7

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1 Umum

Sesuai dengan pesatmya perkembangan teknologi dan informasi, sekarang

ini di sekolah mulai menyesuaikan dengan menggunakan teknologi tersebut. Hal

ini tentu memudahkan berbagai keperluan sekolah dalam mengumpulkan,

mengelola, menyimpan, melihat kembali dan menyalurkan berbagai informasi.

Demikian pula kebutuhan perpustakaan sekolah akan kemajuan teknologi untuk

mempermudah pengelolaan data dan laporan.

3.2 Tinjauan Perpustakaan

Dalam tinjauan perpustakaan ini berisi sejarah perpustakaan, struktur

organisasi serta fungsi dari masing-masing bagian yang ada di dalam

perpustakaan tersebut.

3.2.1 Sejarah Perpustakaan

SMP Nusantara merupakan salah satu sekolah swasta yang berdiri sejak

tahun 1977 berdiri di atas tanah seluas 4.446m2. SMP Nusantara merupakan

bagian dari Yayasan Nusantara yang terdiri dari SMK Nusantara 1, SMK

Nusantara 2, SMA Nusantara dan SMP Nusantara. Dalam pembangunannya SMP

Nusantara dilengkapi dengan beberapa ruang kelas, laboratorium komputer,

mushola dan perpustakaan.

27
 8

Perpustakaan SMP Nusantara dikelola oleh pengurus perpustakaan sebagai

fasilitas yang mendukung kegiatan belajar siswa. Walaupun kondisi fasilitas

sekolah yang masih kurang memadai, namun pengelolaan perpustakaan berjalan

dengan baik, antara lain pendataan kunjungan perpustakaan, pendataan

peminjaman buku, pendataan pengembalian buku dan pendataan inventaris buku.

Semua pendataan tersebut terdapat pada masing-masing dokumen yang berbeda

yang dibuat masih dengan cara manual.

Proses pengelolaan secara manual tersebutlah yang menjadi kendala

lamanya waktu yang dibutuhkan setiap kali dilakukan pendataan ulang semua

proses atau kegiatan yang ada di perpustakaan. Terutama apabila ada buku yang

hilang atau tidak kembali saat peminjaman buku. Hal inilah yang menjadi

kekurangan dari pengelolaan perpustakaan SMP Nusantara.

3.2.2 Struktur Organisasi Perpustakaan

Gambar III.1. Susunan Organisasi Perpustakaan SMP Nusantara

 9

Keterangan Pengurus Perpustakaan :

Kepala Sekolah : Arief Karsa Wijaya, S.Pdi

Dewan Guru : Seluruh guru di SMP Nusantara

Kepala Perpustakaan : Tios Panangsang, S.Pd

Tata Usaha Perpustakaan : Sri Rahayu, S.Pd

Bagian Pelayanan Teknis : Ahmad Robiyanto

Bagian Pelayanan Pembaca : Ratna Sari Dewi

Pembagian tugas dan tanggung jawab atau fungsi berdasarkan struktur

organisasi adalah sebagai berikut:

1. Kepala Sekolah, selaku penanggung jawab terhadap berjalannya seluruh

kegiatan di perpustakaan serta pengambil keputusan dan kebijakan di

perpustakaan.

2. Dewan Guru, bertugas mengkoordinasikan kegiatan di perpustakaan kepada

siswa sesuai dengan proses pembelajaran.

3. Tugas Kepala Perpustakaan, antara lain:

a. Merencanakan pengadaan buku-buku pustaka/ media cetak

b. Pengurusan pelayanan perpustakaan

c. Perencanaan pengembangan perpustakaan

d. Memelihara dan perbaikan buku – buku atau bahan pustaka atau

media elektronik
 10

e. Inventarisasi dan pengadministrasian buku – buku atau bahan pustaka/

atau media elektronik

f. Melakukan layanan bagi siswa, guru, dan tenaga kependidikan

lainnya, serta masyarakat

g. Menyusun tata tertib perpustakaan

h. Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan perpustakaan secara berkala

4. Rincian Tugas Petugas Teknis:

a. Merencanakan pembelian buku-buku baru sesuai judul yang digemari

pengunjung

b. Mendata siswa yang menjadi anggota perpustakaan

c. Mendata buku keluar masuk pada perpustakaan

5. Rincian Tugas Pelayanan Pembaca:

a. Menyiapkan kartu peminjaman buku

b. Melayani peminjaman buku

c. Mengklasifikasi buku perpustakaan

d. Mengkatalogisasi buku

e. Membuat laporan buku-buku perpustakaan

f. Membuat grafik pengunjung dan peminjam buku perpustakaan

g. Mengatur dan memelihara ruangan perpustakaan

h. Menjaga dan menata keasrian dan kebersihan ruangan

i. Menyelesaikan tugas-tugas sifatnya insidental

3.3 Prosedur Sistem Berjalan

 11

Adapun prosedur sistem berjalan dalam pengelolaan kegiatan di

perpustakaan SMP Nusantara sebagai berikut :

a. Prosedur Pendaftaran Anggota Perpustakaan

Pada proses ini setiap siswa yang ingin menjadi anggota perpustakaan

terlebih dahulu harus mengisi biodata diri pada lembar formulir biodata diri

yang sudah disediakan. Setelah selesai siswa menyerahkan lembar formulir

biodata diri tersebut kepada petugas perpustakaan, lalu petugas tersebut akan

mencatat data diri siswa ke dalam buku besar anggota perpustakaan,

menyiapkan kartu anggota perpustakaan dan menyerahkan kartu tersebut

kepada siswa. Lembar formulir biodata diri siswa yang telah diisi lalu

disimpan ke dalam arsip. Kartu anggota perpustakaan tersebut akan berlaku

selama siswa tersebut bersekolah di SMP Nusantara.

b. Prosedur Peminjaman Buku

Pada proses ini siswa yang akan meminjam buku harus menyerahkan

kartu anggota perpustakaan yang mereka miliki. Kemudian petugas

perpustakaan mengisi data buku apa saja yang akan dipinjam pada buku

khusus peminjaman. Setelah data siswa peminjam dan data buku dicatat, siswa

diberikan buku yang dipinjam. Jumlah buku yang dipinjam maksimal 3 buku.

c. Prosedur Pengembalian Buku

Pada prosedur ini anggota perpustakaan menyerahkan buku yang ia

pinjam kepada petugas perpustakaan. Kemudian petugas perpustakaan akan

mencocokkan data antara buku yang dikembalikan dengan data peminjaman

 12

dari arsip buku khusus peminjaman. Setelah cocok, maka data pengembalian

dicatat dan disimpan dalam buku khusus peminjaman. Bagi siswa yang telat

mengembalikan buku, dikenakan denda sebesar Rp.2000,-/hari. Data denda

tersebut juga dicatat dan disimpan dalam arsip buku khusus peminjaman.

d. Prosedur Laporan Peminjaman dan Pengembalian Buku

Berdasarkan arsip buku anggota, petugas perpustakaan membuat

laporan anggota perpustakaan untuk diserahkan kepada kepala sekolah.

Kemudian berdasarkan arsip buku khusus peminjaman, petugas perpustakaan

juga membuat laporan peminjaman dan pengembalian buku untuk diserahkan

kepada kepala sekolah.

3.4 Diagram Alir Data Sistem Berjalan

Dari hasil analisa yang dilakukan di Perpustakaan SMP Nusantara,

akhirnya dapat diketahui bentuk sistem pengelolaan perpustakaan secara garis

besar yang sedang berjalan di dalam sekolah tersebut. Bentuk pengelolaan

perpustakaan dapat dilihat dalam diagram berikut ini:

1. Diagram Konteks

FBD, KAP
Sistem LAP, LPPB
Siswa Data Buku Manajemen Kepala
Siswa Perpustakaan Kepala
Sekolah
SMP Sekolah
la SEkolah
KAP, Data Buku Nusantara la SEkolah
la SEkolah
Gambar III.2. Diagram Konteks
Keterangan :
 13

1. FBD = Formulir Biodata Diri

2. KAP = Kartu Anggota Perpustakaan

3. LAP = Laporan Anggota Perpustakaan

4. LPPB = Laporan Peminjaman dan Pengembalian Buku

2. Diagram Nol
FBD
a
a
Siswa 1.0
Siswa FBD
ar Arsip FBD
Pendaftaran
Anggota
ar Arsip Anggota
Perpustakaan Data Anggota
KAP

KAP
2.0 Data Peminjaman
Data Buku
ar Arsip BKP
Peminjaman
Buku

Data Peminjaman
3.0
Data Buku
Pengembalian Data Pengembalian
Buku
Data Denda

A A Data Denda, Data Peminjaman

4.0
Kepala LAP
Kepala Data Denda
Sekolah
Sekolah Laporan
LPPB
Data Anggota

Gambar III.3 Diagram Nol

Keterangan :
 14

1. FBD = Formulir Biodata Diri

2. KAP = Kartu Anggota Perpustakaan

3. BKP = Buku Khusus Peminjaman

4. LAP = Laporan Anggota Peminjaman

5. LPPB = Laporan Peminjaman dan Pengembalian Buku

3.5 Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan

Yang dimaksud dengan spesifikasi sistem berjalan dalam penelitian ini

adalah perincian bentuk dokumen - dokumen yang digunakan dalam proses

pengelolaan perpustakaan. Bentuk dokumen itu sendiri digolongkan dalam dua

bagian , yaitu dokumen masukan dan dokumen keluaran.

3.5.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Bentuk dokumen masukan adalah bentuk dari dokumen atau data yang

masuk atau diterima yang berkaitan dengan semua kegiatan di perpustakaan.

Adapun dokumen masukan pada sistem peminjaman dan pengembalian buku

dapat dilihat sebagai berikut :

1. Nama dokumen : Kartu Anggota Perpustakaan

Alias : KAP

Sumber : Anggota

Tujuan : Petugas Perpustakaan

Fungsi : Sebagai tanda pengenal untuk meminjam dan

mengembalikan ...buku

Media : Kertas

Bentuk : Lampiran A1
 15

2. Nama dokumen : Data Buku

Alias :-

Sumber : Arsip Buku

Tujuan : Petugas Perputakaan

Fungsi : Untuk mengetahui buku yang ingin dipinjam

Media : Kertas

Bentuk : Lampiran A2

3. Nama dokumen : Formulir Biodata Diri

Alias : FBD

Sumber : Anggota

Tujuan : Petugas Perpustakaan

Fungsi : Untuk memasukkan data anggota baru

Media : Kertas

Bentuk : Lampiran A3

3.5.2 Dokumen keluaran

Bentuk dokumen keluaran adalah bentuk dokumen atau data yang

dikeluarkan oleh pengurus perpustakaan yang kemudian diserahkan kepada kepala

sekolah selaku penanggung jawab perpustakaan. Adapun dokumen keluaran yang

dipergunakan pada sistem peminjaman dan pengembalian buku perpustakaan

SMP Nusantara Jakarta, yaitu sebagai berikut:

1. Nama dokumen : Laporan Anggota Perpustakaan

Alias : LAP
 16

Sumber : Petugas Perpustakaan

Tujuan : Kepala Sekolah

Fungsi : Untuk laporan data anggota perpustakaan

Media : Kertas

Bentuk : Lampiran B1

2. Nama dokumen : Laporan Peminjaman dan Pengembalian Buku

Alias : LPPB

Sumber : Petugas Perpustakaan

Tujuan : Kepala Sekolah

Fungsi : Sebagai laporan peminjaman dan pengembalian buku .

...serta jumlah buku yang baru dan rusak

Media : Kertas

Bentuk : Lampiran B2

3.6 Permasalahan Pokok

Sistem pengelolaan perpustakaan yang telah berjalan di SMP Nusantara

seperti pendaftaran anggota, peminjaman dan pengembalian buku umumnya telah

berjalan dengan baik. Namun dalam proses pengelolaan data masih dilakukan

secara manual, penulis melihat hal ini sebagai kelemahan. Adapun kelemahan

sistem manual dalam pengelolaan perpustakaan antara lain:

1. Proses pendataan anggota perpustakaan memerlukan waktu yang lama

karena banyaknya data yang harus di tulis.

2. Pendataan peminjaman buku dan pengembalian buku tidak tertata rapi.

 17

3. Apabila terjadi kesalahan dalam pengisian data maka petugas akan

mengulang untuk memperbaiki kesalahan dikarenakan proses yang masih

manual.

4. Penyimpanan data yang kurang baik akan menimbulkan masalah pada saat

akan melaporkan arsip kepada kepala sekolah, dikarenakan arsip-arsip bisa

hilang atau rusak karena tempat penyimpanan yang kurang baik.

3.7 Pemecahan Masalah

Untuk menangani masalah tersebut, penulis tertarik untuk memberikan

alternatif pemecahan masalah dengan membuat sistem pendataan kegiatan

perpustakaan yang terkomputerisasi atau dengan database dan aplikasi yang

sesuai. Dengan adanya sistem data secara terkomputerisasi tersebut diharapkan

sistem pengelolaan perpustakaan yang ada di SMP Nusantara menjadi lebih baik

lagi.