PROGRAM KERJA

&

TUPOKSI
PONDOK HAF-SA ZAINUL HASAN GENGGONG
 PERSONALIA KEPENGURUSAN
PONDOK PUTRA HAFSA
PERIODE 2021/2022

Ketua Yayasan :KH. Moh. Hasan Muawakkil Alallah, Koordinator Kamar X SMAU : Ahmad Rudi
SH.MM Koordinator Kamar X MAM : zidane dan muwaffiq
Dewan Pembina :Nyai Hj. Husniah Yuniarti Koordinator Kamar X SMK : Holifin
Dewan Penasehat :Dr. Abdul Aziz Wahab, M.Ag
Kepala Pondok :M. Zainur Rijal Koordinator Kamar XI SMAU : Qoidul Muttaqin
Wakil Kepala Pondok :Mohammad Ilham
Sekretaris :Qoidul Muttaqin Koordinator Kamar XI MAM : Argo Putro Pratama
Koordinator Kamar XI SMK : M. Zainur Rozikin
Wakil Sekretaris :Ainul Yaqin
Koordinator Kamar XII SMAU : Ach. Badriyanto
Bendaha :Ahmad Rudi Koordinator Kamar XII MAM : Hasbullah Fathu Robbani
Wakil Bendara :Ach. Badriyanto Koordinator Kamar XII SMK : Ainun Najib
Kabag Keamanan :M. Zainur Rozikin Mohammad Ilham
Hasbullah Fathu Robbani Koordinator Kamar Tahfidz : Rahaman Tri Mawardi
Argo Putro Pratama
Kabag Kediniyahan:M. Dandi Koordinator Lembaga SMAU : Ach. Badriyanto
Ainun Najib Koordinator Lembaga MAM : Qoidul Muttaqin
Qoidul Muttaqin Koordinator Lembaga SMK : Ahmad Rudi
Holifin Koordinator Lemabaga STIKES : Zakariya Adib Yahya
M. Syaifudin
Rahman Tri mawardi
M. Irfan Hidayat
Kabag Sarpras :Holifin Misbahul munir
Rahman Tri Mawardi Nurul Qudsi
Kabag Kesorga :Yusuf Maulana Zidane
M. Muwafiq
Sibromulisi
 PROGRAM KERJA
KEPALA PONDOK
• Membuat planning,Actuating,dan evaluation serta tindak lanjut aktivitas pondok.
• Membuat program yang melibatkan semua unsur pondok dan budget pondok (RAP).
• Mengupgrade kualitas dan segala aktivitas pondok.
• Koordinasi dengan seluruh lembaga dibawah naungan yayasan Hafsawaty.
• Mengadakan rapat evaluasi bulanan pondok bersama kepala bagian dan seluruh jajaran pengurus pondok.
• Membuat rancangan tahun ajaran baru di akhir masa jabatan bersama semua kepala bagian.
• Membuat reporting rensponbility tentang segala aktivitas pondok kepada Dewan Pembina dan ketua yayasan.
• Meminimalisasi tunggakan-tunggakan .
• Meminimalisasi pelanggaran.
• Memberikan pembinaan kepada semua santri minimal satu bulan satu kali.
• Memaksimalkan kinerja pada bagian security, kebersihan ,dan tukang kebun dengan memberikan arahan, surat
peringatan disaat dibutuhkan
• Memaksimalkan kinerja seluruh bagian (pengurus) sesuai tupoksi masing masing.
• Mengecek pendataan santri berupa nama, kelas, lembaga, nomor wali santri dan alamat yang akan
digunakan jika dibutuhkan untuk penagihan dan lain-lain
• Penanggung jawab perizinan keluar pondok mahasiswa dan guru tugas khusus dimasa pandemi
 WAKIL KEPALA PONDOK

• Sebagai Kordinator terjalinnya Relationship erat antara Pondok Pesantren dan Masyarakat luar. (kepala pondok dan wakil
pondok)
• Mengkordinir semua kepala bagian dalam semua program.
• Laporan segala aktivitas kepala bagian kepada kepala pondok.
• Membuat Reporting rensponbility kepada kepala pondok diakhir masa jabatan.
• Wakil kepala pondok dalam mengimplementasikan Tugasnya bertanggung jawab kepada kepala pondok.
• Mewakili kepala pondok disetiap acara apabila kepala pondok berhalangan.
• Mengontrol tugas pengurus pondok diseluruh kegiatan pondok.
• Mengecek seluruh absen kegiatan pondok kepada KABAG. Kediniyahan.
• Mengecek absensi pengurus dalam pengarahan kegiatan kepada KABAG. Kediniyahan.
• Menyetorkan rekapan seluruh absensi kepada kepala pondok.
• Memberikan pembinaan 1 dan pembinaan 2 untuk pengurus yang melanggar atau lalai tugas.
• Mengecek kebersihan luar, lantai 1dan lantai 2 pondok.
• Meminta laporan hasil kerja setiap bulannya kepada masing-masing bagiannya sebelum rapat evaluasi bulanan.
• Mencatat setiap Hasil Rapat koordinasi bersama Ibu Nyai dan dibawa setiap rapat bersama Ibu nyai
• Membagikan setiap hasil rapat bersama Ibu nyai kepada setiap pengurus
• Pembinaan sholat hajat
A. Santri Alpha 12 kali dalam sebulan guna membatasi nilai pondok C disaat menjelang ujian
B. Penyalahgunaan peridzinan
C. Pulang tanpa idzin
 SEKRETARIS

1. Mengkonsep dan Membuat surat-surat yang berkaitan dengan pondok.

2. Mengsupply dan membuat absen kegiatan pondok dan menyerahkan kepada seluruh koordinator kamar.
3. Sebagai arsiparis administrasi pondok.
4. Merangkum dan mendokumentasikan hasil rapat.
5. Mengsupply materi rapat.
6. Merealisasikan nomor induk santri dalam bentuk statistik santri.
7. Mengisi grafik tahunan dan bulanan santri dan bagan kepengurusan.
8. Melakukan pendataan santri setiap satu bulan berkoordinasi dengan masing-masing koordinator kamar.
9. Melengkapi, dan memelihara inventaris kesekretariatan pondok.
10. Membantu membuat semua rancangan/materi/arsip yang dibutuhkan.
11. Membuat LPJ bersama kepala pondok diakhir masa jabatan.
12. Report aktivitas dan inventaris kepada kepala pondok pada setiap rapat evaluasi pondok.
13. Mencetak Kts santri baru tahun 2020 M. dan santri baru tahun 2021 M. Sampai maksimal bulan Agustus
14. Membuat format yang berisi data santri berupa nama, kelas, nomor walisantri, alamat dan dilaporkan kepada
kepala pondok untuk digunakan penagihan dan lain-lain kemudian diserahkan kepada koordinator kamar
 BENDAHARA
1. Penagihan kos makan.
2. Mencairkan dana setiap di butuhkan untuk kepentingan pondok (pembelanjaan kebutuhan kantin dan inventaris
pondok) dengan persetujuan kepala pondok.
3. Membagikan kartu kost makan.
4. Report form Financial bendahara setiap akhir bulan kepada dewan pembina.
5. Bendahara harus memiliki nomor wali santri dari anak yang memiliki tanggungan kos makan.
6. Mencairkan anggaran yang telah dibuat oleh masing-masing kepala bagian dengan persetujuan dari kepala
pondok dan dewan pembina.
7. Menerima serta menyimpan financial pondok secara menyeluruh.
8. Menangani keluar masuknya uang dan melaporkan financial statement setiap bulan kepada kepala pondok dan
dewan pembina.
9. Membuat rancangan tahun depan diakhir periode bersama seluruh kepala bagian.
10. Membuat LPJ bersama kepala pondok diakhir periode untuk dilaporkan kepada dewan pembina.
11. Mengarsip semua dokumen pengelolaan Finansial.
12. Mengadakan evaluasi dan membuat reporting secara berkala.
13. Mengarahkan penagihan tunggakan kepada koordinator kamar seminggu sekali.
14. Menyerahkan data nama santri yang mempunyai tunggakan kepada koordinator kamar.
15. Melaporkan keuangan kos makan setiap bulannya kepada dewan pembina.
16. Bertanggung jawab atas perealisasian dan penggunaan fingerprint sebagai absen makan santri
17. Menyimpan setiap arsip dan inventaris dilemari khusus dan mengganti jika hilang
 KABAG KEDINIAHAN

• Kegiatan Harian
1. Memanage dan Report aktifitas Jama’ah.
2. Mengabsen pengarahan dan kehadiran pengurus di setiap kegiatan.
3. Menyangsi santri yang telat dan Alpha jamaah.
4. Melaporkan segala bentuk pelanggaran ubudiyah santri kepada Keamanan
5. Mengkordinir dan mengabsen pelaksanaan pengajian kitab Tafsir Jalalain.
6. Memanage dan report kegiatan halaqoh Al Qur’an.
7. Penertiban Munjiyat dan pembacaan Wiridan, Surat Al-waqi’ah (setelah shubuh), Surat Al-mulk (setelah
isya’) setelah Jama’ah.
8. Controlling segala kegiatan ta’mir musholla pondok.
9. Menyimpan setiap arsip dan inventaris dilemari khusus dan harus mengganti apabila hilang atau rusak
• Kegiatan Mingguan
1. Mengkordinir sholat tasbih dan pembacaan surat 7.
2. Mengkordinir sholat jumat.
3. Mengkordinir santri istighosah di pusat.
4. Penyangsian santri yang memiliki lebih dari 3 alpha ubudiyah.
5. Mengkordinir pengajian kitab Minhajul ‘Abidin di Masjid Jami’ Al Barokah Pondok pusat.
6. Khotmil quran setiap jumat pagi.
7. Perekapan dan penyangsian absen .
8. Pengoreksian kitab Tafsir jalalain.
9. Mengkoordinir kegiatan murojaah dan koreksian materi pengajian kyai disetiap malam sabtu
10. Mengkoordinir kegiatan khitobah akbar disetiap malam selasa
LANJUTAN.....
Kegiatan Bulanan
1. Memanage kegiatan Maulid Ad Diba’i di Musholla.
2. Memanage pengajian risalah aswaja.
3. Perekapan dan report absen kegiatan ubudiyah, Halaqoh Al Qur’an,dan Madin
kepada lembaga.
4. Pengoreksian kitab Hadist fiqih, Husunul hamidiyah, minhajul abidin dan Risalah
Ahlussunnah Wal Jamaah.
Kegiatan tahunan
5. Memanage puasa sunnah yang di wajibkan pondok.
6. Mengkodinir santri sholat idul adha.
7. Mengkoordinir perlombaan rohani pada hari-hari tasyrik
8. Memanage khotmil qur’an disetiap acara haul Masyayikh.
9. Memanage acara isro’ mi’roj.
10.Membuat schedul imam dan muadzin.
11.Report pelanggaran kegiatan tahunan ubudiyah kepada keamanan.
 KABAG SARPRAS

• HARIAN
1. Inten berkoordinasi bersama kodinator kamar dalam hal
sarana kamar. • Tambahan
• MINGGUAN
1. Mengganti mesin sanyo dari mesin yang barat ke timur.
1. Penanganan fasilitas pondok oleh kabag
2. Kordinasi kepada kesorga terkait kondisi sarana arsinum. sarpas yang perbaikannya dilimpahkan
3. Repairing fasilitas rusak dari Reporting koordinator kamar. kepada perorangan yang merupakan ahlinya
4. Mempersiapkan mic pengajian kyai sebagai bentuk pemaksimalan dalam
• BULANAN perawatan dan perbaikan dengan rincian :
1. Mengganti sarana yang rusak seperti lampu, kipas angin
yang menjadi fasilitas pondok.  Bagian listrik : Pak Dul
2. Mendata fasilitas pondok secara menyeluruh .  Bagian Kontruksi Bangunan: Gus Arifin
• TAHUNAN
 Bagian Mesin Air : Pak Diono.
1. Pemenuhan sarana pondok.
2. Mempersiapkan segala keperluan dan kebutuhan sarana. 2. Membuat denah saluran air bersama bagian
3. Mempersiapkan sarana untuk kebutuhan acara –acara kontruksi bangunan.
tertentu.
4. Mempersiapkan sarana kamar santri baru dan segala
kebutuhan OSBA bersama panitia PSB
 KABAG KESORGA
PROGRAM KERJA
• HARIAN
1. Bersih-bersih lantai dan mushola. • TAHUNAN
2. Mengantar santri yang sakit ke klinik dan melaporkannya digrup
telegram. 1. Peremajaan alat kebersihan.
3. Mengkordinir bersih-bersih siswa yang melanggar alpha 3 kali
dalam sehari.
2. Membagi tugas- tugas kebersihan
4. Berkordinasi bersama koordinator kamar terkait data santri sakit. disemua sektor yang terdapat dalam
5. Mengkoordinir kegiatan bersih-bersih spot area sekitar lantai
dasar dan area sekeliling pondok lingkungan pondok.
6. Mencatat santri yang izin pijat dan diberangkatkan bersama-
sama dan dikawal
7. Menghubungi tukang pijat untuk menanyakan jumlah • Tambahan
kesanggupan jumlah pasien
8. Menyimpan dan mengecek setiap arsip dan inventaris dilemari 1. Mengkordinir santri yang izin
khusus, jika hilang harus mengganti
• MINGGUAN sekolah dikarenakan sakit untuk
1. Bersih-bersih setiap malam sabtu setelah maghrib dan malam senin berada di mabes pengurus mulai jam
setelah isya’ area dalam pondok
2. Bersih-bersih setiap jum’at pagi area luar masuk sekolah sampai sore.
3. Lari di setiap hari selasa pagi.
• BULANAN
2. Ikut berperan aktif apabila ada event
1. Menguras tandon atas pondok. di luar pondok.
 KABAG KEAMANAN
• HARIAN
1.Mengkoordinir dan menghandel kegiatan jaga malam dengan
perincian tugas sebagai berikut :
• Mengatur tugas jaga malam dengan pembagian 4 anak dari
setiap lembaga
• Memberikan ID Card kepada petugas jaga malam
• Mengecek pelaporan dari koordinator kamar yang bertugas
mengantar dan briefing santri yang bertugas
• Melaporkan koordinator kamar yang tidak mengantar dan
membriefing santri yang bertugas jaga malam
• Melaksanakan penyangsian atas pelanggaran santri yang
bertugas nugur dengan ketentuan sebagai berikut :
 Pelanggaran dipos Pondok mahasiswi dengan sanksi
dijemur dipondok tersebut atas pengawasan wakil kepala
pondok, keamanan dan koordinator kamar yang
bersangkutan
 Pelanggaran merusak fasilitas pos jaga malam dengan
mengganti barang yang dirusak
2.Penjagaan keluar masuk santri.
3.Penertiban santri dalam mentaati peraturan
pondok diantaranya membuat gaduh di dalam
pondok, tidur terlalu malam, menggunakan
celana pendek, menggunakan aksesoris larangan,
bullying.
4. Menerapkan pengawasan terhadap santri pada
jam tidur malam (22.30) dan jam batas keluar
sore hari(16.00) sekolah menengah, (16.30)
sekolah tinggi
5. Mengeluarkan surat izin pulang pada santri
yang sakit dengan dijemput oleh wali santri.
6. Mengeluarkan surat izin pada santri yang
meminta izin oleh walisantri
7. Pengecekan keberadaan santri dipondok
dijam malam.
8. Memberikan ID Card kepada santri yang
bertugas jaga malam.
9. Menyimpan segala fasilitas kemanan dan
perizinan.
10. Berkoordinasi dengan kabag. Kediniyahan
terkait pelanggaran ubudiyyah untuk
persyaratan izin
11. Controling tempat santri diluar pondok
12. Menertipkan santri yang mengikuti kegiatan
ilegal.
KELANJUTAN...
•Mingguan
1. Penertiban dan pengontrolan pemberangkatan kegiatan istighosah malam jum’at, dan sholat subuh di
pondok pusat.
2. Pemeriksaan dadakan pada kamar tertentu
3. Mengawasi punishmen setiap jum’at pagi ba’da pembacaan burdah.
4. Menyangsi santri yang melanggar merokok duduk disamping barat kyai disaat mengaji kyai ba’da
subuh pada hari sabtu dengan memakai kalung pelanggaran.
5. controlling massal barang elektronik diwaktu yang tidak ditentukan.
6. Menindak pelanggaran santri pulang tanpa izin dan pelanggaran lainnya.
7. Berkoordinasi dengan koordinator kamar terkait pelanggaran santri.
8. Melaporkan pelangaran berat santri kepada wali santri.
• Bulanan
1. Pengontrolan rambut diwaktu yang tidak ditentukan.
2. Reporting pelanggaran perangkatan kepada Dewan Pembina.
3. Pelaporan pengeluaran dan pemasukan uang perizinan pada rapat evaluasi bulanan.
• Tahunan
1. Penertiban kegiatan tahunan pondok
2. Menyelesaikan surat ijin pulangan
3. reporting pelanggaran setiap akhir tahun .
 KOORDINATOR KAMAR

1. Bertanggung jawab dan Briefing terhadap santri diwilayah tanggung jawabnya pada seluruh kegiatan pondok.
2. Bertanggung jawab terhadap suasana lingkungan kamar yang bersih dan rapi.
3. Melaporkan kegiatan bersih-bersih kamar.
4. Menagih kos makan pada santri wilayah tanggung jawab kamarnya masing-masing.
5. Bertanggung jawab pada pengawasan sarana setiap kamar di wilayah tanggung jawabnya.
6. Mengadakan pengawasan terhadap kegiatan santri.
7. Merekap dan menerima setoran hapalan wajib santri sesuai target yang telah ditetapkan.
8. Menyetorkan rekapan hafalan kepada kabag. kediniyahan.
9. Mengecek santri jaga malam sebanyak 2 kali,tengah malam dan diwaktu shubuh saat bertugas.
10. Mengarahkan seluruh santri dan Mengabsen kegiatan jamaah santri
11. Melaporkan santri yang alpa jamaah kepada Kabag. Kediniyahan.
12. Melaporkan santri sakit kepada kabag. Kesorga.
13. Memberitahukan tunggakan kepada walisantri secara berkala.
14. Melaporkan pelanggaran santri kepada Kabag. Keamanan.
15. Mengambil nasi santri bagi santri yang sakit
16. Membriefing dan mengantarkan anak jaga malam
LANJUTAN.......
17. Melaporkan nama nama santri ke lembaga terkait
jadwal tuguran
18. Mencatat nama-nama santri yang berpuasa dan
dilaporkan kepada pihak kantin
19. Memiliki data santri berupa nama, kelas, lembaga,
nomor hp wali santri, alamat, dan dilaporkan kepada
kepala pondok untuk digunakan penagihan dan lain-lain
20. Menerima titipan setrika maksimal 1 setrika untuk 1
kamar
21. Menagih kos makan kepada santri
22. Menjaga setiap berkas santri yang sudah terkumpul dan
menggantinya jika hilang
DATA LEMARI LANTAI 2
KAMAR JUMLAH LEMARI JUMLAH LEMARI YANG RUSAK
1 10 3
2 10 0
3 6 2
4 8 5
5 6 2
6 PENGURUS
7 4 2
8 6 3
9 8 0
10 KOMINFO
11 10 0
12 PENGURUS
13 KANTOR IPNU
14 6 0
15 6 0
16 10 2
17 10 2
18 PENGURUS
19 8 5
20 6 1
21 6 0
22 8 0
23 6 1
TOTAL 134 28

*Catatan : Jumlah tersebut merupakan jumlah lemari

yang terdapat di lantai 2, tidak termasuk lemari yang berada di lantai lain