TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK

~ TNDE ~

DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA

PROVINSI JAWA TIMUR
Dra. Ec. Nirmala Dewi, MM
Kepala Bidang APTIKA
SISTEM INFORMASI TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK
T.N.D.E

Pengelolaan Dokumen (khususnya

untuk arsip dinamis tata naskah dan
kegiatan kearsipannya) merupakan
kegiatan yang sangat penting dan
mendesak mengingat proses
kegiatan organisasi merupakan
siklus penting yang harus
didokumentasikan dalam rangka
penyelamatan nilai-nilai informasi
didalamnya.
 SISTEM INFORMASI TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK
T.N.D.E

Pertumbuhan informasi akan mengakibatkan pertumbuhan

volume dokumen, sehingga sangat diperlukan teknologi
pendukung kegiatan tersebut. Dalam hal ini Sistem Aplikasi
Tata Naskah Dinas berbasis Dokumen Elektronik sangat
diperlukan.
DASAR HUKUM

Inpres No.3 Tahun 2003 tentang Strategi Nasional

Pengembangan e-Government

Permen PAN & RB Nomor 6 Tahun 2011 Tentang Pedoman

Umum Tentang Tata Naskah Elektronik di Lingkungan
Instansi Pemerintah

Perpres Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan

Berbasis Elektronik ( SPBE)

Peraturan Gubernur Jawa Timur. Nomor 48 Tahun 2015. Tentang. Tata Kelola
Sistem Dan Transaksi Elektronik. Di Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa
Timur
 Permenpan No.6 Tahun 2011 Tentang
Tata Naskah Dinas Elektronik di
Lingkungan Pemerintah
• Bab 1F
▪ Aplikasi TNDE adalah Suatu Sistem Pengelolaan
Naskah Dinas, yang dibangun dengan memanfaatkan
teknologi informasi dan komunikasi yang bersifat legal.
▪ Infrastruktur yang diperlukan: Perangkat Lunak
(Software) dan Perangkat Keras (hardware), antara
lain peladen (server), jaringan, Komputer
pribadi/personal (personal computer/pc), pemindai
(scanner) dan piranti elektronik lainnya.
▪ Suprastruktur yang diperlukan: kelembagaan,
ketatalaksanaan dan sumber daya manusia
 PERPRES NOMOR 95/2018 TENTANG SPBE
Platform kebijakan SPBE untuk keterpaduan pembangunan
SPBE di Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah

SPBE Tujuan
adalah penyelenggaraan
pemerintahan yang
memanfaatkan teknologi
informasi dan komunikasi untuk
memberikan layanan kepada
pengguna SPBE
 TIM KOORDINASI SPBE NASIONAL

Menteri Kominfo
Menteri Dagri • Mengoordinasikan
pembangunan aplikasi
• Mengoordinasikan proses
• Mengoordinasikan
bisnis Pemda Menteri Menteri pembangunan infrastruktur TIK
• Mengoordinasikan
Menteri PANRB penerapan SPBE di Pemda Dagri Kominfo • Kebijakan umum audit TIK
• Melaksanakan manajemen aset
• Ketua Tim Koordinasi SPBE TIK dan Layanan
Nasional
• Mengoordinasikan seluruh Menteri
Menteri Keuangan Menteri Menteri Menteri PPN/ Bappenas
aktivitas SPBE Nasional
• Mengoordinasika n PPN/
• Mengoordinasikan proses
bisnis pemerintahan
penganggaran SPBE K/L dan Keuangan PANRB Bappenas
• Mengoodinasikan perencanaan
SPBE K/L dan Nasional
Nasional
• Menetapkan aplikasi umum • Mengoordinasikan tata kelola
• Menetapkan manajemen data dan manajemen data
risiko, SDM, perubahan
Kepala BPPT Kepala Kepala
Kepala BSSN
• Melaksanakan audit BPPT BSSN • Melaksanakan pengamanan SPBE
Infrastruktur SPBE Nasional • Menyusun standar keamanan SPBE
dan Aplikasi Umum Nasional
• Menetapkan manajemen • Menetapkan manajemen dan
pengetahuan dan alih melaksanakan audit keamanan
teknologi
SPBE
 MODEL GENERIK: TIM KOORDINASI SPBE K/L/D

Organisasi dan
Tata Laksana TIK / Kominfo
• Mengoordinasikan integrasi • Mengelola Arsitektur SPBE
TIK/ • Mengoordinasikan
proses bisnis di K/L/D
Ortala pembangunan aplikasi dan
Sekretaris
• Mengelola arsitektur bisnis
• Mengelola layanan
Kominfo infrastruktur TIK
• Penerapan keamanan SPBE
• Mengoordinasikan penerapan
• Melaksanakan manajemen aset
kebijakan SPBE di K/L/D
TIK dan Layanan
• Mengoordinasikan layanan
Sekretari Perenca-
pemerintahan
Keuangan
• Mengoordinasikan SPBE
Keuangan s naan Perencanaan
dengan instansi pusat dan
• Mengoordinasikan • Mengoodinasikan perencanaan
pemda lain
penganggaran SPBE Pemda SPBE di K/L/D
• Mengoordinasikan tata kelola
Wantikda data dan manajemen data
Perguruan Unit Sektor
Dewan TIK Daerah/ Tinggi Unit Sektor
Perguruan Tinggi • Menyampaikan kebutuhan layanan
SPBE di K/L/D
• Memberikan rekomendasi arah • Mengelola kebutuhan layanan SPBE
pembangunan TIK
• Optional
 Peraturan Gubernur Jawa Timur. Nomor 48
Tahun 2015. Tentang Tata Kelola Sistem Dan
Transaksi Elektronik. Di Lingkungan
Pemerintah Provinsi Jawa Timur
• Pasal 5
▪ Setiap Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi
Elektronik dikoordinasikan dengan Dinas Kominfo

• Pasal 9
▪ Pengembangan Aplikasi Sistem dan Transaksi Elektronik
melalui tahapan sesuai standar dan ketentuan
perundang-undangan yang berlaku
▪ Sistem dan Transaksi Elektronik menggunakan Data
Center terpusat yang dikelola oleh Dinas kominfo
 INTEGRASI TIK PEMERINTAH
PENGUATAN FUNGSI LEMBAGA EGOVT
Satker fokus pada Tugas pokok dan fungsinya. Kebutuhan TIK didukung
sepenuhnya oleh lembaga eGovt. MenjadikanTIK sebagai enabler
dalam pemerintahan
Ekosistem TIK
- Regulasi
Pertanian

(Wali data Pendidikan)

(Wali data Pemerintahan)

Keuangan
(Wali data Keuangan)
Pendidikan
(Wali data Pertanian)

(Wali data Kependudukan)

(Wali data Ketenagakerjaan)

(Wali data Kesehatan)
Kesehatan

Sektor Pemerintah

Ketenagakerjaan
Kependudukan
- Perencanaan
- Infrastruktur

Vertikal
- Platform
- Telekomunikasi
- Security
- BPR
- SDM TIK

SLA Kebijakan
Infrastruktur TIK BPR
Horizontal
SISTEM INFORMASI TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK
T.N.D.E

Tujuan
Terselenggaranya sistem manajemen tata persuratan
dan kearsipan berbasis dokumen elektronik secara
merata di lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur.

Manfaat
Pendokumentasian distribusi dokumen persuratan dan
kearsipan elektronik yang efisien dan cepat sesuai
dengan standarisasi arsip/dokumen yang berlaku.
SISTEM INFORMASI TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK
T.N.D.E
Beberapa Fitur Aplikasi :
• Memudahkan pencarian/penelusuran arsip surat secara fleksibel;
• Merekam setiap kegiatan sesuai aslinya;
• Memudahkan pemantauan status surat sesuai alur/siklusnya;
• Memudahkan pemantauan tindak lanjut surat;
• Memiliki sistem disposisi multi-jenjang;
• Sistem klasifikasi dan jadwal retensi otomatis sesuai regulasinya;
• Sistem notifikasi ganda melalui android dan aplikasi;
• Aplikasi berbasis web yang dapat diakses dimanapun melalui jaringan;
• Dibangun untuk membentuk pusat database persuratan terpadu;
• Tersedia ruang download template/contoh bentuk-bentuk surat;
• Tersedia ruang informasi/agenda untuk berbagi informasi;
• Modul pengelolaan surat masuk (dinamis) beserta disposisinya.
• Modul surat keluar, nota dinas (umum dan statis)…bertahap
• dll..
 CARA AKSES APLIKASI TNDE JATIM

Unduh Aplikasi dari Google Playstore Internet Browser

URL : http://tnde.jatimprov.go.id

Sebagai media penerima notifikasi

(Push Notification) melalui
Smartphone Android
ALUR PROSES APLIKASI PERSURATAN UNTUK OPD
T.N.D.E

ADMIN TU/ KABID

SEKRETARIS KEPALA SEKRETARIS KABID
1 ……
(KASIFIKASI)

SUBBID/ SUBBID/ SUBBID/

KASI KASI KASI
SUBBID/ SUBBID/ SUBBID/
KASI KASI KASI

SCAN/ UPLOAD
DOKUMEN SURAT Pencarian
Digital Media Library/Arsip: Gambar, Teks (pdf, jpg, doc dll)

DIAKSES DARI PERANGKAT MULTIPLATFORM

DAN NOTIFIKASI MELALUI APP ANDROID

Keterangan :
Akses Data sesuai hak akses
Diteruskan kepada Kepala Pembuat Disposisi Utama
HALAMAN LOGIN/MASUK APLIKASI
T.N.D.E
 TAMPILAN UTAMA APLIKASI (TAMPILAN DESKTOP)
T.N.D.E Notifikasi

Menu
Menu Pintas &
Info
Ringkasan
Surat Masuk

Agenda

Info status respon

terhadap disposisi
TAMPILAN UTAMA APLIKASI (MOBILE)
T.N.D.E
Notifikasi

Menu
Pintas &
Info

Menu

Ringkasan
Surat Masuk

Agenda
TAMPILAN UTAMA APLIKASI (MOBILE)
T.N.D.E

Menu

Ringkasan
Surat Masuk

Agenda
HALAMAN INFORMASI SURAT DAN RIWAYATNYA
T.N.D.E
 D.E.M.O A.P.L.I.K.A.S.I

TQ
Make No Compromises. Accept No Limitations