PENGERTIAN SURAT MASUK

Surat masuk adalah surat yang diterima oleh suatu

organisasi .
Surat masuk dapat diterima melalui:
1. Kurir instansi pengirim surat dengan menggunakan
buku ekspedisi
2. Kurir kantor pos
3. Diambil langsung oleh kurir instansi yang
bersangkutan bagi organisasi yang mempunyai PO
Box di kantor POS
LANGKAH PENGURUSAN SURAT MASUK
PENERIMAAN PENYORTIRAN PEMBUKAAN SAMPUL JURNAL

MEMBACA,MENGGARIS BAWAHI,MEMBERI PEMBERIAN TANGGAL DAN

CATATAN PENTING /MEMBERI TANDA PEMERIKSAAN LAMPIRAN

PENGAGENDAAN SURAT PENGARAHAN SURAT MASUK

PENDISTRIBUSIAN/PENYAMPAIAN SURAT PENGGANDAAN SURAT MASUK

PENYIMPANAN SURAT
Penerimaan:
Tugas Penerimaan surat dilakukan dengan cara:
• Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang
masuk
• Meneliti ketepatan alamat si pengirim
• Menggolongkan surat sesuai sesuai dengan jenisnya
• Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa
surat telah diterima.
 P e n y o r ti r a n S u ra t M a s u k
• P e n y o r ti ra n s u ra t a d a la h k e g ia t a n
m e m is a h -m is a h k a n s u ra t u n tu k
p e n g o la h a n le b ih la n ju t . P e k e r ja a n
p e n y o r ti ra n m e l i p u ti tu g a s tu g a s
s e b a g a i b e r ik u t.
a . m e n g g o lo n g k a n s u r a t:
S u r a t m a s u k d a p a t d ig o lo n g k a n
b e rd a s a rk a n :
1 . m e n u r u t w u ju d n y a
2 . m e n u r u t s ifa t n y a
3 . m e n u ru t k e a m a n a n is in y a
4 . m e n u ru t p ro s e s p e n y e le s a ia n y a
5 . m e n u r u t k e g ia t a n n y a
6 . m e n u ru t s a s a ra n y a n g d it u ju
7 . m e n u r u t d in a s p o s
• P em bukaan s a m p u l S u r a t :A d a la h
s u a tu k e g ia t a n m em buka dan
m e n g e lu a r k a n s u r a t d a r i s a m p u ln y a
u n t u k m e m e r ik s a b a g ia n a m p lo p
s e c a r a t e l i ti a g a r j a n g a n a d a y a n g
t e r ti n g g a l d i d a l a m n y a .
• P e m b e r ia n ta n g g a l d a n p e m e r ik s a a n
la m p ir a n :
fu n g s in y a u n tu k t e r le b ih d a h u lu
h a ru s d ib u b u h k a n s te m p e l
a g e n d a /m e s in s t e m p e l p a d a r u a n g
y a n g k o s o n g d i b a g ia n a t a s a t a u
b a w a h h a la m a n p e r t a m a s u r a t .
• M e m b a c a ,m e m b e r i g a r is b a w a h ,d a n
m em buat c a ta ta n p e n ti n g /m e m b e r i
t a n d a u n t u k m e m p e r h a ti k a n h a l - h a l
yang p e n ti n g , m e n g g a r i s baw ahi
k a lim a t y a n g d a p a t m e m b e r ik a n
g a m b a r a n t e n t a n g is i s u r a t ,m e m b e r i
c a t a t a n h a l - h a l y a n g p e n ti n g d a n
yang akan dapat m e m b a n tu
p im p in a n d a la m m e m b a c a s u r a t .
• P e n g a g e n d a a n s u r a t a d a la h : K e g ia t a n
m e n c a t a t s u r a t k e d a la m buku
a g e n d a d e n g a n c a ra m e m b e ri n o m o r
u n it s u r a t t e r s e b u t .
T e r d a p a t ti g a m a c a m b u k u
a g e n d a ,y a itu :
1. B u k u A g e n d a Tu n g g a l
2. Buku Agenda Kem bar
3. B u k u A g e n d a B e rp a sa n g a n
• P e n g a ra h a n s u ra t m a s u k :s u ra t-s u ra t
y a n g p e r lu d ip r o s e s le b ih la n ju t ,h a r u s
d ia r a h k a n d a n d it e r u s k a n k e p a d a
p e ja b a t y a n g b e r h a k
m e n g o la h n y a .p e n g a r a h a n s u r a t
in i,b ia s a n y a d it u lis d a la m le m b r
d is p o s is i.
• L e m b a r d i s p o s i s i a d a l a h :l e m b a r y a n g
d is e d ia k a n o le h a g e n d a r is u n t u k
m e m b u b u h k a n d is p o s is i p im p in a n .
• D is p o s is i p im p in a n a d a la h :lc a t a t a n
b e r u p a s a r a n /t a n g g a p a n /in s t r u k s i
s e t e la h s u r a t d ib a c a o le h p im p in a n .
• P e n g g a n d a a n s u r a t m a s u k : d ila k u k a n
u n t u k s u r a t y a n g s if a t n y a
p e n ti n g , s a n g a t s e g e r a d a n h a r u s
d it a n g a n i s e k a lig u s o le h b e b e r a p a
p e ja b a t , d im a n a s u r a t a s lin y a h a n y a
s a t u le m b a r.
• P e n d i s t r i b u s i a n /p e n y a m p a i a n s u r a t :

Tugas ini dilakukan oleh petugas pengarah atau ekspedisi .

Tugasnya ,yaitu:
 Surat yang berdisposisi terlebih dahulu di catat dalam
buku ekspedisi intern.
 Menyampaikan surat melalui buku ekspedisi kepada
pajabat yang bersangkutan .Buku ekspedisi diparaf
sebagai tanda surat telah diterima.
 Petugas pengarah atau ekspedisi mengembalikannya
kepada urusan agenda untuk dicatat dalam buku
pengarahan.
• P e n y im p a n a n s u r a t:p e n y im p a n a n
s u r a t m e r u p a k a n k e g ia ta n
m e n y im p a n s u r a t d e n g a n
m e n g g u n a k a n s is t e m te r t e n t u .
 PENGERTIAN SURAT KELUAR
Surat keluar adalah surat-surat yang dikirimkan
sebagai jawaban atau tanggapan atas isi surat masuk
yang diterima dari organisasi ,kantor lain, atau
perorangan agar terjalin rangkaian hubungan timbal
balik yang serasi yang berakibat menguntungkan
kedua belah pihak.
 LANGKAH PENGURUSAN SURAT KELUAR

PERSIAPAN PEMBUATAN KONSEP PERSETUJUAN KONSEP SURAT

PENGETIKAN KONSEP SURAT MENGGAGENDAKAN SURAT

PEMERIKSAAN KONSEP SURAT PENANDATANGANAN SURAT PEMBERIAN CAP DINAS

PENGIRIMAN SURAT PENYAMPULAN SURAT MELIPAT SURAT

PENYIMPANAN SURAT
Persiapan
Dalam pengelolaan surat memerlukan suatu persiapan dan alat-alat untuk menunjang
dalam pengelolaan surat.Dalam persiapan menulis surat harus memperhatikan hal-hal
sebagai berikut:
 Menentukan jenis ,ukuran dan warna kertas yang tepat untuk digunakan dalam menulis
surat .
 Mengemukakan ide,fakta, dan informasi yang lengkap dan mudah difahami.
 Menentukan bentuk surat yang standar sesuai dengan jenis organisasi.
 Menghindari singkatan-singkatan yang tidak lazim,kata-kata sulit,dan istilah-istilah
yang sulit.
 Menggunakan bahasa yang singkat,jelas dan sopan
 Menggunakan bahasa baku.
Setelah memperhatikan hal-hal tersebut, penulis surat harus mengerti dan mengetahui
urutan penyusunan surat ataupun masalah apa yang disampaikan kepada penerima
surat.
Pembuatan Konsep Surat
Pembuatan Konsep surat adalah kegiatan membuat rencana
dan penyusunan penulisan surat –surat keluar.
Konsep surat dibuat dengan menggunakan lembar konsep yang
biasanya berbentuk folio ganda.
Konsep surat biasanya dibuat oleh sekretaris atau bagian tata
usaha dengan ide yang berasal dari pimpinan atau kepala
bagian atau kepala seksi.
Konsep surat tergantung kepada jenisnya;
Kalau surat bersifat rahasia maka yang membuat surat otomatis
yang mempunyai ide, bisa pimpinan atau yang lainnya.
Jenis Konsep Surat
Dari segi pembuatannya , konsep surat dapat dibuat
dengan dua sistem:
1. Sentralisasi: Pembuatan konsep surat dipusatkan pada unit
tertentu, yaitu bagian surat menyurat(mail departement)
2. Desentralisasi: Pembuatana surat dibuat oleh masing-
masing bagian sesuai dengan kebutuhan bagian.
Dari segi pembuatnya , konsep surat dapat dibagi menjadi
dua jenis,yaitu:
1. Surat yang dibuat oleh atasan/pimpinan
2. Surat yang dibuat oleh konseptor
Persetujuan Konsep Surat
Apabila konsep surat telah selesai dibuat, maka konsep
surat harus dimintakan persetujuannya kepada pimpinan .
Apabila pada konsep surat tersebut terdapat kesalahan
atau perlu adanya tambahan , maka konsep surat tersebut
dibetulkan oleh pimpinan .Surat yang telah mendapatkan
persetujuan dari pimpinan ,selanjutnya sebagai tanda
persetujuan atas konsep surat itu, pimpinan yang
berkepentingan membubuhkan parafnya pada blanko
isian lembar konsep.
Mengagendakan Surat
 Setelah konsep surat disetujui, kemudian dicatat ke dalam buku
agenda keluar atau buku verbal untuk memberi kode atau nomor
surat.

Contohnya: Nomor: 001/A/V/2009

001 : Nomor urut yang diambil dari buku agenda

A : Masalah keuangan( bersumber dari indeks yang dipakai)
V : Menunjukkan bulan surat dibuat
2009: Menunjukkan tahun surat dibuat
             
Pengetikan Konsep Surat
Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan dan telah mendapatkan kode atau nomor surat ,
kemudian diserahkan kepada unit pengetikan.Oleh juru ketik , konsep surat diketik ke dalam
bentuk tertentu dengan baik dan rapi.
Dalam pengetikan surat ada hal-hal yang perlu diketahui ,yaitu:
a. Pemakaian surat
b. Bentuk-bentuk surat
c. Redaksi surat

Bentuk –bentuk surat yang biasa dipergunakan ada beberapa macam,yaitu:

a. Bentuk surat full block style
b. Bentuk surat block style
c. Bentuk surat resmi block style
d. Bentuk surat hanging paragraph
e. Bentuk surat idented Style
f. Bentuk surat dinas
Pemeriksaan Konsep
Pemeriksaan konsep surat harus dilakukan dengan teliti sehingga konsep
surat itu menjadi bentuk surat jadi , setelah melalui koreksi kesalahan
.Pemeriksaan konsep surat yang telah di ketik dilakukan oleh:
a. Pengetik surat : Pemeriksaan dilakukan sebelum diturunkan dari mesin atau
setelah di cetak dengan komputer sebelum diserahkan kepada pimpinan.
b. Konseptor : Setelah diperiksa juru ketik ,surat diserahkan
kembali kepada konseptor untuk diperiksa
c. Penanggung jawab Surat : Sebelum menanda tangani surat ,penanggung jawab
surat harus membaca dan memeriksa surat terlebih dahulu.
d. Agendaris: Surat yang akan dibukukan harus pula di periksa oleh agendaris
Penanda tanganan Surat
Apabila tidak terdapat lagi kejanggalan atau kesalahan,
kemudian surat jadi disampaikan kepada pimpinan atau
pejabat berwenang untuk menandatanganinya .Surat yang
akan ditandatangani oleh pimpinan sebaiknya diletakkan
pada map khusus.
Pemberian Cap Dinas
Surat –surat yang telah ditanda tangani oleh
penanggung jawab surat ,kemudian dicap atau
distempel.
Apabila terdapat surat-surat yang belum diberi
stempel, maka surat tersebut diragukan
keabsahannya dan dianggap kurang sah.
Stempel dibubuhkan sebelah kiri menyinggung
sedikit tandatangan.
Melipat Surat
Surat-Surat yang telah ditandatangani dan telah
diberi stempel harus dipisahkan.
Surat yang asli dikirim ke alamat yang dituju dan
tindasan atau lembaran kedua disimpan sebagai arsip
Untuk surat yang akan dikirim harus dilipat dengan
rapi ke dalam bentuk tertentu.Ada delapan macam
car melipat surat,yaitu:
Delapan Macam cara Melipat surat
1. Lipatan Tunggal
2. Lipatan Ganda Sejajar
3. Lipatan baku
4. Lipatan baku rendah
5. Lipatan akordion
6. Lipatan akordion rendah
7. Lipatan model prancis
8. Lipatan model baron
Penyampulan Surat
Setelah selesai dilipat ,surat tersebut harus diberi sampul
atau amplop.Pada sampul harus dilengkapi dengan:
a. Alamat pengirim,bila tidak memakai kop surat
b. Nomor surat diketik dikiri atas di bawah kop surat
c. Cap dinas dibubuhkan pada amplop dibawah nomor
d. Stempel bebas bea atau prangko secukupnya.
Pengiriman Surat
Setelah penyampulan surat dan pencatatan kembali dalam buku
verbal ,surat siap untuk dikirim.Tugas seorang ekspedisi adalah
mengirimkan surat kepada instansi atau orang yang dituju
.Pengiriman surat dapat dilakukan dengan:
a. Dikirim langsung
b. Dikirim melalui pos
Pengiriman surat keluar terdiri dari dua macam:
a. Pengiriman surat intern : dalam sistem buku agenda menggunakan
buku ekspedisi intern
b. Pengiriman surat ekstern: menggunakan buku ekspedisi ekstern
Penyimpanan Surat
Surat yang asli dikirim ke alamat yang dituju,
sedangkan tindasan (lembar kedua) disimpan
menggunakan sistem kearsipan yang dipakai oleh
suatu organisasi
 Sekian

Terima kasih