Business Case

Manajemen Investasi Teknologi Informasi

 3 Pillars of the Presentation

Introduction of Business Case

01
Business Case Application
02
03
MOV (Measurement Organization Value)

2
 1
Introduction of
Business Case
Business Case!

Tahap awal sebuah dokumentasi yang mendukung perencanaan dan pengambilan

keputusan investasi bisnis yang akan menentukan disetujuinya atau tidak proyek
tersebut. Dokumentasi ini berisikan tentang organizational value, feasibility, biaya,
manfaat dan resiko project.

Business case terdiri atas input sumber daya yang terbagi atas 3 aliran kerja yaitu
kemampuan teknikal, kemampuan operasional dan kemampuan bisnis. Setiap
aliran kerja ini harus didokumentasikan dengan data untuk mendukung keputusan
investasi dan proses manajemen portfolio yaitu: inisiatif, biaya, resiko, asumsi,
hasil dan metrik.

4
 Schmidt - 1999
“The purpose of business case is to provide senior management with
all the information needed to make informed decision as to whether
a specific project should be funded”.
Maksutnya
tujuan dari business case adalah untuk menghasilkan manajemen bisnis
dengan semua informasi yang diperlukan untuk membuat keputusan apakah
suatu proyek harus didanai. Penjelasan lain mengenai business case adalah
garis besar dan kebutuhan yang diperlukan untuk sebuah poject charter.
Sebuah business case harus dapat menetapkan manfaaat yang diperoleh
dari melaksanakan atau membuat project charter

6
 Syarat Business Case
Insert an image Insert an image

Rincian semua
Jelas membandingkan
kemungkinan dampak,
alternatif
biaya, dan manfaat

Insert an image Insert an image

Secara obyektif mencakup

Sistematis dalam hal
semua informasi yang
merangkum temuan
berhubungan

7
Tahapan Pembuatan Business Case

The Power of PowerPoint | thepopp.com 8

 8 Tahapan Business Case#2

Select Core Team Devine MOV

Yang perlu diperhatikan dalam memilih anggota tim adalah perlunya Proyek teknologi informasi yang berjalan harus sesuai dengan &
melibatkan stakeholder/ pemangku kepentingan dari pemilik proyek sebagai mendukung visi, misi dan tujuan organisasi.

anggota proyek. Dengan demikian ada beberapa keuntungan yang bisa

diperoleh: Syarat MOV haruslah: dapat diukur, mempunyai nilai bagi organisasi,
disetujui, dapat diverifikasi

Adanya kredibilitas dari tim proyek

Selaras dengan tujuan organisasi dari pemilik proyek

Adanya akses ke biaya yang sesungguhnya

Membangun jembatan antara pekerja proyek dengan organisasi

The Power of PowerPoint | thepopp.com 9

 8 Tahapan Business Case#3

Identify Alternative Define feasibility

Terdapat beberapa alternatif yang dicantumkan dalam business case :
1. Pertama dibuatnya base case terlebih dahulu tentang kondisi
organisasi jika tidak melakukan apa pun (proyek tidak berjalan),
1. Kemungkinan bisa tidaknya suatu proyek dijalankan (feasibility)
yang perlu dianalisis dari sisi ekonomis, teknis, organisasi dan
sebagainya.

2. dibuat beberapa strategi alternatif yang memungkinkan (misal

merubah proses yang sekarang tanpa investasi di TI, business process 2. Dan begitu juga dengan risiko yang perlu dianalisis dari sisi
engineering, adopsi sistem dari area,organisasi lain, membeli software identifikasi, assessment dan response dari risiko tersebut.
package baru, atau membuat solusi dari

nol).

The Power of PowerPoint | thepopp.com 10

 8 Tahapan Business Case#4

Define TCO ( Total Cost of Ownership) Define TBO Total Benefit of Ownership
TCO adalah jenis perhitungan yang dirancang untuk membantu konsumen dan TBO adalah perhitungan berapa nilai sebuah akuisisi yang dibawa ke
manajer perusahaan untu menilai biaya yang terkait dengan pembelian bisnis.
komponen IT secara langsung,tidak langsung dan biaya berjalan.
Beberapa macam benefit suatu proyek dapat kita analisis sebagai berikut:
• Biaya langsung atau biaya di depan (direct & up-front cost): pembayaran
awal

untuk semua perangkat keras, perangkat lunak, peralatan telekomunikasi, biaya • Meningkatkan pekerjaan dengan value tinggi (misal adanya teknologi
yang
pengembangan atau instalasi, biaya konsultasi, dsb.

• Biaya berjalan (ongoing cost): gaji, biaya training, mengurangi pekerjaan dengan kertas)

biaya upgrade, maintenance, supply, dsb. • Meningkatkan akurasi dan efisiensi (misal mengurangi kesalahan,
duplikasi, atau jumlah tahap dari suatu proses bisnis)
• Biaya tidak langsung (indirect cost): pengeluaran

akibat berkurangnya produktivitas, biaya akibat

• Memperbaiki pengambilan keputusan (misal dengan menyediakan
informasi yang akurat dan tepat waktu)
adanya kegagalan sistem, biaya audit peralatan,
• Memperbaiki pelayanan pelanggan (misal adanya produk atau
quality assurance.
layanan baru, layanan yang lebih cepat dan lebih handal, dsb)

The Power of PowerPoint | thepopp.com 11

 8 Tahapan Business Case#5

Analyze Alternative Support Recommendation

Terdapat beberapa model perhitungan finansial yang dapat kita
Langkah terakhir adalah mengajukan business case ini kepada high
gunakan untuk menghitung pembobotan tiap alternatif yang kita buat,
level management untuk dibandingkan dengan proyek lainnya.
antara lain:

• Payback

• break even

• return on investment (ROI)

• net present value, dll.

The Power of PowerPoint | thepopp.com 12

Sebuah kasus bisnis yang sukses memenuhi kriteria tersebut:

01
practical value (nilai
credibility (kredibiltas)

 kasus ini diyakini

praktis)
 hal ini memungkinkan para pembuat
02 Accuracy (ketepatan)
03
 itu memprediksi apa yang sebenarnya terjadi
keputusan dan perencanaan untuk bertindak
dengan keyakinan, hal ini memungkinkan
untuk mengatur tindakan untuk hasil yag
optimal, ini membedakan antara proposal
yang harus diterapkan dan yang seharusnya
tidak.

13
2
MOV
MOV (Measurable Organization Value)

The MOV is a “Measure of Success”

merupakan sesuatu yang dapat memberikan nilai bagi organisasi, disepakati

dan diverifikasi serta mampu untuk mengukur sejauh mana suatu proyek akan
dilaksanakan sehingga proyek yang dilaksanakan dapat berhasil.

The MOV must support the organization’s vision, mission, and strategy
MOV (Measurable Organization Value)

MOV memiliki 4 syarat untuk dapat dikatakan valid yaitu :

Be measurable / Terukur

Provide value / Memiliki Value pada perusahaan

Be agreed upon / Dapat Disetujui

Be verifiable / Dapat Diverifikasi

MOV harus didasarkan pada tujuan dan mendukung tujuan dan strategi
organisasi itu sendiri
6 tahapan pembuatan MOV

The Power of PowerPoint | thepopp.com 17

 Developing the MOV #1

1. Mengidentifikasi dampak area yang diinginkan

Salah satu caranya adalah dengan menyesuaikan kriteria BSC (Balanced

Score Card) dan juga mengidentifikasi isu seputar risiko dan return.

Identify the desired area of impact Potential Areas:

• Customer, Ex: Customer punya pilihan lebih atas produk atau service,
Customer menerima produk dan service terbaik, transaksi lebih efisien
dan efektif.

• Strategic, Ex: menembus pasar baru, meningkatkan market share

• Financial Ex: Meningkatkan profit dan margin

• Operational  Ex: Hemat biaya sesuai kelancaran operasi, meningkatkan

keefektifan operasional, meningkatkan supply chain

• Social Ex: Edukasi, kesehatan, keamanan, lingkungan

 Developing the MOV #2

2. Mengidentifikasi nilai proyek yang diinginkan

Ada 4 pertanyaan untuk membantu menentukan nilai proyek yang

diinginkan:

• Better : Apakah yang ingin dilakukan organisasi untuk dilakukan

dengan lebih baik?

• Faster : Apakah yang ingin dilakukan organisasi untuk dilakukan

dengan lebih cepat ?

• Cheaper : Apakah yang ingin dilakukan organisasi untuk dilakukan

dengan lebih murah?

• Do More : Apa yang organisasi ingin lakukan untuk lebih dari yang
sekarang ?
 Developing the MOV #3

3. Mengembangkan metriks yang sesuai 4. Menetapkan kerangka waktu untuk mencapai MOV

Mengembangkan metrik dengan menyediakan tim dan When will these results (the MOV) be achieved? Penyelesaian
Implementasi TI yang terjadwal tidak sama dengan kerangka waktu
mengarahkannya, menetapkan eskpetasi (harapan)
yang disepakati untuk mencapai MOV.
kedepannya dan menyediakan sarana untuk mengevaluasi
proyek ini untuk mengukur kesuksesan kedepannya.
 Developing the MOV #4

5. Memverifikasi dan mendapatkan persetujuan dari 6. Meringkaskan MOV secara jelas, ringkas dengan
para Stakeholder pernyataan atau tabel

Hal ini diperlukan untuk memastikan bahwa MOV akurat dan Proses tersebut akan membantu mendapatkan kesepakatan dan
realistis. verifikasi ini berguna sebagai kesepakatan awal untuk verifikasi akhir, memberikan kepada tim, dan menetapkan harapan
menilai apakah projek ini dapat dikatakan berhasil atau tidak. eksplisit. Menetapkan harapan yang jelas bagi semua pemegang saham
Dengan kesepakatan diawal akan membuat penilaian terhadap proyek
keberhasilan projek menjadi objektif, jika tidak ada kesepakatan • This project will be successful if _________________.
diawal maka elemen-elemen penilaian dapat berubah dan membuat
• *MOV: Increase awareness for healthy living by having 250 new
penilaian terhadap suatu projek menjadi subjektif dan tidak valid.
subscribers sign up for a weekly newsletter within 6 months.P
Jika penilian tidak valid maka perusahaan tidak dapat mengetahui
apakah projek yang sudah dikerjakan sesuai dengan fondasi awal
dan tujuan utama dari perusahaan. Jika MOV tersebut valid maka
perusahaan dapat melakukan tindak lanjut terhadap projek yang
sedang dibuat.
 Kesimpulan
Dari dasar di atas bisa disimpulkan bahwa MOV diletakkan setelah membut atau memilih tim proyek
karena berguna menyamakan pandangan antara pegawai dan perusahaan,menilai value dari organisasi
itu sendiri, mengukur nilai proyek bagi organisasi dan menentukan tingkat kesuksesan proyek. Jika
semua itu dilakukan di akhir, maka jika ada gangguan atau kegagalan proyek, hal tersebut akan sangat
merugikan perusahaan karena dengan meletakkan mov tidak di awal, berarti perusahaan mengerjakan
proyek tanpa tahu nilai, keuntungan dan resiko dari proyek yang dikerjakan. Selain itu tanpa mov
perusahaan dan karyawan tidak akan memiliki nilai dan pandangan yang sama dan pada akhirnya akan
berdampak pada hasil akhir proyek yang tidak maksimal.
Thank you!
Any questions?