Tahap tahap E - Smart

I.

Buka E-Smart : http://182.23.64.21/trans/asp/login.asp

a. Masukan User ID b. Masukan Password

II.

Reservasi / boking
Langkah langkah untuk melakukan reservasi : a. Pilih Reservation, klik Availibility ( enter ) b. Masukan route yang dituju dan tanggalnya ( klik submit ) c. Untuk mengambil seat pilih Class dan klik salah satu class yang di pilih untuk memasukkan nama pilih Add Name , masukan marga atau nama belakang pax tersebut dan setelah itu masukan nama depan pax tersebut dan klik status dari pax tersebut, kursor diterus kan ke bawah, kemudian masukkan no telp yang di dahului dengan kode area ( 3 digit ) dan no telp, type nya diisi berdasarkan lokasi (ex : kantor : b , Agent / travel : a ), apabila pax tersebut di kantor dan memiliki extension maka kolom tersebut diisi dengan no-nya, untuk kolom remark di isi dengan siapa kita menghubungi untuk memberikan informasi sehubungan dengan bokingan pax tersebut, apabila ada lebih no telepon lagi kita bisa masukan ke kolom berikutnya. d. Kolom Received diisi kode nama petugas yang melakukan reservasi. e. Setelah selesai klik End Transaction f. Apabila pax tersebut tidak jadi klik Ignore All maka pembukuan tersebut tercancel dan seat yang sudah kita ambil sebelumnya akan kembali seperti semula. g. Apabila pax masih ada perjalanan lanjutan klik Add Segment untuk boking route yang di minta, ini bisa dilakukan sebelum kita melakukan Add Name.

h. Setelah klik End Transaction maka akan keluar PNR atau kode boking yang terdiri dari 6 digit huruf yang terdiri dari : i. Passenger Name : Yang berisi nama pax yang melakukan perjalanan. ii. Itinerary : Route pax, no penerbangan, class, tanggal, jam, dan status iii. Contact Person : No telp dari pax mau pun agent / travel iv. Add Remark : Memasukan catatan tentang perpanjangan time limit, permohonan apabila status pax masih cadangan, permintaan ganti nama dsb. v. Add OSI : Apabila ada pax yang membawa bayi, selain kita masukkan namanya di Passenger Name sebagai tambahan informasi kita masukkan ke OSI dengan catatan : OSI 1INF Y TGN512 / 23 MTH di kolom nama bayinya kita klik setelah itu klik submit. vi. Passenger Identity : Apabila pax memiliki VIP CARD hanya diisi 8 digit. vii. Add SSR : Apabila ada pax yang membutuhkan kursi roda / wheelchair bisa diisi dengan kode yang ada begitu pun apabila ada request makanan yang khusus, ex : WHCR or SPML, BBML,dll. viii. Confirm Ticket : jika pax akan confirm tiketnya, ambil PNR, klik modify, pilih itinerary, klik edit, klik status HK, klik submit, klik end transaction. Jika stastus pax HL harus minta ke RC, setelah statusnya berubah menjadi KK, klik KK, klik submit berubah menjadi HK, jika akan ticketing klik HK dan akan berubah menjadi RR, klik submit dan terakhir klik End Transaction. i. Untuk melihat schedule tanpa melakukan reservasi, klik schedule dan masukan route yang diinginkan.

j. Untuk melihat bokingan yang sudah pernah dilakukan pilih PNR, akan keluar 2 kolom PNR : masukkan PNR yang sudah pernah diboking dan klik Go, apabila kita tidak tahu PNR nya pilih kolom Passenger Name : masukan nama pax sesuai dengan pada saat pertama melakukan reservasi dan klik Go, akan keluar PNR, Passenger Name, Modify, Divide, Cancel. Apabila hanya akan melihat detail dari bokingan tersebut klik kode bokingnya, Modify untuk melihat detail dari bokingan tersebut dan kita bisa melakukan perubahan ex : perubahan route atau tanggal berangkat, menambah remark dll, apabila ada lebih dari 1 pax dalam PNR tersebut tidak jadi klik Divide dan akan keluar nama nama dari pax tersebut, kemudian klik salah satu nama dari pax yang cancel, klik submit, maka dengan bokingan tersebut akan terpisah dan menjadi PNR baru, apabila pax dari PNR yang diminta tidak jadi berangkat klik CANCEL tanpa harus klik Modify terlebih dahulu. k. Apabila ada perubahan schedule atau apa pun yang di lakukan oleh RC maka akan di kirim ke Queque masing masing, cara melihatnya klik queque masukkan PCC setempat dan masukkan No : 1 klik Go.

PANDUAN E SMART
1. Ticket yang sudah dibeli tidak dapat di pindah tanggalkan dengan menggunakan tiket yang sama, tetapi harus di refund dan di kenakan biaya administrasi kemudian di booking baru dan keluarkan ticket yang baru, biasa nya di kenal dengan sebutan re-issued.

2.

Apabila terjadi flight cancel maka tiket yang lama di refund tanpa di kenakan biaya apa pun ( refund full ) dan keluarkan ticket baru dengan catatan / remark di bokingan kalu pax tersebut merupakan pax ex cancel.

3.

Dalam e-smart tidak ada ticket dengan status Open Date

4.

Setiap ticket yang di keluarkan harus di print 2 lembar dimana 1 lembar untuk pax yang sudah di stempel jam check in dan stempel GSA yang bersangkutan juga di tanda tangani oleh Supervisor, 1 lembar lagi sebagai lampiran dalam Sales Report. 3

5.

Ticket yang sudah di keluarkan apabila tidak jadi berangkat dan belum melakukan Sales Report ( SR ) bisa di VOID dan sebagai bukti pemotongan Administrasinya di lampirkan dalam bentuk refund, apabila dikenakan biaya yang lainnya ex : CF dan pemotongan komisi agent semua di lampirkan dalam form refund.

6.

Untuk ticket return di buat dalam kode booking yang berbeda untuk memudahkan penumpang pada saat melakukan proses Check In. Setiap sore disarankan untuk setiap GSA print pnl list di hari hari yang ada penerbangan yang dapat di gunakan sebagai panduan untuk hari berikutnya apabila terjadi system down dan menghindari catatan HL apabila ada pax yang akan melakukan pembelian ticket

7.

8.

Apabila system down dan pnl list sudah di print 1 hari sebelumnya, maka penumpang bisa diberikan e-ticket manual agar tidak menunggu terlalu lama, apabila seat yang di lihat di PNL list masih memungkinkan

9.

Setiap hari harus dilakukan pre-flight check untuk pembukuan ke depannya dengan catatan time limit yang di berikan sebagai berikut : a. 3 hari sebelumnya time limit jam 14.00 b. 2 hari sebelumnya time limit jam 12.00 c. 1 hari sebelumnya time limit jam 10.00 Apabila ada pax yang minta perpanjangan time limit dapat di infokan via remark yang ada di PNR agar RC tidak membatalkan bokingan tersebut.

10.

Status pembukuan yang masih HL ( Holding List ), harus diminta ke RC untuk di OK kan, perubahan nama dalam reservasi juga di lakukan oleh RC kecuali di boking kembali oleh agent bersangkutan.

11.

Penambahan nama INF apabila belum ada sebelumnya dalam reservasi pax yang sudah ada bisa di mintakan ke bagian RC untuk memasukkannya, dengan memberikan remark di PNR yang bersangkutan.

12.

Dalam E- Smart tidak ada tariff CHD, apabila ada bookingan CHD status nya di rubah MR atau MS.

13.

Perubahan nama hanya boleh 1 kali dan itu dilakukan sebelum melakukan ticketing, jika ada perubahan nama untuk yang ke 2 harus dibooking baru.

14.

Pembukuan yang sudah HK atau RR harus di End Transaction agar terdata dalam ticketing list dan manifest list. Apabila ada pembukuan yang terjadi perubahan dengan status SC, harus di rubah menjadi HK ( klik SC ), berarti pembukuan tersebut terjadi perubahan schedule atau perubahan jam dan itu harus di informasikan ke pax yang bersangkutan.

15.

16.

Pembukuan yang terjadi perubahan dengan status WK harus di add segment di PNL yang sama, apabila statusnya yang di booking lagi HL tapi bookingan awalnya OK harus dimintakan ke bagian RC.

17.

Semua pembukuan yang terjadi perubahan schedule oleh RC akan di kirimkan ke Queque masing masing PCC dan setiap PCC harus membuka queque untuk melihat PNR nya dan di informasikan ke pax. Pembukuan INF juga di masukkan ke dalam OSI sebagai informasi ex : OSI 1INF Y TGN 512 / 23 MTH.

18.

19.

Sales Report harus di proses setiap hari agar tidak terjadi catatan ticket pending dan di print sebanyak 2 lembar dimana 1 lembar untuk di kirimkan ke administrasi kantor pusat dan 1 lembar berikutnya disimpan sebagai file sebelum tutup kasirnya.

20.

Setiap ada penerbangan, manifest harus selalu di input dan di close untuk memudahkan data pax dan di print sebanyak 2 lembar, dimana yang satunya

di lampirkan dalam manifest yang akan di onboardkan ke kantor pusat dan 1 lagi sebagai file.

Selamat bekerja