Business Intelligence and Electronic Records

Management
Perkembangan yang berkelanjutan dalam analisis data dan Business Intelligence (BI)
menjadikan organisasi semakin perlu menyadari perbedaan antara istilah-istilah ini dan berbagai
cara untuk memberikan nilai tambah dalam suatu organisasi . Bidang BI dimulai pada akhir
tahun 1980an dan telah menjadi kunci keunggulan kompetitif di seluruh industri dan perusahaan
dari semua ukuran. Berbeda dengan analisis data yang memiliki kemampuan prediktif, BI adalah
istilah komprehensif yang mengacu pada alat analisis dan pelaporan yang secara tradisional
digunakan untuk menentukan tren dalam data historis .

Perbedaan utama antara analisis data dan BI adalah bahwa analisis menggunakan algoritme
untuk menentukan hubungan antar data secara statistik, sedangkan BI menyajikan wawasan data
yang dihasilkan oleh analisis data dalam laporan, dasbor yang mudah digunakan, dan visualisasi
interaktif. BI juga dapat memudahkan pengguna untuk mengajukan pertanyaan terkait data dan
memperoleh hasil yang disajikan sedemikian rupa sehingga mudah dipahami.

Apa yang dimulai sebagai alat untuk mendukung departemen penjualan, pemasaran, dan layanan
pelanggan telah berkembang menjadi platform strategis di seluruh perusahaan. Selain digunakan
dalam manajemen operasional divisi dan proses bisnis, perangkat lunak BI juga digunakan untuk
mendukung pengambilan keputusan strategis perusahaan. Perubahan dramatis yang mulai terjadi
dalam beberapa tahun terakhir adalah meningkatnya permintaan akan intelijen operasional di
berbagai sistem dan bisnis—meningkatkan jumlah orang yang membutuhkan akses terhadap data
dalam jumlah yang semakin meningkat. Kondisi bisnis yang kompleks dan kompetitif tidak
menyisakan banyak kelonggaran terhadap kesalahan.

Sayangnya, beberapa perusahaan tidak dapat menggunakan data mereka secara efisien, sehingga
menimbulkan biaya pengumpulan informasi yang lebih tinggi dibandingkan manfaat yang
diberikan. Untungnya, perangkat lunak BI menghadirkan informasi pengambilan keputusan bagi
bisnis hanya dalam dua klik. Usaha kecil mempunyai kepentingan yang sama dengan perusahaan
besar untuk meminta bantuan BI dalam pengambilan keputusan, namun mereka biasanya tidak
mampu membangun pusat data dan menggunakan dana untuk menyewa analis dan konsultan TI.
Namun, perangkat lunak BI untuk bisnis kecil berkembang pesat di bidang analitik, dan
penerapannya sebagai alat pengambilan keputusan menjadi semakin murah. Usaha kecil tidak
selalu memiliki pekerja yang berspesialisasi di bidang tertentu, namun perangkat lunak BI
memudahkan seluruh karyawan untuk menganalisis data dan mengambil keputusan (King,
2016).

Business Benefits of BI
BI menyediakan data pada saat berharga bagi pengambil keputusan—memungkinkannya
mengekstrak fakta penting dari data perusahaan secara real time atau mendekati real time. Solusi
BI dengan dasbor yang dirancang dengan baik, misalnya, memberikan visibilitas yang lebih baik
kepada pengecer mengenai inventaris untuk membuat keputusan yang lebih baik tentang apa
yang harus dipesan, berapa banyak, dan kapan untuk mencegah kehabisan stok atau
meminimalkan inventaris yang ada. di rak gudang.

Perusahaan menggunakan solusi BI untuk menentukan pertanyaan apa yang harus diajukan dan
menemukan jawabannya. Alat BI mengintegrasikan dan mengkonsolidasikan data dari berbagai
sumber internal dan eksternal dan kemudian memprosesnya menjadi informasi untuk membuat
keputusan yang cerdas. BI menjawab pertanyaan seperti ini: Produk manakah yang memiliki
tingkat penjualan berulang tertinggi dalam enam bulan terakhir? Apakah suka pelanggan di
Facebook berhubungan dengan pembelian produk? Bagaimana tren penjualan dikelompokkan
berdasarkan kelompok produk selama lima tahun terakhir? Seperti apa penjualan harian di setiap
wilayah penjualan saya?

Menurut The Data Warehousing Institute, BI “menyatukan data, teknologi, analisis, dan
pengetahuan manusia untuk mengoptimalkan keputusan bisnis dan pada akhirnya mendorong
kesuksesan suatu perusahaan . Program BI biasanya menggabungkan gudang data perusahaan
dan platform atau seperangkat alat BI untuk mengubah data menjadi informasi bisnis yang dapat
digunakan dan ditindaklanjuti” (The Data Warehousing Institute, 2014). Selama bertahun-tahun,
para manajer mengandalkan analisis bisnis untuk membuat keputusan yang lebih tepat. Berbagai
survei dan studi sepakat mengenai semakin pentingnya BI dalam menganalisis kinerja masa lalu
dan mengidentifikasi peluang untuk meningkatkan kinerja di masa depan.

Common Challenges: Data Selection and Quality

Perusahaan tidak dapat menganalisis seluruh datanya—dan sebagian besar data tersebut tidak
akan memberikan nilai tambah. Oleh karena itu, tantangan yang tiada habisnya adalah
bagaimana menentukan data mana yang akan digunakan untuk BI dari pilihan yang sepertinya
tidak terbatas (Oliphant, 2016). Salah satu tujuan strategi BI adalah menyediakan kerangka kerja
untuk memilih data yang paling relevan tanpa membatasi pilihan untuk mengintegrasikan
sumber data baru. Kelebihan informasi merupakan masalah besar bagi para eksekutif dan
karyawan. Tantangan umum lainnya adalah kualitas data, khususnya yang berkaitan dengan
informasi online, karena sumber dan keakuratannya mungkin tidak dapat diverifikasi.

Aligning BI Strategy with Business Strategy

Laporan dan dasbor adalah alat penyampaian, namun mungkin tidak memberikan Business
Intelligence. Untuk mendapatkan manfaat maksimal dari BI, CIO perlu bekerja sama dengan
CFO dan pemimpin bisnis lainnya untuk menciptakan program tata kelola BI yang misinya
adalah mencapai hal-hal berikut ( Ladley , 2016):

1. Mengartikulasikan strategi bisnis dengan jelas.

2. Dekonstruksi strategi bisnis menjadi kumpulan tujuan dan sasaran tertentu— target .
3. Identifikasi indikator kinerja utama (KPI) yang akan digunakan untuk mengukur
kemajuan menuju setiap target.
4. Prioritaskan daftar KPI.
5. Buat rencana untuk mencapai tujuan dan sasaran berdasarkan prioritas.
6. Perkirakan biaya yang diperlukan untuk melaksanakan rencana BI.
 7. Menilai dan memperbarui prioritas berdasarkan hasil bisnis dan perubahan strategi bisnis.

Setelah menyelesaikan aktivitas ini, analis BI dapat mengidentifikasi data yang akan digunakan
di BI dan sistem sumbernya. Ini adalah pendekatan pengembangan berbasis bisnis yang
dimulai dengan strategi bisnis dan berjalan mundur untuk mengidentifikasi sumber data dan data
yang perlu diperoleh dan dianalisis .

Bisnis menginginkan KPI yang dapat dimanfaatkan baik oleh pengguna departemen maupun
manajemen. Selain itu, pengguna menginginkan akses real-time ke data ini sehingga mereka
dapat memantau proses dengan latensi sekecil mungkin dan mengambil tindakan perbaikan
setiap kali KPI menyimpang dari nilai targetnya. Untuk menghubungkan perspektif strategis dan
operasional, pengguna harus mampu menelusuri angka-angka yang sangat terkonsolidasi atau
diringkas menjadi angka-angka rinci yang menjadi sumbernya untuk melakukan analisis
mendalam.

BI Architecture and Analytics

Arsitektur BI mengalami kemajuan teknologi sebagai respons terhadap data besar dan tuntutan
kinerja pengguna akhir (Wise, 2016) . Vendor BI menghadapi tantangan tipe data sosial, sensor ,
dan tipe data baru lainnya yang harus dikelola dan dianalisis . Salah satu kemajuan teknologi
yang dapat membantu menangani big data adalah BI di cloud. Gambar 3.17 mencantumkan
faktor-faktor utama yang berkontribusi terhadap peningkatan penggunaan BI. Itu dapat dihosting
di cloud publik atau pribadi. Meskipun layanan cloud memerlukan lebih banyak pemeliharaan,
mengoptimalkan layanan dan menyesuaikannya untuk perusahaan membawa manfaat yang tidak
dapat disangkal dalam keamanan data. Dengan cloud publik, penyedia layanan menghosting data
dan/atau perangkat lunak yang diakses melalui koneksi Internet. Untuk private cloud, perusahaan
menghosting data dan perangkat lunaknya sendiri, namun menggunakan teknologi berbasis
cloud.
Untuk BI berbasis cloud, opsi populer yang ditawarkan oleh semakin banyak vendor alat BI
adalah perangkat lunak sebagai layanan (SaaS). MicroStrategy menawarkan MicroStrategy
Cloud, yang menyediakan penerapan cepat dengan pengurangan risiko dan biaya proyek.
Pendekatan cloud ini menarik bagi perusahaan kecil dan menengah yang memiliki staf TI
terbatas dan ingin mengendalikan biaya dengan hati-hati. Potensi kerugiannya mencakup waktu
respons yang lebih lambat, risiko keamanan, dan risiko pencadangan.

Competitive Analytics in Practice: CarMax CarMax , Inc. adalah pengecer mobil bekas
terbesar di negara ini dan selama satu dekade tetap menjadi salah satu dari “100 Perusahaan
Terbaik untuk Bekerja” menurut Majalah FORTUNE . CarMax adalah pengecer tercepat dalam
sejarah AS yang mencapai pendapatan $1 miliar. Pada tahun 2016, perusahaan ini mempunyai
penjualan bersih dan pendapatan operasional lebih dari $15 miliar, yang menunjukkan
peningkatan sebesar 6,2% dibandingkan hasil tahun sebelumnya. Perusahaan ini berkembang
pesat karena penawaran pelanggannya yang menarik—harga tanpa tawar-menawar dan jaminan
kualitas yang didukung oleh pemeriksaan 125 poin yang menjadi tolok ukur industri—dan
pembiayaan otomotif. Pada tanggal 30 November 2016, CarMax beroperasi di 169 lokasi di 39
negara bagian AS dan memiliki lebih dari 22.000 karyawan penuh dan paruh waktu.

CarMax terus meningkatkan dan menyempurnakan sistem informasinya, yang diyakini sebagai
keunggulan kompetitif inti. TI CarMax mencakup hal-hal berikut:

 IS berpemilik yang menangkap, menganalisis , menafsirkan, dan mendistribusikan data

tentang mobil yang dijual dan dibeli CarMax.
 Aplikasi analisis data yang melacak setiap pembelian; jumlah test drive dan pengajuan
kredit per mobil; preferensi warna di setiap demografi dan wilayah.
 Teknologi kepemilikan toko yang menyediakan data real-time kepada manajemen
tentang setiap aspek operasi toko, seperti manajemen inventaris, penetapan harga,
transfer kendaraan, lelang grosir, dan produktivitas konsultan penjualan.
 Sistem manajemen inventaris canggih yang membantu manajemen mengantisipasi
kebutuhan inventaris di masa depan dan mengelola harga.

Di seluruh CarMax, analitik digunakan sebagai aset strategis dan wawasan yang
diperoleh dari analitik tersedia bagi semua orang yang membutuhkannya.

Electronic Records Management

Semua organisasi membuat dan menyimpan catatan bisnis. Catatan adalah dokumentasi
peristiwa bisnis, tindakan, keputusan, atau transaksi. Contohnya adalah kontrak, penelitian dan
pengembangan, dokumen sumber akuntansi, memo, komunikasi pelanggan/klien, keputusan
perekrutan dan promosi , notulensi rapat, postingan sosial, teks, email, konten situs web, catatan
database, serta file kertas dan elektronik. Dokumen bisnis seperti spreadsheet, pesan email, dan
dokumen pengolah kata adalah jenis catatan. Sebagian besar arsip disimpan dalam format
elektronik dan dipelihara sepanjang siklus hidupnya—mulai dari pembuatan hingga pengarsipan
akhir atau pemusnahan melalui sistem manajemen arsip elektronik (ERMS) .
Salah satu penerapan ERMS adalah di perusahaan yang diwajibkan oleh hukum untuk
menyimpan dokumen keuangan setidaknya selama tujuh tahun, desain produk selama beberapa
dekade, dan pesan email tentang promosi pemasaran selama satu tahun. Alat ERM utama adalah
perangkat lunak alur kerja, alat pembuat, pemindai, dan basis data. Sistem ERM memiliki
kemampuan query dan pencarian sehingga dokumen dapat diidentifikasi dan diakses seperti data
dalam database. Sistem ini berkisar dari yang dirancang untuk mendukung kelompok kerja kecil
hingga sistem berskala perusahaan yang berfitur lengkap dan mendukung Web.

Legal Duty to Retain Business Records

Perusahaan harus siap menanggapi audit, investigasi federal, tuntutan hukum, atau tindakan
hukum lainnya terhadap mereka. Jenis tuntutan hukum terhadap perusahaan antara lain
pelanggaran paten, kelalaian keamanan produk, pencurian kekayaan intelektual, pelanggaran
kontrak, penghentian yang tidak sah , pelecehan, diskriminasi, dan masih banyak lagi.

Karena manajemen senior harus memastikan bahwa perusahaan mereka mematuhi kewajiban
hukum dan peraturan, pengelolaan arsip elektronik (e-records) merupakan isu strategis bagi
organisasi baik di sektor publik maupun swasta. Keberhasilan ERM sangat bergantung pada
kemitraan dari banyak pemain kunci, yaitu manajemen senior, pengguna, manajer arsip,
arsiparis, administrator , dan yang paling penting, personel TI. Jika dikelola dengan baik, arsip
merupakan aset strategis. Jika tidak dikelola atau dimusnahkan dengan benar, maka akan
menjadi liabilitas.

ERM Best Practices

Sistem ERM yang efektif menangkap semua data dan dokumen bisnis pada titik kontak
pertamanya— pusat data , laptop, ruang surat, di lokasi pelanggan, atau kantor jarak jauh.
Catatan masuk ke dalam perusahaan dengan berbagai cara—mulai dari formulir online, kode
batang, sensor, situs web, situs sosial, mesin fotokopi, email, dan banyak lagi. Selain menangkap
seluruh dokumen secara keseluruhan, data penting dari dalam dokumen dapat ditangkap dan
disimpan dalam repositori terpusat yang dapat dicari. Dengan cara ini, data dapat diakses untuk
mendukung keputusan bisnis yang terinformasi dan tepat waktu.

Dalam beberapa tahun terakhir, organisasi seperti Asosiasi Manajemen Informasi dan Gambar (
AIIM ), Administrasi Arsip dan Arsip Nasional (NARA), dan ARMA Internasional (sebelumnya
Asosiasi Manajer dan Administrator Arsip) telah menciptakan dan menerbitkan standar industri
untuk dokumen dan arsip. pengelolaan. Banyak artikel praktik terbaik, dan tautan ke sumber
informasi berharga tentang manajemen dokumen dan arsip, tersedia di situs web mereka. IT
Toolbox menjelaskan delapan kerangka prinsip pencatatan yang diterima secara umum di
ARMA.

ERM Benefits
Departemen atau Perusahaan yang karyawannya menghabiskan sebagian besar waktunya untuk
mengarsipkan atau mengambil dokumen atau menyimpan catatan kertas dapat mengurangi biaya
secara signifikan dengan ERM. Sistem ini meminimalkan inefisiensi dan frustrasi yang terkait
dengan pengelolaan dokumen kertas dan alur kerja. Namun, mereka tidak menciptakan kantor
tanpa kertas seperti yang diperkirakan.

ERM dapat membantu bisnis menjadi lebih efisien dan produktif dengan hal-hal berikut:

 Memungkinkan perusahaan untuk mengakses dan menggunakan konten yang terkandung

dalam dokumen.
 Memotong biaya tenaga kerja dengan mengotomatisasi proses bisnis.
 Mengurangi waktu dan upaya yang diperlukan untuk menemukan informasi yang
dibutuhkan bisnis untuk mendukung pengambilan keputusan.
 Meningkatkan keamanan konten, sehingga mengurangi risiko pencurian kekayaan
intelektual.
 Meminimalkan biaya yang terkait dengan pencetakan, penyimpanan, dan pencarian
konten.

Ketika alur kerja bersifat digital, produktivitas meningkat, biaya menurun, kewajiban kepatuhan
lebih mudah diverifikasi , dan komputasi ramah lingkungan menjadi mungkin. Komputasi ramah
lingkungan adalah inisiatif untuk melestarikan sumber daya alam kita yang berharga dengan
mengurangi dampak penggunaan komputer terhadap lingkungan. Anda dapat membaca tentang
komputasi ramah lingkungan dan topik terkait pengurangan jejak karbon, keberlanjutan, serta
tanggung jawab etika dan sosial suatu organisasi di Bab 14.

ERM for Disaster Recovery, Business Continuity, and Compliance

Dunia usaha juga mengandalkan sistem ERM mereka untuk pemulihan bencana dan
kelangsungan bisnis, keamanan, berbagi pengetahuan dan kolaborasi , serta akses jarak jauh dan
terkendali terhadap dokumen. Karena sistem ERM memiliki kemampuan akses berlapis ,
karyawan hanya dapat mengakses dan mengubah dokumen yang mereka izinkan untuk
menanganinya.

Ketika perusahaan memilih ERM untuk memenuhi persyaratan kepatuhan, mereka harus
menanyakan pertanyaan-pertanyaan berikut:

1. Apakah perangkat lunak memenuhi kebutuhan organisasi? Misalnya, apakah DMS dapat
diinstal pada jaringan yang ada? Bisakah itu dibeli sebagai layanan?
2. Apakah perangkat lunak mudah digunakan dan dapat diakses dari browser Web, aplikasi
perkantoran, dan aplikasi email? Jika tidak, masyarakat tidak akan menggunakannya.
3. Apakah perangkat lunak memiliki antarmuka pengguna grafis dan Web yang ringan dan
modern yang secara efektif mendukung pengguna jarak jauh?
4. Sebelum memilih vendor, penting untuk memeriksa alur kerja dan bagaimana data,
dokumen, dan komunikasi mengalir ke seluruh perusahaan. Misalnya, mengetahui
informasi pada dokumen mana yang digunakan dalam keputusan bisnis. Setelah
kebutuhan dan persyaratan tersebut teridentifikasi, hal tersebut akan memandu pemilihan
teknologi yang dapat mendukung jenis masukan—yaitu, menangkap dan mengindeksnya
sehingga dapat diarsipkan secara konsisten dan diambil sesuai permintaan.
Beberapa perusahaan saat ini menggunakan ERM. Membuat cadangan catatan saja tidak cukup
karena konten tidak akan diatur dan diindeks untuk mengambilnya secara akurat dan mudah.
Persyaratan untuk mengelola arsip—baik arsip fisik maupun digital—bukanlah hal baru.