How to Handle

WEDDING PROJECT

Perfectly
Which one is
Perfect?
Apa
Goals-nya ?
 PERFECT WEDDING = HAPPY BRIDE

+ Parents + Big Fam + Comitee + Guests

PERFECT WEDDING = HAPPY BRIDE

Apa hubungannya dengan

TUGAS kita Sebagai ORGANIZER?
5 FUNGSI
TUGAS
WO

1. Konsultasi
2. Komunikasi
3. Koordinasi
4. Monitoring
5. Report
 How to be a
Professional
WEDDING ORGANIZER
7 SKILL YANG DIBUTUHKAN
oleh PROFESSIONAL WO

1. Organized
2. Detail Oriented
3. Professional Networker
4. Good Communicator
5. Responsive
6. Calm
7. Creative & Problem Solver
BRAINSTORMING PLANNING
( Identifikasi Masalah/ ( Menyusun Data2 yg
Kebutuhan Klien ) dibutuhkan )

Tahapan
PROJECT

ACTION ACTION
( Menyusun Data2 yg ( Menyusun Data2 yg
dibutuhkan ) dibutuhkan )
 Tahap 01:
BRAINSTORMING

Buat folder berkas per klien

(file checklist)

Kenali kebutuhan + keinginan

(data reservasi + hasil pertemuan)

WP: Konsep + Anggaran Biaya

WO: Kontrak vendor
Mitigasi potensi konflik
 TIPS
Effective
BRAINSTORMING
CLIENT ORGANIZER

 Talk  Knowledge
 Compromise  Be a Good Listener
 Be Objective
 Tahap 02:
PLANNING

1. Buat TimeLine
2. Wedding Checklist
TUJUAN: memastikan detail kontrak vendor sudah
memenuhi semua kebutuhan acara

3. Set Jadwal Pertemuan

Rapat Panitia/ Keluarga Besar + Rapat Persiapan Teknis

4. Lengkapi data pendukung:

Daftar VIP, Daftar Rias + Busana, Layout + Disain
Dekorasi, Daftar Foto, Susunan Panitia, Susunan Acara
+ Nama2 Pengisi Acara, Teks2, Daftar Lagu, dll
 MEETING
(Pertemuan2 Resmi)

Family ComiteeX Technical

MEETING MEETING MEETING
X

Menyusun Acara Sosialisasi Info Konfirmasi +

+ Kepanitiaan X Final Check
+ Fitting Busana
H-2 bulan H-2 minggu
(weekday/end) H-1 bulan (weekday)
(weekend)
Ditentukan klien Venue
Ditentukan
X klien
Keluarga inti Vendor +Panitia
Seluruh Panitia
 FAMILY/ COMITEE
MEETING
Do’s Dont’s
 Siapkan materi X Tidak menguasai
meeting sebelum H-3 materi meeting

 Max 2 appointment/ day X Minta B&G isi sendiri data

yang dibutuhkan
 Kenalan dgn Keluarga/ X Tdk fokus/ sibuk sendiri
Panitia terkait
 Hadir 30mnt lebih awal X Menyela pembicaraan

 Fokus pada agenda X Berpenampilan tidak rapi

pertemuan
 TECHNICAL MEETING
Do’s Dont’s
 Set Jadwal TM + undang X Telat!/ Lupa
pihak terkait H-7
X Kru tidak/ belum
 Kru sudah berkoordinasi mengetahui tugasnya
dgn vendor + panitia
X Tidak menguasai detil
 Antisipasi kendala teknis teknis acara

 Siapkan ruangan + X Brainstorming

peralatan meeting
X Berpenampilan tidak rapi
Moderator yg baik
 TIPS

Effective

MEETING

 Ready
 Focus
 Noted
Berlanjut ke materi SESI 2
ACTION + REPORT
Hal yang perlu dipersiapkan
sebelum hari H
• Daftar Panitia Acara
• Daftar Pelaku Acara
• Daftar Vendor Pendukung
• Daftar Rias dan Busana
• Rundown Acara
• Q-Card untuk MC
• Layout Semua Acara
• Daftar Foto
• Daftar Tamu VIP
• Text Dialog Acara
• Daftar Pengisi Acara
• Dll
SUSUNAN PANITIA
PELAKU ACARA
 VENDOR ACARA
Resepsi Pernikahan
Venue : Manggala Wanabakti PIC: Ibu Iis/ 0812.8065.355
Cattering : Alfabeth PIC: Bu Darmi/081584735631
Dekorasi : Agung Dekor PIC: Ahmad/0857.4786.5979
Photo n Video : Makna Foto PIC: Deni / 0812.8640.0319
Rias Penganten : Heksa PIC: Heksa/ 0812.1939.6699
Rias Ibu CPW : Heksa PIC: Heksa/ 0812.1939.6699
Rias Ibu CPP : Heksa Team PIC: Heksa/ 0812.1939.6699
Rias keluarga besar : Anggun Busana PIC: Nina/0815.8195.365
Busana Penganten(W) : Anggun Busana PIC: Nina/0815.8195.365
Busana Penganten (P) : Anggun Busana PIC: Nina/0815.8195.365
Busana Ibu CPW : Renyca Studio PIC: ……………………………
Busana Ibu CPP : Renyca Studio PIC: ……………………………
Busana Ayah : Sri Renggo PIC: ……………………………
Busana adek CPP : Sri Renggo PIC: ……………………………
Busana Keluarga : Anggun Busana PIC: Nina/0815.8195.365
Busana Pelaku Acara : Anggun Busana PIC: Nina/0815.8195.365
MC Acara Adat : Mamiek Marsudi PIC: Bu Mamiek/0816827347
MC Resepsi : Ibu Dewi PIC: Bu Dewi / 08128378378
Paes Solo : Tari Donolobo PIC: Bu Tari/0815.8902.698
Kursi : Manggala Wanabakti PIC: Ibu Iis/ 0812.8065.355
CHECK-LIST VENDOR
 CHECK-LIST VENDOR

Lampirkan Design, contoh foto dll

CHECK-LIST VENDOR
 TIM WO
Profesional
yang dibutuhkan
 CREW

JOB DES CREW

• Tim Loading

• Project Officer (PO)

• Floor Director (FD)

• Personal Assistant (PA)

• Liaison Officer (LO)

• VIP Tim

• Helper / Runner
 LOADING TEAM
Tugas nya adalah :
– Mendampingi Vendor pada saat Loading

– Memastikan pekerjaan pada vendor sesuai

dengan yang sudah direncanakan

– Memastikan Pekerjaan selesai pada waktunya

– Menjadi penghubung antara vendor dengan

panitia terkait

– Melakukan serah terima kerjaan dari para

vendor jika pekerjaan sudah selesai dan sesuai
dengan rencana
PROJECT OFFICER (PO)
Tugas Project Officer Adalah.

• PO adalah orang yang bertanggung jawab penuh pada

project ini. Dia yang sudah berkomunikasi dengan klien
(pemangku jahat) sejak awal.

• Melengkapi semua data data yang dibutuhkan

• Berkomunikasi langsung dengan pemangku hajat / Ketua

Panitia

• Pengambil keputusan tertinggi pada saat acara berlangsung.

Project Officer
 FLOOR DIRECTOR (FD)
Floor Director kepanjangan tangan dari Project Officer (PO)
yang mempunyai tugas :

• Menerima laporan dari seluruh tim yang lainya tentang

kesiapan masing masing bagian.

• Memeriksa kesiapan yang berhubungan dengan kebutuhan

acara.

• Membriefing para pelaku acara.

• Menjalankan acara sesuai dengan Time Line (Rundown) yang

telah disusun.

FLOOR DIRECTOR
PERSONAL ASSISTANT(PA)
Pengantin / keluarga pengantin (orang tua) perlu kita dampingi. Siapkan
crew yang selalu ada buat mereka.

Tugas Personal Assistant :

• Mendampingi
• Melayani
• Time Keeper
Yang Membutuhakan Personal Assistant :
• Pasangan Pengantin
• Orang Tua Pengantin
• Saudara kandung Pengantin
Bekali mereka dengan checklist kebutuhan Pengantin, termasuk catatan
pribadi.

Personal Assistant
 LIAISON OFFICER (LO)
Liaison Officer adalah atau biasa disingkat LO juga berperan
penting dalam kelancaran sebuah acara pernikahan yang
menggunakan jasa WO yang professional.
Tugas Liaison Officer Adalah.
• Menjadi penghubung antara PO dengan bidang yang dia
pegang.
• Memastikan kebutuhan yang dipegang sesuai
denganrencana.
• Mengkomunikasikan ke PO jika ada hal yang diluar rencana.

Yang Membutuhkan LO biasanya :

Among Tamu / Protocoler Tamu VIP
Keluarga Besar
MC
Artist / Band
Perias / MUA
Sanggar / Upacara Adat
VIP / VVIP MANAGEMENT
Penanganan tamu VIP/VVIP juga perlu perlakuan khusus,
kita harus bekerjasama dengan Panitia yang Mengenali
Tamu VIP/VVIP .
Tim yang dibutuhkan utk penanganan tamu VIP/VVIP
adalah :
• Crew Protokoler VIP/VVIP
Berkomunikasi dengan panitia yang mengenali tamu
VIP/VVIP
• Usher
Mengantar tamu VIP/VVIP ke tangga naik pelaminan.
Mengantar tamu VIP/VVIP keluar dari VIP Area
• Stopper
MenStop tamu reguler untuk memberi jalan tamu VIP/VVIP
• Crew VIP Area
Mempersilahkan tamu VIP/VVIP untuk makan di VIP Area
 HELPER / RUNNER
Helper atau Runner ini yang bertugas melayani para
crew. Mengecek segala perlengkapan diantaranya :
• Buku Tamu
• Souvenir
• Alat Tulis
• Signed
• Handy Talky (HT)
• Kosumsi Crew
• Checker kehadiran tamu
• Menerima Bunga Papan
• Dll
Penempatan Posisi Crew
Pilih Crew Sesuai dengan Keahliannya masing masing juga
sesuai dengan passionnya masing masing.

Posisi Crew pada Saat Acara Berlangsung

• Personal Assistant
Didepan pelaminan, atau tidak lepas pandangan mata dari
Pengantin atau klien yang sedang ditangani
• Floor Director
Posisikan dia di tangga naik Pelaminan
• Liason Officer
Posisikan dia dekat yang sedang ditangani
LO Musik di FOH
LO Among Tamu di sekitar among tamu
• VIP / VVIP Team
Sesuai dengan Tugasnya, ada yang di pintu masuk, standbye
mengantar, tangga naik pelaminan dan VIP area
• Helper dan Runner
Biasanya di area buku tamu
Dokument Pendukung
Lengkapi / Bekali para Crew kita dengan dokumen yang lengkap, supaya tidak banyak lagi pertanyaan
pada saat acara berlangsung.
 PENEMPATAN CREW

U3
PA

V3
LO

PA

PA

V
M
2 FD
C

LO LO

Helper U1
Checker

U2

V1
 CREW

BRIEF ALL CREW

Setelah disusun semua Crew

sebaiknya dilakukan Briefing
semua Crew yang akan bertugas
untuk pembagian Job-Desc
masing masing Crew beberapa
waktu sebelum mulai berugas.
Layout Acara
 LAYOUT 1

Layout Flow
Tamu dan
Penempatan
Among Tamu
 LAYOUT 2

Layout Penempatan Catering

 LAYOUT 3

Seating Arrangement

Akad Nikah
Text Text Dialog
PASRAH MANTEN
Dibaca Oleh : Bpk. Adi Data

Assalamaulaikum Wr.Wb. Text Dialog

Yang kami hormati, Bapak Anwar berserta Keluarga, dan para undangan.
Puja dan Puji Syukur masilah kita panjatkan ke hadirat Allat SWT, bahwa atas ridho dan
perkenanNya maka pada hari ini kita dapat hadir dan berkumpul disini dalam keadaan Akad Nikah :
sehat tidak kurang suatu apapun.
Juga Shalawat dan salam semoga tercurah kepada junjungan kita Nabi Muhammad • Text Serah Terima Pengantin
SAW, para keluarga, sahabat dan pengikutnya yang istiqomah mengikuti ajaran beliau • Text Ijab Kabul
hingga akhir zaman.
Bapak Anwar yang kami hormati. • Text Permohonan Ijin Nikah
Sebagai tindak lanjut kesepakatan bersama antara keluarga Bapak Sunarso dengan
keluarga Bapak Endang Maulana beberapa waktu yang lalu, untuk melangsungkan
pernikahan putra putri kita yaitu Dimas Ramadhani dengan Fathia Prinastiti Resepsi :
Sunarso. Maka berkenaan dengan maksud tersebut, kami beserta rombongan pada • Text Sambutan
hari ini mengantarkan, menyerahkan putra kami kepada keluarga Bapak Sunarso
untuk dinikahkan dengan putri bapak, yaitu Fathia Prinastiti Sunarso.
Kami mendoakan semoga atas rahmat Allah SWT pelaksanaan upacara akad nikah ini
berlangsung dengan selamat lancar tak kurang suatu apapun juga. Serta
perkenankanlah kiranya kami beserta rombongan keluarga calon mempelai untuk
turut menyaksikan jalannya upacara akad nikah ini.
Sebagai akhir kata, kami mohon maaf yang sebesar-besarnya bila sebagai utusan ada
sesuatu yang kurang berkenan dihati. Kami selaku manusia tak akan luput dari
kesalahan, karena kesempurnaan dan kebenaran adalah milik Allah SWT yang Maha
Pengasih dan Maha Penyayang. Sekian. Wassalamu'alaikum Wr.Wb.
Q-Card Akad Nikah
Pelaku Acara
Hari / Tanggal : Sabtu, 17 November 2018 Yg Menyerahkan CPP : Bpk. Susiwijono S.E.,M.E
Jam : 10.00 – 12.00 WIB Yg Menerima CPP : Bpk. Dr. Marwanto M.A
Tempat : Rafflesia Grand Ballroom Saksi Pihak CPW : Bpk. Prof. Mardiasmo
Balai Kartini Saksi Pihak CPP : Bpk. Tonny Sumartono
Pengapit CPP : 1. Mr. Henry Shannon
CPW : Aulia Rahmi Hadikusumah ( dr pihak CPP ) : 2. Mrs. Janet Shannon
Putri : 2 dari 4 bersaudara Pengapit CPP : 1. Bpk. Hadiyanto
Orang Tua : Bpk. Hadiyanto ( dr pihak CPW ) : 2. Ibu Wida Hadiyanto

Ibu Wida Hadiyanto

Pengapit CPW : 1. Ibu Rini
: 2. Ibu Elvi
Penghulu : Bpk. Madari S.Ag
CPP : Andrew E. Shannon ( KUA Setiabudi)
Putra ke : 2 dari 2 bersaudara Penasehat Perkawinan : Bpk. Ustadz DR Syamsi Ali
Orang Tua : Mr. Henry Shannon Qory : Ustadz Asep Sofyan
Mrs. Janet Shannon Saritilawah : Sdri. Silviana Nur
Pembawa Mas Kawin : Chris
Pembawa Cincin Kawin : Kieran
Q-Card Akad Nikah
• Rombongan CPP tiba di tempat Akad Nikah – MC membuka acara
• Wakil Kel CPP Menyerahkan Calon Pengantin Pria
• Wakil Kel CPW Menerima Calon Pengantin Pria
• Penyerahan seserahan secara simbolis dari ibu CPP kepada Ibu CPW
(seserahan lainnya diserahkan secara estafet)
• Pengalungan Melati oleh Ibu CPW kepada Calon Pengantin Pria
(Pembawa Nampan Melati: Dea Amelia Hadikusumah)
• CPP diapit oleh orang tua CPW menuju meja Akad Nikah
• Rombongan CPP menempati tempat duduk yang telah disediakan
• Orang Tua CPW menuju ruang transit Pengantin
• Permohonan Ijin CPW kepada orang tua
• Orang Tua CPW kembali menuju area Akad Nikah
• CPW memasuki area Akad Nikah
(diapit oleh Ibu Rini & Ibu Elvi)
• Pembacaan Ayat Suci Al-Qur’an
• Pembacaan Saritilawah
• Khotbah Nikah dilanjutkan dengan Prosesi Ijab Kabul
• Pembacaan Ijab oleh Orang tua CPW & Kabul oleh CPP
• Pembacaan Taklik dan Penandatanganan Naskah Kawin
• Penyerahan Mahar
 TIPS

J-3

 Checksound

 Briefing Pelaku acara

 Double Check