JobDesc, KPI, & Ideal Habit

BCH/S dan BRH

Management Trainee Unit Collection 2017
 Tujuan Pembelajaran

Memahami komponen
KPI BCS/BCH dan BRH Memahami Insentif
Memahami tugas & team collection,
dan all team collection Memahami ideal habit
tanggung jawab SPV sehingga peserta tahu
cabang, sehingga BCS/BCH/BRH sebagai
Collection dalam me- bagaimana salah satu
peserta memahami salah satu strategi
manage team serta bentuk stimulus ke
bagaimana kesuksesan mencapai target KPI
transfer knowledge team
pekerjaan mereka
diukur
Struktur Cabang
JOB DESK
 BCH/BCS

A. Responsibility

 Bertanggung jawab terdapat portfolio dan

kegiatan penagihan kontrak di cabang dari bucket
1-90 dan Meminimalisir Roll Rate 31, Roll Rate 61
dan Roll Rate 91
 Control dan monitoring pencapaian KPI cabang
dan Individu dibawahnya
 Berkoordinasi dengan BRH dalam monitoring
kontrak pastdue Motor dan Mobil
 Berkoordinasi dengan Kepala produk DF dan NDF
untuk mengevaluasi kontrak-kontrak Pastdue
 Berkoordinasi dengan ACH untuk mengevaluasi
dan merencanakan strategy pencapaian KPI
cabang
 Melakukan perencanaan,pemenuhan, pembinaan dan
pengembangan Man Power Collection sesuai kompetensi di cabang
 Memastikan Regularity, Monitoring Control System dan Collection
Activity berjalan di Cabang
 Memberikan assignment dan target harian kepada Collector setiap
hari berupa DKH dan memastikan target harian untuk collector
tercapai
 Melakukan Short Interval Control (SIC) setiap harinya
 Bertanggung jawab terhadap pencapaian KPI cabang dan individu
dibawahnya
 Melakukan Re-visit kontrak –kontrak yang Roll rate dari FC, RE dan
REPO
 Membuat report-report progres pencapaian KPI cabang dan
Individu
 Mengelola pencadangan kerugian dan Recovery cabang sesuai
budget

B. Hirarki tanggung jawab

 BCH bertanggung jawab kepada BM dan Berkoordinasi kepada ACH
 BRH
A. Responsibility
 Melakukan penyelesaian kontrak PD>90 dan recovery WO cabang-
cabang dibawah supervisinya
 Bertanggung jawab terhadap kegiatan penagihan pastdue >90 hari
dan penyelesaian nya dengan cara penarikan, pelunasan baik oleh
internal collector maupun External Collector (Excoll)
 Membuat laporan mengenai progres penanganan kontrak bermasalah
 Melakukan proses rekrut external collector
 Melakukan credit checking atas alamat, kredibilitas dan prestasi
external collector
 Mengetahui jenis jaminan yang diberikan external collector dan
Melakukan administrasi MOU
 Mengetahui plafond biaya jasa untuk external collector dari ACH
 Membuat Memorandum Analisa Kasus (MAK) yang berisi kronologis
konsumen pastdue dan kondisi unit
 Melakukan request kepada BM/ACH untuk memberikan Surat Kuasa
Penarikan (SKP) kepada external Collector
 Melakukan Registrasi External Collector
 Kontrol dan monitoring terhadap progres SKP atas Assignment
External Collector
 Mengevaluasi Kinerja External Collector
 Bertanggung jawab untuk mengembangkan kinerja dan
prestasi external collector
 Koordinasi dengan Legal dan Litigation untuk kontrak
bermasalah yang membutuhkan tindakan hukum (legal action)
 Melakukan Revisit (audit) kontrak-kontrak Roll to 61 dan 91
dan kontrak Assignment ke excoll
 
B. Hirarki tanggung jawab
BRH bertanggung jawab langsung kepada ACH

C. Mekanisme Assignment
 BRH secara sistem mendapat assignment kontrak pastdue > 90
motor dan mobil pada bulan berjalan (daily) dari cabang-
cabang di area supervisinya
 Setiap Area memiliki maksimal dua BRH
 Penentuan cabang-cabang dibawah BRH ditetapkan oleh Area
Manager dan Area Collection Head
KPI
 KPI BCH & BCS (belum ada BCH)
1. KPI 3. Insentif Penyelesaian
Indikator Bobot Mobil Bobot Motor
0+ 15% 15%
30+ 15% 15%
60+ 10% 10%
Average KPI Team 20%
Total 100%
 Untuk cabang yang memiliki total kontrak aktif
<500 kontrak insentif dikali 50%
 Untuk cabang yang fokus satu produk insentif
hanya sesuai satu produk saja

2. Insentif
 KPI BCS (ada BCH)
1. KPI 3. Insentif Penyelesaian
Indikator Bobot Mobil Bobot Motor
0+ 12.50% 12.50%
30+ 12.50% 12.50%
60+ 7.5% 7.5%
Average KPI Team 35.00%
Total 100%
 Untuk cabang yang memiliki total kontrak aktif
<500 kontrak insentif dikali 50%
 Untuk cabang yang fokus satu produk insentif
hanya sesuai satu produk saja

2. Insentif
 Penghitungan

Rumus Perhitungan Achievement 0+ s/d 180+

Bobot Pengali Insentif Penyelesaian

KPI BCS (ada BCH) Tambahan
 KPI BRH

WO RECOVERY BRH
INSENTIF : AKUMULASI WO RECOVERY MTD CABANG-CABANG DIBAWAH SUPERVISINYA
AKUMULASI WO IN MTD CABANG-CABANG DIBAWAH SUPERVISINYA

KPI : AKUMULASI WO RECOVERY YTD CABANG-CABANG DIBAWAH SUPERVISINYA

AKUMULASI WO IN YTD CABANG-CABANG DIBAWAH SUPERVISINYA

Perhitungan KPI 90+
Pencapaian 90+ Cabang-Cabang Dibawah Supervisi BRH
=1+((1.00%-0.66%)/1.00%)*100%
=134.00%
=1+((1.00%-1.93%)/1.00%*100%
=7%
KPI BRH
Contoh
BRH Soni Membawahi 3 Cabang Dengan Pencapaian Seperti Diatas,
Pencapaian 90+ Mobil Cabang-Cabang Dibawah BRH Adalah 134.00% Jika
Dikonversi Ke Tabel KPI Maka Mendapat KPI 5 Dikali Bobot Mobil 20%
Maka KPI 90+ BRH Untuk Produk Mobil Adalah 1.0
Dan untuk 90+ MCY Adalah 7.00% Jika Dikonversi Ke Tabel KPI Maka BRH
Soni Mendapat KPI 1 Dikali Bobot KPI 20% Maka KPI 90+ MCY BRH Soni
Adalah 0.2, Sehingga Total KPI 90+ BRH Soni Adalah 1.2
 KPI BRH
Perhitungan KPI NPL REC

Pencapaian NPL REC Cabang-Cabang Dibawah Supervisi BRH

Contoh:
BRH Soni Membawahi 3 Cabang Dengan Pencapaian Seperti Diatas, Pencapaian NPL REC BRH
Adalah Akumulasi Pencapaian NPL Recovery Dibagi Dengan Akumulasi Target NPL Cabang-
Cabang Dibawah Supervisinya.
• Sehingga Pencapaian NPL Recovery CAR BRH Soni Adalah 95.76% Jika Dikonversi Ke Tabel KPI
Maka KPI NPL REC CAR BRH Soni 5 Dikali Bobot KPI 20% Maka Real KPI Menjadi 1.
• Pencapaian NPL REC MCY BRH Soni Adalah 40.32% Jika Dikonversi Maka KPI BRH Soni Adalah
3 Dikali Dengan Bobot 20% Maka Real KPI Menjadi 0.6.
• Sehingga Total KPI NPL REC BRH Soni Menjadi 1.6
 KPI BRH
Perhitungan KPI WO REC

Pencapaian WO REC Cabang-Cabang Dibawah Supervisi BRH

Contoh
BRH Soni Membawahi 3 Cabang Dengan Pencapaian Seperti Diatas, Pencapaian NPL WO REC BRH
Adalah Akumulasi Pencapaian WO Recovery YTD Dibagi Dengan Akumulasi WO IN YTD Cabang-
Cabang Dibawah Supervisinya.
• Sehingga Pencapaian WO Recovery CAR BRH Soni Adalah 46.93% Jika Dikonversi Ke Tabel KPI
Maka KPI WO REC CAR BRH Soni 2 Dikali Bobot KPI 10% Maka Real KPI Menjadi 0.2
• Pencapaian WO REC MCY BRH Soni Adalah 7.58% Jika Dikonversi Maka KPI BRH Soni Adalah 1
Dikali Dengan Bobot 10% Maka Real KPI Menjadi 0.1.
• Sehingga Total KPI WO REC BRH Soni Menjadi 0.3.
 KPI BRH

Perhitungan KPI BRH

Dari Simulasi Perhitungan KPI BRH Sebelumnya Maka Total Pencapaian KPI BRH Bulan Juni
Adalah

1. KPI 90+ All Product : 1.2

2. KPI NPL REC All Product : 1.6
3. KPI WO REC All Product : 0.3

Maka Total KPI BRH Soni Bulan Juni Adalah 3.1

 Insentif BRH
Insentif Prestasi

Reward & Penalty

Insentif Penarikan
Default Status Mobil/unit Motor/unit
NPL 1,500,000 750,000
WO 1,000,000 500,000

Insentif Pelunasan
Unit Mobil/unit Motor/unit
1-3 Unit 2% dari nilai pelunasan, maks 750.000 5% dari nilai pelunasan, maks 500.000
4-6 Unit 3% dari nilai pelunasan, maks 1.000.000 7.5% dari nilai pelunasan, maks 750.000
> 6 Unit 4% dari nilai pelunasan, maks 1.250.000 10% dari nilai pelunasan, maks 1.000.000
Balance Collection (KPI Cabang)

OSP 1 - 270 (Before WO)

0+ = x 100%
Total OSP Kontrak Aktif

OSP 31 - 270 (Before WO)

30+ = x 100%
Total OSP Kontrak Aktif

OSP 61 - 270 (Before WO)

60+ = x 100%
Total OSP Kontrak Aktif

OSP 91 - 270 (Before WO)

90+ = x 100%
Total OSP Kontrak Aktif

OSP 181 - 270 (Before WO)

180+ = x 100%
Total OSP Kontrak Aktif
 Bagan Visualisasi

 Kontrak Aktif = Kontrak Lancar + Kontrak Pastdue all bucket

 Pre WO = Kontrak Calon WO yang sudah lewat 210 hari namun karena
belum EOM masih dianggap belum WO
WO in Ytd

• Target WO in dalam bentuk amount (in

Million) yang sudah dibagi per cabang dan per
bulan (tertuang dalam SK)

Contoh: Target WO in cabang A bulan Mei adalah

100juta. Cabang tersebut bisa menyelesaikan
calon WO sehingga jumlah kontrak yang masuk
ke WO hanya sejumlah 80juta, maka
perhitungannya adalah sbb:

= 100%+(100juta-80juta)/100juta
= 100%+ 0.200
= 120%
 WO Recovery

Target Wo Recovery
Mobil: 50% dari WO in Ytd Mobil
Motor: 35% dari Wo in Ytd Motor
Leasing: 70% Dari WO in Ytd Leasing
Ket Jan-15 Feb-15 Mar-15 Apr-15 May-15
WO in 200,000,000 80,000,000 - 100,000,000 150,000,000
WO Rec 70,000,000 - 80,000,000 100,000,000 60,000,000
WO Rec Ytd 35.00% 25.00% 53.57% 65.79% 58.49%

Total Recovery WO ytd Mei 2015 310,000,000 (A)

Total WO in Ytd Mei 2015 530,000,000 (B)
WO Recovery Ytd 58.49% (A/B)
 Ideal habit BCH
 Meeting pagi
 Pemberian Assignment (DKH)
 Add assignment (tentative)
 Checking kontrak unassign
 Short Interval Control (check &
report)
 Revisit
 Control dan Monitor RAL
 Cetak dan analisa LKH
 Update ScoreBoard
 Control dan Monitor KPI cabang
dan Individu

Pengajuan transaksi diconfins
 Meeting Mingguan
 Analisa kontrak bermasalah
 Membuat Rencana
Penanganan Konsumen (RPK)
 Membuat data calon Roll
rate
 Evaluasi Pencapaian KPI
Cabang dan Individu
 Membuat dan Update Action
Log
 Meeting bulanan dengan BM
dan ACH
 Meeting bulanan dengan Team
collection cabang
 Review dan setting wilayah
tagih
 Review dan setting hari tagih
 Berkoordinasi dengan BUH NDF
dan DF untuk evaluasi dan
Strategy
 Membuat Target pencapaian
Cabang dan Individu
dibawahnya

Daily Weekly Monthly

 Ideal habit BRH
 Briefing pagi
 Pemberian Assignment Excoll
 Short Interval Control (check &
report)
 Revisit kontrak >91
 Control dan Monitor terhadap
progres SKP atas Assignment
External Collector
 Melakukan pengajuan transaksi
confins
 Registrasi Excoll
Daily
 Membuat rencana penyelesaian
kontrak>90 (internal/external)
Rencana Penanganan Konsumen
 Melakukan recruitment External  Meeting bulanan dengan BM dan
Collector ACH
 Credit Checking untuk menilai  Meeting bulanan dengan Team
kredibiltas Excoll collection cabang
 Evaluasi atas produktivitas excoll  Berkoordinasi dengan ACH
 Melakukan meeting dengan ACH mengenai Excoll
 Membuat analisa kontrak
bermasalah
 Reporting
Weekly Monthly
Petunjuk Operasional
Petunjuk Operasional
Petunjuk Operasional
 Short Interval Control (SIC)

1 2 3 4 5 6 7

1. Diisi dengan nama collector yang di-SIC

2. Diisi jumlah konsumen yang di call tanpa di visit sampai dengan jam dilakukannya SIC
3. Jumlah konsumen yang sudah divisit sampai dengan jam dilakukannya SIC
4. Jumlah konsumen yang sudah berhasil ditemui sampai dengan jam dilakukannya SIC
5. Jumlah konsumen yang sudah memberikan janji bayar sampai dengan jam dilakukannya
SIC
6. Jumlah konsumen yang sudah membayar sampai dengan jam dilakukannya SIC
berdasarkan keterangan dari collector
 Rencana Penanganan Konsumen (RPK)
Result
Nama Jml
CFA Angs ke JTO Duedays Collector OSP Last Activity Last Action Result
Konsumen Angsuran
Activity
 1 2  3  4  5  6  7  8  9  10  11  12 

1 Nomor Kontrak
2 Nama Konsumen
3 Jumlah angsuran kontrak tersebut
4 Angsuran ke berapa saat kontrak tersebut past due
5 Tanggal jatuh tempo kontrak tersebut
6 Lamanyaketerlambatan(hari)
7 Collector yang menangani kontrak tersebut
8 Sisa Pokok Hutang kontrak tersebut
9 Activity penanganan yang dilakukan sebelumnya (berdasarkan collection activity sebelumnya)
10 Result dari activity penanganan sebelumnya (berdasarkan collection activity sebelumnya)
11 Tindakan yang dilakukan
12 Hasil dari tindakan yang telah dilakukan
 Action Log

Kolom 1 : Nomor action

Kolom 2 : Tanggal dilaksanakannya review
Kolom 3 : Tindakan perbaikan yang disepakati untuk dilaksanakan
Kolom 4 : Pelaksana tindakan perbaikan
Kolom 5 : Tanggal batas waktu penyelesaian eksekusi tindakan perbaikan
Kolom 6 : Status tindakan perbaikan
Kolom 7 : Keterangan terkait dengan progress penyelesaian tindakan perbaikan
 Scoreboard

Scoreboard Collection (FC)

1. Diisi dengan nama FC mobil dan motor yang ada di cabang.
2. Diisi dengan target visit FC/hari yaitu minimal 10 atau sesuai dengan DKH, achievement diisi dengan jumlah visit aktual.
3. Diisi dengan target interaction FC/hari yaitu 80% dari rencana visit, achievement diisi dengan jumlah interaksi aktual.
4. Diisi dengan target PTP FC/hari yaitu 100% dari rencana interaksi, achievement diisi dengan jumlah actual PTP hari ini.
5. Diisi dengan target individu PDR FC, dan achievementnya sampai dengan hari ini.
6. Diisi dengan target individu Roll Rate FC, dan achievementnya sampai dengan hari ini.
7. Diisi dengan sisa OSP yang masih harus ditagih sampai dengan hari ini.
Scoreboard Collection (RE)
1. Diisi dengan nama RE mobil dan motor yang ada di cabang.
2. Diisi dengan target pelunasan konsumen hari ini, dan berapa achievement real nya.
3. Diisi dengan target penarikan unit hari ini, dan berapa penarikan realnya.
4. Diisi dengan target individu PDR RE, dan achievementnya sampai dengan hari ini.
5. Diisi dengan target individu Roll Rate RE, dan achievementnya sampai dengan hari ini.
 THANK YOU, GRACIAS,
DANKE

“If Everyone is MOVING FORWARD TOGETHER, then SUCCESS takes

care of itself” - Anonymous