Kamus Data

1) Tujuan Materi Pembelajaran

a. Mahasiswa mampu dan memahami konsep dasar kamus data,
serta mampu membuat kamus data

2) Materi Pembelajaran

Kamus data (data dictionary)

Kamus data (data dictionary) adalah suatu penjelasan tertulis tentang
suatu data yang berada di dalam database atau suatu daftar data elemen
yang terorganisir dengan definisi yang tetap dan sesuai dengan sistem,
sehingga user dan analis sistem mempunyai pengertian yang sama tentang
input, output, dan komponen data strore.

Kamus data pertama berbasis kamus dokumen tersimpan dalam suatu

bentuk hard copy dengan mencatat semua penjelasan data dalam bentuk yang
dicetak. Walau sejumlah kamus berbasis dokumen masih ada, praktik yang
umum saat ini ialah mempergunakan kamus data yang berbasis komputer. Pada
kamus data berbasis komputer, penjelasan data dimasukkan ke dalam komputer
dengan memakai Data Description Language (DDL) dari
sistem manajemen database, sistem kamus atau peralatan CASE Kamus data

74 | M o d u l K u l i a h B a s i s D a t a
 tidak perlu dihubungkan dengan diagram arus data dan formulir-formulir kamus
data dirancang untuk mendukung diagram arus data.

Kamus Data merupakan katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan

informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data selain digunakan untuk
dokumentasi dan mengurangi redudansi, juga dapat digunakan untuk:

1. Memvalidasi diagram aliran data dalam hal kelengkapan dan

keakuratan
2. Menyediakan suatu titik awal untuk mengembangkan layar dan
laporan-laporan
3. Menentukan muatan data yang disimpan dalam file-file
4. Mengembangkan logika untuk proses-proses diagram aliran data
Kamus data ini sangat membantu analis sistem dalam mendefinisikan data yang
mengalir di dalam sistem, sehingga pendefinisian data itu dapat dilakukan
dengan lengkap dan terstruktur. Pembentukan kamus data dilaksanakan dalam
tahap analisis dan perancangan suatu sistem.

Elemen-Elemen Data
Kamus data harus mencerminkan keterangan yang jelas tentang
data yang akan direkam. Untuk keperluan tujuan ini, kamus data
harus memuat:
• Nama Arus Data
Karena kamus data didasarkan pada aliran data di DFD, maka
nama dari arus data juga harus dicatat di KD.
• Alias
Alias atau nama lain dari data dapat ditulis jika ada nama lain.
Alias perlu ditulis karena data yang sama memiliki nama yang
berbeda untuk orang atau departemen satu dengan yang lain.
Misalnya, penjualan faktur dan bagian pembuat berlangganan
sebut sebagai bukti faktur, sedangkan persediaan gudang
menyebutnya salinan permintaan. Kedua faktur dan meminta
75 | M o d u l K u l i a h B a s i s D a t a
 salinan persediaan ini memiliki struktur data yang sama, namun
memiliki struktur yang berbeda.
• Bentuk Data
Bentuk data, telah diketahui bahwa aliran data dapat mengalir :
1. Dari luar kesatuan proses, aliran data biasanya
disimpan dalam dokumen atau bentuk.
2. Hasil dari proses persatuan ke luar, aliran data
biasanya terdapat dalam laporan media atau query
tampilan layar atau cetakan dokumen;
3. Hasil dari proses ke proses lain, aliran data biasanya
dalam bentuk variabel atau parameter yang diperlukan
oleh penerima;
4. Hasil dari proses yang dicatat untuk penyimpanan
data, aliran data biasanya dalam bentuk variabel.
5. Dari menyimpan data dibaca oleh suatu proses, aliran
data biasanya dalam bentuk bidang (item data).
Dengan demikian bentuk arus data yang dapat berupa :
dokumen dasar atau formulir, dokumen, cetakan komputer, laporan
tercetak, tampilan di layar, variabel, parameter, bidang.
• Data Flow
Aliran data menunjukkan dari mana arus data dan mana data
akan menuju. Informasi ini harus dicatat di KD sehingga Anda
dapat dengan mudah mencari arus data di DAD.
• Penjelasan
Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang
dicatat di KD, maka penjelasan dapat diisi dengan deskripsi dari
aliran data. Sebagai contoh, nama aliran data Salinan
Permintaan Persediaan, dapat digambarkan sebagai salinan
faktur penjualan untuk meminta barang gudang.

76 | M o d u l K u l i a h B a s i s D a t a
 • Periode
periode ini menunjukkan ketika aliran data ini. Periode harus
dicatat di KD karena dapat digunakan untuk mengidentifikasi
ketika input data harus dimasukkan ke dalam sistem, ketika
proses program harus dilakukan dan kapan laporan-laporan
harus dihasilkan.
• Volume
Volume perlu dicatat di KD adalah tentang volume rata-rata dan
volume puncak aliran daa. Rata-rata volume menunjukkan
jumlah rata-rata aliran data dalam jangka waktu tertentu dan
volume puncak menunjukkan volume tertinggi. Volume ini
digunakan untuk mengidentifikasi besarnya penyimpanan
eksternal yang akan digunakan, kapasitas dan jumlah perangkat
input, perangkat pengolahan dan perangkat output.
• Struktur Data
Struktur data menunjukkan aliran data yang tercatat di KD terdiri
dari data item-item.

Menggambarkan Struktur Data (kamus data komposit)

Pada kebanyakan sistem dalam dunia nyata (dimana kita bekerja), kadang-
kadang elemen data terlalu kompleks utuk didefinisikan. Kekompleksan tersebut
seharusnya diuraikan melalalui sejumah elemen data yang lebih sederhana.
Kemudian elemen dat yang lebih sederhana tersebut didefinisikan kembali
hingga nilai dan satuan yang relevan (yang sifatnya elementer). Pendefinisian
tersebut menggunakan notasi yang umumnya digunakan dalam menganalisas
sistem dengan menggunakan sejumlah symbol yaitu:

77 | M o d u l K u l i a h B a s i s D a t a
 Simbol-Simbol Kamus Data

No Simbol Uraian

1 = Terdiri dari, mendefinisikan, diuraikan menjadi

2 + Dan

Menunjukkan suatu elemen yang bersifat pilihan (opsional).

Elemen-elemen yang bersifat pilihan ini bisa dikosongkan pada
3 ()
layar masukan atau bisa juga dengan memuat spasi atau nol untuk
field-field numeric pada struktur file.

Menunjukkan elemen-elemen repetitive, juga disebut kelompok

berulang atau tabel-tabel. Kemungkinan bisa ada satu atau
beberapa elemen berluang di dalam kelompok tersebut. Kelompok
4 {}
berulang bisa mengandung keadaan-keadaan tertentu, seperti
misalnya, jumlah pengulangan yang pasti atau batas tertinggi dan
batas terendah untuk jumlah pengulangan.

Menunjukkan salah satu dari dua situasi tertentu. Satu elemen bisa
ada
sedangkan elemen lainnya juga ada, tetapi tidak bisa kedua-duanya
5 []
ada seara bersamaan. Elemen-elemen yang ada di dalam tanda
kurung ini saling terpisah satu sama lain. (dengan kata lain, memilih
salah satu dari sejumlah alternatif, seleksi)

6 ** Komentar

7 @ Identifikasi atribut kunci

8 | Pemisah sejumlah alternatif pilihan antara simbol [ ]

78 | M o d u l K u l i a h B a s i s D a t a
Cara Pemakaian Simbol Kamus Data
Contoh-contoh dari pemakaian simbol-simbol di atas, adala

Contoh 1:
Tembusan Permintan Persediaan =
Kode Langganan +
Nama Langganan +
Tanggal Penjualan +
Nomor Faktur +
1{ Informasi Barang }5 +
Total Penjualan +
( Potongan Penjualan) +
Pajak Penjualan +
Total Dibayar +
Jenis Penjualan
Informasi Barang =
Kode Barang +
Nama Barang +
Unit Jual +
Harga Satuan +
Total Harga
Jenis Penjualan = [ Cash | Credit ]
Contoh 2:
Dua diagram alir data di bawah ini dan masukan-masukan kamus data yang
berhubungan untuk memproduksi pembayaran cek pegawai.

79 | M o d u l K u l i a h B a s i s D a t a
 Struktur Data:
Record Pegawai =
Nomor Pegawai +
Informasi Pribadi +
Informasi Gaji +
Informasi Pembayaran Saat Ini +
Informasi Gaji Tahunan Sampai Hari Ini
Record File Waktu =
Nomor Pegawai +
Nama Pegawai +
Jam Kerja
Pembayaran Cek Gaji =
Nomor Pegawai +
Nama Pegawai +
Alamat +
Jumlah Pembayaran Saat Ini +
Jumlah Gaji Tahunan Sampai Saat Ini

80 | M o d u l K u l i a h B a s i s D a t a
 Informasi Gaji =
Perhitungan Pembayaran +
Jumlah Tanggungan
Jumlah Pembayaran Saat Ini =
Gaji Kotor +
Potongan Pajak Pemerintah +
Potongan Pajak Negara Bagian +
Potongan Pajak Jaminan Sosial +
Gaji Bersih
Contoh 3:
Nama = gelar+nama_pertama+nama_tengah+nama_akhir
Gelar = [Tuan|Nyonya|Nona|Doktor|Profesor]
Nama_pertama = karakter_valid
Nama_tengah = karakter_valid
Nama_akhir = karakter_valid
Karakter_vald = [A-Z|a-z|0-9|’|-| ]

Implementasi Kamus Data

Kamus data dapat diimplementasikan dengan menggunakan beberapa
pendekatan, diantaranya :

• Automatisasi Kamus Data

Pembuatan kamus data dapat dilakukan secara automatissasi
dengan menggunakan program kamus data prosessor, yang
berfungsi :
Menerima definisi sebagai input yang mendukung alur data, elemen
data, file-file, proses dan memberikan format dan prosedur definisi
contoh :

• Paket ISDOS
• Sebagai paket program kamus data
Contoh :

81 | M o d u l K u l i a h B a s i s D a t a
 1. Analisis Sistem Informasi Halaman 9 dari 13
2. KAMUS DATA
3. ISFOD

• Manual Kamus Data

Kamus data ini dibuat secara manual atau dengan kata lain pembuatan
kamus data ini dilakukan dengan :
1. Membuat kartu indeks untuk masing-masing item yang
didefinisikan
2. Menulis nama item tersebut dan tingkatannya.
3. menulis definisi dengan menggunakan operator-operator.
4. Menggunkan bagian belakang dari kartu untuk membuat
catatan tentang karakteristik fisik
5. Membuat masing-masing satu kartu untuk suatu nama alias.
6. Membuat satu entry untuk masing-masing satu istilah.
7. Membuat entry secara berurutan.
• Hybrid Kamus Data
Cara lain dalam membuat kamus data adalah dengan
mengembangkan kamus data yang dibuat secara manual dengan
menggunakan tool-tool yang sederhana.

Sistem Kamus Data Komersial

Terdapat beberapa sistem kamus data yang telah dikembangkan oleh beberapa
sistem house dan tersedia secara komersial. Beberapa diantaranya adalah:
• Control 2(XX) olch MR1 Systems
• Data Catalogue oleh Synergctics
• Data Dictionary olehCincom
• Datamanager oleh MSP Inc.
• DB/DC Dictionary olch IBM
• Dictionary 204 oleh Computer Corporation of America
• IDMS Dictionary oleh Arthur Anderson
• UCC TEN oleh University Computing Co.
82 | M o d u l K u l i a h B a s i s D a t a
 Disamping sistem kamus data yang dijual ini, beberapa paket DBMS juga
menyediakan program untuk membuat kamus data. Paket DBMS FoxBase+ versi
2.10 untuk computer mikro juga menyediakan suatu program untuk menghasilkan
dokumentasi sistem yang lengkap termasuk kamus data. Kelemahan dari kamus
data yang dihasilkan oleh paket ini adalah kamus data untuk dokumentasi sistem
yang telah selesai dibuat, bukan pada tahap analisis.

Contoh Kamus Data

83 | M o d u l K u l i a h B a s i s D a t a