MEMO PERSETUJUAN PERJALANAN DINAS

No:
Kepada : Seluruh Pemangku Kepentingan pengurus IKA UNTAD
Dari : Sekretaris Jendral IKA UNTAD
Perihal : Perihal Fasilitas Perjalanan Dinas
Tanggal : 11 September 2023

Dalam rangka pemanfaatan anggaran fasilitas perjalanan dinas karyawan yang lebih efektif dan
efisien, perlu peninjauan kembali atas kebijakan perjalanan dinas yang berlaku saat ini.

Fasilitas perjalanan dinas pengurus IKA UNTAD, diatur sebagai berikut :

1. Tujuan :
a. Melakukan sosialisasi atau undangan pertemuan
b. Melakukan pemeriksaan audit/ implementasi sistem
c. Tugas tugas lainnya yang berkaitan kepentingan lembaga/ yayasan.
2. Point yang akan disetujui :
2.1. Perjalanan dinas yang dilakukan dengan jarak lebih dari 80 km :
a. Jika diharuskan untuk menginap (tidak memungkinkan untuk pulang pergi) karena
kondisi jalan yang berat atau fasilitas perjalanan dinas sesuai yang diatur lembaga/
yayasan.
b. Jika tidak menginap, tetapi menggunakan transportasi udara, maka lupsum uang
makan tetap di bayarkan secara normal. Khusus untuk hal tersebut wajib
mendapatkan persetujuan dari sekjen dan kadiv keuangan (lampiran persetujuan via
wa/ email dilampirkan).
2.2. Perjalanan dinas dengan jarak 80 km atau lebih tetapi tidak menginap diberikan uang makan
sebesar Rp. 35.000/hari. Misalnya perjalanan dinas ke parigi dan sekitarnya, dilakukan pada
pagi hari jam 07.30 sampai dengan jam 17.00, maka yang diberikan adalah uang makan
35.000/hari x 3 kali makan (pagi, siang, malam).
2.3. Jika perjalanan dinas menggunakan pesawat dan terdapat perubahan jadwal tiket pesawat/rute
penerbangan yang disebabkan kelalaian atau kepentingan pribadi maka akan dibebankan ke
pengurus yang bersangkutan.
2.4. Bagi pengurus yang terbukti menyalahgunakan fasilitas perjalanan dinas untuk kepentingan
dan keutungan pribadi dapat dikenakan sanksi sesuai peraturan lembaga/ yayasan.
2.5. Perjalanan dinas ini diatur untuk seluruh pengurus dan staf.
2. Persetujuan pelaksanaan perjalanan Dinas.
3.1. Persetujuan Pelaksanaan Perjalanan Dinas bagi pengurus/ staf hanya dapat dilakukan setelah
mendapatkan persetujuan dari atasan langsung dan direksi, yang disertai dengan terbitnya surat
tugas (terlampir contoh surat tugas).
3.2. Dipastikan untuk setiap perjalanan dinas yang dilakukan dapat disesuaikan dengan
kebutuhannya.
4. Biaya Perjalanan Dinas
4.1. Transportasi
a. Biaya transportasi ke bandana/terminal adalah sesuai dengan jumlah yang sebenarnya
(actual cost) dibuktikan dengan nota/kwitansi/bill asli.
 b. Kehilangan tiket/ketinggalan pesawat atau biaya perubahan jadwal penerbangan yang
terjadi karena kelalaian karyawan menjadi tanggung jawab yang bersangkutan.
c. Fasilitas biaya transportasi tidak dapat diklaim oleh pengurus/ staf yang memerlukan
perjalanan dinas dengan menggunakan kendaraan dinas kantor jika semua biaya
operasionalnya sudah disediakan oleh pihak lembaga/ yayasan.
4.2. Hotel/Penginapan/guest House
a. Tarif kamar hotel tidak bisa diakumulasikan dengan standar yang sudah ditetapkan
(misalnya perjalanan dinas hari pertama menggunakan tarif 250 ribu, kemudian dihari
kedua menggunakan tarif 350 ribu jadi total 600 ribu selisih dari 50 ribu itu ditanggung
oleh karyawan dst.
b. Untuk level staf tarif hotelnya 250.000/malam dan untuk level pengurus 300.000/malam.
c. Khusus untuk perjalanan dinas di area Jawa dan Jakarta tarif hotel dan uang makan
dikondisikan oleh lembaga yang disetujui oleh sekjen dan kadiv keuangan.
4.3. Lupsum Uang Makan
a. Lupsum uang makan diberikan kepada pengurus/ staf yang melakukan perjalanan dinas
lebih dari 80 km dan harus menginap karena kondisi jalan yang berat atau karena tuntutan
pekerjaan.
b. Lupsum uang makan sudah mencakup, makan pagi, siang dan malam dan penggunannya
tidak memerlukan nota pertanggung jawaban.
c. Besarnya uang makan diatur pada tabel dibawah.
5. Pengeluaran uang muka perjalanan Dinas
a. Pengajuan permohonan uang muka perjalanan dinas dapat diajukan paling lambat 3 hari
sebelum keberangkatan (disesuaikan dengan pembayaran di keuangan)
b. Form pengajuan perjalanan dinas terlampir.
6. Laporan Pertanggung jawabab Perjalanan Dinas
a. Semua nota-nota selama melakukan perjalanan dinas wajib dilampirkan kecuali lupsum uang
makan (nota-nota wajib di tempelkan dikertas dan disusun dengan rapi).
b. Laporan pertanggungjawaban perjalanan dinas dilaporkan/disetorkan ke bendahara paling
lambat 1 minggu setelah perjalanan dinas.
c. Sekjen/ kadiv keuangan wajib menegur pengurus/ staf yang terlambat melakukan laporan
pertanggungjawaban biaya perjalanan dinasnya dan dapat memberikan sanksi sesuai aturan
lembaga/ yayasan jika dengan sengaja berkali kali terlambat menyampaikan laporan
pertanggung jawabannya.
7. Attachment (lampiran)
Untuk staff selain sopir, karnet, dan operator

Level/Grade
Biaya-Biaya
Staf Pengurus
Transportasi/Bandara/Terminal Actual Cost Actial Cost
Hotel/Penginapan Acual cost (maksimum) Acual cost (maksimum)
Rp.250.000/malam Rp.300.000/malam
Home stay/Gues House, untuk Rp.750.000/bulan Rp.850.000/bulan
tugas> 2 minggu s/d 1 bulan
Lupsum uang makan Rp.150.000/hari Rp.200.000/hsri
Lupsum uang makan tidak Rp.30.000/sekali makan Rp.35.000/sekali makan
menginap
 Lupsum uang makan untuk tugas Rp.1.250.000 Rp.1.500.000
> 2 minggu s/d 1 bulan

8. Penutup
8.1. Apabila dalam memo persetujuan ini masih ada hal yang kurang sesuai atau belum cukup di
atas, maka akan dilakukan penyesuaian atau penyempurnaan kemudian.
8.2. Hal hal diluar ketentuan ini memungkinkan dapat dilaksanakan dengan pertimbangan direksi.
8.3. Memorandum ini efektif berlaku 1 januari 2023 sekaligus menganulir memo memo
sebelumnya.

Palu, September 2023

Diketahui Disetujui
Kepala Divisi Keuangan IKA UNTAD Sekretaris Jendral IKA UNTAD

Dr. Vitayanti Fattah Dr. Suparman