SOSIALISASI PERJALANAN DINAS PEGAWAI

Oktober 2023
SBI KEARSIPAN KANTOR PUSAT
 Over View Per DIR : 0036.P/DIR/2022

Perjalanan Dinas Dalam Negeri :

Perjalanan Pegawai yang dilakukan atas perintah Pejabat yang berwenang untuk melaksanakan kegiatan atau tugas dinas dalam rangka
kepentingan PLN keluar tempat kedudukan pegawai yang berjarak melebihi 50 km.

Fasilitas Perjalanan Dinas :

Biaya yang diberikan kepada pegawai yang melaksanakan Perjalanan Dinas berupa : Konsumsi , Cuci Pakaian, dan Transportasi Lokal (dari
dan ke), Tiket Perjalanan, Penginapan.
Fasilitas Perjalanan Dinas

1. Konsumsi, diberikan dalam bentuk “LUMPSUM”

2. Cuci Pakaian, diberikan dalam bentuk “LUMPSUM”
3. Transport ke Bandara / Stasiun / Terminal / Pelabuhan, diberikan dalam
bentuk “LUMPSUM”
4. KA / Bus / Kapal, diberikan dalam bentuk “LUMPSUM”
5. Tiket Pesawat, diberikan dalam bentuk “NATURA”
6. Penginapan, diberikan dalam bentuk “NATURA”

www.pln.co.id
| @ 2023 Divisi Umum – Joko Agung |
1
2
3

TOPIK PEMBAHASAN
1 2 3
Mekanisme
Pengembangan Aplikasi E- Evaluasi & Diskusi terkait
Pertanggungjawaban SPPD
SPPD dengan SPPD
Pegawai

Mekanisme Pengembalian
selisih biaya SPPD

SIMULASI
 Pengembangan Aplikasi E-SPPD :
Before
1. Seluruh pilihan hotel terbuka.
2. Tidak ada fitur upload boarding pass/tiket.
3. Tidak ada notifikasi apabila terjadi
ketidaksesuaian antara tanggal perencanaan dan
realisasi SPPD
4. Pengajuan SPPD maksimal 3 open trip
Now To Be
1. Pilihan hotel tersedia berdasarkan pagu dan kelas 1. Pengajuan SPPD melalui aplikasi mobile (ESPPD)
2. Approval SPPD oleh atasan melalui aplikasi
hotel sesuai jabatan dari masing-masing pegawai.
mobile (ESPPD)
2. Boarding pass/tiket wajib di upload di aplikasi
3. Terdapat fitur untuk mengetahui jumlah biaya
sebagai evidence.
lumpsum
3. Terdapat notifikasi ketidaksesuaian perjalanan
4. Terdapat fitur tagging lokasi sebagai pengganti
dinas kepada user dan atasan (melalui email
form SPPD (menunggu pengesahan juknis).
korporat). 5. Terdapat fitur refund dan reschedule.
4. Pengajuan SPPD tidak dibatasi, namun mendapat 6. Fitur chat/komunikasi dengan travel admin
notifikasi trip apabila belum
mempertanggungjawabkan
 MEKANISME
PERTANGGUNGJAWABAN SPPD
1 3 NOTIFIKASI
UPLOAD BOARDING
PASS/TIKET KETIDAKSESUAIAN
MENDAPATKAN NOTIFIKASI
UPLOAD DI APLIKASI
MELALUI EMAIL KORPORAT
ESPPD
KEPADA PEGAWAI & ATASAN
APABILA BELUM UPLOAD
APABILA TERDAPAT
STATUS SPPD MASIH
KETIDAKSESUAIAN REALISASI
OPEN (menjadi perhatian
SPPD PEGAWAI
user)

2 4
PENGEMBALIAN
Form SPPD SELISIH BIAYA
FORM DI TANDATANGANI MELAKUKAN
DAN STAMPEL OLEH PENGEMBALIAN SELISIH
UNIT TUJUAN KEMUDIAN BIAYA KE PERUSAHAAN
DISERAHKAN KE TRAVEL
ADMIN
 PENGEMBALIAN SELISIH BIAYA
SPPD
Jika pegawai menggunakan Aplikasi E-SPPD:

1. Setelah pegawai upload boarding pass/tiket, sistem akan memproses secara otomatis dan apabila
terdapat ketidaksesuaian perjalanan dinas maka pegawai dan atasan akan mendapat notifikasi melalui
email korporat.
2. Pegawai berkoordinasi dengan travel admin terkait jumlah nilai biaya yang harus dikembalikan ke
Perusahaan dan travel admin akan menginfokan nomor rekening pengembalian.
3. Pegawai melakukan pengembalian ke nomor rekening yang dimaksud dengan menyantumkan
keterangan Nama dan No. Trip pada berita acara transfer.
4. Pegawai menyerahkan bukti transfer atas pengembalian tersebut kepada travel admin.
5. Travel admin akan melakukan penyesuaian tanggal yang tercantum pada SAP dan ESPPD.
 PENGEMBALIAN SELISIH BIAYA
SPPD
Jika pegawai tidak menggunakan Aplikasi E-SPPD (skema reimburse) :

1. Setelah pegawai menyerahkan berkas reimburse SPPD berupa invoice, boarding pass dan lembar
stempel, travel admin akan memverifikasi kesesuaian berkas reimburse tanggal pada boarding pass
dengan tanggal pengajuan SPPD.
2. Apabila terdapat ketidaksesuaian, travel admin akan menginfokan jumlah nilai biaya pengembalian
yang harus dibayarkan oleh pegawai.
3. Travel admin akan menginfokan nomor rekening pengembalian.
4. Pegawai melakukan pengembalian ke nomor rekening yang dimaksud dengan menyantumkan
keterangan Nama dan No. Trip pada berita acara transfer.
5. Pegawai menyerahkan bukti transfer atas pengembalian tersebut kepada travel admin.
6. Travel admin akan melakukan penyesuaian tanggal yang tercantum pada SAP dan ESPPD.
SIMULASI E-SPPD
NOMOR
PENGADUAN

0852-8206-9720
DISKUSI &
EVALUASI
“Selalu murah hati dan penuh gembira untuk
memberikan pelayanan berkualitas."

TERIMA KASIH