WILAYAH

TAGIH 1
 TUJUAN PEMBELAJARAN

Memahami kendala-
Mengetahui dan Mengetahui step-step
kendala yang
memahami urgensi yang dilakukan Mampu membuat
dilakukan dalam
setting wilayah tagih dalam melakukan wilayah tagih yang
setting wilayah tagih
dan impactnya setting wilayah tagih seimbang antara satu
dan solusi yang
terhadap dan mampu PIC dengan PIC
dilakukan untuk
performance menerapkannya lainnya
mengatasi kendala 2
collection cabang dalam simulasi
tersebut
WILAYAH TAGIH
 Merupakan pemetaan atau pembagian atas area tagih cabang sesuai
dengan kondisi dan kebutuhan cabang.
 Wilayah Tagih terdiri dari daerah yang mempunyai beberapa zipcode
atau kodepos.
 1 Jabatan yang sama tidak boleh ada di wilayah tagih yang sama . Misal
2 RE atau 2 FC

3
PENTINGNYA MEMBUAT WILAYAH
TAGIH BAGI SETIAP CABANG
 Proses assignment collector akan terganggu bila cabang yang
tidak melakukan inputan, maka settingan yang ada di confins
saat ini akan hilang.

 Banyaknya kontrak past due yang unassign / tidak mempunyai

collector saat perubahan tersebut dijalankan.

 Perhitungan KPI Individu collector yang tidak tepat

dikarenakan adanya kontrak yang tidak terassign dengan baik
yang pada akhirnya akan mempengaruhi insentif

4
 ILUSTRASI PEMBAGIAN AREA TAGIH
TIPS SETTING AREA TAGIH

Pembagian Kode Pos

Kode Pos A
J A Kode Pos B
Kode Pos C
B
I Kode Pos D
Kode Pos E
H C Kode Pos F
Kode Pos G
Kode Pos H
G
Kode Pos I
F D Kode Pos J
E

5
 TIPS SETTING AREA TAGIH

Pembagian Area Tagih FC

Kode Pos
Kode Pos A
G FC 1 a
Kode Pos Area Tagih FC 1
FC 3 a B
Kode Pos Area Tagih FC 2
H FC 1 b
FC 3 b 185 Ctr Area Tagih FC 3
150 Ctr Kode Pos
Kode Pos C
FC 1 c
I, J

FC 3 c

165 Ctr
FC 2 a
* Asumsi hanya ada 3 FC
FC 2 c
FC 2 b Kode Pos
Kode Pos D
Kode Pos
F
E

6
 TIPS SETTING AREA TAGIH

Pembagian Area Tagih RE

Kode Pos
Kode Pos A
E, F
Area Tagih RE 1
RE 2 a RE 1 a
Kode Pos Area Tagih RE 2
B, C
Kode Pos 55 Ctr
G, H 45 Ctr RE 1 b
RE 2 b
RE 1 c
Kode Pos Kode Pos D * Asumsi hanya ada 2 RE
I, J
RE 2 c

7
 TIPS SETTING AREA TAGIH

 Menu setting area tagih ada dilogin Confins (Collection –

Subzipcode – Wilayah Tagih)

8
 TIPS SETTING AREA TAGIH

● Langkah langkah yang harus diperhatikan BCH/S dalam

melakukan Setting Area untuk FC dan RE :

1. Ketahui data kontrak aktif, dan lihat penyebarannya berdasarkan KODE

POS (dapat diambil dari data: List of Customer - Full (LOC) awal bulan)

9
 TIPS SETTING AREA TAGIH

2. Ketahui data assignment kontrak past due yang turun dibulan sebelumnya, yang
ter-assign ke FC dan RE (AIS – Report - Collection - Collector Performance
Detail)

10
 TIPS SETTING AREA TAGIH

Setelah masuk ke Collector Performance Detail, pada saat klik “view report”,
akan muncul tampilan seperti pada gambar diatas
11
 TIPS SETTING AREA TAGIH

Lalu ke menu AIS – Report – Report Viewer , klik “search”, lalu klik “excel”
(bila banyak pilihan, pilih yang paling atas/update) untuk melihat hasil report
12
 TIPS SETTING AREA TAGIH

● Selanjutnya data Collector Performance Detail ini dapat di

compare (Lookup) dengan data LOC awal bulan untuk
mendapatkan KODE POS masing-masing kontrak pastdue-nya

● Dengan demikian seorang BCH dapat menyeimbangkan

kontrak-kontrak yang akan ter-assign ke FC/RE-nya

3. Data tersebut digunakan seorang BCRH untuk mendapat gambaran dalam

pembagian KODE POS untuk FC dan RE. Sehingga tidak seimbangnya
penanganan kontrak past due oleh FC dan RE dapat dihindari

Note : Pembagian kode pos yang akan diberikan ke FC dan RE

dapat disesuaikan dengan kondisi jumlah SDM yang ada,
penyebaran kontrak aktif , dan Assignment pastdue
13
selama sebulan
 TIPS SETTING AREA TAGIH

HAL-HAL YANG HARUS DIPASTIKAN SAAT

MELAKUKAN SETTING AREA
1. Pembagiaan Setting Area berdasarkan KODE POS yang menjadi area cover cabang

2. Untuk Setting Area Tagih, jangan selalu mengikuti dengan pembagian VB yang
sudah ada dicabang. Karena pembagian VB yang ada dicabang merupakan
pembagian area Survey untuk ME , sehingga pembagian VB belum tentu sesuai
untuk Setting Area Tagih untuk FC dan RE

3. Buat pembagian area tersebut secara manual (Di Excel ) sebelum dilakukan Setting
Area di Confins
● Hal ini untuk memudahkan jika akan dilakukan Re-Area atau
penambahan SDM di cabang
● Dan seorang BCRH dapat mengetahui permasalahan dengan
cepat jika terjadi permasalahan dengan assignment kontrak
14
 TIPS SETTING AREA TAGIH

4. Pastikan saat melakukan Setting Area di Confins, tidak ada KODE POS
yang diassign ke 2 orang yang memegang jabatan yang sama. Karena hal
ini akan menyebabkan kontrak berpindah-pindah secara system dari FC
satu ke FC lain yang mempunyai assignment KODE POS yang sama

Contoh : KODE POS 15422 dimasukan kedalam FC Andi ,

tetapi dimasukan juga sebagai area tagih FC Dodi

15
Beberapa hal yang dapat menyebabkan kontrak UnAssign :
 Kode Pos yang diisi dialamat kontrak tidak tepat atau tidak diisi oleh AE/ME (Contoh
Kode pos alamat kontrak di isi dengan kode pos : 9999)
 Kode Pos kontrak tersebut belum dimasukan kedalam Setting Area Tagih FC/RE

16
TAHAPAN TAHAPAN PEMBUATAN
WILAYAH TAGIH

17
 TAHAPAN TAHAPAN PEMBUATAN
WILAYAH TAGIH
 Perencanaan membentuk wilayah tagih atau pembagian wilayah tagih
sesuai dengan kebutuhan cabang.
 Memasukan kodepos atau zipcode kedalam wilayah tagih yang dibuat
setting scheme (zipcode)
 Memasukan collector didalam wilayah tagih yang telah dibuat atau setting
scheme collector.
 Memasukan kontrak kontrak kedalam wilayah tagih atau re-assign collector
 Bila perlu bagi cabang membagi 1 zipcode kedalam 2 atau lebih wilayah
tagih dengan menggunakan subzipcode

NOTE :
ini semua 1 kesatuan yang harus dilakukan di
18
cabang
MISAL CAB A MEMPUNYAI 3 FC , 3 RE
DAN 1 REPO
Wilayah tagih A

Wilayah Tagih B

Wilayah Tagih C
FC A FC B FC C
RE A RE B RE C
Repo A Repo A Repo A

19
MISAL CAB B MEMPUNYAI FC 3, RE 2 DAN
1 REPO
Wilayah tagih A

Wilayah tagih B
FC A FC B
RE A RE B
Repo A Repo A

Wilayah tagih D
Wilayah tagih C

FC C FC C
RE A RE B
Repo A Repo A
20
CARA MEMBUAT WILAYAH TAGIH DI
CONFINS

21
BERDASARKAN WILAYAH TAGIH YANG AKAN DIBUAT
DI CONFINS

22

22
CARA MEMASUKAN KODEPOS ATAU ZIPCODE
BERDASARKAN WILAYAH TAGIH YANG AKAN
DIBUAT DI CONFINS

23

23
SETELAH BUAT WILAYAH TAGIH
Langkah selanjutnya memasukan collector didalam wilayah tagih dibuat

24

24
MELAKUKAN RE-ASSIGN COLLECTOR

25

25
ADA YANG BARU …..
SEKARANG DAPAT MENGGUNAKAN 1 ZIPCODE
DALAM 2 WILAYAH TAGIH, DIMANA TERDAPAT
2 COLLECTOR ATAU LEBIH YANG MEMPUNYAI
FUNGSI JABATAN SAMA

DENGAN
MENGGUNAKAN
SUBZIPCODE
“Bila cabang membutuhkan 1 zipcode di gunakan dalam 2 wilayah
tagih,
maka di buatlah subzipcode” 26
KAPAN SUBZIPCODE DIGUNAKAN OLEH
CABANG

 Ada area yang luas sehingga area tersebut akan

diassign kepada 2 orang atau lebih dengan
jabatan yang sama.
 Ada area yang beririsan dimana kedua irisan
tersebut dihandling oleh 2 atau lebih PIC dengan
jabatan yang sama.
 Adanya populasi yang tidak merata di suatu area
sehingga penanganan diarea tersebut  akan
ditransfer kepada pic yang berbeda namun
dengan   Jabatan yang sama.
27
CARA MEMBUAT SUBZIPCODE

28

28
HALAMAN YANG MUNCUL SETELAH
.
KLIK ‘ADD’. KLIK UNTUK MENCARI ZIPCODE DAN NAMA DAERAH YANG TERDAFTAR

29

29
AKAN MUNCUL

30
FORMAT PENULISAN SUBZIPCODE

Kodepos+CGID+NomorUrut
Contoh:
Kodepos/zipcode = 15151
CGID = 332
NomorUrut = 01
SubzipcodeID = 1515133201

31
LANGKAH SELANJUTNYA

32
APPROVE SUBZIPCODE

33

33
POINT PENTING DALAM MENGATUR
WILAYAH TAGIH
 Wilayah Tagih = Wilayah tagih adalah sekumpulan area
zipcode
 Scheme collector = Digunakan untuk memindahkan
collector dari satu wilayah tagih ke wilayah tagih lainnya
 Scheme = Digunakan untuk memasukan
kodepos/zipcode
 Re-assign Collector = Digunakan untuk assign contract
ke wilayah tagih.
 Sub-zipcode = Pecahan dari zipcode. Dibuat pada saat 1
zipcode didaftarkan ke lebih dari 1 wilayah tagih.

34
PANDUAN PENGECEKAN UN ASSIGN KONTRAK

Un Assign kontrak merupakan kontrak yang tidak terdapat

Collector yang menangani oleh PIC atau Collector . atau
kontrak – kontrak sudah terdapat di wilayah tagih tetapi di
dalam wilayah tagih tersebut tidak terdapat collector
sehingga menyebabkan kontrak – kontrak tersebut Un assign.

35
PENYEBAB TERJADINYA UN ASSIGN KONTRAK DI
KARENAKAN

 Kodepos sudah di masukan ke dalam wilayah tagih

tetapi di dalam wilayah tagih tidak terdapat PIC yang
menghandle wilayah tagih (cara memasukan Collector
ada di menu Scheme Collector)
 Wilayah tagih sudah tidak aktif tetapi di dalam wilayah
tagih tersebut masih ada kontrak yang menempel di
wilayah tagih , sehingga kontrak yang ada di wilayah
tagih tidak aktif menajadi un assign.

36
CARA MELAKUKAN PENARIKAN REPORT UN
ASSIGN

37
CARA PENANGAN KONTRAK UN ASSIGN
BERDASARKAN REPORT KONTRAK UN ASSIGN
DI SYSTEM

 Ambil data berdasarkan excel atau Open Office sehingga

dapat memudahkan di edit
 Kelompokan berdasarkan zipcode dan wilayah tagih yang
terdapat di report kontrak un assign
 Klasifikasi masalah kenapa kontrak tersebut menjadi un
assign (mohon lihat penyebab terjadinya kontrak Un assign
)

38
CARA PENANGAN KONTRAK UN ASSIGN BERDASARKAN
REPORT KONTRAK UN ASSIGN DI SYSTEM

 Bila sudah menemukan masalah terjadi kontrak un assign

maka mohon melengkapi kekurangan baik di scheme
Collector (bila memperbaiki collector ) dan di scheme
untuk memastikan kode pos masuk kedalam wilayah tagih.
 Lakukan Re assign Kontrak bila penyetingan sudah benar
 Memastikan di setiap wilayah tagih terdapat PIC atau
collector sesuai dengan fungsi dan jabatan , dan jangan ada
dalam 1 wilayah tagih terdapat 2 atau lebih yang
mempunyai fungsi dan jabatan yang sama

39
REPORT KONTRAK BELUM ADA WILAYAH TAGIH

Latar belakang adanya report kontrak belum ada wilayah

tagih

 Kontrak belum ada wilayah tagih merupakan kontrak –

kontrak yang zipcode sudah terdaftar di wilayah tagih
namun harus dilakukan Re assign Kontrak, ataupun kontrak
yang kode pos belum dimasukkan kesuatu wilayah tagih
pada saat penyetingan wilayah tagih di confins.

40
CARA MELAKUKAN PENARIKAN KONTRAK
YANG BELUM ADA WILAYAH TAGIH

41
CARA PENANGAN KONTRAK UN ASSIGN
BERDASARKAN REPORT KONTRAK UN ASSIGN
DI SYSTEM
 Klafikasi masalah kenapa kontrak tersebut menjadi un assign
(mohon lihat penyebab terjadinya kontrak Un assign )
 Bila sudah menemukan masalah terjadi kontrak un assign maka
mohon melengkapi kekurangan baik di scheme Collector (bila
memperbaiki collector ) dan di scheme untuk memastikan kode pos
masuk kedalam wilayah tagih.
 Lakukan Re assign Kontrak bila penyetingan sudah benar.
 Memastikan di setiap wilayah tagih terdapat PIC atau collector
sesuai dengan fungsi dan jabatan , dan jangan ada dalam 1 wilayah
tagih terdapat 2 atau lebih yang mempunyai fungsi dan jabatan yang
sama.

42
REPORT PIC WILAYAH TAGIH

 Latar belakang untuk Report PIC Wilayah Tagih

 Dimana menu tersebut dapat mengakomodir seorang untuk
melihat komposisi Man Power atau PIC di setiap Wilayah
tagih . Sehingga diharapkan tidak terdapat kesalahan dalam
penyetingan penentuan komposisi PIC yang merupakan
strategi collection untuk menempatkan collector di setiap
wilayah tagih

43
CARA MELAKUKAN PENARIKAN REPORT PIC
WILAYAH TAGIH

44
 CARA PENGERJAAN REPORT PIC WILAYAH TAGIH

untuk melihat komposisi yang didapat ada baiknya menggunakan Pivot Table sehingga dapat dilihat
penyebaran dengan jelas, Berikut cara pengerjaanya :

45
KEMUDIAN KLIK INSERT – PIVOT TABLE (UNTUK XL 2007)

 
Maka dalam penyetingan Pivot dapat dilihat data

46
SETTING WILAYAH TAGIH

Menu : AIS – RACE – Collection – Setting Wilayah Tagih

47
TUJUAN PENYETINGAN HARI TAGIH
Dapat menentukan dalam penyetingan di sistem dengan
jadwal visit collector berdasarkan hari tagih

48
 REPORT PIC WILAYAH TAGIH

Dalam melakukan pengecekan report PIC wilayah tagih dapat sebagai acuan dalam
melakukan penyetingan hari tagih di setiap fungsi dan jabatan setiap – setiap
49
collector yang ada di cabang yang dilakukan oleh BCRH yang merupakan strategi
pemetaan collection
Penyetingan hari tagih berdasarkan jabatan dan bucket penanganan collector yang
ada di cabang

50
REPORT BELUM ADA WILAYAH TAGIH
CARA PENARIKAN REPORT KONTRAK BELUM ADA WILAYAH TAGIH
AIS – REPORT – COLLECTION – REPORT KONTRAK BELUM ADA WILAYAH TAGIH -
COLLECTION GROUP - VIEW REPORT
Kemudian klik OK
pada QUEUING THE REQUEST

51
 Untuk melihat report yang telah di request sebelumnya Pilih menu AIS –
REPORT – REPORT VIEWER Klik SEARCH pada menu REPORT VIEWER
sehingga akan muncul tampilan sebagai berikut

52
REPORT KONTRAK BELUM ADA WILAYAH TAGIH dapat diunduh dengan
format PDF maupun excel. Untuk lebih memudahkan dalam melakukan
perubahan, sebaiknya report diunduh dalam excel sehingga akan muncul
tampilan seperti berikut

53
 CARA EDIT REPORT KONTRAK BELUM ADA WILAYAH
TAGIH

1 Kolom NAME dan ZIPCODE pada report awal masih merupakan gabungan dari beberapa
kolom sehingga harus dijadikan satu kolom (seperti pada tampilan di bawah ini, kolom
NAME merupakan gabungan dari kolom G-H-I sehingga harus dijadikan satu kolom)

2 Blok kolom NAME seperti pada tampilan nomor 1 dan kemudian klik MERGE & 54
CENTER serta WRAP TEXT sehingga akan muncul tampilan sebagai berikut (Kolom
NAME menjadi hanya satu kolom yaitu kolom G)
55
 Lakukan langkah nomor 1 dan 2 untuk kolom ZIPCODE sehingga akan muncul
3 tampilan sebagai berikut (Kolom NAME dan ZIPCODE hanya terdiri dari satu kolom)

Hapus kolom H dan kolom I seperti

tampak pada gambar disamping

56
 Setelah langkah
diatas dilakukan
akan muncul
tampilan sebagai
berikut

57
klik OK
Pindahkan
ZIPCODE,NAME serta
AGREEMENT NO pada
kolom ROW LABELS
seperti pada tampilan
gambar di bawah ini

58
CARA ASSIGN KONTRAK YANG BELUM ADA
WILAYAH TAGIH

Lakukan pengecekan di menu RE – Assign Contract, perhatikan kolom

WILAYAH TAGIH, OVER DUE DAYS & COLLECTOR

 Jika kolom WILAYAH TAGIH kosong

- Lakukan pengecekan di menu Wilayah Tagih
- Cek Zipcode terdaftar ke wilayah tagih atau belum
- Zipcode belum terdaftar ke wilayah tagih yang telah dibuat
( Status Active) maka perlu dilakukan pendaftaran zipcode di menu SCHEME

59
 PANDUAN NON ACTIVE WILAYAH TAGIH

60
61
2

62
63
4

64
PANDUAN RESET KONTRAK

65
66
67
68
69