TIM DAN ORGANISASI PROYEK

TIM PROYEK

TIM PROYEK

Adalah semua personil yang tergabung

dalam organisasi pengelola proyek.
Ada personil fungsional dan organisasi induk,
ada juga personil yang menjadi inti dari tim.
Project office:

Staf pendukung manajer proyek dan hanya

bertanggung jawab pada manajer proyek
bertanggung jawab menangani pekerjaan
perencanaan jadwal, anggaran, desain dan
rekayasa serta kegiatan pendukung lainnya.
Tempat fisik dimana tim proyek berkumpul.

ANGGOTA TIM PROYEK

Manajer Proyek
Anggota :

Contract Administrator
Project Controller
Project Accountant
Customer Liason
Production Coordinator
Manajer Lapangan
Quality Assurance Supervisor

MANAJER PROYEK

Integrator, komunikator, pembuat

keputusan, motivator, enterpreneur dan
agen perubahan

Mengintegrasikan beberapa kegiatan yang

berbeda untuk mencapai tujuan
Menjadi tempat terakhir dari laporan, memo,
permintaan dan keluhan
Bertanggungjawab atas pengambilan
keputusan dalam proyek
Memberi motivasi dan pemberi semangat
dalam tim untuk mencapai tujuan
Bertanggung jawab dalam pengadaan dana,
fasilitas, tim yang berkualitas dan negosiasi
Mempelopori ide baru dan inovatif

TANGGUNGJAWAB
MANAJER PROYEK

Tanggungjawab utama seorang MP adalah

menyerahkan hasil akhir proyek dalam
kriteria waktu, biaya dan performansi yang
telah ditetapkan, termasuk profit yang
ditargetkan.
Tanggungjawab yang lain sangat bergantung
pada
ukuran proyek, kemampuan MP, asal proyek,
dan tugas-tugas yang didelegasikan oleh
pihak manajemen yang diatasnya.

Secara garis besar tanggungjawab manajer

proyek adalah:

Merencanakan kegiatan-kegiatan dalam proyek,

tugas-tugas dan hasil akhir, termasuk
pemecahan pekerjaan, penjadwalan dan
penganggaran.
Mengorganisasikan, memilih dan menempatkan
orang-orang dalam tim proyek.
Mengorganisasikan dan mengalokasikan
sumberdaya.
Memonitor status proyek.
Mengidentifikasi masalah-masalah teknis.
Titik temu dari para konstituen: subkontraktor,
user, konsultan, top management.
Menyelesaikan konflik yang terjadi dalam proyek.
Merekomendasikan penghentian proyek atau
pengerahan kembali sumberdaya bila tujuan tidak
tercapai.

KOMPETENSI DAN
ORIENTASI MP

Kemampuan manajerial
Kompetensi teknis funsional

Kombinasi diantara kedua hal tersebut sangat

dipengaruhi oleh jenis proyek yang dikerjakan

Dasar pengetahuan :

Penggunaan alat-alat manajemen seperti

estimasi biaya, cash flow, penganggaran,
insentif dan hukuman
Jenis kontrak dan konsekuensi
Pengendalian manajemen

KATEGORI KUALIFIKASI
MP

Karakteristik Personal
Karakteristik personal yang sebaiknya dimiliki
seorang Manajer Proyek antara lain:

mempunyai fleksibilitas dan kemampuan

beradaptasi yang tinggi
mempunyai kemampuan memimpin dan
punya inisiatif
percaya diri, bisa meyakinkan orang lain
punya disiplin
seorang generalis
bisa menemukan masalah sekaligus membuat
keputusan
mampu menyeimbangkan antara masalah
teknis dengan waktu, biaya dan faktor
manusia

Ketrampilan Perilaku

Yang termasuk dalam kualifikasi ini antara

lain kemampuan mendengaran secara aktif,
komunikator yang baik, bisa menjalin jaringan
komunikasi informal. Ia juga harus
membangun kepercayaan dalam tim,
menumbuhkan semangat tim. Seorang MP
perlu juga menguasai istilah-istilah teknis
yang mungkin digunakan oleh bawahannya
untuk memperlancar proses komunikasi.
Ketrampilan Bisnis
Ketrampilan bisnis perlu dipunyai oleh
seorang Manajer Proyek karena kemampuan
ini akan sangat menunjang keberhasilan
dalam mengelola suatu proyek.

Kemampuan dalam ketrampilan bisnis,

meliputi :

pemahaman mengenai organisasi dan

masalah bisnis itu sendiri
pemahaman mengenai manajemen secara
umum yang meliputi: pemasaran,
pengendalian, pembelian, hukum,
administrasi karyawan dan konsep umum
mengenai keuntungan
kemampuan mengubah kebutuhan bisnis
menjadi kebutuhan proyek
punya kemauan kuat dan aktif untuk
mengajari, melatih dan mengembangkan
kemampuan bawahan

Kemampuan Teknis

Seorang manajer proyek perlu mengambil

keputusan tentang hal-hal yang
berhubungan dengan masalah teknis. Untuk
itu perlu mengetahui aspek teknis dari proyek
yang ditangani.
Dalam proyek yang rendah kandungan
teknologi pemahaman teknis bisa didapat dari
pengalaman maupun latihan -latihan yang
bersifat informal.
Tetapi untuk proyek yang melibatkan
pemakaian yang berteknologi tinggi
pengetahuan mengenai ilmu dan rekayasa
sangatlah penting dimiliki seorang manajer
proyek.

ANGGOTA TIM PROYEK

CONTRACT
ADMINISTRATOR

Contract administrator terlibat dalam :

penyiapan proposal,
negosiasi kontrak,
mengintegrasikan keperluan dalam kontrak
dengan rencana proyek,
mengidentifikasikan dan mendefinisikan
perubahan-perubahan terhadap lingkup
proyek,
mengkomunikasikan penyelesaian tahaptahap penting,
dokumentasi masalah hukum,
modifikasi kontrak.

PROJECT CONTROLLER

Tugas project controller adalah :

membantu manajer proyek dalam

perencanaan, pengendalian, pelaporan, dan
evaluasi.
Bekerjasama dengan manajer fungsional
dalam mendefinisikan tugas dan hubungan
tugas antar bagian, dan menentukan orangorang yang bertanggungjawab untuk
mengendalikan tugas, memonitor kemajuan
pekerjaan, mengevaluasi jadwal dan
kemajuan biaya, merevisi estimasi waktu dan
biaya untuk menyelesaikan proyek.

PROJECT ACCOUNTANT

Tugas Project Accountant adalah :

Membantu pekerjaan akuntansi dan finansial
dari manajer proyek, membantu
mengidentifikasikan tugas yang perlu
dikendalikan, menyiapkan estimasi biaya
untuk pekerjaan-pekerjaan tertentu,
menginvestigasi masalah-masalah
finansial.

CUSTOMER LIASON

Tugas Customer Liason adalah :

Merupakan perwakilan teknis klien atau user

dalam tim proyek.
Ia berperan serta dalam pembahasan teknis
dan mereview apa yang sedang berjalan dan
membantu dalam pengubahan kontrak,
bertanggungjawab menjaga hubungan baik
kontraktor customer.

PRODUCTION
COORDINATOR

Tugas Production Coordinator adalah :

Merencanakan, memonitor, dan

mengkoordinasikan aspek-aspek produksi.
Tanggungjawabnya meliputi review semua
dokumentasi engineering yang dikeluarkan
untuk manufacturing, memonitor pengadaan
dan perakitan komponen, memonitor ongkos
produksi, membuat jadwal untuk aktivitas
yang berhubungan dengan produksi.

MANAJER LAPANGAN

Tugas Manajer Lapangan adalah :

Mengawasi pemasangan, pengujian,

pemeliharaan dan penyerahan hasil akhir
proyek kepada pelanggan.
Tanggungjawabnya meliputi penjadwalan
operasi-operasi di lapangan, memonitor
biaya pekerjaan di lapangan, mengawasi
personil dan berhubungan dengan manajer
proyek.

QUALITY ASSURANCE
SUPERVISOR

Mengatur dan membuat prosedur

pemeriksaan untuk memastikan
pemenuhan kualitas sesuai kebutuhan.

MANAJEMEN
STAKEHOLDER

STAKEHOLDER

Anggota tim proyek

Customer
Manajer fungsional
Pengguna
Supplier
Beberapa anggota lain :

Pemegang saham
Kreditor
Lingkungan

STAKEHOLDER ANALYSIS

Stakeholder sangat berpengaruh dalam

kesuksesan sebuah proyek
Pertanyaan dalam stakeholder analysis

Siapakah stakeholder?

Apakah posisinya?

Apakah alasan tentang pemilihannya?

Apakah strategi yang harus dilakukan jika

personil/posisi tersebut tidak positif terhadap
proyek?

AKTIFITAS MANAJEMEN
STAKEHOLDER

Mengidentifikasi stakeholder
Mengumpulkan informasi terkait dengan
stakeholder
Menentukan posisi stakeholder terhadap
proyek
Menentukan kelebihan dan kekurangan
stakeholder
Mengembangkan strategi manajemen
stakeholder
Memprediksi reaksi stakeholder dan
alternatif solusi
Mengimplementasikan strategi stakeholder
Mengevaluasi hasil dan penyesuaian

ORGANISASI PROYEK

ORGANISASI IDEAL

Organisasi ideal (Max Weber) mengenal

adanya :

Spesialisasi
Tingkatan berjenjang
Berdasarkan prosedur kerja
Hubungan yg bersifat impersonal
Promosi berdasarkan kompetensi

ORGANISASI EFEKTIF

Harus dapat memahami tujuan proyek

Mengetahui keberadaan orang-orang yang
akan terlibat dalam proyek
Mempublikasikan informasi mengenai tim
proyek seawal mungkin
Penentuan pendelegasian tugas dan
wewenang
Pengelompokan anggota tim atas dasar
fungsinya dalam proyek

DASAR PENYUSUNAN
ORGANISASI

Secara umum terdapat beberapa dasar

penyusunan struktur organisasi, yakni:

berdasar
berdasar
berdasar
berdasar
berdasar

produk
lokasi
proses
pelanggan
waktu

ORGANISASI INDIVIDUAL

Proyek yang hanya membutuhkan seorang

personel saja
Biasanya PM merangkap sebagai fungsifungsi lain dalam proyek
Digunakan dalam proyek dengan skala kecil

PROYEK SEBAGAL BAGIAN DAN

ORGANISASI FUNGSIONAL

ORGANISASI
FUNGSIONAL

Keuntungan penggunaan organisasi fungsional :

Adanva fieksibilitas yang tinggi dalam

penggunaan staf/ karvawan.
Orang-orang dengan keahlian tertentu bisa
ditugaskan di banvak proyek yang berbeda.
Orang-orang dengan keahlian yang berbeda
dapat dikelompokkan dalam satu group untuk
berbagi pengetahuan dan pengalaman yang
sangat bermanfaat bagi pemecahan masalah
teknis.
Divisi fungsional yang bersangkutan bisa jadi basis
bagi kelangsungan teknologi bila para personel
keluar dan proyek atau organisasi induk.
Divisi fungsional mempunyai jalur -jalur karir
bagi mereka yang mempunvai keahlian tertentu.

ORGANISASI
FUNGSIONAL

Kerugian penggunaan organisasi fungsional :

Klien tidak menjadi perhatian utama dari aktivitas

yang dilakukan orang-orang yang terlibat
proyek.
Divisi fungsional cenderung berorientasi pada
aktivitas-aktivitas khusus yang sesuai dengan
fungsinya.
Kadang-kadang dalam proyek yang
diorganisasi secara fungsional tidak ada individu
yang diberi tanggung jawab penuh untak
mengurus proyek.
Motivasi orang yang ditugaskan ke proyek
cenderung lemah
Penusunan organisasi seperti ini tidak
memberikan pendekatan yang holistik terhadap
proyek.

Proyek melekat pada unit komersial yang

paling berkompeten, dipimpin oleh project
expeditor.

Proyek melibatkan beberapa unit

fungsional yang dipimpin oleh koordinator
proyek

ORGANISASI PROYEK
MURNI

Proyek terpisah dan organisasi induk.

Menjadi organisasi tersendiri dalam staf
teknis tersendiri, administrasi yang terpisah
dari ikatan dengan organisasi induk, laporan
kemajuan atau kegagalan secara periodik
mengenai proyek.
Pimpinan dalam hal ini manajer proyek bisa
melakukan pembangunan sumber daya dari
luar berupa sub kontraktor atau supplier
selama sumberdaya itu tidak bersedia atau
tidak bisa dikendalikan dalam organisasi.

KELEBIHAN

Manajer proyek (MP) mempunyai wewenang penuh

untuk mengelola proyek.
Semua anggota tim proyek secara langsung
bertanggungjawab terhadap manajer proyek.
Rantai komunikasi menjadi pendek, yakni antara
manajer proyek dengan eksekutif secara langsung.
Bila ada proyek yang sejenis berturut -turut,
organisasi ini bisa memanfaatkan para ahli yang
sama sekaligus melakukan kaderisasi dalam
penguasaan teknologi tertentu.
Karena kewenangan terpusat, kemampuan untuk
membuat keputusan bisa cepat dilakukan.
Adanya kesatuan komando.
Bentuk ini cukup simpel sehingga mudah
dilaksanakan.
Adanya dukungan secara menyeluruh terhadap
proyek.

KELEMAHAN

Bila organisasi induk mempunyai banyak proyek

yang harus dikerjakan, biasanya setiap proyek
akan mengusahakan sendiri sumberdaya,
sehingga terjadi duplikasi usaha dan fasilitas.
Struktur ini akan menambah biaya yang cukup
mahal bagi organisasi induk, karena biasanya
akan berdiri sendiri dengan staf yang penuh.
Sering kali manajer proyek menumpuk
sumberdaya secara berlebihan untuk
mendapatkan dukungan teknis dan teknologi
sewaktu-waktu diperlukan.
Bila proyek selesai akan terjadi masalah tentang
bagaimana nasib pekerja proyek yang ada.
Ketidakkonsistenan prosedur bisa sering terjadi
dengan memakai alasan gmemenuhi
permintaan klienh.

STRUKTUR
ORGANISASI PROYEK
MURNI

ORGANISASI MATRIKS

Organisasi matriks adalah organisasi

proyek murni yang melekat pada divisi
fungsional pada organisasi induk.

Menggabungkan kelebihan dari

organisasi fungsional dengan organisasi
proyek murni.

KELEBIHAN

Proyek mendapatkan perhatian secukupnya.

Karena organisasi matriks melekat pada unit fungsionai
organisasi induk maka mudah untuk mendapatkan orang
potensial yang dibutuhkan dan setiap unit fungsional.
Tidak ada masalah yang berat yang akan menyusul
berkenaan dengan nasib pekerja proyek jika suatu
proyek selesai.
Tanggapan terhadap keinginan yang diminta oleh klien
bisa cepat diberikan seperti dalam organisasi proyek
murni.
Dengan manajemen matrik proyek akan mempunyai
akses perwakilan dan divisi administrasi perusahaan
induk, sehingga konsistensinya dengan kebijaksanaan,
prosedur dan perusahaan induk bisa dijaga.
Bila ada beberapa proyek yang bersamaan organisasi
matrik memungkinkan distribusi sumberdaya yang Iebih
seimbang untuk mencapai berbagai target beberapa
proyek yang berbeda-beda.

KELEMAHAN

Dalam organisasi matrik terdapat kekuatan

yang seimbang antara manajer fungsional
dan Manajer Proyek, sehingga bila terdapat
keraguan siapa yang mesif kena beban,
pekerjaan proyek bisa jadi terbengkalai.
Perpindahan sumberdaya dan satu proyek ke
proyek lain dalam rangka memenuhi jadwal
proyek bisa meningkatkan persaingan antar
masing-masing Manajer Proyek ingin
memastikan proyeknyalah yang akan sukses
bukan target organisasi secara keseluruhan.
Manajemen Matrik melanggar prinsip utama
dan manajemen yakni kesatuan komando
(unity of command).

MEMILIH BENTUK
ORGANISASI PROYEK

Frekuensi adanya y proyek baru : berapa

sering suatu perusahaan mendapat proyek
dan sejauh mana perusahaan induk tersebut
terlibat dengan aktivitas proyek.
Berapa lama proyek berlangsung
Ukuran proyek: tingkat pemakaian tenaga
kerja, modal dan sumberdaya yang
dibutuhkan.
Kompleksitas hubungan : jumlah bidang
fungsional yang terlibat dalam proyek dan
bagaimana hubungan ketergantungannya.

Matriks dan organisasi proyek murni cocok

untuk proyek berskala menengah dan besar,
kompleksitas tinggi, beresiko tinggi, batasan
waktu ketat
Organisasi fungsional cocok untuk proyek
dengan skala relatif kecil, resiko kecil, waktu
fleksibel