BAB 1

PENGENALAN
1.1

Pendahuluan

Dewasa ini isu pengunaan masa menjadi perbualan hangat masyarakat.

Terdapat banyak pengkaji yang berusaha untuk menyelesaikan masalah
penggunaan masa tetapi terdapat segelintir masyarakat yang menyatakan
bahawa mereka tidak mempunyai cukup masa dalam kehidupan mereka.
Kenapa perkara ini boleh berlaku? Dalam hal ini timbul tanda tanya adakah
manusia boleh mengatasi masalah berkaitan dengan masa? Bolehkah masa
diurus dengan efektif dan berkesan? Sudah pasti kepada kita bahawa hakikat
masalah pengurusan masa adalah sesuatu yang amat sukar diurus dengan
efektif secara seratus peratus tetapi kita boleh meminimakan kesalahan
dalam penggunaan masa.

1.2

Latar Belakang Pengurusan Masa

Ramai di kalangan masyarakat menyatakan bahawa masa yang dipunyai oleh

mereka tidak mencukupi. Justeru itu, mereka gagal dalam banyak perkara.
Keluhan-keluhan yang tidak membina tersebut menyebabkan kita berada
pada tahap lama dan tidak bertindak. Alasan inilah yang menyebabkan kita
berada dikepompong tersebut dan sukar bagi kita meloloskan diri dari
belenggunya. Oleh sebab itu kita seharusnya memberi perhatian kepada
kedua perkara iaitu kuantiti masa dan kualiti masa yang kita gunakan.
Pengurusan masa adalah bidang yang sedang pesat berkembang
dalam kehidupan individu atau pengurusan organisasi. Masyarakat dewasa

ini sedar tentang pengurusan masa yang efektif adalah satu aspek
pemangkin kepada kecemerlangan individu atau sesebuah organisasi.
Menurut Peter F.

Drucker,

dalam Ambosworkz,

(2005) Masa

merupakan sumber yang paling sukar didapati dan tidak ada sesuatu pun
yang dapat diurus kecuali masa diurus . Perkara ini jelas kepada kita bahawa
pengurusan masa bukan sesuatu yang mudah.
Pakar pengurusan masa Merill E. Douglass dalam Ambosworkz (2005)
menyatakan, cara anda menghabiskan masa menentukan cara anda
menjalani kehidupan dan itulah diri anda sebenarnya. Hari esok berkaitan
dengan hari ini sama seperti hari ini berkaitan dengan semalam. Tambah
beliau lagi, hampir semua orang membuang masa mereka sekurangkurangnya 2 jam setiap hari.
En.

Rotenbury

menggunakan

model

Norris

dan

Gottried

untuk

menunjukkan analisis tentang penggunaan masa yang harus diamalkan oleh

pengurus dalam

hari

biasa.

Beliau

mengutarakan

masa

hasil,

masa

pelaburan, masa organisasi dan masa terbuang.

1.3

Pengertian Pengurusan Masa

Pengurusan masa boleh didefinisikan dengan cara menghuraikan konsep

pengurusan terlebih dahulu, kemudian pengertian masa dan seterusnya
barulah kita mengetahui erti pengurusan masa.
Pengertian pengurusan boleh dilihat melalui dua sudut pandangan iaitu
secara tradisional dan secara moden. Menurut cara tradisional seperti yang
dinyatakan oleh McNamara (1999) bahawa pengurusan adalah merujuk
kepada set aktiviti-aktiviti, dan mengarah kumpulan manusia dan terlibat

dalam 4 fungsi umum pengurusan iaitu merancang, mengorganisasi,

memimpin dan mengatur aktiviti.
Secara moden pula seperti yang dinyatakan oleh Pears dan Robinson,
(1989) bahawa pengurusan adalah proses mengoptima manusia, benda dan
pengagihan kewangan untuk mencapai matlamat organisasi. Menurut Juhary
Ali (1987), pengurusan sebagai proses pengarahan, penyelarasan dan
pengaruh ke atas operasi organisasi untuk mencapai matlamat yang
dikehendaki dan prestasi sepenuhnya.
Pengertian masa dari segi bahasa ialah waktu, zaman, saat dan detik.
Dari segi istilah masa bermakna tika waktu atau zaman yang dilalui oleh
individu yang menjalankan kehidupan.
Masa menurut Peter F. Drucker dalam Ambsworkz, (2005), masa
merupakan
sumber yang paling sukar didapati dan tiada sesuatu pun yang dapat diurus
kecuali masa diurus.
Menurut Randy Pausch (2005) masa diertikan sepertimana yang dikatakan
oleh
Benjamin Franklin 1748 "Remember that time is money"-, Advice to a Young
Tradesman;
Time must be explicitly managed, just like money
Much of this won't make sense until later (too late?): that's why the
handouts...
Faculty vs. Grad Students
Lightning pace, heavy on techniques
Menurut

Abdul Rahman Aziz (2001), masa sesuatu yang amat

berharga dalam kehidupan manusia. Masa adalah pengukur serba-serbi

aspek kehidupan manusia. Tambahan beliau lagi, masa adalah pengukur
cepat dan lambat, dari saat ke minit, dari minit ke jam, dari jam ke hari, dari
hari ke minggu, dari minggu ke bulan, dari bulan ke tahun, dari tahun ke
dekad, dan dari dekad ke abad. Masa adalah pengukur jarak dan jauh,

misalnya sejauh setahun perjalanan cahaya. Masa adalah pengukur

peribadi seseorang manusia serta masa adalah pengukur taraf dan pangkat
seseorang.
Menurut Mohd Yusof Hj. Othman (2002), dalam sains, masa ditakrif
berdasarkan

sesuatu

yang

berulang-ulang.

Sebarang

fenomena

yang

berulang boleh digunakan untuk mentakrifkan masa. Dengan itu kita boleh
menghitung hari berdasarkan putaran bumi yang beredar di paksinya;
misalnya dari mula matahari terbit hingga matahari terbenam esoknya
dipanggil satu hari.
Secara keseluruhannya, pengurusan masa ialah bagaimana seseorang
individu atau pemimpin organisasi merancang, mengorganisasi, memimpin
dan mengatur masa mereka agar lebih berkesan.
Pengurusan masa juga boleh diertikan sebagai suatu ilmu yang
berkaitan dengan teknik dan cara seseorang itu mengurus, membahagi dan
mengatur masa hariannya supaya dapat dimanfaatkan dengan sebaikbaiknya.

1.4

Pendapat Mengenai Masa

Terdapat di kalangan sarjana berpendapat mengenai masa seperti berikut;

Perjalanan waktu itu bak pedang tajam, andainya anda tidak
memotongnya, pasti ia akan memotong anda.
Di kalangan cerdik pandai Melayu juga banyak memperkatakan
tentang masa seperti;
Masa itu Emas; Peribahasa ini menunjukkan kepada kita betapa
berharganya masa bagi orang Melayu.

Biar Lambat Asalkan Selamat; Peribahasa ini menunjukkan

kepada kita bahawa segala pekerjaan hendaklah dilakukan dengan cermat
dan teliti.
Buat Bila Ada Peluang; Peribahasa ini menunjukkan kepada kita
bahawa saranan orang Melayu iaitu bila ada masa terluang hendaklah
dimanfaatkan sepenuhnya.
BAB 2
2.0
2.1

Ciri-Ciri Masa

Masa Terus Berlalu

Masa berlalu dan terus berlalu. Masa juga akan datang dan pergi
meninggalkan kita. Tidak ada sesiapa pun yang boleh menahannya kecuali
kehendak Allah S.W.T. ( Mohd Yusof Hj. Othman, 2002 ).

2.2

24 Jam Sehari Semalam

Perkara ini adalah fakta yang kita sedia maklum. Walau bagaimana sibuk
sekali pun kita hanya ada masa 24 jam sehari semalam.

2.3

Itulah Masa Yang Kita Gunakan

Masa sama ada diguna atau tidak hakikatnya ialah kita mesti gunakannya.
Dalam hidup kita seharian, kita tidak boleh kehilangannya walaupun satu
saat. Itulah masa yang kita gunakan, yang kita belanjakan setiap hari. Masa
tidak mengenal pangkat atau darjat seseorang. Sama ada kita sibuk atau
mempunyai masa yang terluang, masa tetap berlalu, masa tetap kita
gunakan, masa tetap bersama kita, dan masa tetap 24 jam sehari semalam.

2.4

Masa Dikongsi Bersama

Masa

adalah

dikongsi

penggunaannya

bersama.

Manusia

hakikatnya

melaksanakan aktiviti berlainan tetapi menggunakan waktu yang sama dan

kadang-kadang melaksanakan aktiviti serupa pada masa yang sama.
Contohnya jam 5.00 petang, terdapat manusia yang main bola sepak dan
pada masa yang sama terdapat manusia yang bermain bola tampar di pantai.
BAB 3

3.1

Prinsip Asas Pengurusan Masa

3.1.1 Mengubah tabiat lama yang negatif

Tabiat yang negatif perlu dibuang dari dalam diri sendiri. Jika selama ini kita
merupakan seorang yang selalu menangguhkan kerja maka kita perlu
mengambil perhatian terhadap perkara ini. Misalnya sebagai pelajar, tugasan
yang diberikan oleh guru perlu disiapkan secepat mungkin. Kadang kala
terdapat individu yang melakukan tugas secara minit terakhir maka tabiat ini
perlu diubah. Kita perlu menyiapkan tugas-tugas dengan awal supaya kita
boleh bersedia dengan awal.
Manusia

sebenarnya

terikat

dengan

kebiasaan.

Cara

kita

menghabiskan masa banyak mengikut kebiasaan. Kebanyakan orang tidak

sedar tentang cara penggunaan masa yang berkesan. Menurut Merill E.
Douglass (Ambosworkz, 2005), cara anda menghabiskan masa menentukan
cara anda menjalani kehidupan dan itulah diri anda sebenarnya. Hari esok
berkaitan dengan hari ini sama seperti hari ini berkaitan dengan semalam..
Menurut beliau lagi, belajar mengawal masa anda bermakna mengubah
sesetengah kebiasaan penggunaan masa anda. Tetapi anda tidak mengubah

kebiasaan penggunaan masa sebelum anda terlebih dahulu mengetahui

kebiasaan itu.

3.1.2 Komunikasi
Komunikasi adalah faktor penting dalam pengurusan masa. Komunikasi juga
membawa kesan besar jika kita tidak menggunakannya dengan berkesan.
Kita sering membazirkan masa kita kerana kita sering berkomunikasi dengan
cara yang tidak baik. Sebagai contoh, semasa guru tidak ada di kelas, kita
sering berbual-bual kosong dengan kawan-kawan tentang hiburan, dan
perkara yang sia-sia yang mana ianya tidak ada kaitan dengan pelajaran. Kita
banyak membuang masa berbual dengan tidak mengaitkan perbualan kita
dengan pelajaran.

3.1.3 Penumpuan
Kita sering jemu dan bosan bercerita tentang pelajaran. Apabila guru dan
rakan-rakan bercakap tentang pelajaran kita sememangnya jarang memberi
tumpuan tetapi jika perbualan berkaitan dengan hiburan maka kita buka
dengan seluas-luasnya tumpuan kita. Oleh itu, kita perlu ubah suasana
supaya kita dapat memberi tumpuan kepada pelajaran.

3.1.4 Rehat
Manusia perlu berehat dalam setiap perkara. Rehat adalah faktor penting dan
sering dikaitkan dengan tidur. Manusia memerlukan rehat yang cukup. Ramai
menganggap bahawa tidur yang cukup perlu untuk pembelajaran yang
berkesan. Oleh itu, kita perlu bijak menguruskan masa rehat kita.

Pelbagai pandangan dan pendapat yang kita dengan berkaitan dengan

masa rehat. Terdapat pendapat menyatakan rehat tengahari adalah 15 minit
untuk menyegarkan semula badan kita. Waktu tidur malam ialah 8 jam.
Justeru itu, pengurusan waktu rehat dengan tidur adalah penting untuk kita
belajar dengan lebih berkesan.

3.1.5 Penetapan Matlamat

Kebanyakan manusia tidak begitu memikirkan matlamat. Kita Cuma bergerak
balas atau berinteraksi terhadap tekanan daripada orang atau benda lain. Jika
kita mahu mengawal masa dan kehidupan kita sendiri, kita mestilah
memutuskan matlamat kita. Orang lain tidak dapat melakukan untuk kita.
Oleh sebab kita cenderung menemui apa yang kita cari, maka kita perlu
mengejar matlamat peribadi yang betul.
Rancang masa anda dengan menetapkan matlamat iaitu tentang
perkara yang hendak kita buat yang dibahagikan kepada matlamat jangka
pendek dan matlamat jangka panjang. Matlamat yang hendak dicapai
haruslah khusus, iaitu dipecahbahagikan kepada objektif yang konkrit, di
samping boleh dicapai dengan munasabah.

3.1.6 Keutamaan
Proses menetapkan keutamaan maksudnya ialah kita harus memilih mana
perkara yang didahulukan untuk dilaksanakan atau dibuat. Proses ini
semestinya memerlukan perancangan yang rapi supaya hasilnya memuaskan

semua

pihak.

Ramai

penulis

berpendapat

bahawa

keutamaan

harus

ditetapkan setiap hari.

Proses menjadualkan masa anda secara berkesan melalui penetapan
keutamaan,

membuatkan

anda

belajar

mengelak

daripada

membuat

komitmen berlebihan.

3.1.7 Perlengahan
Perlengahan adalah halangan besar bagi orang yang ingin membaiki
penggunaan

masanya.

Terdapat

tiga

sebab

yang

membawa

kepada

pelengahan iaitu pertama, kerja yang tidak menyenangkan. Kedua ialah

projek yang sukar dan ketiga ialah tidak dapat membuat keputusan.. Ramai
berpendapat bahawa kerja yang tidak menyenangkan akan membawa
kepada

perlengahan

kerana

membuat

perkara

tersebut

tidak

menyenangkan..
Perlengahan

kedua

ialah

kerja

yang

sukar.

Kerja

yang

sukar

memerlukan ketabahan dan kesabaran. Apabila kita tidak mempunyai idea

untuk menghuraikan sesuatu perkara maka kita akan mengambil keputusan
untuk memikirkan dengan lebih mendalam dan seterusnya melengahkan
perbuatan.
Punca ketiga perlengahan ialah kita tidak dapat membuat keputusan.
Semua orang mahu keputusan yang dibuat adalah betul bagi mengelakkan
kesan yang tidak memuaskan. Proses berfikir yang agak panjang akan
mengakibatkan kerja tertangguh.

BAB 4
TEKNIK PENGURUSAN MASA

4.0

Pendahuluan

Bab ini membincangkan tentang teknik Pengurusan masa yang berkesan.

Apakah

langkah-langkah

yang

perlu

diambil

untuk

memaksimakan

penggunaan masa secara baik dan teratur serta tidak membuang masa.

4.1

Teknik-Teknik Pengurusan Masa Yang Berkesan

4.1.1 Pengiraan Pencapaian

Matlamat utama Sistem Pengurusan Masa Berimpak ialah menambahkan
masa untuk melaksanakan kerja yang dirancang.

10

Pencapaian matlamat

Melawan Api

Keutamaan

Pembaziran Masa

Orang Lain
Rajah1.1

Grid Analisis Masa oleh William T. Brooks & Terry W. Mullins

(1989).

Kita mulakan dengan sel 4 (pembaziran masa) dan mengambil kira sel
3 (keutamaan orang lain) dan sel 2 (melawan api) untuk mencapai sel 1
(pencapaian matlamat), William T. Brooks & Terry W. Mullins (1989) dalam
Norlida Abd. Rahim &
Jurina Pieei terj. (1994). Dalam teori ini, kita diberitahu bagaimana mengurus
masa dengan berkesan hebat iaitu dengan kita memulakan langkah dengan
mengurangkan pembaziran masa. Kemudian diikuti oleh mengurangkan
aktiviti yang memberi keutamaan kepada orang lain. Seterusnya kita
melawan api iaitu mengurangkan keputusan yang membawa krisis dan
seterusnya kita hendaklah menetapkan matlamat yang utama.

4.1.1 Menggunakan Rancangan Bertindak

Rancangan Bertindak dikaitkan dengan susunan tugasan dan tanggungjawab
yang perlu dilakukan pada hari itu mengikut keutamaan. Sebagai contoh
MESTI dilakukan MAHU dilakukan. Kemudian cuba habiskan perkara yang
anda

ingin

lakukan

mengikut

keutamaan.

11

Jika

anda

tidak

sempat

menghabiskan kerja anda untuk hari tersebut, catatkan aktiviti yang belum
dijalankan pada kertas baru untuk keesokkan harinya. Ulang perkara yang
sama apabila anda hendak memulakan kerja pada hari esok.

4.1.2 Kemahiran Menyelesaikan Masalah Secara Kreatif

Pengurusan masa juga boleh dipertingkatkan keberkesanannya melalui
kemahiran membuat keputusan secara kreatif. Edward de Bono telah
menyelesaikan

masalah

kesesakan

lif

di

sebuah

bangunan

dengan

memasang cermin di bangunan tersebut hinggakan pekerja di bangunan

tersebut tidak terbuang masa mereka dengan menunggu lif kerana mereka
boleh mengemaskan diri di bangunan tersebut. ( Ainon & Abdullah, 2003).
4.1.3

Menghapuskan tabiat Tangguh dan tunggu dengan

mengingati 3 perkara di bawah:

A.

Kelmarin sudah berlalu

B.

Esok masih belum berlalu

C.

Hari ini peluang masih ada

4.1.4 Penuhkan masa lapang

Masa lapang boleh dipenuhi semasa menunggu bas, dalam perjalanan,
semasa menunggu giliran di pejabat pos dan sebagainya untuk melakukan
kerja ringan seperti membaca , menulis nota atau setidak-tidaknya berfikir.

4.1.5 Tahu dan pandai untuk mengatakan Tidak

Perkataan tidak perlu digunakan pada perkara yang anda anggap boleh
mengganggu rutin harian anda.

12

4.1.6

Merancang jadual waktu belajar dan harian

Perancangan

jadual

waktu

adalah

penting

dalam

kehidupan.

Tujuan

perancangan jadual waktu dibuat agar hidup kita lebih tersusun dan
bermakna. Frederick Taylor dalam Abdul Shukor Abdullah (2004) iaitu pakar
pengurusan saintifik, menyatakan bahawa salah satu pengurusan saintifik
adalah melalui pengurusan jadual tugas.

Jadual Masa Harian; oleh Omardin Ashaari, (1998).

Nama: __________________________________________________________________
Tarikh:______________________________Hari: _______________________________
Masa: ____________________Kegiatan: ______________________________________
_______________________________________________________________________
Pagi
7.00

_________________________________________________________________

7.30

_________________________________________________________________

8.00

_________________________________________________________________

8.30

_________________________________________________________________

9.00

_________________________________________________________________

9.30

_________________________________________________________________

10.00 _________________________________________________________________
10.30 _________________________________________________________________
11.00 _________________________________________________________________
11.30 _________________________________________________________________
12.00 _________________________________________________________________
12.30 _________________________________________________________________
Petang
1.00

_________________________________________________________________

1.30

_________________________________________________________________

2.00

_________________________________________________________________

2.30

_________________________________________________________________

3.00

_________________________________________________________________

13

3.30

_________________________________________________________________

4.00

_________________________________________________________________

4.30

_________________________________________________________________

5.00

_________________________________________________________________

5.30

_________________________________________________________________

6.00

_________________________________________________________________

6.30

_________________________________________________________________

Malam
7.00

_________________________________________________________________

7.30

_________________________________________________________________

8.00

_________________________________________________________________

8.30

_________________________________________________________________

9.00

_________________________________________________________________

9.30

_________________________________________________________________

10.00 _________________________________________________________________
10.30 _________________________________________________________________
11.00 _________________________________________________________________
11.30 _________________________________________________________________
12.00 _________________________________________________________________
Catatan Kegiatan Penting
1.

_________________________________________________________________

2.

_________________________________________________________________

3.

_________________________________________________________________

4.

_________________________________________________________________

5.

_________________________________________________________________
Penilaian Perlaksanaan Perancangan Kegiatan Harian

Kegiatan Akademik:
(belajar,

membaca,

berbincang, buat tugasan

Masa:

Kepuasan

(Jam)

(Adakah mencukupi)

dan sebagainya)

14

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
BAB 5
Penutup

5.0

Kesimpulan

Secara keseluruhannya pengurusan masa bukanlah mudah seperti yang kita

sangkakan. Ramai di kalangan individu sering mengabaikan kepentingan
penggunaan masa hingga mereka berpendapat bahawa mereka tidak
mempunyai masa yang mencukupi dalam kehidupan harian mereka. Hanya
denga pengurusan masa yang berkesan barulah kita dapat memanfaatkan
penggunaan

masa

dengan

maksima.

Contohnya

ialah

Negara

Jepun.

Walaupun Jepun hampir lumpuh dalam perang dunia kedua, tetapi rakyat
Jepun dapat membangunkan Jepun dengan berkesan iaitu dalam tempoh
tidak sampai 10 tahun selepas perang dunia kedua Jepun telah membangun.
Menurut Peter F. Drucker dalam Kumpulan Esei World Executive Digest,
(1988), mereka telah mengajar pengkajian waktu dan perubahan hasilnya
Jepun membangun dalam jangka masa yang singkat.
Sejak akhir-akhir ini, ramai individu yang telah sedar tentang
kepentingan pengurusan masa dan berusaha untuk mengurus masa mereka

15

dengan baik. Diharapkan dengan terhasilnya artikel ini maka ramai individu
yang akan mendapat manfaat daripadanya.

Bibliograf

1.
Abdul Rahman Aziz, (2001). Motivasi Dan Pembangunan Diri,
Utusan
Publications & Distributors Sdn Bhd, Selangor Darul Ehsan.
2.

Abdul Shukor Abdullah, (2004). Pengurusan Organisasi Perspektif

Pemikiran dan Teori, Dewan Bahasa dan Pustaka, Kuala
Lumpur.

3.

http: // www. gmu.edu/ gmu/ personal/ time. html.

4.

http: // www. time-management guide.com.

5.

http: // www. tips for boomers.com/ time management. Html.

6.

http: // www. tutor.com.my/ tutor/ kopper/ index.

7.

http: // www. studygs. net/ timman. Htm.

8.

http: // en. wikipedia. org/ wiki/ time management.

9.
Juhary Ali, (1987). Asas Pengurusan, Universiti Sains Malaysia, P.
Pinang.
10.
Kumpulan Esei World Executives Digest, (1988). Gaya Pengurusan
Jepun,
Dewan Bahasa dan Pustaka, Kuala Lumpur.
11.
Mohd Yusof Hj. Othman, (2002). Menjejak
Kecemerlangan,
Dewan Bahasa dan Pustaka, Kuala Lumpur.

16

Kualiti

Menjana

12.
Norlida Abd. Halim & Jurina Pieei, Terj. (1997). Pengurusan Masa
Berkesan
Hebat, Dewan Bahasa dan Pustaka, Kuala Lumpur.
13.

Omardin Ashaari, (1998). Pengurusan Masa, Utusan Publications &

Distributors Sdn Bhd, Selangor Darul Ehsan.

14.
Robiah K. Hamzah, (2001). Pengurusan Diri, Pts Publications &
Distributors
Sdn Bhd, Kuala Lumpur.
15.

Sherina, (2001). Kaedah Belajar dan Berjaya Dalam Peperiksaan,

Golden
Centre Sdn Bhd, Kuala Lumpur.

17