NIM : 41817120119

NAMA : Rizky Naufal Pratama

1. Jelaskan definisi dan tujuan business case 

Business Case adalah dokumen yang berisikan analisis dari nilai organisasi,
kelayakan, biaya, manfaat, dan risiko dari rencana proyek.“The purpose of
business case is to provide senior management with all the information
needed to make informed decision as to whether a specific project should be
funded” (Schmidt 1999),
tujuan dari business casemerupakan untuk menghasilkan manajemen bisnis
dengan semua informasi yang diperlukan untuk membuat keputusan apakah
suatu proyek harus didanai.
Penjelasan lain mengenai business case adalah garis besar dan kebutuhan
yang diperlukan untuk sebuah project charter.Sebuah business case harus
dapat menetapkan manfataat yang diperoleh dari melaksanakan atau
membuat project charter.

2. Jelaskan komponen yang ada dalam business case

Outcomes, hasil yang jelas dan terukur, jadi hasil akhir harus secara jelas
digambarkan atau didefinisikan didalam suatu business case, tidak hanya
jelas namun juga harus terukur agar nantinya dapat digunakan sebagai
penilaian maupun evaluasi setelah dijalankan.
Initiative bisnis, proses bisnis, orang (people), teknologi dan organisasi dari
kegiatan / proyek (termasuk proses membangun, implementasi,
pengoperasian dan penyelesaian) yang berkontribusi terhadap satu atau
beberapa hasil.
Contributions, kontribusi yang diharapkan untuk mencapai hasil akhir.
Assumptions, hipotesis yang berhubungan dengan kondisi yang diperlukan
untuk mewujudkan hasil akhir, terdapat hal-hal yang organisasi tidak bisa
mengontrol kondisi tersebut. Penilaian atas resiko, yang dinyatakan dengan
asumsi dan berbagai batasan lainnya seperti pertimbangan biaya, manfaat
dan kesesuaian, merupakan bagian utama pada proses business case.
NIM : 41817120119
NAMA : Rizky Naufal Pratama

3. Jelaskan cara pengembangan business case

1. Memilih tim inti
Yang perlu diperhatikan dalam memilih anggota tim adalah perlunya
melibatkan stakeholder / pemangku kepentingan dari pemilik proyek sebagai
anggota proyek. Dengan demikian ada beberapa keuntungan yang bisa
diperoleh :
– adanya kredibilitas dari tim proyek
– selaras dengan tujuan organisasi dari pemilik proyek
– adanya akses ke biaya yang sesungguhnya
– adanya kepemilikan (ownership) dan rasa memiliki proyek
– adanya persetujuan terhadap apa yang terjadi dalam proyek
– membangun jembatan antara pekerja proyek dengan organisasi
2. Mendefinisikan MOV (measurable organisational value)
Proyek teknologi informasi yang berjalan harus sesuai dengan & mendukung
visi, misi dan tujuan organisasi.
Syarat MOV haruslah : dapat diukur, mempunyai nilai bagi organisasi,
disetujui, dapat diverifikasi
Bagaimana proses untuk menyusun MOV :
– Pertama : Identifikasi area pengaruh yang diinginkan. Terdapat beberapa
area yang berpotensi antara lain strategi, customer, finansial, operasional,
atau sosia
– Kedua : Identifikasi nilai yang diinginkan bagi organiasi, apakah ia lebih
baik (meningkatkan kualitas atau efektivitas), lebih cepat (meningkatkan
kecepatan atau mengurangi waktu siklus), lebih murah (mengurangi biaya),
melakukan lebih (perkembangan atau ekspansi).
– Ketiga : Menentukan metric / ukuran yang tepat apakah akan bertambah
atau berkurang (dalam satuan uang, persentase, atau angka numerik)
– Keempat : Menentukan target waktu untuk mencapai MOV
– Kelima : Verifikasi dan mendapatkan persetujuan dari stakeholder proyek
karena PM dan tim proyek hanya dapat memandu proses ini.
– Keenam : Meringkas MOV dalam statement atau tabel yang jelas misal :
Proyek ini akan memberikan 20% Return on Investment 500 pelanggan baru
dalam tahun pertamanya beroperasi
3. Identifikasi alternatif
Dalam business case harus terdapat beberapa alternatif yang dicantumkan.
NIM : 41817120119
NAMA : Rizky Naufal Pratama

Pertama perlu dibuat base case terlebih dahulu tentang kondisi organisasi
jika tidak melakukan apa pun (proyek tidak berjalan), kemudian dibuat
beberapa strategi alternatif yang memungkinkan (misal merubah proses yang
sekarang tanpa investasi di TI, business process engineering, adopsi sistem
dari area organisasi lain, membeli software package baru, atau membuat
solusi dari nol).
4. Mendefinisikan kemungkinan (feasibility)
Kemungkinan bisa tidaknya suatu proyek dijalankan (feasibility) perlu
dianalisis dari sisi ekonomis, teknis, organisasi dan sebagainya. Begitu pula
dengan risiko yang perlu dianalisis dari sisi identifikasi, asessment dan
response dari risiko tersebut.
5. Mendefinisikan TCO (total cost of ownership)
TCO dapat dikategorikan menjadi :
> Biaya langsung atau biaya di depan (direct & up-front cost) : pembayaran
awal untuk semua perangkat keras, perangkat lunak, peralatan
telekomunikasi, biaya pengembangan atau instalasi, biaya konsultasi, dsb
> Biaya berjalan (ongoing cost) : gaji, biaya training, biaya upgrade,
maintenance, supply, dsb
> Biaya tidak langsung (indirect cost) : pengeluaran akibat berkurangnya
procuktivitas, biaya akibat adanya kegagalan sistem, biaya audit peralatan,
quality assurance, dan PIR / Post Implementation Review
6. Mendefinisikan Total Benefit of Ownership
Beberapa macam benefit suatu proyek dapat kita analisis sebagai berikut :
> Meningkatkan pekerjaan dengan value tinggi (misal adanya teknologi
yang mengurangi pekerjaan dengan kertas)
> Meningkatkan akurasi dan efisiensi (misal mengurangi kesalahan,
duplikasi, atau jumlah tahap dari suatu proses bisnis)
> Memperbaiki pengambilan keputusan (misal dengan menyediakan
informasi yang akurat dan tepat waktu)
> Memperbaiki pelayanan pelanggan (misal danya produk atau layanan
baru, layanan yang lebih cepat dan lebih handal, dsb)
7. Menganalisis alternatif menggunakan model finansial dan model
penilaian
Terdapat beberapa model perhitungan finansial yang dapat kita gunakan
untuk menghitung pembobotan tiap altenatif yang kita buat, antara lain :
NIM : 41817120119
NAMA : Rizky Naufal Pratama

payback, break even, return on investment, net present value (mungkin tidak
akan kita bahas satu per satu di tulisan ini).
Berikut contoh perhitungan dan pembobotan untuk setiap alternatif untuk
kemudian dapat kita perhitungkan mana yang akan dipilih berdasarkan bobot
yang paling menguntungkan.