Analisis Pengelolaan Kondisi Administrasi Perpustakaan

Perpustakaan sekolah merupakan salah satu sarana dalam

mengembangkan pengetahuan, keterampilan, dan sikap murid-murid.

Ruang dan perlengkapan yang tersedia harus ditata dan dirawat dengan

baik sehingga benar-benar menunjang penyelenggaraan perpustakaan

sekolah yang efektif dan efisien. Ruang perpustakaan sekolah atau luas

gedung tergantung kepada jumlah murid yang dilayani. Semakin banyak

jumlah murid semakin luas pula gedung atau ruang yang harus

disediakan. Standar minimal perpustakaan menurut Standar Nasional

Perpustakaan Sekolah, perpustakaan sekolah menyediakan

gedung/ruang yang cukup untuk koleksi, staf dan pemustakanya dengan

ketentuan bila 3 sampai 6 rombongan belajar seluas 112m 2 , 7 sampai 12

rombongan belajar seluas 168 m 2 , 13 sampai 18 rombongan belajar

seluas 224m2 , 19 sampai 27 rombongan belajar seluas 280m2 dan lebar

minimal ruang perpustakaan 5 m2

perpustakaan sekolah tidak boleh menyimpang dari tugas dan tujuan

sekolah sebagai lembaga induknya. Beberapa fungsi perpustakaan

sekolah adalah sebagai kegiatan belajar dan mengajar, mengembangkan

minat baca dan budaya membaca yang menuju kebiasaan belajar mandiri,

membantu anak-anak dalam mengembangkan minat dan bakat serta

memperluas kesempatan belajar bagi peserta didik. Pelayanan

merupakan unsur utama dalam pencapaian suatu keberhasilan organisasi

perpustakaan disebabkan bagian inilah yang berhubungan langsung

dengan pengguna dalam penyebaran informasi serta pemanfaatan jasa

dan fasilitas yang ada di perpustakaan. Layanan perpustakaan

merupakan tolak ukur keberhasilan sebuah perpustakaan. Standar jenis

layanan menurut Standar Nasional Perpustakaan Sekolah, jenis layanan

perpustakaan sekurang-kurangnya meliputi (1) layanan baca di tempat,

(2) layanan sirkulasi, (3) layanan referensi (4) layanan teknologi dan

informasi.

Koleksi menjadi salah satu elemen penting dalam eksistensi

sebuah perpustakaan. Koleksi dapat menjadi motivator bagi pemustaka

untuk datang ke perpustakaan. Bahan-bahan pustaka ada bermacam-

macam, hal ini tergantung dari mana kita meninjaunya. Jenis bahan

pustaka bisa ditinjau dari bentuk fisiknya dan dari isinya. Standar koleksi

perpustakaan menurut Standar Nasional Perpustakaan Sekolah, koleksi

perpustakaan meliputi :

(1) buku (buku teks, buku penunjang kurikulum, buku bacaan, buku

referensi dan buku biografi).

(2) terbitan berkala (majalah, surat kabar)

(3) audio visual

(4) layanan teknologi informasi dan komunikasi.

 Perpustakaan sekolah akan dapat berfungsi sebagai sumber

informasi dan sumber belajar apabila tersedia bahan pustaka yang

bermacammacam jenisnya dan memiliki jumlah yang banyak, selain itu

disesuaikan dengan kebutuhan pemustaka dan diminati oleh pemustaka.

Kegiatan administratif adalah semua kegiatan kerja yang

berhubungan dengan administrasi kantor diluar bidang kepustakawanan.

Tugast administrasi adalah yang dipimpin oleh seorang administrator,

namun aktivitasnya meliputi seluruh perangkat dan tingkat organisasi.

Oleh karena itu sebuah perpustakaan sudah pasti mengandung adanya

unsur administrasi, misalnya dalam seleksi dan pengadaan bahan

pustaka, pengolahan, layanan, dan tata usaha. Administrasi sangat

penting di dalam setiap proses kegiatan perpustakaan, dan menjadi

tanggung jawab utama seorang administrator atau kepala perpustakaan

dan unsur pembina lainnya supaya dalam setiap tahap kegiatan tercipta

tertib administrasi.

Koleksi pustaka di SMPN 1 Belitang Jaya memiliki koleksi yang

cukup lengkap terdiri dari koleksi non buku dan buku. Struktur organisasi

perpustakaan SMPN 1 Belitang Jaya terdiri dari kepala perpustakaan,

administrasi, bagian teknis, guru, karyawan dan siswa. Fungsi dan

tanggung jawab administrasi terlihat pada kegiatan sehari-hari di

perpustakaan sekolah, dimana setiap ada peminjaman dan pengembalian

buku selalu di catat oleh guru pustakawan. Disamping itu juga adanya

peraturan dalam pemanfaatan sarana dan prasarana yang ada di

perpustakaan. Semua itu selain mendidik murid-murid ke arah tanggung

jawab, juga membiasakan murid-murid bersikap dan bertindak secara

administratif. Selain itu kondisi perpustakaan di SMPN 1 Belitang Jaya

sebagai berikut :

1. Buku paket yang dipinjam oleh siswa beberapa ada yang hilang

2. Buku yang dipinjamkan ke siswa banyak yang diberi coretan

3. Terdapat satu mapel yang jumlah bukunya masih kurang untuk

dipinjamkan ke siswa

4. Kurangnya minat untuk datang ke perpus dibanding ke kantin

5.Sistem administrasi masih manual dengan pencatatan

menggunakan buku

6. Fasilitas penunjang perpustakaan masih belum maksimal seperti

tidak adanya kipas angin

7.Laptop belum dioperasionalkan dengan maksimal

Permasalahan yang ada di perpustakaan SMPN 1 Belitang Jaya di

atas dapat diatasi dengan beberapa solusi sebagai berikut :

1. Peminjaman buku siswa dicatat menggunakan aplikasi dengan

menscan barcode yang terdapat di sampul buku. Sehingga,

buku yang dipinjamkan tidak tertukar antar siswa. Apabila buku

tersebut hilang siswa dapat diberikan sanksi berupa denda.

2. Sebelum dikembalikan sebaiknya buku dicek kembali satu

persatu oleh petugas perpustakaan. Pengecekan dilakukan

untuk menghindari adanya coretan, sobek, d.l.l. Sehingga buku

yang dikembalikan diharapkan kondisinya masih baik.

3. Untuk buku yang hilang, maka peminjam berkewajiban untuk

mengganti, kalau tidak ada buku yang sama persis, maka perlu

konsultasi ke petugas terlebih dulu.

4. Minat yang kurang untuk membaca buku di perpustakaan

menjadi tantangan tersendiri oleh sekolah. Koleksi buku yang

menarik serta meningkatkan fasilitas perpustakaan sehingga

dapat menarik minat baca siswa.

5. Pencatatan administrasi di perpustakaan SMPN 1 Belitang Jaya

masih manual. Dengan adanya fasilitas laptop yang ada

diharapkan terdapat aplikasi perpustakaan yang memudahkan

petugas untuk mencatat kegiatan administrasi. Aplikasi ini

memuat berbagai kegiatan di perpustakaan seperti peminjaman

buku, pengembalian buku, pencatatan koleksi buku, pencatatan

anggota perpustakaan d.l.l.

6. Fasilitas perpustakaan sangat penting untuk diperhatikan untuk

meningkatkan kenyamanan dan menunjang minat baca siswa

yang ingin datang ke perpustakaan. Fasilitas seperti kipas

angin, tempat duduk, computer, jaringan internet d.l.l. perlu

diperhatikan. Perpustakaan yang dikelola dengan baik serta

 dilengkapi dengan fasilitas yang memadai akan memacu

kemandirian siswa dalam menambah pengetahuan baik dengan

guru maupu atas inisiatif sendiri.

7. Fasilitas laptop dapat dimanfaatkan untuk mencatat kegiatan

yang ada di perpustakaan. Dengan adanya laptop dan

penambahan aplikasi software dapat memudahkan petugas

peprustakaan untuk mengelola kegiatan perpustakaan.

Petugas administrasi berperan sangat penting dalam pembukuan

dan pencatatan koleksi yang ada di perpustakaan sehingga

perkembangan dan pelayanan untuk koleksi dapat terkelola dengan baik.

Administrasi yang ada di perpustakaan adalah katalogisasi buku, labeling

buku, klasifikasi buku, inventarisasi buku dan sarana prasarana

perpustakaan, peminjaman buku, dan pembuatan kartu anggota

perpustakaan. Sarana dan prasarana SMPN 1 Belitang Jaya saat ini

sudah dilengkapi dengan laptop dalam mendukung kegiatan di

perpustakaan dalam mengelola tanggung jawabnya sebagai seorang

petugas perpustakaan. Namun pencatatan buku-buku perpustakaan,

siswa-siswa yang melakukan peminjaman buku-buku, siswa-siswa yang

melakukan pengembalian buku, pencatatan anggota perpustakaan,

perhitungan denda pengembalian buku masih dilakukan secara manual

melalui pencatatan di buku. Fasilitas laptop masih belum dioperasikan

secara maksimal. Sehingga dengan adanya aplikasi khusus dalam

pengelolaan administrasi perpustakaan yang dapat menunjang kegiatan di

perpustakaan SMPN 1 Belitang Jaya. Dengan adanya aplikasi tersebut

dapat memudahkan dan meningkatkan kefektifan pekerjaan petugas

dalam mengelola perpustakaan secara optimal dan maksimal.

Aplikasi tersebut diharapkan memudahkan berbagai tugas

administrator antara lain :

1. Pencatatan koleksi perpustakaan. Pada halaman ini mencatat

buku apa saja yang terdapat di perpustakaan sehingga

memudahkan anggota mengecek ketersediaan buku tersebut.

2. Pencatatan anggota perpustakaan. Halaman data anggota

berisi informasi tentang semua anggota perpustakaan yang

telah terdaftar. Pada halaman ini admin dapat manambah,

mengganti serta menggunduh kartu perpustakaan untuk

anggota yang telah terdaftar.

3. Pencatatan data peminjaman buku. Pada halaman data buku

berfungsi untuk melihat, mengedit, dan menambah transaksi

peminjaman yang dilakukan oleh anggota.

4. Pencatatan data pengembalian buku. Pada halaman ini

berfungsi untuk mengedit pengembalian buku yang telah

dipinjam oleh anggota. Masing-masing buku diberikan kode

khusus yang berbeda sehingga apabila siswa mencoret buku

atau menghilangkan buku tersebut diberikan sanksi yang sesuai

seperti denda.
 5. Pencatatan letak buku. Pada halaman ini memudahkan mencari

letak buku terdapat di rak atau golongan buku apa.

6. Laporan denda pengembalian buku. Pada halaman ini mencatat

jumlah denda pengembalian buku apabila anggota melewati

batas tanggal yang telah ditetapkan.

7. Laporan rekapitulasi peminjaman. Pada halaman ini mencatat

buku apa saja yang telah dipinjam oleh anggota perpustakaan.

Sitem aplikasi ini dibuat untuk meningkatkan system pelayanan

perpustakaan yang dilakukan oleh petugas perpustakaan. Pada system

ini diharapkan dapat dikembangkan lagi kedepannya dengan fungsi-fungsi

lain untuk meningkatkan kemauan belajar dan memotivasi siswa

menambah wawasan.