Anda di halaman 1dari 37

Panduan Pengguna Extranet

Versi 1.2

Copyright 2012 by Support Team Pegipegi.com


support@pegipegi.com

DAFTAR ISI
I

Memulai Extranet [3]


1.1
1.2
1.3
1.4
1.5

II

Login dan pengaturan password [3]


Extranet top [4]
Pengaturan Set hotel info [5]
Pengaturan Set basic booking info [8]
Pengaturan Upload pictures [12]

Produksi dengan Extranet [14]


2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6

Membuat Room type [14]


Membuat Plan [15]
Mengatur Price [18]
Mengatur Picture [21]
Mengatur Start sales [22]
Mengatur Auto-Extension of Room, Price and Plan [23]

III Operasional harian Extranet [25]


3.1 Manajemen Booking [25]
3.1.1
3.1.2
3.1.3
3.1.4

Memeriksa Notification email [25]


Mencari Customer/Guest [26]
Mengatur Cancellation booking [28]
Memeriksa Result of staying [28]

3.2 Manajemen Inventory and Price [29]


3.2.1 Mengubah Inventory/Allotment [29]
3.2.2 Mengubah Price [30]
3.2.3 Mengatur Extend plan sales period [32]
3.3 Manajemen Plan/Room type [34]
3.3.1 Mengubah/menghapus Room type and Plan [34]
3.3.2 Mengatur Inventory Alarm [36]
3.3.3 Mengatur Display order on pegipegi.com [37]

Panduan Pengguna Extranet - 2

I Memulai Extranet
1.1 Login dan pengaturan password
Extranet pegipegi.com dapat diakses melalui browser Internet Explorer, Mozilla Firefox,
Chrome dan juga Safari. Berikut dibawah ini tahap pengaturan login dan set password:

Login

Set password

Selesai

1. Silahkan login ke Extranet di


https://wwws.pegipegi.com/yo/yop0100/yot0100LoginTop.do?lang=en_US

Prosedur
Sebelum mengakses Extranet, pastikan sudah memiliki UserID dan Temporary
Password terlebih dahulu dari Sales Anda. Pertama kali login, silahkan klik
Change password untuk merubah temporary password Anda.

Panduan Pengguna Extranet - 3

2. Pengaturan password baru

Prosedur
1

Inputkan UserID pada form (1)


Inputkan Temporary Password pada form (2)
Inputkan password baru Anda pada form (3)
Klik Change password (4)

Catatan:
Huruf Y harus capital, contoh: Y12345
Password harus berupa kombinasi huruf, angka
dan simbol, contoh: pegipegi1234@
4

3. Pengaturan password baru selesai.

1.2 Extranet Top


Halaman ini akan muncul ketika User berhasil login ke dalam Extranet.

Menu Utama

Halaman ini terdiri dari 6 (enam) menu utama, yaitu:


A.

Extranet Top

Berisi fitur shortcut untuk mengatur Inventory, Price,


Plan, Extend sales period dan Sales status of the hotel

Panduan Pengguna Extranet - 4

B.

Set Inventory/Rates/Periods

Berisi fitur-fitur untuk mengatur operasional harian


Extranet, yang meliputi: Inventory/Allotment, Plan,
Price dan Extend sales period

C.

New Registration of Room


Type and Plan

Berisi fitur-fitur untuk mendaftarkan/membuat Room


type dan Plan baru

D.

Modify/Delete Room type and


Plan

Berisi fitur-fitur untuk memodifikasi/menghapus Room


type dan Plan

E.

Bookings

Berisi fitur-fitur untuk melihat informasi Booking


(Search Customer dan Results of staying)

F.

Set Hotel Info

Berisi fitur-fitur untuk mengatur informasi dasar hotel,


yang meliputi: Set hotel info, Set basic booking info
dan Upload picture

1.3 Pengaturan Set hotel info


Fitur ini berfungsi untuk mengatur informasi dasar hotel. Pada pengaturan Set hotel info,
memiliki 5 (lima) tahap utama. Berikut dibawah ini tahap pengaturan Set hotel info:
Overview

Access info

Room info

Amenities info

Selesai

1. Overview of the hotel (Deskripsi hotel)

Prosedur

Untuk mengatur Set hotel info silahkan klik (1) dan (2)
Inputkan informasi mengenai deskripsi hotel pada form (3)
Panduan Pengguna Extranet - 5

2. Access and parking (Informasi akses dan parkir)

Prosedur

Inputkan informasi mengenai akses hotel pada form (4)

3. Basic room information (Informasi dasar kamar)

Prosedur

Inputkan informasi mengenai Basic of Room dan Basic facilities in room pada
form (5)

Panduan Pengguna Extranet - 6

4. Amenities, facilities and services (Informasi fasilitas dan layanan)

Panduan Pengguna Extranet - 7

10

11

Prosedur

Inputkan informasi mengenai Amenities hotel pada form (6)


Inputkan informasi mengenai Facilities hotel pada form (7)
Inputkan informasi mengenai Service hotel pada form (8)
Inputkan informasi mengenai ketersediaan Credit Card hotel pada form (9)
Inputkan informasi mengenai Reception hotel pada form (10)
Klik Review (11)
Setelah itu akan muncul halaman konfirmasi, geser halaman ke bagian bawah
kemudian klik Submit

5. Pengaturan Set hotel info selesai


1.4 Pengaturan Set basic booking info
Fitur ini berfungsi untuk mengatur informasi dasar booking. Pada pengaturan Set basic
booking info, memiliki 4 (empat) tahap utama. Berikut dibawah ini tahap pengaturan Set
basic booking info:
Cancellation policy

Notification email

Price alert

Auto-extension

Selesai

1. Cancellation policy
Fitur ini berfungsi untuk mengatur kebijakan pembatalan booking yang dilakukan oleh
customer/guest.

1
2

Prosedur

Untuk mengatur Set basic booking info, silahkan klik (1) dan (2)
Panduan Pengguna Extranet - 8

Prosedur

Silahkan set kebijakan pembatalan booking pada form (3) sesuai dengan
syarat dan ketentuan Anda

2. Notification email
Fitur ini berfungsi untuk mengatur pemberitahuan booking secara otomatis dari
customer/guest melalui email.
4

Prosedur
Inputkan alamat email Anda pada form (4) dan klik Send test e-mail and get a
Passcode (5)
Setelah itu Anda akan menerima email seperti dibawah ini:
You have requested to test your E-mail address.
Here is the passcode for [notification settings].
Passcode
8852967

Passcode

Please use this passcode to continue to register.


Panduan Pengguna Extranet - 9

Prosedur

Setelah menerima passcode tersebut, silahkan inputkan passcode pada form


(6). Apabila Anda tidak menerima passcode, kemungkinan penyebabnya adalah
alamat email yang Anda inputkan salah. Mohon cek alamat email Anda dan
coba kembali
Set kebijakan waktu booking pada form (7) sesuai dengan syarat dan ketentuan
Anda
Apabila Anda memiliki alamat email lain untuk dijadikan sebagai penerima
pemberitahuan booking silahkan klik link Register multiple e-mail addresses of
notification recipients (8), jika tidak silahkan lanjutkan ke step (14)

=================================================================================================

10

11
12

13

Prosedur

Setelah itu akan tampil halaman seperti (9), silahkan klik Register new e-mail
address of notification
Ikuti intruksi selanjutnya pada halaman tersebut sampai selesai. Seperti intruksi
pada nomor (4), (5) dan (6)
Silahkan klik Review kemudian klik Register this e-mail address (10)
Jika pengaturan Register multiple e-mail addresses of notification recipients
telah selesai, maka akan muncul form seperti (11) dengan status Verified (12)
Untuk melanjutkan, silahkan klik Back (13)
Panduan Pengguna Extranet - 10

3. Price alert
Fitur ini digunakan untuk mengatur harga minimum yang digunakan untuk memeriksa setiap
harga pada room/plan. Anda akan mendapat peringatan jika harga yang diinputkan pada
room/plan dibawah nilai tersebut.
14

Prosedur

Inputkan nilai harga minimum room/plan Anda pada form (14)

4. Auto-extension period
Dalam periode penjualan, diperlukan pengaturan inventory, plan dan price. Fitur ini
digunakan untuk memperpanjang periode penjualan secara otomatis. Sistem akan
memperpanjang periode penjualan selama 1 (satu) bulan.
15

Prosedur

Silahkan set nilai Auto-extension pada form (15)

Dari pengaturan diatas, maka 4 (empat) bulan sebelum periode penjualan berakhir, fitur
Auto-extension akan diaktifkan. Berikut adalah ilustrasinya dalam bentuk grafik timeline:

Akhir periode

JAN

FEB

MAR

APR

MEI

JUN

JUL

4 bulan sebelum berakhir = awal Februari

Akan diperpanjang 1 bulan


Awal Maret

Berikutnya akan diperpanjang kembali otomatis

Panduan Pengguna Extranet - 11

16

Prosedur

Klik Review (16) kemudian Submit

5. Pengaturan selesai
1.5 Pengaturan Upload pictures
Fitur ini berfungsi untuk mengatur dan mengupload foto hotel yang meliputi Rooms, Meals,
Facilities, Services, Appearance, Surroundings/View dan Others.
Upload foto

Set foto

Selesai

1. Upload foto

1
2

Prosedur

Klik (1) dan (2)


Silahkan pilih New Registration (3) dan setelah itu akan muncul halaman
seperti dibawah ini

Panduan Pengguna Extranet - 12

Prosedur

Sebelum Anda mengupload foto, mohon perhatikan ketentuan dan prosedur


pada nomor (4)
Klik Browse (5) dan pilih file foto yang akan diupload
Kemudian klik Set Picture (6)

2. Set foto

10

11

Prosedur

Apabila Anda ingin membatalkan beberapa foto untuk diupload, Anda dapat
menceklis form (7)
Inputkan caption atau keterangan foto pada form (8)
Pilih kategori untuk pengelompokan foto pada menu pull-down (9). Misalnya:
Rooms, Meals, Appearance, etc
Apabila Anda ingin menampilkan foto pada Galeri, silahkan ceklis form (10)
Klik Set Picture (11)

Catatan: Anda dapat mengupload foto dalam jumlah banyak sekaligus dengan
cara mengarsipkan file-file foto tersebut dalam format file ZIP (.zip)

3. Upload foto selesai

Panduan Pengguna Extranet - 13

II Produksi dengan Extranet


Untuk membuat plan terdiri dari 5 (lima) tahap, berikut adalah tahap-tahapnya:
Register room

Register plan

Set price

Set picture

Start sales

2.1 Membuat Room type

Prosedur

Klik (1) dan (2)

Halaman dibawah ini akan muncul setelah user mengklik Register Room type (2)

Panduan Pengguna Extranet - 14

10

Prosedur

Inputkan nama kamar pada form (3)


Inputkan deskripsi kamar pada form (4)
Inputkan kapasitas kamar pada form (5)
Tentukan jenis tempat tidur pada form (6)
Tentukan fitur kamar pada form (7)
Silahkan atur periode penjualan kamar dan jumlah inventory/allotment yang
diberikan perharinya pada form (8)
Silahkan pilih foto kamar dengan menekan tombol Select (9)
Klik Review (10) dan Register
Registrasi Room type selesai

2.2 Membuat Plan

Panduan Pengguna Extranet - 15

Prosedur

Klik (1) dan (2)

Halaman dibawah ini akan muncul setelah user mengklik Register Plan (2)

10

11

12

Panduan Pengguna Extranet - 16

13

14

15

16

Prosedur

Klik tipe kamar yang akan Anda gunakan untuk Plan ini (3)
Tentukan periode penjualan Plan Anda (4)
Tentukan periode booking untuk Plan Anda, jika berbeda dengan periode
check-in (5). Untuk menentukan periode booking yang benar, silahkan lihat
ketentuan dibawah ini :
- Tanggal awal periode booking harus lebih awal atau sama dengan awal
periode check-in
- Tanggal akhir periode booking harus lebih awal atau sama dengan akhir
periode check-in
Contoh :
Salah
Check-in period
Booking period

JAN

FEB

MAR

APR

MAY

JUN

JUL

JAN

FEB

MAR

APR

MAY

JUN

JUL

JAN

FEB

MAR

APR

MAY

JUN

JUL

JAN

FEB

MAR

APR

MAY

JUN

JUL

Panduan Pengguna Extranet - 17

Benar
Check-in period
Booking period

JAN

FEB

MAR

APR

MAY

JUN

JUL

JAN

FEB

MAR

APR

MAY

JUN

JUL

JAN

FEB

MAR

APR

MAY

JUN

JUL

Inputkan nama Plan pada form (6)


Inputkan deskripsi tentang Plan pada form (7)
Tentukan batas terakhir tamu dapat booking (8). Dari contoh diatas, tamu dapat
booking sebelum pukul 17.00, 1 (satu) hari sebelum check-in
Tentukan waktu check-in pada form (9)
Tentukan batas waktu check-in pada form (10)
Tentukan batas waktu check-out pada form (11)
Inputkan minimal dan maksimal stay pada form (12) dan (13)
Inputkan ketersediaan Meals pada Plan (14)
Mohon untuk menceklis set pada seluruh metode pembayaran seperti pada
form (15)
Klik Review (16) dan klik Register
Registrasi Plan selesai

2.3 Mengatur Price


Setelah user selesai membuat Plan, maka akan muncul halaman seperti dibawah ini:

Prosedur

Silahkan klik Set rates (1)


Panduan Pengguna Extranet - 18

Prosedur

Silahkan klik Set rates (1)


Klik tipe kamar yang akan Anda atur harganya (2)
Pilih metode pengaturan harga. Secara default harga diset berdasarkan kamar
Set rate per room (3)
Pilih Yes pada kolom Acceptance seperti pada form (4)

Panduan Pengguna Extranet - 19

Panduan Pengguna Extranet - 20

Prosedur

Silahkan inputkan harga pada form (5)

Catatan:
Harga yang diinputkan ke dalam Extranet belum termasuk Tax and Service 21%.
Sebelum menginputkan harga ke dalam Extranet, mohon menghitung kembali
harga kamar Anda. (Harga input = harga nett * 100 / 121)

Klik Apply above rates to the following untuk mengatur harga ke semua hari
dalam periode penjualan (6)
Form (7) dan (8) digunakan apabila Anda ingin mengatur harga pada periode
tertentu.

Sebagai contoh diatas adalah pengaturan harga pada periode 24-DES-2012


sampai 31-DES-2012

Geser kursor ke halaman bawah, kemudian klik Review (9) dan Submit rate
setting
Pengaturan Price selesai

2.4 Mengatur Picture


Setelah user selesai mengatur Price, maka akan muncul halaman seperti dibawah ini:

Prosedur

Silahkan klik Set Pictures (1)

Panduan Pengguna Extranet - 21

Prosedur

Anda dapat mengatur 3 (tiga) foto untuk detail Plan. Silahkan pilih 3 (tiga) foto
yang berhubungan dengan Plan tersebut (Rooms, Facilities, etc). Silahkan
mengatur foto pada kolom (2), (3) dan (4)
Klik Set Picture (5)
Pengaturan Picture selesai

Catatan: kami sarankan Anda menggunakan foto kamar pada kolom (2)
2.5 Mengatur Start sales

Prosedur

Klik Preview the pegipegi.com screens (1)

Panduan Pengguna Extranet - 22

Prosedur

Silahkan klik Finish setting start sale (2)


Pengaturan Start sales selesai

2.6 Mengatur Auto-Extension of Room, Price and Plan

Prosedur

Klik Modify/Delete Room type and Plan (1)


Perhatikan tipe kamar dan plan yang akan diset Auto-Extension (2) dan (3)
Klik Auto-Extension (4)
Panduan Pengguna Extranet - 23

Prosedur

Inputkan jumlah inventory/allotment kamar pada form (5)


Inputkan harga kamar pada form (6)
Silahkan ceklis form (7) untuk menyetujui pengaturan Auto-Extension
Klik Review (8) dan Register
Pengaturan Auto-Extension selesai

Panduan Pengguna Extranet - 24

III Operasional harian Extranet


3.1 Manajemen Booking
3.1.1 Memeriksa Notification email
Notice ID:0000000051
Dear Pegipegi Hotel ,
This is a "BOOKING NOTICE" from pegipegi.com This booking has been
completed. Please confirm the booking detail on our Extranet.
(Booking Date:02/08/2012 16:57)
-ATTENTION*Notification emails may delay. Please access our Extranet to check the
latest information.
Booking Detail
Booking ID
Guest Name
Phone Number
Age
E-mail address
--Check-In Date
Check-Out Date
Night(s)
Room Type
Plan Name
Meals
Room(s)
Room #1: Adults: 2
---

:
:
:
:
:

00A010UN
Devi Deliani(Mr)
08131919xxxx
Between 40 and 49
devi.deliani@gmail.com

:
:
:
:
:
:
:

04/08/2012 14:00
05/08/2012
1
TELKOMSEL PROMO Suite Room
TELKOMSEL PROMO Suite Room
w/Breakfast and No Dinner
1

Payment Details:
--Night #1 [04/08/2012]
Room #1 IDR 375,250
Adults 2
subtotal: IDR 375,250
--Total hotel fee: IDR 375,250 (Excluding taxes and service charge)
--Payment Method: Pay Online(Internet Banking)
--Payment by Guest
: IDR 454,052 (Including taxes and service charge)
(Tax : 10.0% SC : 11.0%)
---

Anda akan menerima email seperti diatas dari


Customer/Guest melakukan booking
Mohon konfirmasi: Check-in date, Room type, Plan, etc

Prosedur

pegipegi.com

setelah

Panduan Pengguna Extranet - 25

3.1.2 Mencari Customer/Guest

Prosedur

Klik Booking (1)


Mencari customer/guest berdasarkan Booking ID (2)
Mencari customer/guest berdasarkan Nama (3)
Mencari customer/guest berdasarkan Tanggal (4)
Silahkan pilih metode mencari customer/guest sesuai keinginan Anda, kemudian
klik tombol Search

Prosedur

Untuk melihat informasi booking secara lengkap, silahkan klik hyperlink pada
kolom Booking ID (5)
Panduan Pengguna Extranet - 26

Prosedur

Informasi booking detail (6)


Klik Set cancellation apabila Anda akan membatalkan booking (7)
Ikuti petunjuk berikutnya sampai dengan selesai.

Panduan Pengguna Extranet - 27

3.1.3 Mengatur Cancellation booking

10

11

Prosedur

Setelah step (7), silahkan pilih tipe pembatalan pada form (8)
Anda dapat menjual kembali inventory/allotment kamar yang akan dibatalkan
dengan memilih Resell (9)
Anda dapat mengatur pemberitahuan pembatalan booking pada customer/guest
melalui form (10)
Klik Charge cancellation fee (11)

3.1.4 Memeriksa Result of staying

1
2

Panduan Pengguna Extranet - 28

Prosedur

Klik (1) dan (2)


Anda dapat memilih Result of staying berdasarkan bulan dan tahun (3)
Klik Search untuk menampilkan result (4)
Anda dapat melihat laporan aktual booking (customer/guest yang akan check-in
atau check-out) pada kolom (5)

3.2 Manajemen Inventory and Price


3.2.1 Mengubah Inventory/Allotment

5
6

Prosedur

Klik (1) dan (2)


Perhatikan tanggal dan bulan pada kolom (3)
Tombol All (4) digunakan apabila akan mengubah seluruh Room type (5)
Untuk mengubah jumlah inventory/allotment, silahkan klik hyperlink pada kolom
(6)

Panduan Pengguna Extranet - 29

9
10

11

Prosedur

Tentukan Sales status pada form (7)


Do not change the status: digunakan untuk mengubah jumlah
inventory/allotment tanpa mengubah status penjualan
Sell: digunakan untuk membuka penjualan kamar (open room)
Stop (No Resell): digunakan untuk menutup penjualan kamar (close room)

Tentukan periode penjualan yang akan diupdate pada form (8)


Tentukan jumlah inventory/allotment yang akan diupdate pada form (9)
Apabila Anda ingin mengosongkan inventory/allotment, silahkan ceklis form (10)
Klik Review (11) dan Change

3.2.2 Mengubah Price

Panduan Pengguna Extranet - 30

Prosedur

Klik Modify/Delete Room type and Plan (1)


Perhatikan Plan dan Room type yang akan diupdate pada kolom (2) dan (3)
Klik Change rates untuk mengubah harga (4)

Prosedur

Perhatikan hari, bulan dan tanggal yang akan diupdate harganya (5)
Inputkan harga yang akan diupdate pada kolom (6)
Klik Review rate setting (7) dan Submit rate setting
Perubahan Price selesai

Panduan Pengguna Extranet - 31

3.2.3 Mengubah Extend plan sales period

Prosedur

Klik (1) dan (2)


Klik Extend untuk mengubah periode perpanjangan penjualan (3)

Prosedur

Tentukan waktu perpanjangan penjualan pada form (4)


Klik Review (5) dan Change

Prosedur

Klik hyperlink pada kolom (6) untuk menginputkan harga dalam kalender

Panduan Pengguna Extranet - 32

10

Prosedur

Inputkan harga pada kolom (7)


Klik Apply above rates to the following (8)
Harga akan secara otomatis terinput pada kolom (9)
Klik Review (10) dan Start sales with this rate
Pengubahan Extend plan sales period selesai

Dengan Extend plan sales period, Anda dapat memperpanjangan periode


penjualan untuk Plan
Panduan Pengguna Extranet - 33

3.3 Manajemen Plan/Room type


3.3.1 Mengubah/menghapus Room type and Plan

Prosedur

Klik Modify/Delete Room type and Plan (1)


Klik (2) apabila Anda akan mengubah Room type
Klik (3) apabila Anda akan mengubah Plan
Silahkan ikuti petunjuk selanjutnya sampai dengan klik Review dan Register

Apabila Anda ingin menghapus Room type dan Plan, mohon ikuti langkah-langkah
dibawah ini:

Panduan Pengguna Extranet - 34

4
2

Prosedur

Klik Modify/Delete Room type and Plan (1)


Perhatikan Plan (2) dan Room type (3) yang akan dihapus
Klik Suspend (4) dan Change

Prosedur

Klik tombol Delete (5) dan Delete

Panduan Pengguna Extranet - 35

3.3.2 Mengatur Inventory Alarm

Prosedur

Klik (1) dan (2)


Klik Set Inventory alarm (3)

Prosedur

Kolom pengaturan alarm (4)


Inputkan batas jumlah minimal kamar pada kolom (5)
Klik Submit (6) dan Set inventory alarm

Dari pengaturan diatas apabila jumlah kamar Anda tinggal 1 kamar, Extranet akan
memberitahu Anda pada halaman Extranet TOP

Panduan Pengguna Extranet - 36

3.3.3 Mengatur Display order on pegipegi.com

Prosedur

Klik (1) dan (2)


Klik Set Display Order (3)

Prosedur

Tombol (4) digunakan untuk menghapus nomor urut


Hyperlink (5) digunakan untuk menampilkan nomor urut
Kolom (6) merupakan tampilan nomor urut
Klik Change (7)

Dengan Display order on pegipegi.com, Anda dapat menampilkan seluruh Plan


dengan nomor urut

Panduan Pengguna Extranet - 37