada pula fungsi-fungsi arsip berdasarkan Undang-undang No.77 tahun
1971 Pasal 2 antara lain :
1. Fungsi Dinamis
Arsip memiliki fungsi dinamis, yang mana diperlukan dalam proses
pelaksanaan dan perencanaan secara langsung. Maksudnya, arsip bisa
digunakan untuk kegiatan sehari-hari suatu perusahaan secara langsung.
Fungsi dinamis arsip juga memiliki arti yang berubah-ubah nilai dan
maknanya.Fungsi arsip dinamis terbagi menjadi 3 macam, yakni arsip
aktif, arsip semi aktif, dan arsip inaktif.
2. Fungsi Statis
Arsip memiliki fungsi statis, yang mana tidak bisa digunakan langsung
dalam proses penyelenggaraan maupun perencanaan. Maksudnya, arsip
statis tidak bisa digunakan dalam kegiatan operasional perusahaan. Maka,
arsip yang masuk dalam kelompok arsip statis memiliki taraf nilai abadi
yang bisa di pertanggung jawabakan.

Tujuan Arsip :
1. Menghemat tempat penyimpanan.
2. Menjaga kerahasiaan.
3. Menjaga kelestarian.
4. Menajaga arsip tetap baik dan aman.
5. Mempermudah pencarian arsip.
6. Menjaga arsip – arsip penting.
7. Menghemat waktu dan tenaga.

12
3.4 Sistem Penyimpanan Arsip
 Sistem Nomor
Sistem penyimpanan ini biasanya digunakan oleh arsiparis yang melakukan
indexing atau klasifikasi dokumen atau arsip berdasarkan nomor atau numerik.
 Sistem Abjad
Biasanya, menggunakan metode penyusunan dokumen yang dilakukan secara
berurutan.
 Sistem Tanggal
Biasanya, metode yang digunakan untuk indexing dimulai dari tanggal
datangnya dokumen atau surat, lalu di susun dengan frekuensi tertentu,
misalnya harian, mingguan, bulanan, bahan tahun sesuai kebuutuhan.
 Sistem Subjek
Sistem penyimpanan arsip ini digunakan untuk menyimpan arsip yang
dikelompokan berdasarkan jenis masalah yang sering terjadi.
 Sistem Wilayah
Biasanya, arsip akan dikelompokan berdasarkan daerah atau wilayah yang
tertera pada alamat surat atau dokumen. Nantinya, dokumen akan di
klasifikasikan menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan kota,
daerah, atau negara dari dokumen berasal dan tujuannya.BAB IV

13
 BAB IV
PELAKSANAAN PRAKTIK KERJA INDUSTRI

4.1 Dasar Pemilihan Topik

a. Alasan pemilihan judul
Penulis memilih judul Pengarsipan Dokumen SPJ Pengeluaran Kegiatan,
karena pada saat masuk PKL di Sekretariat DPRD, penulis ditugaskan
untuk melakukan pengarsipan dokumen spj oleh pembimbing di
Sekretariat DPRD dan sangat sering melakukan pengarsipan dokumen spj
pengeluaran kegiatan
b. Kendala yang dihadapi
1. Sering salah mengurutkan dokumen.
2. Ruang penyimpanan yang kurang memadai.
c. Cara mengatasi kendala
1. Mengecek kembali dokumen denngan benar.
2. Memperluas tempat penyimpanan.

4.2 Pembahasan
Pertama kali penulis melakukan Pengarsipan Dokumen SPJ , yaitu
menunggu perintah dari pegawai yang berada di bagian umum Sekretariat
DPRD. Penulis langsung melakukan pengarsipan dengan baik dan benar.
Setelah itu penulis menyimpan map arsip sesuai urutan.

14
4.2.1 Langkah – Langkah Melakukan Pengarsipan
1. Menggandakan Dokumen

Menggandakan dokumen surat pertanggung jawaban pengeluaran

kegiatan, dengan menggunakan alat mesin fotocopy.

2. Memasukan Dokumen kedalam Map Arsip

Memasukan dokumen secara tersusun sesuai urutannya.

15
 3. Menata dan Mengelompokan Map Arsip

Menata dan mengelompokan map arsip kedalam lemari arsip sesuai

urut tahun dan bulan pembuatannya.

4.2.2 Perbandingan Teori dan Fakta

Ternyata setelah penulis melakukan prakerin secara teori mengenai
pengarsipan itu lumayan rumit, sedangkan faktanya setelah penulis
melakukan pengarsipan itu ternyata mudah dan lebih simple.

16
 BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 KESIMPULAN
Setelah penulis melakukan Praktik Kerja Industri (PRAKERIN) di
Sekretariat DPRD. Penulis mendapatkan banyak ilmu yang bermanfaat, baik
itu pengalaman, pengetahuan, dan semua yang terkait dalam dunia kerja.
Sehingga penulis dapat menambah wawasan yang penulis di dapatkan selama
ini, karena hanya dengan praktik penulis bisa mengetahui seberapa jauh
kemampuan yang sudah penulis dapat di sekolah. Sehingga suatu saat nanti
jika penulis memasuki dunia kerja tidak akan ragu melakukannya, karena
sebelumnya sudah mempunyai pengalaman yang baik.

5.2 SARAN

5.2.1 Saran Untuk Sekolah:

a. Hendaknya guru pembimbing harus lebih sering memonitoring para siswanya
di lingkungan prakerin.
b. Sebaiknya lebih memperhatikan siswa – siswinya dengan meluangkan sedikit
waktu untuk menanyakan kepada pembimbing tentanng keadaan siswa –
siswinya di tempat prakerin.

5.2.2 Saran Untuk Pihak Kantor Sekretariat DPRD KBB:

a. Lebih besikap bijakana.
b. Untuk memperlancar kegiatan di kantor sebaiknya pegawai berangkat sesuai
dengan jam nya dan pulang sesuai jam pulang kantor.
c. Untuk karyawan kantor hendaknya lebih bersikap bijaksana dan mendidik
kepada siswa siswi yang prakerin.

17
5.2.3 Saran Untuk Calon Siswa Prakerin:
a. Jaga nama baik sekolah.
b. Peserta prakerin harus mengikuti peraturan di DU/DI tersebut.
c. Mengerjakan tugas yang di berikan atasan.

18
 DAFTAR PUSTAKA
Yusuf Abdhul (September 21, 2021). Pengertian Arsip: Fungsi, Tujuan, Manfaat
dan Jenisnya. Penggadaan.penerbitdeepublish.com.
https://pengadaan.penerbitdeepublish.com/pengadaan/pengertian-
arsip/#Jenis-Jenis_Arsip
Hendri Santosa Associate Writer (Februari 21, 2019). Pengertian SPJ.
Birokmenulis.org.
https://birokratmenulis.org/penyederhanaan-spj/
By Primadoc (Desember 7, 2020). Sistem Penyimpanan Arsip.Primadoc.id.
https://primadoc.id/macam-macam-sistem-penyimpanan-arsip/

LAMPIRAN – LAMPIRAN

19
1. Kegiatan rutin hari senin Apel Pagi

2. Mengggandakan Dokumen

3. Mengarsipkan Dokumen

20
4. Mengetik dan Mengeprint Kwitansi Dinas

5. Menginput Rincian Belanja

21
6. Membantu Merapihkan Gudang

7. Membantu Menyiapkan Rapat Badan Musyawarah

22
8. Membantu Memasangkan Bendera KBB di setiap Ruangan

23
9. Foto Bersama Pembimbing Prakerin

24
25