0554M Pengembangan Sistem Informasi

LECTURE NOTES

Investigating System Requirement

Titan
titan@binus.edu

0554M Pengembangan Sistem Informasi

LEARNING OUTCOMES
1. Explain the system development life cycle and some techniques for information gathering

OUTLINE MATERI :
1. Analysis Activities in More Detail
2. System Requirement
3. Models and Modelling
4. Stakeholders The Source of System Requirements
5. Techniques for Information Gathering

0554M Pengembangan Sistem Informasi

Investigating System Requirement

Analysis Activities in More Detail

Agar pengembangan sebuah sistem informasi tepat dan sesuai dengan kebutuhan bisnis dari
organisasi, kegiatan requirement analysis yang dilakukan di fase-fase awal dari siklus
pengembangan perlu dilakukan dengan seksama. Mengapa demikian? Karena hasil yang
akurat dari investigasi kebutuhan bisnis ini mampu menjadi landasan yang kuat dan dapat
dipercaya guna menjadi panduan di dalam tahapan pengembangan sistem selanjutnya.
Berikut adalah aktivitas-aktivitas yang terjadi dalam tahap analysis:
1. Gather information. Dalam aktivitas ini, analyst akan melakukan pengumpulan
terhadap sejumlah informasi. Informasi dapat dikumpulkan melalui: (1) Wawancara
ataupun pengamatan terhadap para pengguna sistem, (2) Melakukan review terhadap
dokumen-dokumen perencanaan dan pernyataan-pernyataan terkait dengan kebijakankebijakan yang berlaku di organisasi, (3) Mempelajari dengan seksama terhadap
dokumentassi dari sistem yang terdahulu atau yang sedang berjalan, dan (4)
Melakukan benchmarking dengan organisasi lain yang memiliki kebutuhan bisnis
yang sama. Pada akhirnya, setelah aktivitas ini selesai, pertanyaan yang harus dijawab
oleh analyst untuk memastikan bahwa aktivitas ini telah berjalan dengan baik adalah:
Do we have all of the information (and insight) we need to define what the system
must do?.
2. Define system requirements. Setelah semua informasi yang dibutuhkan telah
terkumpul, semua informasi tersebut haruslah dicatat dan disimpan dengan baik.
Beberapa informasi yang telah dikumpulkan tersebut dapat dideskripsikan sebagai
technical requirements (contohnya adalah fakta mengenai kinerja sistem yang
diinginkan atau jumlah transaksi yang dapat di-handle oleh sistem) dan functional
requirements (perihal fungsi apa saja yang bias dikerjakan/dilakukan oleh sistem).
Berbagai jenis models digunakan untuk membantu dalam pencatatan terhadap
kebutuhan ini. Selain itu models juga memudahkan di dalam komunikasi dengan para
orang-orang teknis perihal apa saja yang dibutuhkan di dalam pengembangan sistem.
Pada akhirnya, setelah aktivitas ini selesai, pertanyaan yang harus dijawab oleh

0554M Pengembangan Sistem Informasi

analyst untuk memastikan bahwa aktivitas ini telah berjalan dengan baik adalah:
What (in detail) do we need the system to do?.
3. Prioritize requirements. Setelah semua kebutuhan sistem dimengerti bersama dan
models yang detil telah selesai dibuat, sangatlah penting untuk menentukan functional
atau technical requirements mana yang paling penting bagi sistem. Bagaimanapun,
users ataupun analysts perlu berkoordinasi untuk menentukan requirements mana
yang lebih penting guna dibuat prioritasasi terhadap requirements tersebut. Pada
akhirnya, setelah aktivitas ini selesai, pertanyaan yang harus dijawab oleh analyst
untuk memastikan bahwa aktivitas ini telah berjalan dengan baik adalah: What are
the most important things the system must do?.
4. Prototype for feasibility and discovery. Membangun prototypes dari bagian-bagian
sistem akan sangat bermanfaat guna mempermudah untuk memahami kebutuhankebutuhan daripada users. Prototypes dibuat untuk mengecek fungsionalitas dari
sistem yang dibangun, dan untuk memastikan bahwa sistem sudah sesuai dengan
kebutuhan bisnis. Pada akhirnya, setelah aktivitas ini selesai, pertanyaan yang harus
dijawab oleh analyst untuk memastikan bahwa aktivitas ini telah berjalan dengan baik
adalah: Have we proven that the technology proposed can do what we think we need
it to do? dan Have we built some prototypes to ensure the users fully understand the
potential of what the new system can do?.
5. Generate

and

evaluate

alternatives.

Alternatif-alternatif

perancangan

dan

implementasi perlu dipersiapkan guna dievaluasi segala kemungkinan yang terbaik

dari masing-masing alternatif tersebut. Begitu requirements diprioritasasi, analyst
dapat membuat beberapa alternatif dengan menghilangkan requirements yang kurang
penting. Sebagai tambahan, hal-hal terkait teknologi juga dapat menimbulkan
alternatif-alternatif baru untuk sistem. Selain itu, pertimbangan terhadap siapa yang
akan membangun sistem, apakah in-house atau dengan menggunakan konsultan
eksternal, juga akan mempengaruhi keputusan yang diambil. Setiap alternatif yang
ada memiliki costs, benefits, dan characteristics-nya masing-masing. Oleh karena itu
masing-masing dari alternatif tersebut perlu diukur dan dievaluasi terlebih dahulu
guna menghasilkan akternatif terbaik. Pada akhirnya, setelah aktivitas ini selesai,
pertanyaan yang harus dijawab oleh analyst untuk memastikan bahwa aktivitas ini
telah berjalan dengan baik adalah: What is the best way to create the system?.

0554M Pengembangan Sistem Informasi

6. Review recommendations with management. Semua aktivitas sebelumnya dapat

dilaksanakan secara parallel (gather information, define requirements, prioritize
requirements, prototype for feasibility and discovery, dan generate and evaluate
alternatives). Mengulas kembali rekomendasi-rekomendasi yang ada dengan pihak
manajemen biasanya dilaksanakan ketika aktivitas-aktivitas analisis lainnya sudah
selesai atau menjelang selesai. Manajemen haruslah terus diinformasikan mengenai
progress dari pengembangan sistem melalui pelaporan projek secara berkala. Dan
project manager harus dapat merekomendasikan sebuah solusi guna mendapatkan
keputusan dari pihak manajemen (apakah mereka setuju, tidak setuju, ingin
melanjutkan atau tidak melanjutkan projek). Pada akhirnya, setelah aktivitas ini
selesai, pertanyaan yang harus dijawab oleh analyst untuk memastikan bahwa
aktivitas ini telah berjalan dengan baik adalah: Should we continue with the design
and implement the system we propose?.

System Requirements
System requirements merupakan spesifikasi-spesifikasi yang mendefinisikan fungsi-fungsi
yang harus dimiliki oleh sistem informasi yang akan dibangun. System requirements sendiri
terbadi menjadi dua (2), yaitu:
1. Functional requirements, merupakan requirements (kebutuhan-kebutuhan) yang
mendeskripsikan aktivitas-aktivitas ataupun proses-proses yang harus dimiliki dan
dijalankan oleh sistem yang akan dibangun. Contohnya seperti requirements untuk
meng-handle proses bisnis penjualan, aktivitas penghitungan gaji karyawan, dan
sebagainya.
2. Nonfunctional requirements, merupakan karakteristik-karakteristik, di luar dari
aktivitas-aktivitas yang harus di-support oleh sistem, yang harus dimiliki oleh sistem
yang akan dibangun, seperti technology, performance, usability, reliability, dan
security. Berikut adalah penjelasan dari masing-masingnya:
a. Technical requirement, merupakan kebutuhan teknis ataupun spesifikasi dari
perangkat-perangkat (hardware, software, network, etc.) yang dibutuhkan
dalam mengembangkan sistem informasi yang akan dibangun.

0554M Pengembangan Sistem Informasi

b. Performance requirement, merupakan kebutuhan terhadap kinerja sistem

secara keseluruhan, contohnya seperti berapa banyak transaksi yang harus
dapat di-handle oleh sistem pada satu waktu, kemudian bagaimana processing
time dan response time untuk masing-masing transaksinya, dan sebagainya.
c. Usability requirement, merupakan kebutuhan yang harus dipenuhi oleh sistem
agar sistem tersebut dapat sesuai dengan kebutuhan kerja serta mudah
digunakan oleh pemakai, misalkan sistem tersebut memiliki instruksi-instruksi
yang memandu pengguna apabila salah melakukan input, dan sebagainya.
d. Reliability requirement, merupakan kebutuhan terhadap hasil ataupun output
yang dikeluarkan oleh sistem. Sistem yang akan dibangun harus memiliki
kemampuan untuk menghasilkan output secara tepat dan sesuai dengan
harapan dari input-an yang diberikan oleh user, di samping sistem dituntut
untuk selalu memberikan konsistensi yang tinggi terhadap kinerjanya.
e. Security requirement, merupakan kebutuhan keamanan dari penggunaan
sistem yang akan dibangun. Contohnya seperti adanya hak akses yang berbeda
untuk setiap orang, ataupun kemampuan sistem untuk selalu me-record setiap
data transaction yang terjadi, sehingga apabila terjadi penyelewangan
terhadap penggunaan sistem, sistem mampu melakukan penelusuran terhadap
kejadian tersebut.

Models and Modelling

Model merupakan abstraksi dari sesuatu. Sementara itu, pemodelan merupakan teknik yang
digunakan untuk mendokumentasikan sesuatu dengan menggunakan tools, guna mudah
dipahami atau dimengerti bagi setiap orang yang melihatnya. Beberapa alasan untuk
melakukan pemodelan di dalam kegiatan pengembangan sistem informasi adalah:
1. Pemodelan dapat digunakan sebagai pembelajaran terhadap sesuatu, mengingat
dokumen-dokumen pemodelan tersebut dapat disimpan dan dipelajari lebih lanjut
guna memahami lebih dalam terkait dengan kebutuhan di dalam pengembangan
sistem informasi.

0554M Pengembangan Sistem Informasi

2. Abstraksi terhadap sesuatu diyakini dapat mengurangi kompleksitas dari hal yang
sebenarnya terjadi, terlebih sesuatu tersebut dapat diabstraksi melalui beberapa model,
yang saling berhubungan, guna memecah-mecah kompleksitas tersebut menjadi lebih
kecil.
3. Pemodelan juga dapat digunakan untuk mempermudah di dalam mengingat hal-hal
detil terhadap kebutuhan dari pengembangan sistem informasi.
4. Pemodelan dapat digunakan sebagai media komunikasi yang dapat dipahami bersama
di dalam team project.
5. Pemodelan juga dapat digunakan sebagai media komunikasi yang dapat dipahami
oleh users ataupun stakeholders, mengingat pemodelan tidak hanya dapat dilakukan
untuk mengabstraksikan hal teknis tetapi juga dapat dilakukan dari sisi proses bisnis.
6. Dokumentasi terhadap pemodelan yang sudah dilakukan juga dapat digunakan
sebagai referensi pembelajaran untuk pengembangan ataupun pemeliharaan sistem di
masa depan.

Ada tiga (3) jenis model yang sering digunakan, yaitu mathematical model,
descriptive model, dan graphical model. Mathematical model merupakan serangkaian
formula yang mendeskripsikan aspek-aspek teknis dari sebuah sistem. Descriptive model
merupakan catatan, laporan, ataupun daftar dalam bentuk narasi yang mendeskripsikan
beberapa aspek dari sistem. Sementara itu, graphical model merupakan diagram atau
representasi yang terancang sedemikian rupa guna mencerminkan beberapa aspek dari sebuah
sistem. Beberapa contoh model yang akan digunakan di dalam matakuliah ini adalah data
flow diagram (DFD), entity relationship diagram (ERD), class diagram, use case diagram,
dan lain-lain.

Stakeholders The Source of System Requirements

Anda mungkin akan terkecoh dengan istilah stakeholders, dimana mungkin beberapa dari
Anda akan menganggap bahwa

stakeholders

merupakan para pemegang saham

(shareholders). Perlu diketahui bahwa stakeholders berbeda dengan shareholders.

Stakeholders merupakan semua pihak/orang yang berkepentingan terhadap jalannya sesuatu.

0554M Pengembangan Sistem Informasi

Apabila kita mengaitkannya dengan sebuah pengembangan sistem informasi, maka

stakeholders dapat diartikan sebagai semua pihak/orang yang berkepentingan atau berperan
di dalam pengembangan sebuah sistem informasi. Stakeholders dalam sebuah pengembangan
sistem informasi dapat dikelompokkan menjadi tiga grup, yaitu users, clients, dan technical
staff. Users atau pengguna dapat berupa business users, information users, management
users, executive users, dan external users. Sementara itu clients dapat berupa owner dari
organisasi ataupun pihak yang menjadi sponsor dari projek pengembangan sistem informasi
ini. Technical staff sendiri dapat berupa system analyst, system designer, developer, or else.

Techniques for Information Gathering

Information gathering dilakukan untuk mengumpulkan dan memahami system requirements
yang dikehendaki dalam pengembangan sistem informasi. Beberapa pertanyaan yang perlu
dijadikan fokus utaka di dalam kegiatan pengumpulan informasi ini adalah: (1) What are the
business operations and processes?, (2) How should those operations be performed?, dan (3)
What information is needed to perform those operations?

Untuk dapat menjawab pertanyaan tersebut guna membangun requirements serta

models yang dibutuhkan oleh sistem yang baru, maka ada tiga (3) hal yang perlu dipahami
terlabih dahulu, yaitu
1. Understand new system constraints, dimana perlu dipahami terlebih dahulu batasanbatasan atau ruang lingkup dari sistem yang akan dibangun. Untuk mendapat
pemahaman terhadap hal ini, kegiatan-kegiatan berikut dapat dilakukan:
a. Distribute questionnaires, dimana isi kuesioner dapat beberapa pertanyaan
atau pernyataan terkait

dengan harapan-harapan dari sistem yang akan

dibangun. Kuesioner ini dapat dibagikan dan diisi oleh users maupun clients.
b. Interview users, apabila memungkinkan dan waktu yang dimiliki cukup
banyak, maka melakukan wawancara dengan users juga dapat dilakukan untuk
mendapatkan informasi terkait dengan harapan-harapan terhadap sistem yang

0554M Pengembangan Sistem Informasi

akan dibangun. Apabila waktunya cukup sempit dan tetap ingin dilakukan
wawancara, maka lakukan wawancara tersebut dengan key users yang dirasa
cukup representative.
2. Understand new system procedures, dimana perlu dipahami terlebih dahulu prosedurprosedur yang akan dijalankan di sistem yang baru. Untuk mendapat pemahaman
terhadap hal ini, kegiatan review existing documentation perlu dilakukan. Kegiatan ini
dapat dilakukan dengan mempelajari dokumentasi-dokumentasi dari sistem yang
berjalan.
3. Understand new system functions, dimana perlu dipahami terlebih dahulu perihal
fungsi-fungsi apa saja yang perlu dimiliki oleh sistem yang baru. Untuk mendapat
pemahaman terhadal hal ini, kegiatan-kegiatan berikut dapat dilakukan:
a. Observe business procedures, dimana dilakukan pengamatan secara langsung
terhadap jalannya prosedur-prosedur yang ada dari proses bisnis berjalan. Hal
ini dilakukan guna mencari tahu perihal hal-hal yang harus ditingkatkan guna
dipenuhi oleh sistem baru yang akan dibangun.
b. Research vendor solutions, dengan mempelajari solusi-solusi bisnis ataupun
teknologi yang ditawarkan oleh para vendor. Solusi-solusi tersebut perlu
disesuaikan dengan kebutuhan ataupun lingkungan bisnis dari perusahaan.

Hasil dari observasi terhadap berjalannya proses bisnis perlu didokumentasikan untuk
keperluan di dalam pengembangan sistem informasi. Proses bisnis tersebut perlu
didokumentasikan workflow-nya, yaitu serangkaian langkah berurutan yang menyusun
sebuah proses dari transaksi bisnis. Dokumentasi proses bisnis ini dapat dilakukan dengan
menggunakan activity diagram, yaitu jenis workflow diagram yang menggambarkan aktivitas
daripada users dan urutan aliran kegiatan yang dilakukannya. Berikut adalah penjelasan
singkat untuk masing-masing notasinya:
1. Swimlane, digunakan untuk menggambarkan users ataupun pelaku yang terlibat
dalam rangkaian aktivitas dari prosedur proses bisnis yang sedang dibahas.
2. Starting activity, merupakan titik awal atau mulainya aktivitas dari prosedur proses
bisnis.
3. Transition arrow, merupakan panah yang menggambarkan urutan aliran kegiatan dari
satu aktivitas ke aktivitas berikutnya.

0554M Pengembangan Sistem Informasi

4. Activity, merupakan nama aktivitas yang dilakukan terkait dengan jalannya prosedur
proses bisnis.
5. Ending activity, merupakan titik akhir atau selesainya rangkaian aktivitas dari
prosedur proses bisnis.
6. Synchronization bar (split), digunakan apabila ada aliran kegiatan yang berjalan
secara parallel.
7. Synchronization bar (join), digunakan untuk mempertemukan kembali aliran kegiatan
yang tadinya berjalan secara parallel.
8. Decision activity, digunakan apabila ada aktivitas yang menghasilkan dua atau lebih
kondisi, yang berujung pada berbedanya urutan aliran aktivitas yang terjadi (dapat
dilakukan dengan menggunakan notasi berbentuk diamond ataupun dari satu aktivitas
akan keluar dua transition arrow yang berbeda tujuan).

0554M Pengembangan Sistem Informasi

SIMPULAN
Di samping pembahasan yang sudah terpaparkan di atas, ada beberapa hal yang perlu digarisbawahi untuk topik ini, yaitu:
1. Dalam kegiatan pengumpulan informasi, analyst perlu melakukan interaksi dengan
semua pihak yang terkait dengan pengembangan sistem serta juga harus membaca
semua dokumentasi atau catatan yang ada terkait dengan sistem yang sedang berjalan.
2. Dalam matakuliah ini, jenis model yang akan banyak dipelajari adalah descriptive
model dan graphical model. Descriptive model akan banyak digunakan pada saat
menceritakan kembali proses bisnis yang terjadi/usulan melalui kalimat-kalimat yang
membentuk narasi sequential, yang menceritakan urutan proses bisnis dari awal
sampai akhir. Sementara itu, graphical model akan banyak digunakan pada saat
menggunakan diagram guna mendokumentasikan kebutuhan bisnis yang perlu
diakomodir oleh sistem yang akan dibangun.
3. Seperti flowchart, activity diagram juga dapat digunakan untuk mendokumentasikan
prosedur. Untuk menguasainya, mahasiswa diharapkan dapat melatih dirinya dengan
secara mandiri membuat activity diagram terkait dengan prosedur-prosedur kerja
yang

ada

di

tempat

kerjanya.

Atau

mungkin

mentransformasikan flowchart menjadi activity diagram.

dapat

dilakukan

dengan

0554M Pengembangan Sistem Informasi

DAFTAR PUSTAKA
John W. Satzinger,Robert B. Jackson,Stephen D. Burd. (2009). Systems analysis and design
in a changing world. 05. COUTE. Boston. ISBN: 0-324-59377-5.