PEMERINTAH KABUPATEN BLITAR

DINAS PENDIDIKAN
Jl. Raya Sawahan Pojok Garum 66182 Telp 0342 801725
Fax email : 0342 807862. E-mail : dikbud_kab-
blitar@yahoo.com

INSTRUMEN SUPERVISI KETATAUSAHAAN

1. Nama Sekolah :
2. Alamat Sekolah :

PEMENUHAN
NO KAJIAN KETERANGAN
YA TIDAK
A. KELENGKAPAN ADMNISTRASI
1. Kepala Tata Usaha
1. Menyusun program kerja tata usaha sekolah
2. Mengkoordinasi Pengelolaan keuangan sekolah
3. Mengkoordinasi Pengurusan adminstrasi
ketenagaan dan siswa
4. Pembinaan dan pengembangan karier pegawai
tata usaha sekolah
5. Penyusunan administrasi perlengkapan sekolah
6. Penyusunan dan penyajian data/statistik sekolah
7. Mengkoordinasikan melaksanakan 7 K
8. Penyusunan laporan / evaluasi
2. Urusan Bendahara barang, inventarisasi dan
perlengkapan
1. Melaksanakan Administrasi Inventarisasi dan
Kelengkapan Sekolah :
2. Membuat Daftar kebutuhan Sarana atau
Prasarana atau ruang
3. Mencatat Penerimaan Barang Inventaris dan Non
Inventaris
4. Mengisi Buku Induk Inventaris
5. Mengisi Buku Golongan Inventaris
6. Membuat Buku Penerimaan dan Pengeluaran
Barang Non Inventaris
7. Membuat Buku Pengeluaran / Penggunaan
Barang Inventaris
8. Membuat Kode / Sandi pada Barang Inventaris
9. Membuat Laporan Keadaan Barang Inventaris
10. Mengisi Kartu Barang
11. Membuat Berita Acara Penghapusan Barang
Inventaris (jika ada)
12. Menyimpan Dokumen Kepemilikan Barang-
barangInventaris dan dokumen lainnya
13. Membuat Daftar Pengumuman Barang Inventaris
pada setiap ruangan
14. Melaksanakan tugas lain yang atas perintah
atasan langsung
3. Urusan Kesiswaan
 PEMENUHAN
NO KAJIAN KETERANGAN
YA TIDAK
1. Melaksanakan Administrasi Kesiswaan
2. Membuat Daftar Nomor Induk Siswa
3. Mengisi Buku Induk Siswa
4. Mengisi Buku Mutasi Siswa
5. Membuat Daftar Keadaan Siswa
6. Membukukan Daftar Keadaan Siswa
7. Mencatat Pendaftaran Siswa Baru
8. Membuat usulan peserta ujian
9. Menyimpan daftar Lulusan
10. Menyimpan Daftar kumpulan nilai (leger)
11. Membuat Surat Keterangan dan surat mutasi
siswa
12. Melaksakan tugas kedinasan lain atas perintah
atasan langsung
4. Urusan Kepegawaian
1. Melaksanakan Administrasi Kepegawaian :
2. Mengisi Buku Induk Pegawai
3. Membuat DUK guru atau pegawai
4. Membuat Daftar Prediksi Kenaikan pangkat atau
Golongan gaji Berkala Guru/Pegawai
5. Menyiapkan bahan kelengkapan untuk kenaikan
pangkat guru dan pegawai
6. Membuat dan mengajukan berkas usul
permohonan kenaikan Gaji Berkala Guru atau
Pegawai
7. Membuat Daftar hadir Guru dan Pegawai
8. Menyimpan Berkas data atau arsip Kepegawaian
9. Membuat SK Pembagian Tugas dan Surat Tugas
10. Menyiapkan surat-surat yang ada hubungannya
dengan kepegawaian meliputi surat tugas, surat
cuti dan lain-lain
5. Persuratan dan Arsiparis/ Pengarsip
1. Melaksanakan Administrasi Persuratan :
2. Membuat Nomor Agenda Surat Masuk dan
keluar
3. Mengisi Buku Agenda Surat Masuk dan Keluar
4. Mengangandakan surat atau dokumen sekolah
5. Mengisi Buku Ekspedisi
6. Menyimpan Arsip dan menyampaikan surat
7. Memelihara dan menata kearsipan dan dokumen
surat keputusan, laporan dan lainnya.
8. Membantu kelancaran administrasi sekolah
9. Menyimpan dan menjaga kerahasiaan data
6. Umum
Melaksakan administrasi ketataan usahaan secara
umum :
1. Melayani legalisir ijazah dan atau raport
2. Menerima telephon dan menyampaikan kepada
yang bersangkutan
3. Menerima dan menyambutnya tamu dengan baik,
kemudian menghubungkan kepada yang dituju
 PEMENUHAN
NO KAJIAN KETERANGAN
YA TIDAK
4. Membubuhkan stempel surat-surat keluar, raport
dan ijazah
5. Membuat EMIS/DAPODIK
6. Membuat LI
7. Perpustakaan
a. Administrasi Perpustakaan
Penyusunan Administrasi perpustakan
1. Buku Induk
2. Nomor / katalog
3. Buku pengunjung
b. Proses pemanfaatn perpustakaan
Pemanfaatan dan penggunaan buku perpustakaan
yang ada
c. Sarana Perpustakaan
1. Penataan ruang perpustakaan dengan rapi
2. Pengadaan meja belajar
3. Pengadaan satu unit komputerdengan aplikasinya
dan printer
4. Penambahan koleksi buku secara lengkap
8. Bendahara Gaji, Ganti UP
1. Mengurus SPP Gaji,Kekurangan gaji dan SPP
lain termasuk belanja pegawai
2. Menerima, menyimpan, membayarkan,
membukukan dan meng SPJ kan Uang gaji dll
3. Mengajukan SPP GU
4. Menerima, menyimpan, membukukan dan meng
SPJ kan kekuangan GU sesuai dengan peraturan
yang berlaku
5. Sebagai pemungut pajak, wajib menyetorkan
pada kantor pajak dan membukukannya sesuai
dengan peraturan yang berlaku
6. Bersama-sama dengan inventarisator membuat
usulan perencanaan belanja barang untuk satu
tahun
9. Pembuat Daftar Gaji
1. Membuat SPP gaji pegawai/SPP Kekurangan gaji
lain termasuk belanja pegawai
2. Membuat surat-surat keterangan yang ada
hubungannya dengan gaji
3. Pembuatan Daftar perubahan gaji
4. Menginput SK Pegawai
5. Merekap daftar gaji pegawai
10. Bendahara BOSDA
1. Pelaksanaan Dana BOSDA
2. Menyusun RAB sesuai dengan dana yang
tersedia
3. Melaksanakan pengambilan dana BOSDA di
Bank yang telah ditentukan
4. Mengeluarkan/membayar nota/kuitansi yang
diajukan pelaksana kegiatan
5. Membukukan semua dokumen pendukung/bukti
 PEMENUHAN
NO KAJIAN KETERANGAN
YA TIDAK
pengeluaran
6. Menyimpan arsip/dokumen dan pembuatan SPJ
7. Membuat laporan BOSDA ke Pemda
11. Satuan Pengamanan / penjaga Pagi, Siang dan
Malam
1. Membuka dan menutup pintu gerbang Sekolah
bila ada tamu yang datang atau pergi
2. Menerima dan memberikan informasi yang
diperlukan oleh tamu
3. Menghubungkan tamu yang datang ke guru piket
atau pelaksana hubungan Sekolah dan
masyarakat
4. Memberi petunjuk atau mengantar tamu ke lokasi
yang dituju jika diperlukan
5. Melaksanakan piket jaga di pos satpam sesuai
jadwal yang sudah dibuat
6. Membagikan nomor parkir kendaraan siswa yang
berhak membawa sepeda motor
7. Mengawasi siswa yang keluar masuk Sekolah
pada saat KBM berlangsung
8. Mengisi buku ijin siswa yang keluar lokasi
Sekolah
9. Menjaga ketenangan dan keamanan Sekolah
pagi, siang dan malam hari
10. Melakukan kontrol keliling setiap piket jaga pagi,
siang dan malam secara berkala
11. Mengisi buku piket jaga
12. Mengisi buku catatan setiap kejadian
13. Membuat laporan jaga dan kejadian penting yang
dihadapi kepada petugas berikutnya secara
tertulis
14. Melaporkan setiap kejadian penting, darurat dan
mencurigakan kepada staf pimpinan
15. Merawat dan menyimpan peralatan jaga
16. Membantu bagian kesiswaan dalam menangani
siswa
17. Menata dan menjaga keamanan parkir
18. Membantu tugas urusan ketatausahaan yang lain
12. Satuan Pengamanan Kantor
1. Menjaga dan bertanggung jawab atas keamanan
lingkungan kantor dan Sekolah
2. Menyiapkan sarana keamanan
3. Menyimpan dan bertanggung jawab atas
keberadaan kunci lingkungan kantor dan Sekolah
4. Membuka dan mengunci ruang kelas setiap hari
5. Mencatat setiap kejadian yang terjadi dan
melaporkan ke pimpinan jika ada kejadian
darurat dan mencurigakan
6. Melaksanakan dan menjaga kebersihan serta
kerapian ruangan lingkungan kantor guru, TU
dan ruang rapat lantai atas
 PEMENUHAN
NO KAJIAN KETERANGAN
YA TIDAK
7. Melaksanakan dan menjaga kebersihan kamar
mandi/ WC ruang Kepala Sekolah setiap hari
8. Memelihara tanaman dan bunga di sekitar
lingkungan kantor
9. Merawat dan memelihara peralatan kebersihan
yang ada agar terawat dan dapat digunakan
10. Melayani dan menyediakan minum pendidik,
tenaga kependidikan Sekolah dan tamu
11. Membuat laporan penggunaan bahan baku
minum
12. Menggunakan bahan kebutuhan rumah tangga
untuk keperluan Sekolah
13. Layanan Caraka /Kurir / Pesuruh
1. Mengantar surat kedinasan
2. Mengambil surat atau dokumen dari Dinas,
Sekolah lain atau instansi lain
3. Membantu T. Kependidikan lain dalam
melakukan transaksi di bank, kantor pos atau
pihak lain
4. Mengirim atau mendistribusikan surat atau
dokumen dari atau kepada pihak luar
5. Membuat laporan pengiriman
14. Layanan Laboratorium
1. Melaksanakan Administrasi Laboratorium,
bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha,
dengan rincian tugas sebagai berikut :
2. Mencatat / Membukukan barang-barang
laboratorium
3. Menyediakan Buku Penggunaan barang lab
4. Membuat daftar penggunaan laboratorium
5. Melayani kebutuhan alat-alat praktikum
6. Menata, menjaga, dan merawat alat-alat lab
7. Membuat daftar laporan keadaan dan mutasi alat-
alat
8. Membuat daftar kebutuhan bahan pratikum
Blitar, ………………………
Mengetahui,
Kepala SMP………………… Kepala Tata Usaha

………………………………. …………………………….
NIP. NIP.

Petugas Monev

………………………………………

NIP :……………………………………..