SOSIALISASI PERJALANAN DINAS PEGAWAI

Oktober 2023
SBI KEARSIPAN KANTOR PUSAT
 Over View Per DIR : 0036.P/DIR/2022

Perjalanan Dinas Dalam Negeri :

Perjalanan Pegawai yang dilakukan atas perintah Pejabat yang berwenang untuk melaksanakan kegiatan atau tugas dinas dalam rangka
kepentingan PLN keluar tempat kedudukan pegawai yang berjarak melebihi 50 km.

Fasilitas Perjalanan Dinas :

Biaya yang diberikan kepada pegawai yang melaksanakan Perjalanan Dinas berupa : Konsumsi , Cuci Pakaian, dan Transportasi Lokal (dari
dan ke), Tiket Perjalanan, Penginapan.
Fasilitas Perjalanan Dinas

1. Konsumsi, diberikan dalam bentuk “LUMPSUM”

2. Cuci Pakaian, diberikan dalam bentuk “LUMPSUM”
3. Transport ke Bandara / Stasiun / Terminal / Pelabuhan, diberikan dalam
bentuk “LUMPSUM”
4. KA / Bus / Kapal, diberikan dalam bentuk “LUMPSUM”
5. Tiket Pesawat, diberikan dalam bentuk “NATURA”
6. Penginapan, diberikan dalam bentuk “NATURA”

www.pln.co.id
| @ 2023 Divisi Umum – Joko Agung |
1
2
3

TOPIK PEMBAHASAN
1 2 3
Mekanisme
Pengembangan Aplikasi Evaluasi & Diskusi terkait
Pertanggungjawaban
E-SPPD dengan SPPD
SPPD Pegawai

Mekanisme Pengembalian
selisih biaya SPPD

SIMULASI
 Pengembangan Aplikasi E-SPPD :

Before Now To Be

1. Pilihan hotel tersedia berdasarkan pagu 1. Pengajuan SPPD melalui aplikasi mobile
1. Seluruh pilihan hotel terbuka.
(ESPPD)
2. Tidak ada fitur upload boarding dan kelas hotel sesuai jabatan dari
2. Approval SPPD oleh atasan melalui
pass/tiket.
masing-masing pegawai. aplikasi mobile (ESPPD)
3. Tidak ada notifikasi apabila terjadi
2. Boarding pass/tiket wajib di upload di 3. Terdapat fitur untuk mengetahui jumlah
ketidaksesuaian antara tanggal
biaya lumpsum
perencanaan dan realisasi SPPD aplikasi sebagai evidence.
4. Terdapat fitur tagging lokasi sebagai
4. Pengajuan SPPD maksimal 3 open trip
3. Terdapat notifikasi ketidaksesuaian
pengganti form SPPD (menunggu
perjalanan dinas kepada user dan pengesahan juknis).

atasan (melalui email korporat). 5. Terdapat fitur refund dan reschedule.

6. Fitur chat/komunikasi dengan travel
4. Pengajuan SPPD tidak dibatasi, namun
admin
mendapat notifikasi trip apabila belum

mempertanggungjawabkan
 MEKANISME
PERTANGGUNGJAWABAN SPPD
1 3 NOTIFIKASI
UPLOAD BOARDING
PASS/TIKET KETIDAKSESUAIAN
MENDAPATKAN NOTIFIKASI
UPLOAD DI APLIKASI ESPPD
MELALUI EMAIL KORPORAT
APABILA BELUM UPLOAD
KEPADA PEGAWAI & ATASAN
STATUS SPPD MASIH OPEN
APABILA TERDAPAT
(menjadi perhatian user)
KETIDAKSESUAIAN REALISASI
SPPD PEGAWAI

2 4
PENGEMBALIAN
Form SPPD SELISIH BIAYA
FORM DI TANDATANGANI MELAKUKAN PENGEMBALIAN
DAN STAMPEL OLEH UNIT SELISIH BIAYA KE
TUJUAN KEMUDIAN PERUSAHAAN
DISERAHKAN KE TRAVEL
ADMIN
 PENGEMBALIAN SELISIH BIAYA
SPPD
Jika pegawai menggunakan Aplikasi E-SPPD:

1. Setelah pegawai upload boarding pass/tiket, sistem akan memproses secara otomatis dan apabila
terdapat ketidaksesuaian perjalanan dinas maka pegawai dan atasan akan mendapat notifikasi melalui
email korporat.
2. Pegawai berkoordinasi dengan travel admin terkait jumlah nilai biaya yang harus dikembalikan ke
Perusahaan dan travel admin akan menginfokan nomor rekening pengembalian.
3. Pegawai melakukan pengembalian ke nomor rekening yang dimaksud dengan menyantumkan
keterangan Nama dan No. Trip pada berita acara transfer.
4. Pegawai menyerahkan bukti transfer atas pengembalian tersebut kepada travel admin.
5. Travel admin akan melakukan penyesuaian tanggal yang tercantum pada SAP dan ESPPD.
 PENGEMBALIAN SELISIH BIAYA
SPPD
Jika pegawai tidak menggunakan Aplikasi E-SPPD (skema reimburse) :

1. Setelah pegawai menyerahkan berkas reimburse SPPD berupa invoice, boarding pass dan lembar
stempel, travel admin akan memverifikasi kesesuaian berkas reimburse tanggal pada boarding pass
dengan tanggal pengajuan SPPD.
2. Apabila terdapat ketidaksesuaian, travel admin akan menginfokan jumlah nilai biaya pengembalian
yang harus dibayarkan oleh pegawai.
3. Travel admin akan menginfokan nomor rekening pengembalian.
4. Pegawai melakukan pengembalian ke nomor rekening yang dimaksud dengan menyantumkan
keterangan Nama dan No. Trip pada berita acara transfer.
5. Pegawai menyerahkan bukti transfer atas pengembalian tersebut kepada travel admin.
6. Travel admin akan melakukan penyesuaian tanggal yang tercantum pada SAP dan ESPPD.
SIMULASI E-SPPD
NOMOR PENGADUAN

0852-8206-9720
DISKUSI &
EVALUASI
“Selalu murah hati dan penuh gembira untuk
memberikan pelayanan berkualitas."

TERIMA KASIH