ON LINE TRAINING

ISS AWARENESS

PEMAHAMAN
SAP MATERIAL
MANAGEMENT
Sabtu, 16 April 2023
09.30-selesai

Oleh Balfas Mustari

1
• Ditemukan 1 April 1972, Perusahaan yang menemukan bernama System Analysis Program
Development (Systemanalyse Programmentwicklung), kemudian disingkat menjadi SAP. Sejak itu
Program applikasi tersebut berkembang dari program kecil yang diciptakan oleh 5 orang German
mantan karyawan IBM yang berkantor pusat di Walldorf, (Dietmar Hopp, Hasso Plattner, Hans-
Werner Hector, Klaus Tschira, and Claus Wellenreuther) sekarang perusahaan tersebut
mempunyai 105,000 karyawan di seluruh dunia.
• Saat pertama kali diperkenalkan programnya bernama SAP R/2 dan SAP R/3 software, SAP
menciptakan Standard Global untuk Enterprise resource planning (ERP) software. Sekarang
SAP S/4HANA membawa ERP ke level yang sangat canggih yang memproses computasi data data
dengan bantuan AI (Artificial Intelegent dan Cloud database) dan banyak ditiru oleh Applikasi
Developer lain dari seluruh dunia.
 ENTERPRISE RESOURCES PLANNING SOFTWARES

Banyak dipakai di Banyak dipakai di Khusus untuk Banyak dipakai di Banyak dipakai di Perusahaan
Perusahaan besar Perusahaan besar, management Perusahaan besar, lebih besar, lmisalnya PLN)
seperti Pertamina, lebih menekankan proyek menekankan ke Financial menekannkan ke OM
Applikasi ini lebih ke Financial (Operation & Maintenance)
fokus ke Inventory

Applikasi yang baru, di US Applikasi yang baru, di US Applikasi yang baru, di US Applikasi yang baru, di US
Applikasi yang baru, di US
& Europa dipakai di & Europa dipakai di & Europa dipakai di & Europa dipakai di
& Europa dipakai di
Perusahaan besar, lebih Perusahaan besar, lebih Perusahaan besar, lebih Perusahaan besar, lebih
Perusahaan besar, lebih
menekankan ke Financial menekankan ke Financial menekankan ke Financial menekankan ke Financial
menekankan ke Financial
 TAMPILAN APPLIKASI
modul-modul Pada dasarnya SAP dijual tidak baku, tetapi disesuaikan dengan bussiness proses
perusahaan yang membeli dan SAP juga dibuat sesuai istilah2 yang sudah baku di
perusahaan tersebut, jadi bisa saja disuatu perusahaan karena sudah terbiasa
menggunakan istilah Material management tetapi diperusahaan lain dengan SAP yang
sama bisa jadi menggunakan istilah Logistik, sehingga di menu SAP ke2 perushaan tersebut
akan berbeda

Tampilan Layar Utama SAP Tampilan Layar didalam salah satu menu SAP
MODUL-MODUL YANG ADA DALAM APPLIKASI SAP

SAP Functional Modules

•FICO – Finance & Control
•PP – Production Planning
•MM – Material Management
•SD – Sales & Distribution
•WM – Warehouse Management
•QM – Quality Management
•HR – Human Resources
•CRM – Customer Relationship Management

Modul yg relevant dengan Gudang & Inventory

APA YANG DILAKUKAN SAAT PERTAMA KALI SAP DIBELI

Saat kita membeli HP maka HP tersebut tidak serta merta

bisa langsung dipakai tetapi harus diinstal dahulu sesuai
kebutuhan kita

Begitu juga dengan SAP saat dibeli dan dipasang tidak serta
merta bisa langsung dipakai tetapi harus diinstal dahulu
sesuai kebutuhan perusahaan

Proses “menset up “ SAP dengan menu-menu yang

dibutuhkan sangat panjang dan biasanya dilakukan oleh
Konsultan Penjual Software, dan dalam materi ini hanya
dibahas Instalasi Software SAP untuk Material Management
saja.
Master data adalh
istilah menu folder
yang berisi
informasi yg harus
diisi oleh masing2
pemilik proses
APA YANG DILAKUKAN SAAT PERTAMA KALI SAP DIBELI
Formula produksi, nama bahan
baku, kapasitas mesin produksi, Nama supplier, Lead Time, Harga,
nama produk dan karakteristis Unit satuan, Minimum Quantitu,
produksi yg lainnya Term of Payment, Alamat dll

Production
Planning

Code2 pambayaran Bank, code

pembayaran pelanggan AR Account
recevable, Code2 pembayaran tagihan
ke supplier(AP (account Payable), code2
pengeluaran lainnya
nama material , Nomor material,
Finance
Purchasing nomor kode Lokasi Bahan, kode
lokasi WIP, nomor jenis material,
nomor QR Code atau Bar code dll

Nama mesin, lama waktu proses,

jenis produk yg dihasilkan, nama
material yg dibutuhkan, code2
proses produksi dll
Produksi Gudang Bahan Baku
Gudang Barang Jadi
nama produk , Nomor kode
produk, nomor kode Lokasi
Set up diatas dilakukan baik untuk data
produk, kode lokasi kendaraan,
di Server yg harus diup load maupun nomor jenis pengangkutan,
Form2 terkait yg bisa didownload oleh nomor QR Code atau Bar code
user produk dll
CARA KERJA MATERIAL MANAGEMENT TANPA SAP
Permintaan Pembelian/
Purchase Request

Sales
Perhitungan material dan
skedul pengadaan
Supplier A

Permintaan Pembelian/
Purchase Request Pembuatan Purchase
Maintenance Order Supplier B

Supplier C

Permintaan Pembelian/
Dept lain Purchase Request
CARA KERJA MATERIAL MANAGEMENT TANPA SAP

Sales Dept
Pemeriksaan QC
Supplier A

Area Gudang
Supplier B Area Area Pemerikaan
Penerimaan di Pabrik A
di Pabrik A Maintenance
Pabrik A

Supplier C

Dept lain
CARA KERJA MATERIAL MANAGEMENT LEWAT SAP
PO

Supplier
Sales
Production Plan
Purchasing

Mutasi
Penerimaan
Finance barang
Mutasi
Pengeluaran
Mutasi barang
penerimaan
barang

LEGEND

informasi/notifikasi Production
mutasi barang
Permintaan pembayaran
Swift (informasi pembayaran
perbankan) Bank
CARA KERJA MATERIAL MANAGEMENT LEWAT SAP
PO

Supplier
Purchasing staff

Gudang

Data-data yang ada di SAP yang

terlihat oleh semua pembaca :
1. Sales Plan/Customer Order
2. Production Planning
GM 3. Stock Raw Material
4. Purchase Request
5. Purchase Order
6. Harga material
7. Nama Supplier
8. Quantity Plan
9. Quantity outstanding
Direktur 10. Quantity to date
11. Quantity Accumulated
12. Stock FG produk
13. Stock NG di gudang
14. WIP (work in Progress)
CARA KERJA MATERIAL MANAGEMENT DENGAN SAP LEGEND
si
muta mutas informasi/notifikasi
g i
baran barang mutasi barang
mu Swift (informasi
bar tasi perbankan)
ang
Area Pemerikaan
ra si
ba uta

Area Gudang
ng
Area

input mutasi
m

pemeriksaan
barang lolos
Bahan Baku

in rang
Penerimaan

ba
pu d
t m at
m

d a as i
Gu g m utas
ba uta

ng uk
ut ang
as
ra si

ra m
i
Area Produksi ng

ba put
n
tasi

in
ut mu suk
inp ng ma
PO ke a i
suppl
ier bar roduks
Supplier p

rang
input mutasi ba
g Ba rang
masuk Gudan
jadi Area Gudang
inpu Barang jadi
t mu
tasi
ba
Setiap tahap dari material mulai dari dipesan ke tr rang m
uk asuk

barang
mutasi
ke supplier, diterima di gudang lalu diproses di Sur
at J
Produksi disimpan digudang sampai dikirim ke Exp alan k
edi e
si
pelanggan dimonitor dalam kegiatan yg
dinamakan Mutasi barang Area Siap Kirim
ke pelanggan
CARA KERJA MATERIAL MANAGEMENT DENGAN SAP
Dalam menu SAP pasti akan ada :
• Kode barang
• Nomor barang
• Kode lokasi
• Jenis mutasi
• Tgl & waktu mutasi
• PIC petugas yg log in
• Jumlah barang
• keterangan

Catatan : jadi tidak ada mutasi yang ditolak

yang ada adalah mutasi ke barang OK atau
ke barang yg Tidak OK

Jenis mutasi :
- Diterima dari suatu proses ke
proses berikutnya
- Dmutasi ke NG area
- Dimutasi kembali ke supplier
- Dimutasi ke area downgrade
Kualitasnya
- Dimutasi disimpan di WIP

Catatan :
Catatan : WIP : Work In progress, barang yg
Area Rejek juga dianggap sebagai area tujuan mutasi, dan dari
Barang yg diarea produksi bila tidak ada mutasi lebih dari 1 hari menunggu antrian di produksi
area rejek bisa mutasi ke scrapt (pemusnahan) atau mutasike
akan terlihat di SAP sebagai Diam, dan akan dipertanyakan oleh Stok On hand : Barang yg
rework area atau mutasi kembali ke barang bagus
PPC statusnya kecuali statusnya sebagai WIP atau Stock atau menunggu diambil di Gudang
status lainnya yg memang tidak ada mutasi.
READ / DISPLAY
ACCESIBILITY
PENGGUNAAN SAP
Otorisasi hanya membaca data, tetapi tidak
bisa merubah atau membuat data baru apalagi
memodifikasi dan mendelet

CREATE
Otorisasi hanya membuat data baru, tetapi
tidak bisa merubah apalagi mendelet

MODIFY
Otorisasi bisa merubah data,dan tentunya bisa
membuat tetapi tidak bisa mendelet

DELETE
Otorisasi bisa mendelet berarti bisa semua
mulai dari membuat data baru, merubah dan
mendelet
Matrix Otorisasi ini dibuat dan dilaksanakan oleh
Bagian IT terhadap setiap karyawan yang akan menu delete biasanya tidak tampil di screen, karena dianggap hal yang sangat dihindari
menggunakan SAP, Bagian IT tersebut disebut
Administrator SAP
 PENGELOLAAN
ACCOUNT SAP

Tampilan IT Admin dan Sever SAP Tampilam menu account SAP

Di Kasir Minimarket, biasanya saat salah
SAP system Administrator (biasa
input barang maka Karyawan kasir ybs tidak
disngkat IT Admin) adalah orang yang
bisa delete atau meng-cancel input tersebut
mengelola aksesibility bagi semua
tetapi akses mendelet nya ada di Supervisor
pengguna account SAP, dan akan
atau karyawan yg levelnya lebih tinggi dan
didaftarkan terlebih dahulu account
punya otorisasi mendelete
pengguna, daftar nama orang yg punya
akses disebut Credential List Persons
(Daftar orang2 yang berkompeten)
Saat seseorang baru mendapat akses
masuk ke SAP IT orangtersebut harus
mengubah passord nya sehingga
bahkan IT system Administrator tidak
bisa masuk ke account orang tersebut.
saat seseorang resign maka account
tersebut akan dihapus dari Credential
List Person oleh IT Adminsitrator atas
info dari Atasan atau HRD
Dari Matrix Otorisasi ini terlihat bahwa semakin
tinggi jabatan maka otorisasinya akan semagkin
besar, dan tentunya hal itu juga ditunjangdengan
tanggungjawab yang besar

Semua transaksi baik itu create data baru, modify

dan delet ada di history data yg tidak bisa dihapus,
history data hanya bisa diakses oleh IT administrator

Setiap karyawan baru akan memerlukan izin

mendapatkan akses dari Manager ybs ke IT
adminstrator

Begitu juga bila ada karyawan yang resign atau

berpindah Dept maka otorisasi akses ke SAP juga
akan berubah, dan harus diajukan oleh atasa ybs ke
IT Adminstrator
 INPUT DATA KE SAP

Saat ada mutasi barang (baik itu material diterima, barang jadi simasukan
gudang atau mau kirim ke pelanggan) maka perlu input data

Input data ini real time artinya dilakukan segera, sehingga jam menit data
diinput akan masuk ke database. dan akan terliha seterusnya di dalam database
jam berapa menit berapa barang dimutasikan.

Biasanya saat akan membuka Dibeberapa perusahaan besar karena faktor kecepatan
SAP dan memasukkan data, proses sangat penting maka di SAP tidak diperlukan lagi
maka akan ada password untuk input manual tetapi langsung dibaca QR code sehingga
semua data misalnya nama barang, nama karyawan, jam
diisi, password didapatkan dari selesai, quanity masuk dll dimasukkan lewat QR Code
Admin IT
 NOTIFIKASI DARI SAP
Saat akan ada mutasi barang (baik itu material diterima, barang jadi dimasukan Notifikasi barang
gudang atau mau kirim ke pelanggan) maka SAP akan mengeluarkan Notifikasi
(pemberitahuan) ke Pihak penerima

Notifikasi ini real time artinya begitu ada segera statusnya disampaikan ke
penerima, sehingga jam menit Notifikasi dikeluarkan akan ada di database. dan
akan terlihat seterusnya di dalam database jam berapa menit berapa barang
dimutasikan oleh petugas terkait.

Biasanya saat akan membuka SAP

untuk melihat Notifikasi maka akan memutasikan barang
ada password untuk diisi, password
didapatkan dari Admin IT saat sorang
karyawan baru bergabung Dibeberapa perusahaan besar karena faktor kecepatan
proses sangat penting maka Notifikasi bisa jadi diberikan
ke email atau WA atau SMS, selain layar SAP.
 INSTALASI HARDAWARE & NETWORK SAP

Client (pengguna)
Dept lain

Backup data & Cloud

Client (pengguna) Client (pengguna) Client (pengguna)

Produksi Gudang
Purchasing
QR Code Bar Code

QR code lebih banyak infomasi yang

dimasukkan didalamnya dibandingkan Bar
Code, QR code bisa dimasukkan infomasi
Printer QR Scanner GPS
Mesin2 produksi yang waktu dan lokasi barang barada sedangkan
mempunyai Interface untuk peralatan2 yg terhubung dengan SAP Bar Code tidak bisa
terhubung dengan SAP
 Terminal/
workstation Retail shop
SAP NETWORK PARSIAL
GPS Supplier

QR Scanner

Retail shop Distribution center

Supplier

Retail shop
Supplier

Retail shop
Supplier
Office

ISTILAH BAKU DALAM SAP Backbone

jalur informasi/Notifikasi
jalur barang/Mutasi LEGEND
Purchase Order
ISP = Internet service provider
informasi/notifikasi
Retail shop
mutasi barang
Swift (informasi
perbankan)
 SAP NETWORK FULL
Terminal/
workstation
Terminal/
workstation Retail shop
GPS

GPS Supplier QR Scanner

QR Scanner

Retail shop Distribution center

Supplier

Retail shop
Supplier

Retail shop
Supplier
Office
Backbone

ISTILAH BAKU DALAM SAP

jalur informasi/Notifikasi
jalur barang/Mutasi LEGEND
ISP = Internet service provider
informasi/notifikasi
Retail shop
mutasi barang
Swift (informasi
perbankan)
 Thank You!

BRINGING POWER INTO THE NATION AND THE WORLD