BUKU PANDUAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI, 5S SEKTOR PENGURUSAN

ZON IRIS

ZON MAWAR

ZON LILY

ZON MATAHARI

ZON ORKID

Disediakan:

Diluluskan:

(URUS SETIA 5S)

(SARANI DOLLAH)

Bahagian : Pentadbiran

Jawatan

: Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif (Pengurusan) : 1 Januari 2013

Tarikh

: 1 Januari 2013

Tarikh

No. Kawalan

SENARAI EDARAN No. Edaran 01 Jawatan Timbalan Ketua (Pengurusan) Pegawai Nama Eksekutif Encik Mohd Khairul Nizam Ibrahim

02

Wakil Pengurusan/ Pengarah (Bahagian Pentadbiran) Urus Setia 5S

Pn. Norasikin Yahya

03

Urus Setia 5S

Bil. 1 2 3 4 5 6

Tarikh 27.2.2013 27.2.2013 4.3.2013 27.2.2013 27.2.2013 27.2.2013

Keterangan Ringkas Pindaan Pertukaran Wakil Pengurusan 5S. Pindaan Petunjuk Prestasi Utama (KPI) 5S. Pengemaskinian Carta Organisasi Jawatankuasa Pemandu 5S. Pengemaskinian Carta Organisasi Jawatankuasa Audit, Promosi dan Latihan Pertukaran Ketua Zon Iris dan Ketua Zon Lily pada Carta Organisasi Zon-Zon. Pindaan tingkat Bilik Gymnasium ke tingkat 8A dalam pelan lantai zon tingkat 14B. Pelan lantai pembahagian zon-zon 5S (tingkat 14A). Pelan lantai pembahagian zon-zon 5S (tingkat 14B). Pindaan Partition/Bilik Pegawai - Kriteria 1: Kedudukan tanda nama & jawatan di partition - Kriteria 3: Label di pigeon hole tempat pegawai Pindaan Meja Kerja/Atas Meja - Kriteria 2: Label tray surat Pindaan Bakul/Tong Sampah - Kriteria 3: Kedudukan bakul/tong sampah di tempat yang tidak mengganggu pergerakan Pindaan Meja Kerja (Laci Meja) - Kriteria 2:Label Alatulis atau Pelbagai Pindaan Pusat Sumber - Tambahan Kriteria 4: Etika Penggunaan dan waktu operasi) Pindaan Pigeon Hole - Kriteria 3: Kedudukan label Tambahan baru: - Kriteria Bilik Gymnasium - Kriteria Bilik Teknikal Tambahan baru: - Etika Penggunaan Bilik Stor Logistik - Etika Penggunaan Bilik Gymnasium - Etika Penggunaan Bilik Teknikal - Panduan Penggunaan Mesin Penjilidan - Panduan Penggunaan Mesin Laminate

Muka Surat Terlibat 2 12 16 17 18 21

Kelulusan TKPE(P) TKPE(P) TKPE(P) TKPE(P) TKPE(P) TKPE(P)

7 8 9

27.2.2013 27.2.2013 27.2.2013

22 23 34

TKPE(P) TKPE(P) TKPE(P)

10 11

27.2.2013 27.2.2013

34 35

TKPE(P) TKPE(P)

12 13

27.2.2013 27.2.2013

35 45

TKPE(P) TKPE(P)

14 15

27.2.2013 27.2.2013

39 49

TKPE(P) TKPE(P)

16

27.2.2013

TKPE(P) 63 64 65 70 71

Bil.

Tarikh

Keterangan Ringkas Pindaan

Muka Surat Terlibat

Kelulusan

KANDUNGAN
PERKARA MUKA SURAT 7-12

BAHAGIAN SATU : PENGENALAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI, 5S Apakah 5S, 5S Dalam Perkhidmatan Awam, Rajah Kitaran 5S & Impak Pelaksanaan, Pelaksanaan 5S Berdasarkan PDCA Matlamat 5S Sektor Pengurusan, Skop Pelaksanaan Latar Belakang MQA Polisi 5S Logo 5S Objektif 5S KPI Objektif 5S BAHAGIAN DUA : KEPERLUAN SISTEM PENGURUSAN BERKUALITI Keperluan-Keperluan Umum Keperluan-Keperluan Dokumentasi BAHAGIAN TIGA : PERANCANGAN PIHAK PENGURUSAN Komitmen Pengurusan Fokus Terhadap Persekitaran Berkualiti Tanggungjawab, Kuasa dan Komunikasi Dalaman Semakan Pengurusan Penyediaan Sumber Sumber Manusia

13-14

15-18

PERKARA

MUKA SURAT 19-77

BAHAGIAN EMPAT : REALISASI PERSEKITARAN BERKUALITI Perancangan Bagi Merealisasikan Pelaksanaan 5S Pelaksanaan 5S - Langkah 1 Penubuhan Jawatankuasa - Langkah 2 Menetapkan Zon - Langkah 3 Latihan - Langkah 4 Promosi - Langkah 5 Penyeragaman & Pelaksanaan 5S BAHAGIAN LIMA : PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENILAIAN Tatacara Audit Dalaman BAHAGIAN ENAM : PENAMBAHBAIKAN Peningkatan Berterusan Tindakan Pembetulan Tindakan Pencegahan

78-89

90-91

BAHAGIAN

PENGENALAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI, 5S

APAKAH 5S?

5S adalah satu kaedah pengurusan yang diamalkan oleh syarikatsyarikat di Jepun. Amalan 5S boleh mewujudkan persekitaran kerja berkualiti di dalam organisasi, menentukan kepatuhan kepada standard serta asas kepada peningkatan dan pemupukan budaya kualiti dan produktiviti secara berterusan dan daya saing.

5S DALAM PERKHIDMATAN AWAM

Budaya penambahbaikan berterusan perlu diterapkan dalam perkhidmatan awam bagi mempertingkatkan penyampaian perkhidmatan (service delivery) kepada pelanggan. Amalan 5S ini merupakan penggerak kepada inisiatif-inisiatif kualiti yang lain.

RAJAH KITARAN 5S DAN IMPAK PELAKSANAAN

SISIH Persekitaran kerja menjadi lebih bersih & selesa.

SENTIASA AMAL Amalan berterusan melahirkan sikap bertanggungjawab, berdisiplin dan membudayakan amalan 5S sebagai prinsip warga. SUSUN Melancarkan capaian kerja & menjimatkan masa.

SERAGAM Mematuhi etika & tatacara penggunaan, berdisiplin & mengurangkan kos kerosakan.

SAPU Persekitaran yang bersih mewujudkan ruang yang sihat & melatih diri mengamalkan kebersihan.

PELAKSANAAN 5S BERDASARKAN KONSEP PDCA (Plan, Do, Check, Action)

Persediaan 5S meliputi: Memberi pendidikan dan latihan kepada semua. Menubuhkan Jawatankuasa Pelaksana 5S. Memulakan Zon 5S. Menentukan objektif, matlamat dan fasa pelaksanaan. Merancang Pelan Tindakan 5S dan acara perasmian. Pelaksanaan 5S meliputi: Sisih Susun Sapu Seragam Sentiasa Amal

RANCANG
(PLAN)

LAKSANA (DO)

TINDAKAN (ACTION) Penambahbaikan berterusan 5S meliputi: Menjadikan 5S sebagai budaya. Membandingkan pencapaian sebenar dengan yang dirancang. Memberikan ganjaran dan pengiktirafan atas penglibatan staf. Pendaftaran Pensijilan 5S. Membuat semakan Kitaran PDCA.

PERIKSA (CHECK)
Penilaian 5S meliputi: Melaksanakan Audit Dalaman 5S. Penandaarasan sesama bahagian dan dengan organisasi lain. Memastikan langkah 5S diikuti sepenuhnya.

MATLAMAT 5S SEKTOR PENGURUSAN o Mengenalpasti, mengurang dan mengelakkan pembaziran sumber; o Membina semangat kerja berpasukan; o Merangsang suasana kerja yang lebih selesa; dan o Membentuk satu sistem asas ke arah penambahbaikan produktiviti dan kualiti.

SKOP PELAKSANAAN 5S SEKTOR PENGURUSAN Skop 5S meliputi semua kawasan dan fungsi di bawah Sektor Pengurusan seperti berikut: o Bahagian Pengurusan Sumber Manusia; o Bahagian Pentadbiran o Bahagian Kewangan; dan o Bahagian Teknologi Maklumat

LATAR BELAKANG MQA Jemaah Menteri pada 21 Disember 2005 telah meluluskan penggabungan Lembaga Akreditasi Negara (LAN) dan Bahagian Jaminan Kualiti, Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia menjadi sebuah entiti baru iaitu Agensi Kelayakan Malaysia (Malaysian Qualification Agency MQA). Pada 16 Julai 2007, Parlimen telah meluluskan Akta Agensi Kelayakan Malaysia 2007. Kelulusan Akta ini membawa kepada penubuhan MQA pada 1 November 2007 dan secara rasminya dilancarkan oleh Y.B. Menteri Pengajian Tinggi, Dato Mustapha Mohamed pada 2 November 2007 di Putrajaya International Convention Centre, Putrajaya. Detik tersebut dianggap sangat bersejarah kerana buat julung kalinya negara mempunyai sebuah badan jaminan kualiti tunggal yang menjamin kualiti pendidikan tinggi Pemberi Pendidikan Tinggi (PPT) dan melaksanakan Kerangka Kelayakan Malaysia (Malaysian Qualifications Framework, MQF) sebagai titik rujukan kelayakan kebangsaan yang telus dan sahih bagi meningkatkan keyakinan pelajar, ibubapa, majikan dan orang awam terhadap sistem penganugerahan kelayakan negara. . MQA melaksanakan sistem jaminan kualiti bagi semua PPT berteraskan standard yang termaktub dalam MQF. MQF telah diluluskan oleh Jemaah Menteri sebagai landasan sistem kualiti yang diguna pakai bagi menilai dan membangun program dan kelayakan pengajian tinggi.

POLISI 5S

Sektor Pengurusan MQA komited memastikan Amalan 5S dilaksanakan secara konsisten berteraskan budaya kerja cemerlang dengan mengutamakan kerja secara berpasukan bagi meningkatkan kualiti perkhidmatan, persekitaran yang kondusif, selamat dan memenuhi ekspektasi pelanggan.

10

LOGO 5S

11

OBJEKTIF 5S

KPI OBJEKTIF 5S
BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA Setiap Buku Perkhidmatan dikemaskini sekurang-kurangnya 3 kali setahun. BAHAGIAN KEWANGAN 95% bayaran bil dalam tempoh 14 hari. BAHAGIAN PENTADBIRAN 1. Memastikan tahap kepuasan pelanggan terhadap perkhidmatan kaunter mencapai sekurangkurangnya skala 4 (Memuaskan). 2. Memastikan sekurang-kurangnya 95% aduan kerosakan akan diberi maklum balas dalam masa 24 jam daripada aduan diterima. BAHAGIAN TEKNOLOGI MAKLUMAT Memastikan sekurang-kurangnya 95% aduan kerosakan ICT diberi maklum balas dalam masa 24 jam daripada aduan diterima.

Meningkatkan kualiti penyampaian perkhidmatan.

Meningkatkan kualiti persekitaran tempat kerja yang bersih, kemas, tersusun dan selamat.

Memastikan setiap zon mendapat sekurang-kurangnya 70% markah audit 5S.

Membentuk budaya bekerjasama, kreatif dan berinovasi.

Setiap zon mengadakan aktiviti gotongroyong sekurang-kurangnya 2 kali sebulan.

12

BAHAGIAN

KEPERLUAN SISTEM PENGURUSAN BERKUALITI

KEPERLUAN-KEPERLUAN UMUM Penetapan Zon 5S Tingkat 14A - Zon Mawar, Zon Lily, Zon Iris Tingkat 14B - Zon Matahari, Zon Orkid (termasuk tingkat 8A - Stor & Bilik Gymnasium & Tingkat 1B Bilik Teknikal)

Penubuhan Jawatankuasa 5S Jawatankuasa Pemandu Jawatankuasa Promosi Jawatankuasa Latihan Jawatankuasa Audit Jawatankuasa Pelaksana

Penetapan Garis Panduan Keseragaman Pelaksanaan 5S Garis panduan penetapan zon, pelaksanaan latihan, promosi, panduan aktiviti 5S, sudut 5S, ruang pejabat, ruang kerja/bilik pegawai, bilik utiliti, stor, tempat umum, audit dalaman, peningkatan berterusan, tindakan pembetulan dan pencegahan.

Rujukan Utama Pelaksanaan 5S Buku Panduan Amalan 5S Sektor Pengurusan MQA Standard Amalan Persekitaran Berkualiti (MPC)

13

KEPERLUAN-KEPERLUAN DOKUMENTASI

PENYEDIAAN DOKUMENTASI

Polisi, Objektif dan Logo 5S Carta Organisasi Jawatankuasa 5S Pelan lantai zon Pelan tindakan Jawatankuasa Surat pelantikan Jawatankuasa Minit mesyuarat Folder induk 5S peringkat Urus Setia, Jawatankuasa Latihan, Promosi, Audit dan zon.

KAWALAN DOKUMEN

Diluluskan sebelum diimplimentasi. Sentiasa disemak dan dikemaskini mengikut keperluan. Setiap pindaan hendaklah diluluskan semula. Bukti setiap perubahan dan status semakan terkini dikandung di dalam folder. Meletakkan dokumen yang digunapakai di Sudut 5S Induk (bagi Urus Setia) dan folder dalam simpanan Pengerusi Jawatankuasa Latihan, Promosi, Audit dan Ketua Zon. Edaran Buku Panduan Amalan 5S Sektor Pengurusan MQA kepada semua ahli zon dan paparan blog 5S. Standard Amalan Persekitaran Berkualiti oleh MPC diedarkan kepada semua Ahli Jawatankuasa 5S Sektor Pengurusan. Dokumen lama mengenai pelaksanaan Amalan 5S dilupuskan bagi setiap pengemaskinian yang dibuat.

KAWALAN REKOD

Rekod-rekod perbandingan keadaan sebelum dan selepas pelaksanaan aktiviti 5S diselenggara secara efisien. Rekod-rekod diwujud dan dijaga sebagai bukti pematuhan terhadap keperluan Amalan 5S. Rekod-rekod boleh dibaca, mudah dikenal pasti dan diperolehi. Kawalan ke atas rekod bagi pengenalan, penyimpanan, perlindungan, pengeluaran, tempoh penyimpanan dan pelupusan rekod.

14

BAHAGIAN

PERANCANGAN PIHAK PENGURUSAN

Menyediakan perancangan untuk pelaksanaan 5S. Menyampaikan kepada warga tentang tanggungjawab pelaksanaan 5S dan memenuhi keperluan-keperluannya. Mewujudkan Polisi 5S. Menentukan Objektif 5S. Melaksanakan Mesyuarat 5S. Menyediakan sumber untuk pelaksanaan 5S.

FOKUS AMALAN 5S POLISI 5S OBJEKTIF 5S

TANGGUNGJAWAB, KUASA & KOMUNIKASI DALAMAN

KOMITMEN PENGURUSAN

Penekanan kepada faktor Bersih, Selesa, Selamat dan Produktif di tempat kerja.

Merangkumi faktor Bersih, Selesa, Selamat & Produktif. Merangkumi komitmen dan sentiasa meningkatkan keberkesanan dan kecekapan Amalan 5S. Disampaikan dan difahami oleh warga Sektor Pengurusan. Sentiasa disemak mengikut kesesuaian semasa. Mewujud dan menyemak objektif di bahagian dan kawasan (zon) terlibat. Merangkumi faktor Bersih, Selesa, Selamat & Produktif. Merangkumi komitmen dan sentiasa meningkatkan keberkesanan dan kecekapan Amalan 5S. Disampaikan dan difahami oleh warga Sektor Pengurusan. Sentiasa disemak mengikut kesesuaian semasa. Mewujud dan menyemak objektif di bahagian dan kawasan (zon) terlibat.

Membentuk Struktur Jawatankuasa 5S. Membentuk zon 5S dan penetapan ahli zon. Melantik Wakil Pengurusan bagi memastikan aktiviti 5S diwujud, dilaksana, dipantau, melapor prestasi dan keperluan 5S serta memastikan peningkatan kesedaran Amalan 5S. Mewujud dan memastikan pelaksanaan komunikasi dalaman melalui mesyuarat, emel, portal dan papan kenyataan. Penilaian terhadap peluang penambahbaikan, keperluan perubahan Amalan 5S termasuk polisi dan objektif 5S. Input semakan melalui keputusan audit, prestasi aktiviti pelaksanaan 5S, status tindakan pencegahan dan pembetulan, tindakan susulan dan cadangan penambahbaikan dan keseragaman 5S. Output semakan melalui keputusan dan tindakan untuk peningkatan kecekapan dan keberkesanan 5S, aktiviti 5S dan penggunaan sumber secara kreatif dan inovatif dalam menjana nilai tambah.

PENYEDIAAN SUMBER

SEMAKAN PENGURUSAN

Menyediakan sumber yang diperlukan untuk keberkesanan pelaksanaan 5S.

Menentukan keperluan kompetensi staf untuk melaksanakan 5S. Memberi latihan kepada AJK dan staf Sektor Pengurusan. Menilai keberkesanan latihan. Memastikan staf memahami tanggungjawab dalam 5S. Menyimpan rekod-rekod latihan, kemahiran, pengalaman dan kelayakan berkaitan.

SUMBER MANUSIA

15

16

17

CARTA ORGANISASI ZON-ZON 5S

CARTA ORGANISASI ZON MAWAR CARTA ORGANISASI ZON IRIS

FASILITATOR ZON Mohd Khairul Nizam Ibrahim

FASILITATOR ZON Norasikin Yahya KETUA ZON Farhanah Mohamad

KETUA ZON Norhafizah Jusoh

AHLI ZON Semua staf Bahagian Pengurusan Sumber Manusia

CARTA ORGANISASI ZON LILY

AHLI ZON Semua staf Bahagian Pentadbiran (Tingkat 14A)

CARTA ORGANISASI ZON MATAHARI

FASILITATOR ZON Puteri Noorlili Bahrun

FASILITATOR ZON Normahizan Yaacob KETUA ZON Noor Asimah Ali

KETUA ZON Nor Fazilah Omar

AHLI ZON Semua staf Bahagian Teknologi Maklumat

AHLI ZON Semua staf Bahagian Kewangan

CARTA ORGANISASI ZON ORKID

FASILITATOR ZON Norasikin Yahya KETUA ZON Hazlina Muhamad

AHLI ZON Semua staf Bahagian Pentadbiran (Tingkat 14B)

18

BAHAGIAN

REALISASI PERSEKITARAN BERKUALITI

LANGKAH 1: PENUBUHAN JAWATANKUASA 5S

JAWATANKUASA PEMANDU 5S

URUS SETIA 5S

JAWATANKUASA KERJA

JAWATANKUASA LATIHAN JAWATANKUASA PROMOSI JAWATANKUASA AUDIT

JAWATANKUASA PELAKSANA

FASILITATOR 5S KETUA ZON 5S AHLI ZON 5S

19

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA 5S SEKTOR PENGURUSAN JAWATANKUASA PEMANDU 5S JAWATANKUASA KERJA 5S
JAWATANKUASA LATIHAN Menyediakan pelan latihan bagi memupuk kefahaman Amalan 5S. Mengenalpasti jenis latihan yang diperlukan bagi mengukuh aktiviti Amalan 5S serta amalan peningkatan kualiti yang lain. (keperluan latihan boleh dirujuk kepada hasil keputusan audit aktiviti Amalan 5S). Melaksanakan latihan yang telah dikenal pasti. Memastikan setiap warga Sektor Pengurusan menghadiri latihan. yang diperlukan. Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran 5S di kalangan warga Sektor Pengurusan kepada Jawatankuasa Pemandu. JAWATANKUASA PROMOSI Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi 5S, Memastikan pelaksanaan pelan promosi ke arah membina kesedaran Amalan 5S kepada semua warga Sektor Pengurusan. Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan. Merancang dan memperuntukkan perbelanjaan bagi aktiviti promosi Mencadangkan dan memberi ganjaran atau pengiktirafan kepada individu/ kumpulan yang turut serta atau memenangi aktiviti-aktiviti promosi. JAWATANKUASA AUDIT FASILITATOR ZON Menyokong Pelaksanaan 5S. Menyelaras program 5S di Sektor Pengurusan. Membantu AJK Pemandu dalam setiap tugas. Memastikan perjalanan 5S seperti yang dirancang. Mendapat sokongan dan pengiktirafan dari pihak atasan. Memastikan semua kumpulan mematuhi peraturan dan panduan yang digariskan. Membantu membekal data-data terkini. Mengawasi, mengadakan perbincangan serta galakan kepada kumpulan 5S setiap masa. KETUA ZON Turut serta dalam proses pelaksanaan kerja berkumpulan. Memberi latihan kepada ahli-ahli. Mengawasi perkembangan kerja berkumpulan. Mengadakan mesyuarat pendek dengan kumpulan mengenai Amalan 5S. AHLI ZON Memberikan komitmen yang sepenuhnya dalam gerak kerja. Bertanggungjawab untuk memperbaiki tempat kerja sepanjang masa. Mewujudkan suasana harmoni di kalangan ahli.

JAWATANKUASA PELAKSANA 5S

Menentukan arah pelaksanaan 5S. Membentuk pelan pelaksanaan. Menentukan belanjawan serta sumber-sumber kewangan. Menetapkan polisi, peraturan serta garis panduan. Mengenal pasti ahli jawatankuasa, pemudahcara dan ketua zon. Menetapkan sistem ganjaran. Mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanaan jawatankuasa. Mengawal kemajuan program dengan pembentukan standard yang sesuai.

Membina kriteria audit yang bersesuaian dapatkan maklum balas daripada ketua jabatan/ unit dan fasilitator. Melantik juruaudit dalaman 5S. yang terlatih. Menentukan kekerapan aktiviti audit pada peringkat awal audit perlu dilaksanakan lebih kerap. Melaporkananalisis keputusan audit kepada Jawatankuasa Pemandu. Menyemak kriteria audit dari semasa ke semasa mengikut keperluan. Membantu dalam mengekalkan aktiviti 5S melalui Audit Dalaman. Membina garis panduan untuk mengukur impak Audit.

URUS SETIA
Menjalankan tugas kesetiausahaan kepada Jawatankuasa Pemandu, AJK Pelaksana, fasilitator dan ketua zon dengan tujuan mengkoordinasi perjalanan program. Menyimpan rekod/minit mesyuarat. Menolong mengurus aktiviti-aktiviti promosi. Menghebahkan maklumat terkini perjalanan program 5S di Sektor Pengurusan. Memudahkan pelaksanaan aktiviti berkumpulan. Memastikan penyertaan semua pihak dalam organisasi. Memudahkan pelaksanaan aktiviti berkumpulan. Memastikan penyertaan semua pihak dalam organisasi.

20

KAWASAN YANG DIPERTANGGUNGJAWABKAN MENGIKUT ZON

Semua partition & bilik pegawai Bahagian Pentadbiran Tingkat 14A Stor Logistik Tingkat 14A Bilik Fotostat Tingkat 14A Stor MQA Tingkat 8A Tandas Tingkat 14A Printer Gunasama 14A3

ZON IRIS

ZON MAWAR

Semua partition & bilik pegawai Bahagian Pengurusan Sumber Manusia Tingkat 14A Pantri Tingkat 14A Bilik Fail PTK dan Perjawatan Tingkat 14A Laluan pintu masuk Tingkat 14A Printer Gunasama 14A6

Semua partition & bilik pegawai Bahagian Teknologi Maklumat Tingkat 14A Bilik Utiliti Tingkat 14A Stor BTM Tingkat 14A Bilik Teknikal Tingkat 1B Bilik Mesyuarat Tingkat 14A Printer Gunasama 14A2 & 14A5

ZON LILY

Semua partition & bilik pegawai Bahagian Kewangan Tingkat 14B Bilik Fail Kewangan Tingkat 14B Pantri Tingkat 14B Surau Tingkat 14B Bilik Perbincangan Tingkat 14B Ruang legar berhadapan pantri Tingkat 14B Printer Gunasama 14B1 Papan kenyataan luar pintu masuk 14A

ZON MATAHARI

Semua partition & bilik pegawai Bahagian Pentadbiran Tingkat 14B Kaunter Tingkat 14B Bilik Fail BP Tingkat 14B Bilik Mesyuarat Tingkat 14B Bilik Pemandu Tingkat 14B Bilik TKPE(P) Tingkat 14B Dewan Utama Tingkat 12A* Bilik Gymnasium Tingkat 8A Pusat Sumber Tingkat 11B Bilik Fotostat Tingkat 14B Printer Gunasama 14B4 Ruang legar dari pintu masuk 14B hingga bahagian luar Bilik Mesyuarat Tingkat 14B

Tempat bertanda * dalam proses pengubahsuaian ruang pejabat

ZON ORKID

21

PELAN LANTAI PEMBAHAGIAN ZON-ZON 5S (TINGKAT 14A)

PBP

PK(P)

KPP(SM)L

KPP(SM)J

Bilik DokumenSM

Bilik PTK

PBPSM

PE(P)LK

PPK(P)LK PP(P)KP

PPK(P)KP PP(TM)PS

PPK(SM)K PP(SM)K

PP(SM)J PEK(SM)K

PE(SM)J PPK(SM)J

PK(SM)

KPP(P)KP
PE(P)LK

KPP(TM)RT
PP(P)LK PE(TM)PS PP(TM)RT PP(TM)PS PE(TM)PS PE(TM)RT PE(TM)PS PP(SM)L PPK(SM)L

Ruang Rehat

KPP(TM)PS

PEK(TM)R T

PP(TM)PS

PP(TM)PS

PEK(TM)RT

PE(TM)PS

PPK(TM)RT

PP(TM)PS

PP(SM)L

PP(SM)L

PBTM
PT(TM)RT

PT(P)KP PT(TM)PS

PT(P)KP PT(P)LK

PT(P)LK PT(P)KP

PT(SM)K

PT(SM)H PT(SM)K

PPT(SM)H PT(SM)K PT(SM)J

PT(SM)L PT(SM)J

PT(SM)L PT(SM)L

PAP PT(SM)L

Bilik Mesyuarat Bilik Utiliti

Lorong Kecemasan

Stor BTM Bilik Fotostat

Ruang Tetamu

Stor BP

Pantry

Hub Server Lorong Kecemasan

Tangga Kecemasan

Pintu Masuk Utama

PETUNJUK Fire extinguisher Zon Lily Zon Iris Zon Mawar Tarikh kemaskini: 21 Februari 2013 * Stor BP Tingkat 8A (Zon Iris) * Bilik Teknikal BTM Tingkat 1B

22

PELAN LANTAI PEMBAHAGIAN ZON-ZON 5S (TINGKAT 14B)

KPP(P)T PBW KPP(P)T TKPE(P) Bilik Fail Pentadbiran PA(W)K Server PA(W)A PA(W)K PT(P)T PAP PT(P)PK Bilik Mesyuarat Lestari PA(W)K PTR(P) PTR(P) PK(TKPE(P))

Tangga Kecemasan

PA(W)K Pantri Bilik Fail Kewangan PA(W)A

PA(W)A PT(P)T PA(W)K PT(P)T PT(P)T PPA(W)A PPT(P)T PT(P)T PAP

Bilik Fotostat

Ruang Rehat
Bilik Pemandu

Bilik Perbincangan PP(P)PK PE(W)K PPK(P)T PE(W)A PE(P)PS PE(W)K PP(P)T PE(W)A

Pintu Masuk Utama

Kaunter
PP(W)K PP(W)A PPK(W)K

PETUNJUK Fire extinguisher Zon Orkid Zon Matahari * Pusat Sumber Tingkat 11B (Zon Orkid) * Dewan Utama Tingkat 12A (Zon Orkid) (dalam proses pengubahsuaian) * Pusat Sumber Tingkat 11B (Zon Orkid) * Bilik Gymnasium Tingkat 8A (Zon Orkid)

Surau Wanita

Surau Lelaki

Tarikh kemaskini: 27 Februari 2013

23

LANGKAH 2 : MENETAPKAN ZON 5S Tujuan: Menetapkan kawasan-kawasan di bawah tanggungjawab setiap zon. Carta Alir Penetapan Zon Tanggungjawab: Penyelaras/Urus Setia 5S Memperoleh susun atur tempat kerja secara keseluruhan. Membahagikan setiap kawasan kepada zon-zon yang lebih kecil.

Menentukan saiz ahli dalam zon dan kawasan yang dipertanggungjawabkan. Memastikan setiap kumpulan mempunyai ketua dan sekurang-kurangnya seorang ahli dalam setiap zon. Urus setia 5S mencadangkan pembahagian zon untuk kelulusan Jawatankuasa Pemandu. Setuju? Tidak Ya Membuat hebahan kepada semua warga Sektor Pengurusan mengenai pembahagian zon, ahli dan kawasan di bawah tanggungjawab. Merekod dan mengemaskini maklumat zon 5S ke dalam fail.

Pindaan

24

LANGKAH 3 : LATIHAN 5S Tujuan: Menyebarkan metodologi 5S dan menyediakan tenaga kerja yang dapat memberikan kerjasama dalam aktiviti 5S. Program latihan merupakan langkah permulaan pelaksanaan Amalan 5S dan merangsang pekerja untuk melibatkan diri dalam mengaplikasikan 5S.

Carta Alir Latihan 5S Tanggungjawab: Jawatankuasa Latihan Merancang pelan tindakan pelaksanaan fasa latihan 5S untuk warga merangkumi: - kesedaran tentang 5S. - pemahaman langkah demi langkah untuk Ahli Jawatankuasa/Fasilitator/Ketua Zon. - langkah demi langkah untuk pelaksanaan Audit Dalaman 5S. - persediaan untuk pensijilan Amalan 5S. Membentangkan cadangan program kelulusan Jawatankuasa Pemandu. Setuju? Tidak Ya Melaksanakan program latihan mengikut perancangan. Membentangkan status Jawatankuasa Pemandu. program latihan kepada latihan untuk

Pindaan

Merekod dan mengemaskini maklumat program latihan ke dalam fail.

25

LANGKAH 4 : PROMOSI 5S Tujuan: Menghebahkan rancangan promosi mengenai pengwujudan aktiviti 5S. Carta Alir Pelancaran 5S Tanggungjawab: Jawatankuasa Promosi Merancang pelan tindakan pelaksanaan promosi 5S merangkumi: - hebahan Polisi, Objektif dan Logo 5S. - hebahan Zon 5S. - hebahan Blog 5S. Membentangkan cadangan program kelulusan Jawatankuasa Pemandu. Pindaan Setuju? Tidak Ya Melaksanakan hebahan promosi mengenai pelaksanaan 5S mengikut perancangan dan dari semasa ke semasa. Membentangkan status Jawatankuasa Pemandu. program promosi kepada promosi untuk

Merekod dan mengemaskini maklumat program promosi ke dalam fail.

Pelancaran Amalan 5S, Buku Panduan dan Blog 5S Sektor Pengurusan yang disempurnakan oleh Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif (Pengurusan) merangkap Pengerusi Jawatankuasa Pemandu 5S.

26

LANGKAH 5 : PELAKSANAAN AMALAN 5S

SISIH (SEIRI)
SEIRI SISIH
o Mengenal pasti barang yang tidak perlu. o Mengasingkan barang/dokumen mengikut keadaan dan keperluan. o Mematuhi prosedur yang sedang berkuatkuasa bagi penyisihan barang/dokumen yang perlu dilupuskan.

KATA KUNCI: KENAL PASTI BARANG YANG TIDAK PERLU

Sisih memfokus kepada penyisihan barangan yang tidak digunakan atau diperlukan lagi di tempat kerja. Garis Panduan Sisih o Melaksanakan sisih mengikut kaedah Stratifikasi iaitu mengasingkan barang mengikut kategori Ada Nilai, Tiada Nilai & Cara Pelupusan. o Mengenalpasti barang-barang yang tidak diperlukan dengan menggunakan kaedah Tag Merah. o Menentukan tempat penyimpanan bagi barang yang perlu. o Bagi barang-barang yang hendak dilupuskan, peraturan yang sedang berkuatkuasa hendaklah dirujuk iaitu dokumen MS ISO 9001:2008, peraturan kewangan dan Panduan Pelupusan Rekod Awam oleh Arkib Negara.

Cara amalan SISIH di tempat kerja

Yang Mana ???

Stratifikasi

Tindakan

Tiada nilai dan senang dilupuskan. SISIH item tidak diperlukan

Lupus dengan segera

Ada nilai/tiada nilai (pelupusan mengikut peraturan berkuatkuasa).

Dilupuskan mengikut prosedur sedia ada.

27

Panduan pelaksanaan kaedah TAG MERAH: Tindakan 1: Menyediakan Tag Merah Jawatankuasa Pemandu menetapkan kawasan pengumpulan barang-barang yang tidak perlu, merancang pelupusan barang-barang dan menyediakan tag merah. Tindakan 2: Mengenal Pasti Sasaran Tag Merah Menentukan jenis barangan dan kawasan kerja yang perlu nilai. Tindakan 3: Menentukan Kriteria Tag Merah Menentukan keperluan sesuatu barangan: o Adakah ianya berguna? o Kekerapan penggunaan? o Kuantiti penggunaan? Tindakan 4: Melekatkan Tag Merah Melekatkan tag merah dan diselesaikan pelaksanaan penyisihan.

sebelum

Tindakan 5: Penentuan Barangan yang diTag Merah Tentukan perkara/barangan yang perlu dibuang dan tindakan yang perlu diambil. Tindakan 6: Dokumenkan Hasil Tag Merah Barang-barang yang telah dilekatkan Tag hendaklah direkodkan.

Merah

Merekod dan mengemaskini maklumat ke dalam fail.

DASAR TAG MERAH POLISI PEMBUANGAN ATAU PENYISIHAN TAG MERAH (RED TAG) Tidak diperlukan dan Perlu dilupuskan Diluluskan :.. Tarikh :

28

SUSUN (SEITON)

SEITON - SUSUN
o Mengenal pasti apa dan cara penyusunan. o Mengikut kaedah Masuk dulu Keluar Dulu (First In First Out) untuk menyimpan sesuatu. o Mewujudkan tempat khas untuk barang dan dilabel yang jelas. o Letakkan barang di tempat yang mudah dilihat, diambil dan disimpan semula. o Meletakkan peralatan yang kerap digunakan berhampiran.

KATA KUNCI: TEMPAT UNTUK SETIAP BARANG, DAN SETIAP BARANG DI TEMPATNYA

Susun merujuk kepada kenyataan "Setiap barang mempunyai tempatnya dan setiap tempat ada barangnya". la menekankan aspek keselamatan, kecekapan dan keberkesanan cara penyimpanan.

BARANGAN PERLU

TINDAKAN

Barangan yang kerap diguna.

Disusun di tempat yang paling dekat dengan pekerja.

Barangan yang jarang diguna.

Boleh disusun jauh sedikit dari pekerja.

Barangan yang tidak digunakan.

Disimpan berasingan dan diberi pengenalan yang jelas.

Garis Panduan Susun o o o o 'First-In-First-Out' (FIFO). Melabel setiap barangan dan tempat penyimpanan. Memberikan nama atau nombor pada setiap barangan dan alatan. Menyusun alatan yang berkaitan berdekatan dengan mesin agar mudah digunakan. o Menyimpan barang-barang mengikut kategori. o Memastikan barang disusun dengan ketinggian yang selamat.

29

SAPU (SEISO)

SEISO SAPU
o Membersih dan memeriksa tempat kerja dengan rapi agar tiada habuk atau kotoran di lantai, mesin dan peralatan. o Mengamalkan SEISO 5 hingga 10 minit setiap hari dengan menggabungkan aktiviti pembersihan dan pemeriksaan, o Melantik penjaga bagi setiap peralatan/ruang (ownership).

KATA KUNCI: MEMASTIKAN TEMPAT KERJA DAN PERALATAN BERSIH & BERFUNGSI DENGAN BAIK

SAPU menekankan kepada kebersihan. Ianya menyumbang kepada tempat kerja lebih selesa dan selamat termasuk penyimpanan yang dapat mengurangkan masa pencarian dan menjamin kualiti kerja dan perkhidmatan yang tinggi. Garis Panduan Sapu Tindakan 1: Tugasan Kerja-kerja Pembersihan Kerja-kerja pembersihan dibahagikan mengikut: Zon 5S Mewartakan semua kawasan kebersihan dan ahli-ahli zon yang ditugaskan bagi kawasan tersebut. Jadual 5S Ketua zon menerangkan kawasan dan nama-nama ahli zon yang telah ditugaskan termasuk jadual tugasan harian mereka. Tindakan 2: Menentukan ownership bagi setiap ahli Menentukan hak milik bagi setiap ahli untuk kawasan yang telah dikenalpasti. Tindakan 3: Mengenal pasti kaedah yang akan digunakan o Menentukan perkara/aspek yang perlu dibersihkan. o Mengenalpasti peralatan dan bahan pembersihan yang bersesuaian. o Menentukan kekerapan dan masa aktiviti pembersihan. Tindakan 4: Menyediakan alatan dan bahan pembersihan Menyediakan alatan mencuci dan bahan pembersihan yang diperlukan. Tindakan 5: Melaksanakan pembersihan o Memastikan tempat kerja dan peralatan bersih dan berfungsi. o Melakukan aktiviti pembersihan dan pemeriksaan terhadap semua peralatan. o Merekodkan dan melaporkan kerosakan peralatan untuk tindakan penyelenggaraan. Merekod dan mengemaskini maklumat ke dalam fail.

30

SERAGAM (SEIKETSU)
SEIKETSU SERAGAM
o Mengekalkan keseragaman tempat kerja dengan memastikan semua barangan sentiasa bersih dan teratur. o Mewujudkan peraturan/etika untuk dipatuhi dan dilekatkan pada peralatan/ruang yang digunakan bersama. o Mewujudkan keseragaman dengan menentukan: o Siapa yang bertanggungjawab? o Apa tindakan yang perlu diambil bagi memastikan keadaan yang ingin dipelihara? o Bila tindakan perlu diambil? o Di mana perlu dilaksanakan? o Apa prosedur yang perlu diikuti?

KATA KUNCI: CARA TERBAIK UNTUK MELAKSANAKAN SESUATU

Seragam memberi tumpuan terhadap amalan keseragaman kerja yang terbaik. Ianya turut merangkumi prosedur dan senarai semak harian yang perlu dipamerkan di setiap tempat kerja. Garis Panduan Seragam Tanggungjawab dalam kerja yang merangkumi: o Siapa yang bertanggungjawab (Ownership); o Langkah yang perlu diambil bagi memastikan keadaan yang diinginkan dapat dikekalkan; o Bila sesuatu tindakan perlu diambil; o Kawasan mana perlu diberi penekanan; o Prosedur yang perlu dipatuhi; o Kerja-kerja yang sedang dijalankan / peraturan inventori; o Prosedur Pembersihan; o Jadual penyelenggaraan; dan o Aktiviti harian yang bersangkut paut dengan tugas 3S. SENTIASA AMAL (SHITSUKE)
SHITSUKE - SENTIASA AMAL
o Mengamalkan 5S secara berterusan agar menjadi kelaziman dan budaya di Sektor Pengurusan bagi memastikan keadaan yang diingini berkekalan. o Sentiasa mematuhi,mengikuti dan mengamalkan peraturan/etika/prosedur yang disediakan. o Sentiasa bekerjasama.

KATA KUNCI: NILAI YANG DIKONGSI BERSAMA

Memastikan kesemua 4S sentiasa diamalkan dan dikekalkan secara berterusan dengan mempraktikkan P-D-C-A secara aktif. Garis Panduan Sentiasa Amal o Membina kesedaran tentang pentingnya 5S melalui latihan semula. o Memberi ganjaran dan mengiktiraf usaha yang dilaksanakan oleh pekerja. o Gunakan teknik/pendekatan/strategi untuk mengekalkan aktiviti.

31

KESERAGAMAN PELAKSANAAN 5S Imej korporat diamalkan dalam pelaksanaan Amalan 5S Sektor Pengurusan iaitu: o persekitaran ruang pejabat pada tahap yang sentiasa bersih, kemas dan selamat; o keseragaman pelabelan: o tidak keterlaluan, memudahkan capaian serta bermaklumat; o tulisan (font) Arial Rounded MT Bold; o saiz minimum tulisan (font) Arial 14 (kesesuaian saiz mengikut kategori pelabelan); o saiz keluasan label : panjang x lebar minimum 1cm x 1cm; o warna pelabelan (hitam putih) dan laminate bagi yang bersesuaian); dan o material yang bersesuaian. o terkeluar dari persepsi persekitaran tadika; o keseragaman warna penandaan; dan o keseragaman material.

SENARAI KESERAGAMAN PELAKSANAAN 5S SEKTOR PENGURUSAN Ahli-ahli kumpulan boleh membuat penambahbaikan kepada kriteria-kriteria jika perlu dalam mempertingkatkan taraf keseragaman dari semasa ke semasa. Bilangan item yang tersenarai tidak boleh dikurangkan. ZON 5S (BLOG) BIL. 1 2 3 5 6 KRITERIA Carta Organisasi 5S Carta Perbatuan Polisi & Objektif 5S (Induk) Pelantikan webmaster & webadmin. Pelan tindakan aktiviti disokong dengan gambar, jadual dan Petunjuk Prestasi (KPI) yang diukur. Pelan lantai zon 5S Maklumat Tarikh Kemaskini

7 8

32

FAIL AJK/ZON BIL. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 KRITERIA Polisi 5S* Objektif 5S* Carta Organisasi Zon* Pelan lantai zon* Minit mesyuarat Zon dan tindakan susulan Pelan tindakan aktiviti (Induk) Gambar aktiviti SEBELUM dan SELEPAS Keputusan Audit & Jadual Audit Maklumat terkini Fasilitator/ Ketua Zon Kandungan Fail Separator bagi setiap perkara (bagi folder 5S)

NOTA: * Dimasukkan dalam blog 5S. RUANG PEJABAT

BIL. 1 2 3 4 5

6 BIL. 1

KRITERIA Pelan lantai pejabat Tanda nama kakitangan Papan pergerakan staf Alat pemadam api Kaunter - nama petugas - maklumat perkhidmatan Borang Kew. PA-7 KRITERIA Keperluan utama: Buku kedatangan pelawat Telefon komputer, printer & capaian Internet Direktori telefon pegawai Borang aduan/ kepuasan pelanggan Carta alir proses kerja perkhidmatan Kemudahan kepada pelanggan - sofa, air mineral, TV Tanda arah, petunjuk (di tempat strategik) Maklumat korporat MQA: Carta Organisasi & Piagam Pelanggan Borang Kew PA-7

KAUNTER

2 3 4 5

33

ALAT PEMADAM API BIL. 1 2 3 4 5 KRITERIA Digantung Cara penggunaan Tarikh luput Maklumat Due Date For Next Service Tiada halangan/barang yang melindungi alat. KRITERIA Tanda Nama Penuh & Jawatan - di tempat yang mudah dilihat (partition) - di depan pintu (bilik pegawai) Borang KEW. PA-7 Kabinet: - Fail Meja - Ring file tersusun dan dilabel. - Pigeon hole di tempat pegawai tidak perlu dilabel jika folder fail/magazine rack telah dilabel Hiasan perlu kemas dan bersiih (jika ada) Bilik pegawai - tiada dokumen/fail diletakkan di atas settee atau coffee table. KRITERIA Set Komputer - CPU (bawah atau atas meja). - Monitor (atas meja) - Kabel diikat dengan kemas - suis komputer ditutup sebelum pulang. Tray surat (In/Out /KIV) - In/Out/KIV (bagi Pengarah/PAP yang terlibat dengan surat keluar) - In/KIV (bagi pegawai selain di atas) * Pastikan tiada barang lain yang tidak berkaitan di atas tray. Telefon Kalendar meja (1 sahaja) Hiasan peribadi perlu kemas dan bersih (jika ada). Bekas alat tulis/cop (jika ada). Rubber stamp dilabel (jika ada). Fail-fail aktif di atas meja untuk satu tempoh tugasan (mengikut prosedur pengurusan fail). Disusun kemas & teratur.

BIL. 1

PARTITION/ BILIK PEGAWAI

2 3

4 5

MEJA KERJA (ATAS MEJA)

BIL. 1

3 4 5 6 7 8

34

MEJA KERJA (LACI MEJA) BIL. 1 2 3 4 KRITERIA Alat tulis (Laci 1) Alat Tulis atau Pelbagai (urusan rasmi) (Laci 2) Peribadi (Laci 3) Dilabel di penjuru atas sebelah kiri

Meja Sisi (bagi bilik pegawai) BIL. 1 2 3 KRITERIA Printer/Scanner Barang di atas meja disusun kemas dan teratur. Perhiasan dalam bilik disusun kemas dan teratur.

MEJA KERJA (BAWAH MEJA/TONG SAMPAH/ KERUSI)

Bawah Meja BIL. 1 2 3 4 KRITERIA 1 kotak sahaja untuk disimpan 1 pasang kasut & selipar beserta parking CPU Wayar/kabel (ICT dan elektrik) dikemas dengan menggunakan bahan-bahan yang sesuai seperti cabel casing & tersorok.

Bakul/Tong Sampah BIL. 1 2 3 KRITERIA Parking bakul/tong sampah. Label atas lantai/parkir yang ditentukan. Kedudukan label di bawah bakul sampah tidak kelihatan. (Kedudukan bakul/tong sampah di tempat yang tidak mengganggu laluan).

Kerusi BIL. 1 2 KRITERIA 1 blazer sahaja disangkut Kerusi pelawat - terhad kepada 1 (partition) - terhad kepada 2 (bilik)

35

KABINET FAIL/MOBILE CABINET BIL. 1 2 KRITERIA Label bilangan kabinet. Sediakan indeks kandungan dokumen dan tampal di bahagian laci / tepi. Sediakan bilangan nombor di poket fail mengikut indeks luar. Kemaskini kandungan fail. Daftar pergerakan fail: - Sistem Pengurusan Fail (Bahagian Pentadbiran) - Buku Daftar Fail

3 4 5

STOR UTAMA/STOR LOGISTIK/ STOR BTM

BIL. 1 2 3

4 5 6

7 8

9 10

KRITERIA Label rak Pelan lantai Tentukan item - kerap guna di aras yang mudah diambil. - jarang guna di bahagian belakang/bawah ikut aras. Tentukan tahap minimum dan maksimum kuantiti yang disimpan. Stok kad mengikut rak dan aras. Kad Bin/Stock Card diletakkan di tempat yang disediakan dan dikemaskini. Master indeks di tepi pintu masuk/rak. Rekod tarikh luput ubatubatan/stok makanan (bagi stor yang berkaitan). Pegawai bertanggungjawab Borang KEW PA-7

*tertakluk kepada Tatacara Pengurusan

Stor.

36

SUIS BIL. 1 2 3 KRITERIA Label ikut nombor. Petunjuk mudah difahami & praktikal. Perlu dilabel jika jumlah suis 3 dan lebih.

Label suis

Label Kepala Plug

UPS PRINTER TEL. PORT MONITOR EXT. WIRE

BILIK MESYUARAT/PERBINCANGAN

BIL. 1

2 3 4 5 6

7 8 9 10

11

12

KRITERIA Etika penggunaan bilik: - Saiz separuh A4, laminate, dilekat di dinding berdekatan pintu masuk. - Dilekat di meja mengikut saiz yang ditetapkan urus setia. Pelan lantai Borang Kew PA-7 Label semua suis & pamerkan petunjuk. Pegawai bertanggungjawab (Nama pegawai & no. telefon) Maklumat mesyuarat dipamer di pintu masuk (slot in board) bagi Bilik Mesyuarat: - Sedang/Tidak Digunakan Whiteboard dibersihkan selepas digunakan. Disediakan pemadam & markerpen whiteboard. Jam dinding LCD, projector, mikrofon & power supply (jika berkenaan) berfungsi dan ditutup sebelum meninggalkan bilik mesyuarat. Gambar Y.D.P Agong & isteri, Perdana Menteri dan Y.B. Menteri digantung di dinding. Tiada tinggalan makanan dan minuman selepas mesyuarat.

37

TANDAS BIL. 1 2 3 KRITERIA Etika penggunaan / peringatan Jadual pembersihan (*oleh PKNS) Cara penggunaan peralatan - Contoh: Sila pam selepas digunakan Pegawai Bertanggungjawab

PANTRI BIL. 1 2 3 4 5 6 7 8 KRITERIA Etika penggunaan Cara penggunaan peralatan elektrik Pegawai bertanggungjawab Label item Tong sampah Aktiviti memasak hanya dibenarkan di pantri. Borang KEW PA-7 Pelan lantai

COP BIL. 1 2 KRITERIA Label setiap cop dengan nombor - hanya bagi cop yang aktif Senarai indeks cop

38

PAPAN PERGERAKAN STAF BIL. 1 2 KRITERIA Nama staf Maklumat pergerakan staf: - Cuti - Kursus/Bengkel - Mesyuarat - Urusan Luar Pejabat

CUTI
PIGEON HOLE BIL. 1 2 3 KRITERIA Tanda maksimum/minimum Label rak Kedudukan label mengikut kesesuaian, mudah nampak & praktikal. Panduan Label
SILA TAMBAH KERTAS PARAS MINIMUM

PARKIR BARANGAN BIL. 1

(troli diparkir atas label dan tidak kelihatan) TROLI

KRITERIA Parking gunakan tape warna putih & tidak kelihatan apabila diletakkan barang (untuk barangan movable seperti tangga, troli, alat pembersihan dll). Tempat untuk menyimpan alat pembersihan (penyapu, berus dll jika ada).

39

FAIL DI RAK BIL. 1 2 3 4 KRITERIA Fail disusun dari KIRI ke KANAN mengikut nombor. Warna putih untuk label folder di rak Indeks barangan di tepi rak (jika berkaitan) Ring file dilabel: a. Tetulang ring file Nama unit dan bahagian Tajuk fail Bilangan fail b. Muka depan ring file Nama bahagian Logo Tajuk fail & subtajuk fail c. font Arial Rounded MT Bold d. warna muka depan dan tetulang ring file gunakan kertas warna putih. (Rujuk di sebelah untuk contoh format pelabelan fail)

40

CONTOH RUPA BENTUK KULIT HADAPAN RING FILE

(Mengikut kesesuaian saiz folder)

UNIT PERANCANGAN STRATEGIK & INOVASI BAHAGIAN PENTADBIRAN

UNIT/BAHAGIAN
Font : Arial Rounded MT Bold Saiz : 16

PENILAIAN STAR RATING

TAJUK FAIL
Font : Arial Rounded MT Bold Saiz : 36

C PENGURUSAN PELANGGAN
TAJUK KECIL
Font : Arial Rounded MT Bold Saiz : 28

41

Tagging folder file (Saiz: 24 cm X 4.5 cm gunakan kertas warna putih)

BAHAGIAN PENTADBIRAN

KOLEKSI PEKELILING PERBENDAHARAAN / PERKHIDMATAN

1
42

Tagging folder/label rak (Saiz: 11.5 cm X 6.5 cm gunakan kertas warna putih)

Tagging folder/Label rak (Saiz: 6.5 cm X 1.5 cm gunakan kertas warna putih)

43

PERALATAN PEJABAT BIL. 1 2 3 4 KRITERIA Pegawai bertanggungjawab Etika penggunaan & gambar penggunaan (kertas saiz A4) Parking Nombor peralatan (jika bilangan lebih daripada satu)

PERALATAN KEBERSIHAN BIL. 1 KRITERIA Adakan tempat untuk menyimpan alat-alat seperti penyapu, penyodok sampah, mop dan berus. Alat pembersihan digantung.

HIASAN DALAMAN BIL. 1 KRITERIA Maklumat korporat (carta organisasi, piagam pelanggan, dasar kualiti dsb) Pokok bunga hidup perlu penyelenggaraan. Hiasan plastik tidak berdebu.

2 3

44

PENDAWAIAN ELEKTRIK BIL. 1 2 KRITERIA Kepala plug dan barangan elektrik dilabel. Wayar/kabel (ICT dan elektrik) dikemas dengan menggunakan bahan-bahan yang sesuai seperti cabel casing & tersorok. Tanda peringatan SILA PADAMKAN LAMPU SELEPAS DIGUNAKAN.

PUSAT SUMBER BIL. 1 KRITERIA Sistem susunan mudah diambil/dicapai/dicapai (rak/label/abjad/bahan) Tanda arah/keterangan petunjuk mencukupi dan efektif Borang KEW PA-7 Etika penggunaan bilik dan waktu operasi

2 3 4

SURAU

BIL. 1

2 3 4 5 6 7 8 9 10

KRITERIA Telekung dan sejadah disusun dalam almari atau dilipat atau digantung dengan kemas. Pintu masuk dilabel dengan perkataan Surau. Buku-buku agama disusun kemas dalam almari/kabinet/rak. Penanda arah kiblat Selipar/kasut tersusun rapi. Jadual waktu solat Cermin muka Jam dinding Pegawai Bertanggungjawab Borang KEW PA-7

45

BILIK FOTOSTAT

BIL. 1 2 3 4 5 6 7

KRITERIA Pelan lantai Etika penggunaan Buku rekod penggunaan mesin/peralatan ICT Panduan penggunaan peralatan Rak kertas/sampul dilabel Parkir untuk peralatan Alatan pembersihan (berus/ penyapu) digantung atau diparkir di tempatnya. Bakul/Tong sampah Kotak kitar semula untuk kertaskertas yang hendak dilupuskan. Pegawai bertanggungjawab Borang KEW PA-7

8 9 10 11

RUANG KERJA TERPERINGKAT (BILIK PTK) BIL. 1 KRITERIA Sistem pengurusan ruang kerja terperingkat mengikut tatacara peraturan keselamatan. Pegawai bertanggungjawab Borang KEW PA-7

2 3

BILIK FAIL

BIL. 1 2 3 4 5 6 7

KRITERIA Pelan lantai Indeks fail di rak Buku rekod daftar penggunaan/ sistem fail Sistem fail mengikut Tatacara Pengurusan Fail Pegawai bertanggungjawab Borang KEW PA-7 Etika penggunaan bilik

46

PAPAN KENYATAAN BIL. 1 2 3 KRITERIA Bahan-bahan paparan perlu dikemaskini. Berimej korporat. Pegawai Bertanggungjawab

DEWAN SERBAGUNA

BIL. 1 2

KRITERIA Pelan lantai Kemudahan di dalam dewan berfungsi dengan baik - kerusi, meja, lampu, siaraya Rostrum Kerusi dan meja VIP Microphone stand Whiteboard Jam dinding Tong sampah Peralatan muzik (jika berkaitan) Projector dan motorised screen Sign Tolak/Tarik di pintu masuk dewan Hiasan yang tidak keterlaluan - bunga hiasan, pasu bunga Gambar YDPA Agong & isteri, Perdana Menteri Malaysia dan Menteri Pengajian Tinggi. Laluan kecemasan tidak dihalang dengan barang tidak perlu. Pegawai bertanggungjawab Borang KEW PA-7 Etika penggunaan dewan

3 4 5 6 7 8 8 9 10 9 10

11 12 13 14 LALUAN AWAM BIL. 1 2

KRITERIA Laluan sentiasa bersih dan tiada sampah. Hiasan (pokok bunga) tidak menghalang laluan, kemas & teratur. Perabot di kedudukan yang tidak mengganggu laluan.

47

RUANG REHAT/ TEMPAT MENUNGGU BIL. 1 2 3 KRITERIA Bersih, kemas dan teratur Bahan bacaan disusun meja/rak. Pegawai bertanggungjawab

atas

BILIK PEMANDU BIL. 1 2 3 4 5 KRITERIA Mengikut garis panduan workstation pegawai. Perabot disusun kemas dan teratur. Dilarang merokok di dalam bilik. Pegawai bertanggungjawab Borang KEW PA-7

KESELAMATAN PERSEKITARAN

BIL. 1

3 4

5 6

7 8

KRITERIA Laluan utama tidak dihalang dengan barang/peralatan tidak perlu. Pintu rintangan api dan pintu kecemasan sentiasa ditutup dan tidak dihalang. Aktiviti memasak hanya di pantri. Tanda-tanda amaran keselamatan dipamer di kawasan berisiko: Dilarang Merokok, tanda KELUAR, AMARAN, AWAS Tangga laluan kecemasan tidak dihalang. Adakan had ketinggian bagi barang yang disusun mengikut stacking dan mempunyai ciri-ciri keselamatan. Tiada pendawaian tambahan tanpa kebenaran. Arahan Keselamatan dipatuhi.

48

PERALATAN PEJABAT BIL. 1 2 3 KRITERIA Berfungsi dan disusun kemas. Peralatan rosak perlu dilabel dan tarikh penyelenggaraan/baik pulih. Lampu dan plug elektrik berfungsi dan dilabel (mengikut kesesuaian). Susunan peralatan boleh memendekkan masa memproses sesuatu kerja, contoh kabinet fail berhampiran workstation. Mesin di tempat yang sesuai, selamat, tidak menghalang pergerakan. Jadual penyelenggaraan mesin. Pegawai bertanggungjawab Menyediakan SOP/ Panduan Penggunaan Peralatan

6 7 8

BILIK GYMNASIUM BIL. 1 2 3 4 5 KRITERIA Pelan lantai Etika penggunaan bilik, peralatan & masa operasi Buku Daftar Penggunaan Parkir untuk peralatan Alatan pembersihan (berus/ penyapu) digantung atau diparkir di tempatnya. Pegawai bertanggungjawab Borang KEW PA-7

6 7

BILIK TEKNIKAL BTM BIL. 1 2 3 4 5 6 KRITERIA Pelan lantai Etika penggunaan bilik Label rak Buku Rekod Pembaikan BTM Pegawai bertanggungjawab Borang KEW PA-7

49

FORMAT LABEL 5S TAGGING PEGAWAI BERTANGGUNGJAWAB (perlu dicetak berwarna atas kertas putih, laminate)

LABEL DI KAWASAN UMUM YANG BERSESUAIAN (TANDAS/PANTRI/DLL) (perlu dicetak berwarna atas kertas putih, laminate)

LABEL INDEKS COP (Cetak atas kertas warna putih, laminate) saiz lebar 7 cm, panjang bergantung kepada jumlah cop

50

ETIKA PENGGUNAAN FIRE EXTINGUISHER (perlu dicetak berwarna atas kertas putih, laminate)

51

ETIKA PENGGUNAAN BILIK-BILIK UMUM (perlu dicetak berwarna atas kertas putih, laminate)

52

53

54

55

56

57

58

59

60

61

62

ETIKA PENGGUNAAN MESIN GUNASAMA (perlu dicetak berwarna atas kertas pu

ETIKA PENGGUNAAN BILIK STOR LOGISTIK

1. 2. 3. 4. 5.

Hanya pegawai bertugas dibenarkan memasuki bilik stor. Barangan disusun mengikut kategori barang dan di lokasi yang ditetapkan. Pastikan fail-fail tersusun rapi di dalam kabinet dan disimpan semula di tempat asal selepas digunakan. Memastikan suis sentiasa ditutup dan pintu dikunci sebelum meninggalkan stor. Kebersihan dan sentiasa dijaga. keselamatan bilik stor hendaklah

63

ETIKA PENGGUNAAN BILIK GYMNASIUM

1. Peralatan gym mudah alih (dumbell, exercise ball dll) hendaklah diletakkan di tempat asal setelah selesai digunakan. Memastikan suis sentiasa ditutup dan pintu dikunci sebelum meninggalkan bilik. Kebersihan dan keselamatan hendaklah sentiasa dijaga. bilik gymnasium dilaporkan

2. 3. 4.

Sebarang kerosakan peralatan perlu kepada pegawai bertanggungjawab.

64

ETIKA PENGGUNAAN BILIK TEKNIKAL

1. 2. 3. 4.

Hanya pegawai bertugas dibenarkan memasuki bilik teknikal. Barangan disusun mengikut kategori barang dan di lokasi yang ditetapkan. Memastikan suis sentiasa ditutup dan pintu dikunci sebelum meninggalkan bilik. Kebersihan dan keselamatan bilik hendaklah sentiasa dijaga.

65

ETIKA PENGGUNAAN PERALATAN GUNASAMA (perlu dicetak berwarna atas kertas putih, laminate)

66

67

68

69

70

71

ETIKA PENGGUNAAN PERALATAN ICT (BILIK UTILITI) (perlu dicetak berwarna atas kertas putih, laminate)

72

73

74

75

76

Nota : Panduan penggunaan peralatan lain (seperti peralatan gymnasium, typewriter dll yang tiada dalam buku panduan hendaklah dirujuk Buku Manual Penggunaan Peralatan tersebut.

77

BAHAGIAN

PENGUKURAN, ANALISIS & PENILAIAN

PELAKSANAAN AUDIT DALAMAN 5S

OBJEKTIF Memastikan Sektor Pengurusan dapat membuat penambahbaikan di mana yang perlu di samping menunjukkan kedudukan Sektor Pengurusan dalam pelaksanaan 5S.

TATACARA AUDIT DALAMAN Langkah 1 : Membentuk Kumpulan Audit Dalaman o o Membentuk Jawatankuasa Kecil Audit Dalaman 5S. Melantik juruaudit Pengurusan. di peringkat pelaksanaan audit dalaman Sektor

Tugas dan tanggungjawab Jawatankuasa Kecil Audit Dalaman: o o o o Menyediakan kriteria audit dalaman 5S; Menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman 5S; Menyediakan laporan dan analisis keputusan audit dalaman 5S; dan Menyemak kriteria audit dalaman 5S dari semasa ke semasa mengikut keperluan.

78

Langkah 2 : Latihan Audit Amalan 5S Tujuan latihan audit dalaman 5S adalah untuk menyebarkan metodologi Amalan 5S dan melatih kumpulan juruaudit dalaman melaksanakan tanggungjawab dengan cekap dan berkesan dalam urusan pengauditan Amalan 5S. Langkah 3 : Membentuk Kriteria Audit Kriteria audit dalaman perlu disediakan mengikut kesesuaian Bahagian yang akan dinilai serta tidak bercanggah dengan Amalan 5S yang sedang dilaksanakan di Sektor Pengurusan. Setelah menentukan pelbagai kriteria audit, ianya perlu didokumenkan dalam bentuk borang audit untuk digunakan semasa proses audit berjalan oleh semua panel penilai. Contoh borang audit dalaman Amalan 5S seperti di Lampiran. Langkah 4 : Mengaudit Prestasi Amalan 5S Kumpulan Juruaudit Dalaman perlu merancang aktiviti audit bagi Sektor Pengurusan secara berjadual mengikut kesesuaian masa. Bahagian yang telah bersedia boleh diaudit dengan menggunakan borang audit. Langkah 5 : Menilai Keputusan Audit Keputusan yang dikeluarkan oleh pihak audit boleh dipamerkan di setiap sudut Amalan 5S yang disediakan. Keputusan ini secara tidak langsung dapat mewujudkan persaingan yang sihat antara sesama bahagian dan menimbulkan rasa bangga pada ahli zon 5S yang terbabit. Penilaian dan persaingan ini boleh disusuli dengan sistem ganjaran. Sistem ganjaran boleh ditawarkan secara bulanan pada setiap pasukan yang berjaya dalam pelbagai kategori.

79

LAMPIRAN KRITERIA AUDIT INDIVIDU

NAMA: Markah Bil. Perkara No. Perkara Dinilai 1 1 1. Meja Kerja 2 3 2. Laci Meja 4 5 3. Fail 6 7 8 9 Disusun secara sistematik dan kemas. Dilabelkan. Dokumen / barangan / peralatan disusun secara sistematik dan kemas. Dilabelkan. 0 MARKAH 0 0 0 0 0 Barangan / peralatan disusun secara sistematik dan kemas. Tiada fail / dokumen di bawah meja. Barangan / peralatan disusun secara sistematik dan kemas. Laci dilabelkan. Dilabelkan. 2 3 4 5 Catatan

4.

Almari/Rak Fail/Kabinet Fail

5.

Suis

80

Laporan Ringkasan Audit KEPUTUSAN AUDIT PELAKSANAAN AMALAN 5S Zon : Tarikh Audit :

Perlu Pembaikan Bil Kawasan / ruang / peralatan yang diaudit Seiri /Sisih Seiton/ Susun Seiso /Sapu Contoh Cemerlang Status Semasa Audit Cadangan Penambahbaikan

Tempoh/ tarikh Tindakan Pembaikan

81

BORANG PENILAIAN AUDIT **/2013

ZON ****

DIAUDIT OLEH:

82

KRITERIA AUDIT

BAHAGIAN SATU : KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN 5S (95 MARKAH)

Kategori No. Perkara Diaudit Disediakan dalam keadaan menarik, memuaskan, bersih, tidak berdebu, diletakkan di tempat yang sesuai, mudah dilihat dan difahami oleh warga kerja. Polisi ditandatangani oleh Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif (Pengurusan) dan bertarikh. Maksud polisi dan objektif memenuhi keperluan mengikut aktiviti pelaksanaan sistem 5S dan dijelaskan kepada warga kerja. Dapat dilihat pada sudut 5S dan mudah difahami oleh warga kerja. Disediakan dengan kemas dan sesuai dengan keperluan program 5S. Terletak di tempat yang strategik dan penggunaannya memuaskan. Pengisian bahan yang dilekatkan adalah terkini dan menarik. Tidak menggunakan tulisan yang fancy dan berwarna-warni. Terdapat nama bagi setiap zon 5S dan nama ahli dengan jelas. Kawasan/ruang kerja/zon kawalan yang ditugaskan kepada setiap ahli zon 5S dinyatakan. Penggunaan Sudut 5S untuk zon masing-masing adalah memuaskan. 1 2 Markah 3 4 5 Catatan

Polisi dan Objektif 5S

4 Carta Organisasi Zon 5S 5

Sudut 5S

Nama Zon

10

11

Jumlah markah (1)

83

Kategori

No.

Perkara Diaudit Telah disediakan, dilekatkan pada sudut 5S dan mudah difahami. Butiran yang terdapat dalam perancangan tersebut adalah menyeluruh dan memuaskan. Aktiviti yang dirancang dapat dilaksanakan mengikut jadual dan rekod disimpan. Rekod hasil perbincangan Zon 5S yang disediakan tiap 2 minggu sekali disimpan oleh pengurusan. Jadual giliran dan tarikh perjumpaan/Mesyuarat Zon 5S. Rekod aktiviti penambahbaikan ditunjukkan dengan jelas. Adakah terdapat tanda bahawa pekerja mempunyai sikap positif dan disiplin yang tinggi di tempat kerja mereka melalui Amalan 5S? Penampilan tata cara pakaian pekerja dari aspek kebersihan, kekemasan, keselamatan dan memenuhi etika berpakaian Perkhidmatan Awam.

Markah 3

Catatan

12 Jadual Perancangan Aktiviti 5S

13

14

15

Rekod Aktiviti Zon 5S

16

17

18

Disiplin/Sikap Pekerja 19

Jumlah markah (2)

Jumlah markah Bahagian Satu

84

BAHAGIAN DUA : RUANG PEJABAT (135 MARKAH)

Kategori No. 1 2 Lantai 3 Bersih, basah. Perkara Diaudit tidak berbau dan tidak Markah 3 Catatan

Tiada sampah sarap di sudut atau di bawah peralatan, perabot dan perhiasan. Tidak berlubang / pecah / karpet terkoyak atau sebarang kecatatan yang berpotensi mengancam keselamatan. Tiada barang yang tidak diperlukan. Kemas, berkeadaan tersusun dengan rapi. baik dan

4 5 Susun Atur Peralatan Pejabat 6

Cara menyusun boleh mewujudkan suasana yang selesa. Teknik susunan boleh memendekkan masa melaksanakan sesuatu kerja. Berkeadaan baik dan sentiasa boleh digunakan. Tidak berdebu, bersih dan kemas. Alatulis kelihatan tidak berselerak di atas meja/rak/laci. Peralatan rosak dilabelkan. Langkah-langkah penggunaan peralatan dipaparkan. Disusun, dilabelkan, disimpan dengan teratur, mudah diperolehi dan bersistem. Terdapat unsur-unsur kreativiti yang menarik dan memudahkan. Terdapat hiasan seperti gambar, poster dan lukisan yang bersesuaian. Menarik, tersusun. kemas, bersih dan

7 8 9 Peralatan 10 11 12 13 Susunan Fail 14 15 Perhiasan 16 17

Pendawaian

18

Lampu

19 20

Persekitaran dalaman yang selesa, tidak berdebu, kotor, berbau dan berkeadaan baik. Pendawaian elektrik/telefon/kabel komputer dalam keadaan baik, sempurna, teratur dan tidak berserabut. Terdapat label/petunjuk pada suis lampu. Bersih dan tiada lampu rosak.
Jumlah markah (1) 0 0 0 0 0

85

Kategori

No.

Perkara Diaudit Terdapat tanda pegawai/kakitangan pada meja/partition. nama bilik/

Markah 3

Catatan

21

22 Ruang Kerja Pegawai 23 24

Terdapat 'label' menunjukan nama seksyen/ unit yang berkaitan dengan aktiviti pentadbiran. Fail/laci/alatulis/kabinet tersusun dan dilabelkan. Kemas, tersusun, bersih, tidak berdebu dan selesa. Peralatan komputer dan perabot berada dalam keadaan baik dan memuaskan. Terdapat tanda keselamatan di soket/pemadam api. Persekitaran selesa/kemas. peringatan/ pintu/ yang

25

26 Persekitaran Pejabat 27

dalaman

Jumlah markah (2)

Jumlah markah Bahagian Dua

86

BAHAGIAN TIGA : TEMPAT UMUM (140 MARKAH)

Kategori No. Perkara Diaudit Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik. Bilik bersih, tidak berdebu, tersusun kemas dan selesa. Mesin/peralatan berada dalam keadaan teratur, baik dan memuaskan. Peralatan dilabel panduan/etika mesin/peralatan. serta terdapat penggunaan Markah 3 Catatan

3 Bilik Fotostat 4

Mesin/peralatan, kertas dan barangan adalah teratur, mudah diperolehi/disimpan dan bersistem (tanda/label/abjad). Soket/suis dilabel dengan betul. Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) dipaparkan. Bilik stor bersih, tidak berdebu, tersusun kemas dan selesa. Peralatan, kabinet dan rak adalah teratur, baik dan memuaskan. Terdapat label pada setiap bahan/komponen, garisan pemisah antara bahan dan sistem susunan barang/stok/inventori/aset adalah secara teratur. Mempunyai daftar/rekod pengeluaran bahan/ peralatan yang sesuai dan terdapat etika penggunaan dan peraturan yang diperlu dipatuhi warga kerja. Tiada bahan/peralatan yang tidak diperlukan disimpan. Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) dipaparkan. Bilik stor bersih, tidak berdebu, tersusun kemas dan selesa. Peralatan, kabinet dan rak adalah teratur, baik dan memuaskan.
Jumlah markah (1) 0 0 0 0 0

6 7 8

Stor (Tingkat 14A)

10

11

12 13

Stor (Tingkat M2B)

14

15

87

Kategori

No.

Perkara Diaudit Terdapat label pada setiap bahan/komponen, garisan pemisah antara bahan dan sistem susunan barang/stok/inventori/aset adalah secara teratur. Mempunyai daftar/ rekod pengeluaran bahan/ peralatan yang sesuai dan terdapat etika penggunaan dan peraturan yang diperlu dipatuhi warga kerja. Tiada bahan/peralatan yang tidak diperlukan disimpan. Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik. Suasana memuaskan, kemas, selsesa, lantai bersih dan perhiasan menarik. Perabot yang tersusun, kemas dan berkeadaan baik. Papan tanda/tunjuk arah/ panduan yang teratur, seragam, diletakkan ditempat strategik dan mudah difahami. Terdapat pelbagai maklumat terkini disediakan untuk makluman kakitangan / tetamu. Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) dilantik bagi menguruskan kebersihan ruang. Peralatan adalah sesuai dan berada dalam keadaan baik serta tersusun rapi. Terdapat jadual tugas, etika dan penggunaan pantry. Pantry dalam keadaan bersih, tidak berdebu, tidak berbau dan sentiasa terkawal. Soket/suis dilabel dengan betul.

Markah 2

Catatan

16

17

18

19

20 21

Ruang Tetamu

22

23

24

25 Pantry 26 27 28

Jumlah markah (2)

Jumlah markah Bahagian Tiga

88

LABEL KEPUTUSAN PEMENANG AUDIT

89

BAHAGIAN

PENAMBAHBAIKAN
6.1 PENINGKATAN BERTERUSAN Bagi meningkatkan tahap keberkesanan Amalan Persekitaran Berkualiti di Sektor Pengurusan, perkara-perkara berikut dilaksanakan iaitu: a. b. c. d. e. f. Penggunaan polisi dan objektif Amalan 5S; Keputusan audit; Analisis data; Tindakan pencegahan; Tindakan pembetulan; dan Semakan pengurusan.

6.2

TINDAKAN PEMBETULAN Tindakan pembetulan diambil bagi memastikan punca ketidakpatuhan tidak berulang. Tindakan pembetulan diwujudkan untuk menentukan keperluan-keperluan berikut: a. b. c. d. e. f. Menyemak ketidakpatuhan (termasuk aduan pelanggan); Mengenal pasti punca-punca kepada ketidakpatuhan; Menilai tindakan bagi memastikan ketidakpatuhan tidak berulang; Menentu dan melaksanakan tindakan yang diperlukan; Rekod-rekod pelaksanaan hendaklah diselenggara; dan Menyemak tindakan pembetulan yang diambil.

Sumber tindakan pembetulan berdasarkan minit mesyuarat Jawatankuasa Pemandu 5S ataupun penemuan audit dalaman atau audit badan pensijilan.

90

6.3

TINDAKAN PENCEGAHAN Punca ketidakpatuhan berkemungkinan mengganggu keseragaman sistem sedia ada. Tindakan pencegahan diwujudkan untuk menentukan keperluan-keperluan berikut: a. Menentukan ketidakpatuhan yang berkemungkinan serta puncapuncanya; b. Menilai keperluan tindakan untuk mencegah berlakunya ketidakpatuhan; c. Menentukan serta melaksanakan tindakan-tindakan yang perlu; d. Rekod-rekod bagi keputusan-keputusan tindakan yang diambil; dan e. Menyemak tindakan pencegahan yang telah diambil. Sumber tindakan pencegahan berdasarkan minit mesyuarat Jawatankuasa Pemandu 5S ataupun penemuan audit dalaman atau audit MPC.

91