Versi 1.2
DAFTAR ISI
I
II
I Memulai Extranet
1.1 Login dan pengaturan password
Extranet pegipegi.com dapat diakses melalui browser Internet Explorer, Mozilla Firefox,
Chrome dan juga Safari. Berikut dibawah ini tahap pengaturan login dan set password:
Login
Set password
Selesai
Prosedur
Sebelum mengakses Extranet, pastikan sudah memiliki UserID dan Temporary
Password terlebih dahulu dari Sales Anda. Pertama kali login, silahkan klik
Change password untuk merubah temporary password Anda.
Prosedur
1
Catatan:
Huruf Y harus capital, contoh: Y12345
Password harus berupa kombinasi huruf, angka
dan simbol, contoh: pegipegi1234@
4
Menu Utama
Extranet Top
B.
Set Inventory/Rates/Periods
C.
D.
E.
Bookings
F.
Access info
Room info
Amenities info
Selesai
Prosedur
Untuk mengatur Set hotel info silahkan klik (1) dan (2)
Inputkan informasi mengenai deskripsi hotel pada form (3)
Panduan Pengguna Extranet - 5
Prosedur
Prosedur
Inputkan informasi mengenai Basic of Room dan Basic facilities in room pada
form (5)
10
11
Prosedur
Notification email
Price alert
Auto-extension
Selesai
1. Cancellation policy
Fitur ini berfungsi untuk mengatur kebijakan pembatalan booking yang dilakukan oleh
customer/guest.
1
2
Prosedur
Untuk mengatur Set basic booking info, silahkan klik (1) dan (2)
Panduan Pengguna Extranet - 8
Prosedur
Silahkan set kebijakan pembatalan booking pada form (3) sesuai dengan
syarat dan ketentuan Anda
2. Notification email
Fitur ini berfungsi untuk mengatur pemberitahuan booking secara otomatis dari
customer/guest melalui email.
4
Prosedur
Inputkan alamat email Anda pada form (4) dan klik Send test e-mail and get a
Passcode (5)
Setelah itu Anda akan menerima email seperti dibawah ini:
You have requested to test your E-mail address.
Here is the passcode for [notification settings].
Passcode
8852967
Passcode
Prosedur
=================================================================================================
10
11
12
13
Prosedur
Setelah itu akan tampil halaman seperti (9), silahkan klik Register new e-mail
address of notification
Ikuti intruksi selanjutnya pada halaman tersebut sampai selesai. Seperti intruksi
pada nomor (4), (5) dan (6)
Silahkan klik Review kemudian klik Register this e-mail address (10)
Jika pengaturan Register multiple e-mail addresses of notification recipients
telah selesai, maka akan muncul form seperti (11) dengan status Verified (12)
Untuk melanjutkan, silahkan klik Back (13)
Panduan Pengguna Extranet - 10
3. Price alert
Fitur ini digunakan untuk mengatur harga minimum yang digunakan untuk memeriksa setiap
harga pada room/plan. Anda akan mendapat peringatan jika harga yang diinputkan pada
room/plan dibawah nilai tersebut.
14
Prosedur
4. Auto-extension period
Dalam periode penjualan, diperlukan pengaturan inventory, plan dan price. Fitur ini
digunakan untuk memperpanjang periode penjualan secara otomatis. Sistem akan
memperpanjang periode penjualan selama 1 (satu) bulan.
15
Prosedur
Dari pengaturan diatas, maka 4 (empat) bulan sebelum periode penjualan berakhir, fitur
Auto-extension akan diaktifkan. Berikut adalah ilustrasinya dalam bentuk grafik timeline:
Akhir periode
JAN
FEB
MAR
APR
MEI
JUN
JUL
16
Prosedur
5. Pengaturan selesai
1.5 Pengaturan Upload pictures
Fitur ini berfungsi untuk mengatur dan mengupload foto hotel yang meliputi Rooms, Meals,
Facilities, Services, Appearance, Surroundings/View dan Others.
Upload foto
Set foto
Selesai
1. Upload foto
1
2
Prosedur
Prosedur
2. Set foto
10
11
Prosedur
Apabila Anda ingin membatalkan beberapa foto untuk diupload, Anda dapat
menceklis form (7)
Inputkan caption atau keterangan foto pada form (8)
Pilih kategori untuk pengelompokan foto pada menu pull-down (9). Misalnya:
Rooms, Meals, Appearance, etc
Apabila Anda ingin menampilkan foto pada Galeri, silahkan ceklis form (10)
Klik Set Picture (11)
Catatan: Anda dapat mengupload foto dalam jumlah banyak sekaligus dengan
cara mengarsipkan file-file foto tersebut dalam format file ZIP (.zip)
Register plan
Set price
Set picture
Start sales
Prosedur
Halaman dibawah ini akan muncul setelah user mengklik Register Room type (2)
10
Prosedur
Prosedur
Halaman dibawah ini akan muncul setelah user mengklik Register Plan (2)
10
11
12
13
14
15
16
Prosedur
Klik tipe kamar yang akan Anda gunakan untuk Plan ini (3)
Tentukan periode penjualan Plan Anda (4)
Tentukan periode booking untuk Plan Anda, jika berbeda dengan periode
check-in (5). Untuk menentukan periode booking yang benar, silahkan lihat
ketentuan dibawah ini :
- Tanggal awal periode booking harus lebih awal atau sama dengan awal
periode check-in
- Tanggal akhir periode booking harus lebih awal atau sama dengan akhir
periode check-in
Contoh :
Salah
Check-in period
Booking period
JAN
FEB
MAR
APR
MAY
JUN
JUL
JAN
FEB
MAR
APR
MAY
JUN
JUL
JAN
FEB
MAR
APR
MAY
JUN
JUL
JAN
FEB
MAR
APR
MAY
JUN
JUL
Benar
Check-in period
Booking period
JAN
FEB
MAR
APR
MAY
JUN
JUL
JAN
FEB
MAR
APR
MAY
JUN
JUL
JAN
FEB
MAR
APR
MAY
JUN
JUL
Prosedur
Prosedur
Prosedur
Catatan:
Harga yang diinputkan ke dalam Extranet belum termasuk Tax and Service 21%.
Sebelum menginputkan harga ke dalam Extranet, mohon menghitung kembali
harga kamar Anda. (Harga input = harga nett * 100 / 121)
Klik Apply above rates to the following untuk mengatur harga ke semua hari
dalam periode penjualan (6)
Form (7) dan (8) digunakan apabila Anda ingin mengatur harga pada periode
tertentu.
Geser kursor ke halaman bawah, kemudian klik Review (9) dan Submit rate
setting
Pengaturan Price selesai
Prosedur
Prosedur
Anda dapat mengatur 3 (tiga) foto untuk detail Plan. Silahkan pilih 3 (tiga) foto
yang berhubungan dengan Plan tersebut (Rooms, Facilities, etc). Silahkan
mengatur foto pada kolom (2), (3) dan (4)
Klik Set Picture (5)
Pengaturan Picture selesai
Catatan: kami sarankan Anda menggunakan foto kamar pada kolom (2)
2.5 Mengatur Start sales
Prosedur
Prosedur
Prosedur
Prosedur
:
:
:
:
:
00A010UN
Devi Deliani(Mr)
08131919xxxx
Between 40 and 49
devi.deliani@gmail.com
:
:
:
:
:
:
:
04/08/2012 14:00
05/08/2012
1
TELKOMSEL PROMO Suite Room
TELKOMSEL PROMO Suite Room
w/Breakfast and No Dinner
1
Payment Details:
--Night #1 [04/08/2012]
Room #1 IDR 375,250
Adults 2
subtotal: IDR 375,250
--Total hotel fee: IDR 375,250 (Excluding taxes and service charge)
--Payment Method: Pay Online(Internet Banking)
--Payment by Guest
: IDR 454,052 (Including taxes and service charge)
(Tax : 10.0% SC : 11.0%)
---
Prosedur
pegipegi.com
setelah
Prosedur
Prosedur
Untuk melihat informasi booking secara lengkap, silahkan klik hyperlink pada
kolom Booking ID (5)
Panduan Pengguna Extranet - 26
Prosedur
10
11
Prosedur
Setelah step (7), silahkan pilih tipe pembatalan pada form (8)
Anda dapat menjual kembali inventory/allotment kamar yang akan dibatalkan
dengan memilih Resell (9)
Anda dapat mengatur pemberitahuan pembatalan booking pada customer/guest
melalui form (10)
Klik Charge cancellation fee (11)
1
2
Prosedur
5
6
Prosedur
9
10
11
Prosedur
Prosedur
Prosedur
Perhatikan hari, bulan dan tanggal yang akan diupdate harganya (5)
Inputkan harga yang akan diupdate pada kolom (6)
Klik Review rate setting (7) dan Submit rate setting
Perubahan Price selesai
Prosedur
Prosedur
Prosedur
Klik hyperlink pada kolom (6) untuk menginputkan harga dalam kalender
10
Prosedur
Prosedur
Apabila Anda ingin menghapus Room type dan Plan, mohon ikuti langkah-langkah
dibawah ini:
4
2
Prosedur
Prosedur
Prosedur
Prosedur
Dari pengaturan diatas apabila jumlah kamar Anda tinggal 1 kamar, Extranet akan
memberitahu Anda pada halaman Extranet TOP
Prosedur
Prosedur