PENELITIAN MANAJEMEN

KANTOR NOTARIS PPAT

MARIA TJANDRA, S.H., M.Kn.
Kota Surabaya I
Disusun Oleh:
Patricia Artjan Mylano (12223013)
Keristion (12223022)
Apriani Riska (12223023)
Nicholas Billy Trisno (12223031)
Wiliam (12223047)
Rahman Suwondo (12223048)
 DAFTAR ISI
PENDAHULUAN PEMBAHASAN
1.1 Sejarah Berdirinya Kantor Notaris &
2.1. Alur Berkas
PPAT
01 02 2.2. Standar Operasional
1.2 Keadaan Umum/Tata Ruang Kantor
dan Pengawasannya
1.3 Struktur Organisasi Kantor& Pembagian
- Manajemen Kearsipan
Wewenang Staff
- Manajemen Keuangan
1.4 Analisa Sistem yang sedang berjalan

PERMASALAHAN
03 PENUTUP
3.1 Permasalahan
3.2 Solusi permasalahan 04 Kesimpulan dan Saran
 Sejarah Berdirinya Kantor Notaris & PPAT MARIA
TJANDRA, S.H.,M.Kn.

Nopember 1999 Pebruari 2014

NOTARIS & PPAT MARIA Juli 1992
TJANDRA - -
- sekarang
• Tahun 1985 Januari 2014
Oktober 1999
Gelar S1 Sarjana Hukum
• Tahun 1988 NOTARIS & NOTARIS &
NOTARIS & PPAT KOTA
Candidat Notaris (CN) PPAT KOTA
• Tahun 2010 PPAT SURABAYA 1
SURABAYA
Gelar S2 Magister SIDOARJO (30 karyawan)
(15 karyawan)
Kenotariatan (4 Karyawan)
ketiga gelar ditempuh di
Universitas Airlangga NOTARIS MARIA TJANDRA, S.H.,M.Kn. berdasarkan SK Menteri
Surabaya Kehakiman Nomor C-1853.03.02 Tahun 1999 tanggal 27 Oktober 1999,
dan;
PEJABAT PEMBUAT AKTA TANAH (PPAT) MARIA TJANDRA, S.H., M.Kn.,
DAERAH KERJA : KOTA SURABAYA I berdasarkan SK.Kepala Badan
Pertanahan Nasional Nomor : 04 – XI – 2000, Tanggal : 10 Pebruari 2000
 Keadaan Tata Ruang
Lantai 1

RUANG TERIMA
RUANG TUNGGU BERKAS KLIEN &
DRAFTING RUANG 1 TANDA
TANGAN AKTA
 Keadaan Tata Ruang
Lantai 1

RUANG 2 TANDA RUANG 3 TANDA RUANG KETIK

TANGAN AKTA TANGAN AKTA MINUTA
(BERADA DI DIBELAKANG)
 Keadaan Tata Ruang
LANTAI 2

RUANG 4 TANDA RUANG STAFF RUANG

TANGAN AKTA LAPANGAN dan ARSIP
ADMINISTRASI
Keadaan Tata Ruang DEPAN DAN SAMPING
Lantai 3 KANTOR

TEMPAT PARKIR
KHUSUS KLIEN
RUANG 5 TANDA
TANGAN AKTA
STUKTUR ORGANISASI KANTOR dan PEMBAGIAN
WEWENANG STAFF

NOTARIS & PPAT

MARIA TJANDRA, S.H., M.Kn.

ASISTEN NOTARIS
(dibagi perdevolper & KEUANGAN
perbank)

STAFF
ADMINISTRASI

MESSENGER/
STAFF LAPANGAN
 STUKTUR ORGANISASI KANTOR

• Stuktur organisasi lini karena di Kantor Notaris terdapat hubungan secara

langsung vertikal antara Notaris selaku atasan dengan Karyawan Notaris selaku
bawahan.
• Kantor Notaris bergantung pada satu orang yaitu Notaris, yang mana pembuatan
akta otentik didampingi oleh Notaris serta pembacaan akta harus dilakukan oleh
Notaris karena sebagaimana diatur dalam Pasal 1 Angka 7 juncto 16 Ayat (1) huruf
m Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2014 tentang perubahan
atas Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris bahwa
Notaris diwajibkan membacakan akta dihadapan penghadap dan ditandatangani
pada saat itu juga oleh penghadap, dua saksi dan Notaris.
 PEMBAGIAN WEWENANG STAFF KANTOR

• Ada pembagian tugas di Kantor Notaris Maria Tjandra yaitu:

ada bagian keuangan,
bagian drafting,
bagian lapangan,
bagian checking sertipikat (administrasi),
bagian pengarsipan dan
bagian menulis reportorium serta klapper,
dikerjakan oleh masing-masing orang yang sudah di tugaskan oleh Notaris

• Notaris Maria Tjandra bekerja sama dengan sekitar 10 bank dan 5

developer maka ada PIC (Person In Charge) per-bank dan per-developer
yang ditugaskan secara khusus untuk mengerjakan pekerjaan tersebut.
 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

• HUBUNGAN ANTARA ATASAN DAN BAWAHAN MASIH

BERSIFAT LANGSUNG MELALUI GARIS WEWENANG
• PIMPINAN DENGAN KARYAWAN SALING MENGENAL DAN
DAPAT BERHUBUNGAN SETIAP HARI KERJA
• PUCUK PIMPINAN DIPANDANG SEBAGAI SUMBER
KEKUASAAN TUNGGAL, SEGALA KEPUTUSAN/KEBIJAKAN
DAN TANGGUNG JAWAB ADA PADA SATU TANGAN.
 ALUR BERKAS
1. MENERIMA 2. 3.
MEMERIKSA MEMPROSES
BERKAS BERKAS BERKAS

4. 5.
MENJADWALKAN PENANDATANGANAN DAN
PENANDATANGANAN MEMBERI NOMOR AKTA

6. MENGETIK MINUTA 7.
UNTUK JAM DAN MINUTA DI
APABILA ADA RENVOI ARSIP
 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR DAN
PENGAWASAN

• MANAJEMEN KEARSIPAN
Setelah penandatanganan akta, Asisten notaris menyelesaikan berkas,
Notaris Maria Tjandra akan memeriksa kembali akta otentiknya,
kemudian asisten notaris akan membuat Salinan akta.
Minuta akta diselipkan data-data (data pribadi, daftar hadir, data objek
dan data pajak), lalu kemudian diberikan kepada bagian pengarsipan,
bagian pengarsipan yang menyatukan dengan akta yang lain secara
berurut, kalau sudah sekitar maksimal 50 akta atau ketebalannya sudah
sesuai maka bisa di bundel lalu ditaruh di rak pengarsipan.
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR DAN
PENGAWASAN

• MANAJEMEN KEUANGAN
Setelah penandatanganan akta, Asisten Notaris akan
memberikan kwitansi kepada klien yang berisikan biaya
apa saja yang sudah dibayarkan beserta harga-harganya,
yang kwitansinya telah ditandatangani oleh Notaris Maria
Tjandra. Kwitansi memiliki 2 tindesan, aslinya diberikan ke
klien, dua tindesannya diberikan kepada bagian keuangan
untuk ditulis di pembukuan. Pembukuan akan dilaporkan
ke Notaris setiap bulannya diakhir bulan.
 PERMASALAHAN

 Pelimpahan serta pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab setiap

pegawai/karyawan kantor Notaris belum terlihat dengan jelas,
sehingga sering terjadi kesalah pahaman (misunderstanding) antar
pegawai/karyawan Notaris satu dengan pegawai/karyawan Notaris
yang lainnya.

 Sering terjadi klien datang untuk menanyakan berkas (Salinan Akta

atau pajak-pajaknya) tidak mengetahui kepada siapa ia harus bertanya
karyawan mana yang menghandle berkas miliknya dahulu. Sehingga
memerlukan waktu yang sedikit panjang untuk memenuhi permintaan
klien tersebut karena rumit membuka buku tanda terima yang dahulu.
 SOLUSI PERMASALAHAN

 Menggunakan teknologi elektronik seperti menggunakan sarana dan

prasarana scanner yang menjadikan file fisik menjadi soft file sehingga
mempermudah pencarian dan/atau penyimpanan data-data klien serta
dicantumkan nama karyawan yang menghandel berkas. Buku tanda
terima klien akan dilakukan scanning dan disimpan dalam server kantor
Notaris yang terhubung dengan perangkat lunak (komputer).

 Menerapkan prinsip splitsing atau pemisahan tugas dan wewenang

masing-masing karyawan Notaris. Untuk menghindari adanya
miskomunikasi dan tumpang tindih pekerjaan yang sama antar karyawan
Notaris perlu adanya peningkatan komunikasi dan pemberian wewenang
yang jelas dari Notaris kepada PIC yang ditunjuk
 PENUTUP

 Kantor Notaris Maria Tjandra menggunakan struktur organisasi lini

karena ada hubungan langsung antara Notaris dengan karyawan
 Suatu berkas diproses dan dibantu dibuatkan aktanya oleh asisten notaris,
kemudian diperiksa oleh PIC sesuai bagian perdeveloper serta perbank
dan diperiksa satu atau dua hari sebelum penandatanganan oleh pejabat
Notaris, maka Notaris akan memeriksa akta tersebut sesuai UUJN.
 Permasalahan tentang ketika ada klien lama yang datang menanyakan
berkasnya, sulit untuk membuka buku tanda terima terdahulu solusinya
harus mendigitalisasi dengan mengscan tanda terima dimasukkan
kedalam server
 Permasalahan tentang kurang ketegasan dalam pembagian tugas dan
wewenang solusinya harus ada pemisahan pembagian tugas dan
meningkatkan komunikasi agar tidak miskomunikasi
FOTO BERSAMA
TERIMA KASIH