Business Case

20 Maret 2019
BAB/SUB BAB

HALAMAN
BUSINESS CASE

• Gambaran umum suatu proyek sebagai konsumsi dari high level

management untuk menentukan disetujui tidaknya proyek
tersebut.
• Inisiasi awal suatu perencanaan proyek untuk menghasilkan produk
TI dan mengelola proses proyek.
• Business Case adalah analisis dari nilai organisasi, kelayakan, biaya,
manfaat, dan risiko dari rencana proyek.

HALAM
AN
BUSINESS CASE

Atribut dari Business Case yang baik:

Rincian semua kemungkinan dampak, biaya, dan manfaat
Jelas membandingkan alternatif
Secara obyektif mencakup semua informasi yang
berhubungan dengan project
Sistematis dalam hal merangkum temuan.

HALAM
AN
Proses Business Case

HALAM
AN
1. SELECT CORE TEAM

• Tim inti harus mencakup Manajer, ahli bisnis, ahli IT (yang memahami
peluang, keterbatasan, dan risiko terkait dengan IT) dan bahkan melibatkan
pengguna yang memahami requirement yang harus dipenuhi.

• Dengan demikian ada beberapa keuntungan yang bisa diperoleh:

 Adanya kredibilitas dari tim proyek
 Selaras dengan tujuan organisasi dari pemilik proyek
 Adanya akses ke biaya yang sesungguhnya
 Adanya kepemilikan (ownership) dan rasa memiliki proyek
 Adanya persetujuan terhadap apa yang terjadi dalam proyek
 Membangun jembatan antara pekerja proyek dengan organisasi

HALAM
AN
2. DEFINE
MEASURABLE ORGANIZATION VALUE

HALAM
AN
DEFINE MOV
Langkah membuat MOV

1. Identifikasi area yang ingin diubah

2. Identifikasi manfaat proyek TI yang diusulkan terhadap area tersebut
(better, faster, cheaper).
3. Mengembangkan target/tujuan sesuai Metric , apakah menambah atau
mengurangi.

 Metric: Uang, persentase, nilai numeric.

4. Menetapkan waktu (time frame ) kapan MOV dicapai.
5. Verifikasi dan mendapatkan persetujuan dari para stakeholder proyek.
Manajer proyek dan tim hanya dapat membimbing pproses.

6. Summarize MOV dalam sebuah pernyataan singkat dan jelas, atau dalam
bentuk table.
 Val u e of Project
DEFINE MOV

Identifikasi nilai yang diinginkan bagi organiasi. Apakah ia:

Better - Lebih baik (meningkatkan kualitas atau efektivitas),
Faster - Lebih cepat (meningkatkan kecepatan atau
mengurangi waktu siklus),
Cheaper - Lebih murah (mengurangi biaya),
Do More - Melakukan lebih (perkembangan atau ekspansi).

Fokus pada kualitas, efektivitas, dan efisiensi untuk

perkembangan sebuah sistem di organisasi.
DEFINE MOV Devel o p M e t r i c

• Menentukan metric/ ukuran yang tepat apakah akan bertambah atau

berkurang (dalam satuan uang, persentase, atau angka numerik).

1. Memberikan target yang jelas kepada tim proyek

2. Menetapkan alternatif kemungkinan diantara semua stakeholder.
3. Mengevaluasi apakah proyek tersebut sukses di kemudian hari atau tidak.

• Semua stakeholder harus sepakat tentang ukuran dari proyek

yang akan dikerjakan.
DEFINE MOV T i me F rame MOV

 Setelah Anda memiliki kesepakatan mengenai target metrik

yang akan memberikan dampak yang diinginkan untuk
organisasi, langkah berikutnya adalah untuk menyepakati
sebuah proyek untuk jangka waktu tertentu.

 Sebagai contoh, sebuah perusahaan dapat fokus pada

peningkatan keuntungan atau mengurangi biaya, tapi
pertanyaannya adalah kapan hasil tersebut dapat dicapai?

Kapan project manager dan sponsor sepakat untuk

mengevaluasi project?
3. Identify Alternatives

• Gambaran umum business case terlebih dahulu tentang kondisi

organisasi jika tidak melakukan investasi apapun.
• Buat Kemungkinan Strategi Alternatif:
• Ubah proses yang sudah ada tanpa investasi di bidang TI.
• business process engineering
• Adopsi / Adaptasi sistem dari daerah organisasi lainnya.
• Mengembangkan Sistem yang sudah ada (faster, better).
• Pembelian paket aplikasi off-the-shelf.
• Membangun Solusi Baru (sistem informasi)

HALAM
AN
4. DEFINE FEASIBILITY

1. Analisis Kelayakan
• Kelayakan ekonomi
• Kelayakan teknis
• kelayakan Organisasi
• Kelayakan yang lain

2. Menilai Resiko
• Identifikasi Resiko
• Penilaian/ assesment (dampak resiko)
• Respon (bagaimana organisasi menghindari atau meminimal resiko)
HALAM
AN
5. Total Cost of Ownership

• Penilaian Biaya dan manfaat

yang terkait dengan pembelian
komponen TI secara langsung
dan tidak langsung.
• Mendapatkan angka efektif
dari sebuah pembelian, setelah
mempertimbangkan semua
hal.

HALAM
AN
Total Cost of Ownership
TCO dapat dikategorikan menjadi :
 Biaya langsung atau biaya di depan (direct & up-front cost) :
pembayaran awal untuk semua perangkat keras, perangkat lunak,
peralatan telekomunikasi, biaya pengembangan atau instalasi,
biaya konsultasi, dsb
 Biaya berjalan (ongoing cost) : gaji, biaya training, biaya
upgrade, maintenance, supply, dsb.
 Biaya tidak langsung (indirect cost) : pengeluaran akibat
berkurangnya procuktivitas, biaya akibat adanya kegagalan
sistem, biaya audit peralatan, quality assurance, dan PIR (Post
Implementation Review).

TCO harus dibandingkan dengan manfaat kepemilikan secara

keseluruhan (total benefits of ownership, disingkat TBO) untuk
menentukan kelayakan dari sebuah pembelian.
6. Define Total Benefits of Ownership

• Beberapa macam benefit suatu proyek dapat kita analisis sebagai berikut :
 Increasing high-value work (misal adanya teknologi yang mengurangi
pekerjaan dengan kertas).

 Improving accuracy and efficiency (misal mengurangi kesalahan, duplikasi, atau

jumlah tahap dari suatu proses bisnis).

 Improving decision-making (misal dengan menyediakan informasi yang

akurat dan tepat waktu).

 Improving customer service (misal adanya produk atau layanan baru, layanan
menjadi lebih cepat dan lebih handal, dsb)

HALAM
AN
7. Analyze Alternatives

• Terdapat beberapa model perhitungan finansial yang dapat kita gunakan

untuk menghitung pembobotan tiap alternatif yang kita buat, antara lain:
payback, break even, return on investment, net present value.

HALAM
AN
7. Analyze Alternatives
Payback
payback period dapat diartikan sebagai jangka waktu
kembalinya investasi yang telah dikeluarkan, melalui keuntungan
yang diperoleh dari suatu proyek yang telah direncanakan.

Payback Period =InitialInvestment

Net Cash Flow
=$100,000
$20,000
= 5 years
7. Analyze Alternatives
Break Even
Break Even Point (BEP)adalah titik impas di mana keadaan jumlah
pendapatan dan biaya sama atau seimbang sehingga tidak
terdapat keuntungan ataupun kerugian.

Materials (putter head, shaft, grip, etc.) $12.00

Labor (0.5 hours at $9.00/hr) $ 4.50
Overhead (rent, insurance, utilities, taxes, etc.) $ 8.50
Total $25.00

If you sell a golf putter for $30.00 and it costs $25.00 to make, you have
a profit margin of $5.00:

Breakeven Point = Initial Investment / Net Profit Margin

= $100,000 / $5.00
= 20,000 units
7. Analyze Alternatives

Return of Investment
adalah rasio uang yang diperoleh atau hilang pada suatu investasi,
relatif terhadap jumlah uang yang diinvestasikan.

ROI bisa juga diartikan sebagai rasio laba bersih terhadap biaya.
7. Analyze Alternatives
Net Present Value
Year 0 Year 1 Year 2 Year 3 Year 4

Total Cash Inflows $0 $150,000 $200,000 $250,000 $300,000

Total Cash Outflows $200,000 $85,000 $125,000 $150,000 $200,000

Net Cash Flow ($200,000) $65,000 $75,000 $100,000 $100,000

NPV = -I0 +  (Net Cash Flow / (1 + r)t)

I = Total Cost or Investment of the Project

r = discount rate
t = time period
7. Analyze Alternatives

Net Present Value

Discounted Cash
Time Period Calculation
Flow
Year 0 ($200,000) ($200,000)

Year 1 $65,000/(1 + .08)1 $60,185

Year 2 $75,000/(1 + .08)2 $64,300

Year 3 $100,000/(1 + .08)3 $79,383

Year 4 $100,000/(1 + .08)4 $73,503

Net Present Value (NPV) $77,371

7. Analyze Alternatives

Weighted Scoring Model

Adalah tool yang dapat memberikan proses yang sistematis
dalam memilih proyek berdasarkan beberapa kriteria.

1. Identifikasi kriteria yang penting

2. Tentukan bobot pada setiap kriteria
3. Tentukan score pada tiap kriteria
4. Kalikan score terhadap kriteria untuk memperoleh bobot
total
5. Makin tinggi bobot total makin baik proyek yang didapatkan.
7. Analyze Alternatives
Weighted Scoring Model
Pembobotan untuk setiap alternative solusi, pilih berdasarkan bobot yang paling menguntungkan.
7. Analyze Alternatives Weighted Scoring Model
Pembobotan untuk setiap alternative solusi, pilih berdasarkan bobot yang paling
menguntungkan.
8. Propose & Support Recommendation

• Mengajukan dokumen business case kepada high

level management untuk dibandingkan dengan
proyek lainnya.

HALAM
AN
Business Case
Template
 Business
Case
SUMMARY
 Select Core Team :Mengumpulkan para ahli menjadi 1 tim.
 Define MOV: Menetapkan goal, dimana goal tersebut harus :
dapat diukur, menyediakan manfaat bagi perusahaan, disetujui
oleh stakeholder, dapat diverifikasi.
 Identify Alternatives :menetapkan semua alternatif skenario
penyelesaian masalah.
 Define feasibilities :tiap alternatif harus dianalisis resikonya dan
apakah tiap alternatif itu bermanfaat.
 Define Total Cost of Ownership : menetapkan laba
perusahaan.
 Define total benefit of ownership :
menetapkan laba perusahan.
 Propose and support recommendation : mengusulkan
alternative solusi yangtelah ditentukan.