UJI SUBTANTIF TERHADAP AKUN SIKLUS PENGELUARAN

Risiko Siklus Pengeluaran dan Fokus Audit

Menurut pandangan pengujian fungsi, auditor eksternal harus fokus pada
understatement potensial pada kewajiban dan beban-beban terkait. Pelaksanaan uji
subtantif terhadap akun siklus pengeluaran diarahkan lebih untuk mengumpulkan
bukti atas terjadi understatement dan menghilangkan item-item material,
dibandingkan overstatement. Fokus audit operasional yang luas, bagaimanapun juga,
termasuk efiseiensi proses, fraud, dan kesalahan karena error.
Auditor harus mencari bukti dengan mengkombinasikan uji pengendalian internal dan
uji subtantif. Uji pengendalian termasuk uji pengendalian umum dan pengendalian
aplikasi.
Pemahaman Data
Uji subtantif meliputi ekstrak data dari accounting files untuk dianalisis. Untuk
melakukan tugas ini, auditor harus memahami sistem dan pengendalian yang
menghasilkan data tersebut serta karakteristik fisik dari file-file yang berisi hal-hal
tersebut.
Pertama, auditor harus memverifikasi bahwa dia bekerja dengan berkas yang tepat
untuk dianalisis.
Auditor harus mengerti prosedur file backup dan, jika
memungkinkan, bekerja dengan berkas yang asli. Kedua, ACL dapat membaca sebagian
besar sequential files dan tabel database terkait secara langsung, tapi struktur file
kompleks mungkin memerlukan flattening sebelum dapat dianalisis. Jika sistem
organisasi personil menghasilkan proses flattening, auditor harus memverifikasi
kebenaran dari file asli yang digunakan dan bahwa semua catatan relevan dari aslinya
ditransefer ke copy untuk dianalisis.
Prosedur audit yang dijelaskan berdasarkan pada struktur file pada Figur 10.7.
Struktrur-struktur tersebut mengindikasikan key data dan hubungan yang logis di
antara file-file. Berikut deskripsi dari tiap file:

File Persediaan
File persediaan berisi data kuantitas, harga, pemasok, dan lokasi gudang untuk setiap
item produk persediaan. Ketika item persediaan terjual atau digunakan dalam proses
produksi, field dari Quantity-on-Hand akan dikurangkan oleh aplikasi computer.
Dengan setiap pengurangan persediaan, pengujian sistem untuk kondisi reorder, yang
terjadi ketika quantity-on-hand jatuh di bawah reorder point. Pada saat itu, sistem
mempersiapkan pesanan pembelian, yang dikirim ke vendor, dan menambahkan sebuah
catatan pada file Pesanan Pembelian (Purchase Order/PO). Nilai quantity-on-hand
akan tetap dibawah reorder point sampai persediaan diterima dari pemasok. Untuk
menandakan bahwa item tersebut sedang dipesan dan untuk mencegahnya dari reorder
setiap kali aplikasi computer mendeteksi kondisi reorder yang sama, nomor purchase
order yang dihasilkan computer ditempatkan di field PO-Number pada catatan
persediaan. Normalnya, field ini kosong.
Purchase Order File
Purchase Order Line Item File
Line Item File ini berisi catatan dari setiap item yang diorder. File tersebut berisi
gabungan primary keyPurchase Order Number and Item Number. Kedua atribut
tersebut dibutuhkan untuk mendifinisikan secara unik setiap catatan pada file.
Receiving Report File

Disbursement Voucher File and Check Register File

File Disbursement Voucher memberikan dua informasi penting kepada auditor: (1) ini
merupakan catatan mengenai waktu dan jumlah tagihan pemasok yang diterima; (2)
pada setiap titik waktu, item-item yang terbuka (voucher yang belum dibayar) dalam
file merupakan saldo account payable outstanding perusahaan.
Prosedur Persiapan File
Melalui serangkaian menu easy-to-use pop-up, auditor menspesifikkan nama file dan
dimana ia berada pada mainframe atau PC. Kemudian ACL meminta auditor untuk
mendefinisikan struktur file dalam jarak tiap field dan tipe data yang terkandung di
tiap field (yaitu, angka, karakter, atau tanggal). Ketika definisi data selesai, ini
disimpan dengan nama unik yang diberikan oleh auditor.
Testing Accuracy and Completeness Assertions
Pengujian substantive berikut dapat dilakukan dengan menggunakan ACL didasarkan
pada struktur file pada figure 10.7

Review Disbursement Vouchers for Unusual Trends and Exceptions

Kegunaan prosedur audit untuk mengidentifikasi resiko potensial melibatkan
pemindaian file data terkait transaksi tidak biasa dan saldo akun. Auditor dapat
menggunakan fitur ACL Stratify dan Classify untuk mengidentifikasi beragam
karakteristik dan kejanggalan yang berhubungan dengan prosedur hutang dagang.
Keduanya memiliki fungsi untuk mengelompokkan data sesuai interval yang
diinginkan, menghitung jumlah records yang jatuh pada tiap interval, dan

mengakumulasikan nilai finansial pada setiap interval. Fungsi stratify

mengelompokkan data keuangan menjadi strata yang spesifik. Fungsi classify
membentuk strata berrdasarkan data nonfinansial (dan non numerik).
Reviewing for Accurate Invoice Prices
Membandingkan harga pada faktur supplier dengan harga pada pesanan pembelian ga
menyediakan bukti untuk pengujian asersi manajemen atas accuracy. Perbedaan
signifikan antara harga perkiraan dan harga actual dapat disebabkan kesalahan
pencatatan klerikal, kegagalan dalam menguji dokumen pendukung sebelum otorisasi
pembayaran, atau otorisasi berlebihan pada hutang dagang ketika berhadapan dengan
perbedaan harga.
Pengujian Kelengkapan, Eksistensi, dan Pernyataan Hak dan Kewajiban
Persediaan yang diterima dari pemasok yang valid dalam menanggapi pesanan
pembelian resmi merupakan kewajiban. Pada kebanyakan sistem, namun, pemicu yang
menyebabkan kewajiban untuk diakui dan dicatat sebagai akun hutang adalah
penerimaan faktur pemasok, yang sering tertinggal penerimaan barang. Biasanya, jeda
waktu antara realisasi kewajiban dan pengakuan tidak berdampak pada pelaporan
keuangan. Pada penutupan akhir periode, bagaimanapun, itu menjadi masalah yang
membutuhkan perhatian khusus.
Mencari Kewajiban Tidak Tercatat
Mencari Pencairan Voucher Yang Tidak Sah
Ulasan untuk Multiple Cek ke Vendor
Audit Payroll dan Account Terkait
Prosedur Pemrosesan Pembelian
Prosedur pembelian meliputi kegiatan mengidentifiasikan kebutuhan persediaan,
menempatkan pesanan, penerimaan barang persediaan dan mengakui kewajiban.
Fungsi pengendalian persediaan pada proses ini menyediakan otorisasi atas pembelian.
Memonitor catatan persediaan. Perusahaan mengosongkan persediaan mereka dengan
mentransfer bahan mentah ke proses produksi dan dengan menjual barang jadi kepada
konsumen. Wa]lapun prosedurnya akan berbeda bagi tiap perusahaan, secara khusus
daftar pembelian terpisah akan disiapkan untuk setiap persediaan yang dibutuhkan.
Menyiapkan pesanan pembelian. Menyiapkan pesanan pembelian berfungsi untuk
menerima daftar pembelian yang sudah di urutkan. Agar proses pembelian ini efisien,
fungsi pengendalian persediaan akan secara rutin memberikan informasi pesanan yang
dibutuhkan.
Penerimaan barang. Kebanyakan perusahaan mengalami keterlambatan antara saat
pemesanan dan penerimaan persediaan. Pada saat itu, salinan dari berkas pemesanan
berada sementara di beberapa bagian. Kejadian selanjutnya adalah ada pada siklus

pengeluaran yaitu tanda terima. Barang yang datang akan direkonsiliasi dengan
salinan dari PO. Selama penyelesaian perhitungan dan pemeriksaan fisik barang,
petugas penerima mempersiapkan laporan penerimaan mulai dari jumlah dan kondisi
dari persediaan tersebut. Terakhir, salinan laporan penerimaan di tempatkan pada file
laporan penerimaan.
Update Inventory Records. Berdasarkan metode penilaian persediaan di tempat,
prosedur pengendalian persediaan mungkin bervariasi antar perusahaan. Perusahaan
yang menggunakan sistem biaya standar membawa persediaan mereka pada nilai
standar yang telah ditentukan berapapun harga yang sebenarnya dibayarkan kepada
vendor.
Posting ke standard cost inventory ledger hanya membutuhkan informasi jumlah
barang yang diterima. Karena tujuan dari laporan penerimaan adalah menyediakan
informasi jumlah. Memperbarui actual cost inventory ledger memerlukan tambahan
informasi keuangan, seperti salinan faktur pemasok ketika tiba.
Set Up Accounts Payable
Selama transaksi ini, pengaturan fungsi AP telah menerima dan menyalin secara
temporer PO dan laporan penerimaan. Perusahaan telah menerima persediaan dari
vendor dan telah timbul kewajiban untuk membayarnya.
Pada poin ini, perusahaan belum menerima faktur dari pemasok yang mengandung
informasi keuangan yang diperlukan untuk mencatat transaksi. Perusahaan akan
menunda pengakuan sampai faktur tiba. Situasi umum ini menciptakan sedikit lag
(beberapa hari) dalam proses pencatatan, dimana selama waktu itu kewajiban
perusahaan menjadi understated. Sebagai masalah praktis, salah saji ini hanyalah
masalah pada akhir periode ketika perusahaan menyusun laporan keuangan. Untuk
menutup buku, akuntan harus memperkirakan nilai kewajiban sampai faktur tiba.
Jika jumlahnya material, jurnal penyesuaian harus dibuat untuk mengkoreksi
kesalahan ini. Karena penerimaan tagihan biasanya memicu prosedur AP, akuntan
harus menyadari bahwa kewajiban yang tidak dicatat mungkin ada pada penutupan
akhir periode.
Ketika faktur tiba, petugas AP merekonsiliasi informasi keuangan dengan laporan
penerimaan dan PO pada pending file. Hal ini disebut pencocokan tiga arah, dimana
memverifikasi bawa apa yang dipesan telah diterima dan dihargai dengan benar.
Setelah rekonsiliasi selesai, transaksi dicatat di jurnal pembelian dan diposting ke
rekening pemasok dalam AP Subsidiary Ledger.
Ingat bahwa metode penilaian persediaan akan menentukan bagaimana pengendalian
persediaan akan mencatat penerimaan persediaan. Jika perusahaan menggunakan
actual cost method, petugas AP akan mengirim salinan faktur pemasok ke pengendalian
persediaan. Jika standar costing digunakan, langkah ini tidak perlu.

Setelah mencatat kewajiban, petugas AP mentransfer semua dokumen sumber (PO,

receiving report, dan invoice) ke file open AP. Biasanya, file ini ditata dengan
pembayaran sesuai jatuh tempo dan discan harian untuk meyakinkan bahwa kewajiban
dibayar pada har terakhir yang mungkin tanpa melewatkan tanggal jatuh tempo dan
kehilangan diskon. Kami memeriksa prosedur pengeluaran kas di akhir bagian ini.
Akhirnya, petugas AP merangkum entri dalam jurnal pembelian dalam periode (atau
batch) dan menyiapkan voucher untuk fungsi general ledger.
Voucher Payable System
Dibandingkan menggunakan prosedur AP yang dijelaskan pada bagian sebelumnya,
banyak perusahaan yang menggunakan Voucher Payable System. Dengan sistem ini,
bagian AP menggunakan cash disbursement voucher dan memelihara daftar voucher.
Setelah petugas AP melakukan pencocokan tiga arah, dia menyiapkan cash
disbursement voucher untuk menyetujui pembayaran. Voucher memberikan
peningkatan pengendalian atas pengeluaran kas dan memungkinkan perusahaan
untuk mengkonsolidasikan beberapa pembayaran ke pemasok yang sama dengan satu
voucher, sehingga mengurangi jumlah cek yang ditulis. Masing-masing voucher dicatat
di voucher register. Voucher register menggambarkan kewajiban AP perusahaan. Jumlah
dari voucher yang belum dibayar di daftar (tidak ada nomor cek dan tanggal
pembayaran) adalah keseimbangan total AP perusahaan. Petugas AP memberkaskan
cash disbursement voucher, bersamaan dengan dokumen pendukung, ke dalam
vouchers payable file. File ini sama dengan open AP file yang dibahas sebelumnya dan
juga diatur berdasarkan tanggal jatuh tempo.
Post to General Ledger
Fungsi general ledger adalah menerima journal voucher dari bagian AP dan ringkasan
akun dari pengendalian persediaan. Fungsi general ledger memposting dari journal
voucher ke akun pengendalian persediaan dan AP dan merekonsiliasi akun inventory
control dan ringkasan inventory subsidiary. Journal voucher yang disetujui kemudian
diposting ke journal voucher file. Dengan langkah ini, fase pembelian dari siklus
pengeluaran selesai.
Cash Disbursements Systems
Memproses pembayaran kewajiban dalam sistem pembelian, memastikan hanya
kreditor yang valid yang menerima jumlah yang dibayar tepat waktu dan benar.
Prosedur:
Identifikasi Kewajiban yang Jatuh Tempo. Setiap hari fungsi Account Payable
mengirimkan persetujuan pembayaran dalam bentuk paket voucher ke
departemen cash dishbursement

Mempersiapkan Pengeluaran Kas. Kasir menerima paket vouscher dan

menyiapkan cek dan merekam nomer cek, jumlah dolar, nomor voucher dan data
terkait lainnya di cek register (jurnal pengeluaran kas).
Update Pencatatan Utang Usaha. Dengan menerima paket voucher, kasir
menghapus kewajiban degan mendebit akun subsidiary utan gusaha atau
mencatat nomor cek dan tanggal pembayaran di register voucher.
Posting ke Buku Besar. Buku besar menerima voucher jurnal dari pengeluaran
kas dan ringkasan rekening dari utang usaha, dan di-update sesuai kebutuhan.

Departemen Personalia
Departemen personalia menyusun dan menyampaikan bentuk tindakan personil untuk
fungsi menyiapkan gaji. Dokumen-dokumen ini mengidentifikasi karyawan yang
berwenang untuk menerima gaji dan digunakan untuk mencerminkan perubahan
dalam tarif per jam gaji, pemotongan gaji, dan klasifikasi pekerjaan.
Departemen Produksi
Karyawan produksi menyiapkan dua jenis catatan waktu: tiket kerja dan kartu waktu.
Tiket pekerjaan menangkap waktu yang pekerja individu menghabiskan pada setiap
pekerjaan produksi. Akuntansi biaya menggunakan dokumen ini untuk
mengalokasikan biaya tenaga kerja langsung untuk akun dalam proses pengerjaan
(WIP). Kartu waktu menangkap waktu karyawan tersebut bekerja. Ini dikirim ke
mempersiapkan fungsi penggajian untuk menghitung jumlah gaji karyawan.
Setiap hari pada awal shift, karyawan meletakkan kartu waktu mereka di jam khusus
yang mencatat waktu. Biasanya, mereka jam keluar untuk makan siang dan pada akhir
shift. Kartu kali ini adalah catatan formal kehadiran harian. Pada akhir minggu,
pengawas meninjau, menandatangani, dan mengirimkan kartu waktu untuk
departemen penggajian.
Update Akun WIP
Setelah akuntansi biaya mengalokasikan biaya tenaga kerja ke rekening WIP, biaya
dirangkum dalam ringkasan distribusi tenaga kerja dan diteruskan ke fungsi buku
besar.
Menyiapkan Gaji
Departemen penggajian menerima pembayaran tarif dan data pemotongan dari
departemen personalia dan data jam-bekerja dari departemen produksi. Seorang
pegawai di penggajian kemudian melakukan tugas-tugas berikut.
1. Menyiapkan register gaji, menunjukkan gaji kotor, pemotongan, uang lembur, dan
gaji bersih.

2. Memasukkan informasi di atas ke dalam catatan penggajian karyawan.

3.Menyiapkan gaji karyawan.
4. Mengirim gaji ke masing-masing fungsi.
5. Menyimpan kartu waktu, bentuk tindakan personel, dan salinan gaji register.
Mendistribusikan Gaji
Suatu bentuk penipuan penggajian melibatkan mengirimkan kartu waktu untuk
karyawan yang tidak ada. Untuk mencegah hal ini, banyak perusahaan menggunakan
juru bayar untuk mendistribusikan gaji kepada karyawan. Individu ini tidak tergantung
pada proses gaji, terlibat dalam otorisasi gaji atau persiapan tugas. Jika karyawan yang
valid tidak mengklaim gaji, juru bayar mengembalikan cek untuk gaji. Alasan cek tidak
diklaim kemudian dapat diselidiki.
Menyiapkan Utang Usaha
Para petugas peninjau hutang (AP) gaji mengecek kebenaran dan mempersiapkan
salinan voucher pengeluaran kas untuk jumlah gaji. Petugas mencatat voucher di
register voucher dan menyerahkan paket voucher (voucher dan register gaji) ke
pengeluaran kas. Salinan voucher pencairan dikirim ke fungsi buku besar.
Menyiapkan Kas Pencairan
Setelah menerima paket voucher, fungsi pengeluaran kas mempersiapkan cek tunggal
untuk seluruh jumlah gaji dan deposito dalam rekening gaji imprest. Gaji karyawan
diambil pada account ini, yang digunakan hanya untuk gaji. Dana harus ditransfer dari
rekening kas umum ke rekening imprest ini sebelum gaji dapat diuangkan. Petugas
mengirimkan salinan cek bersama dengan voucher pencairan dan register gaji ke
departemen AP, di mana mereka mengajukannya. Akhirnya, voucher jurnal disiapkan
dan dikirim ke fungsi buku besar.
Memperbarui General Ledger
Fungsi buku besar menerima ringkasan distribusi tenaga kerja dari baigan akuntansi
biaya, voucher pencairan dari bagian AP, dan voucher jurnal dari bagian pengeluaran
kas. Debit dan kredit dari entri-entri ini harus sama. Jika tidak, ada kesalahan dalam
perhitungan biaya distribusi baik tenaga kerja atau gaji. Ketika saldo telah diverifikasi,
petugas menyimpan voucher dan ringkasan distribusi.