Rincian Prosedur Pembuatan SPJ (Surat Perjalanan Dinas) Online

1. Permintaaan surat jalan di buat masing-masing Divisi oleh Admin pada Aplikasi SPJ Online
dengan alamat website sebagai berikut https://spj.ptpn11.co.id untuk kemudian disetujui oleh
kepala Divisi terkait dengan menggunakan aplikasi tersebut. Karyawan mengajukan persetujuan
dinas secara online dan offline menggunakan Surat Perintah Jalan (SPJ) seperti yang sebelumnya
dilakukan. Berlaku untuk Kepala Divisi dan Direksi.
2. Saat melakukan dinas, masing-masing karyawan yang bertugas melakukan prosedur check-in
ketika sudah tiba di tempat dinas dan melakukan prosedur check-out ketika sudah kembali dari
tugas.
3. Setelah proses check out selesai, karyawan yang sudah menyelesaikan perjalanan dinasnya
DIWAJIBKAN mencetak form surat perjalanan dinas untuk kemudian ditandatangani oleh kepala
divisi yang berwenang dan kemudian mengunggah form tersebut kedalam aplikasi SPJ. Form
cetak surat yang asli untuk kemudian di kirimkan ke divisi Sumber Daya Manusia bagian Travel
Management agar di proses ke tahapan selanjutnya. Karyawan yang telah menyelesaikan tahapan
tersebut dapat melakukan monitoring posisi Surat Perjalanan Dinas melalui akun masing-masing
pada menu History SPJ.
4. Penyerahan bukti cetak Surat Perintah Jalan ke Divisi Sumber Daya Manusia selambat-lambatnya
tiga bulan setelah tanggal keberangkatan yang tercantum dalam SPJ. Apabila melebihi jangka
waktu 3 bulan setelah tanggal keberangkatan, maka Surat Perintah Jalan tersebut akan dianggap
HANGUS dan TIDAK AKAN diproses dalam perhitungan Biaya Perjalanan Dinasnya.
5. Nama karyawan yang sudah tercatat di SPJ lain, TIDAK AKAN BISA membuat SPJ baru kecuali
karyawan tersebut telah menyelesaikan tugas dinas dan melakukan proses checkout di dalam
sistem.
6. Untuk Surat Perintah Jalan driver, bagian umum akan meng -input driver sesuai dengan
permintaan kendaraan yang masuk. Surat Perintah Jalan driver akan secara otomatis muncul pada
divisi pembuat setelah pengajuan permintaan kendaraan divisi pembuat disetujui oleh bagian
kendaraan.
Permintaan Pemesanan Dan Pembelian Tiket Akomodasi Dinas
1. Apabila karyawan yang akan melakukan perjalanan dinas membutuhkan kendaraan dinas, maka
karyawan tersebut dapat melakukan pemesanan kendaraan dinas melalui aplikasi sesuai dengan
nomor surat tugas yang digunakan.
2. Apabila divisi membutuhkan kendaraan dinas untuk keperluan dinas dalam kota atau takziah salah
satu kerabat karyawan, maka dapat memesan kendaraan non-spj menggunakan aplikasi.
3. Print out permintaan kendaraan WAJIB dikirim ke bagian umum paling lambat pada saat hari
keberangkatan dinas.
4. Karyawan yang akan melakukan perjalanan dinas membutuhkan pemesanan tiket kereta api /
pesawat terbang / pemesanan hotel, maka karyawan tersebut dapat melakukan pemesanan tiket
kereta api / pesawat terbang, maka dapat memesan permintaan tiket melalui aplikasi. Print out
permintaan tiket kereta api / pesawat terbang / pemesanan hotel WAJIB dikirim ke bagian umum
paling lambat pada saat hari keberangkatan dinas.
5. Bagian Pol Kendaraan menentukan kendaraan beserta driver untuk dinas sesuai dengan
permintaan kendaraan yang dikirimkan.
6. Bagian Umum akan melakukan pemesanan tiket transportasi dan hotel untuk kepentingan dinas
sesuai dengan permintaan pemesanan yang diajukan.

Perhitungan Deklarasi Biaya Perjalanan Dinas

1. SPJ yang sudah terisi lengkap dengan keterangan tanggal/jam berangkat/tiba kembali dan catatan
dari tempat dinas yang dikunjungi, perlu dicetak dan diunggah (upload) ke aplikasi SPJ Online.
2. Setelah mengunggah dokumen SPJ lengkap beserta biaya pendukung akomodasi saat dinas,
lembar cetak SPJ beserta biaya pendukung diserahkan ke bagian SDM.
3. Biaya pendukung akomodasi saat dinas adalah sebagai berikut:
a. Struk argo taksi ASLI
b. Struk Ojek Online
c. Struk Tol (bukan pembelian e tol) jika menggunakan kendaraan sendiri saat dinas
d. Tiket Kereta Api / Pesawat Terbang & Hotel ASLI apabila membeli akomodasi dengan uang
pribadi tanpa melalui umum.
 Diluar dari daftar biaya pendukung diatas, tidak akan diberikan penggantian biaya. Biaya yang
TIDAK diberikan penggantian adalah nota bahan bakar, nota makan, struk pengisian e-tol, struk
parker, kwitansi pembayaran sewa taksi/rental mobil TIDAK RESMI.
4. Khusus perjalanan luar wilayah kepada yang bersangkutan diberikan bantuan transport lokal yang
besarnya ditetapkan oleh Direksi, namun apabila menggunakan taksi harus disertakan struk bukti
pembayaran.
5. Apabila dalam kondisi dimana saat karyawan bertugas di luar wilayah dan dalam keadaan
mendesak yang membutuhkan taksi sewa, maka tidak diberikan bantuan transport lokal.
6. Perjalanan Dinas ke Unit Usaha di wilayah PTPN XI yang memiliki fasilitas penginapan (Mess),
karyawan diwajibkan menginap di Mess, apabila Mess dalam keadaan penuh sehingga menginap
di Hotel, maka biaya penginapan tersebut pembayarannya diselesaikan oleh Unit Usaha yang
bersangkutan.
7. Perjalanan Dinas ke Jakarta disarankan untuk menggunakan fasilitas menginap di LO dengan
tetap membayar sesuai tarip LO yang ditetapkan Direksi.
8. BPD luar wilayah diberikan secara lumpsum yang dihitung mulai hari berangkat sampai pulang kembali ke
tempat asal.
9. Pemberian Uang makan disesuaikan dengan Jam yang sudah ditentukan yaitu :
Pagi : Jam 05.00 - 11.00
Siang : Jam 11.00 - 15.00
Malam : Jam 18.00 – 21.00
10. Perjalanan Dinas khusus untuk mengikuti pendidikan, pelatihan, kursus, seminar, lokakarya,
konsinyering, dan sebagainya ditetapkan hak-hak yang bersangkutan yang dituangkan dalam surat
tugas yang ditandatangani oleh Direksi.
11. Perjalanan Dinas yang diikuti oleh Istri untuk ladies Program, mendampingi Suami dalam serah
terima jabatan,keikut sertaan Istri terkait tugas suami, maka Istri diberikan BPD sebesar 75 % dari
hak Suami.
12. Apabila selama perjalanan dinas terdapat pengeluaran lain, seperti menjamu tamu, sumbangan
kepada pihak III, penggantiannya harus mendapat persetujuan Direksi dan dibuku dalam perkiraan
lain.
Angkutan Perjalanan Dinas
1. Perjalanan Dinas dalam wilayah maupun luar wilayah , Divisi Umum akan menyediakan Angkutan
Perjalanan Dinas kecuali yang bersangkutan sanggup untuk mengupayakan sendiri, antara lain :
 a. Kendaraan sewa.
b. Ticket pesawat, kereta api, bus.
2. Hak atas penggunaan Pesawat terbang untuk BPD Luar Wilayah :
a. Dewan Komisaris, Direksi dan Kepala Divisi menggunakan Pesawat terbang dengan
Maskapai penerbangan Garuda.
3. Karyawan selain Kepala Divisi dapat menggunakan Kereta api, bus, maupun pesawat terbang
dengan maskapai penerbangan selain Garuda.

Bantuan Transport Lokal

1. Biaya angkutan (transport) ke dan dari Bandara, Stasiun KA atau terminal di Surabaya di atur
sebagai berikut :
a. Ke Bandara Juanda PP. Sebesar Rp. 60.000,-
b. Ke Stasiun/terminal PP. Sebesar Rp. 40.000,-
2. Apabila dapat menunjukkan struk pada tanggal dan jam dinas dimaksud akan diberikan biaya
transport sesuai bukti pembayaran.
3. Transport lokal di tempat tujuan dapat diberikan apabila dapat menunjukkan struk pada tanggal,
jam dan tempat dinas sesuai bukti pembayaran.