Pengantar Administrasi,

Persuratan, Proposal
dan LPJ
Oleh : Zulfikar Ibnu Mas’ud
(Sekum KAMMI Daerah Sulsel)

Disampaikan pada :
Training Dasar Organisasi KAMMI Komsat UMI
Azhar Center – Kamis, 17 Mei 2007
 Administrasi...Mengapa?

• Sesungguhnya Allah mencintai orang-orang

yang berperang di jalan-Nya dalam barisan
yang rapi...(61:4)
• Kebatilan yang terorganisir dapat
mengalahkan kebaikan yang tidak
terorganisir.....(Ali radiyallahu anhu)
• Salah satu parameter penilaian
profesionalisme sebuah organisasi
TDO KAMMI UMI – 17 Mei 2007
 Daftar Isi
• Pengantar Administrasi
• Persuratan
• Proposal
• Laporan Pertanggungjawaban

TDO KAMMI UMI – 17 Mei 2007

 Administrasi
• Administrasi atau biasa kita sebut juga
dengan ketatausahaan dengan lingkup
yang lebih kecil adalah segenap rangkaian
aktivitas menghimpun, mencatat,
mengolah, mengganda, mengirim dan
menyimpan keterangan-keterangan yang
diperlukan oleh setiap organisasi.

TDO KAMMI UMI – 17 Mei 2007

Struktur Administrasi KAMMI Pusat
Ketua Umum
KAMMI Pusat

Sekretaris Jenderal

Biro Kesekretariatan Biro Pengembangan

& Kerumahtanggaan Organisasi (PO)

Bendahara Umum, Ketua

Teritorial & Ketua Bidang

TDO KAMMI UMI – 17 Mei 2007

 Tugas Struktur Administrasi KAMMI

Kesekretariatan & Kerumahtanggaan

– Mengadakan, mencatat dan mengarsip surat-menyurat.
– Menyimpan dan memelihara arsip-arsip penting.
– Mengelola sekretariat, baik dari segi pengadaan
perencanaan, pemakaian dan pemeliharaan.
– Mendokumentasikan aset-aset vital KAMMI guna
pembentukan pusat dokumentasi KAMMI.
– Membuat agenda kerja ketua umum dan sekjend KAMMI
– Dalam menjalankan tugasnya dapat mengangkat staf.
– Mengadakan dan mengelola perpustakaan KAMMI
– Bertanggung jawab kepada Sekretaris Jenderal.

TDO KAMMI UMI – 17 Mei 2007

Tugas Struktur Administrasi KAMMI
Pengembangan Organisasi (PO)
• Mengadakan, mencatat dan mengarsip data dan dokumen yang
berkaitan dengan organisasi.
• Menjalankan fungsi supporting organization dalam bentuk:
– Mendukung, mengawasi dan mengevaluasi berjalannya
struktur organisasi.
– Melakukan evaluasi rutin terhadap kegiatan yang telah
dilakukan dan akan berjalan di tiap biro dan departemen.
– Memberikan rekomendasi kepada Ketua Umum dan atau
Sekretaris Jenderal sebagai pengambilan kebijakan alternatif.
– Memberikan alternatif penyelesaian masalah organisasi.
• Bersama Teritorial membuat konsep dan pengawasan akreditasi
KAMMI Daerah.
• Dalam menjalankan tugasnya, biro PO dapat mengangkat staff.
• Bertanggung jawab terhadap Sekretaris Jenderal.

TDO KAMMI UMI – 17 Mei 2007

Struktur Administrasi KAMMI Daerah
Ketua Umum
KAMMI Daerah

Sekretaris Umum

Biro Kesekretariatan &

Kerumahtanggaan

Bendahara, Ketua Departemen & Ketua

LSO/BKM

TDO KAMMI UMI – 17 Mei 2007

 Persuratan
• Fungsi Surat :
Media komunikasi (tulisan) external dan internal
• Jenis Surat :
– Surat Resmi/Dinas  format terikat aturan
– Surat Pribadi  bebas
• Yang dibahas khusus aturan persuratan
KAMMI berdasarkan Pedoman
Pengelolaan Kesekretariatan dari KAMMI
Pusat
TDO KAMMI UMI – 17 Mei 2007
 Bagian-bagian Surat
• Kop Surat
• Tanggal
• Nomor, Hal & Lampiran
• Tujuan
• Salam Pembuka
• Isi Surat
• Salam Penutup
• Pengirim (Tanda tangan)
• Inisial Konseptor

TDO KAMMI UMI – 17 Mei 2007

 Bagian-bagian Surat
• Kop Surat

Kesatuan Aksi Mahasiswa Muslim Indonesia font Tahoma, size 18 (Bold),

The Action Grup of Indonesia Moslem Student Tahoma, size 12 (Bold)
(KAMMI) KOMISARIAT UMI Times New Roman 22 (Bold)
Alamat Sekretariat Times New Roman, size ....

TDO KAMMI UMI – 17 Mei 2007

 Bagian-bagian Surat
• Tanggal
• Nomor, Hal & Lampiran
• Tujuan

TDO KAMMI UMI – 17 Mei 2007

 Bagian-bagian Surat
• Salam Pembuka
• Isi Surat
• Salam Penutup

TDO KAMMI UMI – 17 Mei 2007

 Stempel
1. Stempel KAMMI Daerah sama dengan
stempel KAMMI PUSAT
2. Stempel Komisariat meletakkan nama
daerahnya (lihat contoh).
3. Ukuran stempel, penulisan huruf, dan
bentuk stempel; diseragamkan
1. Tulisan KAMMI mengunakan (Times New
Roman Bold/Tebal)
2. Tulisan Pengurus KAMMI Pusat, Daerah,
Komsat dan Kesatuan Aksi Mahasiswa
Muslim Indonesia menggunakan (Tahoma )
Bold/Tebal)
4. Mengenai warna tinta stempel, di tetapkan
menggunakan warna biru tua 62 mm

21 mm

TDO KAMMI UMI – 17 Mei 2007

 Bagian-bagian Surat
• Pengirim Surat (Tanda-Tangan)
• Inisial konseptor

ZF

TDO KAMMI UMI – 17 Mei 2007

 Proposal
• Proposal adalah salah satu bentuk surat
yang bertujuan untuk menawarkan
sesuatu kepada pihak lain.
• Karena itu syarat-syarat komunikasi
tertulis juga berlaku, antara lain :
– Bahasanya jelas dan mudah dimengerti
– Deskriptif
– Persuasif

TDO KAMMI UMI – 17 Mei 2007

 Proposal
• Isi Proposal :
– Nama, Latar Belakang, Tujuan, Sasaran, Pelaksana dan
Penanggungjawab Kegiatan
– Informasi Pelaksanaan
• Tempat
• Waktu (hari, tanggal)
• Susunan Acara
– Tawaran yang Diberikan
– Lampiran :
• Susunan Panitia
• Anggaran yang Dibutuhkan

TDO KAMMI UMI – 17 Mei 2007

 Laporan Pertanggungjawaban
• Laporan pertanggungjawaban adalah
laporan lengkap tentang proses jalannya
suatu kegiatan atau organisasi.
• Laporan ini biasanya dibuat pada saat
sebuah kegiatan telah selesai
• Diberikan kepada pihak-pihak yang telah
berpartisipasi/membantu

TDO KAMMI UMI – 17 Mei 2007

 Laporan Pertanggungjawaban
• Faktor-faktor penting dari Laporan
Pertanggungjawaban :
– Mengandung fakta yang lengkap dan benar.
– Memberikan gambaran menyeluruh tentang kegiatan
tersebut.
– Menyediakan data untuk pelaksanaan kegiatan.
– Memiliki evaluasi sehingga dapat terjadi
penyempurnaan kegiatan selanjutnya.
– Menyampaikan kesimpulan atau saran atau gagasan
untuk perbaikan kegiatan selanjutnya.

TDO KAMMI UMI – 17 Mei 2007

Laporan Pertanggungjawaban
• Format
– Nama, Latar Belakang, Tujuan dan Sasaran Kegiatan
– Informasi Pelaksanaan
• Tempat, Waktu (hari, tanggal)
• Kronologis Acara
– Rincian :
• Susunan Panitia
• Dana yang digunakan
– Ucapan Terima Kasih
– Kesimpulan & Saran

TDO KAMMI UMI – 17 Mei 2007