Tugas Kelompok Dosen Pengampu

Kebijakan Publik Virna Museliza, S.E, M.Si

PENGADAAN LOGISTIK PADA PENYELENGARAAN EVENT

FESTIVAL OKTOBEERFEAST 2019

Disusun Oleh :

ISRA NUR FITRI

12270521072

PRODI ILMU ADMINISTRASI NEGARA

FAKULTAS ILMU EKONOMI DAN ILMU SOSIAL

UNIVERSITAS ISLAM NEGRI SULTAN SYARIF KASIM RIAU PEKANBARU

1445 H / 2024 M
 KATA PENGANTAR

Dengan menyebut nama Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha Panyayang, kami
panjatkan puja dan puji syukur atas kehadirat-Nya, yang telah melimpahkan rahmat, hidayah, dan
inayah-Nya kepada kami, sehingga kami dapat menyelesaikan makalah MLSP tentang
“Pengadaan Logistik Pada Penyelenggaraan Event Festival Oktobeerfeast 2019”

Adapun makalah MLSP tentang “Pengadaan Logistik Pada Penyelenggaraan Event

Festival Oktobeerfeast 2019” ini telah kami usahakan semaksimal mungkin dan tentunya dengan
bantuan berbagai pihak, sehingga dapat memperlancar pembuatan makalah ini. Untuk itu kami
tidak lupa menyampaikan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu kami
dalam pembuatan makalah ini.

Namun tidak lepas dari semua itu, kami menyadari sepenuhnya bahwa ada kekurangan
baik dari segi penyusun bahasanya maupun segi lainnya. Oleh karena itu dengan lapang dada dan
tangan terbuka kami membuka selebar-lebarnya bagi pembaca yang ingin memberi saran dan
kritik kepada kami sehingga kami dapat memperbaiki makalah MLSP ini

Akhirnya penyusun mengharapkan semoga dari makalah MLSP tentang “Pengadaan

Logistik Pada Penyelenggaraan Event Festival Oktobeerfeast 2019” ini dapat diambil hikmah dan
manfaatnya sehingga dapat memberikan inpirasi terhadap pembaca.

Pekanbaru, 09 Maret 2024

Pemakalah

ii
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR................................................................................................................. ii

DAFTAR ISI................................................................................................................................ iii

BAB I PENDAHULUAN ............................................................................................................ 1

A. Latar Belakang ............................................................................................................ 1

B. Rumusan Masalah ....................................................................................................... 1
C. Tujuan Penulisan ......................................................................................................... 1

BAB II TEORI ............................................................................................................................ 3

A. Pengertian Barang dan Jasa Logistik .......................................................................... 3

B. Pengertian Event Festival Oketobeerfeast .................................................................. 3
C. Tujuan Pengadaan ...................................................................................................... 3
D. Prinsip Dasar Pengadaan Barang dan Jasa pemerintah............................................... 4

BAB III PEMBAHASAN ........................................................................................................... 5

A. Tahap-tahap Pengadaan Barang dan Jasa di Oktobeerfeast 2019 ............................... 5

B. Faktor Pendukung Pada Pengadaan Logistik Event Oktobeerfeast 2019 ................... 6
C. Faktor Penghambat Pada Pengadaan Logistik Event Oktobeerfeast 2019 ................. 7

BAB IV PENUTUP ..................................................................................................................... 8

A. Kesimpulan ................................................................................................................ 8
B. Saran .......................................................................................................................... 8

DAFTAR PUSTAKA .................................................................................................................. 9

iii
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
MICE (Meetings, Incentives, Conferences and Exhibitions) merupakan industri
yang berkembang pesat selama tahun terakhir dan akan terus berkembang. Dunia MICE
merupakan dunia bisnis yang sangat menjanjikan, namun masih merupakan dunia yang
sangat baru bagi kita karena secara umum belum mempunyai peminat sebanyak perusahaan
lainnya.
Dalam menyelenggarakan sebuah event di industri kreatif MICE Indonesia,
produksi atau logistik produk menjadi salah satu hal yang sangat penting. Hal ini didukung
oleh teori manajemen event dari Kennedy, John (2009).Ilmu atau pengetahuan yang
menjelaskan tentang produksi dan logistik terletak pada ilmu pengadaan logistik.
Pengadaan logistik adalah bagian dari proses manajemen rantai pasokan dan menjalankan
fungsi penting dalam perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian penyimpanan dan
aliran barang, efektivitas dan efisiensi layanan dan informasi tertarik untuk melakukan
survey Pengadaan Logistik pada acara yang diselenggarakan oleh PT Samsara Indonesia
Sentosa.
Saat ini industri kreatif MICE berkembang pesat dan PT Samsara Indonesia
Sentosa berkontribusi terhadap ini dengan menyediakan product sourcing dan produksi,
dukungan organisasi pada event-event di JABODETABEK khususnya DKI Jakarta yang
merupakan salah satu dari perusahaan di dunia. Terkait dengan pengadaan logistik yang
hadir pada acara PT Samsara Indonesia Sentosa, menggugah minat untuk melakukan
survei yang bertajuk “Pengadaan Logistik pada Acara Festival Feast Oktober 2019”.

B. Rumusan Masalah
Adapun masalah yang dikemukakan di penelitian ini adalah:
1. Bagaimana pengadaan logistik Ketika perencanaan pada event festival
Oktobeerfeast 2019 oleh PT Samsara Indonesia Sentosa
2. Bagaimana pengadaan logistik Ketika pelaksanaan pada event festival
Oktobeerfeast 2019 oleh PT Samsara Indonesia Sentosa?
3. Bagaimana hasil evaluasi dari pengadaan logistik pada event festival Oktobeerfeast
2019 oleh PT Samsara Indonesia Sentosa?

C. Tujuan Pembahasan
Adapun tujuan yang hendak dicapai dalam melakukan penelitian ini adalah:
1. Untuk memahami pengadaan logistic ketika persiapan pada event festival
Oktobeerfeast 2019 oleh PT Samsara Indonesia Sentosa.

1
2. Untuk memahami pengadaan logistic ketika pelaksanaan pada event festival
Oktobeerfeast 2019 oleh PT Samsara Indonesia Sentosa.
3. Untuk memahami hasil evaluasi dari pengadaan logistik pada event festival
Oktobeerfeast 2019 oleh PT Samsara Indonesia Sentosa.

2
 BAB II

TEORI

A. Pengertian Pengadaan Barang dan Jasa Logistik

Pengadaan barang/jasa pemerintah Merupakan kegiatan pengadaan barang/jasa
oleh kementerian/lembaga/satuan kerja daerah yang didanai APBN/APBD berdasarkan
Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Nasional.
Proses ini dimulai dari pemahaman kebutuhan dan diakhiri dengan penyerahan hasil
pekerjaan.
H.Subhagya M.S. (1990) Pengadaan mengacu pada segala kegiatan dan upaya
untuk meningkatkan dan memenuhi permintaan barang dan jasa. Menciptakan sesuatu
yang sebelumnya tidak ada berdasarkan peraturan yang berlaku. (Ini juga mencakup upaya
untuk menjaga efisiensi). Dalam Fungsi Pengadaan ini dilakukan proses pelaksanaan
rencana pengadaan dari Fungsi Perencanaan dan Penentuan Kebutuhan serta rencana
pembiayaan dari Fungsi Penganggaran.

B. Pengertian Event Festival Oktobeerfeast

Festival Oktobeerfeast adalah festival dua-mingguan yang diadakan setiap tahun di
München, Bayern, Jerman, pada akhir September dan awal Oktober.[1] Festival ini
merupakan salah satu acara paling terkenal di kota ini dan juga merupakan festival terbesar
di dunia dengan sekitar enam juta pengunjung setiap tahunnya. Kota-kota lain di dunia juga
mengadakan festival-festival dengan menggunakan festival di München ini sebagai model,
bahkan menggunakan juga nama Oktoberfest. Seiring dengan perkembangan zaman
festival ini mulai diikuti dengan negara lain termasuk Indonesia.

C. Tujuan Pengadaan
Peraturan Presiden Nomor 12 Tahun 2021 tentang Pengadaan Barang/ Jasa bertujuan
untuk:
a. Menghasilkan barang/jasa yang tepat dari setiap uang yang dibelanjakan, diukur dari
aspek kualitas, jumlah, waktu, biaya, lokasi, dan Penyedia;
b. Meningkatkan penggunaan produk dalam negeri;
c. Meningkatkan peran serta Usaha Mikro, Usaha Kecil, dan Koperasi;
d. Meningkatkan peran Pelaku Usaha Nasional;
e. Mendukung pelaksanaan penelitian dan pemanfaatan barang/jasa hasil penelitian;
f. Meningkatkan keikutsertaan industri kreatif;
g. Mewujudkan pemerataan ekonorni dan memberikan perluasan kesempatan berusaha;
dan
h. Meningkatkan Pengadaan Berkelanjutan.

3
D. Prinsip Dasar Pengadaan Barang & Jasa Pemerintah
1. Efisien
Artinya pengadaan barang & jasa harus diusahakan dengan menggunakan dana dan
daya yang terbatas untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam waktu sesingkat-
singkatnya dan dapat dipertanggungjawabkan;
2. Efektif
Artinya pengadaan barang & jasa harus sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan
dan dapat memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang
ditetapkan;
3. Terbuka dan bersaing
Artinya pengadaan barang & jasa harus terbuka bagi penyedia barang & jasa yang
memenuhi persyaratan dan dilakukan melalui persaingan yang sehat di antara penyedia
barang & jasa yang setara dan memenuhi syarat atau kriteria tertentu berdasarkan
ketentuan dan prosedur yang jelas dan transparan;
4. Transparan artinya semua ketentuan dan informasi mengenai pengadaan barang & jasa,
Termasuk syarat teknis administrasi pengadaan, tata cara evaluasi, hasil evaluasi,
penetapan calon penyedia barang & jasa, sifatnya terbuka bagi peserta penyedia barang
& jasa yang berminat serta bagi masyarakat luas umumnya;
5. Adil/tidak diskriminatif
Memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon penyedia barang & Jasa dan tidak
mengarah untuk memberi keuntungan kepada pihak tertentu, dengan cara dan atau
alasan apapun;
6. Akuntabel
Artinya harus mencapai sasaran baik fisik, keuangan maupun manfaat bagi kelancaran
pelaksanaan tugas umum Pemerintahan dan pelayanan masyarakat sesuai dengan
prinsip-prinsip serta ketentuan yang berlaku dalampengadaan barang & jasa.

4
 BAB III

PEMBAHASAN

A. Tahap-Tahap Pengadaan Barang dan Jasa di Oktobeerfeast 2019

Dalam penyelenggaraan Oktobeerfeast 2019 oleh PT. Samsara Indonesia Sentosa,

pengadaan logistik terdiri dari tiga tahap krusial, yaitu perencanaan, pelaksanaan, dan
evaluasi. Setelah melewati dua tahap awal, kesimpulan akhir diperoleh melalui tahap
evaluasi, di mana nilai evaluasi logistik dalam event dapat diidentifikasi. Setiap tahap
dalam pengadaan logistik memiliki peran yang sangat vital dan perlu dioptimalkan secara
maksimal untuk mencapai hasil kerja terbaik. Tahap perencanaan dan tahap pelaksanaan
merupakan bagian integral dari proses pengadaan logistik. Pentingnya kedua tahap tersebut
sejalan dengan teori yang dijelaskan oleh Subagya (1994), yang mengemukakan bahwa
manajemen logistik adalah rangkaian kegiatan dengan tujuan mencapai efisiensi optimal
dalam memanfaatkan barang dan jasa.

Pentingnya mengikuti proses perencanaan dengan seksama dan menjalankan tahap

pelaksanaan dengan efektif tidak hanya mencerminkan prinsip manajemen logistik, tetapi
juga mendukung terwujudnya Oktobeerfeast 2019 sebagai event yang sukses. Tahap
evaluasi menjadi langkah penutup yang memberikan gambaran menyeluruh tentang kinerja
logistik, memungkinkan identifikasi area perbaikan, dan memastikan bahwa seluruh proses
berjalan sesuai harapan. Dengan mengacu pada konsep manajemen logistik yang
mencakup efisiensi optimal dalam pemanfaatan barang dan jasa, Oktobeerfeast 2019
diharapkan dapat menghasilkan pengalaman yang memuaskan bagi semua pihak yang
terlibat serta mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

1. Tahap Perencanaan

Tahapan pertama dalam perencanaan ini membahas awal mula proyek event
yang diperoleh oleh PT Samsara Indonesia Sentosa hingga proses akhir. Tanpa
perencanaan yang baik, tata kelola logistik yang handal dalam pengadaan
barang-barang tidak dapat diperoleh. Rizky Ramadhany dan Rimsky K
Judisseno (2020) menyoroti pentingnya perencanaan ini, karena tanpa
perencanaan yang baik, perusahaan tidak dapat mengalokasikan sumber daya
keuangan yang memadai untuk pengadaan barang sesuai kebutuhan. Akibatnya,
dampaknya bisa fatal, di mana unit-unit kerja yang ada tidak dapat menjalankan
aktivitas mereka untuk mencapai tujuan pengadaan logistik dan tujuan
keseluruhan perusahaan. Tahapan ini dianggap penting dan krusial karena
melibatkan tanggung jawab dan kewajiban sebagai penyedia jasa logistik event
yang harus diselesaikan.

Oleh karena itu, penentuan kebutuhan pengadaan logistik dan penganggaran

biaya harus dilakukan dengan teliti dan detail. Dengan melakukan perencanaan
yang baik, PT Samsara Indonesia Sentosa dapat memastikan bahwa mereka
5
 memiliki strategi yang efektif dan sumber daya yang cukup untuk
melaksanakan proyek event dengan sukses.

2. Tahap Pelaksanaan

Tahap kedua, atau tahap pelaksanaan, dimulai dengan awal pelaksanaan

pengadaan barang, proses koordinasi rapat, hingga pengiriman invoice. Berikut
adalah penjelasan mengenai tahapan pelaksanaan pengadaan logistik pada
event Oktoberfest 2019:

1. Koordinasi internal unit kerja produksi untuk memulai pengerjaan

produksi logistik event.
2. Pengerjaan produksi logistik event.
3. Pertemuan teknis dan perkembangan dengan pihak Ismaya Group untuk
persiapan loading in event.
4. Loading-in event, dimulai dengan pengurusan surat loading oleh PIC
venue dan dilanjutkan dengan proses pemuatan barang.
5. Selama event, dilakukan controlling and monitoring, dengan berjaga-
jaga jika terjadi kerusakan pada logistik barang.
6. Setelah event berakhir, pengurusan surat loading out dilakukan, diikuti
dengan proses bongkaran muatan.
7. Setelah loading out selesai dan acara berjalan tanpa kendala teknis di
bidang logistik, PT Samsara Indonesia mengirimkan invoice untuk
penagihan pelunasan biaya pengadaan logistik event yang telah
disediakan.

3. Tahap Evaluasi

Setelah dua tahapan tersebut dilalui, dapat disimpulkan melalui tahapan

evaluasi untuk menjelaskan segala kendala permasalahan dan solusi
penyelesaian masalah. Tahapan ini memiliki manfaat untuk memperoleh
pembelajaran dari suatu kendala serta solusinya. Tahapan evaluasi pada
pengadaan logistik event adalah langkah akhir, di mana pentingnya untuk
melihat permasalahan serta solusi pemecahan masalah. Evaluasi yang
didapatkan pada penyelenggaraan event Oktoberfest 2019 dirinci dengan
adanya faktor pendukung dan penghambat pengadaan logistik event tersebut.

B. Faktor Pendukung Pada Pengadaan Logistik Event Oktobeerfeast 2019

Faktor pendukung pada pengadaan logistik event Oktoberfest 2019 adalah sebagai berikut:

1. Informasi event yang lengkap telah dimiliki oleh PT Samsara Indonesia Sentosa,
hal tersebut memudahkan dalam proses pengadaan logistik yang ditentukan.

6
 2. Dokumentasi dan evaluasi dari event Oktoberfest 2018 dan sebelumnya sangat
membantu sebagai referensi dalam tahapan perencanaan dan pelaksanaan
pengadaan logistik event pada tahun ini.
3. Keuangan dan anggaran biaya yang dimiliki perusahaan menjadi salah satu faktor
pendukung, karena akan memudahkan dalam operasional pengadaan logistik.
Rizky Ramadhany dan Rimsky K Judisseno (2020).

Faktor-faktor ini bersama-sama memberikan dukungan yang kuat untuk kelancaran

pengadaan logistik event Oktobeerfeast 2019 oleh PT Samsara Indonesia Sentosa.

C. Faktor Penghambat Pada Pengadaan Logistik Event Oktobeerfeast 2019

Faktor penghambat pada pengadaan logistik event Oktoberfest 2019 adalah sebagai
berikut:

1. Koordinasi antara pihak Ismaya Group sebagai klien dan PT Samsara Indonesia
Sentosa sebagai penyedia jasa pengadaan logistik event mengalami kendala,
terutama pada tahapan perencanaan dan pelaksanaan. Meskipun masih dapat
dituntaskan dengan baik, masih terdapat miss communication yang perlu
diperbaiki.
2. Terjadi perubahan yang mendadak dari beberapa pihak stakeholder, yang
menghambat tahapan pelaksanaan. Dalam menghadapi kendala tersebut, PT
Samsara Indonesia Sentosa masih dapat menyelesaikannya dengan solusi win-win.

Faktor-faktor ini menjadi penghambat dalam beberapa aspek, namun PT Samsara

Indonesia Sentosa berhasil menangani dan menyelesaikannya dengan baik, menciptakan
solusi yang saling menguntungkan untuk semua pihak terkait.

7
 BAB IV

PENUTUP

A. Kesimpulan

Pengadaan barang/jasa pemerintah adalah kegiatan yang diatur oleh Peraturan Presiden
Nomor 16 Tahun 2018, dilakukan oleh kementerian/lembaga/satuan kerja daerah yang
didanai APBN/APBD. Prosesnya dimulai dari pemahaman kebutuhan dan diakhiri dengan
penyerahan hasil pekerjaan. H. Subhagya M.S. (1990) menjelaskan bahwa pengadaan
mencakup usaha untuk memenuhi permintaan, menciptakan sesuatu yang belum ada, dan
menjaga efisiensi. Fungsi pengadaan melibatkan proses pelaksanaan rencana pengadaan, dari
perencanaan kebutuhan hingga penganggaran. Pengadaan barang/jasa pemerintah
merupakan kegiatan terstruktur untuk memenuhi kebutuhan dengan efisiensi, diawasi oleh
regulasi yang berlaku.

Pengadaan logistik pada penyelenggaraan event festival Oktoberfest 2019 oleh PT Samsara
Indonesia Sentosa:

1. Tiga tahapan pada pengadaan logistik, yaitu tahap perencanaan, pelaksanaan, dan
evaluasi, merupakan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai hasil
maksimal dalam setiap event yang dijalankan oleh penyedia jasa vendor production.
Dua tahap awal, perencanaan, dan pelaksanaan, menjadi penentu utama dalam
proses pengadaan logistik dan sudah sesuai dengan alur flowchart.
2. Terdapat tahapan awal dan pertengahan dalam pengadaan logistik pada
penyelenggaraan event, yaitu tahapan perencanaan dan tahapan pelaksanaan.
Tahapan perencanaan menjadi tahap awal yang sangat krusial karena membutuhkan
perhitungan matang untuk memulai sebuah proyek event. Tahap ini membantu
mengurangi risiko kendala di Tahapan Pelaksanaan dengan memastikan kinerja
maksimal dari penyedia jasa vendor production.
3. Pengadaan logistik tidak hanya memfokuskan pada dua tahap tersebut, melainkan
mencakup Tahapan Evaluasi Kendala dan Solusi sebagai tahap terakhir. Dari dua
tahap sebelumnya, kemungkinan terdapat kendala yang tidak sesuai dengan
perencanaan dalam pelaksanaannya. Kendala tersebut bisa disebabkan oleh faktor
internal atau eksternal, dan yang terpenting adalah menemukan solusi yang efektif
untuk menyelesaikan kendala tersebut. Tahapan evaluasi memberikan nilai
pembelajaran yang sangat penting untuk meningkatkan kualitas event yang akan
datang. Di sisi lain, terdapat faktor pendukung dan penghambat dalam
penyelenggaraan event Oktoberfest 2019.

B. Saran
Pada saat pembuatan makalah, penulis menyadari bahwa banyak sekali kesalahan dan
jauh dari kesempurnaan. Oleh sebab itu, penulis harapkan kritik dan sarannya mengenai
pembahasan makalah dalam kesimpulan di atas.

8
 DAFTAR PUSTAKA

Kennedy, John E. 2009. Manajemen Event. Jakarta: Bhuana Ilmu Populer.

Siahaya, Willem. 2012. Manajemen Pengadaan, Procurement Management. Bandung:

Alfabeta.

Subagya, M.S. 1994. Manajemen Logistik. Jakarta Haji Masagung.

Bowersox. 2006. Pengadaan logistik. PT. Bumi Aksara. Jakarta.

Salim, Abbas. 2002. Manajemen Transportasi. Jakarta. Raja Grafindo Persada.

Dwiantara, L dan Sumarto, RH. 2004. Pengadaan logistik. Grasindo. Jakarta