General Affair

D I S USUN O L E H: HE R R Y S YA F R I A L , S . P D. , M. A .
Standard Operating Procedure (SOP)
• Pengertian
SOP adalah: Serangkaian instruksi kerja tertulis yang dibakukan
(terdokumentasi) mengenai proses penyelenggaraan administrasi
perusahaan, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan
oleh siapa dilakukan.
Menurut Tjipto Atmoko, Standard Operating Procedure merupakan
suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai
dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah
berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif dan prosedural
sesuai tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja pada unit kerja yang
bersangkutan.
Manfaat SOP
1. Memberikan penjelasan tentang prosedur kegiatan secara detail dan
terinci dengan jelas dan sebagai dokumentasi aktivitas proses bisnis
perusahaan.
2. Meminimalisasi variasi dan kesalahan dalam suatu prosedur operasional
kerja.
3. Mempermudah dan menghemat waktu dan tenaga dalam program
training karyawan.
4. Menyamaratakan seluruh kegiatan yang dilakukan oleh semua pihak.
5. Membantu dalam melakukan evaluasi dan penilaian terhadap setiap
proses operasional dalam perusahaan.
6. Membantu mengendalikan dan mengantisipasi apabila terdapat suatu
perubahan kebijakan.
7. Mempertahankan kualitas perusahaan melalui konsistensi kerja karena
perusahaan telah memilki sistem kerja yang sudah jelas dan terstruktur
secara sistematis.
Prinsipi Prinsip SOP
• Dalam PERMENPAN PER/21/M-PAN/11/2008
disebutkan bahwa pembuatan SOP harus
memenuhi prinsip-prinsip antara lain adalah
kemudahan dan kejelasan, efisiensi dan
efektivitas, keterukuran, keselarasan,
berorientasi kepada pengguna, dinamis,
kepatuhan terhadap hukum, dan kepastian
hukum.
1. Konsisten, SOP harus dilakukan secara konsisten dari waktu ke waktu,
oleh siapapun, dan dalam situasi apapun oleh seluruh jajaran organisasi
pemerintahan.
2. Komitmen, SOP harus dilakukan dengan komitmen penuh dari seluruh
jajaran pegawai dari level yang paling rendah sampai yang tertinggi.
3. Perbaikan Berkelanjutan, Pelaksanaan SOP harus terbuka terhadap
penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang benar-benar efektif
dan efisien.
4. Mengikat, SOP sifatnya harus mengikat pelaksana dalam menjalankan
tugasnya sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.
5. Seluruh Unsur Memiliki Peran Penting, Seluruh pegawai memiliki peran
dalam setiap prosedur yang telah di standarkan. Jika pegawai tersebut
tidak melaksanakan peranannya dengan baik, maka proses produktivitas
dalam suatu organisasi atau sebuah perusahaan akan terganggu.
6. Terdokumentasikan dengan Baik, Seluruh prosedur yang telah di
standarkan harus di dokumentasikan dengan baik, sehingga dapat
dijadikan sebagai referensi bagi setiap orang yang membutuhkan.
Tugas GA
1. Melakukan pengelolaan dan perawatan kendaraan dinas
2. Perawatan gedung
3. perawatan lingkungan kantor (lahan parkir, halaman
kantor, gudang, dsb)
4. Kebersihan lingkungan kerja (ruang kerja, lobby dan
semua area perusahaan)
5. Perawatan instalasi listrik (Mechanical dan electrical)
6. Semua bentuk perizinan perusahaan
7. Distribusi ATK dan alat-alat kerja lainnya (meja, kursi, laptop,
komputer, dll)
8. Keamanan perusahaan (satpam, security)
9. Berhubungan dengan pihak eksternal (Pemda, Kepolisian, pemkab,
muspida, ormas, wartawan, kelurahan, kecamatan dll)
10. Mengurusi semua kebutuhan operasional perusahaan
11. mengurusi dan berhubungan dengan outsourcing company
12. Mengurusi karyawan outsourcing (office boy, security, driver,
resepsionis, dll)
13. Mengurusi semua kebutuhan dan operasional saluran komunikasi
(telepon, fax, HP, BB, dll)
14. Mengurusi dan mengelola kantin jika ada
Spesifikasi Jabatan

1. Pendidikan SMU/Sederajat Atau berpengalaman +/- 5 tahun di

bidang General Affairs.
2. Mengerti dan memahami peraturan dan perundangan yang berlaku
serta proses pengurusannya
3. Memiliki kemampuan untuk merencanakan Jadwal Pemeliharaan
fasilitas Kantor dan memperbaiki kerusakan.
4. Memiliki kemampuan untuk merencanakan Jadwal Inspeksi Asset
Perusahaan dan melaporkan ke FAA Dept.
5. Memiliki kemampuan untuk mengamankan fasilitas Perusahaan
dan Asset Perusahaan.
Ringkasan Pekerjaan

Melakukan pengurusan seluruh perijinan yg dibutuhkan oleh

perusahaan, menjaga hubungan baik dengan lingkungan
sekitar perusahaan dan dengan pemerintah daerah
setempat, melakukan pencatatan dan pelaporan Asset
Perusahaan, melakukan pemeliharaan dan perbaikan sarana
kantor, dan memastikan ketersediaan kebutuhan kantor,
serta pengamanan Fasilitas kantor dan asset perusahaan.
Tanggung Jawab

1. Bertanggung jawab terhadap pemenuhan perijinan yang diperlukan

perusahaan.
2. Bertanggung jawab terhadap terpeliharanya hubungan baik
dengan lingkungan sekitar Perusahaan.
3. Bertanggung jawab terhadap pelaporan secara periodik
keberadaan dan kondisi asset perusahaan.
4. Bertanggung jawab terhadap terpeliharanya fasilitas kantor.
5. Bertanggung jawab terhadap ketersediaan kebutuhan stationary .
6. Bertanggung jawab terhadap keamanan seluruh fasilitas kantor dan
asset perusahaan.
Indikator Kinerja

1. Ketersediaan Izin yang diperlukan perusahaan dan

terjaganya hubungan dgn lingkungan sekitar perusahaan.
2. Ketepatan laporan Asset perusahaan ke FA Dept.
3. Ketersediaan Stationary yg dibutuhkan perusahaan.
4. Terpeliharanya Fasilitas pendukung di kantor.
5. Terpeliharanya Keamanan Fasilitas kantor dan asset
perusahaan.