KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA POKOK TAI, 06720 PENDANG KEDAH DARUL AMAN TEL : 04-4682508 FAKS: 04-4682281 http://www.kmtk.matrik.edu.my

MANUAL KUALITI
MK/KMTK

NO. TERBITAN : 01

TARIKH KUATKUASA : 25 NOVEMBER 2012

DISEDIAKAN

DISEMAK

DISAHKAN

KETUA DOKUMENTASI

WAKIL PENGURUSAN

PENGURUSAN TERTINGGI

KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA NO. TERBITAN : 01 MANUAL KUALITI MK/KMTK KANDUNGAN No. Pindaan : 00

Bil

Perkara

Mukasurat

Klausa

A.

PENGENALAN KEPADA MANUAL KUALITI 1. Tujuan 2. Kuasa/Tanggungjawab 3. Kemaskini dan Pengedaran 7 7 7

B.

MAKLUMAT ORGANISASI 1. Latar belakang KMTK 2. Dasar Kualiti 3. Visi 4. Misi 5. Objektif KMTK 6. Objektif Kualiti 7. Piagam Pelanggan 8 9 10 10 10 11 - 12 12 5.4.1 5.3

C.

SKOP PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI 1. Skop Sistem Pengurusan Kualiti untuk Pendaftaran Pensijilan MS ISO 9001:2008 2. Justifikasi Pengecualian 13

13 - 14

7.3, 7.3.1 - 7.3.7, 7.6

D.

PROSES PERKHIDMATAN 1. 2. Hubungan KMTK Dengan Pelanggan Carta Proses Pemetaan dan Interaksi 15 Lampiran 1

KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA NO. TERBITAN : 01 MANUAL KUALITI MK/KMTK No. Pindaan : 00

Bil

Perkara

Mukasurat

Klausa

E.

SISTEM PENGURUSAN KUALITI 1. Keperluan Am 2. Keperluan Dokumentasi 2.1 Am 2.2 Manual Kualiti 2.3 Kawalan Dokumen 2.4 Kawalan Rekod 16 17 17 18 19 21 21

4 4.1 4.2 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4

F.

TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN 1. Komitmen Pengurusan 2. Tumpuan Kepada Pelanggan 3. Dasar Kualiti 4. Perancangan 4.1 4.2 Objektif Kualiti Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti 22 22 23 23 23 24 24 24-25 25 26 26 26 27 28

5 5.1 5.2 5.3 5.4 5.4.1 5.4.2 5.5 5.5.1 5.5.2 5.5.3 5.6 5.6.1 5.6.2 5.6.3

5. Tanggungjawab, Kuasa Dan Komunikasi 5.1 5.2 5.3 Tanggungjawab dan Kuasa Wakil Pengurusan Komunikasi Dalam Organisasi

6. Kajian Semula Pengurusan 6.1 6.2 6.3 Am Input Kajian Semula Output Kajian Semula

KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA NO. TERBITAN : 01 MANUAL KUALITI MK/KMTK No. Pindaan : 00

Bil

Perkara

Mukasurat

Klausa

G.

PENGURUSAN SUMBER 1. Bekalan Sumber 2. Sumber Manusia 2.1 2.2 Am Keupayaan, Latihan dan Kesedaran 29 29 29 29 30 30

6 6.1 6.2 6.2.1 6.2.2 6.3 6.4

3. Infrastruktur 4. Persekitaran Kerja

H.

PROSES PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN 1. Perancangan Bagi Penyampaian Perkhidmatan kepada Pelanggan 2. Proses-Proses Yang Berkaitan Dengan Pelanggan 2.1 Menentukan Keperluan-keperluan Perkhidmatan Yang Hendak Disampaikan 2.2 Semakan Semula Ke atas Keperluan Perkhidmatan Yang Hendak Disampaikan 2.3 Komunikasi Dengan Pelanggan 3. Perolehan 3.1 Proses Perolehan 3.2 Maklumat perolehan 3.3 Verifikasi Ke Atas Bahan Yang Diperolehi

31

7.1

32

7.2

32

7.2.1

32 33 33 33 33 33

7.2.2 7.2.3 7.4 7.4.1 7.4.2 7.4.3

KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA NO. TERBITAN : 01 MANUAL KUALITI MK/KMTK No. Pindaan : 00

Bil

Perkara

Mukasurat

Klausa

4. Proses Penyediaan Pemberian Perkhidmatan 4.1 Kawalan Ke Atas Proses Penyediaan Pemberian Perkhidmatan 4.2 Validasi Proses Penyediaan Dan Penyampaian Perkhidmatan Kepada Pelanggan 4.3 Identifikasi dan Kemudahkesanan 4.4 Harta Hakmilik pelanggan 4.5 Pemuliharaan

34

7.5

34

7.5.1

34 35 35 35 - 36

7.5.2 7.5.3 7.5.4 7.5.5

I.

PENGUKURAN, PENGANALISISAN DAN PENAMBAHBAIKAN 1. Am 2. Pemantauan dan Pengukuran 2.1 Kepuasan Hati Pelanggan 2.2 Audit Dalaman 2.3 Pemantauan dan Proses-Proses Pengukuran 2.4 Pemantauan dan Pengukuran Perkhidmatan 3. Kawalan Kepada Perkhidmatan Yang Tidak Memenuhi Keperluan Yang Ditetapkan 3.1 Am 3.2 Prosedur 3.3 Perkhidmatan Yang Tidak Memenuhi Keperluan 3.4 Tindakan Yang Diambil 37 37 37 38

8 8.1 8.2 8.2.1 8.2.2

38

8.2.3

39

8.2.4

39 39 39

8.3

39 - 40 41

KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA NO. TERBITAN : 01 MANUAL KUALITI MK/KMTK No. Pindaan : 00 Tarikh Kuatkuasa : 25 November 2012

Bil

Perkara

Mukasurat

Klausa

4. Analisis Data 5. Penambahbaikan 5.1 5.2 5.3 Penambahbaikan Yang Menyeluruh Tindakan Pembetulan Tindakan Pencegahan

41 41 41 42 43

8.4 8.5 8.5.1 8.5.2 8.5.3

J.

SENARAI MATRIK SISTEM PENGURUSAN KUALITI LAMPIRAN 1. Carta Proses Pemetaan dan Interaksi 2. Carta Organisasi Kolej Matrikulasi Teknikal Kedah 3. Carta Organisasi Pasukan MS ISO 9001:2008

44 48 48 Lampiran 1 Lampiran 2 Lampiran 3 Lampiran 4

4. Senarai Prosedur Am dan Prosedur Utama Lampiran 5 5. Objektif Kualiti

KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA NO. TERBITAN : 01 MANUAL KUALITI MK/KMTK No. Pindaan :00 Tarikh Kuatkuasa : 25 November 2012

A.

PENGENALAN KEPADA MANUAL KUALITI

1.

TUJUAN 1.1 Manual Kualiti ini merupakan dokumen bertulis yang mengandungi Dasar Kualiti, Objektif Kualiti, penerangan ringkas mengenai Sistem Pengurusan Kualiti, prinsip-prinsip asas Sistem Pengurusan Kualiti yang merangkumi halhal berkaitan Pengurusan Pengendalian Kuliah,Tutoran, Amali Dan Bengkel, Pengurusan Pemantauan Pengajaran Dan Pembelajaran, Pengurusan Penilaian dan Peperiksaan, Pengurusan Aktiviti Kokurikulum, Pengurusan Hal Ehwal Pelajar, Pengurusan Pengendalian Perpustakaan dan Pengurusan Latihan Dan Pembangunan Staf yang berasaskan kepada objektif dan fungsi organisasi serta berasaskan kepada MS ISO 9001:2008. Memberi penjelasan ke atas dasar yang digubal untuk memenuhi keperluan tersebut.

1.2

2.

KUASA / TANGGUNGJAWAB 2.1 Ketua Dokumentasi / Pasukan Dokumentasi bertanggungjawab menyimpan dan mengemaskini Manual Kualiti sebagaimana yang ditetapkan dengan kerjasama ahli Jawatankuasa ISO.

3.

KEMASKINI DAN PENGEDARAN 3.1 Manual Kualiti merupakan dokumen yang terkawal dan disahkan oleh Pengarah Kolej Matrikulasi Teknikal Kedah (KMTK) sebelum diterimapakai dan diedarkan kepada mereka yang ditentukan dalam senarai edaran.

Rujukan :

Prosedur Kawalan Dokumen

KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA NO. TERBITAN : 01 B. MANUAL KUALITI MK/KMTK MAKLUMAT ORGANISASI No. Pindaan :00 Tarikh Kuatkuasa : 25 November 2012

1.

LATAR BELAKANG KMTK

Kolej Matrikulasi Teknikal Kedah (KMTK), terletak 8 km dari pekan Guar Chempedak dan lebih kurang 18 km dari pekan Pendang. KMTK berkeluasan 44.6 ekar dengan menempatkan sebuah blok pentadbiran, sebuah blok akademik (36 buah kelas) dan makmal/bengkel kejuruteraan. Blok penginapan pelajar terdiri daripada 1 blok asrama pelajar lelaki dan 1 blok pelajar perempuan. KMTK memulakan operasi pentadbirannya pada 1 April 2009 KMTK diwujudkan untuk mengendalikan Program Matrikulasi di bawah pengurusan Bahagian Matrikulasi Kementerian Pelajaran Malaysia (BMKPM). 1.1 Alamat: Kolej Matrikulasi Teknikal Kedah Kementerian Pelajaran Malaysia Pokok Tai,06720 Pendang, Kedah. 04-4682508 04-4682281 admin@kmtk.matrik.edu.my http://www.kmtk.matrik.edu.my

Tel: Faks: E-mel: Laman Web:

1.2

Dalam melaksanakan MS ISO 9001:2008, KMTK telah memilih skop seperti berikut: 1.2.1 Pengurusan Pengendalian Kuliah, Tutoran, Amali Dan Bengkel 1.2.2 Pengurusan Pemantauan Pengajaran dan Pembelajaran 1.2.3 Pengurusan Penilaian Dan Peperiksaan 1.2.4 Pengurusan Aktiviti Kokurikulum 1.2.5 Pengurusan Hal Ehwal Pelajar 1.2.6 Pengurusan Perpustakaan 1.2.7 Pengurusan Latihan Dan Pembangunan Staf KMTK berhasrat menjadi kolej matrikulasi yang mempunyai satu sistem pengurusan yang terbaik. Program MS ISO 9001:2008 telah dipilih sebagai satu bukti bagi mencapai tujuan ini. Bagi menentukan pelaksanaan program tersebut, Pengarah telah melantik Wakil Pengurusan iaitu Ketua Jabatan Sastera Ikhtisas yang bertanggungjawab melaksanakan tugas-tugas berikut: 1.3.1 Memastikan kewujudan Sistem Pengurusan Kualiti, implementasi dan senggaraan adalah berasaskan Piawaian MS ISO 9001:2008. 1.3.2 Melaporkan prestasi Sistem Pengurusan Kualiti ke peringkat pengurusan bagi tujuan penambahbaikan terhadap sistem berkenaan. 1.3.3 Melaksanakan tugas pemantauan yang berterusan ke atas aktiviti tersebut.
8

1.3

KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA NO. TERBITAN : 01 MANUAL KUALITI MK/KMTK No. Pindaan : 00 Tarikh Kuatkuasa : 25 November 2012

B.

MAKLUMAT ORGANISASI

1.4 2.

Timbalan Wakil Pengurusan ialah Ketua Jabatan Pengurusan Pelajar .

DASAR KUALITI (Klausa 5.3 ) 2.1 Kolej Matrikulasi Teknikal Kedah beriltizam memberi perkhidmatan berkualiti dalam Pengurusan Hal Ehwal Akademik, Hal Ehwal Pelajar , Pengurusan Pembangunan Staf dan Pengurusan Pembangunan Kolej bagi memastikan pelanggan mendapat manfaat terbaik melalui pelaksanaan sistem pengurusan berkualiti yang cekap dan berkesan secara berterusan. Penerangan Dasar Kualiti Beriltizam memberikan perkhidmatan berkualiti Kolej Matrikulasi Teknikal Kedah bertanggungjawab memberikan perkhidmatan yang berkualiti dan menyeluruh dalam Pengurusan Pengendalian Kuliah,Tutoran, Amali dan Bengkel, Pengurusan Pemantauan Pengajaran dan Pembelajaran, Pengurusan Penilaian dan Peperiksaan, Pengurusan Kokurikulum, Pengurusan Hal Ehwal Pelajar, Pengurusan Perpustakaan dan Pengurusan Latihan dan Pembangunan Staf. pelanggan mendapat manfaat terbaik Kolej Matrikulasi Teknikal Kedah akan berusaha memastikan agar pelanggan mendapat layanan terbaik dan berpuas hati dengan perkhidmatan yang ditawarkan berdasarkan Akta Pelajaran 1996. berkesan secara berterusan Kolej Matrikulasi Teknikal Kedah akan memastikan keberkesanannya melalui penambahbaikan secara berterusan selaras dengan keperluan MS ISO 9001:2008 melalui mesyuarat, perhimpunan dan perbincangan yang mementingkan kepuasan pelanggan. 2.3 Pengarah haruslah memastikan Dasar Kualiti:2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.3.4 Memenuhi keperluan Memenuhi peraturan dan penambahbaikan yang berterusan kepada keberkesanan sistem kualiti Disebar dan difahami oleh anggota kerja Dinilai dari semasa ke semasa bagi memastikan kesesuaiannya
9

2.2

KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA NO. TERBITAN : 01 B. MANUAL KUALITI MK/KMTK MAKLUMAT ORGANISASI No. Pindaan : 00

2.4

Pelaksanaan Dasar Kualiti Kolej Matrikulasi Teknikal Kedah akan mematuhi keperluan akta, pekeliling dan peraturan yang dikeluarkan oleh pihak BMKPM, Kementerian Pelajaran Malaysia dan agensi kerajaan Malaysia.

3.

VISI Penjana unggul pelajar Bumiputra cemerlang dalam bidang teknikal ke Institusi Pengajian Tinggi menjelang 2015.

4.

MISI Membangunkan potensi pelajar Bumiputera cemerlang dalam bidang teknikal melalui pendidikan berkualiti secara holistik.

5.

OBJEKTIF KMTK 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 Berusaha sekurang-kurangnya 30% pelajar mencapai PNGK 3.5 atau lebih. Memastikan semua pelajar berjaya memasuki Institut Pengajian Tinggi. Menanam sikap positif dan membentuk keperibadian mulia pelajar melalui penerapan nilai-nilai murni di dalam aktiviti kurikulum dan kokurikulum. Meningkatkan pengetahuan, keupayaan dan kemampuan pelajar untuk menghadapi persaingan dan cabaran alaf baru. Membimbing dan mempertingkatkan keimanan pelajar.

10

KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA NO. TERBITAN : 01 MANUAL KUALITI MK/KMTK No. Pindaan : 00 Tarikh Kuatkuasa : 25 November 2012

B.

MAKLUMAT ORGANISASI

6.

OBJEKTIF KUALITI ( Klausa 5.4.1 )

Bagi mencapai matlamat, pihak pengurusan KMTK telah membentuk Objektif Kualiti bagi setiap skop. Objektif Kualiti ini akan dikaji semula dari semasa ke semasa untuk memastikan keberkesanan dan kesesuaiannya bagi memenuhi matlamat KMTK. Bil 1 Skop Pengurusan Pengendalian Kuliah, Tutoran, Amali dan Bengkel. Objektif Kualiti 1.Memastikan pengurusan dan pengendalian kuliah, tutoran, amali dan bengkel mengikut sukatan pelajaran Program Matrikulasi. 2.Memastikan 70% pelajar mencapai sekurang-kurangnya PNGK 3.0 dalam Peperiksaan Semester Program Matrikulasi. 2 Pengurusan Pemantauan Pengajaran dan Pembelajaran. 1.Memastikan setiap pensyarah dinilai sekurang-kurangnya sekali dalam satu sesi dan mencapai skor min sekurangkurangnya 4.0. 1.Memastikan setiap satu penilaian pemantauan bagi pengurusan Ujian Pertengahan Semester (UPS) dan Peperiksaan Semester Program Matrikulasi (PSPM) mencapai skor min sekurang-kurangnya 4.0 1.Memastikan pelajar dapat menguasai Standard of Operation aktiviti kokurikulum yang ditetapkan dan mencapai sekurang-kurangnya 80% markah kokurikulum ke IPTA diakhir sesi pengajian 1.Memastikan kehadiran pelajar mencapai sekurang-kurangnya 90% jam pertembungan yang sepatutnya. 2.Memastikan setiap pelajar terlibat sekurang-kurangnya sekali bagi setiap sesi program pembangunan Soft Skill. 6 Pengurusan Perpustakaan. 1.Memastikan 100% prosedur
11

Pengurusan Penilaian dan Peperiksaan.

Pengurusan Aktiviti Ko-kurikulum.

Pengurusan Hal Ehwal Pelajar.

peminjaman dan pemulangan bahan perpustakaan dipatuhi. 7 Pengurusan Latihan dan Pembangunan Staf. 1.Memastikan 100% staf Kolej Matrikulasi Teknikal Kedah menjalani keperluan 7 hari berkursus dalam masa setahun.

7.

PIAGAM PELANGGAN 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7 7.8 Sentiasa menepati masa seperti ketetapan di dalam jadual waktu P&P yang diberikan. Menyampaikan P&P yang berkualiti, cekap dan bijaksana. Menyediakan prasarana pendidikan yang mencukupi , selesa dan kondusif. Memastikan pengurusan yang dedikasi, berdisiplin, cekap dan amanah. Mewujudkan budaya kerja hormat menghormati, penyayang dan mesra. Memastikan sahsiah pelajar sentiasa unggul dengan program kerohanian. Memastikan kebajikan pelajar sentiasa menjadi keutamaan. Mengamalkan program gaya hidup sihat dan harmoni.

12

KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA NO. TERBITAN : 01 MANUAL KUALITI MK/KMTK No. Pindaan : 00 Tarikh Kuatkuasa : 25 November 2012

C.

SKOP PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI

1.

SKOP SISTEM PENGURUSAN KUALITI UNTUK PENDAFTARAN PENSIJILAN MS ISO 9001:2008 1.1 Skop Sistem Pengurusan Kualiti untuk pendaftaran pensijilan MS ISO 9001:2008 ialah:1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.1.4 1.1.5 1.1.6 1.1.7 Pengurusan Pengendalian Kuliah, Tutoran , Amali Dan Bengkel Pengurusan Pemantauan Pengajaran dan Pembelajaran Pengurusan Penilaian Dan Peperiksaan Pengurusan Aktiviti Kokurikulum Pengurusan Hal Ehwal Pelajar Pengurusan Perpustakaan Pengurusan Latihan Dan Pembangunan Staf

2.

JUSTIFIKASI PENGECUALIAN 2.1 Pengecualian klausa yang berikut diberikan kepada KMTK:Elemen 7.3 7.3.1 7.3.2 7.3.3 7.3.4 7.3.5 7.3.6 7.3.7 2.2 Rekabentuk Dan Pembangunan

Perancangan Pembangunan dan Rekabentuk Input Pembangunan dan Rekabentuk Output Pembangunan dan Rekabentuk Penilaian Pembangunan dan Rekabentuk Verifikasi Pembangunan dan Rekabentuk Pengesahan Pembangunan dan Rekabentuk Kawalan kepada Perubahan Pembangunan dan Rekabentuk

KMTK hanya terlibat dalam aspek perkhidmatan. Aspek Rekabentuk dan Pembangunan disediakan oleh BMKPM. Di peringkat KMTK pelaksanaan dan kawalan akan diselaraskan oleh Pengarah / Ketua Jabatan / Ketua Unit / Penolong Pengarah / Pegawai Eksekutif Kanan. Elemen 7.6. Kawalan Peralatan, Pengukuran dan Pemantauan

2.3

KMTK tidak mempunyai peralatan pengukuran teknikal yang memerlukan kalibrasi oleh piawaian kebangsaan atau antarabangsa.

13

KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA NO. TERBITAN : 01 MANUAL KUALITI MK/KMTK No. Pindaan : 00 Tarikh Kuatkuasa : 25 November 2012

C.

SKOP PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI

3.

Undang-Undang Dan Peraturan Yang Dirujuk : 3.1 KMTK akan mengenal pasti Undang-Undang dan Peraturan yang dirujuk untuk sesuatu aktiviti yang berkaitan. Undang-Undang dan Peraturan akan dikuatkuasakan mengikut peruntukan dan keperluan. Pengarah adalah pihak yang dipertanggungjawabkan untuk memantau penguatkuasaan UndangUndang dan Peraturan yang diperuntukkan. Antara Undang-Undang dan Peraturan yang dirujuk adalah :

Undang-Undang/ Peraturan

Jabatan / Unit

Tanggungjawab

Akta Pelajaran 1996 Pekeliling Perbendaharaan, Perkhidmatan dan Ikhtisas yang berkaitan Arahan pengurusan dan pentadbiran Peraturan Makmal Sains Peraturan Bengkel Kejuruteraan Peraturan Makmal AUTOCAD / Makmal Bahasa Peraturan Pelajar Program Matrikulasi Akta 174

Semua Unit

Pengarah / KJ

Semua Unit

Pengarah / KJ

Semua Unit

Pengarah / KJ KJ Sains / Ketua Unit / Pembantu Makmal KJ Sains / Ketua Unit/Pembantu Bengkel Ketua Unit / Pegawai Teknologi Maklumat/ Juruteknik Komputer Pengarah / KJ Pengurusan Pelajar / PPHEP Pengarah / KJ Pengurusan Pelajar / PPHEP

Jabatan Sains

Jabatan Sains

Unit Bahasa Inggeris Unit Kejuruteraan Unit Data dan Maklumat

Semua Unit

Semua Unit

14

KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA NO. TERBITAN : 01 MANUAL KUALITI MK/KMTK No. Pindaan : 00

D.

PROSES PERKHIDMATAN

1.

HUBUNGAN KMTK DENGAN PELANGGAN 1.1 Hubungan KMTK dengan pelanggan adalah melalui jabatan/unit berikut: 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.1.4 1.1.5 1.1.6 1.1.7 1.1.8 1.1.9 1.1.10 1.1.11 1.1.12 1.1.13 1.1.14 1.1.15 1.1.16 Jabatan Matematik Jabatan Sains Jabatan Sastera Ikhtisas Jabatan Pengurusan Pelajar Unit Pentadbiran Unit Kimia Kejuruteraan Unit Fizik Kejuruteraan Unit Matematik Unit Kejuruteraan Mekanikal Unit Kejuruteraan Awam Unit Kejuruteraan Elektrik Dan Elektronik Unit Bahasa Inggeris Unit Kemahiran Dinamika Unit Kokurikulum Unit Agama Islam Dan Moral Unit Data dan Maklumat

1.2

Pelanggan KMTK adalah seperti berikut:1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 Pelajar Ibubapa / waris pelajar BMKPM IPT

2.

CARTA PROSES PEMETAAN DAN INTERAKSI Carta Proses Pemetaan dan Interaksi perkhidmatan KMTK adalah seperti di Lampiran 1.

15

KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA NO. TERBITAN : 01 MANUAL KUALITI MK/KMTK No. Pindaan : 00

E.

SISTEM PENGURUSAN KUALITI (Klausa 4)

1.

KEPERLUAN AM (Klausa 4.1) 1.1 KMTK membangun, mendokumen, mengekal dan meningkatkan sistem pengurusan kualiti secara berterusan berdasarkan kepada keperluan piawaian MS ISO 9001:2008. KMTK telah : 1.2.1 Mengenalpasti proses-proses yang perlu Pengurusan Kualiti dan dalam organisasi; ada dalam Sistem

1.2

1.2.2

Menentukan turutan dan hubungkait di antara proses-proses yang terlibat. Menentukan kriteria dan kaedah yang sesuai di setiap jabatan/unit yang terlibat bagi memastikan proses dijalankan secara efektif dan terkawal. Kriteria dan kaedah untuk mengawal proses yang terlibat terdapat di dalam prosedur audit dalaman, pemantauan, prosedur utama/am dan tatacara kerja. Mengawal maklumat dan sumber bagi memastikan proses-proses yang terlibat di sesuatu jabatan/unit sentiasa terkini, tepat serta bersesuaian dengan kehendak pelanggan. Maklumat-maklumat ini boleh diperolehi melalui dokumen-dokumen dan rekod-rekod yang sedia ada. Mewujudkan kaedah pengukuran dan penilaian ke atas proses-proses perkhidmatan yang dijalankan melalui kaedah seperti pemeriksaan, mesyuarat, audit dalaman dan pengawasan. Rekod-rekod hasil pelaksanaan pengukuran dan penilaian ke atas sesuatu aktiviti perkhidmatan yang diberikan akan dianalisis menggunakan teknik yang tertentu untuk memastikan pencapaian terhadap Objektif Kualiti dan Dasar Kualiti kolej. Melaksanakan perancangan, tindakan pembetulan dan pencegahan mengikut prosedur yang dibangunkan bagi mengatasi sebarang masalah yang timbul hasil daripada analisis yang dijalankan. Penekanan terhadap tindakan pencegahan dan penambahbaikan berterusan merupakan asas utama kepada Sistem Pengurusan Kualiti kolej dalam memenuhi keperluan MS ISO 9001:2008, keperluan pelanggan dan undang-undang yang berkaitan.

1.2.3

1.2.4

1.2.5

1.2.6

16

KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA NO. TERBITAN : 01 MANUAL KUALITI MK/KMTK No. Pindaan : 00

E.

SISTEM PENGURUSAN KUALITI (Klausa 4)

1.3

Pengurusan KMTK juga mendapatkan perkhidmatan dari luar seperti berikut :1.3.1 Agensi kerajaan/IPTA 1.3.2 Syarikat kawalan keselamatan 1.3.3 Syarikat pembersihan kawasan/bangunan 1.3.4 Syarikat pembekal perkhidmatan dan barangan (swasta) 1.3.5 Cafeteria 1.3.6 Kedai Serbaneka Perkhidmatan luar dikawal oleh pengurusan KMTK dengan cara :1.4.1 Melantik penyelaras 1.4.2 Membuat lawatan dan pemeriksaan 1.4.3 Membuat laporan prestasi/penilaian 1.4.4 Melalui perbincangan/mesyuarat dengan pihak berkenaan Perkhidmatan luar akan dikawal mengikut ketetapan undang-undang, peraturan, perjanjian kontrak dan arahan pihak kementerian/bahagian. Sila rujuk: i. ii. Prosedur Utama Prosedur Am

1.4

1.5

2.

KEPERLUAN DOKUMENTASI (Klausa 4.2) 2.1 Am (Klausa 4.2.1)

Dokumen sistem pengurusan kualiti yang dibangunkan di KMTK mengandungi : a. Pernyataan dasar kualiti dan objektif kualiti sebagai matlamat utama organisasi serta penentuan tahap pencapaian ke atas dasar-dasar sistem pengurusan kualiti yang ditetapkan; b. Manual kualiti; c. Prosedur-prosedur yang ditentukan dan diperlukan oleh KMTK didokumenkan; d. Arahan kerja; e. Dokumen-dokumen sokongan (termasuk dokumen rujukan yang ditentukan dan diperlukan oleh organisasi bagi memastikan perancangan, operasi dan kawalan ke atas proses dijalankan dengan berkesan.

17

KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA NO. TERBITAN : 01 E. MANUAL KUALITI MK/KMTK No. Pindaan : 00

SISTEM PENGURUSAN KUALITI (Klausa 4)

Struktur dokumen sistem kualiti di KMTK terdiri daripada 3 peringkat dokumen yang digambarkan di dalam Rajah 1 di bawah. Rajah 1 : Struktur Dokumen Sistem Kualiti KMTK

Peringkat 1

Manual Kualiti

Peringkat 2

Prosedur Utama dan Prosedur Am

Peringkat 3

Dokumen Sokongan

2.2

Manual Kualiti (Klausa 4.2.2) Peringkat 1: Manual Kualiti menetapkan perkara-perkara seperti Dasar Kualiti, Objektif Kualiti, struktur organisasi dan tanggungjawab dalam hal Pengurusan Sistem Kualiti. Selain itu, Manual Kualiti juga menentukan skop Pengurusan Sistem Kualiti, pengecualian dan justifikasi, interaksi di antara proses, rujukan kepada prosedur-prosedur dan dasar-dasar kualiti yang dibangunkan. Peringkat 2: Prosedur adalah dokumen yang dibangunkan bagi menjalankan sesuatu proses perkhidmatan yang diberikan seperti Dasar Kualiti ke atas sesuatu keperluan piawaian yang dinyatakan di dalam Manual Kualiti. Prosedur di KMTK dibahagikan kepada dua jenis iaitu: 1. Prosedur Am yang diperlukan oleh piawaian MS ISO 9001:2008 yang terdiri daripada: i. ii. iii. iv. v. vi. Audit Dalaman Kawalan Dokumen Kawalan Rekod Kualiti Tindakan Pembetulan Tindakan Pencegahan Kawalan Perkhidmatan Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi

18

KOLEJ MATRIKULASITEKNIKAL KEDAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA NO. TERBITAN : 01 MANUAL KUALITI MK/KMTK No. Pindaan : 00 Tarikh Kuatkuasa : 25 November 2012

E.

SISTEM PENGURUSAN KUALITI (Klausa 4)

2. Prosedur Utama adalah prosedur yang dibangunkan untuk memastikan proses yang terlibat sentiasa dijalankan dalam keadaan efektif dan terkawal. Prosedur ini dibangunkan berdasarkan skop yang telah ditetapkan seperti berikut: Jabatan / Unit Jabatan Sains Jabatan Matematik Jabatan Sastera Ikhtisas Skop 1. Pengurusan Pengendalian Kuliah, Tutoran , Amali dan Bengkel. 2. Pengurusan Pemantauan Pengajaran dan Pembelajaran 1. Pengurusan Aktiviti Kokurikulum 2. Pengurusan Hal Ehwal Pelajar 1. Pengurusan Latihan Dan Pembangunan Staf 2. Pengurusan Penilaian Dan Peperiksaan 3. Pengurusan Perpustakaan

Jabatan Pengurusan Pelajar

Unit Pentadbiran

Peringkat 3: Dokumen sokongan seperti arahan kerja, borang-borang, rekod-rekod kualiti, senarai tugas dan senarai semak. 2.3 KAWALAN DOKUMEN (Klausa 4.2.3) Mewujud dan menyelenggara dokumen yang diperlukan oleh Sistem Pengurusan Kualiti yang dikawal oleh Prosedur Kawalan Dokumen. Dokumen yang dikawal ialah : i. ii. iii. iv. v. Manual Kualiti Prosedur Utama dan Prosedur Am Arahan Kerja Dokumen Sokongan / lampiran / borang Dokumen luaran

19

KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA NO. TERBITAN : 01 MANUAL KUALITI MK/KMTK No. Pindaan : 00 Tarikh Kuatkuasa : 25 November 2012

E.

SISTEM PENGURUSAN KUALITI (Klausa 4)

Prosedur bagi kawalan dokumen disediakan meliputi perkara-perkara berikut: 2.3.1 Kelulusan Dokumen Semua dokumen sistem kualiti hendaklah diluluskan sebelum digunapakai. Manual Kualiti, Prosedur Utama dan Prosedur Am disahkan seperti dalam jadual berikut:

Dokumen Manual Kualiti Prosedur Utama Prosedur Am

Disahkan oleh Pengarah Wakil Pengurusan Pengarah

Setiap keluaran dokumen kualiti baru perlu dicatat nombor terbitan, nombor pindaan dan tarikh kuatkuasa.

2.3.2

Pindaan Dokumen Cadangan pindaan Manual Kualiti, Prosedur Utama dan Prosedur Am boleh dikemukakan oleh kakitangan kepada Ketua Jabatan / Penolong Pengarah / Ketua Unit / Pegawai Eksekutif Kanan. Butiran pindaan akan direkodkan dalam Borang Rekod Pindaan. Dokumen yang telah diluluskan diedarkan oleh Ketua Dokumentasi / Pasukan Dokumentasi kepada pemegang skop bagi menggantikan dokumen asal. Pemegang skop bertanggungjawab untuk memasukkan pindaan dan mengeluarkan dokumen yang tidak terpakai dan menyerahkan kepada Ketua Dokumentasi untuk dimansuhkan. Satu salinan dokumen asal yang ditanda dengan perkataan [BATAL] disimpan oleh Ketua Dokumentasi. Bagi prosedur yang pindaannya melebihi 50% mukasurat, terbitan baru akan dikeluarkan. Bagi prosedur yang pindaannya kurang daripada 50% mukasurat, hanya mukasurat yang terlibat dengan pindaan sahaja ditukar dan diberi kepada pemegang skop.

20

KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA NO. TERBITAN : 01 MANUAL KUALITI MK/KMTK No. Pindaan : 00 Tarikh Kuatkuasa : 25 November 2012

E.

SISTEM PENGURUSAN KUALITI (Klausa 4)

2.3.3

Pengedaran Dokumen Satu senarai edaran yang mengandungi nama pemegang dan prosedur terkawal disediakan. Prosedur hanya diedarkan kepada kakitangan yang terdapat dalam senarai edaran. Prosedur yang diedarkan kepada pemegang skop adalah dokumen terkawal, terkini dan ditandakan dengan perkataan [DOKUMEN TERKAWAL]. Prosedur Kawalan Dokumen

Sila rujuk:

2.3.4

Penyimpanan Dokumen Semua prosedur ditempatkan di lokasi yang memudahkan rujukan dibuat seperti yang tercatat dalam perkara 8.0 setiap prosedur.

2.3.5

Prosedur luaran yang ditetapkan oleh organisasi sebagai perlu untuk perancangan dan pelaksanaan sistem pengurusan kualiti dikenalpasti dan pengedarannya dikawal.

2.4

KAWALAN REKOD (Klausa 4.2.4) 2.4.1 Mewujud dan menyelenggara prosedur yang didokumenkan bagi mengumpul, mengguna, menyimpan dan melupuskan rekod kualiti. Semua rekod kualiti hendaklah mudah dibaca dan disimpan supaya mudah dirujuk bagi mengelakkan rekod kualiti daripada menjadi rosak, lusuh atau hilang. Tempoh masa untuk menyimpan rekod kualiti ditentukan dan direkodkan dalam Perkara 8 setiap prosedur. Rekod kualiti tersedia pada bila-bila masa untuk dinilai oleh pihak pengurusan. Prosedur Kawalan Rekod Kualiti

2.4.2

2.4.3

Sila rujuk:

21

KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA NO. TERBITAN : 01 MANUAL KUALITI MK/KMTK No. Pindaan : 00

F.

TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN (Klausa 5)

1.

KOMITMEN PENGURUSAN (Klausa 5.1) Pengurusan KMTK akan memberi komitmen dalam perancangan dan pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti serta penambahbaikan dengan cara:1.1 Memaklumkan kepada anggota kerja tentang pentingnya komunikasi dengan pelanggan dan kepentingan mematuhi peraturan dan undang-undang. Menyediakan Dasar Kualiti untuk rujukan pegawai dan kakitangan. Menyediakan Objektif Kualiti fungsi/tugas setiap jabatan/unit. bagi mengukur kemajuan pelaksanaan

1.2 1.3

1.4

Melaksanakan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan yang berjadual bagi memastikan Objektif Kualiti dan Sistem Pengurusan Kualiti berjalan lancar. Menyediakan sumber manusia dan kewangan bagi memastikan pelaksanaan perkhidmatan berjalan lancar.

1.5

2.

TUMPUAN KEPADA PELANGGAN (Klausa 5.2) Pihak Pengurusan KMTK memastikan keperluan pelanggan ditentukan dan dipenuhi dengan tujuan meningkatkan kepuasan pelanggan. Jabatan/unit yang terlibat dalam Sistem Pengurusan Kualiti kolej bertanggungjawab mengenalpasti pelanggan masing-masing serta memenuhi keperluan mereka. Keperluan pelanggan di jabatan/unit yang terlibat dikenalpasti melalui dokumen-dokumen kontrak, borang-borang permohonan, mesyuaratmesyuarat, arahan-arahan, laporan-laporan dan aduan pelanggan. Dalam mengenalpasti keperluan pelanggan, kolej juga mengambil kira aspek keperluan undang-undang dan peraturan yang ditetapkan oleh pihak yang bertanggungjawab.

22

KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA NO. TERBITAN : 01 F. MANUAL KUALITI MK/KMTK No. Pindaan : 00

TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN (Klausa 5)

3.

DASAR KUALITI (Klausa 5.3) 3.1 Bagi memastikan perkhidmatan yang cemerlang kepada pelanggan, pihak KMTK telah membentuk Dasar Kualiti seperti berikut:Kolej Matrikulasi Teknikal Kedah beriltizam memberi perkhidmatan berkualiti dalam Pengurusan Hal Ehwal Akademik,Pengurusan Hal Ehwal Pelajar ,Pengurusan Pembangunan Staf dan Pengurusan Pembangunan Kolej bagi memastikan pelanggan mendapat manfaat terbaik melalui pelaksanaan sistem pengurusan berkualiti yang cekap dan berkesan secara berterusan. Pihak Pengurusan KMTK telah membangunkan Dasar Kualiti sebagai dasar Sistem Pengurusan Kualiti dan arah tuju kepada kolej. Dasar Kualiti yang dibangunkan juga menunjukkan komitmen pihak pengurusan ke arah memenuhi keperluan pelanggan, peraturan-peraturan dan peningkatan berterusan Sistem Pengurusan Kualiti. Dasar Kualiti ini hendaklah dijadikan rangka kerja terutama dalam pembangunan objektif dan penilaian pencapaian di setiap jabatan/unit yang terlibat dalam Sistem Pengurusan Kualiti. Ianya perlu difahami dan dihebahkan bagi memperolehi impak yang maksimum di keseluruhan kolej dari segi pelaksanaan sistem terhadap kemahuan pihak pengurusan. Dasar Kualiti akan dibuat semakan dari semasa ke semasa bagi memastikan ianya sentiasa sesuai dan selari dengan keperluan kolej dari segi pengurusan yang dapat melancarkan operasi-operasi kolej dan seterusnya memenuhi keperluan pelanggan.

4.

PERANCANGAN (Klausa 5.4) 4.1 Objektif Kualiti (Klausa 5.4.1)

KMTK telah menetapkan Objektif Kualiti berhubung dengan kepuasan pelanggan dan keperluan peraturan. Objektif Kualiti dibangunkan mengikut skop yang dipilih bagi memenuhi keperluan perkhidmatan, proses, peningkatan sistem dan pencapaian kualiti. Objektif Kualiti yang dibangunkan adalah kuantitatif dan sejajar dengan Dasar Kualiti termasuk tanggungjawab penambahbaikan yang berterusan. Sila rujuk: Objektif Kualiti B(6)

23

KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA NO. TERBITAN : 01 MANUAL KUALITI MK/KMTK No. Pindaan : 00

F.

TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN (Klausa 5)

4.2

Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti (Klausa 5.4.2) 4.2.1 Elemen Sistem Pengurusan Kualiti dan proses dirancang bagi memastikan sistem sesuai untuk keperluan perkhidmatan KMTK dan memastikan sistem berfungsi dengan berkesan dan cekap di setiap jabatan/unit. Tujuan Sistem Pengurusan Kualiti ini adalah untuk: i. ii. Mencapai Dasar Kualiti. Memastikan keupayaan bagi memenuhi keperluan pelanggan secara konsisten serta keperluan undang-undang / peraturan yang ditetapkan. Memastikan kepuasan pelanggan dipenuhi. Bagi tujuan penambahbaikan. Memenuhi keperluan Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008.

iii. iv. v.

4.2.2

Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti mengambil kira perkara berikut: i. ii. iii. Kelayakan, pengalaman dan kemahiran warga kerja Sumber termasuk infrastruktur Dokumentasi yang diperlukan

4.2.3

Output daripada perancangan Sistem Pengurusan Kualiti didokumenkan di dalam manual, prosedur serta dokumen-dokumen yang berkaitan dalam Sistem Pengurusan Kualiti yang dibangunkan. Jika berlaku perubahan Sistem Pengurusan Kualiti seperti pelaksanaan sistem maka pihak pengurusan KMTK akan memastikan integriti sistem terjamin. Manual Kualiti

Sila rujuk: 5.

TANGGUNGJAWAB, KUASA DAN KOMUNIKASI (Klausa 5.5) 5.1 Tanggungjawab dan Bidang Kuasa (Klausa 5.5.1) Bagi memastikan pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti berjalan dengan lancar dan sistematik, pihak pengurusan KMTK telah menetapkan tanggungjawab dan kuasa kepada pegawai berikut:5.1.1 5.1.2 5.1.3 5.1.4 P KJ PPP PPHEP : : : : Pengarah Ketua Jabatan Penolong Pengarah Peperiksaan Penolong Pengarah Hal Ehwal Pelajar
24

KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA NO. TERBITAN : 01 MANUAL KUALITI MK/KMTK No. Pindaan : 00

F. 5.1.5 5.1.6 5.1.7 5.1.8 5.1.9 5.1.10 5.1.11

TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN (Klausa 5) KU Py PTM PW PEK KPT PAC : : : : : : : Ketua Unit Pensyarah Pegawai Teknologi Maklumat Pustakawan Pegawai Eksekutif Kanan Ketua Pembantu Tadbir Penolong Akauntan

Senarai lengkap tugas dan tanggungjawab perlu dirujuk pada Fail Meja dan Senarai Tugas. Sila rujuk: i. ii. iii. Prosedur Utama Prosedur Am Fail Meja dan Senarai Tugas

5.2

WAKIL PENGURUSAN (Klausa 5.5.2) 5.2.1 Wakil Pengurusan

Ketua Jabatan Sastera Ikhtisas dilantik sebagai Wakil Pengurusan. Selain daripada tanggungjawab sedia ada, beliau mempunyai tanggungjawab tambahan seperti berikut:a. Memastikan Sistem Pengurusan Kualiti yang termaktub dilaksanakan dan digunakan sepenuhnya selaras dengan Manual Kualiti dan prosedur yang didokumenkan. Melapor dan mengesahkan aktiviti yang dijalankan di peringkat Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan untuk semakan. Mengetuai proses perancangan kualiti dalam pengurusan KMTK. Memastikan latihan/taklimat berkaitan MS ISO 9001:2008 sekurangkurangnya sekali dalam setahun akan diberikan kepada kakitangan. Memastikan tindakan yang diambil sesuai, tepat serta berkesan supaya keperluan Sistem Pengurusan Kualiti berjalan seperti yang ditetapkan. Menentukan misi, objektif, skop dan tanggungjawab setiap anggota kerja. Berurusan mendapatkan maklumat tambahan daripada pihak luar mengenai perkara yang berkaitan dengan Sistem Pengurusan Kualiti. Melapor dan mencadangkan keperluan kewangan dan sumber manusia untuk mencapai objektif kolej.

b. c. d. e.

f. g. h.

25

KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA NO. TERBITAN : 01 MANUAL KUALITI MK/KMTK No. Pindaan : 00

F.

TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN (Klausa 5)

5.3

KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI (Klausa 5.5.3) P/KJ/PP/KU/PTM/PW/PEK akan menyediakan kaedah dan proses komunikasi dalaman bagi memastikan keberkesanan pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti. Matlamat KMTK dan keperluan pelanggan dinyatakan melalui kenyataan objektif dan dasar. Mesyuarat/Perbincangan akan diadakan bagi membincangkan isu-isu yang berkaitan dengan operasi. Keputusan mesyuarat akan dimaklumkan kepada anggota kerja melalui minit mesyuarat / pengumuman / e-mel / surat / memo / perjumpaan / papan kenyataan / peti cadangan Rajah 2: Kaedah Komunikasi Dalaman
Minit Mesyuarat Peti Cadangan Pengumuman

Papan Kenyataan

Komunikasi Dalaman

E-mel

Perjumpaan Memo

Surat

6.

KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (Klausa 5.6) 6.1 Am (Klausa 5.6.1)

P/KJ/PP/KU/PTM/PW/PEK/KAD/KPT/PAC/KD/Py akan membuat penilaian kepada kesesuaian dan keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti serta membincangkannya dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan dua kali setahun. Rekod penilaian dan perbincangan pengurusan akan diselenggara oleh Penyelaras Program ISO. Sila rujuk: Minit Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

26

KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA NO. TERBITAN : 01 MANUAL KUALITI MK/KMTK No. Pindaan : 00

F.

TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN (Klausa 5)

6.2

INPUT KAJIAN SEMULA (Klausa 5.6.2) 6.2.1 Input kajian semula akan dibincangkan dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan yang mengandungi perkara berikut:a. Laporan Audit Dalaman (dibentangkan oleh Ketua Audit Dalaman) Prestasi pelaksanaan Sistem pematuhan kepada prosedur: i. ii. Pengurusan Kualiti dan

b.

Keberkesanan Dasar Kualiti (Wakil Pengurusan/Timbalan Wakil Pengurusan) Pencapaian Objektif Kualiti (Wakil Pengurusan/Timbalan Wakil Pengurusan)

c.

Maklumbalas pelanggan dan aduan pelanggan (dibentangkan oleh Penyelaras/Wakil Jawatankuasa Aduan Pelanggan) Status Tindakan Pembetulan Jabatan/Ketua Unit) Dan Pencegahan (Ketua

d.

e.

Tindakan susulan daripada Mesyuarat Kajian Pengurusan yang terdahulu (Wakil Pengurusan)

Semula

f.

Perubahan-perubahan yang boleh memberi kesan kepada Sistem Pengurusan Kualiti termasuk perkara-perkara yang berkaitan dengan struktur organisasi, teknologi, peraturanperaturan baru, sistem dokumentasi dan lain-lain (Ketua Jabatan/Ketua Unit) Cadangan penambahbaikan

g.

6.2.2

Tujuan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan dijalankan adalah untuk:a. Menentukan kesesuaian, keperluan dan keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti bagi memenuhi keperluan piawaian, Dasar Kualiti dan Objektif Kualiti. Mengenalpasti dan melaksanakan sebarang perubahan dan penambahbaikan yang diperlukan oleh Sistem Pengurusan Kualiti mengikut keadaan semasa.
27

b.

KOLEJ MATRIKULASITEKNIKAL KEDAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA NO. TERBITAN : 01 MANUAL KUALITI MK/KMTK No. Pindaan : 00 Tarikh Kuatkuasa : 25 November 2012

F.

TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN (Klausa 5)

6.2.3

Ahli mesyuarat terdiri daripada:a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k. l. m. n. o. p. q. r. s. Pengarah Ketua Jabatan Ketua Audit Dalaman Timbalan Ketua Audit Dalaman Ketua Dokumentasi Timbalan Ketua Dokumentasi Penyelaras Program MS ISO 9001:2008 Penolong Penyelaras MS ISO 9001: 2008 Ketua Unit Penolong Pengarah Pustakawan Pegawai Teknologi Maklumat Pegawai Eksekutif Kanan Ketua Pembantu Tadbir Ketua Penyelia Asrama Ketua Pembantu Makmal Penolong Akauntan AJK Kafeteria AJK Keselamatan

Sila rujuk : i. Prosedur Audit Dalaman ii Prosedur Tindakan Pembetulan iii. Minit-minit Mesyuarat 6.3 OUTPUT KAJIAN SEMULA (Klausa 5.6.3) Output semakan termasuk mana-mana keputusan atau tindakan yang berkaitan dengan : 6.3.1 6.3.2 6.3.3 Peningkatan terhadap keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti dan proses-prosesnya. Peningkatan perkhidmatan yang berkaitan dengan keperluan pelanggan. Keperluan sumber manusia dan kewangan.

Sila rujuk: i. Prosedur Tindakan Pembetulan ii. Prosedur Tindakan Pencegahan iii. Fail Aduan Pelanggan /Laporan
28

KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA NO. TERBITAN : 01 MANUAL KUALITI MK/KMTK No. Pindaan : 00

G.

PENGURUSAN SUMBER (Klausa 6)

1.

BEKALAN SUMBER (Klausa 6.1) 1.1 Pengurusan KMTK bertanggungjawab mengenalpasti dan menyediakan sumber yang diperlukan bagi:1.1.1 Melaksana dan menyelenggara Sistem Pengurusan Kualiti dan meningkatkan keberkesanannya secara berterusan. Memenuhi keperluan pelanggan.

1.1.2 1.2

Peruntukan kewangan diperolehi daripada BMKPM melalui waran dan penempatan kakitangan ditetapkan oleh BMKPM dan Bahagian Sumber Manusia KPM.

2.

SUMBER MANUSIA (Klausa 6.2) 2.1 Am (Klausa 6.2.1) Pihak pengurusan bertanggungjawab untuk merancang, mengenalpasti dan menyediakan keperluan sumber-sumber seperti personel, kewangan, kemudahan, peralatan dan lain-lain untuk pelaksanaan, keberkesanan dan peningkatan sistem pengurusan kualiti bagi meningkatkan kepuasan pelanggan. Mereka yang melaksanakan kerja yang melibatkan kualiti mestilah layak dari segi akademik, latihan, kemahiran dan pengalaman. 2.2 Keupayaan, Latihan dan Kesedaran (Klausa 6.2.2) 2.2.1 Pengurusan KMTK telah : a. Mengenalpasti dan merekod tahap pendidikan, latihan, kemahiran dan pengalaman sedia ada pada setiap anggota organisasi. Mengenalpasti dan merancang keperluan latihan setiap anggota berdasarkan cadangan anggota kerja dalam Laporan Nilaian Prestasi Tahunan, cadangan Ketua Jabatan/Unit dan tawaran kursus yang bersesuaian daripada pihak luar. Memberi latihan yang dikenalpasti seperti bengkel pengurusan, pengendalian peperiksaan dan kursus teknologi maklumat dan menyimpan rekod latihan dalam buku rekod perkhidmatan dan fail peribadi.
29

b.

c.

KOLEJ MATRIKULASITEKNIKAL KEDAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA NO. TERBITAN : 01 MANUAL KUALITI MK/KMTK No. Pindaan : 00 Tarikh Kuatkuasa : 25 November 2012

G.

PENGURUSAN SUMBER (Klausa 6)

d.

Membuat penilaian ke atas keberkesanan latihan yang telah diberikan dari kacamata peserta dan juga pihak pengurusan dari segi peningkatan prestasi menjalankan tugas. Memastikan anggota kerja sedar akan kepentingan tugastugasnya dan bagaimana mereka menyumbang kepada pencapaian objektif-objektif kualiti dengan memberi taklimat yang sesuai dari masa ke masa dan dengan melibatkan mereka dalam proses membuat keputusan di tahap yang sesuai dengan tugas mereka.

e.

3.

INFRASTRUKTUR (Klausa 6.3) 3.1 Pengurusan melalui Unit Pentadbiran menentukan, menyediakan dan menyelenggara infrastruktur bagi mencapai kualiti perkhidmatan yang ditetapkan. Infrastruktur tersebut terdiri daripada:3.1.1 Blok pentadbiran, dewan kuliah, bilik tutoran, makmal sains, makmal AUTOCAD,studio lukisan kejuruteraan,makmal / bengkel kejuruteraan ,makmal bahasa, dewan serbaguna, bilik mesyuarat, stor, perpustakaan, kolej kediaman, bilik cetakan, pantri, surau, bilik tetamu,kafetaria,bilik kebal, gimnasium dan kaunter. Komputer, alat tulis, mesin kira, mesin faksimili, mesin fotostat, mesin pencarik kertas, kamera, kamera video, pengimbas dan pencetak. Kemudahan sokongan seperti Internet, sistem maklumat, telefon atau kenderaan kolej. Senggaraan sistem maklumat dikendalikan oleh Unit Data dan Maklumat. Sekiranya senggaraan dilakukan oleh pihak luar, kawalan kerja akan dilakukan oleh Juruteknik Komputer dan disahkan oleh PTM.

3.1.2

3.1.3

3.1.4

Sila rujuk : Prosedur Utama 4. PERSEKITARAN KERJA (Klausa 6.4) Pengurusan KMTK menentukan dan mengurus persekitaran kerja yang kondusif (tiada gangguan bunyi, suhu, humiditi, cahaya atau cuaca) dan selamat bagi menjamin kualiti perkhidmatan yang diperlukan.
30

KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA NO. TERBITAN : 01 MANUAL KUALITI MK/KMTK No. Pindaan : 00 Tarikh Kuatkuasa : 25 November 2012

H.

PROSES PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN (Klausa 7)

1.

PERANCANGAN BAGI PELANGGAN (Klausa 7.1)

PENYAMPAIAN

PERKHIDMATAN

KEPADA

Pengurusan KMTK memastikan perancangan dibuat terhadap perkhidmatan. Perancangan perlu konsisten dengan keperluan proses lain dalam Sistem Pengurusan Kualiti seperti yang ditunjukkan dalam carta aliran dan perincian kerja. Perancangan adalah seperti berikut:1.1 Penyediaan Rancangan Kualiti seperti:a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k. l. m. n. o. p. 1.2 Pengurusan Kuliah Pengurusan Tutoran Pengurusan Amali (Sains) Pengurusan Amali (Bengkel) Pengurusan Amali (Kokurikulum) Pemantauan Pengajaran Dan Pembelajaran Pendaftaran Matapelajaran Peperiksaan Markah Ujian Pertengahan Semester Markah Penilaian Berterusan Penyediaan Pusat Peperiksaan Peperiksaan Semester Program Matrikulasi Pengurusan Aktiviti Kokurikulum Pengurusan Kehadiran Pelajar Pengurusan Aktiviti Soft Skill Pengurusan Sirkulasi Pengurusan Kendalian Latihan

Keperluan sumber proses dan kawalan untuk memenuhi perancangan kualiti seperti: a. Mengadakan bengkel b. Mengadakan kursus c. Mengadakan seminar d. Mengadakan latihan e. Mengadakan mesyuarat f. Mengadakan sesi pengajaran dan pembelajaran Keperluan pemeriksaan, penilaian, pengesahan dan pemantauan terhadap perancangan kualiti dilakukan oleh P/KJ/PPP/PPHEP/KU/Py/PTM/ PW/PEK/KPT.

1.3

31

KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA NO. TERBITAN : 01 H. MANUAL KUALITI MK/KMTK No. Pindaan : 00

PROSES PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN (Klausa 7)

1.4

Keperluan penyelenggaraan rekod sebagai bukti proses pelaksanaan perkhidmatan akan dilakukan melalui catatan minit, fail, surat, laporan dan pangkalan data. Sila rujuk : Prosedur Utama

2.

PROSES-PROSES YANG BERKAITAN DENGAN PELANGGAN (Klausa 7.2) 2.1 Menentukan Keperluan-Keperluan Disampaikan (Klausa 7.2.1) Pengurusan KMTK menentukan : 2.2 Keperluan-keperluan yang dicadangkan oleh pelanggan melalui peti cadangan, media, telefon atau soal selidik kepuasan pelanggan. Keperluan yang tidak dinyatakan oleh pelanggan, tetapi penting untuk kegunaan semasa melaksanakan perkhidmatan. Keperluan undang-undang dan peraturan yang bersesuaian dengan perkhidmatan. (contoh: Pekeliling dan Arahan Perbendaharaan) Keperluan dan dasar BMKPM. (contoh : PPSMI, PSPM,) Keperluan-keperluan tambahan yang diambilkira sesuai/perlu oleh kolej. (contoh :Morning Talk) Pelaksanaan Perkhidmatan akan mengambilkira obligasi kontrak. Perkhidmatan Yang Hendak

Semakan Semula Ke atas Keperluan-Keperluan Perkhidmatan Yang Hendak Disampaikan (Klausa 7.2.2) KMTK bertanggungjawab menyemak keperluan-keperluan perkhidmatan. Semakan ini mestilah dilakukan sebelum pihak kolej membuat komitmen untuk membekalkan perkhidmatan kepada pelanggan (seperti penyerahan sebutharga, penerimaan kontrak atau pesanan, penerimaan perubahan pada kontrak atau yang lain) dan mestilah memastikan bahawa : Keperluan perkhidmatan dinyatakan. Sebarang perbezaan kehendak kontrak/permohonan atau perjanjian terdahulu diselesaikan. Organisasi berkemampuan untuk memenuhi keperluan yang dinyatakan. Rekod hasil semakan dan tindakan susulan mesti disimpan.

Sekiranya terdapat perubahan terhadap keperluan perkhidmatan, pihak kolej mestilah memastikan dokumen-dokumen yang berkaitan diubah dan mereka yang berkenaan diberitahu mengenai perubahan tersebut.
32

KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA NO. TERBITAN : 01 H. MANUAL KUALITI MK/KMTK No. Pindaan : 00

PROSES PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN (Klausa 7)

2.3

Komunikasi Dengan Pelanggan (Klausa 7.2.3) KMTK telah mengenalpasti dan melaksanakan kaedah komunikasi yang berkesan dalam menyampaikan maklumat-maklumat yang berkaitan dengan pelanggan mengenai : Perkara Maklumat Perkhidmatan Pertanyaan Aduan Pelanggan Kaedah Komunikasi Papan kenyataan/ Banner/ Brosur/ Laman Web/ Surat Pekeliling/Taklimat Waris Kaunter Pertanyaan/ Telefonis / E-Mel Borang Aduan Pelanggan/ Soalselidik Kepuasan Pelanggan/Telefon/Surat/E-Mel/Laman Web

3.

PEROLEHAN (Klausa 7.4) 3.1 Proses Perolehan (Klausa 7.4.1) 3.1.1 Am KMTK melalui Unit Pentadbiran akan memastikan proses pembelian mematuhi peraturan pembelian yang telah ditetapkan oleh Arahan Perbendaharaan dan Pekeliling Perbendaharaan serta Surat Pekeliling Perbendaharaan. 3.1.2 Pembekal Penilaian pembekal akan dibuat berdasarkan harga, kebolehan membekal, kualiti dan khidmat susulan yang baik. Unit Pentadbiran akan membuat pemantauan dan penilaian pembekal pada setiap tahun. 3.2 Maklumat Perolehan (Klausa 7.4.2) Maklumat mengenai spesifikasi produk yang akan dibeli akan disediakan oleh kementerian/bahagian/jabatan/unit yang berkaitan untuk dikemukakan kepada Unit Pentadbiran. Penyediaan spesifikasi disediakan oleh pegawai berkenaan. 3.3 Verifikasi Ke atas Bahan Yang Diperolehi (Klausa 7.4.3) Jika perlu, verifikasi akan dilakukan di premis pembekal. Hanya pegawai yang diberi kuasa oleh Pengarah sahaja dibenarkan melaksanakan verifikasi.
33

KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA NO. TERBITAN : 01 H. MANUAL KUALITI MK/KMTK No. Pindaan : 00

PROSES PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN (Klausa 7)

4.

PROSES PENYEDIAAN PEMBERIAN PERKHIDMATAN (Klausa 7.5) 4.1 Kawalan Keatas Proses Penyediaan Pemberian Perkhidmatan (Klausa 7.5.1) KMTK akan memastikan keperluan perkhidmatan dikawal melalui: 4.1.1 Pengedaran maklumat mengenai perkhidmatan KMTK yang dilaksanakan melalui pekeliling / taklimat / surat / buletin / papan kenyataan / laman web / e-mel. Pengedaran arahan kerja melalui memo/senarai tugas/ e-mel kepada pegawai/kakitangan. Penggunaan alat yang bersesuaian seperti komputer dan LCD. Pengukuran dan keberkesanan pencapaian Objektif Kualiti dan aktiviti audit dalaman. Penggunaan instrumen pemantauan dan pengukuran seperti instrumen pemantauan pengajaran dan pembelajaran dan borang aduan pelanggan.

4.1.2

4.1.3 4.1.4

4.1.5

4.2

Validasi Proses Penyediaan dan Penyampaian Perkhidmatan Kepada Pelanggan (Klausa 7.5.2) KMTK mengesahkan keupayaan proses ini untuk mencapai hasil yang telah dirancang dengan mewujudkan rancangan untuk : 1) 2) 3) 4) 5) Menentukan kriteria untuk semakan dan kelulusan proses. Kelulusan peralatan yang digunapakai dan kelayakan anggota kerja. Penggunaan kaedah dan prosedur yang spesifik. Pengesahan semula. Keperluan rekod berkaitan dalam pelaksanaan pengesahan perkhidmatan.

34

KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA NO. TERBITAN : 01 MANUAL KUALITI MK/KMTK No. Pindaan : 00 Tarikh Kuatkuasa : 25 November 2012

H.

PROSES PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN (Klausa 7)

4.3

Identifikasi dan Kemudahkesanan (Klausa 7.5.3) Sepanjang pelaksanaan perkhidmatan pihak pengurusan KMTK akan menyediakan kaedah identifikasi dan kemudahkesanan bagi pihak yang terlibat (pensyarah/staf/pelajar)dalam melaksanakan prosedur yang ditetapkan berdasarkan sama ada: 4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.3.4 Nama Nombor kad pengenalan Nombor matrik Nombor rujukan kad perakam waktu

Rekod akan disimpan dalam kabinet / rak / bilik fail / bilik kebal / bilik ISO /bilik penyelenggaraan ICT/stor/ Sila rujuk : 4.4 Prosedur Utama

Harta Hakmilik Pelanggan (Klausa 7.5.4 ) Pelanggan KMTK ialah pelajar yang mengikuti Program Matrikulasi. Harta hakmilik pelanggan ialah : 4.4.1 4.4.2 4.4.3 Dokumen Pendaftaran Pelajar Borang perjanjian Data peribadi

Jika harta hakmilik pelanggan hilang atau rosak, pelanggan akan dimaklumkan melalui surat / memo dan rekod mengenainya disenggara. 4.5 Pemuliharaan (Klausa 7.5.5) 4.5.1 Am Mewujud dan menyelenggara prosedur-prosedur berkaitan dengan pengendalian, penyimpanan penghantaran produk / perkhidmatan. yang dan

Prosedur mengenai pengendalian diwujudkan untuk mengelak daripada berlakunya kerosakan atau keusangan.

35

KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA NO. TERBITAN : 01 MANUAL KUALITI MK/KMTK No. Pindaan : 00

H.

PROSES PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN (Klausa 7)

4.5.2

Penyimpanan Tempat yang telah dikenalpasti digunakan untuk mengelak daripada berlakunya kemusnahan, kerosakan atau keusangan pada bahan dan produk yang berbeza. Dokumen Pendaftaran Pelajar disimpan di rak, fail yang disusun mengikut identifikasi agar mudah dikesan dan hanya pegawai yang diberi kuasa boleh mengaksesnya. Dokumen yang berkaitan dengan pengurusan kuliah, tutoran dan amali disimpan dalam fail di unit masing-masing.

4.5.3

Penghantaran Penghantaran dokumen pendaftaran, surat tawaran pelajar dan skrip jawapan peperiksaan akan dihantar melalui pos/perkhidmatan kurier.

36

KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA NO. TERBITAN : 01 MANUAL KUALITI MK/KMTK No. Pindaan : 00 Tarikh Kuatkuasa : 25 November 2012

I.

PENGUKURAN, PENGANALISISAN DAN PENAMBAHBAIKAN (Klausa 8)

1.

AM (Klausa 8.1) 1.1 Pengarah melalui KJ/KU akan merancang dan melaksanakan proses pengukuran, analisis dan penambahbaikan perkhidmatan untuk tujuan berikut:1.1.1 1.1.2 1.1.3 Sebagai petunjuk kepada kepatuhan perkhidmatan yang ditetapkan oleh KMTK Memastikan kepatuhan Sistem Pengurusan Kualiti. Penambahbaikan terhadap proses kerja dalam Pengurusan Pengendalian Kuliah,Tutoran, Amali Dan Bengkel,Pengurusan Pemantauan Pengajaran Dan Pembelajaran,Pengurusan Penilaian Dan Peperiksaan,Pengurusan Aktiviti Kokurikulum, Pengurusan Hal Ehwal Pelajar,Pengurusan Perpustakaan dan Pengurusan Latihan Dan Pembangunan Staf dilakukan secara berterusan.

2.

PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN (Klausa 8.2) Mengenal pasti data yang digunakan bagi mengawal dan memastikan keberkesanan proses kerja dalam Pengurusan Pengendalian Kuliah,Tutoran, Amali Dan Bengkel,Pengurusan Pemantauan Pengajaran Dan Pembelajaran,Pengurusan Penilaian Dan Peperiksaan,Pengurusan Aktiviti Kokurikulum, Pengurusan Hal Ehwal Pelajar,Pengurusan Perpustakaan dan Pengurusan Latihan Dan Pembangunan Staf

Data yang dikumpul akan diproses menggunakan teknik statistik. Dapatan analisis akan disimpan di dalam fail / sistem. 2.1 Kepuasan Hati Pelanggan (Klausa 8.2.1) KMTK memantau maklumat berkaitan kepuasan pelanggan melalui borang aduan pelanggan / surat aduan pelanggan / borang kaji selidik kepuasan pelanggan. Hasil analisis akan dikemukakan dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan bagi mengukur dan menilai tahap prestasi dan keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti dan pengurusan keseluruhan kolej.

37

KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA NO. TERBITAN : 01 MANUAL KUALITI MK/KMTK No. Pindaan : 00 Tarikh Kuatkuasa : 25 November 2012

I.

PENGUKURAN, PENGANALISISAN DAN PENAMBAHBAIKAN (Klausa 8)

2.2

Audit Dalaman (Klausa 8.2.2) 2.2.1 Mewujudkan dan menyelenggara prosedur bertulis bagi merancang dan melaksanakan Audit Dalaman untuk mengenalpasti sama ada kesemua aktiviti pengurusan kualiti dan hasil/kesannya menepati Dasar Kualiti dan Objektif Kualiti yang ditetapkan dalam Sistem Pengurusan Kualiti. Ketua Audit Dalaman dilantik oleh Pengurusan Tertinggi iaitu Ketua Jabatan Matematik . Juruaudit yang dilantik tidak boleh mengaudit tugas sendiri. Audit Dalaman dijadualkan berasaskan kepada status dan kepentingan aktiviti yang diaudit. Tindakan susulan bagi tujuan mengenalpasti dan merekod adalah penting supaya pembetulan dan tindakan pembetulan segera dijalankan terhadap kelemahan yang ditemui semasa audit dijalankan. Keputusan dan rekod audit disenggara. Hasil keputusan audit hendaklah dilaporkan dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan untuk pembetulan dan tindakan pembetulan segera ke atas kelemahan yang dikenalpasti.

2.2.2

2.2.3

2.2.4 2.2.5

Audit Dalaman diadakan sekurang-kurangnya sekali setahun. Sila Rujuk : 2.3 Prosedur Audit Dalaman

Pemantauan dan Proses-Proses Pengukuran (Klausa 8.2.3) KMTK menggunakan kaedah yang sesuai untuk mengawal dan dimana perlu, mengukur pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti. Kaedah-kaedah pengukuran mesti menunjukkan keupayaan proses untuk mencapai hasil yang dirancang. Pencapaian keseluruhan Sistem Pengurusan Kualiti dinilai melalui kaedah berikut : 1. 2. 3. Audit Dalaman untuk menilai pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti dan keberkesanannya. Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan untuk menilai keseluruhan pencapaian Sistem Pengurusan Kualiti. Aduan Pelanggan sebagai kaedah untuk menilai pencapaian dan keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti yang dibangunkan dan keperluan tindakan pembetulan dan pencegahan.

38

4.

Pencapaian Dasar Kualiti untuk menilai arah tuju Sistem Pengurusan Kualiti dan kesesuaiannya bagi memenuhi keperluan pelanggan.

KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA NO. TERBITAN : 01 MANUAL KUALITI MK/KMTK No. Pindaan : 00 Tarikh Kuatkuasa : 25 November 2012

I.

PENGUKURAN, PENGANALISISAN DAN PENAMBAHBAIKAN (Klausa 8)

5. 6.

Kajian Kepuasan Pelanggan untuk mengukur dan menilai tahap pencapaian Sistem Pengurusan Kualiti dan kepuasan pelanggan. Pencapaian proses dan kepatuhan perkhidmatan kaedah yang digunakan melalui pencapaian Objektif Kualiti melalui ukuran yang ditetapkan.

Bila hasil yang dirancangkan tidak dapat dicapai, pembetulan dan tindakan pembetulan yang sesuai akan diambil oleh pegawai yang berkaitan dan dilaporkan dalam mesyuarat pengurusan. 2.4 Pemantauan dan Pengukuran Perkhidmatan (Klausa 8.2.4) P/Pegawai yang bertanggungjawab akan memantau perkhidmatan supaya selari dengan perancangan. Rekod pemantauan akan diselenggara di peringkat jabatan/unit. Ukuran yang digunakan adalah melalui pelaksanaan Objektif Kualiti dan Audit Dalaman. Sila rujuk : Prosedur Utama 3. KAWALAN KE ATAS PERKHIDMATAN YANG TIDAK MEMENUHI KEPERLUAN YANG DITETAPKAN (Klausa 8.3) 3.1 Am Mewujud dan menyelenggara prosedur untuk mengawal produk/perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan yang ditetapkan. 3.2 Prosedur Menerangkan langkah kawalan dan tindakan yang sesuai diambil oleh jabatan/unit di KMTK. 3.3 Perkhidmatan Yang Tidak Memenuhi Keperluan Perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan bagi KMTK melibatkan perkara berikut:-

39

KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA NO. TERBITAN : 01 MANUAL KUALITI MK/KMTK No. Pindaan : 00 Tarikh Kuatkuasa : 25 November 2012

I.

PENGUKURAN, PENGANALISISAN DAN PENAMBAHBAIKAN (Klausa 8) 3.3.1 Pengurusan Pengendalian Kuliah, Tutoran , Amali dan Bengkel i. Pensyarah tidak mematuhi jadual waktu yang ditetapkan. ii. Borang Kehadiran Pelajar tidak dilengkapkan. iii. Maklumat ketidakhadiran pelajar tidak di masukkan ke dalam Sistem Maklumat Matrik (MIS). Pengurusan Pemantauan Pengajaran dan Pembelajaran i. Pengisian Borang Penilaian Pemantauan oleh pihak Pengurusan tidak lengkap. ii. Tidak memasukkan data ke dalam Sistem Pemprosesan Data Pemantauan. iii. Tidak menyediakan laporan pemantauan. Pengurusan Penilaian dan Peperiksaan i. Markah Penilaian Berterusan dan Ujian Pertengahan Semester tidak lengkap . Pengurusan Aktiviti Kokurikulum i. Kertas cadangan aktiviti kokurikulum tidak lengkap. ii. Pegawai yang bertanggungjawab tidak merekod butiran pinjaman ke dalam BPPK. Pengurusan Hal Ehwal Pelajar i. Tindakan susulan tidak di ambil selepas pelajar tidak hadir 3 kali sepertimana yang telah ditetapkan. Pengurusan Perpustakaan i. Urusan pinjaman dan pemulangan bahan perpustakaan tidak diuruskan seperti yang ditetapkan. Pengurusan Latihan dan Pembangunan Staf i. Kertas cadangan aktiviti pembangunan staf tidak lengkap ii. Borang Penilaian Selepas Kursus tidak diedar/dikembalikan iii. Borang Penilaian Keberkesanan Kursus tidak diisi oleh Ketua Jabatan dalam tempoh yang ditetapkan .

3.3.2

3.3.3

3.3.4

3.3.5

3.3.6

3.3.7

40

KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA NO. TERBITAN : 01 MANUAL KUALITI MK/KMTK No. Pindaan : 00 Tarikh Kuatkuasa : 25 November 2012

I.

PENGUKURAN, PENGANALISISAN DAN PENAMBAHBAIKAN (Klausa 8)

3.4

Tindakan Yang Akan Diambil Perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan akan diambil tindakan seperti berikut:i. Pembetulan ii. Tindakan Pembetulan iii. Tindakan Pencegahan

4.

ANALISIS DATA (Klausa 8.4) KMTK akan mengumpulkan data bagi menilai keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti. Data dikumpulkan melalui borang aduan pelanggan, Audit Dalaman dan sumber lain yang sesuai. Data berkenaan akan digunakan untuk tujuan berikut:4.1 Pengukuran kepuasan pelanggan melalui aduan pelanggan dan Borang Soal Selidik Kepuasan Pelanggan 4.2 Kepatuhan kepada perkhidmatan melalui pelaksanaan prosedur kerja 4.3 Tindakan pencegahan terhadap ketidakpatuhan proses kerja yang dijangkakan 4.4 Maklumat prestasi pembekal Sila rujuk : i. ii. Prosedur Audit Dalaman Prosedur Utama

5.

PENAMBAHBAIKAN (Klausa 8.5) 5.1 Penambahbaikan Yang Menyeluruh (Klausa 8.5.1) KMTK akan melaksanakan penambahbaikan yang berterusan melalui kaedah berikut:-

41

KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA NO. TERBITAN : 01 I. MANUAL KUALITI MK/KMTK No. Pindaan : 00

PENGUKURAN, PENGANALISISAN DAN PENAMBAHBAIKAN (Klausa 8)

5.1.1

Pelaksanaan Dasar Kualiti dan Objektif Kualiti melalui perbincangan dengan P/TWP dan Ketua Audit Dalaman dalam mesyuarat berkala. Laporan Audit Dalaman dibincangkan dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan dua kali setahun, dan jika perlu dalam Mesyuarat Pengurusan. Tindakan pembetulan dan pencegahan oleh jabatan/unit berkenaan.

5.1.2

5.1.3

Sila Rujuk : i. ii. iii. 5.2

Prosedur Audit Dalaman Tindakan Pembetulan Tindakan Pencegahan

Tindakan Pembetulan (Klausa 8.5.2) 5.2.1 Tindakan pembetulan dilakukan dalam usaha untuk menghapuskan punca-punca ketidakpatuhan yang berkaitan dengan perkhidmatan, proses atau sistem kualiti. Pihak pengurusan akan memastikan tindakan pembetulan yang diambil bersesuaian dengan ketidakpatuhan yang berlaku. Pelaksanaan tindakan pembetulan berkaitan akan disemak oleh P/KJ bagi memastikan keberkesanan tindakan pembetulan yang telah diambil. Pelaksanaan tindakan pembetulan adalah berkaitan dengan keperluan berikut:a. Menganalisis ketidakpatuhan yang berlaku (termasuk aduan pelanggan) b. c. Menyiasat punca ketidakpatuhan Menilai keperluan tindakan untuk memastikan ketidakpatuhan tidak berulang Menentu dan melaksanakan tindakan pembetulan yang diperlukan Merekod hasil tindakan pembetulan yang diambil Mengkaji semula keberkesanan tindakan pembetulan yang diambil

5.2.2

5.2.3

d.

e. f.

Sila rujuk : Prosedur Tindakan Pembetulan

42

KOLEJ MATRIKULASITEKNIKAL KEDAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA NO. TERBITAN : 01 I. MANUAL KUALITI MK/KMTK No. Pindaan : 00

PENGUKURAN, PENGANALISISAN DAN PENAMBAHBAIKAN (Klausa 8)

5.3

Tindakan Pencegahan (Klausa 8.5.3) 5.3.1 KMTK menentukan tindakan pencegahan yang diperlukan untuk menghapus punca-punca ketidakpatuhan yang dijangka bagi menghalangnya daripada berlaku. Pegawai yang berkaitan membuat kajian dan analisis berasaskan laporan yang diterima daripada pihak pengurusan seperti laporan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan, laporan Audit Dalaman, analisis data dari kajian yang dijalankan dan rekod-rekod tertentu bagi mengenalpasti sebarang punca yang boleh menyebabkan berlakunya ketidakpatuhan berkaitan. Punca ketidakpatuhan akan direkodkan dalam Borang Laporan Ketidakpatuhan. Perkara ini akan dibincang dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan / Mesyuarat Pengurusan. Prosedur utama yang dibentuk menggariskan dengan terperinci keperluan berkaitan tindakan pencegahan iaitu:a. Penentuan ketidakpatuhan yang berpotensi berlaku dan punca-puncanya. Menilai keperluan untuk mengambil mengelakkan terjadinya ketidakpatuhan. tindakan bagi

5.3.2

5.3.3

5.3.4

b.

c. d. e.

Menentu dan melaksanakan tindakan yang diperlukan. Merekod hasil tindakan. Mengkaji semula pelaksanaan dan keberkesanan tindakan pencegahan yang diambil.

Sila Rujuk:

Prosedur Tindakan Pencegahan

43

KOLEJ MATRIKULASITEKNIKAL KEDAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA NO. TERBITAN : 01 J. MANUAL KUALITI MK/KMTK No. Pindaan : 00

SENARAI MATRIK SISTEM PENGURUSAN KUALITI

Klausa ISO 9001 4. 4.1 4.2 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4 5. 5.1 SISTEM PENGURUSAN KUALITI Am Keperluan Dokumentasi Am Manual Kualiti Kawalan Dokumen Kawalan Rekod TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN Komitmen Pengurusan

Level 1 Manual Kualiti

Level 2 Prosedur

Level 3 Dokumen Sokongan

E1 E2 E2.1 E2.2 E2.3 E2.4 Kawalan Dokumen Kawalan Rekod Kualiti Borang Borang Kawalan Dokumen Borang

F1

Prosedur Utama/Am

Borang, Minit Mesyuarat, Memo Borang Aduan Pelanggan Dasar Kualiti yang dipamerkan Borang, Minit Mesyuarat, Memo Objektif Kualiti yang dipamerkan Takwim Kolej

5.2

Tumpuan Kepada Pelanggan

F2

5.3

Dasar Kualiti

F3 Prosedur Utama/Am

5.4

Perancangan

F4

5.4.1

Objektif Kualiti Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti

F4.1 Prosedur Utama/Am

5.4.2

F4.2

44

KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA NO. TERBITAN : 01 J. MANUAL KUALITI MK/KMTK No. Pindaan : 00

SENARAI MATRIK SISTEM PENGURUSAN KUALITI

Klausa ISO 9001 Tanggungjawab, Kuasa Dan Komunikasi Tanggungjawab Dan Kuasa Wakil Pengurusan Komunikasi Dalam Organisasi

Level 1 Manual Kualiti F5 F5.1 F5.2 F5.3

Level 2 Prosedur Prosedur Utama dan Am Prosedur Utama dan Am

5.5 5.5.1 5.5.2 5.5.3

Level 3 Dokumen Sokongan Senarai Tugas dan Fail Meja Senarai Tugas dan Fail Meja Surat Pelantikan Borang, Minit Mesyuarat, Memo Minit-minit Mesyuarat

5.6 5.6.1 5.6.2 5.6.3 6.

Kajian Semula Pengurusan Am Input Kajian Semula Output Kajian Semula PENGURUSAN SUMBER

F6

F6.1 F6.2 F6.3 Audit Dalaman Audit Dalaman Laporan Audit Dalaman Laporan Audit Dalaman

6.1

Bekalan Sumber

G1

6.2

Sumber Manusia

G2

Bajet, Senarai Perjawatan, Carta Organisasi Bajet, Senarai Perjawatan, Carta Organisasi

6.2.1

Am

G2.1 Penilaian Latihan, Surat Arahan Inventori

6.2.2 6.3 6.4

Keupayaan, Latihan dan Kesedaran Infrastruktur Persekitaran Kerja

G2.2 G3 G4

45

KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA NO. TERBITAN : 01 J. MANUAL KUALITI MK/KMTK No. Pindaan : 00

SENARAI MATRIK PENGURUSAN KUALITI

Klausa ISO 9001

Level 1 Manual Kualiti

Level 2 Prosedur

Level 3 Dokumen Sokongan

7.

PROSES PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN

7.1

Perancangan Bagi Penyampaian Perkhidmatan Kepada Pelanggan Proses-proses Yang Berkaitan Dengan Pelanggan Menentukan Keperluan-keperluan Perkhidmatan Yang Hendak Disampaikan Semakan Semula Ke atas Keperluan Perkhidmatan Yang Hendak Disampaikan Komunikasi Dengan Pelanggan

H1

Prosedur Utama dan Am Prosedur Utama dan Am Prosedur Utama dan Am Prosedur Utama dan Am

Borang Penilaian Borang Penilaian Laporan Prestasi Laporan Prestasi, Laporan Penilaian Borang Soal Selidik, Aduan Pelanggan Tidak Berkaitan

7.2

H2

7.2.1

H2.1

7.2.2

H2.2

7.2.3 7.3 hingga 7.3.7 7.4 7.4.1 7.4.2 7.4.3 7.5 7.5.1

H2.3 Tidak Berkaitan H3 H3.1 H3.2 H3.3 H4 H4.1 Tidak Berkaitan Perolehan Perolehan Perolehan Perolehan Prosedur Utama dan Am Prosedur Utama dan Am

Rekabentuk Dan Pembangunan Perolehan Proses Perolehan Maklumat Perolehan Verifikasi Ke atas Bahan Yang Diperolehi Proses Penyediaan Pemberian Perkhidmatan Kawalan Ke atas Proses Penyediaan Pemberian Perkhidmatan

Baucer, Borang Tender, LO, Borang Penilaian Pembekal Pekeliling, Memo, Surat, Papan Kenyataan dan Borang

46

KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA NO. TERBITAN : 01 MANUAL KUALITI MK/KMTK No. Pindaan : 00

J.

SENARAI MATRIK PENGURUSAN KUALITI

Klausa ISO 9001 Validasi Proses Penyediaan dan Penyampaian Perkhidmatan Kepada Pelanggan Identifikasi dan Kemudahkesanan

Level 1 Manual Kualiti H4.2 H4.3

Level 2 Prosedur Prosedur Utama dan Am Kawalan Rekod Kualiti

Level 3 Dokumen Sokongan

7.5.2 7.5.3

7.5.4

Harta Hakmilik Pelanggan

H4.4 Kawalan Rekod Kualiti Tidak Berkaitan

Dokumen Pendaftaran Pelajar, Borang Perjanjian

7.5.5 7.6 8.

Pemuliharaan Kawalan Peralatan, Pengukuran dan Pemantauan

H4.5 Tidak berkaitan

Tidak Berkaitan

PENGUKURAN, PENGANALISISAN DAN PENAMBAHBAIKAN

8.1

Am

I1 Borang dan Laporan Audit Dalaman Borang Soal Selidik Audit Dalaman Prosedur Utama Laporan Objektif Kualiti I2.4 Prosedur Utama Prosedur Kawalan Perkhidmatan Yang Tidak Memenuhi Keperluan Lampiran 1 hingga Lampiran 8

8.2

Pemantauan Dan Pengukuran

I2

Audit Dalaman

8.2.1

Kepuasan Hati Pelanggan

I2.1

8.2.2 8.2.3 8.2.4

Audit Dalaman Pemantauan Dan Proses-proses Pengukuran Pemantauan Dan Pengukuran Perkhidmatan Kawalan Kepada Perkhidmatan Yang Tidak Memenuhi Keperluan Yang Ditetapkan

I2.2 I2.3

8.3

I3

Borang Penilaian

47

KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA NO. TERBITAN : 01 MANUAL KUALITI MK/KMTK No. Pindaan : 00 Tarikh Kuatkuasa : 25 November 2012

J.

SENARAI MATRIK PENGURUSAN KUALITI Level 1 Manual Kualiti Level 3 Dokumen Sokongan

Klausa ISO 9001

Level 2 Prosedur

8.

PENGUKURAN, PENGANALISISAN DAN PENAMBAHBAIKAN Laporan Objektif Kualiti, Laporan Kepuasan Pelanggan

8.4

Analisis Data

I4

Statistik Kawalan Data

8.5

Penambahbaikan

I5 Minit-minit Mesyuarat

8.5.1

Penambahbaikan Yang Menyeluruh

I5.1 Prosedur Tindakan Pembetulan Prosedur Tindakan Pencegahan

8.5.2

Tindakan Pembetulan

I5.2

Laporan

8.5.3

Tindakan Pencegahan

I5.3

Laporan

LAMPIRAN Lampiran 1 2 3 4 5 Butiran Carta Proses Pemetaan dan Interaksi KMTK Carta Organisasi KMTK Carta Organisasi Pasukan MS ISO 9001:2008 Senarai Prosedur Utama dan Prosedur Am Objektif Kualiti Kod MK/KMTK/LAM-01 MK/KMTK/LAM-02 MK/KMTK/LAM-03 MK/KMTK/LAM-04 MK/KMTK/LAM-05

48