Dinas Pendidikan Kota Depok

Aplikasi e-HISOS
Inovasi aplikasi manajemen permohonan bantuan Hibah dan Bansos
Tujuan Pertemuan
•Sosialisasi aplikasi inovasi permohonan
bantuan
•Menyempurnakan inovasi dari masukan
banyak pihak
Agenda
• Kondisi Existing
• Gambar Model Inovasi
• Tujuan Pengembangan
• Bisnis Proses
• Usulan Rencana Implementasi
• Gambaran Penggunaan (Screen)
Kondisi Existing
Proposal permohonan

Status permohonan
Informasi kekurangan proposal
Pemohon DISDIK
(Pengelola Lembaga Pendidikan)
• Ratusan proposal pengajuan diajukan dalam
Pengajuan dibuat mengggunakan bentuk hardcopy direview oleh Dinas melalui
berkas kertas , lengkap dengan lampiran komunitas
persyaratan dalam satu paket berkas • Review memakan banyak waktu, jika ada
kekurangan persyaratan akan dilakukan
komunikasi dengan pemohon (memakan waktu
cukup lama untuk komunikasi dan kordinasi)
• Validasi/verifikasi untuk siswa yang
membutuhkan dengan data dari DTKS
memakan waktu yang cukup, manual
berdasarkan berkas lampiran
• Tracking status pengajuan dari pemohan
membutuhkan banyak waktu
• Konsolidasi dan kalkulasi jumlah dan nilai
pemohonan dilakukan manual
• Pelaporan dilakukan menggunakan xls
 DISDIK Gambar Model e-HISOS

Pemantauan proses permohonan bantuan

Laporan bantuan
Laporan konsolidasi bantuan
Dashboard bantuan hibah dan bansos

Sistem E-HISOS
Daftar permohonan
Proposal permohonan
Proposal permohonan Informasi DTKS, DAPODIK, EMIS

Status Permohonan • Informasi Bantuan Pendidikan Status & Informasi hasil Review
Informasi jika ada • Jadwal, Proses & Pesyaratan NPHD
kekurangan • Proposal Permohonan
Pengelola NPHD Reviewer DISDIK
• Pelaporan
Lembaga Pendidikan • PAUD
(Pemohon ) • SD, MI,SLB…
Info sekolah , siswa , guru • SMP, MTS,….
Status Terdaftar dalam DB Bansos • SMA ,MA, SMK
External Sistem (Database KOTA Depok)
Replikasi :
• DB DAPODIK (Nasional)
• DB EMIS (Nasional)
• DB DTKS (Depok)
Tujuan Inovasi
• Sarana publikasi informasi bantuan hibah & bansos
• Mempermudah dan mempercepat proses
• Mempermudah proses review pengajuan, komunikasi kordinasi
dengan dinas sosial
• Mempermudah melakukan pekerjaan verifikasi permohonan
sesuai urutan masuk
• Mempermudah pemantauan (trakcing ) pengajuan
• Mempermudah pembuatan laporan proses dan rekapitulasi
• Memungkinkan database DAPODIK, DTKS lebih uptodate (Perlu
konfirmasi)
• Pengurangan penggunaan kertas
 Kemudahan / Fitur
• Entry permohonan lebih mudah cepat
Dapat copy/salin dari permohonan periode sebelumnya
Akan bertahap integrasi dengan DB Kota replikasi DAPODIK, EMIS, DTKS
• Review permohonan akan lebih cepat dan mudah
Daftar pekerjaan review terpantau sesuai waktu pengajuan
Melihat terlihat bantuan periode sebelumnya
Melihat profile apakah bagian dari DAPODIK, EMIS, DTKS
• Komunikasi atas kekurangan lebih baik dan tercatat
Reviewer menuliskan kekurangan , dan akan diterima pemohoan melalui email pemohonan dan aplikasi

• Tracking status permohonan mudah

Status proses permohonan dapat diketahui real time dari aplikasi

• Pelaporan realtime dan dibantu oleh system

• Pengurangan penggunaan kertas
• Kedepan memungkinkan penggunaan dengan smart phone
Alur Pemohonan Bantuan
External Sistem Database KOTA DEPOK (Replikasi)
• DB DAPODIK
• DB EMIS
• DB DTKS

1 2 3 4
Pemantauan
Registrasi Permohonan Review &
dan
(Dilakukan 1X) Bantuan Persetujuan
Pelaporan

• Melihat jadwal • Update/Pembaharuan profile • Memanau permohonan • Laporan permohonan

• Informasi Proses & Persyaratan
• Input profile pemohon (PIC,
sekolah & dokumen
pendukung)
Lembaga & Dokumen
pendukung
• Input Permohonan bantuan :
• Sekolah
• Guru + Dok Pendukung
• Siswa + Dok Pendukung
• Menerima catatan hasil review
(jika ada kekurangan) dan
melakukan perbaikan
• Melihat status permohonan
• NPHD
bantuan • Pemantauan proses
• Review permohonan, permohonan
pemeriksaan berkas • Dasboard informasi
• Pemberian catatan hasil permohonan
review
• Update status persetujuan
permohonan
• NPHD
• Laporan permohonan

Reviewer, Setingkat
Pengelola Lembaga Pendidikan / Pemohon Reviewer (DISDIK) • PAUD
• SD, MI,…
• SMP, MTS,….
• SMA ,MA, SMK
Manfaat untuk Pengguna
Pengelola Lembaga Pendidikan / Pemohon
• Kemudahan melihat informasi permohonan bantuan , persyaratan
dan jadwal periode berjalan.
• Kemudahan & kecepatan pengajuan permohonan bantuan
(sekolah, Guru, Siswa)
• Kecepatan isian terintegrasi dengan DAPODIK/EMIS (Sedang diupayakan)
• Copy dari permohonan periode sebelumnya
• Kemudahan pemantauan proses permohonan
• Kemudahan update berkas yang sudah pernah di kirim
• Kemudahan melihat apabila ada berkas yang perlu di perbaiki
• Kemudahan berkomunikasi dengan DINAS
Manfaat untuk Pengguna
Reviewer
• Kemudahan melihat permohonan dan status
• Kemudahan melakukan review/verifikasi permohonan
• Melihat informasi permohonan dan berkas persyaratan dalam 1 layer,
termasuk informasi DAPODIK , DTKS
• Memberikan hasil review permohonan dan perubahan status
• Kemudahan berkomunikasi dengan PEMOHON
Manfaat untuk Pengguna
Dinas
• Memberikan fasilitas sistem yang memudahkan untuk semua
pihak yang terlibat
• Memberikan media publikasi BANTUAN PENDIDIKAN secara
transparan dan terpusat
• Kemudahan memantau proses permohonan
• Kemudahan melakukan konsolidasi pelaporan
• Kemudahan berkomunikasi dengan semua pihak yang
terlibat
Manfaat untuk Pengguna
Publik (Jika Diijinkan)
• Transparan melihat kebijakan informasi hibah dan bansos
DISDIK
Publik
• Melihat dashboard informasi hibah dan bansos
Tahapan Impementasi
1. Instalasi
2. Sosialisasi
3. Uji Coba Fungsi & Integrasi DAPODIK, EMIS, DTKS
4. Persiapan data & perangkat pendukung
5. Uji Coba Tahap Awal
6. Evaluasi
7. Pelatihan
8. Go Life & Pendampingan
Permohonan Bantuan
Halaman Login Pemohon dan Reviewer
Beranda Pemohonan

3 4

2
+ Pemohonan Baru

Nomor yang bisa WA,

agar jika ada
kekurangan dapat
dikomunikasikan
Formulir Informasi detail
Lembaga secara
Update lengkap

infromasi
Lembaga
Isian Sekolah
Melengkapi Berkas legalitas

Ukuran file akan

dibatasi supaya DB
tidak bengkak
RAB
Bantuan
Permohonan Bantuan SISWA
Data Siswa
Daftar Data Siswa
Segera Diintegrasikan
DAPODIK, DTKS , EMIS
Tambah Data Siswa

Memungkinkan
melakukan copy
Segera Diintegrasikan
proposal periode
DAPODIK, DTKS , EMIS
sebelumnya, dan
diperbaharui
Tambah Berkas Siswa
Tambah Berkas Siswa
Permohonan Bantuan GURU
Data Guru
Data Guru
Cetak Guru
Tambah Guru Memungkinkan
melakukan copy
proposal periode
sebelumnya, dan
diperbaharui

Segera Diintegrasikan
DAPODIK, EMIS
Tambah Berkas Guru
Submit Permohonan Baru
Status permohonan

Kirim Proposal
Persetujuan Pemohonan
Status permohonan
NPHD