SISTEM INFORMASI

DI SARANA PELAYANAN
KESEHATAN

Materi (13)
MK Pengantar SIK
RMIK smt 4
1
 REKAM MEDIS DI YANKES DASAR
1. Health primary care (Puskesmas ) :
rekam medis puskesmas = sumber data
yang penting untuk diolah jadi informasi

Jenis-jenis kartu atau status rekam medis :

Family Folder, Kartu Tanda Pengenal,
Kartu Rawat Jalan, Kartu Rawat Tinggal,
Kartu Penderita & indek Penderita Kusta,
Kartu Penderita & indek Penderita TB, Kartu
Ibu, Kartu Anak, KMS Balita, anak sekolah,
Ibu hamil dan Usila, Kartu tumbuh Kembang
Balita, Kartu Rumah (sanitasi)
 REKAM MEDIS DI YANKES DASAR

Buku-buku register yang ada di Puskesmas

seperti :
Rawat Jalan, Rawat Inap (bila Puskesmas
tersebut mempunyai rawat inap), Kesehatan Ibu
dan Anak, Kohort Ibu, Kohort Balita, Gizi,
Penyakit menular, Kusta, Kohort kasus
Tuberculosa, Kasus Demam berdarah,
Pemberantasan Sarang Nyamuk, Tetanus
Neonatorum, Rawat Jalan Gigi, Obat,
Laboratorium, Perawatan Kesehatan
Masyarakat, Peran Serta Masyarakat,
Keseharan Lingkungan, Usaha Kesehatan
Sekolah, Posyandu
REKAM MEDIS DI YANKES DASAR
 REKAM MEDIS DI YANKES DASAR

Jenis kegiatan rekam medis :

a. Patient record : pecatatan data pasien
dari pendaftaran sampai mendapatkan
pelayanan (sesuai alur rm)
b.Manajemen berupa rekapitulasi harian,
bulanan, triwulan, semester, dan
tahunan dari informasi kartu atau status
rekam medis pasien
 SISTEM INFORMASI DI YANKES DASAR
Ruang lingkup kegiatan pengolahan dan analisa pada
tingkat puskesmas adalah :
a. Mengkompilasi data dari Puskesmas baik dalam
gedung maupun luar gedung
b. Mentabulasi data upaya kesehatan yang diberikan
kepada masyarakat yang dibedakan atas dalam
Wilayah dan luar wilayah
c. Menyusun kartu index Penyakit
d. Menyusun sensus harian untuk mengolah data
kesakitan
e. Melakukan berbagai perhitungan-perhitungan
dengan menggunakan data denominator
 SISTEM INFORMASI DI YANKES DASAR
Model Pengelolaan data Puskesmas :
SP2TP (SP3) = instrumen vital dalam sistem
kesehatan. Informasi tentang kesakitan,
penggunaan pelayanan kesehatan di
puskesmas, kematian, dan berbagai
informasi kesehatan lainnya berguna untuk
pengambilan keputusan dan pembuatan
kebijakan di tingkat kabupaten /kota
/kecamatan (Santoso, 2008)
A. SUMBER INFORMASI SP2TP
SP2TP terdiri atas pencatatan dan pelaporan
Pencatatan-pencatatan yang utama, antara lain:

1.. Kartu individu, seperti kartu rawat jalan, kartu ibu, kartu tb, kartu
rumah, dsb
2. Register, seperti register kunjungan, register KIA, register filariasis,
register posyandu dll
3. Laporan kejadian luar biasa dan laporan bulanan sentinel
4. Rekam kesehatan keluarga (RKK/family folder) yang diberikan khusus
untuk keluarga berisiko, antara ain:
Salah seorang anggotanya menderita tb
paru
Salah seorang anggotanya menderita kusta
Salah seorang anggo
B. MEKANISME SP2TP
Data SP2TP dan data lainnya diolah, disajikan, dan
diinterpretasikan sesuai dengan petunjuk pengolahan dan
pemanfaatan data SP2TP serta petunjuk dari masing masing
program yang ada (seperti program ISPA, malaria, imunisasi,
kesehatan lingkungan, KIA, gizi, perkesmas, dsb).
Pengolahan, analisis, interpretasi, dan penyajian dilakukan
oleh para penanggung jawab masing-masing kegiatan di
puskesmas dan pengelola program di semua jenjang
administrasi.
Informasi yang diperoleh dari pengolahan dan interpretasi data
SP2TP serta sumber lainnya dapat bersifat kualitatif (seperti
meningkat, menurun, atau tidak ada perubahan) dan bersifat
kuantitatif dalam bentuk angka, contoh : presentase, dsb.
Informasi tersebut dapat berupa laporan tahunan puskesmas.
C. PEMANFAATAN SP2TP
Informasi yang diperoleh dari SP2TP digunakan untuk
menunjang proses manajemen puskesmas,
penyusunan rencana tahunan puskesmas, rencana
kerja serta pemantauan dan pembinaan.
Bagi Dinkes dati II sebagai bahan penyusunan
rencana tahunan, penilaian kinerja pusk berdasarkan
beban kerja dan capaian kegiatan, monev dan
menentukan prioritas masalah serta tindak lanjutnya.
Informasi dari SP2TP akan membantu kelancaran
perencanaan (P1), P2, P3 program-program kegiatan
kesehatan .
 SISTEM INFORMASI DI YANKES DASAR
Pelaporan terpadu Puskesmas menggunakan
tahun kalender dari bulan Januari sampai
dengan Desember dalam tahun yang sama.
Beberapa laporan di SP2TP adalah:
1) Laporan bulanan, : Data Kesakitan (LB.1),
Data Obat-Obatan (LB.2), Gizi, KIA, Imunisasi
dan Pengamatan Penyakit menular (LB.3)
serta Data Kegiatan Puskesmas (LB.4);
2) laporan Sentinel, : Laporan Bulanan Sentinel
(LB1S) dan, Laporan Bulanan Sentinel (LB2S);
3) Laporan Tahunan, : Data dasar Puskesmas
(LT-1), Data Kepegawaian (LT-2) dan, Data
Peralatan (LT-3).
 SISTEM INFORMASI DI YANKES DASAR
Periodesasi pengiriman laporan :
Laporan Bulanan (LB) dilakukan setiap bulan dan
paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya dikirim
ke Dinas Kesehatan Dati II.
Laporan bulanan sentinel LB1S dan LB2S setiap
tanggal 10 bulan berikutnya dikirim ke Dinas
Kesehatan Dati II, Dati I dan Pusat (untuk LB1S ke
Ditjen PPM dan LB2S ke Ditjen Binkesmas),
Laporan Tahunan (LT) dikirim paling lambat tanggal 31
januari tahun berikutnya.
Khusus untuk laporan LT-2 (data Kepegawaian) hanya
di isi bagi pegawai yang baru/belum mengisi
formulir data Kepegawaian
 SISTEM INFORMASI DI YANKES DASAR
Beberapa informasi yang berasal dari Puskesmas :
1. Cakupan Program misalnya Cakupan KIA , Gizi, Cakupan
Imunisasi dll
2. Gambaran kunjungan di Puskesmas
3. Gambaran 10 besar penyakit berdasarkan umur dan jenis
kelamin, penyakit menular dan penyakit tak menular
4. Gambaran penyebab kematian berdasarkan umur, penyakit
menular dan penyakit tak menular
5. Gambaran penyakit-penyakit yang dapat dicegah dengan
imunisasi
6. Gambaran penggunaan obat di Puskesmas
7. Gambaran hubungan antara pola penyakit dan pola
penggunaan obat
 SISTEM REKAM
MEDIS DI RS
MENILAI PENGAMBILAN
MUTU KEPUTUSAN
PE PENCATAT DATA RM
LAYA FINANSIAL
NAN TPPRJ KEPUTUSAN

URJ LAP

UGD ASEM KODING/ ANILISING/

INDEKSING FILING REPORTING
BLING

TPPRI
PENGOLAH DATA RM
URI RISET &
PENDIDIKAN
IPP

LEGAL

DOKUMENTASI
14
SISTEM INFORMASI DI YANKES RUJUKAN
Sistem rekam medis :
Suatu sistem yang mengorganisasikan formulir,
catatan, dan laporan yang dikoordinasikan
sedemikian rupa untuk menyediakan informasi
yang dibutuhkan manajemen pelayanan kesehatan
guna memudahkan pengelolaan pelayanan
kesehatan
Suatu sistem yang dilaksanakan oleh sarana
pelayanan kesehatan untuk melayani pasien
sebagai manusia seutuhnya

Suatu sistem dimana semua hasil pelayanan

kepada pasien dapat dinilai dan dilihat pada
formulir-formulir dalam dokumen rekam medis
SISTEM INFORMASI DI YANKES RUJUKAN
Sistem pencatatan rekam medis dilakukan oleh
beberapa sistem yaitu
(a) Tempat Pendaftaran Pasien Rawat jalan
(TPPRJ), (b) Unit/Instalasi Rawat jalan (URJ), (c)
Unit/Instalasi Gawat darurat (UGD), (d) Tempat
Pendaftaran Pasien Rawat inap (TPPRI), (e)
Unit/Instalasi Rawat inap(URI), dan (f) Instalasi
Pemeriksaan Penunjang (IPP).
SISTEM INFORMASI DI YANKES RUJUKAN
Sistem pengolahan data yang dikerjakan di dalam
Unit Pelayanan Rekam medis meliputi (a) sub unit
Asembling, (b) sub unit Koding dan Indeksing, (c) sub
unit Filing dan (d) sub unit Analising dan Reporting.
Data dan informasi dari sistem pencatat data dikirim ke
sistem pengolah data rekam medis lewat sub unit
asembling untuk diolah dan diteruskan ke sub unit
berikutnya yang pada akhirnya akan menghasilkan
laporan-laporan yang berisi informasi-informasi guna
pengambilan keputusan manajemen. Setiap struktur
yang membentuk sistem rekam medis tersebut memiliki
prosedur-prosedur sistem yang akan dibahas pada bab
alur proses pelayanan rekam medis
SISTEM INFORMASI DI YANKES RUJUKAN
Sistem pengolahan data yang dikerjakan di dalam
Unit Pelayanan Rekam medis meliputi (a) sub unit
Asembling, (b) sub unit Koding dan Indeksing, (c) sub
unit Filing dan (d) sub unit Analising dan Reporting.
Data dan informasi dari sistem pencatat data dikirim ke
sistem pengolah data rekam medis lewat sub unit
asembling untuk diolah dan diteruskan ke sub unit
berikutnya yang pada akhirnya akan menghasilkan
laporan-laporan yang berisi informasi-informasi guna
pengambilan keputusan manajemen. Setiap struktur
yang membentuk sistem rekam medis tersebut memiliki
prosedur-prosedur sistem yang akan dibahas pada bab
alur proses pelayanan rekam medis
 SISTEM DAN INFORMASI TPPRJ
LAPORAN
TPPRJ ASSEMBLING
KIB
BARU

KIUP
REGISTER URJ RANAP TPPRI
KASIR

TPPRJ

LAMA
FILING

19
 20

KEPUTUSAN MANAJEMEN
LOKET RAWAT JALAN

Register Laporan KEPUTUSAN

Pendaftaran
Kinerja RJ MANAJEMEN
Pasien RJ

Dt_id_pasien 1. Rasio Kunj B/Total Kunj

Nama 2. Rasio Kunj L/Total Kunj
Seks 3. Cakupan pasien/wilayah
Umur 4. Cakupan pasien/umur
Alamat 5. Cakupan pasien/seks
Bayar sdr 6. Cakupan pasien/bayar
1. Pe+ atau pe- loket
Asuransi pendaftaran
Gakin 2. Sosialisasi rumah sakit
3. Pembukaan poliklinik
anak/geriatri
4. Kerja sama asuransi
5. Kerjasama perusahaan
 21

SISFO DI URJ

URJ
TPPRI

REGISTER
IPP
APOTIK

ASSEMBLING
FILING
KASIR
SENSUS HARIAN +
DRM PASIEN PULANG
 22

KEPUTUSAN MANAJEMEN
UNIT RAWAT JALAN

Laporan
SENSUS
Kinerja
KEPUTUSAN
HARIAN
poliklinik MANAJEMEN
RJ

1. Rasio pasien baru

REKAP
RJ/Total

RL_01 pasien RJ
2. Rasio pasien lama
RJ/Total 1. Pengembangan
Jml pasien rawat
pasien RJ pelayanan RJ
jalan (RJ)/poliklinik
3. Rasio pasien RJ 2. Evaluasi efisiensi
Jml pasien RJ
yang dirujuk keluar/ pelayanan RJ
yang dirujuk
Total pasien RJ
Jml pasien baru/ 3. Evaluasi ketenagaan
4. Rasio pasien RJ/
poliklinik
hari buka tiap pelayanan RJ
Jml pasien lama/ 4. Pemasaran sosial
poliklnik
poliklinik RJ
Jml pasien/hari
buka tiap poliklinik
 23

SISFO DI UGD (24 JAM)

TPPGD

UGD
TPPRI
REGISTER
IPP
APOTIK

ASSEMBLING
FILING
KASIR
SENSUS HARIAN +
DRM PASIEN PULANG
 24

KEPUTUSAN MANAJEMEN
GAWAT DARURAT

SENSUS Laporan KEPUTUSAN

HARIAN
Kinerja GD MANAJEMEN
GD

1. Rasio pasien GD
REKAP
yang dirujuk/Total

RL_01 pasien GD
2. Rasio pasien GD
kasus bedah/Total 1. Evaluasi efisiensi
Jml pasien gawat
pasien GD pelayanan GD
darurat (GD)
3. Rasio pasien GD 2. Evaluasi peralatan
Jml pasien GD
kasus bedah/ pelayanan GD
yang dirujuk
pasien GD non bedah
Jml pasien GD 3. Evaluasi ketenagaan
4. Rasio pasien GD
kasus bedah
DOA/Total pelayanan GD
Jml pasien GD 4. Evaluasi rujukan
pasien GD
kasus non bedah GD
Jml Death on
Arrival (DOA)
 SISFO TPPRI (24 JAM)
ADMISSION NOTE
DRM PASIEN
NEGOSIASI

PASIEN
KELAS dan
RUANG
TPPRI ADM. NOTE
DRM PASIEN URI
FORMULIR RI

LAPORAN ASSEMBLING

REGISTER
Infomasi
PENGUNJUNG/
TT kosong
PENENGOK
FILING
URI UGD
KIUP

25
 26

KEPUTUSAN MANAJEMEN
TPPRI
Laporan
SENSUS
Kinerja KEPUTUSAN
HARIAN
ranap MANAJEMEN
RI

1. Tingkat ketidak-
REKAP
nyamanan

RL_01 pasien
2. Tingkat keamanan
ruang tunggu,
Hasil suvai bangsal rawat inap,
ketidak puasan dll 1. Evaluasi proses
pasien (jenis + 3. Tingkat keluhan pelayanan
jumlah) terhadap kompetensi
2. Evaluasi proses
petugas dalam
pelayanan pembayaran
4. Tingkat ketidakramahan
petugas dalam
pelayanan
5. Tingkat keluhan dalam
proses pembayaran
 27

SISFO RAWAT INAP

LAPORAN
TPPRI
MUTASI PASIEN
SEMBUH
MENINGGAL
ADM. NOTE
DRM PASIEN URI DIRUJUK
APS
FORMULIR RI

YAN
JANG
REGISTER
LAPORAN
IPP FAR
KASIR SENSUS HARIAN +
ICU GIZI DRM PASIEN YANG
KELUAR RS
IBS LOG ASSEMBLING
 28

KEPUTUSAN MANAJEMEN
RAWAT INAP

SENSUS Laporan KEPUTUSAN

HARIAN
Kinerja RI MANAJEMEN
RI

1.Bed Occupancy Rate

REKAP
(BOR)

RL_01 2.Average Length of Stay
(ALOS)
3.Turn Over Interval (TOI)
Nama bangsal RI
4.Bed Turn Over (BTO) 1. Relokasi TT/bangsal
Jumlah TT
Jml pasien awal 2. Pembukaan/penutupan
Grafik Barber Johnson bangsal rawat inap
Jml pasien masuk
Jml pasien keluar 3. Pemasaran rumah sakit
1.Gross Daeth Rate (GDR)
hidup+mati
2.Net Daeth Rate (NDR) 4. Audit medik
Jml pasien mati 5. Audit kematian
Jml pasien mati
48 jam
Periode perhitungan
 29

SISFO IPP
KASIR
REGISTER

PASIEN
PERMINTAAN
URJ
LAPORAN HASIL IPP SENSUS
HARIAN ASSEMBLING

UGD RADIOLOGI

URI LABORATORIUM

ELEKTROMEDIK

FISIOTERAPI
 30

KEPUTUSAN MANAJEMEN
PENUNJANG MEDIS
Laporan
SENSUS Kinerja KEPUTUSAN
HARIAN
Penujang MANAJEMEN
medis

REKAP
1.Rasio jumlah pasien

RL_01 pem tertentu/total pem
2.Jumlah pem setiap
jenis/total pem
Jenis pemeriksaan
3.Jumlah pem dengan 1. Audit penggunaan
Jml pasien/pem
kelainan/total pem reagen
Jml spesimen/
4.Jumlah reagen setiap 2. Audit penggunaan
pemeriksaan
pem/total pem
film
3. Evaluasi yang
penunjang medis
 31

SISFO ASEMBLING
KLPCM (ketidak lengkapan
pengisian Catatan Medik)
DRM YANG TAK LENGKAP
URJ = IMR( incomplete
medical records
UGD SENSUS HARIAN
DRM PASIEN
URI
SELESAI DI
LAYANI
ASSEMBLING
IPP SENSUS DRM LENGKAP+
LAP PENGGUNAAN HARIAN KARTU KENDALI
NO. REKAM MEDIS
TPPRJ FORMULIR RM ANALISING/
REPORTING KODING/
TPPRI
INDEKSING
KARTU KENDALI
DRM TAK LENGKAP
 32

KEPUTUSAN MANAJEMEN
DALAM PENGELOLAAN REKAM MEDIS
Laporan
SENSUS Kinerja KEPUTUSAN
HARIAN
Penujang MANAJEMEN
medis

DOKUMEN
1.Angka ketidaklengkapan
REKAM
MEDIS dokumen rekam medis
2.Kinerja dokter/perawat/
bidan dalam melengkapi
Jumlah dok
data rekam medis
rekam medis
yang diterima/ 1. Audit rekam medis
hari 2. Evaluasi pelayanan
Jumlah dok
rekam medis
yang datanya
tak lengkap
Jumlah hari
dilengkapinya
dok rekam medis
 33

SISFO KODING/INDEKSING

DRM DRM
LENGKAP
KODING/ LENGKAP
FILING
KARTU INDEKSING KARTU
KENDALI KENDALI

INDEKS INDEKS INDEKS INDEKS

PENYAKIT OPERASI KEMATIAN DOKTER
 34

KEPUTUSAN MANAJEMEN
DALAM PENGELOLAAN REKAM MEDIS
Laporan
KARTU Kinerja KEPUTUSAN
KENDALI Penujang MANAJEMEN
medis

DOKUMEN
REKAM 1.Angka Morbiditas
MEDIS 2.Angka Mortalitas
3.Angka sebab
DATA PENYAKIT kematian
DATA OPERASI
1. Audit kematian
DATA SEBAB
2. Audit medis
KEMATIAN
DATA DOKTER
 35

SISFO FILING
BERITA
ACARA
PEMUSNAHAN PEMUSNAHAAN
DRM
LENGKAP
FILING DRM
KARTU RETENSI INAKTIF
KENDALI
DELIQUENT
DRM LAPORAN MEDICAL
DISIMPAN RECORDS

PEMINJAM TINGKAT
DRM LAPORAN PENGGUNAAN
TRACER DISEDIA DRM
KAN

PEMINJAM
 36

SISFO ANALISING/REPORTING
RI_3
SENSUS Analising/ INVENTARIS
HARIAN
reporting
RI_4
INDEKS KETENAGAAN
PENYAKIT

RI_1 RI_5
INDEKS KEGIATAN INVENTARIS
OPERASI RUMAHSAKIT MEDIS

INDEKS RI_6
RI_2
KEMATIAN INFEKSI
MORBIDITAS
NOSOKOMIAL
KINERJA
RUMAHSAKIT
 37

SKEMA SALURAN PENGIRIMAN INFORMASI

RUMAH SAKIT
RL1; RL2a; RL2b; RL3;RL4; RL5; RL6
DITJEN YANMED RL4a (R S Depkes)

RL1; RL2a; RL2b; RL3;RL4; RL5; RL6

DINKES PROPINSI
RL1; RL2a; RL2b; RL2a1; RL2b1;RL2c;
DINKES KAB/KOTA RL2.1; RL2.2; RL2.3;RL3;RL4; RL5; RL6
DEPKES
R.S PEMDA

TNI, POLRI,
DEPLAIN, BUMN TNI, POLRI,
R.S DEPLAIN, BUMN
RL1; RL2a; RL2b; RL3
RL4; RL5; RL6
SWASTA SWASTA
RL1; RL2a; RL2b; RL3 R.S
RL4; RL5; RL6