ANALISIS DAN PERANCANGAN

SISTEM TERSTRUKTUR
TUGAS

Teknik Analisis Biaya dan Manfaat

Dosen Pengampu : Candra Irawan M.Kom

Disusun Oleh :
Bryan Baskoro (A12.2023.07082)
Jessen Fernanda Liang (A12.2023.06987)

FAKULTAS ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO
2023
Judul : Mengukur Kelayakan Ekonomis Proyek Sistem Informasi Manajemen Menggunakan
Metode ‘Cost & Benefits Analysis’ Dan Aplikasinya Dengan MS EXCEL 2000

Permasalahan
Artikel tersebut membahas tentang pentingnya melakukan analisis cost & benefits dalam
mengevaluasi kelayakan ekonomis proyek sistem informasi manajemen. Metode analisis
seperti Payback Period, NPV, ROI, dan IRR digunakan untuk menentukan apakah proyek
tersebut layak dilakukan. Salah satu permasalahan yang dihadapi adalah sulitnya mengukur
manfaat yang tidak berwujud (intangible benefits) dalam nilai uang. Keakuratan analisis juga
sangat bergantung pada data yang digunakan, terutama terkait dengan manfaat yang tidak
terlihat secara langsung. Selain itu, dalam studi kasus yang disebutkan, terdapat permasalahan
ketika total biaya pengembangan sistem lebih tinggi daripada total manfaat yang diperoleh,
sehingga perlu dipertimbangkan dengan cermat apakah proyek tersebut layak dilakukan.

A. Komponen Penilaian Dalam Cost & Benefits Analysis

Komponen ini didasakan pada dua komponen penilaian, yaitu :
1. Komponen biaya yang dapat diklasifikasikan dalam empat kategori :
 Procurement Cost merupakan semua biaya yang dikeluarkan berkaitan dengan
pengadaan hardware dan biasanya dikeluarkan pada tahun-tahun pertama (initial
cost) sebelum system dioperasikan, kecuali apabila pengadaan hardware
dilakukan dengan cara leasing, seperti biaya konsultasi pengadaan hardware,
biaya pembelian hardware, biaya instalasi hardware, biaya fasilitas (ruang, ac,
dll.), biaya modal untuk pengadaan hardware, biaya manajerial dan personalia
untuk pengadaan hardware.
 Start Up Cost merupakan semua biaya yang dikeluarkan sebagai upaya membuat
sistem siap untuk dioperasionalkan yang juga merupakan “initial cost”, sepeti
biaya pembelian software system informasi berikut instalasinya, biaya instalasi
perangkat komunikasi/jaringan, biaya reorganisasi, biaya manajerial dan
personalia untuk persiapan operasional.
 Project Related Cost merupakan biaya yang berkaitan dengan biaya
mengembangkan sistem termasuk biaya penerapannya. Bila system ini
dikembangkan secara “outsourcing” dengan menggunakan konsultan dari luar
perusahaan yang memerlukan biaya tambahan, yaitu biaya konsultasi, contohnya
 seperti biaya analisis system; seperti biaya untuk mengumpulkan data, biaya
dokumentasi (kertas, fotocopy, dll), biaya rapat, biaya staff analis, biaya
manajerial dalam tahap analisis sistem; biaya disain sistem; seperti biaya
dokumentasi, biaya rapat, biaya staff analis, biaya staff pemrograman, biaya
pembelian software aplikasi, biaya manajerial dalam tahap desain sistem, biaya
penerapan sistem; seperti biaya pembuatan form baru, biaya konversi data, biaya
pelatihan sumber daya manusia, biaya manajerial dalam tahap penerapan sistem.
 Ongoing and Maintenance Cost merupakan biaya untuk mengoperasikan sistem
agar sistem dapat beroperasi dengan baik. Sedangkan biaya perawatan adalah
biaya untuk merawat sistem dalam masa pengoperasionalannya.biasanya Biaya
operasional dan perawatan biasanya terjadi secara rutin selama usia operasional
system, contohnya seperti biaya personalia (operator, staff administrasi, staff
pengolah data, staff pengawas data), biaya overhead (telepon, listrik, asuransi,
keamanan, supplies), biaya perawatan hardware (reparasi, service), biaya
perawatan software (modifikasi program, penambahan modul program), biaya
perawatan peralatan dan fasilitas, biaya manajerial dalam operasional sistem,
biaya kontrak untuk konsultan selama operasional sistem, biaya depresiasi.

2. Komponen manfaat yang dapat diidentifikasikan sebagai berikut :

Manfaat atau efektifitas yang didapat dari pengurangan biaya, pengurangan
kesalahan-kesalahan, peningkatan kecepatan aktivitas, peningkatkan perencanaan
dan pengendalian manajemen.

Manfaat atau efektifitas dari sebuah sistem informasi dapat juga diklasifikasikan
dalam dua bentuk yaitu :
 Tangible Benefits adalah keuntungan penghematanpenghematan atau
peningkatan-peningkatan di dalam perusahaan yang dapat di ukur secara
kuantitatif dalam bentuk satuan nilai moneter/uang. Diantaranya merupakan
keuntungan dari pengurangan biaya operasional, keuntungan dari pengurangan
kesalahan-kesalahan proses, keuntungan dari pengurangan biaya telekomunikasi,
keuntungan akibat peningkatan penjualan, keuntungan akibat pengurangan biaya
persediaan, dan keuntungan akibat pengurangan kredit yang tidak tertagih.
  Intangible Benefits merupakan nilai keuntungan yang sulit atau tidak mungkin di
ukur dalam bentuk satuan nilai moneter/uang. Misalnya keuntungan akibat
peningkatan pelayanan yang lebih baik kepada pelanggan, keuntungan akibat
peningkatan kepuasan kerja sumber daya manusia yang ada, dan keuntungan
akibat peningkatan pengambilan keputusan manajerial yang lebih baik. Karena
Intangible Benefits sulit diukur dalam satuan nilai moneter/uang, cara
pengukurannya dilakukan dengan menggunakan penaksiran, contoh :

Akibat yang akan didapat dari pelayanan yang ‘kurang baik’ kepada pelanggan
tentunya adalah : terjadinya pengurangan pemesanan pelanggan, bahkan sampai pada
kemungkinan pelanggan tidak akan melakukan pemesanan kembali kepada perusahaan.
Taksirannya dapat dibuat data bahwa :
Diperkirakan sebesar 55% pelanggan akan mengurangi 9% pesanannya, sebesar 20%
pelanggan akan mengurangi 40% pesanannya, sebesar 10% pelanggan akan mengurangi 80%
pesanannya, dan sebesar 5% pelanggan akan mengurangi 100% pesanannya. Maka taksiran
kehilangan pesanan pelanggan perusahaan dapat dihitung seperti dibawah ini.

Kehilangan pesanan : (55%x9%)+(20%x40%)+(10%x80%)+(5%x100%)

: (4.95%+8%+8%+5%)
: 25.95 %

Artinya : akibat dari pelayanan yang kurang baik maka 25,95% dari.pesanan
penjualan akan hilang.

Jika pelanggan melakukan pemesanan setiap tahunnya rata-rata sebesar Rp.

5.000.000-, maka diperkirakan akan terjadi kehilangan pemesanan pelanggan sebesar 25.95%
dari keseluruhan rata-rata pemesanan pelanggan per tahunnya, yaitu sebesar Rp.5.000.000,-
x25.95% : Rp. 1.297.500,-. Dan jika perusahaan memiliki misalnya 100 pelanggan saat itu,
maka dapat diperkirakan jumlah total dari kehilangan pemesanan adalah :
100xRp.1.297.500,- : Rp.129.750.000,- Analisis ini dapat digunakan oleh manajemen sebagai
dasar untuk mengukur intangible benefits.
 B. Analisis Biaya dan Manfaat
Setelah komponen biaya dan keuntungan diketahui, analisis biaya dan manfaat dapat
dilakukan untuk menentukan apakah sebuah proyek sistem informasi layak. Dalam analisis
investasi, ada dua aliran kas. Yang pertama adalah aliran kas keluar, atau cash outflow, yang
berasal dari biaya investasi dan yang kedua adalah aliran kas masuk, atau inflow, yang lebih
sering dikatakan pula sebagai proceed berasal dari keuntungan setelah pajak ditambah dengan
depresiasi. Dalam analisis biaya dan manfaat, metode payback period, metode return on
investment, dan metode net present value adalah beberapa metode yang digunakan.
Penjelasan dan contoh perhitungan dari metode-metode tersebut diberikan di bawah ini.
1. Pay Back Period
Metode ini menilai proyek investasi berdasarkan berapa lama investasi dapat tertutup
dengan aliran kas masuk, tanpa faktor bunga. Sebagai contoh, jika proyek Sistem Informasi
Manajemen bernilai Rp. 20.000.000,- dan cash inflow setiap tahunnya sama, yaitu Rp.
6.000.000,-, maka periode pengembalian investasi adalah: Rp. 20.000.000,-/Rp. 6.000.000,- =
3,333 tahun. Dengan demikian, proyek ini akan selesai dalam waktu 3 tahun 3 bulan.
Jika cash inflow setiap tahun tidak sama, maka jumlah tersebut harus dihitung satu per
satu sebagai berikut. Misalnya, proyek Sistem Informasi Manajemen memiliki nilai Rp.
788.500.000, dan jangka waktu ekonomisnya adalah 4 tahun. Nilai cash inflow per tahun
adalah seperti berikut:

Maka PayBack Period untuk Investasi Sistem Informasi Manajemen ini adalah :
 Sisa investasi tahun 3 sebesar Rp. 131.000.000,- tertutup oleh sebagian dari cash inflow
tahun 3 sebesar Rp. 486.000.000,-, yaitu Rp. 131.000.000,-/Rp. 486.000.000,- = 0.2695
bagian. Kesimpulannya adalah bahwa jangka waktu pengembalian investasi adalah 2 tahun
3,234 bulan, dan kelayakan investasi dapat dinilai dengan membandingkan jangka waktu
pengembalian saat ini dengan jangka waktu tertinggi yang dianggap layak yang telah
ditetapkan sebelumnya. Jika jangka waktu tertinggi adalah 3 tahun, maka investasi ini
dianggap layak.

Perhitungan payback period menggunakan Microsoft Excel

2. Return On Invesment
Metode pengembalian investasi digunakan untuk menentukan seberapa besar manfaat
yang dihasilkan oleh suatu proyek dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkannya.
Sementara itu, pengembalian investasi dari suatu proyek dapat dihitung dengan menggunakan
rumus berikut:
 Berdasarkan data pada Lampiran-01, PT. Genitya Dabatas & Co. memiliki total manfaat
dari Proyek Pengembangan Sistem Informasi Manajemen sebagai berikut:

Sedang total biaya yang dikeluarkan adalah:

Biaya tahun ke 0 = Rp. 788.500.000,-
Biaya tahun ke 1 = Rp. 61.000.000,-
Biaya tahun ke 2 = Rp. 67.500.000,-
Biaya tahun ke 3 = Rp. 79.000.000,-
Biaya tahun ke 4 = Rp. 85.250.000,- +
Total Biaya = Rp. 1.081.250.000,-
ROI untuk proyek ini adalah sebesar :
= ((Rp. 1.978.500.000 – Rp. 1.081.250.000,-)/Rp. 1.081.250.000,-) x 100%
= 82,98 %
Suatu proyek dapat diterima jika ROI-nya lebih besar dari 0. Dalam kasus proyek ini,
nilai ROI-nya adalah 0,8298, atau 82,98%, yang berarti proyek tersebut dapat diterima karena
akan memberikan keuntungan sebesar 82,98% dari total biaya investasinya.

Perhitungan ROI menggunakan Microsoft Excel

 3. NPV (Net Present Value)
Berbeda dengan metode payback period dan return on investment, metode nilai sekarang
bersih memperhatikan nilai waktu dari uang (time value of money) atau preferensi waktu
uang. Dalam metode nilai sekarang bersih, satu rupiah nilai uang sekarang lebih berharga
daripada satu rupiah nilai uang dikemudian hari, karena uang terserap lebih cepat daripada
uang keluar. Nilai saat ini proyek dapat dihitung dengan membagi nilai awal proyek
dikurangi dengan tingkat bunga diskonto. Besarnya NPV dirumuskan sebagai berikut :

Investasi dianggap menguntungkan dan dapat diterima jika nilai net present value > 0.
Berdasarkan data pada Lampiran - 01 akan coba dihitung besarnya nilai NPV dengan tingkat
suku bunga diskonto yang diasumsikan adalah sebesar 15% pertahun.
 Hasil perhitungan di atas menunjukkan bahwa investasi PT. Genitya Dabatas & Co. untuk
Proyek Pengembangan Sistem Informasi Manajemen memiliki nilai NPV sebesar Rp.
371.117.041,7, yang menunjukkan bahwa nilai NPV proyek tersebut > 0, sehingga proyek
dapat diterima.

Perhitungan Net Present Value menggunakan Microsoft Excel

Kesimpulan
Dalam menetapkan kelayakan secara ekonomis sebuah proyek pengembangan Sistem
Informasi Manajemen, hasil perhitungan dari "Analisis Biaya dan Manfaat" yang dilakukan
dengan menggunakan alat analisis keuangan seperti Payback Period, ROI dan NPV dapat
sangat membantu. Namun, mengingat bahwa proyek pengembangan sistem informasi
manajemen memiliki apa yang disebut sebagai "intangible benefits", kesuksesan analisis
sangat bergantung pada keakuratan data dan informasi yang digunakan dalam analisis ini,
terutama yang berkaitan dengan "intangible benefits" yang dihasilkan oleh proyek sistem
informasi manajemen. Selain itu, kami dapat memastikan secara ekonomis untuk melanjutkan
proyek sistem informasi manajemen yang akan kita bangun dengan melakukan "Analisis
Biaya dan Manfaat".

Lampiran
Referensi

Prabantoro, G. (n.d.). Mengukur Kelayakan Ekonomis Proyek Sistem Informasi Manajemen

Menggunakan Metode ‘Cost & Benefits Analysis’ Dan Aplikasinya Dengan MS EXCEL
2000. 1-14.