Manajemen

Pengelolaan Apotek

Oleh :
Dra. Hj. Harmawati Kadir, M.Kes., Apt
MANAJEMEN
• tindakan atau seni yang didalamnya terdapat tanggung
jawab untuk melakukan atau mengawasai sesuatu
kegiatan (misalnya apotek, pusat kesehatan, bisnis,
usaha publik) dengan tingkat keterampilan tertentu.

MANAJEMEN OBAT
• suatu kemampuan atau keterampilan untuk
menyediakan obat tepat jenis, tepat jumlah, tepat
waktu, tepat sasaran serta tepat penggunaan secara
efisien dengan melaksanakan serangkaian kegiatan
yang meliputi perencanaan, pengadaan, penyimpanan,
pengendalian persediaan, pendistribusian dan
penggunaan obat.
WHY DRUG NEED MANAGEMENT?

Obat mampu menyelamatkan jiwa dan

meningkatkan kesehatan

Obat merupakan bagian penghubung antara

pasien dan pelayanan kesehatan.

Keberadaan obat dapat meningkatkan tingkat

kepercayaan pasien terhadap suatu unit
pelayanan kesehatan

Obat memiliki nilai ekonomi yang tinggi atau

harga yang relatif mahal
Empat fungsi dalam siklus manajemen obat

Fungsi seleksi merupakan kegiatan pemilihan obat-obat mana yang akan

diadakan.

Fungsi pengadaan mencakup kegiatan perhitungan perencanaan

kebutuhan obat, pemilihan metode pengadaan, pengelolaan pelelangan,
melakukan ikatan kontrak sekaligus mengawasi ketaatan terhadap
pengadaan obat, pengendalian persediaan obat dan pengawasan mutu.

Fungsi distribusi meliputi kegiatan pengelolaan fasilitas penyimpanan obat,

pengendalian persediaan, pengelolaan distribusi, dan pengelolaan
transportasi

Fungsi penggunaan obat meliputi kegiatan diagnose, penulisan resep,

pelayanan resep dan memastikan obat digunakan oleh pasien secara
benar.
 APOTEK

PP 51 Tahun 2009: sarana pelayanan kefarmasian

tempat dilakukan praktek kefarmasian oleh apoteker
(Tenaga Kefarmasian)

Pekerjaan Kefarmasian adalah pembuatan termasuk pengendalian mutu

sediaan farmasi, pengamanan, pengadaan, penyimpanan dan
pendistribusi atau penyaluranan obat, pelayanan obat atas resep dokter,
pelayanan informasi obat, serta pengembangan obat, bahan obat dan
obat tradisional sedangkan yang dimaksud dengan tenaga kefarmasian
adalah tenaga yang terdiri atas Apoteker dan Tenaga Teknis
Kefarmasian.
APOTEKER
• sarjana farmasi yang telah lulus sebagai
apoteker dan telah mengucapkan sumpah
jabatan Apoteker

TENAGA TEKNIS KEFARMASIAN

• tenaga yang membantu Apoteker dalam
menjalani Pekerjaan kefarmasian, yang
terdiri atas Sarjana Farmasi, Ahli Madya
Farmasi, Analis Farmasi dan Tenaga
Menengah farmasi/ Asisten Apoteker
Fungsi Apotek
• apotek tidak lepas dari
Fungsi unsur untuk
mendapatkan laba
Ekonom
i

• apotek tidak lepas dari

upaya pengabdian
Fungsi apoteker serta tenaga
teknis kefarmasian dan
Sosial pelayanan kesehatan
terhadap masyarakat
luas.
4 Aspek yg penting dlm pendirian apotek

• Apotek perlu mendapat dukungan tenaga

Aspek manajemen yang ahli dan berpengalaman,
serta memiliki motivasi dan dedikasi yang
Manajeme tinggi untuk mengembangkan apotek.
• disusun tugas-tugas pokok yang harus
n dijalankan agar apotek dapat berjalan
dengan baik.

• kondisi fisik dan peralatan yang

Aspek dibutuhkan untuk menunjang pelayanan
Teknis kefarmasian di apotek.
• Lokasi, tata letak bangunan dan interior
 • aspek pemasaran mendapat prioritas utama agar laju

Aspek perkembangan apotek sesuai dengan yang

diharapkan

Pasar
• menyangkut jumlah praktek dokter yang ada di
sekitar apotek dan jumlah apotek pesaing di lokasi
tersebu

• Aspek finansial ditujukan untuk memperkirakan

Aspek berapa jumlah dana yang dibutuhkan untuk

membangun dan kemudian untuk mengoperasikan
apotek.
Keuanga • Sumber pembiayaan apotek dapat menggunakan dua
sumber, yaitu : pertama modal sendiri, dapat satu

n orang pribadi atau beberapa orang dengan

pembagian saham. Kedua dapat dengan pinjaman
dengan melalui bank atau lembaga non bank.
Struktur Organisasi Apotek
 Medical aspect

KEAMANAN MANFAAT
OBAT
YANG BEREDAR
DI INDONESIA:
> 15.000 JENIS
PERLU DILAKUKAN
SELEKSI / PEMILIHAN
DANA
TERSEDIA
TERBATAS
KETERSEDIAAN
Managerial aspect
 MANAJEMEN PELAYANAN
Kajian R/, Dispensing, Perencanaan, Pengadaan,
PIO, Konseling, Home - Pelayanan bersifat manajerial Penerimaan, Penyimpanan,
Care Pharmacy, PTO, (Pengelolaan sediaan Farmasi, Alkes, BMHP) Pemusnahan,
MESO Pengendalian, Pencatatan
- Pelayanan Farklin & Pelaporan
(Pengelolaan sediaan Farmasi, Alkes, BMHP)

MANAJEMEN
EVALUASI MUTU MANAJEMEN
• Mutu SDM
MANAJEMEN
Manajerial
(Audit, Review,
PENGELOLAAN (Teknis & Non
Observasi) APOTEK Teknis)
• Mutu (PMK No. 73 • Apoteker
Pelayanan Tahun 2016:
• Aping
Farklin Standar Yanfar di
Apotek) • TTK
(Metode: audit, review,
survey, observasi & • Tenaga
Indikator: zero defect, lainnya
SPO, Lama layanan R/,
outcome)

MANAJEMEN SARANA &

PRASARANA
(Ruang Penerimaan Resep, Pelayanan &
Peracikan, Penyerahan Obat, Konseling,
Penyimpanan & Gudang, Arsip)
Manajemen obat & Perbekalan Farmasi di Apotek
 Siklus Persediaan/ Tingkat Stok

T
I
N
G
SK
K
SOp A
T
SO SO
S
T
O
SP K
LT

DT
SIKLUS PERIODE

Keterangan:
SOp = stok optimum SO = stok order
SK = stok kerja LT = waktu tunggu
SP = stok pengamanan DT = saat penyerahan obat
PERENCANAAN OBAT DI APOTEK

HAL-HAL YANG PERLU

DIPERHATIKAN

POLA PENYAKIT BUDAYA MASYARAKAT

KEMAMPUAN MASYARAKAT
 METODE PERENCANAAN PENGADAAN

1)Metode Epidemiologi
2)Metode Konsumsi
3)Metode Kombinasi
4)Metode just in time
 METODE V-E-N

1. V (Vital)
Golongan obat yang harus ada

2. E (Esensial)
Golongan obat yang penting untuk diadakan

3. N (non esensial)
Golongan obat yang kurang penting diadakan
Pemilihan Obat Menurut WHO
• Dipilih obat yang secara ilmiah menunjukkan efek
terapetik lebih besar dibanding resiko resiko ESO

• Jangan terlalu banyak jenis obat yang diseleksi,

hindari duplikasi.

• Untuk obat baru, harus berdasarkan bukti ilmiah

bahwa lebih baik dibanding obat pendahulu

• Sediaan kombinasi hanya dipilih jika potensinya lebih

baik dari sediaan tunggal
Lanjutan :

• Jika alternatif pilihan obat banyak, dipilih DOC

dari penyakitnya

• Pertimbangan
dibutuhkan
administrasi dan biaya yang

• Kontraindikasi,
dipertimbangkan
peringatan, ESO harus

• Dipilih obat yang standar mutunya tinggi

 METODE PENGADAAN

1)Pengadaan Jumlah terbatas

Order barang terbatas
Modal terbatas
Kecepatan aliran barang
Stock obat
Keberadaan PBF dalam kota (Lead time cepat)
2) Pengadaan secara berencana

Order berdasarkan waktu tertentu

Order berdasarkan periode musim
tertentu
Keberadaan PBF di luar kota (Lead time
lama)
3) Pengadaan secara spekulatif

Kemungkinan kenaikan harga

Bonus yang ditawarkan

Harus diperhatikan:
Modal yang dimiliki
Kecepatan aliran barang
4) Konsinyasi

Produk yang masih dalam tahap promosi

Bentuk pembayaran
Syarat-syarat dalam Fungsi Pengadaan

1.Doelmatig
Sesuai tujuan dan rencana

2.Rechmatig
Sesuai hak dan kemampuan

3.Wetmatig
Sesuai dengan ketentuan yang berlaku
 Kriteria Pemilihan PBF

 Legalitas PBF
 Kecepatan dan ketepatan pengiriman barang
 Penawaran diskon/bonus
 Kualitas barang
 Kemungkinan
dan ED
pengembalian barang yang rusak
Surat Pesanan
Ada 4 macam SP :
1. SP Narkotika : terdiri 5 rangkap
Satu SP hanya untuk 1 item obat
Form SP langsung dari KF

2. SP Psikotropika : terdiri 2 atau 3 rangkap

Satu SP bisa lebih dari 1 item obat

3. SP Prekursor : terdiri 2 atau 3 rangkap

Satu SP untuk 1 item obat prekursor

4. SP Non Narkotika-Psikotropika
Terdiri dari 2 rangkap
Untuk order OB, OBT, Alkes, obat keras non narkotika-psikotrpika,
Kosmetika, dll
Contoh Surat Pesanan Obat Narkotik
Surat Pesanan Psikotropika
Contoh Surat Obat Prekursor
Contoh Surat Pesanan Obat
Cara Pembayaran ke PBF

untuk
COD (Cash On Delivery), terutama
sediaan narkotika

Kredit
Konsinyasi
Penerimaan Barang
Hal-hal yang perlu dicek saat penerimaan barang:
1. Kesesuaian jenis dan jumlah antara barang dan
SP
2. Keadaan fisik barang
3. Catat No.batch dan ED-nya
 Distribusi Obat

meliputi kegiatan pengendalian persediaan barang,

penyimpanan transportasi serta penyelesaian ke
pabeanan.
Tujuan Distribusi
• Menjamin ketersediaan obat
• Memelihara mutu obat
• Menghindari penggunaan yang tidak
bertanggung jawab
• Menjaga kelangsungan persediaan
• Memperpendek waktu tunggu
• Pengendaliaan persediaan
• Memudahkan pencarian dan pengawasan
waktu tunggu
• Memudahkan pencarian dan pengawasan
Penyimpanan Obat secara umum

• Alfabetis
• FIFO dan FEFO
• Farmakologi
• Bentuk sediaan
• Kombinasi
Penyimpanan Narkotika

 Dibuat dari kayu atau bahan lain yang kuat

 Mempunyai kunci yang kuat
 Jika ukuran lemari kurang dari 40x80x100
cm, maka lemari harus dibuat pada tembok
atau lantai

 Dibuat dalam 2 bagian, bagian I untuk

menyimpan morfin, petididn dan garam-
garamnya. Bagian II untuk menyimpan
narkotika untuk kebutuhan sehari-hari
 Penyimpanan Psikotropika

Dalam lemari yang terpisah dengan obat/komoditi

lainnya
Ketentuan Penyimpanan Barang/Obat

penyimpanan
Perlu diperhatikan lokasi dari tempat
di gudang dan menjamin
bahwa barang/obat yang disimpan mudah
diperoleh dan mengaturnya sesuai
penggolongan, kelas terapi/khasiat obat
sesuai abjad.

penyimpanan
Perlu diperhatikan untuk obat dengan syarat
khusus, obat thermolabiel dan
obat yang punya batas kadaluarsa.
 Pencatatan Barang

1.Kartu Stock
2.Kartu Stelling
Penggunaan
Bentuk pelayanan obat di Apotek

1.Penjualan bebas/HV
2.Penjualan OWA
3.Penjualan berdasarkan resep dokter
Bentuk-bentuk Ketidakrasionalan Pemakaian Obat

Peresepan boros (Extravagant), yaitu peresepan obat yang lebih

mahal padahal ada alternatif yang lebih murah dengan manfaat
dan keamanan yang sama. Termasuk peresepan yang terlalu
berorientasi pada pengobatan simptomatik sehingga mengurangi
alokasi obat-obat yang lebih vital.
Peresepan berlebih (Over prescribing), yaitu terjadi bila dosis obat,
lama pemberian atau jumlah obat yang diresepkan melebihi
ketentuan dan obat yang sebenarnya tidak diperlukan.
Peresepan yang salah (Incorrect prescribing), yaitu mencakup
pemakaian obat untuk indikasi yang keliru, pemberian obat ke
pasien salah dan pemakaian obat tanpa memperhitungkan
kondisi lain yang diderita bersamaan.
 lanjutan

Peresepan majemuk (Multiple prescribing), yaitu

pemakaian dua atau lebih kombinasi obat
padahal sebenarnya cukup diberikan obat tunggal
saja. Termasuk pengobatan terhadap semua
gejala yang muncul tanpa mengarah ke penyakit
utama.

Peresepan kurang (Under prescribing), yaitu terjadi

kalau obat yang diperlukan tidak diresepkan,
dosis tidak cukup atau lama pemberian terlalu
pendek (Santoso, 1989).
 Pemusnahan Obat

Obat/bahan padat, dengan cara ditanam

Obat/bahan cair, dengan cara diencerkan terlebih
dahulu
Atau dititipkan ke RS, Dinkes
Pemusnahan Narkotika UU No. 35 tahun 2009

Pemusnahan narkotika dilakukan dalam hal:

 Diproduksi tanpa memenuhi standar dan persyaratan

yang berlaku dan atau tidak dapat digunakan dalam
proses produksi

 Kadaluarsa
 Tidak memenuhi persyaratan digunakan pada
pelayanan kesehatan dan atau untuk pengembangan
ilmu pengetahuan

 Berkaitan dengan tindak pidana