Anda di halaman 1dari 11

STRATEGI KOMUNIKASI ORGANISASI PEJABAT PENGELOLA INFORMASI

DAN DOKUMENTASI (PPID) PEMERINTAH KOTA MEDAN DALAM


PELAKSANAAN KETERBUKAAN INFORMASI PUBLIK

Ridha Noviana Harahap1, Nurbani2, Dewi Kurniawati3


Magister Ilmu Komunikasi Universitas Sumatera Utara, Medan
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sumatera Utara, Medan
Jalan Sei Silau, Perumahan Medan Baru Residence No. 10
Kel. Padang Bulan Selayang I, Kec. Medan Selayang, Sumatera Utara, Indonesia.
rdaharahap@gmail.com

Abstract
This objective of the research is to analyze the organizational communication strategies carried out by the Medan
City Government PPID (Document and Information Management Officer) in implementing public information
openness. The research uses a qualitative approach with data collection techniques of passive participation
observation, in-dept interviews, documentation and triangulation. It takes up to 8 (eight) informants consisting of a
Main PPID and 7 (seven) PPID Assistants to produce the data until it is saturated. The results show that the
organizational communication strategy implemented by the PPID Medan City Government has been carried out
through the stipulation of PPID and information requesters as communicators as well as targets have been using
communication channels and media directly (face to face) or through SIP-PPID (Public Information System-
PPID), e-mail and the website, however social media application, an anlysis of audience needs and technical
preparation of cetain messages have not been carried over the public participation.

Keywords: Communication Strategy, Organizational Communication, Medan City Government PPID.

Abstrak
Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis strategi komunikasi organisasi yang dilakukan PPID Pemerintah Kota
Medan dalam melaksanakan keterbukaan informasi publik. Metodologi penelitiannya menggunakan pendekatan
kualitatif dengan teknik pengumpulan data observasi partisipasi pasif, wawancara mendalam, dokumentasi dan
triangulasi. Untuk menghasilkan data sampai jenuh diperlukan hingga 8 (delapan) orang informan yang terdiri dari
seorang PPID Utama dan 7 (tujuh) orang PPID Pembantu. Hasil penelitian menunjukkan bahwa strategi
komunikasi organisasi yang dijalankan PPID Pemerintah Kota Medan telah dilakukan melalui penetapan PPID dan
pemohon informasi sebagai komunikator sekaligus target sasaran serta menggunakan saluran dan media
komunikasi secara langsung (tatap muka) maupun melalui surat, SIP-PPID, e-mail dan website, namun belum
menggunakan media sosial serta belum dilakukan analisis kebutuhan khalayak dan teknis penyusunan pesan
tertentu yang melibatkan partisipasi publik

Kata Kunci: Strategi Komunikasi, Komunikasi Organisasi, PPID Pemerintah Kota Medan

.
Pendahuluan pelaksanaan keterbukaan informasi publik sesuai
Komunikasi organisasi memiliki pengaruh dengan amanat Undang-Undang Nomor 14 Tahun
untuk menciptakan suatu komunikasi yang baik 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.
hingga mampu mengambil atau mendapatkan Pada implementasinya, PPID bertugas,
dukungan dari luar organisasi, seperti peningkatan berkewajiban, dan bertanggungjawab
kepercayaan serta partisipasi publik yang telah mengumumkan, menyediakan, memberikan
menjadi kebutuhan organisasi masa kini. Konteks dan/atau menerbitkan informasi dan dokumentasi
komunikasi ini sejalan dengan proses komunikasi publik yang berada di bawah kewenangan bidang
yang terjadi dalam suatu struktur organisasi tugas instansinya kepada pemohon informasi
bernama Pejabat Pengelola Informasi dan publik, selain informasi yang dikecualikan sesuai
Dokumentasi (PPID) Pemerintah Kota Medan yang dengan peraturan perundang-undangan. Pada
menjalankan peran komunikasi organisasi dalam upaya perolehannya, publik selain dapat

Komunikologi Volume 00 Nomor 00, Maret 2019 1


memanfaatkan media publikasi yang telah 3 Bag. Hub. Kerja Sama 4 - -
Antar Kota, Daerah,
disediakan, publik dapat pula melakukan upaya dan Lembaga
perolehan informasi dan dokumentasi publik 4 Bag. Kesejahteraan - - 2
dengan mengajukan permohonan informasi, baik Rakyat
5 Bag. Keagamaan - 1 -
secara langsung kepada PPID melalui pengisian 6 Bag. Adm. - - -
formulir manual maupun secara online melalui Kemasyarakatan
sistem informasi publik. 7 Bag. Pembangunan 2 - -
Penganugerahan keterbukaan informasi 8 Bag. Adm. SDA - - -
9 Bag. Perekonomian 1 - -
publik yang diselenggarakan oleh Komisi
10 Bag. Hukum - - -
Informasi Provinsi Sumatera Utara (KI Provsu) 11 Bag. Organisasi dan 2 - -
tahun 2019 telah menganugerahkan PPID Tatalaksana
Pemerintah Kota Medan sebagai badan publik 12 Bag. Perlengkapan dan - - -
Layanan Pengadaan
dengan kategori informatif untuk periode tahun 13 Bag. Umum 3 - 8
2018. Selain itu, dalam survei kepuasan 14 Dinas Ketahanan 4 - -
masyarakat yang terdapat di Sistem Informasi Pangan
Publik – Pejabat Pengelola Informasi dan 15 Dinas Perhubungan 2 - -
16 Dinas Koperasi UKM 4 - -
Dokumentasi (SIP-PPID) Pemerintah Kota Medan, 17 Dinas Pendidikan - - -
data per-Maret 2021 menunjukan tingkat kepuasan 18 Dinas Perindustrian 6 - 6
masyarakat yang cukup tinggi terhadap layanan 19 Dinas Perdagangan 4 - -
informasi publik PPID Pemerintah Kota Medan, 20 Dinas Pekerjaan Umum 1 - -
yaitu 85,6 % dan sisanya tidak puas 14,4 %. 21 Dinas Kesehatan 7 1 -
22 Dinas Pertanian dan 3 - -
Perikanan
23 Dinas Perumahan, 2 - -
Kawasan Permukiman
dan Penataan Ruang
24 Dinas Kependudukan 4 1 -
dan Catatan Sipil
25 Dinas Sosial 6 - 6
26 Dinas Ketenagakerjaan 5 - 2
Gambar 1 27 Dinas Kebersihan dan 1 - 1
Pertamanan
Indeks Kepuasan Masyarakat di SIP-PPID 28 Dinas Pencegah dan - - -
Pemerintah Kota Medan (2020) Pemadam Kebakaran
29 Dinas Pemuda dan - - -
Olahraga
Sementara itu, pangkalan data SIP-PPID 30 Dinas Kebudayaan 4 - 1
Pemerintah Kota Medan yang beralamat di 31 Dinas Pariwisata 7 - -
http://www.ppid.pemkomedan.go.id menunjukkan 32 Dinas Penanaman 4 - 2
data sejak April 2018 hingga Maret 2021 terdapat Modal dan Pelayanan
Terpadu Satu Pintu
1.115 jumlah dokumen yang tersedia, sejumlah 33 Dinas Perpustakaan dan 22 20 2
50.802 unduhan dokumen, dan 37 register Kearsipan
permohonan dengan keterangan: 24 permohonan 34 Dinas Pengendalian 12 4 5
Penduduk dan Keluarga
belum direspon; 6 permohonan sedang diproses; 6 Berencana
permohonan selesai diproses; 1 permohonan 35 Dinas Pemberdayaan 8 - -
ditolak. Rincian data per-OPD dapat dilihat pada Perempuan,
Perlindungan Anak,
table berikut: dan Pemberdayaan
Masyarakat
Tabel 1 36 Dinas Komunikasi dan 53 - 528
Rekapitulasi Informasi Publik yang Tersedia dalam Informatika
37 Dinas Lingkungan 1 - 1
SIP-PPID Pemerintah Kota Medan Hidup
(16 Januari 2018 – 17 Maret 2021) 38 Satuan Polisi Pamong 4 - -
N OPD Informasi Praja
o 39 Inspektorat 12 - 2
Berkala Serta Setiap 40 Badan Perencanaan dan 5 - -
Merta Saat Pembangunan Daerah
1 Bag. Pemerintahan - - - 41 Badan Pengelola 3 - -
2 Bag. Hub. Masyarakat 1 - - Keuiangan dan Aset
Daerah
Komunikologi Volume 00 Nomor 00, Maret 2019 2
42 Badan Penanggulangan 5 - - informasi. Selain itu, pada pasal-pasal yang
Bencana Daerah
43 Badan Kepegawaian 1 - 1 terkandung dalam UU KIP 14/2008 juga dijelaskan
Daerah dan bahwa PPID berhak menentukan cara-cara dalam
Pengembangan SDM pelaksanaan kewajiban badan publik untuk
44 Badan Penelitian dan 3 - 1
Pengembangan menyebarluaskan informasi publik, berupa: 1)
45 Badan Pengelola Pajak 9 - - informasi yang wajib disediakan dan diumumkan
dan Retribusi Daerah secara berkala; 2) informasi yang wajib
46 Badan Kesatuan - - -
Bangsa dan Politik diumumkan secara serta merta; 3) informasi yang
47 Kec. Medan Tuntungan 2 2 5 wajib tersedia setiap saat; dan 4) informasi yang
48 Kec Medan Johor 7 - - dikecualikan.
49 Kec. Medan Amplas 4 - - UU KIP 14/2008 pada hakikatnya bertujuan
50 Kec. Medan Denai 3 - 1
untuk meningkatkan kualitas keterlibatan
51 Kec. Medan Area - - -
52 Kec. Medan Kota 7 - -
masyarakat dalam proses pengambilan keputusan
53 Kec. Medan Maimun 5 - - publik atau dapat juga dimaknai sebagai
54 Kec. Medan Polonia 10 - - transparansi yang akan mendorong partisipasi
55 Kec. Medan Baru 17 - - publik dan akuntabilitas penyelenggara negara
56 Kec. Medan Selayang 78 8 42 dalam rangka mewujudkan prinsip-prinsip tata
57 Kec. Medan Sunggal - - -
kelola pemerintahan yang baik. Implikasi dari
58 Kec. Medan Helvetia 6 - 3
59 Kec. Medan Petisah 12 4 1
tujuan tersebut menuntut badan publik melalui
60 Kec. Medan Barat 1 - - tugas, kewajiban dan tanggungjawab PPID untuk
61 Kec. Medan Timur 4 - - menjalankan komunikasi organisasi yang baik serta
62 Kec. Medan 1 - 3 mensyaratkan adanya strategi komunikasi.
Perjuangan Argenti (2013) dalam Hardjana (2019:110)
63 Kec. Medan Tembung 15 - 2
64 Kec. Medan Deli 21 - - mengungkapkan bahwa pengaruh kepentingan
65 Kec. Medan Labuhan 12 4 2 publik di era persaingan global telah mendapat
66 Kec. Medan Marelan 6 - - sebutan baru sebagai konstituensi-konstituensi
67 Kec. Medan Belawan 9 - 5 penentu atau pendukung kelangsungan hidup
Total 441 45 643 organisasi jangka panjang, sehingga komunikasi
organisasi yang berhubungan dengan publik
Faktanya PPID Pemerintah Kota Medan dikembangkan menjadi komunikasi strategis dan
belum memaksimalkan penggunaan SIP-PPID secara langsung dihubungkan dengan strategi
untuk menyediakan dan melayani permohonan organisasi secara keseluruhan dengan tujuan
informasi dan dokumentasi publik sesuai dengan meningkatkan posisi strategis organisasi untuk
amanat UU KIP dan peraturan pelaksana lainnya. membangun hubungan manusiawi dalam interaksi
Di sisi lain, fasilitas layanan informasi publik organisasi dengan lingkungan sosial budayanya.
secara manual yang disediakan PPID Pemerintah Berdasarkan fakta dan data yang telah
Kota Medan juga dapat dikatakan masih cukup diuraikan, maka masih terdapat kesenjangan antara
terbatas. Hal ini dapat dilihat dari banyaknya keadaan PPID Pemerintah Kota Medan yang telah
Organisasi Perangkat Daerah (OPD) yang tidak mendapat anugerah keterbukaan informasi publik
menyediakan informasi layanan PPID dalam serta indeks kepuasan masyarakat yang cukup
bentuk papan pengumuman, banner ataupun brosur tinggi dengan keadaan minimnya
serta formulir-formulir yang diperlukan dalam publikasi/ketersediaan informasi serta minimnya
proses pelayanan informasi publik secara langsung. penyediaan sarana dan prasarana layanan oleh
Sebagaimana pedoman pelaksanaan PPID Pemerintah Kota Medan dan juga masih
keterbukaan informasi publik, UU KIP 14/2008 terdapat keterlambatan respon yang diberikan
mengandung 64 pasal yang megatur 4 hal pokok, PPID Pemerintah Kota Medan terhadap permintaan
yaitu: 1) hak setiap orang untuk memperoleh informasi yang ada dalam pelaksanaan keterbukaan
informasi; 2) kewajiban badan publik menyediakan informasi publik.
dan melayani permintaan informasi secara cepat,
tepat waktu, harga yang wajar (proporsional), dan Metode Penelitian
sederhana; 3) pengecualian yang bersifat ketat dan Metode penelitian atau metode ilmiah
terbatas; dan 4) kewajiban badan publik (scientific method) merupakan cara untuk
membenahi sistem dokumentasi dan pelayanan memperoleh teori. Ciri utama metode ilmiah harus
Komunikologi Volume 00 Nomor 00, Maret 2019 3
bersifat logis dan sistematis terhadap fenomena akan menjadi bahan analisis antara lain: persepsi
yang diteliti atau diobservasi. Metode ilmiah dan individual tentang makna keterbukaan informasi
teori sebagai produknya tidaklah bersifat pasti publik, persepsi individual tentang arti badan
objektif, bukan pula bersifat netral dan bebas nilai, publik dan publik, persepsi individual tentang hak
karena bukan merupakan representasi yang kewajiban badan publik dan publik, persepsi
sesunggungnya dari realitas, melainkan hasil individual tentang tugas dan kewenangan PPID,
konstruksi ilmuwan. Nyatanya teori bersifat hanya serta persepsi individual tentang definisi informasi
menejelaskan beberapa aspek dari fenomena di publik dan informasi yang dikecualikan. Tujuannya
dunia nyata sedangkan fenomena lainnya adalah untuk mendapatkan makna, pemahaman,
diabaikan, sehingga dalam metode ilmiah itu norma/nilai-nilai, aturan dan peran sebagai
sendiri terdapat sifat subjektivitas. Grunig &White identifikasi terhadap proses komunikasi organisasi
(1992) menyatakan istilah subjektivitas ini sebagai dan hambatan komunikasi yang dilakukan PPID,
skemata (worldview), yaitu asumsi tentang dunia sehingga diperoleh analisis terhadap strategi
berupa kerangka konseptual yang dimiliki ilmuwan komunikasi organisasi PPID dalam melaksanakan
dalam pikirannya dan menentukan cara keterbukaan informasi publik di Pemerinta Kota
pandangnya terhadap realitas, termasuk apa yang Medan.
menjadi fokus perhatiannya serta bagaimana dia
merumuskan kesimpulan, (dalam Kriyantono,
2017:5).
Metode penelitian yang bersifat subjektif Aspek Kajian
inilah yang menjadi pilihan pendekatan metode Aspek kajian dilakukan untuk mendapatkan
dalam penelitian ini, sehingga disebut juga penjelasan tentang fokus masalah yang telah
penelitian kualitatif. Creswell (2016:24), ditetapkan dalam penelitian ini, yaitu strategi
mengajukan salah satu metode dalam penelitian komunikasi organisasi PPID Pemerintah Kota
kualitatif – pandangan dunia transformatif dengan Medan dalam pelaksanaan keterbukaan informasi
strategi dan metode wawancara terbuka. Pada publik. Aspek kajian dalam penelitian ini antara
penelitian ini, peneliti merujuk pada metode lain:
tersebut, di mana peneliti berusaha menyelidiki 1. Makna keterbukaan informasi publik bagi
suatu isu yang berhubungan dengan pengalaman PPID Pemerintah Kota Medan;
dan peran tertentu atau perilaku-perilaku khusus 2. Pemahaman PPID Pemerintah Kota Medan
PPID Pemerintah Kota Medan dengan cara tentang arti badan publik, publik, hak dan
mengumpulkan cerita-cerita PPID tersebut melalui kewajiban badan publik dan publik, tugas
wawancara untuk mengetahui bagaimana mereka dan kewenangan PPID, serta definisi
secara pribadi melakukan proses pemaknaan informasi publik dan informasi yang
terhadap apa yang “menindas” mereka. dikecualikan.
Penelitian ini dilakukan untuk menganalisis 3. Nilai-nilai/norma yang dimiliki PPID
strategi komunikasi organisasi PPID Pemerintah Pemerintah Kota Medan secara bersama-
Kota Medan dalam pelaksanaan keterbukaan sama;
informasi publik melalui suatu perspektif 4. Aturan yang dipatuhi PPID Pemerintah Kota
interpretif (subjektif). Seperangkat proposisi dari Medan dalam melaksanakan pengelolaan
teori kultural organisasi dan teori interaksi layanan informasi dan dokumentasi publik;
simbolik akan digunakan untuk menganalisis 5. Peran yang dilakukan PPID Pemerintah Kota
pertunjukan dan penafsiran simbol bahasa/objek Medan dalam pelaksanaan keterbukaan
sosial maupun pemahaman gejala/fenomena sosial informasi publik.
dalam interkasi yang dilakukan PPID Pemerintah
Kota Medan dengan peserta lainnya dalam Pengumpulan Data
pelaksanaan keterbukaan informasi publik. Pengumpulan data merupakan fase
Penelitian kualitatif pada umumnya terpenting dan strategis dalam suatu penelitian.
memberikan perhatian pada upaya untuk Pengumpulan data adalah proses pengadaan data
mamahami dan menginterpretasikan dunia sosial untuk keperluan penelitian melalui prosedur
orang lain dengan cara memasuki pengalaman ilmiah, (Satori dan Komariah, 2013:103). Pada
hidup mereka, (Morissan, 2019:93). Melalui proses penelitian kualitatif, teknik pengumpulan data
penginterpretasian tersebut, beberapa hal yang
Komunikologi Volume 00 Nomor 00, Maret 2019 4
dapat dilakukan melalui berbagai setting, sumber, partisipasi moderat; c) observasi partisipasi aktif;
dan cara. Berdasarkan setting-nya, data dapat d) observasi partisipasi lengkap. Berdasarkan
dikumpulkan pada setting alamiah, seperti pengelompokan tersebut, peneliti menggunakan
laboratorium, seminar, diskusi, wawancara dan lain jenis obervasi partisipasi pasif dan termasuk juga
sebagainya. Berdasarkan sumbernya, data bisa ke dalam kategori observasi yang secara terang-
bersumber dari sumber primer dan sumber terangan dan tersamar.
sekunder. Sumber primer adalah sumber yang Sugiyono (2013:227) mengartikan obervasi
langsung memberikan data kepada peneliti, sedang partisipasi pasif sebagai observasi yang dilakukan
sumber sekunder adalah sumber yang tidak peneliti dengan cara datang ke tempat kegiatan
langsung memberikan data kepada peneliti. orang yang diamati, tapi tidak ikut terlibat dalam
Selanjutnya, dari segi cara data dapat kegiatan tersebut. Observasi secara terang-terangan
dikumpulkan melalui observasi (pengamatan), dan tersamar dilakukan peneliti dengan
interview (wawancara), kuesioner (angket), menyatakan secara terus terang kepada sumber
dokumentasi, dan gabungan keempatnya ataupun data yang dalam hal ini pihak OPD bahwa peneliti
triangulasi, (Sugiyono, 2013:224). Pada penelitian sedang melakukan aktivitas penelitian, tapi ada
ini, peneliti melakukan pengumpulan data melalui saat-saat peneliti sercara tersamar atau tidak terus
setting alamiah dengan menggunakan sumber terang untuk mendapatkan data yang mungkin
primer dan sekunder. Pengumpulan data dari disembunyikan oleh informan. Pemilihan teknik ini
sumber primer dilakukkan peneliti dengan disesuaikan dengan masalah penelitian dan
melakukan obervasi dan wawancara, pengumpulan kerjasama yang tersedia dari kelompok atau
data dari sumber sekunder dilakukan peneliti individu PPID Pemerintah Kota Medan. Peneliti
dengan cara dokumentasi, serta penggabungan melakukan observasi pasrtisipasi pasif pada
sumber dan cara dilakukan peneliti sebagai kegiatan komunikasi organisasi atau interaksi PPID
triangulasi. Pemerimtah Kota Medan dalam pelaksanaan
Cara-cara pengumpulan data ini dilakukan keterbukaan informasi publik.
peneliti dengan memfokuskan pada topik
penelitian sampai data yang terkumpul diyakini Wawancara Mendalam
telah mampu menjawab tujuan penelitian. Wawancara mendalam (in-depth interview)
Sebagaimana Kholil (2016:20) menyatakan, dalam dilakukan dalam rangka mengetahui pendangan
penelitian kualitatif batas antara penyusunan personal dan sosial sebjek penelitian, serta untuk
proposal dan pengumpulan data di lapangan tidak menangkap dengan jelas gaya hidup subjek
begitu jelas, sebab ketika peneliti melakukan penelitian tersebut, (Mulyana, 2018:233).
pengumpulan data lapangan masih harus Wawancara mendalam ini, menurut Sugiyono
menyempurnakan prosposal penelitian yang (2013:223) termasuk ke dalam jenis wawancara
memang lazimnya belum sempurna. Maka, peneliti semiterstuktur (semisructure interview) yang dalam
tidak mengakhiri fase pengumpulan data sampai pelaksanaannya lebih terbuka untuk meminta
wawancara, observasi, dokumentasi dan triangulasi pendapat dan ide-ide pihak yang diwawancara.
telah memberikan data hingga jenuh, sehingga Sebelum melakukan wawancara mendalam,
ketepatan dan kredibilitas data tidak diragukan. peneliti menyusun pedoman wawancara yang
sudah direncanakan sebelumnya.
Observasi Partisipasi Pasif Pedoman wawancara tersebut secara garis
Penelitian lapangan (observasi) adalah besar mencakup pengetahuan PPID mengenai UU
metode pengumpulan data kualitatif yang bertujuan KIP 14/2008, Permendagri 3/2017 dan PERKI
untuk memahami, mengamati, dan berinteraksi 1/2010; pengetahuan PPID tentang tugas dan
dengan orang-orang dalam lingkungan alaminya. tanggungjawabnya; latar belakang pengalaman
Merujuk pada pengelompokan jenis observasi kerja PPID; persepsi PPID tentang simbol
menurut Sanafiah (1990) dalam Sugiyono bahasa/objek sosial dan gejala/fenomena sosial
(2013:226) dinyatakan bahwa oberservasi terbagi dalam interaksi yang dilakukan PPID; persepsi
menjadi tiga, yaitu: a) observasi berpartisipasi; b) PPID tentang badan publik; persepsi PPID tentang
obervasi yang secara terang-terangan dan tersamar; publik, persepsi PPID tentang informasi publik;
c) obervasi yang tidak bertsturktur. Lalu membagi- persepsi PPID tentang informasi yang
bagi lagi obervasi berpartisipasi menjadi empat, dikecualikan; persepsi PPID tentang keterbukaan
yaitu: a) observasi partisipasi pasif; b) observasi informasi publik; dan pendapat atau pandangan
Komunikologi Volume 00 Nomor 00, Maret 2019 5
yang dimiliki PPID Pemerintah Kota Medan terkait Analisis data dalam penelitian kualitatif
proses komunikasi yang dialaminya. dilakukan sejak sebelum memasuki lapangan,
selama di lapangan, dan setelah di lapangan, yaitu
Dokumentasi pada saat pengumpulan data berlangsung dan
Teknik dokumentasi merupakan metode setelah selesai pengumpulan data dalam periode
pengumpulan data yang bersumber dari non tertentu. Pada proses ini, peneliti akan melakukan
manusia. Dokumentasi merupakan bukti otentik pelacakan, pencatatan, pengorganisasian data yang
yang diperlukan untuk menjaga keakuratan data relevan dengan fokus penelitian. Seperti yang
yang diberikan oleh informan kunci. Gottschalk diungkapkan Cresswell (2016:260), dalam
(1986) mengungkapkan bahwa para ahli sering melakukan analisis kualitatif, peneliti terikat pada
mengartikan dokumen dalam dua pengertian, yaitu suatu proses analisis data yang bergerak dalam
pertama, sumber tertulis bagi informasi sejarah siklus analitik. Miles & Huberman (1984) dalam
sebagai kebalikan dari pada kesaksian lisan, Sugiyono (2018:245) menyatakan bahwa analisis
artefak, peninggalan-peninggalan terlukis, dan kualitatif dilakukan secara interaktif meliputi:
pelitasan-pelitasan arkeologis. Kedua, tahap reduksi data, tahap penyajian data, dan tahap
diperuntukkan bagi surat-surat resmi dan surat- penarikan kesimpulan.
surat negara seperti surat perjanjian, undang-
undang, hibah, konsessi dan lainnya, (dalam Satori Tahap Reduksi Data (Data Reduction)
dan Komariah, 2013:147). Mereduksi data berarti merangkum,
Pada penelitian ini, peneliti melakukan memilih hal-hal yang pokok, memfokuskan pada
pengumpulan data terhadap dokumen-dokumen hal-hal yang penting, serta dicari tema dan
berupa catatan yang sudah berlalu yang ada pada polanya. Pada tahap ini, seorang peneliti akan
lembaga, instansi dan unit-unit kerja yang menjadi melakukan seleksi data, pemfokusan, dan
lokasi penelitian seperti laporan PPID, dokumen penyederhanaan data dari semua data yang sudah
SAQ (Self Assesment Questionare) dari KI Provsu dikumpulkan di lapangan, sehingga peneliti
serta peraturan-peraturan tentang PPID dan tersebut akan dihadapkan pada proses berfikir
Keterbukaan Infromasi Publik, antara lain sensitif yang memerlukan kecerdasan dan keluasan
Keputusan Wali Kota tentang PPID, UU KIP serta kedalaman wawasan. Dalam mereduksi data,
14/2008, Permendagri 3/2017, dan PERKI 1/2010. setiap peneliti akan dipandu oleh tujuan penelitian
yang akan dicapai dan tujuan utama dari penelitian
Triangulasi kualitatif adalah temuan. Maka dalam penelitian
Pada dasarnya dalam teknik pengumpulan ini, peneliti akan mereduksi data dengan
data, triangulasi diartikan sebagai penggabungan membangun pola yang berisi peran-peran dan
dari berbagai teknik pengumpulan data dan sumber tindakan-tindakan yang dilakukan serta tidak
data yang telah ada, sehingga sebenarnya peneliti dilakukan PPID Pemeritah Kota Medan dalam
melakukan pengumpulan data sekaligus menguji melaksanakan pengelolaan layanan informasi dan
kredibiltas data. Selain itu, tujuan pengumpulan dokumentasi publik.
data dalam penelitian kualitatif bukan semata-mata Tahap Penyajian Data (Data Display)
untuk mencari kebenaran, tapi lebih kepada untuk Miles & Huberman (1984) dalam Sugiyono
mendapatkan pemahaman subjek terhadap dunia (2018:249) mengatakan bahwa yang paling sering
sekitarnya yang mungkin akan dikemukakan tidak digunakan untuk menyajikan data dalam analisis
sesuai dengan teori dan hukum. Sugiyono kualitatif adalah dengan bentuk tabel. Selain itu,
(2013:241) menjelaskan triangulasi terbagi kepada penyajian data juga dapat dilakukan dalam bentuk
dua, yaitu triangulasi sumber dan triangulasi grafik, pie chart, pictogram atau bahkan teks yang
teknik. Triangulasi teknik berarti peneliti bersifat naratif. Penyajian data dalam penelitian ini
menggunakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dalam bentuk tabel untuk menampilkan
berbeda-beda untuk mendapatkan data dari sumber data agar semakin mudah dipahami.
yang sama. Sebaliknya, triangulasi sumber
menggunakan sumber data yang berbeda-beda Penarikan Kesimpulan
untuk mendapatkan data dengan teknik yang sama. Penarikan kesimpulan adalah upaya untuk
mencari dan memahami makna, keteraturan dan
Analisis Data pola-pola, alur sebab akibat atau proposisi.
Kesimpulan yang dibuat bersifat interpretatif, yaitu
Komunikologi Volume 00 Nomor 00, Maret 2019 6
artinya peneliti mengeinterpretasikan data-data tidak bertangguangjawab, menemukan sebuah
yang diperoleh dan hasil penelitian yang cara, yaitu dengan tidak merespon permintaan
ditemukan. Dalam hal ini, peneliti akan melakukan informasi tersebut dan mengarahkan para
penarikan kesimpulan dengan disadarkan pada pemohon informasi yang ada di SIP-PPID
data-data temuan yang bisa untuk datang ke kantor Dinas Kesehatan agar
dipertanggungjawabkan. dilayani secara langsung (tatap muka) untuk
menghindari kesalahan dalam memberikan
Hasil dan Pembahasan informasi dan data.
Pada fokus penelitian yang berupa analisis
terhadap strategi komunikasi organisasi PPID Tabel 2
Pemerintah Kota Medan, proses Penyajian Data Hasil Temuan Penelitian
pengkategorisasian atau reduksi data dilakukan Fokus
peneliti dengan memilah perilaku-perilaku khusus Penelitian Strategi
N
yang dilakukan PPID Pemerintah Kota Medan Fungsi Komunikasi
o Komunikasi
dalam menghadapi hambatan komunikasi yang
dijumpai pada proses pelaksanaan keterbukaan PPID
informasi publik: Pengelolaan - Koordinasi PPID
Informasi dan - Pemanfaatan SIMPEG
1. PPID Utama berinisiatif untuk berkomunikasi 1.
Dokumentasi sebagai instrumen
dengan Dinas Perumahan, Kawasan Publik pengelolaan, penyediaan
Permukiman dan Tata Ruang untuk Penyediaan dan pelayanan informasi
membangun desk information pada Dinas Informasi dan dan dokumentasi
Kominfo; 2.
Dokumentasi kepegawaian
2. PPID Pembantu pada BKDPSDM Publik - Penggunaan website sub
berkoordinasi dengan bidang-bidang untuk domain OPD dan media
memanfaatkan SIMPEG (Sistem Informasi Pelayanan sosial sebagai media
Manajemen Kepegawaian) sebagai instrumen Informasi dan informasi publik
3.
pengelolaan, penyediaan dan pelayanan Dokumentasi - Tidak merespon
informasi dan dokumentasi kepegawaian serta Publik pemohon ‘nakal’
- Komunikasi tatap muka
mengaktifkan website sub domain BKDPSDM
(https://bkd.pemkomedan.go.id/situs/) untuk
mempublikasikan informasi dan dokumentasi Berpedoman pada UU KIP 14/2008 dan
publik; Permendagri 3/2017 serta PERKI 1/2010, pada
3. PPID Pembantu pada BAPPEDA dasarnya PPID Pemerintah Kota Medan sudah
berkoordinasi dengan Badan Pengelola dapat membangun suatu perencanaan komunikasi
Keuangan dan Asset Daerah (BPKAD) untuk yang efektif dalam pelaksanaan keterbukaan
memanfaatkan SIPD (Sistem Informasi infomasi publik. Sebagaimana hasil temuan
Pemerintahan Daerah) sebagai instrument penelitian menunjukkan bahwa PPID Pemerintah
pengelolaan, penyediaan, dan pelayanan Kota Medan dalam melakukan proses komunikasi
informasi dan dokumentasi rencana program organisasi telah melalui beberapa perencanaan
pembangunan daerah serta menggunakan yang dimiliki oleh PPID Utama. Namun
website sub domain BPKAD sayangnya, perencanaan tersebut tidak dituangkan
(http://bpkad.pemkomedan.go.id/) untuk di dalam suatu dokumen tertulis, melainkan
mempublikasikan informasi dan dokumentasi terkandung di dalam pemikiran dan gagasan-
publik; gagasan yang dimiliki oleh Kepala Dinas Kominfo
4. PPID Pembantu pada Dinas Sosial selaku PPID Utama. Sedangkan Wijaya (2015:56)
memanfaatkan website sub domain Dinas menyatakan salah satu kriteria perencanaan
Sosial (https://dissos.pemkomedan.go.id/) komunikasi yang wajib dilakukan adalah
serta penggunaan media sosial Instagram dan menuliskannya dalam bentuk dokumen tertulis.
Facebook sebagai media/saluran komunikasi Berdasarkan konsep-konsep perencanaan
informasi publik, namun implementasinya komunikasi yang disampaikan Wijaya (2015), hasil
media sosial tidak dikelola secara aktif; temuan penelitian menunjukkan bahwa PPID
5. PPID Pembantu pada Dinas Kesehatan dalam Utama telah memenuhi beberapa kriteria
menghadapi banyaknya pemohon ‘nakal’ yang merencanakan sebagaimana yang disebutkan
Komunikologi Volume 00 Nomor 00, Maret 2019 7
mengenai hal-hal pokok perencanaan komunikasi, Publik sebagai kontrol atas kinerja pelayanan yang
yaitu PPID Utama telah melakukan beberapa diberikan PPID. Selanjutnya, pada pasal 6 ayat (4)
tindakan menyusun dan merumuskan kebijakan dan pasal 8 ayat (3) Permendagri 3/2017
implementasi PPID sebagai usaha yang disengaja, disebutkan bahwa untuk mendukung kegiatan dan
menerapkan ilmu pengetahuan dan seni kelembagaan PPID dibentuk PLID (Pengelola
komunikasi yang dimiliki dengan membuat forum Informasi dan Dokumentasi Publik) yang
koordinasi whatsapp group dan penyebaran surat susunannya ditetapkan dengan Keputusan
dinas, menyelenggarakan kegiatan sosialisasi PPID Bupati/Wali Kota.
dan telah memiliki beberapa agenda kegiatan Untuk itu, PPID Utama yang juga betindak
berikutnya yang dimasukkan ke dalam daftar selaku Kepala Dinas Kominfo telah menyusun dan
rencana kagiatan dan anggaran seperti pelaksanaan merumuskan PLID Pemerintah Kota Medan yang
uji konsekuensi informasi yang dikecualikan, serta ditetapkan melalui Keputusan Wali Kota Medan
telah memfasilitasi pelayanan informasi baik Nomor 800/255.K/2019 tentang PLID Pemerintah
secara langsung maupun melalui SIP-PPID dan Kota Medan Tahun Anggaran 2019 yang masih
website sub domain OPD dalam proses komunikasi berlaku hingga saat ini. Sebagaimana yang
organisasi PPID Pemerintah Kota Medan yang disampaikan PPID Utama, adapun susunan PLID
memperlihatkan komponen-komponen komunikasi Pemerintah Kota Medan sebagai komunikator
yang dapat diaudit. hendaknya ditularkan oleh PPID Pembantu ke
Namun demikian, hasil temuan penelitian setiap OPD dengan mengusulkan dan merumuskan
mendapati masih banyak kegagalan-kegagalan penyusunan PLID di masing-masing OPD untuk
komunikasi yang dilakukan PPID Pemerintah Kota ditetapkan menjadi Keputusan Pimpinan OPD.
Medan yang terbukti dengan masih banyaknya Namun, hasil temuan penelitian mendapati bahwa
ditemui fenomena tindakan-tindakan yang tidak hal ini tidak dilakukan oleh semua PPID Pembantu
dilakukan PPID Pemerintah Kota Medan, hingga menyebabkan tidak sempurnanya
terutamanya PPID Pembantu dalam mengisi fungsi komposisi komunikator di OPD dalam
dan peran komunikasi yang seharusnnya dijalankan melaksanakan keterbukaan informasi publik yang
sesuai dengan peraturan perundang-undangan. memerlukan keterlibatan bidang/bagin/sub unit
Cangara (2014) dalam Muslihan (2017:107) kerja di OPD sebagai pemilik dan penghasil data.
menawarkan sebuah model perencanaan Di sisi lain, Publik sebagai pemohon dan
komunikasi yang dapat dijadikan sebagai metode pengguna informasi dalam perannya sebagai
membangun strategi komunikasi yang efektif, yaitu komunikator nyatanya masih belum melakukan
dengan memperhatikan empat hal: 1) Memilih dan hal-hal yang mampu mendorong fungsi kontrol
menetapkan komunikator; 2) Menetapkan target publik terhadap kinerja PPID sebagaimana tuntutan
sasaran dan analisis kebutuhan khalayak; 3) Teknis yang diamanatkan dalam UU KIP 14/2008, bahkan
menyusun pesan; dan 4) Memilih media atau sebagian besar pemohon informasi tidak pernah
saluran komunikasi. Berdasarkan konsep Cangara membaca UU KIP secara komprehensif. Maka,
tersebut, peneliti akan menganalisis strategi pemilihan dan penetapan komunikator dalam
komunikasi organisasi yang dijalankan PPID komunikasi organisasi PPID Pemerintah Kota
Pemerintah Kota Medan. Medan masih terdapat kekurangan, yaitu belum
terbentuknya PLID di masing-masing OPD sebagai
1. Memilih dan menetapkan komunikator komunikator untuk memberikan jasa pelayanan
Pemilihan dan penetapan komunikator informasi dan komunikasi bagi publik serta publik
dalam proses komunikasi organisasi PPID itu sendiri yang belum memiliki pola kontrol
Pemerintah Kota Medan pada dasarnya telah terhadap kinerja PPID.
dilaksanakan PPID Pemerintah Kota Medan
dengan merujuk pada amanat UU KIP dan 2. Menetapkan target sasaran dan analisis
peraturan pelaksana lainnya, yaitu Permendagri kebutuhan khalayak
3/2017 dan PERKI 1/2010. Berdasarkan UU KIP Sebagaimana organisasi/lembaga PPID dan
14/2008, organisasi/lembaga PPID dan publik/pemohon informasi secara bersama-sama
publik/pemohon informasi secara bersama-sama telah ditetapkan sebagai komunikator dalam
ditetapkan sebagai komunikator dalam pelaksanaan pelaksanaan keterbukaan informasi publik melalui
keterbukaan informasi publik, tepatnya PPID Keputusan Wali Kota Medan Nomor
sebagai pelayan jasa informasi dan komunikasi dan 800/255.K/2019 tentang PLID Pemerintah Kota
Komunikologi Volume 00 Nomor 00, Maret 2019 8
Medan Tahun Anggaran 2019 dengan berdasarkan (informasi yang wajib diumumkan secara serta
UU KIP 14/2008, maka keputusan dan aturan yang merta) dan kategori ketiga (informasi yang wajib
sama telah mengatur tentang penetapan target tersedia setiap saat) yang belum secara aktif
sasaran dalam pelaksanaan keterbukaan informasi dilaksanakan PPID Pemerintah Kota Medan. Untuk
publik yang dilakukan oleh PPID Pemerintah Kota itu, dapat terlihat jelas bahwa teknis penulisan
Medan. pesan sangat diperlukan dalam implementasi
Selanjutnya, sesuai dengan konsep strategi keterbukaan informasi publik ke depannya untuk
komunikasi Cangara (2015), penetapan target menjamin bahwa ketersediaan informasi dapat
sasaran hendaknya diikuti dengan analisis memenuhi kebutuhan publik.
kebutuhan khalayak yang sekaligus menetapkan
tujuan yang ingin dicapai. Hasil temuan penelitian 4. Memilih media/saluran komunikasi
mendapati bahwa PPID Pemerintah Kota Medan Pada pemilihan media/saluran komunikasi
belum melakukan analisis kebutuhan khalayak dalam melaksanakan penyediaan dan pelayanan
yang melibatkan partisipasi publik, sehingga rata- informasi kepada publik, PPID Pemerintah Kota
rata PPID Pembantu tidak mempunyai tujuan Medan telah mengikuti SOP yang di atur dalam
terukur yang harus dicapai dan hanya menyediakan Permendagri 3/2017, yaitu dengan menggunakan
informasi setelah adanya permintaan. Hal ini saluran komunikasi secara langsung (tatap muka)
berkaitan pula dengan keadaan belum tersusunnya maupun saluran komunikasi bermedia, yaitu
Daftar Informasi dan Dokumentasi Publik (DIDP) melalui surat, SIP-PPID, email dan website, namun
yang berimbas pada minimnya ketersediaan belum memanfaatkan media sosial. Hasil penelitian
informasi yang diperlukan publik dan lambatnya menunjukkan bahwa baik penggunaan saluran
respon yang diberikan kepada publik sebagai komunikasi langsung maupun saluran komunikasi
pemohon dan pengguna informasi. bermedia didapati tidak memberikan pengaruh
Lebih lanjut, hasil temuan penelitian motivasi untuk meningkatkan intensitas
menunjukkan bahwa pemohon informasi yang komunikasi antara PPID Pemerintah Kota Medan
terdaftar di SIP-PPID Pemerintah Kota Medan dengan pemohon informasi.
didominasi oleh kalangan mahasiswa yang Hal yang sama juga terjadi pada
melalukan permintaan informasi untuk keperluan komunikasi internal PPID Pemerintah Kota Medan
penelitian. Sedangkan organisasi/LSM yang berlangsung melalui saluran langsung, yaitu
mendominasi permintaan secara langsung atau dalam pertemuan sosialisasi dan saluran bermedia
melalui surat, di mana permintaan datanya rata-rata menggunakan whatsapp group. Interaksi yang
untuk mengetahui proyek dan anggaran. terjadi pada kedua saluran komunikasi internal
Berdasarkan data tersebut, PPID Pemerintah Kota PPID ini berlangsung sangat minim seperti yang di
Medan selayaknya dapat melibatkan publik sampaikan oleh semua PPID Pembantu. Adapun
mahasiswa maupun organisasi/LSM dalam yang menyebabkan hal ini terjadi karena
menyusun analisis kebutuhan khalayaknya agar komunikasi yang digunakan cenderung masih
tujuan dasar keterbukaan informasi publik sesuai bersifat satu arah, yaitu dari PPID Utama kepada
dengan amanat UU KIP dapat tercapai. PPID Pembantu dan dari PPID Pembantu kepada
publik.
3. Teknis Menyusun Pesan
Belum dilakukannya analisis kebutuhan Kesimpulan dan Saran
khalayak yang melibatkan publik oleh PPID Strategi komunikasi telah dijalankan PPID
Pemerintah Kota Medan, maka akan berpengaruh Pemerintah Kota Medan dengan menetapkan PPID
pada strategi berikutnya, yaitu untuk menentukan Pemerintah Kota Medan dan pemohon informasi
teknis penyusunan pesannya. Sebagaimana hasil sebagai komunikator sekaligus target sasaran serta
temuan penelitian menunjukkan bahwa rata-rata menggunakan saluran komunikasi secara langsung
PPID Pembantu baru secara aktif mempublikasikan (tatap muka) maupun bermedia melalui surat, SIP-
informasi publik kategori pertama (informasi yang PPID, e-mail dan website, namun belum
wajib diumumkan dan disediakan secara berkala) memanfaatkan media sosial serta belum melakukan
yang disampaikan kepada publik dengan analisis kebutuhan khalayak dan teknis penulisan
menggunakan format yang sudah baku. Sedangkan pesan tertentu yang melibatkan partisipasi publik
teknis menyusun pesan lebih diperlukan pada sehingga cenderung menghasilkan komunikasi
publikasi informasi publik kategori kedua yang bersifat satu arah (asimetris).
Komunikologi Volume 00 Nomor 00, Maret 2019 9
Berdasarkan manfaat penelitian yang telah Morissan. (2019). Riset Kualitatif. Jakarta:
ditetapkan, maka saran yang dapat disampaikan Prenadamedia Group.
dari penelitian ini terdiri dari 3 (tiga) jenis saran,
yaitu: Mulyana, Deddy. (2012). Ilmu Komunikasi: Suatu
1. Saran Teoritis Pengantar. Bandung: Remaja Rosdakarya.
Secara teoritis, saran yang dapat diberikan
dari hasil penelitian ini adalah agar dalil yang Satori. D dan Komarian. A. (2013). Metode
dikemukakan peneliti berupa adanya keterpaksaan Penelitian Kualitatif. Bandung: Alfabeta.
dalam mempublikasikan informasi serta upaya
penyediaan sarana dan prasarana yang bersifat Sugiyono. (2018). Metode Penelitian: Kuantitatif,
pragmatis dalam proses komunikasi organisasi Kualitatif, dan R&D. Bandung: Alfabeta.
PPID Pemerintah Kota Medan dapat dianalisis
secara lebih dalam untuk penguatan dalil ataupun
Sumber Bacaan Lain:
menghasilkan suatu teori baru.
2. Saran Akademis
Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang
Secara akademis, saran yang dapat
Keterbukaan Informasi Publik
diberikan dari hasil penelitian ini adalah agar jenis
http://kip.sumutprov.go.id/?p=524. Diakses
kajian akademis seperti yang dilakukan peneliti
pada tanggal 20 Maret 2021, pukul 21.04
dapat dilakukan secara lebih baik lagi dengan
WIB.
menggunakan teknik pengumpulan data observasi
pastisipasi aktif, mengingat masih terdapat
Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 3 Tahun
kekurangan pada penelitian ini yang masih
2010 tentang Pedoman Pengelolaan
menggunakan observasi partisipasi pasif.
Pelayanan Informasi dan Dokumentasi
3. Saran Praktis
Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah
Secara praktis, saran yang dapat diberikan
Daerah. https://komisiinformasi.go.id/?
dari hasil penelitian ini adalah agar PPID
portfolio=permendagri-nomor-3-tahun-
Pemerintah Kota Medan dapat memanfaatkan hasil
2017. Diakses pada tanggal 20 Maret 2021,
penelitian ini dengan segera membuat analisis
pukul 21.17 WIB.
kebutuhan khalayak yang melibatkan partisipasi
publik untuk menghasilkan tujuan yang jelas
Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2010
berserta indikator capaiannya, memanfaatkan
tentang Standar Layanan Informasi Publik.
media sosial dan juga teknis penulisan pesan
https://luk.staff.ugm.ac.id/atur/PerKI1-
tertentu untuk memenuhi kebutuhan khalayak
2010InformasiPublik.pdf. Diakses pada
dalam melaksanakan keterbukaan informasi publik.
tanggal 20 Maret 2021, pukul 21.33 WIB.
Daftar Pustaka Peraturan Komisi Informasi Nomor 5 Tahun 2016
tentang Metode dan Teknik Evaluasi
Cresswell, John W. (2016). Research Design:
Keterbukaan Informasi Publik.
Pendekatan Metode Kualitatif, Kuantitatif,
https://ppid.ugm.ac.id/wp-content/uploads/s
dan Campuran Edisi Keempat. Yogyakarta:
ites/253/2018/08/29e4692eb1aeca8195287f
Pustaka Pelajar.
7be1fc5b19ac412f37.pdf. Diakses pada
Hardjana, Andre. (2019). Komunikasi Organisasi: tanggal 20 Maret 21, pukul 22.05 WIB.
Strategi Interaksi dan Kepemimpinan.
Depok: PT. Rajagrafindo Persada. Keputusan Wali Kota Medan Nomor
821.2/1079.K/XII/2017 tentang Standar
Kholil, Syukur. (2016). Metodologi Penelitian Operasional Prosedur Pejabat Pengelola
Komunikasi. Medan: Perdana Publishing. Informasi dan Dokumentasi Pemerintah
Kota Medan.
Kriyantono, Rachmat. (2014). Teknik Praktis Riset https://www.sumutprov.go.id/images/SOP_
Komunikasi. Jakarta: Kencana PPID_PEMKO_MEDAN.pdf. Diakses
Prenadamedia Group. pada tanggal 20 Maret 2021, pukul 22.15
WIB.
Komunikologi Volume 00 Nomor 00, Maret 2019 10
Keputusan Wali Kota Medan Nomor
182/1078.K/XII/2017 tentang Pengelola
Layanan Informasi dan Dokumentasi
(PLID) Pemerintah Kota Medan.
https://sumutprov.go.id/images/SK_PLID_
KOTA_MEDAN.pdf. Diakses pada tanggal
20 Maret 2021, pukul 22.40 WIB.

PPID Pemko Medan. “Laporan Kepuasan


Masyarakat”.
http://ppid.pemkomedan.go.id/survey-
kepuasan. Diakses pada tanggal 23 Maret
2021, pukul 22.43 WIB.

Katalog Dalam Terbitan Pemerintah Provinsi


Sumatera Utara. (2015). Sumatera Utara
Bangkit: Mambangun Buday Kerja dengan
Berbasis Nilai. Bekasi: Trustco.

Komunikologi Volume 00 Nomor 00, Maret 2019 11

Anda mungkin juga menyukai