Menyusun Proposal Kegiatan

Oleh:
Ricky Ferdianto
 Proposal
Asal Kata : root verb (V)Propose yang
berarti mengusulkan dan Proposal(kata
benda) berarti usulan

Jadi proposal berarti suatu rencana

usulan akan suatu proyek atau kegiatan
 Jenis Proposal
Proposal Proyek :
Untuk Rencana Proyek
(biasanya ada analisa rugi laba dan kelayakan proyek)
Ada mapping kondisi juga
Ada Rencana Kerjanya juga
Contoh: Proposal Proyek pembenahan sistem pengairan desa tengu
abang ,proyek penghijauan (pokoke ada kata proyek berarti proposal
proyek,^_^)
Ditawarkan ke pihak2 untuk dilibatkan dalam pengerjaan proyek
Proposal Kegiatan :
Untuk rencana kegiatan
Tematis
Tahapan pengerjaannya mungkin tidak selama proposal proyek
Ditawarkan ke pihak2 untuk terlibat dalam kegiatan yang direncanakan
Contoh : Proposal Acara Natal, Proposal Bakti anak bersama Syekh
Puji
 Isi proposal Kegiatan
Secara garis besar isi proposal tidak lepas dari prinsip 5W + 1H
Why : Berhubungan dengan kenapa kegiatan/acara harus
dilaksanakan (di Latar belakang dan tujuan kegiatan/acara )
What : Apa jenis kegiatan dan temanya
Who : Berhubungan dengan sasaran kegiatan dan penyelenggara
kegiatan
When : Berhubungan dengan tanggal dan pelaksanaan kegiatan
Where : Tempat pelaksanaan kegiatan
How : Berhubungan dengan bagaimana konsep dan bentuk
kegiatan, Bagaimana aturan aturan untuk berpartisipasi dalam
kegiatan( atau bagaimana event tersebut dikelola,
(acara,dana,publikasi)
 Format Proposal Kegiatan
Sebenarnya tidak ada yang baku,namun biasanya(atau lebih
tepatnya yang saya tahu) format proposal kegiatan adalah sbb:

1.Halaman Sampul /Cover

2.Latar Belakang
3.Tujuan Kegiatan
4.Nama dan Tema Kegiatan
5.Bentuk Kegiatan
6.Peserta
7.Penyelenggara
8.Jadwal dan Lokasi Kegiatan
9.Susunan Acara
10.Susunan Panitia
11.Rencana Anggaran
12.Penutup
13.Penawaran Kerjasama (sponsorship)
 Halaman Sampul/Judul/Cover
Berisi :
nama/judul kegiatan
lokasi dan waktu pelaksanaan kegiatan
penyelenggara yang bermaksud
mengadakan kegiatan
 Latar Belakang
Secara umum esensi isi latar belakang adalah
kesenjangan antara fakta yang ada dan apa yang
seharusnya.
Biasanya penulisannya dari yang bersifat umum ke
khusus (general to spesific)
Terdiri dari 3 tahap pendahuluan isi penutup
Prinsip Why
 Tujuan Kegiatan
Mengenai kenapa dan untuk apa kegiatan tersebut
direncanakan
Tujuan dapat terdiri hanya 1 tujuan
Atau kalo tujuan lebih dari satu urutkan dari yang
terpenting hingga yang kurang penting
Buatlah tujuan relevan dengan latar belakang yang
dikemukakan sebelumnya.
Prinsip Why
 Bentuk Kegiatan
Buatlah relevan dengan tujuan kegiatan
Berisi tentang format kegiatan
Contoh : kegiatan/ acara Natal
Tema : misal: Give light a Chance!
Bentuk kegiatannya :
1. Kunjungan/Visitasi ke Panti Asuhan
2. Misa Natal bersama anak anak panti asuhan
3. Pembagian baju baju dan alat2 tulis kepada anak2 panti asuhan
4. Lomba mewarnai gambar Yesus bersama Anak2
5. Dll

Prinsip What
 Peserta/Sasaran
Berisi tentang siapa yang menjadi sasaran
dari kegiatan yang kita rencanakan
Kelompokkan sasaran ini kedalam
segmen2 yang sesuai dengan bentuk
kegiatan yang kita rencanakan
Buatlah relevan dengan tema dan bentuk
kegiatan
Prinsip Who
 Penyelenggara

Berisi keterangan siapa yang menjadi

penyelenggara kegiatan.
Biasanya penyelenggara ini adalah suatu
kelompok organisasi atau komunitas yang
hendak melaksanakan kegiatan karena alasan
tertentu(mengacu pada latar belakang)
Pada bagian penyelenggara ini perlu pula
ditampilkan nama dan nomor kontak atau
sekretariat yang dapat dihubungi
Prinsip Who
 Jadwal dan Lokasi Kegiatan

Berisi keterangan kapan dan dimana kegiatan

akan dilaksanakan
Prinsip where dan When
 Susunan Panitia

Isinya susunan panitia yang udah dibentuk

Tujuannya agar pihak2 yang ditawari untuk
bekerja sama tahu dengan siapa mereka
bekerja sama
Susunan yang umum : Penanggung Jawab,
Panitia Pengarah ( SC),Panitia Pelaksana(OC)>
Ketupel,Bendahara,Sekretaris dan Seksi2
Prinsip who
 Rencana Anggaran

Berisi rincian pemasukan( Cash In), pengeluaran( Cash

Out), dan jumlah kekurangan dana
Dapat di breakdown dengan merancang anggaran dana
masing2 seksi kemudian ditotal secara keseluruhan
Pake sistem penyusunan anggaran yang sederhana aja
asal rapi,jelas dan rinci
Biasanya di mark up antara jumlah dana kebutuhan riil
dengan dana kebutuhan yg terlampir di proposal( mark
upnya yang realistis)
 Penutup

Isinya kalimat penutup yang menyatakan

harapan dan dukungan kepada semua
pihak agar tertarik untuk terlibat.
Ditandatangani oleh Ketua Pelaksana /
Ketua Panitia dan mengetahui
Penanggungjawab kegiatan
 Penawaran Kerjasama
(sponsorship)
Berisi tentang bentuk-bentuk penawaran kerjasama kepada pihak
sponsor
Ada format perjanjiannya
Biasanya ada kategori sponsor utama/tunggal, sponsor pendukung
dan sponsor partisipatif/Mitra
Baisanya pihak sponsor mau berpartisipasi dalam kegiatan jika :
Skala kegiatan besar, kegiatannya menarik dan marketable
Diberi kesempatan untuk menjual/promo/publikasi produknya (diberi
stan,Spot Acara,pemasangan media promo dsb)
Urusannya mudah dan tidak berbelit belit
Panitianya/Humasnya bisa meyakinkan pihak sponsor
sepadan dengan Apa yang bisa ditawarkan / dijual panitia kepada
pihak sponsor
 Catatan
Penyusunan proposal Kegiatan yang baik
disusun secara bersama sama melalui curah
gagasan dari seluruh panitia.
Prinsip 5w+1H merupakan kerangka dasar
dalam mengonsep proposal
Semoga Kepengurusan periode2009 -2010 ini
mampu menyambung langkah periode
sebelumnya untuk membawa IKK kearah yang
lebih maju
Terima Kasih dan Selamat Berkarya!