1

Flow Chart

MODUL 5
KAMUS DATA
MATERI
1. Pendahuluan
2. Isi Kamus Data
3. Mendefinisikan Struktur Data
4. Sistem Kamus Data Komersial
TUJUAN INSTRUKSI UMUM
Memahami Konsep Kamus Data dan Dapat Menggunakan Kamus Data Secara
Tepat dan Benar
TUJUAN INSTRUKSI KHUSUS
1. Mahasiswa mengetahui konsep dasar Kamus Data dan Isi Kamus Data
2. Mahasiswa diharapkan dapat menggunakan masing-masing Kamus Data dan
Struktur Data sesuai dengan sistem yang sedang mereka kembangkan

Pendahuluan
Kamus data (KD) atau data dictionary (DD) atau disebut juga dengan
istilah systems data dictionary adalah katalog fakta tentang data dan
kebutuhan kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan
menggunakan KD, analis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir
di sistem dengan lengkap. KD dibuat pada tahap analisis sistem dan
digunakan baik pada tahap analisis maupun pada tahap perancangan
sistem. Pada tahap analisis, KD dapat digunakan sebagai alat komunikasi
antara analis sistem dengan pemakai sistem tentang data yang mengalir di
sistem, yaitu tentang data yang masuk ke sistem dan tentang informasi
yang dibutuhkan oleh pemakai sistem. Pada tahap perancangan sistem,
KD digunakan untuk merancang input, merancang laporau-laporan dan
database. KD dibuat berdasarkan arus data yang ada di DFD. Arus data di
DFD sifatnya adalah global, hanya ditunjukkan nama arus datanya saja.
Keterangan lebih lanjut tentang struktur dari suatu arus data di DFD secara
lebih terinci dapat dilihat di KD. Gambar berikut ini menunjukkan
hubungam antara DFD dengan KD.

Flow Chart

Isi Kamus Data

Apa yang perlu dicatat di kamus data? KD harus dapat mencerminkan
keterangan yang jelas tentang data yang dicatatnya. Untuk maksud keperluan ini,
maka KD harus memuat hal-hal berikut ini.
1. Nama arus data.
Karena KD dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di DAD, maka nama
dari arus data juga harus dicatat di KD, sehingga mereka yang membaca DAD
dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di
DAD dapat langsung mencarinya dengan mudah di KD.
2. Alias
Alias atau nama lain dari data dapat dituliskan bila nama lain ini ada. Alias
perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk

Flow Chart

orang atau departemen satu dengan yang lainnya. Misalnya bagian pembuat
faktur dan langganan menyebut bukti penjualan.sebagai faktur, sedang bagian
gudang menyebutnya sebagai tembusan permintaan persediaan. Balk faktur
dan tembusan permintaan persediaan ini mempunyai struktur data yang sama,
tetapi mempunyai struktur yang berbeda.
3. Bentuk data.
Telah diketahui bahwa arus data dapat mengalir :
-

dari kesatuan luar ke suatu proses, data yang mengalir ini biasanya tercatat di
suatu dokumen atau formulir;
hasil dari suatu proses ke kesatuan luar, data yang mengalir ini biasanya
terdapat di media laporan atau query tampilan layar atau dokumen hasil cetakan
komputer;
hasil suatu proses ke proses yang lain, data yang mengalir ini biasanya dalam
bentuk variabel atau parameter yang dibutuhkan bleb proses penerimanya; hasil suatu proses yang direkamkan ke simpanan data, data yang mengalir ini
biasanya berbentuk suatu variabel;
dari simpanan data dibaca oleh suatu proses, data yang mengalir ini biasanya
berupa suatu field (item data).

Dengan demikian bentuk dari data yang mengalir dapat berupa:

dokumen dasar atau formulir;

dokumen hasil cetakan computer
laporan terecetak;
tampilan di layar monitor;
variabel;
parameter;
field.

Bentuk dari data ini perlu dicatat di KD, karena dapat digunakan untuk
mengelompokkan KD ke dalam kegunaannya sewaktu perancangan sistem. KD yang
mencatat data yang mengalir dalam bentuk dokumen dasar atau formulir akan
digunakan untuk merancang bentuk input sistem. KD yang mencatat data yang
mengalir dalam bentuk laporan tercetak dan dokumen hasil cetakan komputer akan
digunakan untuk merancang output yang akan dihasilkan oleh sistem. KD yang
mencatat data yang mengalir dalam bentuk tampilan di layar monitor akan digunakan
juga untuk merancang tampilan layar yang akan dihasilkan oleh sistem. KD yang
mencatat data yang mengalir dalam bentuk parameter dan variabel akan digunakan
untuk merancang proses dari program. KD yang mencatat data yang mengalir dalam

Flow Chart

bentuk dokumen, formulir, laporan, dokumen cetakan komputer, tampilan di layar

monitor, variabel dan field akan digunakan untuk merancang database.
4. Arus data.
Arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan ke mana data akan menuju.
Keterangan arus data ini perlu dicatat di KD supaya memudahkan mencari arus
data ini di DFD.
5. Penjelasan.
Untuk lebih memperjelas lagi tentang Anakna dari arus data yang dicatat di KD,
maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan ten-tang arus
data tersebut. Sebagai misalnya nama dari arus data adalah TEMBUSAN
PERMINTAAN PERSEDIAAN, maka dapat lebih dijelaskan sebagai tembusan
dari faktur penjualan untuk meminta barang dari gudang.
6. Periode.
Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu dicatat di
KD karena dapat digunakan untuk mengidentifikasikan kapan input data harus
dimasukkan ke sistem, kapan proses dari program harus dilakukan dan kapan
laporan-laporan harus dihasilkan.
7. Volume
Volume yang perlu dicatat di KD adalah tentang volume rata-rata dan volume
puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukkan banyaknya rata-rata arus
data yang mengalir dalam satu periode tertentu dan volume puncak menunjukkan
volume yang terbanyak. Volume ini digunakan untuk mengidentifikasikan
besarnya simpanan luar yang akan digunakan, kapasitas dan jumlah dari alat input,
alat pemroses dan alat output.
8. Struktur data.
Struktur data menunjukkan arus data yang dicatat di KD terdiri dari item-item data
apa raja.
Contoh:
KD untuk arus data TEMBUSAN PERMINTAAN PERSEDIAAN dapat dibuat dari
DFD sebagai berikut:

Flow Chart

Flow Chart

Mendefinisikan Struktur Data

Struktur dari data terdiri dari elemen-elemen data yang disebut dengan item
data, sehingga secara prinsip struktur dari data ini dapat digambarkan dengan
menyebutkan nama dari item-item datanya. Nama dari item data saja yang dicatat
di KD tidaklah cukup, masih diperlukan informasi lainnya dari struktur data
tersebut, seperti misalnya informasi tentang apakah item data tersebut pasti ada
atau hanya bersifat optional (dapat ada dan dapat tidak ada). Biasanya untuk
menunjukkan informasi-informasi tambahan ini di KD dipergunakan notasinotasi sebagai berikut ini :

Contoh dari penggunaan notasi ini misalnya adalah arus data LANGGANAN
yang mempunyai struktur data yang dapat ditulis sebagai berikut:
LANGGANAN terdiri dari:
KODE LANGGANAN
NAMA LANGGANAN = NAMA KECIL + (NAMA KELUARGA)
ALAMAT = JALAN + KOTA + KODE POS
(TELP)
PENGECER
GROSIR
BATAS KREDIT *jumlah kredit maksimum yang diijinkan
JUMLAH PIUTANG

Flow Chart

Dari struktur data ini dapat diartikan bahwa arus data LANGGANAN mempunyai
elemen-elemen data KODE LANGGANAN, NAMA LANGGANAN yang terdiri
dari NAMA KECIL dan NAMA KELUARGA (optional, dapat ada dan dapat
tidak ada), ALAMAT yang terdiri dari JALAN, KOTA dan KODE POS, TELP
(optional), jenis langganan apakah salah satu dari PENGECER atau GROSIR,
BATAS KREDIT yang menunjukkan jumlah kredit maksimum yang diijinkan dan
JUMLAH PIUTANG.
Walaupun notasi untuk menggambarkan suatu struktur data ini cukup
popular dan banyak dibahas di buku-buku dan cukup mudah bagi analis sistcm,
Tetapi kenyataannya notasi ini tidaklah begitu mudah bagi pemakai sistem untuk
memahaminya. Kekurangan lainnya dari penggunaan notasi ini adalah tidak
menjelaskan tipe dari item datanya (apakah numerik, alphanumerik, alphabetik,
logical dan lain sebagainya), tidak menjelaskan lebar dari datanya (maksimum
berapa digit atau berapa karakter) serta tidak menjelaskan jangkauan nilai data
yang diijinkan. Keterangan-keterangan ini sangat perlu dalam tahap perancangan
sistem, terutama dalam perancangan database. Untuk mengatasi kekurangankekurangan ini, maka Anda dapat menggunakan formulir berikut ini dalam
membuat kamus data :


,,,tint_

Iota

Flow Chart

Penjelasan kolom-kolom untuk mencatat struktur data di formulir kamus data

adalah sebagai berikut ini.
1. Kolom level.
Kolom level ini dapat diisi dengan tingkat dari item data. Jika Anda
menggunakan bahasa COBOL, maka kolom level dapat membantu untuk
mendefinisikan data di DATA DIVISION sebagai berikut:
DATA DIVISION. WORKINGSTORAGE SECTION.
01 LANGGANAN.
02 KODE-LANGGANAN Plc x(5).
02 NAMA-LANGGANAN.
03 NAMA-KECIL PIC X(20).
03 NAMA-KELUARGA
PIC X(20).
02 ALAMAT.
03 JALAN
PIC X(25).
03 KOTA
PIC X(15).
03 KODE-POS
PIC X(6).
02 TELP
PIC X(10).
02 TIPE-LANGGANAN PIC X VALUE SPACE.
88 PENGECER
VALUE
88 GROSIR
VALUE
02 BATAS-KREDIT PIC 9(7)V99.
02 JUMLAH-PIUTANG PIC 9(7)V99.
2. Kolom nama item data.
KD juga digunakan untuk perancangan file database, sehingga nama-nama
item data di KD sebaiknya juga dipersiapkan untuk nama-nama item data di
file database. Bila digunakan DBMS atau bahasa pemograman yang lain, maka
nama item data ini juga sebaiknya disesuaikan dengan aturan dari DBMS atau
bahasa yang akan dipergunakan. Nama item data (field) untuk beberapa
DBMS mempunyai aturan penulisan tersendiri. Sebagai misalnya, DBMS yang
digunakan adalah dBASE IV atau FoxBase+ di komputer mikro IBM PC,
aturan dari nama item data ini adalah:
-

panjangnya maksimum 10 karakter;

karakter pertama harus berupa huruf;
tidak boleh mengandung karakter khusus termasuk spasi, kecuali karakter
khusus underscore (_).
tidak sama dengan reserved word.

3. Elemen data yang beriterasi dapat digunakan notasi N{ }M sebagai berikut:

Flow Chart

KODEBRG
NAMABRG
UNITJUAL
HARGASAT
TOTALHRG

10

Iterasi ini menunjukkan bahwa elemen-elemen data di dalam kurung brace

dapat terjadi minimum 1 kali dan maksimum 10 kali. Untuk arus data
TEMBUSAN PERMINTAAN PERSEDIAAN ini, iterasi ini menunjukkan
banyaknya macam barang yang dijual untuk tiap order penjualan.
4. Kolom tipe.
Tipe dari elemen data dapat berupa C,N,D,L dan lain sebagainya. C menunjukkan character, yaitu bertipe alphabetik atau alphanumerik. N menunjukkan
numeric, yaitu bertipe numerik (nilainya angka). D menunjukkan tipe date
(tanggal). L menunjukkan tipe logical, yaitu bernilai benar atau salah.
5. Kolom lebar.
Lebar dari item data menunjukkan lebar maksimum dari nilainya. Untuk tipe
karakter menunjukkan banyaknya karakter maksimum dari nilainya. Untuk
nilai numerik menunjukkan banyaknya digit maksimum untuk digit utuh dan
digit di belakang koma. Misalnya lebarnya adalah 10,2 menunjukkan jumlah
digit utuh adalah 7 digit, satu digit untuk titik desimalnya dan 2 digit untuk
nilai di belakang koma, sehingga lebar keseluruhan adalah 10 digit sebagai
berikut:

6. Kolom jangkauan nilai.

Jangkauan nilai menunjukkan range dari nilai di item data yang sah. Informasi
ini berguna untuk pengecekan kebenaran nilai data yang akan dimasukkan ke
sistem. Sebagai misalnya untuk item data UNITJUAL mempunyai jangkauan
nilai 1-100 yang berarti untuk tiap-tiap macam barang yang dijual tidak akan
melebihi dari 100 unit. Bila nilai yang dimasukkan ke sistem di luar jangkauan
ini, berarti nilai data yang dimasukkan adalah tidak benar.

J.4. SISTEM KAMUS DATA KOMER

10

Flow Chart

7. Kolom keterangan.
Kolom keterangan ini dapat digunakan untuk memberi penjelasan tentang
nama dari item data, jangkauan nilainya atau penjelasan-penjelasan lainnya
yang dianggap perlu, misalnya rumus-rumus yang digunakan dan sebagainya.

Sistem Kamus Data Komersial

Terdapat beberapa sistcm KD yang telah dikembangkan oleh beberapa sistem
house dan tersedia secara komersial. Beberapa diantaranya adalah:
Control 2(XX) olch MR1 Systems
Data Catalogue oleh Synergctics
Data Dictionary olehCincom
Datamanager oleh MSP Inc.
DB/DC Dictionary olch IBM
Dictionary 204 oleh Computer Corporation of America
IDMS Dictionary oleh Arthur Anderson
UCC TEN oleh University Computing Co.
Disamping sistem KD yang dijual ini, beberapa paket DBMS juga menyediakan
program untuk membuat KD. Paket DBMS FoxBase+ versi 2.10 untuk komputer
mikro juga menyediakan suatu program untuk menghasilkan dokumentasi sistem
yang lengkap termasuk KD. Kelemahan dari KD yang dihasilkan oleh paket ini
adalah KD untuk dokumentasi sistem yang telah selesai dibuat, bukan pada tahap
analisis. Berikut ini adalah contoh dari KD yang dihasilkan oleh program
FOXDOC.EXE di paket FoxBase+ versi 2.10 tersebut:

Number of data records

Last updated
Fiel Field name
d
1NAMA
2JURUSAN

:
:
at
Type

2675
04/02/89
Wid

End

31

3ANGKATAN
4PEMBIMBING

Character
Character

2
3

32
34

33
36

5JENIS

Character

6JALUR
7KEADAAN

Character
Character
Character

1
1

37
38

37
38

39
45

39
46

47
54

53
103

104
109

108
123

Character
Character
Character
Character

3
0
1

Start
1

30
31

1GOL DARAH
0
1AGAMA
1
1JALAN
2
1N0_MHS
3
1KABUPATEN
4

Character
Character

2:56
Dec

2
7
5
0
5
1
5

11

Flow Chart

1PROPINSI
5
1TL KAB
6
1TL PROP
7
1TGL_LHR
8
1WN
9
2IJASAH JNS
0
2IJASAH THN
1
2NAMA_SLA
2
2ALAMAT_SLA
3
2IJASAH KAB
4
2IJASAH_PRO
5
2OT NAMA
6
2OT_PEKERJA
7
2OT_ALAMAT
82OT_KAB
9
30T_PRO
0
3TGL_DAFTAR
1
3SEM_DAFTAR
2
3THN_DAFTAR
3
3PT SEBELUM
4
3LULUS
5
3KETERANGAN
6
3TGL LLS SM
7
3SEM_LLS_SM
8
3TA_LLS_SM
9

Character
Character
Character
Character
Character
Character
Character
Character
Character
Character

1
0
1
5
1
0
8
1

133

134

148
158

149
159
167
168
173

166
167
172
174

175
205
255

204
254
269

270
280
310
320
370

279
309
319
369
384

385
395

394
402

403

403

2
3
0
2
3
0
8
1
5

404
406
436
438
468
476
477

405
435
437
467
475
476
481

Character
Character

5
2
3
0
5
0
1
5
1
0
3
0
1
05
0
1
5
1
0
8

Character
Character
Character
Character
Character
Character
Character
Character

Character
Character
Character
Character
Character

124

EVALUASI
1. Jelaskan definisi dan kegunaan dari Kamus Data !
2. Jelaskan hal-hal yang harus dimuat dalam Kamus Data !
3. Buat ilustrasi penggunaan kamus data untuk menjelaskan arus data di DFD !

DAFTAR PUSTAKA
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Burch, J.G., System, Analysis, Design, and Implementation, Boyd & Fraser Publishing
Company, 1992.
Jogiyanto, Analisis dan Disain Sistem Informasi, ANDI OFFSET Yogyakarta, 1990.
John G. Burch, Jr, Felix R. Strater, Gary Grudnistski, Information Systems : Theory and
Practice, Second Edition, John Wiley & Sons, 1979
Meilir Page-Jones, The Practical Guide to Structured Systems Design, Second Edition,
Yourdon Press, Prentice Hall, 1988
I.T. Hawryszkiewycz, Introduction Systems Analysis and Design, Second Edition, Prentice
Hall, 1991
Raymond McLeod, Jr, Management Information System : A Study of Computer-Based
Information Systems, Sixth Edition, Prenctice Hall, 1979