PENGELOLAAN SURAT MASUK UPT PUSKESMAS

No Dokumen No. Revisi Halaman

440/1909 - Dinkes - 1/02

Tanggal terbit Ditetapkan oleh :

PROSEDUR TETAP Kepala UPT Puskesmas Gunung Sari

MANAJEMEN
30 Desember 2016
Drg. ANDY B. SETIADI
NIP.19710724 200604 2 011

PENGERTIAN Pengelolaan Surat Masuk adalah prosedur administrasi tata cara pengelolaan
persuratan yang masuk.

TUJUAN Sebagai acuan dalam melaksanakan pengelolaan administrasi surat masuk

KEBIJAKAN 1. UU No. 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah;

2. Peraturan Daerah Kota Cirebon Nomor 12 Tahun 2009 tentang
Pembentukan Dinas - Dinas Daerah pada Pemerintah Kota Cirebon;
3. Peraturan Walikota Cirebon Nomor 23 A Tahun 2008 tentang Tata
Kearsipan Pemerintah Kota Cirebon;
4. Peraturan Walikota Cirebon No. 55 tahun 2008 tentang Organisasi dan
Tata Kerja Dinas Kesehatan Kota Cirebon.

PROSEDUR 1. Menerima dan mengelompokkan surat menurut kodenya dan meneliti

kebenaran alamat surat dan mengembalikan surat yang salah alamat ke
alamat semula (10 menit);
2. Mencatat jam dan tanggal surat yang diterima pada lembar pengantar
atau tanda terima yang ada dan membubuhkan paraf sebagai penerimaan
surat (5 menit);
3. Memberikan Kartu Kendali / Kartu Surat Masuk (KK/KSM) pada surat
masuk (5 menit);
4. Memberi kode dan perihal pada KK yang bersangkutan (3 menit);
5. Memberikan LD (lembar disposisi) pada surat masuk (5 menit);
6. Meneruskan surat kepada Kepala Puskesmas (10 menit);
7. Memberikan perintah tindak lanjut pada Lembar Disposisi kepada
Kepala TU (5 menit);
8. Meneruskan isi perintah kepada yang pegawai/pemegang program
terkait bersangkutan dan mengambil Lembar Disposisi rangkap ke-2
setelah di paraf oleh pegawai yang bersangkutan (2 menit);
9. Menyimpan Kartu Kendali lembar ke-2 tersebut pada kotak KK (15
menit);
10. Menindaklanjuti isi perintah pada LD (10 menit);
37 Standar Operasional
Prosedur
 11. Mengarsipkan kartu kendali ke dalam agenda surat / berkas masuk (5
menit).

UNIT TERKAIT Dokumen terkait :

1. Kartu surat masuk
2. Kartu disposisi
3. Buku agenda surat masuk.

LAMPIRAN 1. DURASI
+ 75 menitAlur dan Jadwal Penyusunan

38 Standar Operasional
Prosedur
 PENGELOLAAN SURAT KELUAR UPT PUSKESMAS

No Dokumen No. Revisi Halaman

- 1/02
440/1909 - Dinkes

Tanggal terbit Ditetapkan oleh :

Kepala UPT Puskesmas Gunung Sari
PROSEDUR TETAP
MANAJEMEN 30 Desember 2016

Drg. ANDY B. SETIADI

NIP.19710724 200604 2 011

PENGERTIAN Pengelolaan Surat Keluar adalah prosedur administrasi tata cara pengelolaan
persuratan yang keluar.

TUJUAN Sebagai acuan dalam melaksanakan pengelolaan administrasi surat keluar

KEBIJAKAN 1. UU No. 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah;

2. Peraturan Daerah Kota Cirebon Nomor 12 Tahun 2009 tentang
Pembentukan Dinas - Dinas Daerah pada Pemerintah Kota Cirebon;
3. Peraturan Walikota Cirebon Nomor 23 A Tahun 2008 tentang Tata
Kearsipan Pemerintah Kota Cirebon;
4. Peraturan Walikota Cirebon No. 55 tahun 2008 tentang Organisasi dan
Tata Kerja Dinas Kesehatan Kota Cirebon.

PROSEDUR 1. Membuat konsep surat dinas sesuai dengan perintah atasan (15 menit);
2. Mengoreksi dan memaraf konsep surat (5 menit);
3. Mengetik surat sesuai konsep (10 menit);
4. Memberi nomor surat (5 menit);
5. Menandatangani surat (10 menit);
6. Memberi KK pada surat-surat keluar yang siap dikirim (5 menit);
7. Memberi kode dan perihal surat pada KK yang bersangkutan (2 menit);
8. Mengesahkan surat siap dikirim kepada petugas dan mengambil KK
lembar ke-2 yang sudah diparaf (10 menit);
9. Memasukkan KK lembar ke-2 tersebut pada kotak KK yang
bersangkutan (5 menit);
10. Mengirim surat sesuai dengan tujuan (15 menit);
11. Mengarsipkan surat pada map arsip (10 menit);
12. Penyimpanan dan penataan lembar KK dan LD pada kotak yang
bersangkutan (5 menit).

UNIT TERKAIT Dokumen terkait :

1. Kartu surat masuk
2. Kartu disposisi
39 Standar Operasional
Prosedur
 3. Buku agenda surat masuk.

LAMPIRAN 1. DURASI
+ 97 menit

40 Standar Operasional
Prosedur
 PENGELOLAAN / PENATAUSAHAAN ARSIP UPT PUSKESMAS

No Dokumen No. Revisi Halaman

- 1/01
440/1909 - Dinkes

Tanggal terbit Ditetapkan oleh :

Kepala UPT PuskesmasGunung Sari
PROSEDUR TETAP
MANAJEMEN
30 Desember 2016
Drg. ANDY B. SETIADI
NIP.19640203 199003 1 006

PENGERTIAN Pengelolaan Arsip adalah prosedur administrasi tata cara pengelolaan

penatausahaan arsip.

TUJUAN Sebagai acuan dalam melaksanakan pengelolaan penatausahaan administrasi

arsip

KEBIJAKAN 1. UU No. 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah;

2. Peraturan Daerah Kota Cirebon Nomor 12 Tahun 2009 tentang
Pembentukan Dinas - Dinas Daerah pada Pemerintah Kota Cirebon;
3. Peraturan Walikota Cirebon Nomor 23 A Tahun 2008 tentang Tata
Kearsipan Pemerintah Kota Cirebon;
4. Peraturan Walikota Cirebon No. 55 tahun 2008 tentang Organisasi dan
Tata Kerja Dinas Kesehatan Kota Cirebon.

PROSEDUR 1. Menerima arsip in aktif dari unit pengolah beserta daftarnya (5 menit);
2. Menata arsip sesuai dengan kode klasifikasi dan indeks surat (10 menit);
3. Menyeleksi dan menginventarisir arsip-arsip yang telah dapat
dimusnahkan (45 menit);
4. Melakukan pemusnahan arsip (45 menit);
5. Membuat berita acara pemusnahan arsip (30 menit);

UNIT TERKAIT Dokumen terkait :

1. Kartu surat masuk
2. Kartu disposisi
3. Buku agenda surat masuk.

LAMPIRAN 1. DURASI
+ 135 menit

2. ALUR

41 Standar Operasional
Prosedur