Sistem Informasi Surat Menyurat Desa Sidoharjo
Sistem Informasi Surat Menyurat Desa Sidoharjo
Abstrac
The Village Office of Sidoharjo Village is the only one Office in Sidoharjo Village that provides services to the
community in Sidoharjo Village. Public Service process starts from the parties who need the data come directly to the
Village Office Village Sidoharjo to request the desired data. The process of recording and mailing service is still done
manually. Therefore often error or missing data, because the service is done less efficient and effective. The author
uses Waterfall methodology based design in compiling the Final Task of this Semester, and using Microsoft Visual
Studio 2008. it is necessary service of a computerized system for the progress and development of the office, then the
service of correspondence letter will be completed more quickly. The application designed on this system consists of
inputting the certificate of introduction to the making of family card (kk), certificate of incompetence, certificate of
good behavior, certificate of origin, certificate of marriage, certificate of domicile, and business certificate. So the
importance of making the correspondence application program is expected to provide ease in searching the data. In the
development of software technology, in this case the author uses Tools (Tools) UML (Unified Modeling Language).
The result of this research is the formation of an Information System of Mailing Letters at Village Office of Sidoharjo
Village.
Abstrak
Kantor Kelurahan Desa Sidoharjo adalah satu-satu nya Kantor di Desa Sidoharjo yang memberi pelayanan terhadap
masyarakat yang ada di Desa Sidoharjo. Prosespelanan masyarakat dimulai dari pihak-pihak yang membutuhkan data
datang langsung ke Kantor Kelurahan Desa Sidoharjo untuk meminta data yang diinginkan. Proses pencatatan dan
pelayanan surat menyurat sampai saat ini masih dilakukan secara manual. Oleh karena itu sering terjadi kesalahan atau
data yang hilang, karena pelayanan yang dilakukan kurang efesien dan efektif. Penyusun menggunakan Perancangan
berbasis metodologi waterfall dalam menyusun Tugas Akhir Semester ini, dan menggunakan Microsoft Visual Studio
2008.maka diperlukan pelayanan sistem yang sudah terkomputerisasi untuk kemajuan dan perkembangan kantor,
maka pelayanan informasi surat menyurat kantor akan lebih cepat terselesaikan. Adapun aplikasi yang dirancang pada
sistem ini terdiri dari penginputan surat keterangan pengantar pembuatan kartu keluarga(kk), surat keterangan tidak
mampu, surat keterangan kelakuan baik, surat keterangan asal-usul, surat keterangan untuk menikah, surat keterangan
domisili, serta surat keterangan usaha. Sehingga pentingnya membuat program aplikasi Surat menyurat ini diharapkan
dapat memberikan kemudahan dalam pencarian data-data. Pada perkembangan teknologi perangkat lunak, dalam hal
ini penulis menggunakan Tools ( Alat Bantu ) UML ( Unified Modelling Language ). Hasil penelitian ini adalah
terbentuknya suatu Sistem Informasi Surat Menyurat pada Kantor Kelurahan Desa Sidoharjo.
Keywords: service, system, correspondence, information, village sidoharjo, UML (Unified Modeling Language).
Kata kunci : pelayanan, sistem, surat menyurat, informasi, desa sidoharjo, UML (Unified Modelling Language)
1
1. Pendahuluan
Teknologi informasi merupakan salah satu alat bantu penunjang pekerjaan disebuah orgaisasi salah
satunya adalah sebagai sarana meningkatkan produktivtas kerja para karyawan, sehingga tujuan yang akan
dicapai orgaisasi tersebut akan tercapai secara optimal. Hal ini merupakan gambaran bahwa pesatnya
perkembagan teknologi saat ini, khususnya teknologi informasi yag telah banyak mempengaruhi cara
orang dalam berisnis. Bukti untu ini dapat untuk dilihat dengan semakin banyaknya pengguna komputer
yang digunakan untuk menyimpan dan mengelola data sehingga menjadi sesuatu informasi yang
dimanfaatkan oleh berbagai kalangan yang membutuhkan terutama di kelurahan Desa Sidoharjo
Sistem pelayanan surat didalam pelaksanaan memerlukan informasi yang cepat sehigga laporan yang
dihasilkan dapat dipertanggungjawabkan. Dalam hal ini computer sebagai media elektronik dan membantu
kegiatan pengelola data tersebut. Selama ini system pelayanan pada Kantor Kelurahan Desa Sidoharjo bisa
dikatakan kurang optimal. Sebagai contoh yaitu saat penerimaan dan pelayanan surat pada Kantor
Kelurahan Desa Sidoharjo masih menggunakan sistem manual yang mana setiap surat masuk dan keluar
hanya dicatat didalam buku. Padahal surat masuk dan surat keluar pada Kantor Kelurahan Desa Sidoharjo
ini merupakan salah satu kegiatan rutin setiap hari, selain itu tanpa adanya system informasi yang
mendukung pada saat hendak menulis akan memberikan dampak negative pada Kantor Kelurahaan
tersebut, karena apabila data surat masuk dan keluar masih dicatat secara manual data itu akan sulit dicari
dan kurang efektif.
Ada beberapa hal yang dapat menimbulkan kendala pada suatu sistem yang dijalankan secara manual
diantaranya adalah banyaknya jumlah data yang harus diolah, kerumitan dalam pemrosesan suatu data dan
data yang beranekaragaman. Begitu pula dalam Kantor Kelurahan Desa Sidoharjo dalam mengelola
administrasi surat menyurat masih secara manual, akan terbentur pada kendala seperti diatas, sehingga
akan mengurangi kinerja suatu intansi. Perana komputer disini akan sangat menunang sekali dalam
menjaga dan memberikan dukungan pada sistem agar menjadi lebih baik.Oleh karenanya saya melakukan
riset bermaksud mengangkat masalah tersebut sebagai betuk penyelesaian tugas dengan judul “Analisa dan
Perancangan Sistem Informasi Pelayanan Surat Menyurat Pada Kantor Kelurahaan Desa Sidohajo”
(1)
2. Tinjauan Pustaka atau Penelitian Sebelumnya
2
pemerintahan dilakukan, pelaksanaan programm kegiatan pemerintahan kelurahan ,
pemberdayaan masyarakat, pelayanan masyarakat dan masih banyak lagi [5].
3
3. Metodologi
Metode Penelitian yang diterapkan pada penelitian ini adalah dengan pengembangan metode
waterfall merupakan model pengembangan sistem informasi yang sistematis dan sekuensial.
Metode waterfall memiliki tahapan-tahapan sebagai berikut:
1. Requirements analysis and definition
Layanan Sistem, kendala, dan tujuan ditetapkan oleh hasil konsultasi dengan pengguna yang
kemudian didefinisikan secara rinci dan berfungsi sebagai spesifikasi Sistem.
2. System and software design
Tahapan perancangan sistem mengalokasikan kebutuhan-kebutuhan sistem baik perangkat keras
maupun perangkat lunak dengan membentuk arsitektur sistem secara keseluruhan. Perancangan
perangkat lunak melibatkan indentifikasi dan penggambaran abstraksi sistem dasar perangkat
lunak dan hubungannya.
3. Implementation and unit testing
Pada tahap ini, perancangan perangkat lunak direalisasikan sebagai serangkaian program atau
unit program. Pengujian melibatkan verifikasi bahwa setiap unit memenuhi spesifikasinya.
4. Integration and system testing
Unit-unit individu program atau program digabung dan diuji sebagai sebuah sistem lengkap
untuk memastikan apakah sesuai dengan kebutuhan perangkat lunak atau tidak. Setelah
pengujian, perangkat lunak dapat dikirimkan ke customer Operarating and maintenance.
Biasanya (walaupun tidak selalu), tahapan ini merupakan tahapan yang paling panjang. Sistem
dipasang dan digunakan secara nyata. Maintanance melibatkan pembetulan kesalahan yang
tidak ditemukan pada tahapan-tahapan sebelumnya, meningkatkan implementasi dari unit
sistem, dan meningkatkan layanan sistem sebagai kebutuhan[10].
4. Hasil Penelitian
a. Proses Bisnis
Proses bisnis yang dilakukan dalam Sistem Informasi Pelayanan Surat Menyurat pada Kantor
Lurah Desa Sidoharjo adalah sebagai berikut:
4
ditandatangani oleh Kepala Desa setelah ditandatangani, surat tersebut di fotocopy. Kemudian
surat asli diserahkan kepada warga yang membutuhkan tersebut dan fotocopynya disimpan.
b. Activity Diagram
1. Activity Pembuatan Surat Keterangan Tidak mampu
5
Warga Kaur Umum Kepala Desa
6
3. Activity Pembuatan Surat Asal Usu
7
4. Activity Surat Keterangan Untuk Menikah
Pelajari berkas
8
5. Activity Surat Keterangan Domisili
Buat surat
keterangan Domisili
Buat surat
Keterangan Usaha
9
7. Activity Surat Rekomendasi Pembuatan Kartu Keluarg
Tandatanganin surat
kartu keluarga
10
4.1. Perancangan
a. Use Case Diagram
Use Case Master
11
No_SKKB
No_SKU M No_menikah M
Surat Keterangan Surat Keterangan Surat keterangan Tgl_SKKB
Tgl_SKU Tgl_menikah SKKB
Nm_SKU
Usaha Menikah Ket_SKKB
Ket_menikah
Nm_SKKB
M
Nik
No_menikah Nik
Nik No_SKKB
No_SKU Punya Ada Ada
No_SKD
1
Nm_warga
Kk Nik
Ttl 1 No_RPKK
Agama 1 SHDK
Pekerjaan 1 No_RPKK
Pendidikan Warga
M N Tgl_RPKK
alamat 1 Detail RPKK Nm_warga
1 Nik Jenkel
M 1 Nm_warga Pekerjaan
Surat Ket Domisili Cetak Tmpat_lhr 1 Sttus perkawinaan
Nik
Tgl_lhr
Nik Entry No_SKRTM
Jenkel
No_Domisili Pekerjaan
Alamat
Agama
No_SKTM
Statusperkawina M SKTM Nm_warga
n
Jabatan
Pendidikan
M Nik Nm_ayahkandun
Asal_Usul g
Nm_ibukandung
Surat Ket Asal Usul Buat Kd_pos
Tlp
No_surat
Nm_warga
Ttl
Nik
Jenkel
Agama
pekerjaan
5. Penutup
5.1. Kesimpulan
Dengan adanya Perancangan Sistem Informasi Pelayanan Surat Menyurat pada Kantor
Kelurahan Desa Sidoharjo maka penyusun dapat menyimpulkan sebagai berikut :
a. Dengan adanya Sistem Informasi yang baru ini, maka waktu pengerjaan lebih cepat
prosesnya.
b. Hasil yang didapat akan lebih akurat.
c. Tingkat kesalahan akan lebih mudah diminimalisir dibanding menggunakan sistem yang
manual.
d. Pembuatan laporan dapat lebih akurat
5.2. Saran
Pada Perancangan Sistem Informasi Pelayanan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Kantor
Kelurahan Desa Sidoharjo maka dari ini penyusun mengharapkan ini dapat bermanfaat dan
kemajuan Sistem Informasi pada Kantor Kelurahan Desa Sidoharjo maka dari itu penyusun
mengharapkan agar Sistem ini dapat digunakan sebaik-baiknya bagi para pegawai dan instansi.
a. Dengan adanya Sistem yang baru, diharapkan kepada user atau pengguna disarankan untuk
memperhatikan kelemahan atau kekurangan dari Sistem yang telah dirancang kemudian
dicarikan pemecahan masalahnya atau solusinya untuk memperbaiki Sistem yang telah dibuat.
b. Apa-apa yang sudah dibuat semogga bermanfaat dan tanyakan kepada kami jika ada yang
tidak dipahami atau ada saran yang bisa kami perbaiki
12
3. Daftar Rujukan
[1] T.Wahyuningsih, 2014, Pengertian Surat Menyurat, Available at :
http://sir.stikom.edu/747/6/BAB%20III.pdf (Diakses 25/03/2018 pukul 08:12)
[2] T. Agtaviana, 2015, Pengembangan Sistem Informasi Kelurahan (SIK) Dengan Berbasis Web,
Available at : http://journal.uad.ac.id/index.php/JSTIF/article/view/3049 (Diakses 25/03/2018
pukul 09:15)
[3] Pustaka team, 2008, Kamus Besar Bahasa Indonesia Jakarta : PT. Gramedia Pustaka Utama
http://www.pengetahuandanteknologi.com/2016/09/metode-waterfall-definisi-tahapan.html
[5] A. Syamsudin, DKK, Metode FAST & ANALYTICAL HIERARCHY PROCESS dalam Rekayasa
nilai pada Proyek Konstruksi(Gedung Studi kasus Gedung Kantor Bupati Alor)
http://repository.warmadewa.ac.id/8/1/46-82-1-SM.pdf (Diakses 26/03/2018 pukul 09:11)
http://library.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2/2014-2-01054-MTIF%20Bab2001.pdf
[7] G.W. Sasmito, 2017, Penerapan Metode Waterfall Pada Desain Sistem Informasi Geografis
Industri Kabupaten Tegal, Available at:
13